UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE AMRICA LATINA UNIVAL Asignatura: Sistemas de Informacin.

Unidad II: Principales Problemas en el estudio de los Sistemas de Informacin. Informacin, en sntesis, es la materia prima, el eje central que ha prendido y dinamizado exponencialmente a niveles incontenibles el desarrollo de las tecnologas informticas o tecnologas aplicadas a la informacin. El desarrollo de la microelectrnica y las telecomunicaciones son la base para el funcionamiento de los actuales computadoras, que permiten a un usuario normal, poder manejar, portar, llevar, transferir, intercambiar informacin con verdaderamente pocas limitaciones, y sin que requiera ser especialista ni tener conocimientos avanzados para manejar la tecnologa, cuyas caractersticas fundamentales son el ser cada da ms cercanas al usuario de una manera transparente, dejando todo el trabajo interno y complicado al manejo automtico de tantas aplicaciones para el manejo de todo tipo de documentos e informacin en formatos de texto o en la tambin multiplicidad de opciones de la multimedia. En la sociedad de hoy, denominada por algunos la sociedad de la informacin, hay un reconocimiento de la importancia general del estar suficiente y correctamente informado para toda actividad, no solamente para las productivas sino tambin para lo social y particular, por ello, la computadora que es un invento de la vida moderna y nos resulta tan til porque permite tareas fundamentales para el hombre en sus procesos de comunicacin, como son el almacenamiento y procesos sistematizados y automatizados en el tratamiento de la informacin, esto sin contar con las posibilidades del entretenimiento y de obtener casi infinitos volmenes de informacin con el uso en crecimiento de la Internet. Caractersticas de la Informacin. La informacin que se maneja en la notificacin debe responder a ciertas caractersticas para que el anlisis y las medidas que se tomen correspondan efectivamente a una situacin real previamente identificada. Entre estas vale la pena mencionar las siguientes: Exactitud: En este sentido la informacin debe reflejar el evento epidemiolgico al cual se refiere y su sistema de medicin expresado con poca variabilidad.

Objetividad: La informacin debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretacin en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar. Vlida: Se refiere a que la informacin ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes. Continuidad: La informacin ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista la disponibilidad de los datos a travs del proceso de vigilancia. Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento epidemiolgico Oportuna: La informacin debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuacin inmediata Comparable: que permita ser confrontada con datos similares. Atributos de la Informacin.

Algunos

atributos

claramente

identificables

en

la

informacin,

son:

Finalidad, define el objetivo que busca la informacin, si este no est presente o no es claro, se tiene solamente datos. Modo y formato, Es la forma como se recibe la informacin, el ser humano se comunica por medios sensoriales, en informtica existe una gran variedad de formatos, segn el recurso o las mquinas involucradas. Redundancia, hace referencia al exceso de informacin por unidad de datos, pues si existe mucha informacin referente puede crear confusin, lo que resulta nocivo para la toma de decisiones. Eficiencia, Es lo contrario a la redundancia, donde hay informacin en menor cantidad y mayor calidad para referenciar una situacin. Velocidad, referencia la facilidad en el tiempo, de asimilar la informacin transmitida. Frecuencia, La periodicidad en la entrega de la informacin puede incidir en su calidad. Es importante recibirla a tiempo pero evitando excesiva frecuencia que convierta la informacin al nivel de datos. Costo, El acceso y la adquisicin de la informacin, conlleva costos normalmente cuantificables. Valor, En gran parte la informacin es intangible y difcil de evaluar cualitativa y cuantitativamente, este atributo, determina la medida o el nivel de utilidad que puede aportar. Confiabilidad, Es la credibilidad, determinada por la seriedad de la fuente o origen. Exactitud, Determina la desviacin con respecto a un valoracin real.

Validez, Define la aplicabilidad especifica de una informacin en un caso particular. Fuentes de la Informacin de una Empresa.

Las empresas disponemos de diferentes recursos o fuentes de informacin dentro y fuera de la organizacin. Dentro de la empresa, encontraremos, toda la informacin derivada de nuestra actividad, de la operativa diaria de la empresa, realizar pedidos y facturar a nuestros clientes, entre otros, pero tambin existe informacin, que no forma parte del mundo operacional de la empresa, sino que responde a la comunicacin y toma de decisiones, bases de datos de fidelizacin y prospeccin, estudios de mercado, estudios sectoriales y listas externas. Por tanto, podramos clasificar las fuentes de informacin, en fuentes internas y fuentes externas.

Estas fuentes de informacin, tanto las internas como externas, son necesarias para el ptimo funcionamiento de la organizacin. Y si normalmente las empresas disponen de toda la informacin interna necesaria para la correcta operativa perfectamente gestionada, normalmente existe un nico almacn de datos que permita, no solo la gestin operativa diaria, sino una herramienta que permita la ptima toma de decisiones, gestin de la relacin con los clientes y la adecuacin de las comunicaciones. La clave de la integracin reside en generar un almacn de datos tratando adecuadamente la informacin interna de la empresa. Este almacn es el ncleo, siendo las fuentes externas enriquecedoras del mismo.

Las fuentes internas, nos permiten monitorizar comportamientos, ver lo que ha sucedido, lo que sucede e incluso a veces prever lo que podra suceder, pero todo bajo una explicacin comportamental, no actitudinal (emocional).

Las fuentes Internas son los listados y datos que tenemos correspondientes al ejercicio de nuestra actividad. Estos datos se han almacenado tradicionalmente en sistemas transaccionales para hacer frente a demandas estancas de los diferentes departamentos y normalmente bajo demandas financieras y legales. Actualmente, estos son los datos con los que construimos las Bases de datos. Independientemente del tipo de almacenamiento del que hagamos uso, en la medida que esta base de datos tenga un uso de Marketing habr de ser registrada en la AGPD (Agencia de Proteccin de Datos).

Las fuentes externas, requieren de inferencia sobre la realidad; es decir, representa a una muestra de nuestro colectivo y debemos extrapolarlo al colectivo (primarias) o bien no cubren todas las demandas de nuestro conocimiento ya que no han sido diseadas bajo nuestras necesidades (secundarias). Por otro lado, las fuentes externas primarias, los estudios de mercado, con una metodologa propia, contribuyen al ncleo (informacin interna) explicando razones de los comportamientos de los clientes, actitudes y percepciones. Las fuentes externas secundarias, sirven para enriquecer el ncleo (informacin interna) o bien para localizar prospectos y direcciones para comunicaciones; estn situadas en el exterior de la empresa y la informacin que puede proporcionar ha sido previamente elaborada con carcter general por determinadas personas o entidades. El valor de la Informacin en las Organizaciones. La mejor fuente de informacin son las personas que han prometido no contrselo a otros (Marcel Mart, poltico Luxemburgus) Las organizaciones hoy son exitosas por el valor que le dan a su informacin, y es ah donde reside a su vez su mayor riesgo, en el acceso a la misma. Quines tienen permiso para acceder a la informacin? Qu se hace con la informacin de la organizacin? Por dnde es transmitida? Imaginemos todas esas preguntas en una compaa como Coca Cola, donde existe una frmula secreta para preparar la bebida gaseosa en un sistema de informacin.

Siguiendo con el caso antes comentado, si Coca Cola no tuviese claramente identificadas las personas que acceden a dicha informacin, y a su vez pueda analizar qu hacen dichas personas con la frmula, estara gravemente en riesgo el futuro de la compaa. Bajando al llano, toda organizacin que se jacte de cuidar sus activos, debe estar cuidando su informacin, ya sea crtica o confidencial, y porqu no la pblica, ya que es su valor principal. Es por ello que al da de hoy, problemticas presentes en las empresas para gestionar adecuadamente el acceso a la informacin y la correcta explotacin del uso de la misma, dan pi al desarrollo de soluciones de Seguridad de la Informacin como Identity and Access Management y Data Loss Prevention. Identity and Access Management (IAM en el mercado), posibilita la correcta gestin de todos los accesos a los sistemas de informacin que las personas fsicas cuentan en todo el ciclo de vida que permanecen en la organizacin, desde el momento en que se incorporan a la misma, evolucionan a otras reas o dejan de trabajar. Dichos sistemas posibilitan la automatizacin y el seguimiento de todos los derechos de acceso a los sistemas estrictamente necesarios para desarrollar las funciones del da a da. Data Loss Prevention (ms conocido como Fuga de Informacin o DLP), posibilita que la explotacin de la informacin se haga dentro de los cnones permitidos por la empresa, siguiendo el ejemplo de Coca Cola, evitando que la receta secreta se enve por el correo electrnico o mediante el chat, o inclusive que un empleado quiera imprimir la misma y se la lleve para venderla a la competencia. La gestin documental es uno de los procesos crticos en el mapa de circulacin de la informacin de una compaa, y en muchas ocasiones est asociada a redes de colaboracin, atendiendo la demanda de informacin de los usuarios, mediante el almacenamiento, la captura e indexacin de documentos, recuperacin y seguimiento de informacin, gestin de contenidos, entrega de notificaciones y automatizacin de flujos de trabajo en asignacin de tareas. Las organizaciones necesitan completas soluciones que permitan gestionar la informacin disponible para hacerla accesible, dentro de su ciclo de vida, bajo estrictos controles de seguridad. La definicin de documentos dentro de una organizacin contempla todo tipo de informacin desestructurada que se produce o se recibe en el ejercicio de su actividad (esto incluye facturas, borradores, actas, fichas de servicio, informes, notas de prensa).

La implantacin de un sistema de gestin documental es un elemento clave en la actividad de la empresa, tanto en grandes organizaciones como en la pequea y mediana empresa. En este sentido el alcance de la solucin es muy amplio pasando desde el simple archivo masivo de documentos hasta el anlisis de la informacin y gestin del conocimiento. En general un sistema de gestin documental deseable tendra caractersticas como las siguientes: Flexibilidad en la captura de todo tipo de de documentos. Potentes herramientas de indexacin, catalogacin y clasificacin. Potentes sistemas de bsqueda, localizacin y recuperacin pertinente de la informacin. Versatilidad en la visualizacin de documentos. Integridad y seguridad de los documentos. Eficiencia en los procesos de produccin, utilizacin y conservacin o eliminacin de los documentos, mediante la utilizacin de prcticas y procedimientos normalizados. Capacidad de gestin para el flujo de trabajo documental lo que supone la capacidad de establecer ciclos de aprobacin, alertas y procesos de trabajo. Escalabilidad (gestin de nuevos usuarios, nuevos procesos, nuevas entidade). Integracin con la informtica corporativa y con Otras soluciones.

No cabe duda, de que un adecuado sistema de gestin documental produce beneficios inmediatos a la organizaciones, es necesario pues establecer una adecuada gestin del ciclo de vida completo de los documentos, es decir un tratamiento ordenado y lgico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta el momento en que son conservados o eliminados dependiendo de las polticas que tenga cada organizacin. Una vez que completemos de forma normalizada la gestin documental se puede pasar a la gestin de informacin y posteriormente alcanzar la gestin del conocimiento. Eso s, la seguridad en la gestin de esa informacin es el camino para ello.