CURSO DE CONTABILIDAD BASICA

Teora del Cargo y del Abono o Partida Doble (I)

Ecuacin del Patrimonio (Ecuacin Bsica de la Contabilidad) Activo (Bienes y derechos) = Pasivo + Capital

(Derechos de terceras personas)

(Derecho del propietario)

Esta ecuacin siempre est en equilibrio. Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuacin del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuacin est en equilibrio es necesario: - Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo) - Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) - Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) Toda operacin comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Dbitos (DEBE) y Crditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transaccin es el mismo. Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuacin Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuacin

El activo aumenta cargndole (Debe). El activo disminuye abonndole (Haber).

El pasivo y el Capital aumentan abonndolos (Haber) El pasivo y el Capital disminuyen cargndolos (Debe) Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor. Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor. Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operacin en sus elementos contables, Dbitos y Crditos.

Teora del Cargo y del Abono o Partida Doble (II)

Los Registros de la contabilidad La cuenta es el medio contable o instrumento de operacin mediante el cual podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin. Las cuentas se clasifican en: - De valuacin: Cuentas reales, expresan el valor real de determinados activos, disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos. - De orden: Aquellas operaciones que si bien en forma inmediata no afectan la situacin financiera de la empresa o el resultado de las operaciones, en el futuro si lo pueden afectar. Ejemplo: carta de crdito concedidas, mercancas en consignacin, fianzas otorgadas. Los Tipos de asientos: - Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora - Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o ms cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras Al finalizar cada pgina debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas Debe y Haber y al comenzar la prxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores. No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja as y se corrige en otro asiento. Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la veracidad de la operacin. Criterios para determinar donde colocar una cuenta

Consecuencias de la Ecuacin Bsica de la Contabilidady el Abono por Partida Doble Las modificaciones ms comunes que pueden ocurrir en la Ecuacin Bsica de la Contabilidad puede analizarse a partir de la forma A-P-C=0, que de forma resumida se muestran en la tabla siguiente:

Libros de Registro fundamentales

Libro Diario: Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico, indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse as como los importes de los dbitos y crditos.

Libro Mayor: Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la Contabilidad.

Libro de Inventario: Libro obligatorio que debe llevar la entidad que registra los aspectos siguientes: - Relacin exacta del dinero en caja y el que se encuentra en el Banco. - Relacin de efectos y cuentas por cobrar - Relacin de bienes muebles e inmuebles. - Relacin de mercancas en existencia - Relacin de otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones. - Relacin exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese. Anualmente la empresa formular un inventario de sus activos y pasivos en la fecha del cierre del ejercicio. Se conoce tambin como Libro de Balance ya que en l deben registrarse los Estados Financieros elaborados a final del ao.

Estados financieros (I)

Trminos y definiciones Asientos de cierre: Registro de eliminacin al final del perodo de las cuentas nominales, o sea, una vez elaborado el Estado de Ganancias y Prdidas, las cuentas nominales de Ingresos y Egresos han quedado reducidas a la utilidad o prdida ocurrida en el ejercicio, por lo que se procede a su cancelacin y a traspasarse a la Cuenta Capital los beneficios o prdidas. Perodo contable: Es el lapso que escoge una empresa para determinar cules han sido los beneficios o prdidas de la misma en ese perodo, y establecer cul ha sido la variacin en el patrimonio del negocio. Al final del mismo se elaboran los estados financieros: Estado de ganancias y prdidas (relacin de ingresos y egresos en el perodo) y el Balance General (establece la situacin del activo, el pasivo y el capital). Perodo fiscal: Establecido por la Ley, generalmente un ao.

Tenedura de libros: Conjunto de procedimientos de la Contabilidad. Pasos del Ciclo Contable - Al comenzar la empresa: registrar en el Libro de Inventarios todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha (sntesis de la situacin en que se encuentra la empresa). - Verificacin de la operacin que se va a registrar a medida que se van produciendo. Toda operacin debe estar amparada por algn documento que garantice la veracidad, autenticidad y exactitud de la informacin y que quede como prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir. - Registrar la operacin en el Libro de Diario (se registran las operaciones en orden cronolgico de acuerdo a la Teora del Cargo y del Abono). - Libro Mayor: Agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo. El saldo se realiza generalmente al final de cada mes. - Balance de comprobacin: verificacin matemtica de los registros hechos en el mes. Cuando se realice el saldo de cada cuenta en el Mayor se debe obtener que la suma los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras. - Determinacin fecha de cierre: En esta fecha en base al ltimo Balance de Comprobacin se hace un anlisis de cada una de las cuentas para realizar lo ocurrido en el ao. Esto se conoce como ajustes y correcciones, llevar cada cuenta a su justo valor. - Cuando las cuentas estn en su justo valor se prepara un borrador de los estados financieros, determinando la utilidad o prdida del ejercicio y la situacin del Activo, Pasivo y el Capital. Esto se conoce como Hoja de Trabajo. - Cuando se tiene la certeza de que todo est correcto, se preparan los dos Estados Financieros: Estado de Ganancias y Prdidas (formado por las cuentas nominales de Ingresos y Egresos) y el Balance General (formado por las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Capital y por las Cuentas de Validacin y de Orden). - Asientos de cierre: se procede a cerrar las cuentas nominales y a traspasar la utilidad o prdida a la cuenta capital. Reflejar en el Libro de Inventarios en forma detallada los estados financieros.

Estados financieros (II)

Los Estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisin peridica o informe acerca del progreso de la Administracin y tratar sobre la situacin de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el perodo que se estudia, siendo los ms utilizados:

- Balance de comprobacin: Este Balance tiene como objetivo verificar el equilibrio entre cargos y abonos. Este documento no forma parte de los Estados Financieros, pues slo es una comprobacin del cumplimiento de la Ecuacin Bsica de la Contabilidad en los asientos contables realizados. - Balance General: Presenta en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada (relacin de cuentas reales, de valuacin y de orden) que en forma resumida presenten la situacin objetiva de una empresa. Es un informe esttico, refleja la situacin real para un da. Tiene como objetivo sintetizar donde se encuentran invertidos los valores de la Empresa (Activo), y el origen y fuente de dnde provienen esos valores (Pasivo y Capital). Estado de ganancias y prdidas o Estado de resultados o estado de Rendimiento: Es una forma resumida de mostrar las variaciones que ha sufrido el capital en un determinado ejercicio. Relacin de todos los ingresos, costos, gastos o prdidas ocurridas en un ejercicio econmico con la finalidad de establecer la utilidad o prdida en el lapso determinado; y es la resultante de todos los ingresos y egresos a lo largo del ejercicio.

Operaciones bancarias
Se denominan Operaciones Bancarias a aquellas operaciones e crdito practicadas por un banco de manera profesional, como eslabn de una serie de operaciones activas y pasivas similares. La clasificacin de estas operaciones d e acuerdo al sujeto de cesin del crdito es la siguiente: - Activas: cuando el banco otorga el crdito (prstamos, descuentos, anticipo, apertura de crditos, etc), el banco puede entregar dinero bajo diversas condiciones (con garantas o sin ellas). - Pasivas: cuando el banco recibe dinero del cliente. El cliente entrega dinero y puede recibir intereses por esta prestacin (cuentas corrientes, la de ahorros, a plazo fijo, cdulas hipotecarias) - Neutras o accesorias: cuando el banco no recibe ni otorga crdito (operaciones de mediacin donde sirve de intermediario) entre las que pueden mencionarse los giros enviados al cobro como agente recaudador del Estado, como custodia de valores, valores para negociar, etc. Cada mes el Banco est obligado a enviar a la persona o institucin que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad, una relacin detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la cuenta "Banco" refleja en nuestros libros por lo que se requiere hacer una conciliacin bancaria cada mes para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto.

Por esta razn se realiza mensualmente la conciliacin Bancaria para verificar y realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios. El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente: - Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el Estado de Cuentas que enva ste. - Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa) * los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliacin (Depsitos en trnsito) * los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliacin (Cheques pendientes o en trnsito) * ver si hay cargos o abonos en el Estado de Cuentas que no aparezcan en nuestros libros (Notas de Dbito o de Crdito) * si hay diferencias numricas en una misma operacin, verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliacin * si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliacin, revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en la conciliacin de este mes Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes: - Cheques pendientes o en trnsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que estn abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco. - Depsitos en trnsito: generalmente corresponden con depsitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el Banco. - Notas de Dbito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de dbito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad. - Notas de Crdito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagars) que por no haberse recibido la nota de crdito no se han cargado en los libros. - Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operacin puede colocarse una cantidad distinta. - Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depsitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco. - Otras diferencias: Algn otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.

Valoracin de activos
Trminos y definiciones Depreciacin: la prdida de valor que sufren algunos Activos Fijos. Es un gasto estimado ya que el valor de la depreciacin va a estar determinado por el criterio, el anlisis o la experiencia de las personas que dentro de la empresa tienen poder de decisin para establecer la forma y el tiempo en que se va a depreciar el activo fijo. Las causas de la depreciacin son el proceso de desgaste a que son sometidos algunos activos fijos as como la obsolescencia o antigedad de los mismos Valor de salvamento o de rescate: representa el Valor Estimado que tendr el Activo Fijo cuando se termine de depreciar (cuando cese la Vida Util del Activo) Vida til: es el tiempo que se estima que un determinado activo dar servicio til a la empresa, contribuir a los ingresos normales de la empresa Valor segn libros: es el valor neto que tiene un activo para un momento determinado. Es la diferencia entre el costo original del Activo y lo que se ha depreciado hasta una fecha determinada Mtodos de clculo de la depreciacin - Lnea recta. - Dgitos decrecientes. - Horas mquina. - Unidades de produccin. - Porcentaje fijos sobre saldos variables. - Unidad monetaria por kilmetro recorrido. - Inventario. Operaciones con Activos fijos - Compra. - Venta. - Permuta o cambio. - Retiro por inservible (baja tcnica). - Adiciones. - Mejoras.

- Reparaciones extraordinarias. - Agotamiento.

Inventarios
Sistemas de Inventarios El Sistema de inventarios peridicos (sistema fsico) la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancas en existencia, sino que al final del perodo realiza un conteo fsico de los inventarios en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final En este mtodo la empresa registra las compras de mercancas en la cuenta Compras (una cuenta de gastos). Al final del perodo elimina de la cuenta de inventario el saldo inicial y anota el saldo final que se determina mediante el conteo fsico La contabilizacin de los inventarios desempea un papel importante en los sistemas de contabilidad de las comercializadoras, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance general y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados Mtodos de costo de los inventarios a) Mtodo del costo promedio: - Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo - Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio - Obtener el costo total de las mercancas disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT) - Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT) - Obtener el costo promedio de las mercancas dividiendo CT entre NT - Obtener el costo de las mercancas vendidas restando del costo total CT el costo del inventario final (cantidad de mercancas en el inventario final por el precio) b) Mtodo del costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Este mtodo presenta el inventario final a su costo ms actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este mtodo da como resultado una utilidad ms alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor. - Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio - Obtener el costo total de las mercancas disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT) - Clculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci) - Obtener el costo de las mercancas vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el inventario final (Ci) Se venden primero las mercancas con ms antigedad en el inventario. c) Mtodo de las ltimas entradas, primeras salidas (UEPS): Este mtodo presenta el costo de las mercancas vendidas a un costo ms actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este mtodo produce el costo de mercancas vendidas ms alto y la utilidad ms baja, minimizando el impuesto sobre la renta. - Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo - Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio - Obtener el costo total de las mercancas disponibles para la venta mediante la suma de las resultados anteriores (CT) - Clculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci) - Obtener el costo de las mercancas vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci) Se venden primero las mercancas con menos antigedad en el inventario.

Provisin en cuentas malas o incobrables

La mayor parte de las ventas se realizan a crdito, en muchos casos respaldadas por facturas que estn registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas constituye una prdida para el negocio. Las Ventas a Crdito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen prdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crdito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cules facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la prdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimacin sobre las posibles

prdidas (lo ms adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisin para absorber esas posibles prdidas. Mtodos para estimar la provisin - Porcentaje sobre las ventas: Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje generalmente de las Ventas a Crdito, tambin se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante. - Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Hay dos formas de estimar la provisin: en base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (dem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar) o en base al porcentaje de prdidas reales ocurridas en el ao, o sea, si en un ao se pierden un 5% sera acertado pensar que en el siguiente se perder el mismo porcentaje.
- Introduccin Definicin Podramos definir la Contabilidad como la tcnica que se encarga de registrar las operaciones de las empresas con el objetivo de reflejar una imagen de su patrimonio, situacin financiera y resultados econmicos (prdidas o ganancias). Patrimonio El Patrimonio de una empresa est formado por sus Bienes, Derechos y Obligaciones. Bienes: Cosas que le pertenecen. Edificios, Mobiliario, Bancos... Derechos: Cosas con derecho a cobrar: Clientes, Efectos a cobrar... Obligaciones: Cantidades pendientes de pago: Proveedores, Letras... Las agrupaciones de elementos patrimoniales dan lugar a las llamadas Masas Patrimoniales. Los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa son: ACTIVO PASIVO NETO PATRIMONIAL Elementos patrimoniales que representas los Bienes y los Derechos de la empresa. Ejemplos de ACTIVO son: Edificios, Mobiliario, Clientes, Bancos, Caja, Vehculos, Efectos comerciales a cobrar, etc... Elementos que significan Formado por aquellos una obligacin para la elementos que representan empresa como: el valor de los fondos y aportaciones del empresario as como los beneficios an Letras por pagar, no distribudos. Deudas con proveedores, etc... El Neto Patrimonial se subdivide en Pasivo Exigible y Pasivo No Exigible.

Definicin La cuenta es el elemento bsico de la Contabilidad. Es como una de cuenta ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables como CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. La cuenta se se representa en forma de T y tiene la siguientes estructura:

. Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un ABONO. Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 1.000 .

y ahora un ABONO de 500 en la misma cuenta:

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarn en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta slo puede ser de 4 tipos: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitan en el DEBE. En nuestro caso prctico, hemos realizado un ingreso de 1.000 y una extraccin de 500 .

Saldo de una cuenta

Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales). Observa estos tres ejemplos:

Saldo DEUDOR

Saldo ACREEDOR

Saldo NULO

Ahora bien, en qu momento debemos poner una cantidad en el DEBE o en el HABER? Cmo sabemos, por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER? Todo depender del tipo de cuenta que sea. Observa el siguiente esquema:

Ahora, slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos colocar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, as que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Segn el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico de la derecha: Ejemplo de Supongamos que nuestro cliente JUAN LPEZ nos debe una factura saldo con un importe de 10.000 . Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente:

Ahora supongamos que JUAN nos hace un primer pago de 3.000 . Apuntaremos lo siguiente:

De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de 7.000 , es decir, NOS DEBE esa cantidad.

Hechos contables

Los hechos contables son aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolucin, etc. En nuestro ejemplo anterior, el cliente JUAN nos ha pagado 3.000 . Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable. La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de la partida doble que nos dice que "todo hecho contable afecta como mnimo a dos cuentas". Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos.

Asientos

Un asiento no es ms que la forma de representar un hecho contable. Seguiremos con nuestro ejemplo anterior en el que JUAN nos ha pagado 3.000 de los 7.000 que nos deba. En el momento del cobro del dinero, debemos reflejar ese hecho a travs de un asiento. Observa detenidamente la estructura de un asiento:

Traspasando nuestro ejemplo anterior, tendramos:

Observa que las dos cuentas utilizadas son de ACTIVO; pero una aumenta (CAJA) y la otra disminuye (CLIENTES). Observa tambin que se cumple la norma de la partida doble; el asiento afecta a dos cuentas como mnimo. Clasifica- Expondremos a continuacin una lista de algunas cuentas importantes y cin de las su naturaleza. Ms adelante veremos que se pueden hacer cuentas clasificaciones ms detalladas. De momento observa los 4 grandes grupos: ACTIVO Clientes Caja Bancos Efectos a cobrar Maquinaria Mobiliario Edificios Vehculos INGRESOS Ventas Ingresos extra. Intereses Ingr. financieros Descuent.compras Prest.servicios Subvenciones Cominsiones PASIVO Capital Efectos a pagar Reservas Remanente Fondo social Hacienda acreed. Proveedores Acreedores GASTOS Compras Gastos extraord. Alquileres Salarios Amortizaciones Tributos Suministros Publicidad

Vamos a ver cuales son los pasos bsicos para establecer un ciclo contable completo. Estos vienen determinados por los lobros de contabilidad, donde bsicamente existen tres tipos de libros: LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR LIBROS DE BALANCES

Libro Diario: En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el captulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. En la leccin anterior vimos varios ejemplos de asientos contables. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 que nos deba, las cuales cobramos por caja. El asiento sera el siguiente:

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. Libro Mayor En la leccin anterior vimos el concepto de cuenta; una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, tenemos un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Balances Los libros de Balances reflejan la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor. A lo largo del curso iremos viendo cmo se forman estos balances, de momento, aqu tienes una descripcin del cometido de cada uno: Balance de apertura: es el balance de apertura de una nueva empresa. Casi todo el dinero que se posee, son recursos propios de la empresa. Balance de sumas y saldos: aparecen las sumas y los saldos de cada cuenta. Se puede consultar en cualquier momento, y se recogen tanto cuentas de gestin (ingresos y gastos) como cuentas patrimoniales (activo y pasivo). Este balance no refleja los resultados de la empresa (ganancias o prdidas). Balance de situacin: aparecen las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado del ejercicio. Balance de liquidacin: es el que presenta el estado de la empresa cuando queremos venderla

Libro diario:

__________________ 100.000 Caja __________________

Fecha a

___________________ Clientes 100.000 ___________________

__________________ 30.000 Compras __________________ 20.000 Caja __________________

Fecha

___________________ Caja 15.000 Proveedores 15.000 Fecha ___________________ Bancos 20.000 a ___________________

__________________ 300.000 Efectos a Cobrar __________________

Fecha a

___________________ Ventas 300.000 ___________________

Libro Mayor:

Como dijimos en la anterior leccin, el Balance de Situacin de una empresa refleja las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado del ejercicio en un momento determinado. Este balance no nos sirve para ver la evolucin de la empresa, sino para consultar los datos mencionados en un momento dado. En el Balance de Situacin no aparecen las cuentas de resultados, as como las de ingresos o gastos. Un ejemplo de este Balance lo tenemos precisamente en el captulo 1 de este curso. El Balance de Sumas y saldos nos muestra todos los movimientos que han habido en el Debe y el Haber de las cuentas que intervienen en el ejercicio contable. Podremos observar las sumas de las cantidades del Debe y del Haber as

como el saldo de todas las cuentas. Este Balance nos sirve asmismo para comprobar si nos cuadra el Libro Mayor. Observa el libro mayor del ejercicio del captulo anterior:

Vamos a confeccionar el Balance de Sumas y Saldos. Simplemente tenemos que crear una serie de columnas donde apuntaremos el nombre de la cuenta, la suma total de las cantidades del Debe, del Haber, y el saldo de la cuenta (deudor o acreedor). CUENTA Bancos Caja Clientes Proveedores Compras Ventas Efectos a cobrar TOTAL DEBE 0 120.000 0 0 30.000 0 300.000 TOTAL HABER 20.000 15.000 100.000 15.000 0 300.000 0 300.000 30.000 300.000 105.000 100.000 15.000 SALDO DEUDOR SALDO ACREED. 20.000

La Cuenta de Prdidas y Ganancias se encarga de mostrarnos el Beneficio o Prdida de la empresa. Aunque esta cuenta se puede consultar en cualquier momento del ejercicio, normalmente se utiliza al final del mismo. La cuenta de Prdidas y Ganancias se calcula a partir de las siguientes partidas: Resultados de Explotacin Resultados Financieros Resultados Extraordinarios

Resultados de Explotacin Recoge todos los movimientos de ingresos y gastos naturales, y que son necesarios para la actividad normal de la empresa, como pueden ser: compras, ventas, tributos, salarios, transportes, etc.... Las cantidades utilizadas en compras y gastos se colocan en el Debe de la cuenta de Prdidas y Ganancias. Las cantidades utilizadas en ventas e ingresos se sitan en el Haber de dicha cuenta. Resultados Financieros Recoge los beneficios y prdidas originados por los dividendos, intereses, etc, de la empresa. Resultados Extraordinarios Se obtienen por mtodos diferentes a la actividad normal de la empresa, como por ejemplo, beneficios o prdidas por la venta de un local. El esquema de la cuenta de Prdidas y Ganacias sera el siguiente: HABER Ingresos de Explotacin Ingresos Financieros Ingresos Extraordinarios Prdida del ejercicio

DEBE Gastos de Explotacin Gastos Financieros Gastos Extraordinarios

Beneficio del ejercicio

Un ejemplo con datos numricos pordra ser el siguiente: DEBE Gastos de Explotacin Compras de mercaderas Sueldos y salarios HABER Beneficios de Explotacin Ventas de mercaderas 3.500

2.500 1.000

Gastos Financieros

Ingresos Financieros Intereses part. capital

1.500

Gastos Extraodinarios Gastos extraordinarios

Ingresos Extraordinarios 500 1.000

BENEFICIO DEL EJERCICIO:

Como es lgico, hemos sumado la parte de Ingresos del Haber y hemos restado la parte de los gastos del Debe Vamos a realizar un ejercicio de repaso de lo aprendido hasta ahora. Nos centraremos bsicamente en un ejercio de movimientos de los que crearemos los asientos (Libro Diario), su pase al Libro Mayor, Balance de Sumas y saldos y cuenta de Prdidas y Ganancias. Es un sencillo ejercicio cuyos movimientos de compras y ventas no tienen IVA. De momento no te preocupes por ello. Slo se trata de repasar un poco lo aprendido. Movimientos:

1. Se crea una empresa con un capital inicial de 10.000 que son ingresadas 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
en Bancos. Se compran mercaderas por valor de 300 , y se dejan a deber Se venden mercaderas por valor de 100 cobrando la mitad y quedando el resto a deber Compramos una camioneta por valor de 2.500 y la pagamos en su totalidad por bancos Venta de mercaderas: 1.000 que cobramos su totalidad por bancos Traspasamos 500 de bancos a caja Sueldos del personal: 300 que pagamos por bancos Pagamos la mitad de la compra del movimiento n 2 Vendemos por valor de 500 . Cobramos 100 en efectivo y el resto con una letra Compra de mercaderas: 500 . A deber.

Libro Diario

-------------------------10 Bancos 1

-------------------------Capital 10

--------------------------------------------------300 Compras 2

--------------------------------------------------Proveedores 300

--------------------------------------------------50 Bancos 50 Clientes 3

--------------------------------------------------Ventas 100

--------------------------------------------------2.500 Elem. transp. 4

--------------------------------------------------Bancos 2.500

--------------------------------------------------1.000 Bancos 5

--------------------------------------------------Ventas 1.000

--------------------------------------------------500 Caja 6

--------------------------------------------------Bancos 500

--------------------------------------------------300 Sueldos y salarios 7

--------------------------------------------------Bancos 300

--------------------------------------------------150 Proveedores 8

--------------------------------------------------Bancos 150

--------------------------------------------------100 Caja 400.000 Efect. a cobrar 9 10

--------------------------------------------------Ventas 500

-------------------------500 Compras

-------------------------Proveedores 500

-------------------------Libro Mayor

--------------------------

BANCOS 10.000 50 1.000 11.050 7.600 2.500 500 300 150

CAPITAL 10.000 0 S. Acreedor 10.000 10.000

3.450 S. Deudor

CAJA 500 500 400 100 100 S. Deudor

CLIENTES 50 50 0

50 PROVEEDORES 150 150 S. Acreedor EFEC. A COBRAR Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos CUENTA Capital Bancos Caja Compras Ventas Clientes Proveedores Efectos a cobrar Elementos de transp. Sueldos y salarios TOTALES 50 150 400 2.500 300 15.850 15.850 800 400 2.500 300 12.250 11.050 600 800 1.600 50 SUMA DEBE SUMA HABER 10.000 3.450 7.600 600 800 SALDO DEUDOR 300 500 800 650

S. Deudor

ELEM. TRANSPORTE 2.500 2.500 2.500 COMPRAS 0 S. Deudor

SALDO ACREED. 10.000

1.600 650

12.250

Cuenta de Prdidas y Ganancias Las cuentas que intervienen en la creacin de Prdidas y Ganacias son las siguientes: (no olvidemos que slo se incluyen las de compras, gastos, ventas e ingresos). DEBE Compras Sueldos y salarios Beneficio del ejercicio 800 Ventas 300 500 HABER 1.600

El inventario es un relacin detallada y valorada de los elementos que componen la empresa. El inventario de las existencias de una empresa podemos reflejarlo de dos formas: Inventario fsico: nos da a conocer el nmero de existencias en almacn. Es obligatorio al menos una vez al ao.

Inventario permanente: tendremos controladas las existencias cada vez que entren o salgan de almacn.

Mtodos de valoracin de nuestras existencias

Nuestras existencias deben valorarse siempre a precio de coste (precio de adquisin o produccin), en el que debe incluirse: el valor del producto y el coste del transporte (aduanas, seguros, etc). Existen varios mtodos de valoracin de nuestro inventario: FIFO, LIFO, ESTNDAR, SIMPLE Y PONDERADO.
Valoracin por el mtodo ESTNDAR Este mtodo valora las unidades que entran o salen a un precio determinado. Valoracin por el mtodo FIFO Este mtodo consiste en asignar el valor medio a las unidades que salen. Existen dos tipos de promedios: SIMPLE y PONDERADO. Promedio simple: se aplica el promedio cuando las unidades que salen han sido adquiridas a varios precios. Veamos el ejemplo: Compra de 500 unidades a 200 Compra de 400 unidades a 230 Venta de 400 unidades a 200 Venta de 250 unidades a 215

En la primera salida, como salen slo 400 unidades y stas corresponden todas a la primera entrada, no se aplica ningn tipo de promedio para calcular el prcio de salida. Pero en la segunda salida, como salen 100 unidades de la primera entrada y 150 de la segunda, lo que se hace es calcular el precio promedio. Este promedio se halla sumando los precios de las unidades de las entradas que se ven afectadas, y esta suma se divide por el nmero de precios que se han visto afectados. En este caso sera: (200 + 230) / 2 = 215 Promedio ponderado: se aplica a todo el almacn. Es quiz el mejor mtodo para el inventario de existencias puesto que tiene en cuenta las cantidades y los precios de entrada para calcular el valor de salida. Este mtod tiene algo de complejidad si se desea hacer a mano. Veamos los pasos a seguir:

1. Se multiplican las unidades entradas por su valor 2. Se multiplican las unidades que ya existieran en el almacn por su precio
medio ponderado

3. Se suman los resultados obtenidos 4. Se divide entre las unidades ya existentes ms las unidades que acaban de
entrar Veamos un ejemplo:

Fecha Concepto Entradas Salidas Precio Total PMP Compra Compra Venta Compra LA DEPRECIACIN DE UN BIEN Cuando adquirimos un bien para nuestra empresa, (un mueble, mquina, etc), se producir un envejecimiento del mismo y tendremos que invertir ms dinero en cambiarlo al cabo de un tiempo. Para poder preveer esto, se crean las amortizaciones, que son una especie de dinero que se reserva para cambiar el bien depreciado. Las amortizaciones se utilizan al final del ejercicio en forma de asiento. Este asiento carga unas cantidades (las de los bienes a amortizar) en una cuenta llamada Gastos de amotizacin que tienen como objetivo disminuir el Activo de la empresa. Existen diversas causas que pueden producir la depreciacin de un bien: Depreciacin fsica: se produce por roturas, averas, etc. Depreciacin tcnica: se produce por causas de renovacin tecnolgica. Por ejemplo, en el caso tpico de los ordenadores que se quedan anticuados. (Hoy en da compras un ordenador ltimo modelo, y cuando sales de la tienda ya est anticuado). Por el paso del tiempo: el simple paso del tiempo produce prdida de valor del bien. Todos los elementos que tengamos que amortizar, se hatn individualmente. Para realizar las amortizaciones, el Ministerio de Hacienda establece para cada bien, un coeficiente mximo y otro mnimo, y se aplicar a los elementos del inmovilizado material. CLCULO DE LA AMORTIZACIN Para aplicar a un bien el coste de la amortizacin, utilizaremos un sencillo mtodo que resta el precio de coste menos su valor residual. El valor residual es un supuesto valor que el bien tendr al final de su vida til. Supongamos que adquirimos un ordenador a un precio de 200 y le damos una vida til de dos aos. Su valor residual, es decir, el valor que ese ordenador tendr al final de su vida til ser de 50.000 pts. Tenemos pues un valor de amortizacin del ordenador de 150 (200 - 50). Con esto se cumple la condicin: Valor a amortizar = Valor de adquisicin - Valor residual. Ahora bien; hemos de amortizar ese ordenador en dos aos, por lo que cada ao amortizaremos 75 de las 150 finales. Para establecer la cantidad a amortizar anualmente hay que dividir 100 entre el nmero de aos a amortizar. En nuestro caso, sera: 100 / 2 = 5. Tendramos un coeficiente de amortizacin del 50 % para cada ao, es decir, 75 . Si este coeficiente es mayor que el mximo fijado por Hacienda, debemos ampliar los aos de amortizacin o pedir al Ministerio una autorizacin que nos permita sobrepasar el tope fijado. Ejemplos: 1000 300 200 100 200 220 208 300 200 500 208 400 208

215 1400 213

a) Qu valor de amortizacin tendr una mquina si su valor de adquisicin ha sido de 145 y su valor residual estimado es de 30 ? 145.000 - 30.000 = 115.000 ser el valor a amortizar. b) Qu coeficiente de amortizacin tendr una mquina que nos cost 400.000 pts y que se piensa amortizar en 5 aos? 100 / 5 = 20 amortizacin es decir, el 20% o lo que es lo mismo: 80 como valor de

c) Qu cuota de amortizacin anual tendremos que aplicar a una mquina cuyo valor de coste ha sido de 350 , su valor residual es de 20 y su vida til est estimada en 5 aos? 350 - 20 = 330 ser el valor a amortizar 100 / 5 = 20% ser el coeficiente de amortizacin Es decir, que la cuota de amortizacin anual de la mquina sern: 66 Para controlar lo que llevamos amortizado de la mquina, podemos crear una tabla que nos indique cuanto llevamos amortizado y cuanto nos falta por amortizar. De esta forma tendramos:

Amortizacin acumulada Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 66.000 132.000 198.000 264.000 330.000

Falta por amortizar 264.000 198.000 132.000 66.000 0

CUANDO UN BIEN SE REVALORIZA Existe tambin la posibilidad de que un bien aumente su valor con el paso del tiempo (un local o edificio, por ejemplo), en cuyo caso el clculo de la cuota de amortizacin vara y no se calcular sobre el valor de adquisicin, sino sobre el valor de reposicin. Supongamos un edificio valorado en 15.000 cuyo valor residual est estimado en 5.000 en un plazo de 5 aos. En principio, su valor de amortizacin ser de 10.000 , pero lgicamente, al final de su vida til, su valor ser mucho mayor. Supongamos que dentro de un ao, el edificio se revaloriza y vale 20.000 y su valor residual sigue siendo el mismo: 5 . Entonces, el valor de amortizacin ser de 15.000 . Este incremento de valor se considera como un incremento del patrimonio. En nuestra tabla de amortizaciones, tendramos lo siguiente, suponiendo que cada ao el edificio se revaloriza en 5.000 . Valor reposicin Ao 1 Ao 2 15.000 20.000 Valor residual 5.000 5.000 Base Cuota de amortizable amortizacin 10.000 15.000 2.000 3.000 Amortizacin acumulada 2.000 5.000

Ao 3 Ao 4 Ao 5

25.000 30.000 35.000

5.000 5.000 5.000

20.000 25.000 30.000

4.000 5.000 6.000

9.000 15.000 21.000

En la primera columna situamos los aos En la segunda columna situamos los valores de reposicin que van aumentando cada ao En la tercera columna ponemos el valor residual. En la cuarta columna calculamos la base a amortizar restando el valor de reposicin menos el residual En la quinta columna se calcula la amortizacin correspondiente a cada ao MTODOS PARA CONTABILIZAR LAS AMORTIZACIONES Bsicamente existen dos mtodos para reflejar contablemente las amortizaciones: Mtodo DIRECTO: este mtodo carga directamente a una cuenta llamada Gastos de amortizacin una cantidad proveniente de una cuenta. Por ejemplo: 25 Gastos de amortizacin a Maquinaria 25

En este asiento, el saldo de la cuenta de maquinaria disminuye. Este mtodo se utiliza sobre todo para saneamiento (gastos de apertura del negocio, gastos de constitucin, etc). Mtodo INDIRECTO: es el recomendado por el Plan General Contable. Con este mtodo creamos unas cuentas llamadas Amortizacin Acumulada. Esta cuenta no es una cuenta de resultados ni de gastos sino de regularizacin del activo, es decir, nos disminuir el ACTIVO.

25 Gastos de amortizacin

Amort. Acum. Maquinaria 25

Utilizando este mtodo, el saldo de nuestra cuenta de maquinaria no vara nada. Si quisiramos saber en cualquier momento su saldo real, tendremos que restar el saldo de la cuenta de Maquinaria del de Amort. Acum. Maquinaria. Ejemplo: Tenemos un mueble y un ordenador con las siguientes caractersticas:

Valor de adquisicin Mueble 200 Ordenador 250 Su asiento contable sera:

Valor residual 20 40

Aos 5 3

Valor a amortizar 36 70

106 Gastos de amortizacin

Amort. Acum. Mobiliario 36 Amort. Acum. Ordenador 70

Al realizar el Balance de Situacin tendramos el ACTIVO: INMOVILIZADO MATERIAL: Edificios................................. Clientes................................. Amort.Acum.Mobiliario............ Amort.Acum. Ordenadores......

10.000 2.000 -36 -70

Observa que las cuentas de Amortizacin Acumulada aparecen en el Balance con el signo negativo. Lo que hacen es disminuir el mismo. La cuenta de Gastos de amortizacin se incluir en el Debe de la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Liquidacin del IVA El IVA es un impuesto que hay que liquidar con Hacienda cada tres meses. Para realizar la liquidacin hemos de calcular la diferencia entre lo que hemos vendido (IVA Repercutido) y lo que hemos pagado (IVA Soportado). Si el total del IVA Repercutido es mayor que el total del IVA Soportado, tenemos que pagar la diferencia a Hacienda. Si es al contrario, lo que ocurre es que ese IVA Soportado cuenta para el siguiente trimestre. Es lo que se llama, "a compensar". En nuestro ejemplo, vamos a ver cmo sera la liquidacin del IVA: Tenemos un saldo de la cuenta de IVA Repercutido de 112 que es la suma de las cantidades de IVA Repercutido que hemos utilizado en los asientos de la pgina anterior. Tenemos tambin un saldo de 54 de IVA Soportado. El asiento de liquidacin sera el siguiente: 112 IVA Repercutido a IVA Soportado 54 Hacienda Acreedora 58

Observa que de esta forma, cerramos el saldo de las cuentas de IVA Repercutido e IVA Soportado para el siguiente trimestre, y la diferencia la tendremos que pagar a Hacienda. Hacienda Pblica Acreedora es una cuenta de PASIVO que tendremos que pagar. Llegados a este punto del curso, vamos a hacer un repaso general de lo aprendido hasta ahora utilizando las cuentas ms comunes en asientos, su pase al libro mayor, clculo de la cuenta de prdidas y ganancias y balance de situacin final. Una empresa presenta el siguiente Balance de Situacin a 31-12-97 (en )

ACTIVO
CAJA BANCOS CLIENTES EFEC. A COBRAR VEHCULOS EDIFICIOS MOBILIARIO INSTALACIONES DEUDORES TOTALES Vamos a realizar: El Libro Diario El Libro Mayor El Balance de comprobacin de sumas y saldos La cuenta de Prdidas y Ganancias Asiento de regularizacin de los resultados

PASIVO
80.000 PROVEEDORES 1.500.000 EFECTOS A 300.000 PAGAR 300.000 RESERVAS 1.200.000 CAPITAL 5.000.000 800.000 780.000 300.000 800.000 900.000 4.000.000 4.560.000

10.260.000

10.260.000

Todo el inmovilizado se amortiza al 10% anual A todas las cantidades de compras y ventas hay que aadirle el 16% de IVA

Movimientos 1) Vendemos mercaderas por valor de 500.000 y nos pagan por bancos 580.000 Bancos Ventas IVA Repercutido 500.000 80.000

2) Vendemos por valor de 700.000. Giramos una letra a pagar en tres meses 812.000 Efectos a cobrar Ventas IVA Repercutido 700.000 112.000

3) Compramos mercaderas por valor de 120.000 y lo dejamos a deber 120.000 19.200 Compras IVA Soportado Proveedores 139.200

4) Cobramos la letra del segundo movimiento 812.000 Bancos Efectos a cobrar 812.000

5) Pagamos 30.000 a proveedores 30.000 Proveedores Bancos 30.000

6) Compramos un camin para la empresa por valor de 1.200.000. Pagamos la mitad y el resto a crdito 1.200.000 192.000 Elementos de transporte IVA Soportado Bancos Proveedores de inmovilizado 696.000 696.000

7) Giramos efectos por la venta de mercaderas: 200.000 a un cliente 232.000 Efectos a cobrar CLIENTES Debe 300.000 Haber Ventas IVA Repercutido Debe 300.000 700.000 200.000 0 S. Deudor 1.200.000 1.170.000 BANCOS Haber Debe Haber 200.000 32.000 EFEC. A COBRAR Haber 30.000

300.000 300.000 CAJA Debe

30.000 S. Deudor

80.000

1.500.000 500.000 30.000 0 S. Deudor 2.030.000 1.400.000

30.000 600.000

80.000 80.000 VEHCULOS Debe 1.200.000 1.200.000 2.400.000 2.400.000 MOBILIARIO Debe Haber 800.000 S. Deudor Haber

630.000 S. Deudor

EDIFICIOS Debe 5.000.000 Haber

5.000.000 5.000.000 S. Deudor

INSTALACIONES Debe 780.000 Haber

800.000 800.000 DEUDORES Debe 300.000 Haber S. Deudor

780.000 780.000 S. Deudor

PROVEEDORES Debe 30.000 Haber 800.000 120.000 920.000 890.000 RESERVAS Haber 80.000 4.000.000 Debe Haber

300.000 300.000 S. Deudor

0 S. Acreed

30.000

EFEC. A PAGAR Debe

80.000 S. Acreed. 80.000

0 S. Acreed.

4.000.000 4.000.000

CAPITAL Debe Haber 4.560.000 Debe

VENTAS Haber 500.000 700.000 200.000 0 S. Acreed PROV. INMOVILIZ Haber Debe Haber 600.000 1.400.000 1.400.000

0 S. Acreed COMPRAS Debe

4.560.000 4.560.000

120.000

120.000 120.000 S. Deudor

0 S. Acreed.

780.000 780.000

Libro de Balance de Comprobacin de sumas y saldos Cuenta Debe Ventas Bancos Efectos a cobrar Compras Proveedores Vehculos Proveedores de inmovilizado Edificios Instalaciones Deudores Efectos a pagar Reservas Capital Caja Clientes Mobiliario TOTALES Asiento de amortizacin 80.000 300.000 800.000 13.040.000 13.040.000 5.000.000 780.000 300.000 900.000 4.000.000 4.560.000 80.000 300.000 800.000 12.350.000 12.350.000 2.030.000 1.200.000 120.000 30.000 2.400.000 600.000 5.000.000 780.000 300.000 900.000 4.000.000 4.560.000 920.000 2.400.000 600.000 Sumas Haber 1.400.000 630.000 30.000 1.400.000 1.170.000 120.000 890.000 Deudor Saldos Acreedor 1.400.000

898.000

Gastos de amortizacin

Amort. Acum. Vehculos Amort. Acum. Edificios Amort. Acum. Mobiliario Amort. Acum. Instalaciones

240.000 500.000 80.000

Cuenta de Prdidas y Ganancias Debe Compras Gastos de amortizacin 120.000 Ventas 898.000 Haber 1.400.000

Beneficio del ejercicio

382.000

Asiento de regularizacin 1.400.000 Ventas Compras Gastos de amortizacin Prdidas y Ganancias 120.000 898.000 382.000

Balance de situacin final ACTIVO Inmovilizado material Mobiliario Instalaciones Edificios Vehculos (Am.Acum. Mobiliario) (Am.Acum. Instalaciones) (Am.Acum. Edificios) (Am.Acum. Vehculos) Realizable Efectos a cobrar Clientes Deudores Disponible Caja Bancos 80.000 1.400.000 1.170.000 300.000 300.000 No exigible 800.000 Capital 780.000 Reservas 5.000.000 2.400.000 Exigible a corto plazo -80.000 -78.000 Proveedores -500.000 Efectos a pagar -240.000 Prov. Inmovilizado Prdidas y Ganancias 890.000 900.000 600.000 382.000 4.560.000 4.000.000 PASIVO

TOTAL ACTIVO

11.332.000 TOTAL PASIVO

11.332.000

(Las amortizaciones se restan del activo, por eso se ponen con signo negativo)

Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por:

1. El Balance General 2. Estado de G y P

Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1. Estado de Costo Estimado
2. Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parametros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratificacin, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema. Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General
1. Activo 2. Pasivo 3. Capital

Estado de Resultado

4. Ingreso 7- Otro ingresos 1. Costos 8- Otros egresos 2. Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para ubtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario:
1. Numeracin 2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3. Redaccin clara, sin errores. 4. Adems del original, emitir las copias necesarias 5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo Conduce Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en

cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es conservada por el que lo recibe. El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancas y/o productos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras

Cheques emitidos Los reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario. Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo. El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracaso durante un perodo determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e intrepreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas.
Ya ha consultado con un contador y ha asistido a cursos sobre contabilidad bsica. El prximo paso para aprender cmo funcionan la contabilidad y el flujo de caja es llevar los libros de la manera en que lo har con su emprendimiento. Esto es invalorable porque, al llevar los libros y comprender los registros que forman parte del proceso, estar en una mejor posicin para incluir a los empleados y capacitarlos cuando la empresa crezca. As podr dedicar tiempo a las dems tareas

a nivel gerencial. Si tiene un cnyuge dispuesto a ayudarle, o algn amigo de confianza, estas personas pueden ser de mucha ayuda para llevar los libros. Hay un aspecto relacionado con llevar los libros que podra pensar en delegar: la planilla de sueldos y salarios y los informes sobre la planilla, los cuales pueden ser administrados por los proveedores de servicios para planillas a un precio accesible. Si participa en una sociedad, es particularmente importante que sepa contabilidad y tambin que conozca qu ocurre en las dems reas de la empresa. Recuerde que en una sociedad comercial todos los socios tienen autoridad sobre la sociedad. Si el socio que se encarga de la contabilidad no hace un buen trabajo, esto puede afectar a los dems socios. Los tres principales estados contables El balance general

El balance general es un resumen de un momento determinado. Es comparable a una fotografa. Es una lista de todos los activos y pasivos de su empresa; la diferencia entre estas dos cifras es su patrimonio. En el ejemplo, ver que el balance se divide en dos partes principales. La primera parte es la de los "Activos". La segunda parte es la de los "Pasivos y Patrimonio neto". Generalmente, los balances se organizan desde las entradas ms lquidas a las menos lquidas. En otras palabras, bajo "activos" aparece el encabezado "activos corrientes", que incluye el efectivo como primera entrada porque el efectivo es el activo ms lquido. Despus del efectivo aparecen las cuentas por cobrar, que representan el dinero que le deben los clientes. Cuando usted recibe el dinero, las cuentas por cobrar se transforman en efectivo. A continuacin, bajo activos, aparece el "inventario". Dado que el inventario no es tan lquido como el efectivo o como las cuentas por cobrar, en el balance general aparece debajo de ellos. Despus de los activos corrientes aparecen los bienes y los equipos que generalmente se contabilizan al costo. Tambin observar que en los balances preparados por los contadores aparece la "depreciacin". La depreciacin es un gasto no en efectivo; es sencillamente una aproximacin que intenta registrar la disminucin del valor de estos activos a lo largo del tiempo. Uno de los motivos por los que este estado contable se denomina "balance general" es que los activos son, en todo momento, equivalentes a los pasivos ms el patrimonio neto. Esto se denomina contabilidad por partida doble y es el modo en que prcticamente todas las empresas llevan sus libros. El motivo por el cual la contabilidad por partida doble es el patrn oro de la contabilidad es que sirve como reaseguro de que las transacciones han sido registradas de manera adecuada. Por ejemplo, supongamos que lo primero que compra es un escritorio. Tiene un activo que forma parte del equipamiento para oficina. Si lo pag en efectivo, no debe nada, y por lo tanto la propiedad de ese escritorio forma parte de su patrimonio neto (del lado opuesto del libro mayor).

Del mismo modo, otras transacciones harn aumentar los activos y/o los pasivos (o patrimonio neto) al mismo tiempo. Por ejemplo, al observar nuestro balance general, bajo pasivos corrientes (nuevamente, desde los ms lquidos a los menos lquidos), las cuentas por pagar son el primer elemento. Despus de eso aparecen algunos elementos que se denominan "pasivos devengados", los cuales se refieren a los impuestos sobre salarios y a los impuestos sobre las ventas, que posiblemente no venzan hasta dentro de uno o dos meses. Adems, en los pasivos corrientes aparecen las deudas que vencen en hasta un ao. Por lo tanto, los 12 meses de pagos corrientes para el equipamiento aparecern bajo pasivos corrientes. Despus de eso aparece la deuda a largo plazo, que incluye los elementos que vencen despus del ao en curso. Despus de los pasivos totales est la seccin denominada "patrimonio neto", que es el patrimonio del dueo del negocio. Si tomamos todos los activos de la empresa, USD 37.000, y le restamos los pasivos totales, hay una diferencia de USD 19.000. De estos USD 19.000, USD 13.000 provienen de ingresos anteriores y USD 6.000 provienen de ingresos obtenidos durante el perodo contable en curso, y as se equilibran los USD 37.000 de activos, pasivos y patrimonio neto. Cuando los banqueros observan los estados contables, se interesan por distintos coeficientes financieros. Los coeficientes financieros indican la solidez financiera de la empresa y tambin la capacidad de la empresa para afrontar el pago de los prstamos. Por ejemplo, el coeficiente de liquidez est dado por los activos corrientes divididos por los pasivos corrientes. Si los activos corrientes fueran inferiores a los pasivos corrientes, habra un llamado de atencin: riesgo de insolvencia durante el ao en curso! Los distintos sectores cuentan con distintos niveles en sus coeficientes financieros. Es posible comparar los coeficientes financieros de una empresa con las de otras empresas en el sector para determinar el desempeo. Lo ms probable es que su banquero est interesado principalmente en su patrimonio neto o capital propio. El estado de resultados (tambin denominado "estado de prdidas y ganancias")

El estado de resultados, a diferencia del balance general, abarca un perodo de tiempo, generalmente un mes o un trimestre. Lo ms usual es presentar cifras del ao en curso, hasta la fecha del estado de resultados, para mostrar el desempeo de la empresa durante el ejercicio corriente. En este ejemplo, el estado de resultados abarca un perodo de seis meses y muestra las actividades del mes en curso as como el total del ao en curso hasta la fecha para los cinco meses anteriores ms el mes en curso, o para un total de seis meses. El estado de resultados y el balance general estn ntimamente relacionados. Observe el balance general, donde hay ganancias corrientes por USD 6.000. El estado de resultados muestra los mismos USD 6.000, que son los beneficios de los ltimos seis meses.

Su estado de resultados mostrar informacin valiosa. Observar una seccin para las ventas y un detalle de todos los gastos. Esto conducir a la utilidad neta para el perodo. Cuanto ms actualizado sea el estado de resultados, ms valioso ser. Si observa una tendencia negativa, puede actuar inmediatamente. Los programas de computadora pueden producir estados de resultados en pocos segundos. Por este motivo, debe adquirir el conocimiento y los programas especficos para trabajar con computadoras en su empresa. Control del flujo de caja El combustible en efectivo alimenta su empresa, al igual que el combustible para aviones sostiene una aeronave. Los pilotos son cuidadosos cuando predicen las necesidades de combustible. Del mismo modo, usted debe asignarle una importancia equivalente al control del flujo de caja, porque si en algn momento se le termina el combustible, tendr GRAVES problemas. El control del flujo de caja es un mtodo sencillo que sirve para proyectar las necesidades futuras de efectivo. Es un estado de resultados que abarca perodos de tiempo futuros y que ha sido modificado para mostrar solamente el efectivo: los ingresos de efectivo y los egresos de efectivo, y el saldo de efectivo al final de perodos de tiempo determinados. Es una excelente herramienta, porque le sirve para predecir las necesidades futuras de efectivo antes de que surjan. En el control del flujo de caja, para cada uno de los intervalos de tiempo, se realizan clculos estimativos conservadores respecto a las fuentes futuras de efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos). Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y clculos estimativos altos para los egresos. Para el perodo inicial (un mes, por ejemplo), comience con el efectivo que posee en el momento. A esto debe agregarle los ingresos y restarle los egresos, lo que resulta en el efectivo al final del mes. El efectivo al final del mes pasa a ser el efectivo inicial del mes siguiente. La hoja de clculo adjunta incluye un control del flujo de caja que muestra cmo el efectivo al final del primer perodo se convierte en el efectivo inicial al principio del segundo perodo. El efectivo al final del segundo perodo se convierte en el efectivo inicial para el tercer perodo, y as sucesivamente. La proyeccin debe ser para el perodo subsiguiente de 12 meses. La proyeccin ser una herramienta til para que organice su financiacin antes de que sea necesaria, ya que le demostrar a su banquero que cuenta con la suficiente sofisticacin como para conseguir efectivo en el futuro y as mantener la liquidez.

Puede utilizar este sencillo formato de flujo de caja para crear su propia proyeccin del flujo de caja para la empresa que piensa iniciar. Es muy sencillo, y puede ser extremadamente valioso!

CUENTAS DE ORDEN
Registran: Bienes de terceros, cuyo registro es necesario por razones operativas y para su control con los resultados de recuentos fsicos; Contingencias por las que no se ha computado variacin patrimonial alguna, incluyendo las que podran derivarse de siniestros que afecten a los bienes de terceros.

Las cuentas de orden en otros pases se denominan cuentas memorando. Para insertar estas anotaciones en un mtodo de registracin por partida doble, se utiliza un par de cuentas por cada concepto. Por lo tanto: 1. Hay cuentas de orden deudoras y acreedoras; 2. Los saldos de las cuentas deudoras deben aumentar (o disminuir) al unsono con los de las cuentas acreedoras; 3. El total de los saldos deudores debe coincidir con el total de los saldos acreedores, ya que ambos se refieren a las mismas cosas. El empleo de cuentas de este tipo slo se justifica si facilita el control y la preparacin de los informes contables. Cabe sealar que: No debe informarse sobre las contingencias remotas (las deconcrecin muy poco probable). Debe informarse sobre las contingencias probables que no fueron contabilizadas por ser difcilla cuantificacin objetiva de sus efectos

CONCILIACIN BANCARIA
La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el banco. La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de informacin. Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recin lo har cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado. Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. sta los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditacin por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depsitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cmaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depsitos en trnsito o depsitos no acreditados. Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas por el banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos: Por no haber recibido la nota de dbito o crdito. La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz. Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo. Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son: registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe distinto al correcto. omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

El banco puede cometer los mismos errores. En resumen: cheques pendientes depsitos en trnsito dbitos o crditos no contabilizados de la empresa del banco

Por falta de informacin DIFERENCIAS Errores u omisiones

Conciliacin. Elementos necesarios: Pasos: 1. Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los dbitos del extracto sern los crditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden. 2. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qu clase de diferencias son (cheques pendientes, depsitos no acreditados, notas de dbito o crdito no contabilizados, errores u omisiones). 3. Se realiza la conciliacin propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliacin es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario. CONCILIACIN BANCARIA AL: / / BANCO................... Saldo segn libro banco ms: cheques pendientes notas de crdito no contabilizadas por la empresa errores u omisiones de la empresa que disminuyeron el saldo errores u omisiones del banco que han incrementado el saldo otros menos: depsitos no acreditados dbitos no contabilizados errores u omisiones de la empresa que incrementen el saldo errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo otros SUBTOTAL SALDO SEGN RESUMEN DE CUENTA DEL BANCO Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliacin ha terminado. Si el SUBTOTAL no coincide an existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento. Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias. Si se realiza la conciliacin bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman. Extracto bancario Libro banco Conciliacin del perodo anterior

4. Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo
se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningn registro. Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depsitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de dbito o crdito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa

TEORA DEL DBITO Y EL CRDITO

A partir de la representacin dinmica de la Igualdad Contable Fundamental (Ecuacin Patrimonial). podemos estructurar el esquema que nos sirva de base para registrar cualquier transaccin u operacin que afecta al patrimonio del ente. Es decir, con este esquema, y atendiendo a los postulados de la partida doble, podremos resolver todas y cada una de las situaciones que se presenten y que deban ser registradas. Siendo la Igualdad Contable Fundamental esttica: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO y la Igualdad Contable Fundamental dinmica: ACTIVO + RESULTADOS NEGATIVOS = PASIVO + CAPITAL + RESULTADOS POSITIVOS Producida una transaccin, debemos analizar los efectos que la misma provoca en trminos de la Igualdad Contable. Si afecta a algunos de los trminos que se hallan a la izquierda del signo IGUAL, sus aumentos se anotarn en el DEBE y sus disminuciones en el HABER. Si, en cambio, los trminos afectados corresponden a los ubicados a la derecha del signo IGUAL, los aumentos se anotarn en el HABER y las disminuciones en el DEBE. Sintetizando:

DEBE Aumentos de Activo Aumentos de resultados negativos Disminuciones de Pasivo Disminuciones de Capital Disminuciones de resultados positivos

HABER Aumentos de Pasivo Aumentos de resultados positivos Disminuciones de Activo Aumentos de Capital Disminuciones de resultados negativos

Las diferencias aritmticas entre las anotaciones en el Debe y en el Haber de cada partida, determinarn el SALDO. Como corolario de lo expuesto, surge que las partidas ubicadas a la izquierda del signo igual tienen SALDO DEUDOR, y las ubicadas a la derecha tienen SALDO ACREEDOR. Para un mejor manejo de estos principios, es necesario recurrir el concepto de "cuenta": Una cuenta es el instrumento de que se vale la tcnica contable para registrar los cambios que las distintas transacciones causan en los elementos patrimoniales y en los resultados. Otro concepto: Una cuenta es el soporte del proceso donde se almacenan todas las informaciones referidas a un objeto dado o un hecho determinado, con el propsito de permitir la clasificacin

homognea y esquemtica del tal informacin, para favorecer el ordenamiento del proceso contable MTODO DE LA PARTIDA DOBLE Se llama partida a la denominacin o nombre una cuenta seguida de una cantidad. Evolucin El Mtodo de la Partida Doble tuvo su origen en el siglo XV, cuando el monje perteneciente a la Orden Franciscana describe en su obra "Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita" el "Mtodo Veneciano" de tenedura de libros, que recin en el siglo siguiente recibe el nombre de Mtodo de la Partida Doble. La aplicacin del mtodo a lo largo de los aos sufri modificaciones. A las denominadas escuelas del "cuentismo", le continuo la escuela del "personalismo" que desarroll Giussepe Cerboni, en su obra "Legismografa". Cerboni, para explicar el funcionamiento del mtodo se basaba en una ficcin: "detrs de cada cuenta existe una persona", por eso el nombre de la escuela. Alguno de los principios que se originan con ese razonamiento son: "Quien recibe debe a quien entrega" "No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor"

Esta tcnica es aplicable en las cuentas de contenido personal (Clientes), no as en las cuentas objetivas (Caja) y menos en las cuentas de gastos (Alquileres, Intereses). La escuela del Personalismo tuvo una de sus primeras aplicaciones en la contabilidad estatal italiana desde 1877 a 1892 y su prctica se difundi hasta pocos aos antes de la crisis mundial del ao 30. A partir de los aos 30, comenz a utilizarse la tcnica americana, ms comprensiva y prctica, que modific algunos aspectos y principios de la partida doble. Hoy es aplicada en casi todo el mundo. Existe un principio fundamental, bastante sencillo, que sirve de lazo comn entre todas las ramas de la contabilidad por partida doble, mediante el cual cada transaccin puede considerarse de dos maneras. Por ejemplo, un campesino, al vender huevos al contado, registra la operacin como "venta de huevos" y como "ingreso de efectivo". El financiero que compra valores piensa que esta operacin es tanto "una adquisicin de acciones y bonos" como "una reduccin del saldo de su cuenta bancaria" en un monto igual al dinero utilizado para pagarlos. En cada uno de los dos ejemplos hay un "toma y daca" (un quid pro quo) que se puede representar con una ecuacin. Por ejemplo: el valor de los huevos vendidos es igual al valor del dinero recibido por ellos". La introduccin del lgebra en la contabilidad permite una mayor flexibilidad, til al economista. La partida doble - denominador comn de todos los sistemas contables de uso ms difundido constituye una idea abstracta que, para que sea prctica, debe revestirse de todo un conjunto de normas que metodicen la manera de registrar las distintas transacciones. Las reglas del cargo y del abono. Como cada transaccin es una ecuacin, los valores cargados y abonados necesitan ser iguales, en todas y cada una de ellas. Afortunadamente, las diferentes ramas de la contabilidad, no obstante su evolucin, siguen aplicando en forma regular las mismas reglas del cargo y del abono, que son bsicamente las mismas para las cuentas de las empresas, de los individuos, del ingreso nacional, de la balanza de pagos o de las corrientes de fondos. (J. P. Powelson).

Caractersticas. Se registra utilizando cuentas. Como mnimo, una cuenta posee un nombre, una parte llamada Debe y otra parte llamada Haber. Una operacin, para ser registrada, se puede traducir en dos efectos sobre el patrimonio.

En esencia, el mtodo consiste en realizar una doble anotacin, o sea, anotar en una cuenta en el debe y en otra cuenta en el haber. Siendo el importe anotado en el debe igual al anotado en el haber. Esta igualdad en el registro de cada operacin hace que no se altere la igualdad patrimonial: A = P + PN Es decir: LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL DEBE ES IGUAL A LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL HABER. La tcnica contable actual se basa en los aumentos y disminuciones de las cuentas considerando la clase de cuenta segn su naturaleza: Esquema sintetizador de dbitos y crditos Dbitos Activo inicial y aumentos Disminuciones del Pasivo Disminuciones del Patrimonio Neto Crditos Disminuciones del Activo Pasivo inicial y aumentos Patrimonio Neto inicial y aumentos

Principios fundamentales del Mtodo de la Partida Doble

1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. 2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. 3. Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale. 4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. 5. Las prdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
LA ECUACIN PATRIMONIAL La igualdad contable, mal llamada ecuacin, porque en ella no hay ninguna incgnita, es la representacin matemtica del Patrimonio Neto de un ente. Es la base de la registracin por partida doble de las transacciones, entendiendo por tales aquellos hechos u operaciones (internos o externos) que causan modificaciones en el patrimonio de un ente. Por consiguiente, a partir de ella se puede representar la situacin del patrimonio de un ente y sus modificaciones.

Utilizaremos las siguientes abreviaturas: A: Activo P: Pasivo PN: Patrimonio Neto C: Capital I: Ingresos G: Gastos El Patrimonio Neto de un ente puede ser expresado de dos maneras: 1. Por sus componentes: PN = C + RESULTADOS 2. Por diferencia entre los restantes componentes patrimoniales: A - P = PN (1) Tomaremos esta segunda expresin, es decir, la participacin de los dueos del ente (PN) es igual a los bienes y derechos a su favor (A) despus de deducir todas las deudas (P). De la ecuacin contable bsica surgen dos tipos de ecuaciones patrimoniales: la ecuacin esttica y la ecuacin dinmica. Ecuacin esttica: Es aquella donde el Patrimonio Neto est integrado solamente por los aportes de los propietarios (Capital). O sea: PN = C No existe ningn tipo de resultados. Reemplazando en (1) al Patrimonio Neto por su igual: A-P=C que es la ecuacin esttica. Ecuacin dinmica: En ella, la participacin de los propietarios (PN) est integrada por el Capital y los resultados. Recordemos que los resultados surgen de la diferencia entre ingresos y gastos. PN = C + I - G Reemplazando en (1) el Patrimonio Neto por su igual: A-P=C+I-G que es la ecuacin patrimonial dinmica, y que puede ser expresada de la siguiente manera, pasando trminos de manera que no queden elementos con signos negativos: A+G=C+P+I Ejemplo:

1. Pedro decide vender tomates, y decide destinar $ 200.- a su negocio. 2. Obtiene prestados $ 400.- de un amigo.

3. Compra $ 600.- de tomates que abona en efectivo. 4. Vende todos los tomates a $ 700.- que cobra en efectivo.
Patrimonio Neto

Operacin Caja (Efectivo) 1 2

Activo Bs. de Cambio (tomates) =

Pasivo Deudas

Capital Resultados (aportes) 200,00

200,00 + 400,00 600,00

+ 400,00 = 400,00 + 600,00 600,00 = 400,00 200,00 + 100 200,00 100,00 200,00

- 600,00 + 700,00 700,00

- 600,00 = 0,00 = 400,00

La ecuacin patrimonial facilita el razonamiento en diferentes aspectos: Muestra las principales clases de cuentas, segn su naturaleza, con las que se prepara el estado de Situacin Patrimonial. Pone de manifiesto las cuentas de resultado positivo y negativo con que se prepara el estado de resultados. Brinda un esquema de reglas generales de registracin. Indica en forma muy sinttica la composicin del estado de Situacin Patrimonial. Seala la evolucin financiera de la empresa. Sirve para demostrar las caractersticas del mtodo de la partida doble.

PLAN DE CUENTAS
Una cuenta agrupa hechos y operaciones homogneas. Un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables. es decir, es la ordenacin sistemtica de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable. Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente despus de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la informacin. El plan de cuentas sirve: como estructura bsica en la organizacin y diseo del sistema contable. como medio para obtener informacin para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares facilita la confeccin de los estados contables. Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:

Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de informacin de la empresa). Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas. Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada. Homogeneidad.

Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son: debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas utilizar una terminologa clara para nombrar a las cuentas. no generalizar demasiado las cuentas. Debe tenerse en cuenta: la actividad de la empresa la forma jurdica de la empresa la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravmenes que los afectan (hipoteca, prenda). la forma en que se realizarn las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crdito) la dimensin de la empresa (si tendr o no sucursales). la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crdito el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no). el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrnico, permite mayor nmero de cuentas que uno manual. tambin deberas considerar los requerimientos de las normas contables

Codificar un plan de cuentas es asignarle un smbolo (nmero o letra o una combinacin de ambos) a las cuentas. esto se realiza para facilitar el reconocimiento de las cuentas. Existen varios sistemas de cdigos, pero el que te sugiero que utilices (que es, por otra parte, el ms empleado) es el numrico decimal. Permite intercalar cuentas a medida que se amplan las necesidades de la empresa. Los pasos a seguir para aplicarlo son: Primer paso: le asigno nmero a las cuentas recompuestas: 1. activo 2. pasivo 3. patrimonio neto 4. ingresos 5. gastos 6. de movimiento 7. de orden SegUndo paso: se trabaja con los rubros: 1. Activo 1.1. Caja y bancos 1.2. Inversiones 1.3. Crditos 1.4. Bienes de cambio Tercer paso: se numeran las cuentas colectivas: 1. Activo 1.1. Caja y Bancos 1.1.1. Caja

1.1.2. bancos Cuarto paso: se codifican las cuentas simples: 1. Activo 1.1. Caja y Bancos 1.1.1. Caja 1.1.1.1. Caja 1.1.1.2. Fondo Fijo 1.1.2. Bancos 1.1.2.1. Banco XX cuenta corriente 1.1.2.2. Banco ZZ cuenta corriente Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qu operaciones o hechos se incluyen en cada cuenta, cundo se debita o acredita y el significado de su saldo.