03.

- SEGURIDADES

ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR

Antes de empezar a utilizar el mdulo de Seguridades, dentro del orden lgico de implementacin, exclusivamente debe estar instalado el software en los computadores del cliente.

GESTIONES Empresas Sucursales Usuarios Almacenes Secuencias Accesos

GESTIONES Cierre del Periodo Generacin Diario Inicial Traspaso Kardex Traspaso CxC Traspaso CxP

Carga Inicial

Cierre del Periodo

PERFIL USUARIO
Migracin De Datos
INFORMES

Cambio de Clave
Presupuesto

El Mdulo de Seguridad asegura el uso facultado de los recursos del sistema de Informacin Kohinor DBS en su versin multiusuario. Su objetivo es restringir la disponibilidad de los mdulos, para que stos sean utilizados por los usuarios slo en aquellas sucursales y almacenes autorizados, y por otra parte, para que stos puedan acceder nicamente a aquellas funciones para los cuales hayan sido capacitados.

PROCESOS Exportar Datos Importar Datos

GESTIONES Cambio Clave

Posteriormente se inicia la utilizacin de este mdulo, y por ende, del sistema contable Kohinor DBS, siguiendo la siguiente metodologa de trabajo:

1. CARGA INICIAL DE DATOS La operacin inicial del mdulo de Seguridades se plasma en las Gestiones de Organizacin del sistema, bajo el siguiente orden: Empresas Mediante esta opcin, se registra los datos referenciales de la Empresa o Empresas cuya informacin administrativa y contable se canalizar a travs de KOHINOR DBS. Seleccione la opcin Empresas del men Gestiones y se presentar la siguiente ventana, en este caso ya con datos:

Ruc: Hace referencia al Registro nico de Contribuyentes que tiene la empresa. Perodo: Se refiere al perodo contable, generalmente de un ao como estndar, o, puede ser usado cualquier cadena de letras o nmeros con un mximo de 4 caracteres. Nombre Representante: Espacio para el nombre del representante legal de la empresa, denominacin del cargo, nmero de identificacin personal. Nombre Contador: Ttulo y apelativo del responsable de la Contabilidad, denominacin del cargo, RUC y nmero de carn profesional del Contador. Direccin: Direccin de la empresa, y, en la casilla inferior ubique el correo electrnico. Lugar: Direccin donde se encuentra ubicada fsicamente la empresa. Ciudad: Corresponde a la ciudad en donde funciona la empresa. Telfono / Fax: Nmero de telfono y fax de la empresa. Das de duracin clave: Son los das que tiene vigencia una clave a partir de la fecha de creacin de un usuario. Periodos: Se debe ingresar la fecha inicial y fecha final del ejercicio contable (un ao).

Donde: Identificacin.: Corresponde al cdigo de la empresa y ejercicio actual as como a su identificacin, nombre comercial o razn social de la empresa que se utilizar en todas las cabeceras de los informes que dispone el sistema.

Mscara Contable: Se debe crear un plan contable mediante la definicin de una mscara contable, es decir, seguir un esquema definido por ejemplo X.XX.XX.XX.XX, en la prctica quedara que una cuenta de nivel 5 sera 1.01.03.02.01, las cuentas con punto son de acumulacin y sumarizan a las cuentas que no tienen punto y que se denominan de movimiento. Cada punto hacia la izquierda implica un mayor nivel de desagregacin. Pgina 2

Captulo 3: Seguridades

Cuenta de Resultados: Se refiere a la cuenta contable de movimiento que se registra en el Patrimonio y que corresponde al resultado del ejercicio actual, sirve para la obtencin del Estado de Prdidas y Ganancias y para el traspaso de su saldo al Balance General. Cuenta Ingresos: Es la cuenta contable de acumulacin de nivel 1 que identifica los ingresos. Se debe insertar la cuenta y al final de sta un espacio en blanco. Ejemplo: 4.(espacio) , en caso de existir dos cuentas el ingreso es 4.(espacio)5.(espacio), y siempre al final de cada cuenta espacio en blanco. Cuenta de Gastos: Cuenta contable de acumulacin de nivel 1 con la cual se manejan los gastos en el Plan de Cuentas. Al igual que la cuenta de ingresos al existir ms de una cuenta se debe terminar con espacio en blanco. Ultimo Cierre: Fecha a partir de la cual no se puede ingresar, modificar o eliminar transacciones en el sistema. Logo Informes: Indica la direccin del archivo jpg que se va a recurrir como logotipo en la cabecera de los informes del sistema. Si la direccin es correcta el logotipo se apreciar en la ventana inferior con su dimensin. Logo Sistema: Indica la direccin del archivo bmp que se utilizar para el Portal del sistema. En las ltimas versiones este archivo es incluido internamente y no puede ser cambiado. Retenciones Fuente: Direcciona los cdigos de retencin en la fuente en ventas para la generacin del archivo xml del anexo transaccional. Actualmente el SRI ya no requiere dichos cdigos. Retenciones IVA: Enruta los cdigos de retencin de IVA en ventas para la generacin del archivo xml del anexo transaccional. Actualmente el SRI ya no requiere dichos cdigos, por lo que al igual que el caso anterior no es necesario su llenado. Captulo 3: Seguridades

Sucursal

Identificacin.: Corresponde al cdigo de la sucursal as como a su identificacin, nombre comercial o razn social. Nombre Representante: Espacio para el nombre del responsable de la sucursal, alias del cargo y nmero de identificacin personal. Nombre Contador: Ttulo y apelativo del responsable de la Contabilidad de la sucursal, denominacin del cargo, RUC y nmero de carn profesional del Contador. Direccin: Direccin de la sucursal, telfonos, fax, y, en la casilla inferior ubique el correo electrnico. Lugar: Direccin donde se encuentra ubicada fsicamente la sucursal. Ciudad: Corresponde a la ciudad en donde funciona la sucursal. Periodos: Se debe ingresar la fecha inicial y fecha final del ejercicio contable (un ao). Los periodos en este caso ser cada mes. Ultimo Cierre: Fecha a partir de la cual no se puede ingresar, modificar o eliminar transacciones en el sistema. Pgina 3

Usuarios Mediante la opcin Usuarios del men Gestiones, se crean los usuarios del sistema con sus respectivos accesos y permisos. As mismo se crean grupos con perfiles definidos, y, a stos grupos asignar los usuarios.

Sucursal: En esta parte al usuario se le predefine la sucursal, el almacn y la serie de numeracin de trabajo. Tipo: Se puede escoger si es usuario o grupo. En caso de seleccionar Grupo, no podr ingresar al sistema, solo podr hacerlo cuando est marcado Usuario. El tipo Grupo se usa ms al generar roles de usuario por departamentos o funciones. Cierre: Es un proceso autorizado de traspaso de informacin. Fecha de Ingreso: Fecha de creacin del usuario. Fecha Expiracin: Fecha tope de vigencia de la clave del usuario. Vendedor: Es el nombre del vendedor que el sistema relacione automticamente al momento de facturar mediante el mdulo de Puntos de Venta. Tipo de Acceso: Que puede ser total, es decir, acceso a todo el sistema sin restricciones parcial que significa acceso restringido. Asignar Acceso de: Indica que el nuevo usuario tome todos los accesos o permisos definidos para otro usuario de tipo parcial. Almacenes: Aqu se faculta al usuario a los almacenes a los cuales podr adherirse para el ingreso o revisin de la informacin.

Usuario: Es el login o nombre propio del usuario por ejemplo como estndar si el usuario se llama Marcelo Guamn su usuario sera MGUAMAN, con un mximo de 10 caracteres alfa numricos. Clave: Es la contrasea personal del usuario que ser escrita para ingresar al sistema. Nombre: Nombres del usuario como quiere que grabe en el sistema.

Series: Aqu se determinan las series a las cuales el usuario se remitir cuando grabe las transacciones a las cuales est autorizado. Para el caso Usuarios Supervisores, que requieren revisar o ingresar datos en todos los almacenes y series puede utilizarse estos botones de insercin as como los correspondientes para la eliminacin. Una vez ingresados todos estos datos, haga clic en el botn

Captulo 3: Seguridades

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En caso de seleccionar Tipo Acceso como Parcial se habilitar el botn: Haga clic en este botn, y se presentar la siguiente ventana:

En el caso que se quiera restringir opciones dentro de cada mdulo, haga clic en el SI del mdulo que se desee restringir, por ejemplo en el mdulo de Contabilidad. Seleccione en el lado izquierdo las Gestiones, en el men del centro escoja la opcin Diarios como se muestra en la figura:

En esta ventana, al lado izquierdo de cada acceso al mdulo se encuentra un opcin chec box, al dar un clic se habilita o desabilita el ingreso al mdulo requerido, por ejemplo:

A esta opcin podemos realizar dos tipos de restricciones; la primera que es el Acceso Opciones (procesos), y la segunda al Tipo de Acceso(funciones). Para delimitar los procesos y las funciones consideraremos lo siguiente: Si no est marcada se considera como no autorizado. Si la opcin est marcada se considera como autorizado

Se puede observar que el usuario va a tener acceso solamente a los mdulos de Compras, Ventas, Punto de Venta y Contabilidad. Cabe indicar que se tendr acceso total dentro de cada mdulo.

Captulo 3: Seguridades

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Acceso opciones Mediante esta tcnica el administrador del sistema procura que al usuario los procesos le sean Visibles o no, en cualquiera de los mens del sistema, conforme le sea Habilitado su funcionamiento. Es decir, para que se pueda trabajar se requiere que el proceso est Visible y adems que est Habilitado de manera simultnea tal como lo muestra este ejemplo. Un ejemplo del funcionamiento del sistema, aplicada la restriccin de acceso en el Men Gestiones, vemos en el siguiente grfico:

En las Opciones de la Barra de Herramientas tenemos:

Esto implica que de acuerdo a la Gestin que se escoja en la parte superior en las Opciones del Men, se visualice o no el cono asociado a dicha gestin en la Barra de Herramientas Horizontal.

En este grfico, por efectos didcticos, hemos combinado: Las Opciones del Men, y El Men de Gestiones del Mdulo de Contabilidad. Adicionalmente, en ste hemos ubicado la Barra de Herramientas Horizontal en sentido Vertical equiparando los conos con las gestiones que le corresponden. De esta forma podemos explicar que por ejemplo si se escoge en las Opciones del Men la Gestin de Organizacin Cuentas Corrientes sta puede mantener visible o no el cono que le corresponde si en las Opciones Barra de Herramientas se lo autoriza o no. En el caso del lado derecho no podremos ingresar al gestin de Diarios dado que no est visible, mientras que en el caso de la izquierda no accederemos dado que no est habilitado solo est visible-. La importancia de este proceso radica en que el usuario puede abrir simultneamente varias gestiones sin necesidad de recurrir al Men o cerrar la gestin actual. Pgina 6

Captulo 3: Seguridades

Tipo acceso opciones. Identifica los permisos de trabajo dados al usuario en cada proceso al que haga referencia a en el Men de Acceso Opciones:

Presentacin Preliminar: Si est autorizado podr presentaciones preliminares, caso contrario no podr realizar.

realizar

Imprimir: Si est autorizado podr realizar impresiones, caso contrario no podr realizar. Otros Procesos: Si est autorizado podr realizar otros procesos asociados a la ventana, los cuales generalmente se programan especficamente para cada empresa, caso contrario no podr realizar. Una vez personalizado haga clic en el botn Grabar.

Cambio de Clave
Si nos fijamos podemos notar que estos accesos son los mismos que tenemos en la Barra Vertical de Herramientas. Nuevo: Si est autorizado significa que tiene acceso a realizar nuevos comprobantes, caso contrario, no podr realizar nuevos comprobantes. Cancelar: La cancelacin implica no grabar las modificaciones a una gestin cualquiera. Si est autorizado significa que tiene acceso a realizar cancelaciones dentro del comprobante. Eliminar: Si est autorizado significa que tiene acceso a realizar eliminaciones de formularios, caso contrario no podr realizar. Abrir: Si est autorizado significa que tiene acceso a realizar consultas de comprobantes, caso contrario no podr realizar. Abrir y Grabar: Si est autorizado significa que tiene acceso a realizar consultas y modificaciones de comprobantes, caso contrario no podr realizar. Donde es posible cambiar la clave cuando el usuario lo desee. Aqu escribir dos veces la nueva clave y luego haga clic en el botn Grabar; a continuacin el Sistema verificar que los datos escritos sean los correctos y guardar los datos. Mediante esta opcin el usuario podr modificar por si mismo la clave asignada, la cual tendr vigencia conforme lo haya establecido inicialmente el Administrador del sistema. Seleccione la opcin Cambio de Clave del men Gestiones y se presentar la siguiente ventana:

Captulo 3: Seguridades

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CIERRE DE PERODO
Cierre de Periodo Consiste en la copia automtica de todas las gestiones de organizacin y parmetros de la empresa actual hacia la empresa nueva, la cual se crear en forma instantnea. Entre los datos que se copiarn tendremos: las fichas de Clientes, Proveedores, entre otros; y, las tablas de Plan Cuentas, Clases de clientes, etc., etc. Seleccione la opcin Cierre de Perodo del men Gestiones y aparecer el siguiente grfico:

Traspasar Saldo de Krdex

Mediante esta opcin el usuario podr realizar, una vez que los inventarios estn cuadrados, el traspaso de los saldos de cantidades y costos del inventario final (krdex) de la empresa actual hacia la empresa nueva. Este proceso debe ser realizado despus de ejecutar el cierre de perodo. Los saldos iniciales de inventario inicial (krdex) pueden ser consultados en la nueva empresa mediante la opcin de Ingresos, en el mdulo de Compras y Pagos. Seleccione la opcin Traspasar Saldo de Krdex del men Gestiones y se presentar la siguiente ventana:

Esta ventana es idntica a la ventana de Creacin de Empresa y se deber llenar todos los campos para luego Grabar. Por ejemplo, si el usuario al ingresar al Sistema se conect a la empresa No 01 del ejercicio 2009, sta ser su empresa actual, y, mediante este proceso se crear la empresa nueva No 02 donde se ingresarn los datos del siguiente ejercicio, es decir, del 2010. Este proceso no es mandatorio para el cambio de periodo. Captulo 3: Seguridades

N: Nmero del Ingreso de bodega. Fecha: Fecha del Ingreso de bodega, generalmente la de inicio del ejercicio.

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Empresa: Seleccionar la empresa nueva a la cual se va a realizar el traspaso del saldo de krdex. Proveedor: En este caso la empresa nueva se deber crear como proveedor de la Empresa actual. Almacn: Seleccione el almacn al cual se va a realizar el ingreso de bodega. Normalmente ejecuta el traspaso de krdex uno por cada almacn y por clase de artculo. Forma de Pago: Seleccionar efectivo, esto significa que no va a generar cuenta por pagar. Moneda: Moneda de la transaccin del Ingreso a Bodega. Cotizacin: El valor de la cotizacin, en este caso deber ser 1 por ser moneda local. Observaciones: Se identificar como saldos cortados a la fecha por ejemplo se deber escribir: SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009. Una vez seleccionadas e ingresadas todas estas opciones haga clic en el botn Generar Ingresos Krdex: El sistema obtendr las existencias de los artculos con fecha de corte menor a la fecha del Ingreso a Bodega escrito en el campo Fecha de esta ventana y del almacn seleccionado y presentar en el detalle del comprobante los artculos, existencia y costo promedio. Para validar esta informacin se deber emitir un informe llamado Resumen de Existencias con los mismos parmetros que se est generando el traspaso de krdex. Una vez procesado haga clic en el botn Grabar. Este nuevo comprobante puede ser visualizado a travs de ingresos de bodegas de la empresa a la que se realiz el traspaso de Krdex.

Traspaso de Saldos de CXC y CXP

Mediante esta opcin el usuario podr realizar el traspaso de los saldos finales de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de la empresa actual a la empresa nueva. Seleccione la opcin Traspasar Saldo de CxC y CxP del men Gestiones y se presentar la siguiente ventana:

Donde: Fecha: Es igual a la fecha de corte para los saldos de cuentas por cobrar y pagar. No se refiere a la fecha con que se traspasarn los saldos, los cuales mantendrn su fecha de emisin y vencimiento original. Seleccionar Empresa: Seleccione la empresa nueva, es decir, donde se exportar la informacin de saldos, mediante un clic. Saldos de: Selecciona los saldos de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, segn se desee exportar. Al hacer clic en el recuadro se habilita la funcin Visualizar CxC o CxP. Pgina 9

Captulo 3: Seguridades

En caso de optar por visualizar los saldos de las cuentas por pagar haga clic en el botn Visualizar CxP, a continuacin se presentarn los saldos detallados de las cuentas por proveedor como se muestra en el siguiente grfico:

Seleccionando la opcin Generacin del Diario Inicial del men Gestiones se presentar la siguiente ventana:

Donde: Adicionalmente el sistema puede validar que los saldos cumplan las condiciones mnimas para su exportacin hacia la empresa nueva. Una vez revisada esta informacin haga clic en el botn Cerrar y a continuacin haga clic en el botn Grabar para almacenar los saldos de las cuentas por cobrar en la empresa seleccionada. El mismo proceso se deber realizar para la migracin de las Cuentas por Cobrar. N: Nmero de Comprobante de Diario. Fecha: Fecha del Comprobante de Diario. Empresa: Haga clic y seleccione la empresa para realizar la generacin del diario inicial. Moneda: En este caso ser la moneda que est codificada con cdigo 02 en el mdulo Parmetros del Sistema. Cotizacin: Valor de la cotizacin vigente a la fecha. Concepto: Por ejemplo SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009

Generacin del Diario Inicial

Mediante esta opcin el usuario podr realizar la Generacin del Diario Inicial; este diario inicial obtiene los saldos de las cuentas contables menores a la fecha de corte. Se podr consultar mediante la opcin de Diarios del mdulo de Contabilidad.

A continuacin haga clic en el botn Datos Diario Inicial Este botn realizar el proceso de la generacin del diario inicial, es decir se obtendr los saldos contables de las cuentas del grupo 1, 2 y 3. Esta informacin se podr verificar mediante el Balance General de Prdidas y Ganancias, una vez verificado haga clic en el botn Grabar para almacenar el diario. Pgina 10

Captulo 3: Seguridades

MIGRACION DE DATOS
Este men contiene las siguientes aplicaciones:

Para tal efecto seleccione la opcin Exportar Datos del men Procesos y se presentar la siguiente ventana:

A continuacin explicaremos el funcionamiento de cada una de las opciones que presenta Procesos:

Exportar Datos
Mediante esta opcin se podr realizar la exportacin de determinada informacin de KOHINOR DBS, la cual reposa en la base de datos; para esto los archivos se generarn en formato de texto y se guardarn obligatoriamente en el directorio TXT, en la unidad C: del disco duro de su computador.

Donde: Fechas: Escribir el rango de fechas desde el cual se va a realizar la exportacin de datos, como se observa en el siguiente grafico:

Este proceso es necesario en empresas con contabilidad descentralizada y que requiere consolidar toda informacin. Por ejemplo si la empresa tiene una matriz y dos sucursales en diferentes lugares fsicos, y, se requiere consolidar la informacin en la matriz, se deber exportar los datos de las sucursales y a continuacin importar en la matriz. Este proceso se facilita ms an en el sistema en esta versin, dado que en la definicin del usuario, para cada sucursal y caja se han asignado series y secuencias de tal manera que el sistema consolida la informacin sin la posibilidad que se duplique o genere errores.

Tipo: Se debe seleccionar el tipo de transacciones que se va a exportar, mediante un clic:

Captulo 3: Seguridades

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Carpeta: Se refiere a la ruta y el nombre de la carpeta donde se guardarn los archivos en formato texto que genere la exportacin de datos, por ejemplo:

Importar Datos
Mediante esta aplicacin se podr realizar la importacin de datos en la matriz, usando los archivos en formato texto que se generaron en la exportacin de datos en las sucursales. Asimismo, sirve para cargar los saldos iniciales de determinada informacin cuando se empieza a trabajar, o, para migrar datos de otros sistemas hacia KOHINOR DBS. Para cumplir estos objetivos la informacin debe mantener la misma estructura y formato de presentacin, tanto en el origen como en el destino. Bien realizado este proceso no sobrepone la informacin, sino por el contrario agrega a la informacin existente los datos importados. Seleccione la aplicacin Importar Datos del men Procesos y se presentar la siguiente ventana:

Almacn: Denota el almacn de donde se exportar la informacin

A continuacin haga clic en el botn Exportar Datos, dependiendo del tipo de transaccin seleccionada, se generarn los archivos en formato texto y se visualizar en la parte de Resultados sus nombres, por ejemplo, para el tipo de factura se visualizar lo siguiente:

En este caso vemos que el momento de exportar se generan cuatro archivos, los cuales contienen los datos de: Las facturas de punto de venta (encabezado y renglones); Las cuentas por cobrar y del movimiento en el krdex: Que son los movimientos colaterales de dichas facturas y que deben generarse por esta va dada la migracin automtica de informacin. Estos archivos de texto pueden ser optativamente convertidos a Excel y trabajar con las herramientas que este programa brinda. Captulo 3: Seguridades Pgina 12

Donde: Tipo: Se debe seleccionar del catlogo el Tipo de Transaccin del cual se va a realizar la importacin de datos. Cabe indicar que la aplicacin de Importar o Exportar no est disponible para todas las tablas de informacin del sistema.

Adicionalmente en esta seccin se han incorporado procesos de eliminacin segmentada de informacin que a continuacin se explican

En estas casillas se determina el periodo de tiempo y la serie de los datos que se pretenden eliminar, previa doble confirmacin de accin, a travs de los siguientes procesos: Este proceso elimina todos los datos referentes a movimientos de inventarios, independientemente de la transaccin origen. A continuacin el sistema presentar los nombres de los archivos formatos texto que forman parte del Tipo de Transaccin que eligi y que sern importados, por omisin se debern guardar en la carpeta TXT de la unidad C: del disco duro, por ejemplo: Este proceso elimina todos los Comprobantes Contables de las transacciones eligidas en el men de Tipo de la parte superior. Este proceso elimina transacciones especficas de los mdulos. Ejm.: Compras.

Este proceso borra especificamente las transacciones relacionados a los puntos de venta, bajo los argumentos de fecha y serie. En todos los procesos explicados, existe doble confirmacin de accin e informe simple de ejecucin exitosa. Se sugiere en cualquier caso emitir un respaldo previo a la corrida de los procesos de eliminacin o realizarlo con soporte tcnico.

Luego haga clic en el botn Importar Datos, si estos archivos cumplen las condiciones de importacin sern guardados como transacciones en la base de datos.

Captulo 3: Seguridades

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CAMBIO DE CLAVE
Cambio de clave Esta gestin le permite al propio usuario cambiar la clave de acceso al sistema Kohinor.

La fecha de expiracin no es susceptible de modificacin desde este proceso, y se le ha dejado visible para que el usuario pueda solicitar la ampliacin de su plazo de vigencia.

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