La Gestion lectronique des Documents avec Open ERP

La Gestion lectronique des Documents avec Open ERP

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Patrick Fni Acadmie de Bordeaux Cerpeg 2010

Introduction..........................................................................................................................4 I Installer la GED dans Open ERP.......................................................................................5

1 Les modules.............................................................................................................................................5

II Prsentation du module GED d'Open ERP.....................................................................7

1 Le menu...................................................................................................................................................7 2 L'accs interne et externe l'aide de FTP...............................................................................................9 3 Naviguer entre les ressources et les rpertoires d'Open ERP..............................................................10 4 Les fichiers virtuels.................................................................................................................................11

III Cas pratique : gnrer les commandes d'achats........................................................12

1 Crer le rpertoire dans la GED............................................................................................................12 2 Envoyer une commande un fournisseur avec le client FTP...............................................................15

IV Cas pratique : gnrer les commandes de ventes.....................................................16

1 Crer le rpertoire dans la GED............................................................................................................16

V Dposer des fichiers......................................................................................................19

1 Commande reue d'un client.................................................................................................................19

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I Introduction
La GED avec Open ERP
La gestion lectronique des documents est totalement intgre dans le logiciel Open ERP.

L'accs aux diffrents types de documents est directement gr par Open ERP lors de la connexion Le flux des documents gnrs suit automatiquement les processus dcrits dans Open ERP Le logiciel assure la structure de la classification des documents

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Introduction

II Installer la GED dans Open ERP

1 Les modules
A partir du menu Administration -> Gestion des modules -> Modules -> Modules non installs, dans la zone Nom saisir "doc" puis cliquer sur Suivant L'cran propose une srie de modules non installs, slectionner par double clic :

board_document document report_document

cran 1 Les modulesLes modules Slectionner Board_document par double-clic, la page cran prsente un formulaire sur lequel il faut cliquer sur le bouton situ en bas d'cran Planifi pour Installation Recommencer cette opration pour les modules Documents et Report_document . La liste fait apparaitre aprs ces oprations dans la colonne Etat la mention A installer . Repasser en mode formulaire puis cliquer sur Appliquer les mises jour planifies , l'affichage de la fentre Mise jour systme cliquer sur Dmarrer la mise jour . En fin de mise jour une fentre suggre de frapper simultanment sur les touches 'Ctrl + r' puis 'Ctrl + t' cela afin d'ajouter Gestion des documents dans la liste du menu situe gauche de l'cran. L'cran suivant vous averti de l'installation imminente ,

Cliquer sur Dmarrer la mise jour puis sur Dmarrer la configuration Aprs avoir cliqu sur Suivant, l'cran affiche l'adresse IP de votre poste de travail, c'est cette adresse qui vous servira pour vous connecter au client web de la gestion documentaire.

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Installer la GED dans Open ERP

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cran 2 Mise jour du systmeMise jour du systme

Aprs avoir cliqu sur Suivant, l'cran affiche l'adresse IP de votre poste de travail, c'est cette adresse qui vous servira pour vous connecter au client web de la gestion documentaire. Cliquer sur Configurer puis sur Continuer

L'installation des modules est termine, le menu principal s'est enrichi du module de Gestion des

documents

cran 3 L'adresse IP de connexionL'adresse IP de connexion

Les modules Installer la GED dans Open ERP

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Installer la GED dans Open ERP

III Prsentation du module GED d'Open ERP

1 Le menu
L'installation des modules de GED gnre un nouveau menu :

Rpertoires : renvoi la structure des rpertoires crs lors de l'installation du module (type de rpertoire, objets attachs...) Structure des rpertoires : renvoi la structure hirarchique des rpertoires Parcourir les fichiers via FTP : ouvre une fentre dans le navigateur en mode FTP qui donne accs aux rpertoires crs Chercher un fichier : renvoi la liste des fichiers prsents dans les rpertoires et autorise une recherche travers plusieurs mots cls ou noms de fichiers Reporting : utilis pour une recherche par priode avec prsentation statistique des volumes (taille des fichiers dposs)

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Prsentation du module GED d'Open ERP

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cran 4 Le nouveau menuLe nouveau menu

Le menu

2 L'accs interne et externe l'aide de FTP

L'accs interne
La premire tape consiste crer une structure qui sera utilise pour classer les documents dposs ou gnrs. Il est aussi possible d'utiliser directement la structure propose par Open ERP partir du menu Gestion des documents -> Structure du rpertoire

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Prsentation du module GED d'Open ERP

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cran 5 Les rpertoires crsLes rpertoires crs

L'accs FTP
En plus de l'accs interne aux documents, Open ERP propose de se connecter travers une interface FTP (File Transfert Protocol). Les paramtres de connexion sont les suivants :

Serveur : l'adresse du serveur (ex : 127.0.0.1 ou adresse IP de votre serveur). Sous Windows il est possible d'obtenir l'adresse IP d'une machine en tapant ipconfig suite au prompt de l'invite de

commandes. (Clic droit sur le bouton dmarrer puis clic sur Accessoires permet d'afficher l'invite de commandes)

Port : 8021 Ce port est dfinit lors de l'installation des modules de GED Chemin : le caractre '/' pour la racine du site Utilisateur et mot de passe : par dfaut "admin" et "admin"

Dans la barre d'adresse du navigateur, l'accs au serveur FTP se fera par exemple de la faon suivante : ftp://127.0.0.1 :8021/ Remarque : l'accs FTP est trs utile car il permet d'avoir accs aux fichiers sans tre oblig de se connecter au client Web ou GTK d'Open ERP. Une fois connect vous obtiendrez l'architecture ci-dessous.

cran 6 La structure des rpertoires dans le client FTPLa structure des rpertoires dans le client FTP
L'accs interne et externe l'aide de FTP

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Prsentation du module GED d'Open ERP

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3 Naviguer entre les ressources et les rpertoires d'Open ERP

La notion de rpertoire
Lors de la cration d'un nouveau rpertoire, Open ERP propose de choisir son type : Statique : c'est un rpertoire "classique" comme ceux que l'on cre l'aide de l'explorateur. Il peut contenir tout type de ressource (fichiers, images, programmes...) Other Resources : ce type de rpertoire est rattach une ressource d'Open ERP (ex : les factures de ventes). Pendant l'installation du module de GED, Open ERP cre automatiquement un rpertoire des commandes de ventes : Sales Orders. Ce rpertoire de type "statique" est parent d'un sous rpertoire "All Sales Order" de type "Other Resources" qui contient l'ensemble des Commandes de Ventes gnres par le systme. Ainsi, lorsque l'on cre une nouvelle commande client, Open ERP crera automatiquement le fichier PDF de cette commande. La ressource sera donc accessible par l'ensemble des utilisateurs concerns travers l'interface FTP.

cran 7 Un rpertoire de type 'others resources'Un rpertoire de type 'others resources' Open ERP a cr un sous rpertoire dans le rpertoire "All Sales Order" contenant le fichier PDF de la ressource (ex : SO025 contient le fichier PDF de la commande numro 25).

cran 8 Les commandes de ventesLes commandes de ventes

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Prsentation du module GED d'Open ERP

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Application pratique
Envoyer la commande SO025 au client par mail.

Se connecter au client FTP (ex : ftp://127.0.0.1:8021/ dans la barre d'adresse du navigateur) Entrer les codes de connexion Slectionner le rpertoire "Sales Order" Slectionner le sous rpertoire "All Sales Order" Slectionner la commande SO025 Clic droit sur le fichier PDF et slectionner "Envoyer le lien..."

cran 9 Envoyer une commande de venteEnvoyer une commande de vente

Naviguer entre les ressources et les rpertoires d'Open ERP

4 Les fichiers virtuels

Lorsque l'on demande Open ERP de crer un rpertoire de type "others resources", ce rpertoire est systmatiquement rattach une ressource du systme (objet). Il n'a pas d'existence physique sur le disque dur de la machine. La cration est virtuelle et s'opre instantanment au moment du lancement de la requte sur l'objet. En consquence, il n'est pas possible d'agir sur ce rpertoire virtuel (transfert de fichiers), c'est le systme qui reconstruit la ressource. L'avantage de cette technique rside dans le fait que le rpertoire cr virtuellement est toujours en phase avec le systme mme lorsque des modifications sont intervenues au niveau des documents. Fait important, une fois que les fichiers ont t lus ou copis, ils deviennent de vrais dossiers, en prenant l'espace rel, et non pas seulement virtuel. Cela signifie , par exemple, que vous pouvez tenir un dossier juridique de tous les documents qui ont t crs et envoys aux clients et fournisseurs.
Les fichiers virtuels Prsentation du module GED d'Open ERP

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Prsentation du module GED d'Open ERP

IV Cas pratique : gnrer les commandes d'achats

Les objectifs
Nous dsirons gnrer automatiquement les commandes d'achat au format PDF auprs de nos fournisseurs afin de les leur envoyer par courriel en pice jointe.

1 Crer le rpertoire dans la GED

Crer le rpertoire

A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Commandes d'achat". Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "commande" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Commande fournisseur. Fermer la fentre et Enregistrer la ressource

cran 10 Crer le rpertoire "commandes d'achat"Crer le rpertoire "commandes d'achat"

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Cas pratique : gnrer les commandes d'achats

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Fichiers gnrs automatiquement

Le nouveau rpertoire est cr, nous devons dfinir de quelle faon Open ERP va gnrer les documents demands dans ce rpertoire.

Cliquez sur l'cone d'ajout d'une ligne dans la zone 'Fichiers gnrs automatiquement' Nom du contenu : Commandes d'achat Type de documents : PDF Rapport Rapport : slectionnez Commande d'achat Suffixe : _print, tous les rapports auront ce suffixe Cliquez sur Enregistrer Cliquez nouveau sur Enregistrer dans la fentre principale

cran 11 Gnrer un PDF ReportGnrer un PDF Report

Voir les fichiers gnrs

A partir du Menu principal, Gestion des Documents -> Parcourir les fichiers via FTP La liste s'est enrichie du rpertoire "Commandes d'achat" Slectionnez le rpertoire Il contient les sous rpertoires de la liste des bons de commandes d'achat Chaque sous rpertoire contient le fichier PDF des bons de commandes d'achat

cran 12 La structure gnreLa structure gnre

Crer le rpertoire dans la GED

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Cas pratique : gnrer les commandes d'achats

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2 Envoyer une commande un fournisseur avec le client FTP

Envoyer le fichier au fournisseur

En positionnant la souris sur le nom du fichier PDF, un clic droit permet de slectionner l'envoi du fichier vers le client mail de votre systme Il ne reste plus qu' rdiger le mail

cran 13 Envoi au fournisseur par mailEnvoi au fournisseur par mail

Envoyer une commande un fournisseur avec le client FTP Cas pratique : gnrer les commandes d'achats

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Cas pratique : gnrer les commandes d'achats

V Cas pratique : gnrer les commandes de ventes

Les objectifs
Crer un rpertoire pour chaque client et gnrer les commandes de ventes pour chacun des clients.

1 Crer le rpertoire dans la GED

Crer le rpertoire "Documents commerciaux clients"

A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Documents commerciaux clients". Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "partenaire" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Partenaire Domaine : nous devons filtrer les partenaires pour crer un rpertoire uniquement pour les partenaires clients, la commande python correspondante sera [('customer','=',1)] Fermer la fentre et Enregistrer la ressource

cran 14 Crer un rpertoireCrer un rpertoire

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Cas pratique : gnrer les commandes de ventes

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Crer le sous-rpertoire "Commandes"

A partir du menu principal, Gestion des Documents -> Configuration de la gestion documentaire -> Rpertoires -> Nouveau nous allons crer un rpertoire nomm "Commandes" Type de rpertoire : Others Resources car il s'agit d'un rpertoire systme qui fait appel une ressource d'Open ERP. Rpertoires calqus sur les objets : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "commande" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Commande client Domaine : nous devons crer un sous rpertoire pour les commandes de chaque client, pour cela nous utiliserons la syntaxe python suivante [('partner_id','in',[active_id])] Modle parent : ouvrez la fentre correspondante, dans la zone Nom de l'objet tapez "partenaire" puis cliquez sur Filtrer, slectionnez l'objet Partenaire Fermer la fentre et Enregistrer la ressource

cran 15 Crer le rpertoire CommandesCrer le rpertoire Commandes

Fichiers gnrs automatiquement

Le nouveau rpertoire est cr, nous devons dfinir de quelle faon Open ERP va gnrer les documents demands dans ce rpertoire.

Cliquez sur l'cone d'ajout d'une ligne dans la zone 'Fichiers gnrs automatiquement' Nom du contenu : Commande Type de documents : PDF Rapport Rapport : slectionnez Devis/commande Suffixe : _print, tous les rapports auront ce suffixe Cliquez sur Enregistrer Cliquez nouveau sur Enregistrer dans la fentre principale

cran 16 Associer un PDF ReportAssocier un PDF Report

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Cas pratique : gnrer les commandes de ventes

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Voir les fichiers gnrs

A partir du Menu principal, Gestion des Documents -> Parcourir les fichiers via FTP La liste s'est enrichie du rpertoire "Documents commerciaux clients" Slectionnez le rpertoire Il contient les sous rpertoires de la liste des clients Slectionnez un rpertoire client Il contient le rpertoire Commandes Slectionnez le rpertoire Commandes Il contient les sous rpertoires des Commandes de ventes Chaque sous rpertoire contient le fichier PDF des bons de commandes de ventes

cran 17 Parcourir le client FTPParcourir le client FTP

Crer le rpertoire dans la GED Cas pratique : gnrer les commandes de ventes

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Cas pratique : gnrer les commandes de ventes

VI Dposer des fichiers

1 Commande reue d'un client

La commande
Nous avons reu de notre client la Mairie d'Agen une commande de consommables. Cette commande a t envoye par notre client en pice jointe un mail.

cran 18 Une commande clientUne commande client

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Dposer des fichiers

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Gnrer la commande du client

Nous crons cette commande avec Open ERP

cran 19 La commande creLa commande cre

Dposer le Bon de commande du client dans le rpertoire de la commande cre.

Nous attachons le document du client au bon de commande que nous venons de crer.

Cliquer sur le bouton Attachements A l'cran suivant, cliquer sur Nouveau Remplir les champs du formulaire (le nom du document reprends le numro de la commande prcdemment gnre "Commande_047") Cliquer sur Parcourir pour rcuprer le document envoy par le client Cliquer sur Enregistrer

Remarque : Nous remarquerons qu'Open ERP automatiquement rattach le document la commande gnre : Titre de la ressource -> SO047

cran 20 Rattacher le bon de commande la commandeRattacher le bon de commande la commande Le document a t automatiquement index par la GED. En cliquant sur l'onglet Contenu index, la partie texte de la commande envoye par le client apparait en clair. Ainsi il sera possible de faire une recherche sur n'importe quel mot de cette commande. L'indexation se fait en mode "plein texte".

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Dposer des fichiers

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cran 21 Le contenu indexLe contenu index

Les documents dans le client FTP

En parcourant le client FTP : Documents commerciaux clients -> Mairie de Agen -> Commandes -> SO047 Nous dcouvrons que la commande SO047 a t gnre par la GED et que le bon de commande envoy par le client est lui aussi stock dans le rpertoire.

cran 22 Parcours du client FTPParcours du client FTP

Des utilisations courantes

Cette technique de stockage automatise des documents gnrs ouvre des perspectives de classement concrtes :

Stocker les CV, les absences, les lettres des employs dans leur rpertoire Suivre instantanment les flux commerciaux d'achats et de ventes Dclencher des calendriers (iCal) sur un projet ...

Commande reue d'un client Dposer des fichiers

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Dposer des fichiers