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CURSO:
ORGANIZACIN Y MTODOS
GIDE
QU ES OYM?
FUNCIN
EFICIENCIA
APLICACIN
ESTUDIO
ESTRUCTURA
PROCEDIMIENTOS
(MANUALES NORMAS,
FORMULARIOS)
MTODO
GIDE
VISIN
MISIN
OBJETIVOS (Generales / Especficos) ESTRATEGIAS Largo Plazo / Estratgicos Mediano Plazo / Tcticos Corto Plazo / Operativo
EFICACIA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
EFICIENCIA
ACCIN
RESULTADOS
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
ALINEACIN DE OBJETIVOS DE NEGOCIO Y DESEMPEO
1. Propsito socioeconmico
Presidencia Vicepresidencias
5. Objetivos de Gerencia
6. Objetivos de departamentos 7. Objetivos individuales Desempeo Objetivos de Desarrollo Personal JERARQUA DE OBJETIVOS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
Nivel Supervisorio y Operativo
JERARQUA ORGANIZACIONAL
GIDE
Sistemas y Procedimientos
(Metodologa SMART)
Especficos (Specific): Claros sobre qu, dnde, cundo y cmo se va a dar la situacin.
Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios que se espera obtener.
Realizables (Achievable): factibles, que sea posible lograr los objetivos conociendo los recursos y las capacidades disponibles. Realistas (Realistic): ajustado a la realidad, que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo. Limitados en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar el objetivo.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Ejemplos...
Objetivos verificables
Lograr un rendimiento sobre la inversion del 12% al final del presente ao fiscal para colocarlo en aportes sociales.
Aumentar la produccin en un 5% para el 31 de Diciembre del presente ao, manteniendo el nivel actual de calidad para posicionarnos en el Mercado.
GIDE
PLANIFICACION Y ESTRATEGIA
VISIN: Ser reconocida como una empresa modelo en la elaboracin y comercializacin de los productos ofrecidos por la calidad, desarrollo comercial, rentabilidad y profesionalismo de su gente.
GIDE
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Objetivos Metas Estrategias Tcticas Planes Recursos Resultado a obtener
Proporcionar los niveles adecuados de entrenamiento y capacitacin el cual permitir elevar el Profesionalismo de sus empleados.
Disear unos procesos que sean capaz de atender satisfactoriamen te las necesidades de desarrollo de la Empresa para los prximos cinco aos o ms
Estrategia de Estabilidad:
Diseo de Procesos estndar en las reas Administrativas y Productivas.
Desarrollar el Plan de crecimiento y estabilidad del Personal. Desarrollar el Plan de Procesos y materiales.
Talento Humano:
Empleados la empresa. de
GIDE
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
GIDE
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
PDCA: siglas (en Ingls) del ciclo DEMING, Planifique, Haga, Verifique, Acte
Estudiar el Proceso: Que cambios son deseables? Con qu datos se cuenta?
Estudiar resultados Revelar nuevo aprendizaje Reiniciar la secuencia 1-2-3-4, Basndose en los nuevos Conocimientos.
A V
P H
2
Obtener respuestas al paso 1. Efectuar el cambio o la prueba
Observar efectos
GIDE
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
Contenido Bsico del trabajo
Contenido de trabajo
Contenido de trabajo suplementario Deficiencias en el diseo o especificaciones Contenido de trabajo suplementario Mtodos ineficientes, normas de calidad Tiempo Improductivo (Produccin) Mquinas o herramientas inadecuadas Tiempo Improductivo Imputable al trabajador
FUENTE: Introduccin al Estudio del Trabajo (O.I.T.)
B
Tiempo Improductivo
C D
GIDE
SELECCIONAR
ANALIZAR
3- Documentar el proceso tal como est 4- Establecer las medidas necesarias (Levantamiento de Informacin)
Indicadores:
De resultado (cliente),
EVALUAR
MEJORAR
MEDIR
6.- Identificar las deficiencias de los resultados del proceso (falta de Procedimientos, demasiado tiempo)
8.- Desarrollo y ejecucin de mejoras sobre una base de ensayo. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
PERSONAS
CHOFER De la Direccin Equivocada
Actitud Despachador en la terminal
AMBIENTE
Clima Averas Documentos de Despacho incorrectos No Hay registros del equipo apropiado Destino Equivocado Cantidad Incorrecta Sellos Rotos
EQUIPO
MATERIAL
GIDE
PERSONAS
Actitud Apariencia
73
15
AMBIENTE
Clima Averas
Cantidad Incorrecta
Sellos Rotos
10
2
Documentos de Despacho incorrectos No Hay registros del equipo apropiado Destino Equivocado
12
EQUIPO
MATERIAL
GIDE
Cantidad
80
HISTOGRAMA
73
75 70 65 60 55
50 45 40
35 30 25 20
15 10
15 5 8
4
10 2 3 1
12
5
0
Causa
GIDE
Cantidad
80 75
70 65
DIAGRAMA DE PARETO
73
60
55
50 45 40 35 30 25 20 15
10 5
15
12
10
2 1
Causa
GIDE
Cantidad
80 75
70 65
DIAGRAMA DE PARETO
73
60
55
50 45 40 35 30 25 20 15
10 5
X = 27
15 12 10
2 1
Causa
GIDE
Indicadores:
INDICADORES DE DESEMPEO
El clculo anlisis y seguimiento de una serie de valores concretos es una tarea imprescindible en la gestin comercial. Debe tenerse en cuenta que fijar una serie de indicadores no es un proceso automtico ya que los productos, la influencia de los gastos, la influencia de la clientela, la propia idiosincrasia de la empresa, etc., son factores determinantes para llegar a un modelo u otro.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Indicadores:
INDICADORES DE DESEMPEO
100%
GIDE
Sistemas y Procedimientos
GIDE
Estructura Organizativa
Definicin:
Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su departamentalizacin, la descripcin de las funciones de cada unidad organizativa y como producto el diseo y elaboracin del Organigrama.
GIDE
Organigrama
Definicin:
Es un armazn, un esqueleto, una integracin particular especial y armnica de unidades estructurales de la organizacin, las cuales mantienen una disposicin de interdependencia.
GIDE
Organigrama
1900-1950
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Es apropiado cuando: El manejo de recursos es esencial para el proceso productivo Es necesario tener experticia El entorno es estable Debilidades: Lenta para responder a cambios del entorno Propicia poco la innovacin de productos Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
Mes, Ao
GIDE
Organigrama
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Mes, Ao
DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA
GIDE
Organigrama
Organigrama Estructural Autoridad: Le permite Girar Ordenes y que sean cumplidas (se delega) Autoridad de lnea: Le otorga el derecho de dirigir el trabajo PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Mes, Ao
DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA
Relacin Funcional
GIDE
Organigrama
Secretaria
SECRETARIA
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Mes, Ao
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Organigrama
Comit de Procesos
OUTSOURCING
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Mes, Ao
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Organigrama
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Edificios Fbricas Maquinarias Equipos Materiales Materias Primas Proceso Productivo Tecnologa
Mes, Ao
GIDE
Organigrama
Comit de Procesos
GERENCIA DE OYM
OUTSOURCING
SECRETARIA
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
DPTO. DE CONTABILIDAD
DPTO. DE TESORERIA
Mes, Ao
GIDE
Organigrama
GERENCIA DE PRODUCCION
Fijo: 10 Contratado: 5 Vacantes: 1
GERENCIA DE FINANZAS
Fijo: 5 Contratado: 3 Vacantes: 0
GERENCIA DE RECURSOS
Fijo: 3 Contratado: 2 Vacantes: 2
GERENCIA DE MERCADEO
Fijo: 3 Contratado: 2 Vacantes: 1
Mes, Ao
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Organigrama
GERENCIA GENERAL
LINEA DE PRODUCTO A
LINEA DE PRODUCTO B
LINEA DE PRODUCTO C
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA DE RECURSOS
GERENCIA DE MERCADEO
Mes, Ao
GIDE
Organigrama
Organigrama Matricial
Es apropiado cuando: Se requiere continuo intercambio entre unidades PRESIDENCIA de productos o proyecto y las funciones. El Entorno es cambiante GERENCIA DE STAFF / UNIDAD (tecnologas o preferencias del cliente). R.R.H.H.
DE APOYO
Debilidades: Puede crear frustracin y confusin (quien establece la prioridad). Consume tiempo para la coordinacin. Crea conflicto por la dualidad de mando.
GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE OPERACIONES
FUNCIONES OPERATIVAS
PROYECTO 2 PROYECTO 3
Mes, Ao
GIDE
Organigrama
1975-1990
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
DEPARTAMENTO FINANZAS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
DEPARTAMENTO DE MERCADEO
Es apropiado cuando: Un grupo pequeo podr coordinar los esfuerzos que realizan en la base. permite agilizar la informacin.
Mes, Ao
Debilidades: crea tensin en la empresa por posibles Despidos masivos. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Organigrama
Organigrama de Racimo
Existes una relacin Reciproca, constituida por competencia y cooperacin. (INTERDEPENDENCIA)
Gerencia General
rea de Produccin
Servicios Jurdicos
PRESIDENCIA
Tecnologa de La Informacin
GIDE
Organigrama
Unidades de Negocios
DIRECCIN Roberto Benfele
Capacitacin In Company
Gerencia de Cursos y Diplomados Alma vila
GRUPO GIDE
E-Learning
Abril, 2011
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Premisa 1:
LA MISIN ORGANIZACIONAL
GENERA
CULTURA ORGANIZACIONAL
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Formulacin de la Misin:
4).- Tecnologa.
5).- Supervivencia, crecimiento y rentabilidad. 6).- Cules son las fortalezas y ventajas competitivas?
GIDE
GIDE
Premisa 2:
GIDE
MODELO
Formulacin de la Visin: 1).- Generan el compromiso del personal con la organizacin?
GIDE
Redaccin de la Visin: SER RECONOCIDA COMO UNA EMPRESA MODELO (NEGOCIO A QUE SE DEDICA), EN LA LA ATENCION DEL SERVICIO PRODUCCION) OFRECIDOS POR LA CALIDAD, DESARROLLO COMERCIAL, RENTABILIDAD Y PROFESIONALISMO DE SU GENTE.
GIDE
Diseo de Manuales
Definicin:
En esencia los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administracin, concernientes a organizacin, polticas y procedimientos.
GIDE
Manual de Organizacin
Seccin I: Introduccin o o
o o o
Prlogo o Introduccin. Estructura Bsica de la Organizacin. Indica el modo de la organizacin (geogrfico, por productos). Amplitud de la Centralizacin o descentralizacin. Relacin entre el personal asesor o de lnea (funciones). Descripciones del trabajo por cada miembro de la direccin.
GIDE
Manual de Organizacin
Seccin II: Organizacin o o o o o Polticas de la Organizacin Comunicaciones. Control. Aspectos legales. Normas Generales
GIDE
Manual de Organizacin
Seccin III: Normas y Procedimientos o o o o o o o o Objetivo. Alcance (Unidades Organizativas / A quin va dirigido) Normas Especficas del procedimiento. Descripcin de Acciones (Instrucciones). Diagramas de Flujo. Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas. Formularios / Pantallas. Glosario de Trminos Especficos
GIDE
Tipos de Manuales
Manual Responsabilidad / Accin: El manual se elabora utilizando dos columnas: Columna de la Izquierda Responsabilidad: Se coloca el cargo de la persona que realiza la actividad.
Columna de la Derecha Accin: Son las instrucciones que realiza la persona que ocupa el cargo.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Tipos de Manuales
RESPONSABLE Encargado
GIDE
Tipos de Manuales
Manual Receta de Cocina: Tal y como lo indica su nombre es una sucesin de pasos en donde el encargado del cargo as como la instruccin a seguir estn en una misma lnea de accin o actividad. Ejemplo: 1. El Encargado Llena el formulario ABC en original y una (1) copia. 2. El Encargado Enva el original a su Supervisor Inmediato y archiva la copia para su control.
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
GIDE
Tipos de Manuales
Otro Ejemplo: ENCARGADO
1. Llena el formulario ABC en original y una (1) copia. 2. Enva el original a su Supervisor Inmediato y archiva la copia para su control.
GIDE
Descripcin de Funciones
GIDE
Descripcin de Funciones
GIDE
Definicin de Flujogramas
Definicin:
Los Flujogramas son grficos que permiten representar y describir las secuencias de las actividades que componen el proceso.
GIDE
Multidocumentos / original y copias Decisin Direccin de Flujo Conector de procesos Conector fuera de pgina
Flujo de documentos
Operacin
Flujo de procesos
GIDE
Proveedor
Recibe Orden de Compra
Despacha Material
GIDE
Proveedor
Recibe Orden de Compra
No
Esta ok? Si
Elabora Orden de Compra
b Recibe Material
Despacha Material
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS (Gcia. Media) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jess R. Monascal L.
fin
GIDE
Proveedor
Orden de Compra
0
Requisicin
No
Requisicin
Despacha Material
Recibe Material
fin
Orden de Compra
1 0
Orden de Compra
Requisicin
GIDE
Ejecutivo de Ventas
Ofrece el servicio al Cliente. Si el Cliente se muestra interesado, realiza visita para la elaboracin del presupuesto.
Ejecutivo de Ventas Se dirige al Cliente. Elabora el Presupuesto al Cliente (original y 1 copia). El Ejecutivo solicita la firma del Cliente en el Presupuesto. Entrega el Presupuesto en Administracin.
Administracin Recibe Presupuesto firmado por el Cliente. Elabora Factura original y dos copias para la prestacin del servicio (Forma de pago: contado). Enva la Factura (original) al Cliente. Archiva las dos copias de la factura y el Presupuesto firmado por el cliente temporalmente.
Cliente Recibe la Factura (original). Prepara la forma de pago (cheque) y enva a la Administracin.
1
Administracin Recibe el cheque por parte del Cliente. Obtiene fotocopia del cheque y archiva temporalmente junto con la copia de la factura y el Presupuesto. Enva la forma de pago a la Gcia. de Tesorera para que realice el depsito. Gcia. Tesorera Recibe el cheque y procede a realizar el depsito en la cuenta recaudadora. Enva la copia del Depsito Bancario a la Administracin.
Administracin Recibe el Depsito Bancario de la Gcia. de Tesorera. Obtiene fotocopia del Depsito Bancario. Entrega a la Gcia. de Contabilidad la Factura (copia 1), el original del Presupuesto firmado por el Cliente y el Depsito Bancario. Archiva para su control la copia 2 de la factura la copia 1 del Presupuesto y la fotocopia del Depsito Bancario.
Gcia. de Contabilidad
Recibe la copia de la Factura, el original del Presupuesto firmado por el Cliente y el Depsito Bancario. Realiza el proceso del registro contable.
GIDE
EJECUTIVO DE VTAS ADMINISTRACION
SI
NO
ADMINISTRACION
PROVEEDOR
ADMINISTRACION
GIDE
GRAFICA No. __1__ PIEZA-HOMBRE: ACTIVIDAD: ELABORACION DEL PAN DE PAPA METODO: ACTUAL X PROPUESTO LUGAR: PANADERIA SAN ANTONIO OPERARIOS: CANTIDAD N. 12 PREPARADA POR: APROBADO: ING.CONY RAMIREZ FECHA: HOJA No.__1_ DE __1_ OPERACIN
ACTUAL
11 8 1 1 2
PROPUESTO
ECONOMIA
NO. DESCRIPCION 1 Pedido de materia prima a bodega 2 Transporte hacia rea de pesado 3 Pesado de materia prima 4 Transporte hacia rea de batidoras 5 Mezclado de materiales 6 Dosificar la masa en bolitas 7 Darle forma de barritas a bolitas 8 Colocar en moldes las barritas 9 Fermentado 10 Decorado del pan de papa 11 Calentado de hornos 12 Transporte hacia hornos del pan 13 Horneado del pan de papa 14 Verificar coccin del pan 15 Sacar pan de los hornos 16 Poner en clavijeros 17 Dejar enfriar el pan de papa 18 Sacar de moldes el pan 19 Transporte hacia empacadora 20 Empacado y embolsado 21 Llevar a bodega de producto terminado 22 Almacenado
ALMACENAJE
TRANSPORTE
OPERACIN
INSPECCION
DISTANCIA
CANTIDAD
DEMORA
TIEMPO
OBSERVACIONES
GIDE
GIDE
GIDE
Ubicaciones Internas:
UBICACIN DE INSTALACIONES
GIDE
Ubicaciones Internas:
UBICACIN DE INSTALACIONES
GIDE
ESTNDARES DE PRODUCCIN
GIDE
Diseo de Formas
Definicin:
Consiste en la elaboracin de un formato al tomar como base la informacin recabada, su objeto, fuente de informacin, necesidades que la originan, mtodo de llenado, nmero de copias, procedimiento en donde intervendr y resultados finales que se deben obtener.
GIDE
Diseo de Formas
Ttulo: objetivo de la forma
GIDE
OBSERVACIONES 11
12
EMPLEADO INTERESADO
13
JEFE / SUPERVISOR
14
JEFE DE PERSONAL
FECHA: ORIGINAL
FECHA:
GIDE
Resumen:
1.- Una o ms funciones especificas. 2.- Departamento o Grupos de Departamentos. 3.- Divisin o Grupo de Divisiones. 4.- Empresa como un todo.
1.- Estudiar los elementos. 2.- Indagar problemas 3.- Hacer un diagnstico detallado. 4.- Determinar finalidades y relaciones. 5.- Buscar deficiencias. 6.- Balance Analtico. 7.- Comprobar eficiencia . 8.- Determinar Alternativas. 9.- Precisar Soluciones. 10.- Aplicar el Mtodo de Mejoramiento
Presentacin
Discusin Verbal de Aspectos Importantes Informe Final El Manual
Vigilancia