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1 . caractersticas, o ms, que usted considere como las fundamentales para que don Gumersindo lograra ser un empresario de xito. 2 . Cules son los tres momentos claves de la vida de Don Gumersindo, cmo los enfrent y con qu los enfrent? Cules fueron las consecuencias? 3 . Qu factores influyen para que una persona quiera ser empresario?
Empresa indica el resultado de la accin de emprender. Toda persona en su vida individual y en su puesto de trabajo puede emprender algo; es decir, ser empresario. Una empresa constituye algo ms que una entidad legalmente establecida para comprar o producir o vender un producto o un servicio y con ello obtener una utilidad. Una empresa es ante todo la encarnacin de un sueo, el sueo de un lder, que ser realidad gracias a los esfuerzos, conocimientos, creencias y principios de hombres y mujeres que integran la organizacin. EJERCICIO 1 Escriba las tres actividades ms importantes que est pensando emprender. Luego describa los pasos que ha trazado para realizar cada una de ellas y especifique si
AMBIENTE EXTERNO
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Grfico No.1 Dichas variables pueden ser entre otras: Competencia (Imagen del servicio, nivel de confianza del cliente, posicionamiento, ventajas competitivas, grado de conocimiento del mercado). Econmicas (Tasas de inters, Inflacin, devaluacin, demanda, polticas monetarias, solidez financiera, apertura econmica, tasas de impuestos). Socioculturales (hbitos de compra, actitud del cliente frente a la calidad del producto o servicio, tendencias, preferencias, confianza en el gobierno, roles sexuales). Polticas Gubernamentales (Reformas tributarias, leyes de proteccin ambiental, modificaciones arancelarias, situacin de orden pblico, contribuyentes). Tecnolgicas (Uso de computadoras, comunicaciones, nuevos equipos y herramientas, sistema de entrenamiento y capacitacin) El negocio no busca permanencia, ya que es una transaccin a corto plazo; sus metas son meramente econmicas. Su visin es de corto plazo. Busca ganar dinero a travs del concepto de negocio. Aunque existan estas diferencias, debemos tener en cuenta que en el lenguaje comn los dos trminos estn generalizados como si fuesen uno solo. Por lo tanto su anlisis debe tomarse dentro del contexto donde estn siendo utilizadas. El cuarto objetivo se refiere a la empresa como unidad econmica, generacin de recursos materiales y econmicos. Esta generacin econmica es un medio que permite lograr los objetivos de: servicio, realizacin y permanencia.
El cumplimiento de los objetivos econmicos de la empresa, garantiza que sta podr brindar el servicio social (RSE) que se ha propuesto, garantizar la realizacin de las personas tanto dentro como fuera de la empresa, promover la posibilidad de cumplir las metas a largo plazo y, por lo tanto, la permanencia de la empresa. Segn la importancia que cada empresa d a los cuatro objetivos anteriores, as ser su ideologa central. (Ver cuadro 1) IDEOLOGAS DE ALGUNAS EMPRESAS EXITOSAS
EMPRESA
DESCRIPCIN Ao de Fundacin: 1945 Fundador: Maseru Ibuka (edad 37 aos) Ubicacin: Tokio, Japn
IDEOLOGA CENTRAL
Concepto de Fundacin: no haba una idea clara, fuera del vago concepto de Cambiar la imagen de aplicar la tecnologa a la creacin de que los productos de productos de consumo. consumo Japoneses son de mala calidad. Resultados Iniciales: Tuvo mucha dificultades con una olla para hacer 11 Elevar la cultura
SONY
VARELA
Concepto de Fundacin: Se inici con la compra de la fbrica de jabones El Cumplir con los compromisos tanto Globo. internos como Al inicio se producan entre 500 y externos. 1000 cajas de jabn al mes. A partir Incorporar toda la de 1955 inicia la elaboracin de tcnica posible para jabones de tocador. lograr jabones que En 1957 la compaa decidi producir garanticen el glicerina. equilibrio ecolgico Durante la dcada de lo 60, la compaa adquiere cobertura nacional. Ao de fundacin: 1922 Fundador: Luis Eduardo Yepes. LEY. Ubicacin: Naci en Barraquilla, pero todo su desarrollo lo ha vivido en Medelln. Concepto de Fundacin: Se inici como una tienda para vender mscaras, capuchones, antifaces y 12
Plan de carrera para Resultados Iniciales: Desde su inicio sus empleados los compradores encontraron como atractivo gran diversidad de artculos que se ajustaban a su bolsillo. Adems de convertirse en el primer almacn por departamentos en el mbito nacional. Ha superado el peso CADENALCO de varias crisis econmicas. Jams se vender en la empresa una cosa de mala calidad. Ao de Fundacin: 1905 Fundador: Jos Carulla Vidal. Ubicacin: Naci en Barranquilla y en 1906 es registrada en Bogot. Colombia. Concepto de Fundacin: Formar una tienda de abarrotes, comerciar varios tipos de productos, para abastecer la demanda de los clientes. CARULLA Y CIA S.A. Resultados Iniciales: Desde su inicio, su clientela valoraron: la calidad, la buena atencin y el precio justo de los productos ofrecidos. El cliente es visto como la persona en la cual se traduce el esfuerzo de la compaa por mejorar la calidad de vida, es quien orienta y proyecta la actividad general de la compaa. La filosofa de sus fundadores Intntalo y hgalo, ha permitido el impulso tecnolgico de la empresa en todas sus reas y secciones
Tabla No.1 Ideologa de Empresas Exitosas NO SIGA SIN LA SIGUIENTE ACLARACIN Objetivos: son los resultados que se desean alcanzar. A travs del logro se mide el xito de la gestin. Los objetivos deben plantearse comenzando con un verbo, adems deben ser: medibles, cuantificables, alcanzables, especficos en el tiempo y mesurados. Meta: Es el punto fundamental hacia donde se dirige la actividad o funcin bsica de la administracin (planeacin, organizacin, direccin y control). EJERCICIO 2
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4. Clasificacin de Empresas
Segn su naturaleza; es decir, segn la actividad a que se dediquen las empresas se clasifican en: a. Manufacturera: trasforma algn producto. Esto se refiere a empresas que fabrican el producto que venden. Transforman la materia prima en producto terminado (tangible) a travs de un proceso de produccin b. De Servicios: son empresas que conjugan una cantidad de procesos operativos para prestar un servicio, que es intangible, no se ve. c. Comerciales: compran el producto hecho y se encargan de venderlo directamente al cliente Segn su tamao se clasifican en: micro, pequeas, medianas y grandes empresas. Esta clasificacin es hecha tomando en cuenta: 1 . El tamao de la empresa: su capital, su nmero de trabajadores y sus ingresos en un periodo de tiempo determinado 2 . Los instrumentos de produccin o el tipo de operaciones que realice 3 . Los mtodos de contratacin de su personal y la estabilidad laboral. Las diferentes actividades de las empresas son dividas en sectores: a. b. c. Primario: proporciona las materias primas Secundario: trasforma las materias primas en productos Terciario: se ocupa de los servicios y engloba todas las actividades comerciales
d. Cuaternario: est reservado a las actividades de formacin, informacin, investigacin y ocio. SECTORES DE LA ECONOMA SECTOR PRIMARIO Agricultura Ganadera Minera SECTOR ADMINISTRA TIVO Administracin Mercadeo Relaciones industriales SECTOR INDUSTRIAL Textil y confecciones
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Es la transformacin de insumos, de recursos humanos y fsicos, en productos deseados por los consumidores. Estos productos pueden ser Tangibles (bienes) o Intangibles (servicios). A la produccin de bienes (Tangibles) se le conoce como: manufactura. Por ejemplo, en una empresa como Jolie de Vogue, los productos qumicos se transforman en artculos de belleza. En una institucin (IE), a los discentes o alumnos le son proporcionadas las herramientas que los preparan para su efectivo desarrollo en la vida individual, grupal y social. Aqu la produccin recibe el nombre de prestacin de servicios. La produccin engloba todo, se pueden producir tanto bienes como servicios. En cambio la manufactura se aplica slo a la produccin de bienes.
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Grfico No.3 El lugar donde se lleva a cabo la produccin, o ms especficamente la manufactura de bienes, se le conoce como planta de produccin. La planta de produccin debe tener una buena organizada distribucin, de tal manera que los procesos que se realicen se lleven a cabo de manera ptima. EJERCICIO 4 Elabore un plano de la empresa (de produccin y/o de servicios), que refleje una buena distribucin y acorde con los procesos. El orden y combinacin de las diferentes operaciones de produccin deben estar claramente definidos. La produccin puede ser representada grficamente a travs de un diagrama de proceso, en l pueden involucrarse las operaciones en orden de realizacin, transportes, inspecciones, demoras y almacenamientos; adems puede suministrar tambin informacin necesaria del tiempo requerido y las distancias recorridas en la fabricacin del producto. RECUERDE
Manufactura Es una forma especial de produccin, mediante la cual la materia prima y los materiales semiterminados son procesados y convertidos en productos terminados, necesarios para los consumidores. El orden y combinacin de las diferentes operaciones de produccin deben estar claramente definidos La produccin puede ser representada grficamente a travs de un diagrama de proceso, en l pueden involucrarse las operaciones en orden de realizacin, transportes, inspecciones, demoras y almacenamientos; adems puede suministrar tambin informacin necesaria del tiempo requerido y las distancias recorridas en la fabricacin del producto. Para su representacin se utilizan los siguientes smbolos: lOperacin: Es el proceso de transformacin de la materia prima
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Programacin de Produccin
Determinar cundo se debe iniciar y terminar una meta de produccin especfica a un perodo en particular, qu operaciones se van a realizar, con qu mquinas y con qu recursos humanos. Se busca: 1 . Entregar los pedidos a tiempo
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Control de la produccin Evaluacin constante para verificar si la empresa est cumpliendo con las metas propuestas en la Planeacin y Programacin de produccin
Ventajas: 1. Garantizar la organizacin en la produccin 2. Control del consumo de materia Primas 3. Control del tiempo de trabajo del recurso humano 4. Verificacin de las cantidades producidas.
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FLUJOGRAMA DE PRODUCCIN
Por ejemplo, en una fbrica de zapatos las operaciones por realizar son descritas de la siguiente manera:
Seccin de Modelaje :
Diseo de Modelos
Seccin de Montaje:
Preparar Formas
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Colocar el Contrafuerte
Preformar el Contrafuerte
Envejecer el Zapato, es decir, colocarlo en un horno de vapor calor fro para que el cuero de adhiera a la Plantilla y se ajuste el zapato a la Horma
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Engomar la Suela
Prensado, se coloca la Suela en el Zapato y con una mquina (Prensa) se logra mayor adhesin
Enmascarar, colocar una cinta en el zapato para poder pintar el tacn si es necesario
Deshormado
Seccin de Finizaje:
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Almacenar
Localizacin y Ubicacin del lugar de trabajo: Se debe tener en cuenta las condiciones ptimas de ubicacin, distribucin y seguridad, de tal manera que se garantice el desempeo eficaz y el bienestar de los trabajadores, lo cual redundar en una produccin con calidad y cumplimiento.
Compra de materias primas: la funcin de compras es la que asume la responsabilidad de gastar la mayora de los ingresos de la empresa, por lo tanto es importante definir claramente los controles y las funciones cuando se realiza dicho gasto.
Clasificacin y evaluacin de proveedores: despus de hacer varias compras se puede distinguir entre un buen y un mal proveedor, se pueden tener como criterios: los precios, las facilidades de pago, el estado de mercanca, el cumplimiento, entre otros.
Manejo y control de materiales: el control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar ms.
Control de inventarios: el inventario es la cantidad de materiales, materias primas, semielaborados o terminados, que se encuentran en el almacn. El objetivo del control de inventarios es mantener una cantidad ptima de materiales, materias primas, productos semielaborados o terminados, o un inventario promedio para exista disponibilidad en cualquier momento y, por otro lado, no afecte econmicamente a la empresa por exceso del mismo.
Movimiento de materiales: se refiere al traslado de materiales (logstica) de un lugar a otro para que l mismo resulte lo ms eficiente o barato posible. El manejo puede ser dentro del lugar de trabajo o fuera de ste. Se refiere a cmo se van a mover los materiales desde que se tiene la materia prima sin transformar hasta que
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Control de calidad. La relacin de calidad de los productos con respecto a las especificaciones se basa en la precisin que buscan los clientes y en la exactitud que se puede logar con las personas, maquinarias y herramientas con que cuenta la empresa. Precisin y perfeccin que deben tener los controles y evaluadas de manera permanente.
La productividad: es una medida de efectividad (eficiencia + eficacia) con que una empresa produce su bien o servicio, siempre busca optimizarla.
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Las ventajas y desventajas generales que se encuentren al tomar la decisin de formar la propia empresa, pueden analizarse desde la tabla No. 2(ms adelante)
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Innovaciones en el campo organizacional: Organizacin de la estructura y definicin de los puestos de trabajo (Perfil del cargo)
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PARA TENER EN CUENTA Lean Manufacturing: O manufactura ajustada, hace de las operaciones de una organizacin las ms eficientes y efectivas, con costos mnimos y cero desperdicios. Adopta los principios de cero despilfarros del famoso sistema de produccin de Toyota
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El empresario tiene el control sobre el La responsabilidad ms grande recae desarrollo de su empresa, ste depende de sobre el empresario, los niveles de su habilidad (aptitud) para sortear tensin suelen ser bastante altos. obstculos y de su visin. Por lo menos al iniciar la empresa no Al lograr consolidar la empresa, el hay mucha estabilidad econmica, lo empresario puede comenzar a capitalizar, cual lleva a que el empresario tenga de tal manera que no depender de un que sacrificarse a ese nivel salario asignado por otras personas. El horario de trabajo del empresario El empresario organiza su trabajo de es de veinticuatro horas al da. Por lo acuerdo con sus propias metas y objetivos. general comienza muy temprano y Disea un plan que el mismo conduce y termina muy tarde. Tambin tiene controla. que dedicar los fines de semana. Al trabajar en lo que quiere, el empresario disfruta cada momento y cada da de su actividad. Al atreverse a arriesgar, el empresario tiene la oportunidad de tener xito. El empresario tiene necesidad de ejercer su propio criterio, correr sus propios riesgos y crear algo de la nada. Esto le da sentido a su existencia, y siempre tiene la posibilidad de volver a comenzar. El empresario renuncia a casi todo para tomar sus propias decisiones, y eso es lo que obtiene al tener su propia empresa: la posibilidad de autodeterminarse, aunque en algo depender de proveedores, Muchas veces el empresario no tiene vacaciones, el periodo anual de quince das que tiene el empleado, no existe cuando se inicia su propia empresa El empresario es quien lo est arriesgando todo. Establece un serio compromiso con sus clientes, que confan en l; sus empleados, que dependen de l para recibir su sueldo. Su xito o fracaso no solamente lo afectar a l sino a su familia; y de fracasar otros muchos tambin se resentirn. Adems de presiones internas, tambin vienen algunas por el medio
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Tabla No. 2 Pros y Contras de ser un Empresario Est basado en la confianza mutua entre en franquiciador y el Franquiciado. Se puede franquiciar cualquier actividad o negocio que cumpla con los requisitos bsicos: 1 . Concepto introducido y acreditado, con xito comprobado. No debe ser una moda pasajera. 2 . Producto, servicio o marca claramente personalizado y diferente de todos los dems 3 . Sistema perfectamente transmisible a los Franquiciados. 4 . Rentable para el Franquiciador y Franquiciado Las Franquicias son: concesiones, licencias de producto o servicio; como una nueva alternativa de financiamiento, que se puede usar nicamente para iniciar una empresa o negocio. El Franquiciador busca expandir su negocio ms all de sus fronteras locales. El pago de regalas representa, para muchas empresas, un respiro y al mismo tiempo pueden ayudar, a los franquiciados, a involucrarse en el negocio; por menos dinero que si empezara un negocio similar por cuenta propia. Las Franquicias ha sido, en los ltimos aos, factor de rpido crecimiento e inters; y aunque la idea bsica ya es vieja, algunas formas de concesionamiento son recientes. Algunos sistemas de franquicia son: 1 . Concesin Detallista: patrocinado por el fabricante o por la firma de servicios, para que se organice un sistema adecuado y llevar, en forma eficiente, el producto y/o servicio al consumidor (Ej.: la industria de automviles) 2 . Concesin al Mayorista: patrocinado por el fabricante a travs de licencias para la distribucin y venta de minoristas. MACDONALDS Historia El primer restaurante de los hermanos McDonald abri en San Bernardino, California, en 1948. Ellos le dieron una nueva direccin al negocio, ofreciendo comida preparada y servida a lata velocidad, y modernizando el sistema: reemplazaron la vajilla por servilletas y bolsas de papel. Un men limitado y un alto volumen de ventas caracterizaron el xito del nuevo restaurante. Ray Kroc, por entonces proveedor de la mquina mezcladora de shake, y su equipo gerencial establecieron la exitosa filosofa operativa del sistema McDonalds: calidad, servicio, limpieza y valor (dcada de los 50 y los 60).
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Sistema de Franquicia Toda la experiencia adquirida por MacDonalds, sumada a la sofisticada tecnologa de nuestros tiempos, est a disposicin de todos los Franquiciados a travs de un equipo de especialistas, que ofrece consultora en las ms diversas reas, incluyendo: operaciones, marketing, administracin, finanzas, recursos humanos, entrenamiento, compras, desarrollo inmobiliario, distribucin e ingeniera de equipos. Para adquirir los conocimientos necesarios para la operacin y administracin del local y para sentirse totalmente conocedor y seguro del xito del negocio, el futuro Franquiciado deber participar de un programa de entrenamiento con duracin aproximada de 9 meses, con una carga horaria de 40 horas semanales. El sistema de Franquicia de MacDonalds es el nico en el mundo que incluye en su entrenamiento un curso, de una semana, en la Universidad de la Hamburguesa, en la ciudad de Chicago, USA. La franquicia de MacDonalds es siempre concedida a una nica persona fsica y no a un grupo de inversores, corporaciones o sociedades. Nuestra larga experiencia demuestra que ste es un factor muy importante para el xito del local y consecuentemente para el mismo franquiciado. Todas las inversiones en el rea inmobiliaria, incluyendo seleccin de la ciudad, bsqueda del lugar, adquisicin del terreno, proyecto y construccin del local: son ntegramente asumidos por MacDonalds. De esta forma el candidato a la franquicia no necesita movilizar recursos propios. El franquiciado tambin podr contar con la experiencia de los proveedores desarrollados en el sistema. Con esta filosofa, el Franquiciado de MacDonalds deber dedicarse con exclusividad a la operacin diaria del local; sin involucrarse, directa o indirectamente, en cualquier otro tipo de negocio. La operacin de un local de MacDonalds no es una excepcin a la frase popular Al ojo del amo engorda el ganado. El Comercio Asociado: Pueden ser grupos de compra; por lo general su forma principal es la cooperativa. Se adhieren comerciantes que aportan capital y pagan una cuota fija o peridica y proporcional a sus compras para cubrir los gastos de gestin. Esta cooperativa que asocia un grupo de compra, nombra un consejo de administracin y un gerente: que se encargan de diligenciar todos los procesos necesarios par el cumplimiento de los objetivos y las funciones Adquisicin por compra o cesin de una empresa: Se refiere a la compra de una empresa ya establecida a travs de la adquisicin de ttulos de propiedad jurdica y/o bienes patrimoniales (inmuebles, patentes, contratos de franquicia, etc.) EJERCICIO 5
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Mara de Chvez, Barranquillera, es la creadora de la firma de cosmticos Jolie de Vogue, empresa que comenz en un garaje del barrio Santaf, en Bogot, donde preparaba esmaltes para uas en ollas de cocina. Hoy su nmina es de 1050 empleados y exporta sus productos a varios pases. Hurfana de padre desde muy nia y de humilde procedencia. Contrajo matrimonio con quien hasta hoy da ha sido su compaero de lucha diaria y el padre de sus siete hijos: Roberto Chvez. Su madre quien se dedic, por algn tiempo, a comerciar con mercanca entre Bogot y Panam, no poda brindarle apoyo por su precaria situacin econmica; Mara a los diecisis aos se fue a vivir con una hermana mayor. El esposo de la hermana era un agente vendedor, que viajaba continuamente y quien decidi trasladarse con toda su familia a buscar un mejor horizonte a Pereira; ya que su situacin econmica era bastante apretada. Trasladado luego a Cali, sin cambios significativos en su situacin, llev, nuevamente, a Mara que les ayudaba a cuidar los nios y en los oficios de la casa; pero la situacin pecuniaria (de dinero) era tan tensa que el cuado decidi decirle un da que no podan seguir con ella, que le haba conseguido un puesto donde unos amigos de la compaa de cosmticos de esa ciudad. All poda ejercer lo que aprendi en Barranquilla: como sacar descuentos, facturar, escribir a mquina (estudios de comercio), etc., en el nico puesto que se ajustaba a sus conocimientos de secretaria . Consigui cupo en un hogar de monjas para jvenes, tena nicamente dos vestidos y un par de zapatos, que mandaba a remontar peridicamente; como el de secretaria era el primer trabajo formal en su vida, se entreg en cuerpo, alma vida y corazn a esa empresa. Ganaba poco y practicaba lo que hacen todava muchos jvenes que queran salir adelante sin recurrir a medios fciles: llevaba en una portacomida el almuerzo y en su escritorio coma sola, sin sentirse humillada ni ofendida, ni pobre, ni infeliz. La empresa de cosmticos era de un qumico de mediana edad quien le ense cuanto pudo, hasta dejarla encargada de casi todos los asuntos de la empresa Mara, acostumbrada a la rigurosidad conventual, aunque indisciplinada como estudiante, tom a pecho la oficina, se aperson de ella, se dio a la tarea de aprender toda clase de labores de la misma, empez a dar rdenes aqu y all a medida que iba dominando cada rea y en un momento dado, ella era, en la prctica gerente, administradora, pagadora, jefe de personal y despachadora. Todo con el consentimiento y la confianza del dueo. Al poco antes del ingreso de Mara, en la empresa haban comenzado a procesar y envasar productos de Revlon por primera vez en Colombia, lo cual propici su crecimiento. Los dueos decidieron trasladarse a Bogot, y le propusieron a Mara venir con ellos. Ella que se encontraba un poco aburrida por la soledad de su vida lo acept. Lleg ascendida al cargo de secretaria de importaciones, el cual le implicaba
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ANLISIS DE LECTURA Tanto en Doa Mara de Chvez como en Roberto Chvez: 1 . Actitud frente al fracaso 2 . Toma de riesgos 3 . Planteamiento de metas 4 . Persistencia 5 . Espritu de sacrificio 6 . Visin del futuro 7 . Sueos Qu otras caractersticas personales encuentra en ellos? Se podra decir que ser empresarios fue su proyecto de vida?
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APTITUDES (habilidades, capacidades) Capacidad de aprendizaje Capacidad de trabajo Capacidad de riesgo Capacidad de sentido comn Capacidad para detectar oportunidades Capacidad de comunicar Habilidad para motivar Toma de Decisiones ACTITUDES Persistencia Iniciativa Autoconfianza Optimismo Disciplina Deseo de independencia Motivacin al logro Toma de riesgos razonados VALORES 41
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Hacia el Concepto de Reingeniera Detrs de la palabra reingeniera, existe un modelo de negocios y un conjunto correspondiente de tcnicas que los ejecutivos y los gerentes tendrn que emplear para reinventar sus compaas. Significa volver a empezar arrancando de nuevo. Bajo el pensamiento tradicional de la admn. muchas de las tareas que realizaban los empleados nada tenan que ver con satisfacer las necesidades de los clientes. Mucha de esas tareas se ejecutaba para satisfacer exigencias internas de la propia organizacin de la empresa. Actualmente tres fuerzas, por separado y en combinacin, estn impulsando a las compaas a penetrar cada vez ms profundamente en un territorio que para la mayora de los ejecutivos y administradores es desconocido. Estas fuerzas son: Clientes, Competencias y Cambio. CLIENTES Los clientes asumen el mando, ya no tiene vigencia el concepto del cliente, ahora es este cliente, debido a que el mercado masivo hoy est divido en segmentos, algunos tan pequeos como un solo cliente. Los clientes ya no se conforman con lo que encuentran, ya que actualmente tienen mltiples opciones para satisfacer sus necesidades. Esto es igualmente aplicable en la relacin cliente proveedor entre las propias empresas, y los reclamos muchas veces se expresan en: o lo hace usted como yo quiero o la hago yo mismo. Los clientes se han colocado en posicin ventajosa, en parte por el acceso a mayor informacin. Definicin Formal de Reingeniera Propiamente hablando Reingeniera es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y actuales de rendimiento, tales como: Costos, Calidad, Servicio y Rapidez. En este marco, un proceso de negocios es un conjunto de actividades que reciben uno o ms insumos para crear un producto de valor para el cliente. Es redisear los procesos de manera que estos no estn fragmentados. Entonces la compaa se las podr arreglar sin burocracias e ineficiencias. RECONSTUCCIN DE LOS PROCESOS Varios Oficios se Combinan En Uno La caracterstica ms comn y bsica de los procesos rediseados es que desparece el trabajo en serie. Es decir, muchos oficios o tareas que antes eran distintos se integran y comprimen en uno solo. Sin embargo, no siempre es posible comprimir todos los pasos de un proceso en un solo oficio ejecutado por una sola persona. En otros casos, puede no resultar prctico ensearle a una sola persona todas las destrezas necesarias para ejecutar la totalidad del proceso. Los Trabajadores Toman Decisiones
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Es contratar y delegar en otra empresa uno o ms procesos de la suya; es decir, contratar fuentes externas para alguna labor que se ha hecho de modo interno. A medida que las compaas se convierten en deficientes y de baja calidad, las actividades de outsource pueden hacerlas especialistas externos con mayor eficacia. El outsourcing puede operar en las reas de: asesora financiera y de costos, contabilidad, comunicaciones y auditora de comunicaciones, auditora y contralora internas, informacin, manejo de imagen corporativa, relaciones pblicas y lobby, aseo, jardinera, distribucin y transporte, mensajera, y celadura, cafetera y restaurante, reparaciones, telemercadeo, investigacin de mercados y correo directo, entre otros. El Outsourcing naci de la necesidad de pequeas empresas de subcontratar para poder operar; las pequeas son empresas sin muchos recursos para abarcar una
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TRADICIONAL Delegar actividades no fundamentales para reducir costos y concentrar los esfuerzos en la esencia del negocio
COMO ESTRATEGIA DE CAMBIO Transformar el modelo operativo mediante una alianza que permita alcanzar rpidamente los ms altos niveles de desempeo
Objetivo
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Enfoque
Comisiones basadas en Estructura financiera el volumen de transacciones basada en resultados y riesgos Reducciones de costos del 50% Reducciones de costos (20% - 50%) Concentracin de la Gerencia en la esencia del negocio Niveles de servicio superiores Flexibilidad, velocidad de respuesta Riesgo financiero compartido Incremento del 50% en participacin del mercado Incremento del 100% en ventas
Concentracin de la gerencia en la esencia del Beneficios negocio Niveles de servicio consistentes Riesgo financiero compartido
1 . BENCHMARKING
Es un proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los: productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prcticas. Propsito: el mejoramiento organizacional. Objetivos: Es organizar; es decir, garantizar que el proyecto encuentre un enfoque claro; estableciendo: prioridades de las funciones a estudiar, seleccin de los socios Benchmarking y obtencin de apoyo de los propietarios del proceso. El Benchmarking no es un simple ejercicio de nmeros. Proponerse metas cuantitativas, llamadas a menudo datos numricos, mediante Benchmarking es discutible. El mejor modo es fijar metas, pero teniendo en cuenta que sean comparables, y mejores, con los mejores de su clase.
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Nacientes
Posicin de Ataque
ngeles Cados Renacidas Cambio radical, centrado en la generacin de valor Mejoramiento de operaciones crticas
Descripcin
Corregir Dar inicio a procesos un negocio que impiden nuevo cuanto el antes crecimiento 49
Objetivos
Experiencia, velocidad
Costo de Ms altos que Iguales a los Servicios en los internos internos Outsourcing Aspectos Claves Costeo flexible, dependiendo del volumen Retomar las actividades Costeo flexible. Alto nivel de integracin Retomar las actividades
Salida
Beneficios: Es un proceso de establecer metas, descubriendo prcticas comerciales que ayudarn a la empresa para alcanzar nuevas metas. Ya que la nueva economa global presenta constantes cambios para los cuales no se haban preparado. La tecnologa flexible (convencional y no convencional) ayuda a elegir dentro de una gran variedad de opciones de competencia en tecnologa; como medio, hoy en das, de expansin en los siguientes aspectos: Actualizar a toda la empresa Circulacin libre de informacin Calidad total (TQM) Otorgar autoridad a los empleados (empowerment) Para la administracin, los beneficios se extienden a la capacidad de aumentar el desempeo, porque les permite captar mejores prcticas de otras industrias: Proporciona la motivacin para mejorar su rendimiento Ayuda al administrador a descubrir nuevas percepciones por medio del aprendizaje de prcticas de otras empresas y son mejores EJERCICIO 8 Benchmarking es: 1 . Un proceso sistemtico y continuo para evaluar: productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como presentantes de las mejores prcticas, con el propsito de realizar mejoras organizacionales 2 . Plan de mejoramiento continuo para compararme con las empresas del sector; que presentan procesos similares, para ser corregidos conjuntamente 3 . Proceso sistemtico y continuo para evaluar los: resultados, metas, visin,
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Para lograr los objetivos es indispensable que un lder o dirigente oriente el desarrollo de las funciones administrativas en la organizacin. Las organizaciones estn compuestas, fundamentalmente, por personas; que se organizan, internamente, en grupos. Y el administrador es ante todo un ser humano, muy cercano a sus colaboradores y a la tecnologa. Es un lder que debe sincronizar el trabajo de los individuos y de los grupos (comunicacin formal e informal). Su papel de lder debe contener al menos estas cualidades: Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diversas fuerzas motivadoras, en distintos momentos y en diversas situaciones (actitudes) Habilidad para inspirar y fuerza para actuar de forma tal que establezca un clima para responder y para despertar motivaciones (aptitudes) Estilo de lder (observar, escuchar y analizar). El lder debe: v Ser una persona muy humana v Hacer de la tecnologa su mejor herramienta v Pensar y obrar con visin (hacia el futuro) v Abrir y promover canales de comunicacin y participacin v Conocer y saber cules son sus colaboradores directos, sus talentos,
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Para que la definicin de Empresa pueda cumplirse a cabalidad necesita de un proceso administrativo, como sistema compuesto, que comprende cuatro subsistemas, a saber: Planeacin: determina las metas y objetivos que se van a realizar y la forma como se van a llevar a cabo Organizacin: Agrupa el trabajo en forma integral (formal e informal) y establece
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El administrador debe tomar decisiones a diario, es por eso que debe tener conciencia clara del proceso que se debe seguir y la necesidad de tratar de equivocarse menos al tomar la decisin. Las nociones de premisas de la decisin, las cuales pueden ser o no programadas, a travs de mtodos matemticos o mtodos heursticos (arte de inventar), para las programadas; y a travs de mtodos o programas simulados en los sistemas de computacin, para las no programadas. Hay que destacar que la principal habilidad de un gerente es la toma de decisiones, por eso debe sortear aspectos que atentan contra una mejor decisin como son: la falta de informacin, el tiempo, aspectos internos y externos, que son variables, y en ocasiones se encuentran fuera del control de un administrador o gerente. Adems hay que saber manejar los aspectos subjetivos que tienden a amaar las decisiones y las hacen menos eficaces. Douglas McGregor, en 1960, plante la administracin como una profesin, lo cual dio la oportunidad de relacionar el logro de objetivos con el trabajo humano; para lo cual debe mejorar la prctica con el concurso del conocimiento cientfico. Otras concepciones estn centradas en las funciones administrativas: qu hace?, cmo distribuye el tiempo?, cmo aprovechan los recursos?, entre otros. Son algunas de las inquietudes que el administrador debe mejorar para una eficaz Toma de Decisiones.
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En 1960, Douglas McGregor introdujo el concepto de Teora X y Teora Y, en cuyo caso la primera indica un estilo administrativo autocrtico, y en la segunda, un estilo administrativo igualitario. Todos, basndonos en nuestras hiptesis de la conducta humana, tenemos un tipo o estilo administrativo, sepmoslo o no, o reconozcmoslo o no. El estilo administrativo autocrtico y vigilante reflejan una mentalidad tipo Teora X, mientras que el estilo administrativo participativo y de cooperacin reflejan una mentalidad de tipo teora Y. (vase Figura 2.2). El doctor William Ouchi en su obra Teora Z, nos muestra un estilo de administrar organizaciones, que ha dado grandes xitos a las compaas japonesas, incrementado ostensiblemente la productividad. Considera al ser humano como determinante del estudio administrativo. Su estilo es neutro (entre Teora X y Teora Y); es decir, participativo y de liderazgo. Reflejan una mentalidad tipo Teora Z.
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Para quienes siguen el desarrollo de la economa mundial, fue asombroso el surgimiento de la economa japonesa y su invasin, de productos y servicios, en todos los mercados mundiales. La respuesta a cul fue el origen y desarrollo del milagro japons?, est, en gran parte, en el anlisis y comprensin de la Teora Z. Es necesario estudiar, detenidamente, todos los aspectos para descubrir por qu su aplicacin ha tenido tanto xito en Japn y por qu las economas occidentales buscan aplicarla en sus respectivos pases. Entre lo bsico que comprende la teora Z est: 1. La confianza: sta facilita la armona y coordinacin de los esfuerzos de quienes trabajan en forma provechosa, utilizando la motivacin en los funcionarios; para que trabajen en cooperacin mutua y permanente, en todos los niveles de la empresa y hacia los objetivos de la organizacin. Facilita alcanzar mtodos de productividad. Esta teora considera a la Confianza y a la Productividad como factores que generan grandes resultados. De all el incremento de la productividad en un 400% sobre el porcentaje correspondiente d a los Estados Unidos, en los aos de la posguerra 2. La sutileza: Otro factor importante de la Teora Z. Un directivo que conozca bien a sus subalternos, describe bien las caractersticas propias de cada uno de ellos; es decir, los rasgos de su personalidad; esa descripcin permite al directivo agrupar a las personas que se comprenden entre si, organizndolas en grupos de trabajo, que haga posible el logro de los resultados efectivos. Considerar al hombre como la prioridad en el sistema organizacional, ha permitido que los japoneses logren la sutileza; les ha permitido tener unas verdaderas relaciones sociales
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Organizaciones Japonesas Empleo de por vida Proceso lento de Evaluacin y promocin Carreras no especializadas Mecanismos implcitos de control Proceso colectivo de toma de decisiones Responsabilidad colectiva
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CIRCULO DE CONTROL
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Deben definirse las metas u objetivos, fijando las polticas que ms convengan a la organizacin. Las polticas deben ser: claras, concretas, medibles y expresadas en cifras. La formulacin de las polticas, que tienen como objetivo lograr las metas de la empresa, debe hacerse con la cooperacin de todos los niveles jerrquicos. Al fijar los objetivos y metas se deben establecer los mtodos que permitan logar los propsitos establecidos. No hacerlo es perder el tiempo y no habra Control de Calidad. Los mtodos deben ser: serios, racionales y cientficos; adems, fciles y tiles para toda la empresa Segundo Paso: Hacer Comprende: 1 . Dar educacin y Capacitacin 2 . Realizar el Trabajo Se debe educar a todos los empleados y obreros que tengan que ver con las normas y reglamentos. Para que la funcin de educacin y capacitacin se cumpla en forma real, despus de dictar charlas y conferencias, el directivo debe capacitar de manera personalizada todo lo atinente al trabajo prctico. Al trabajador se le delega autoridad y se le da libertad para que realice la tarea. As el subalterno crecer y los resultados de productividad y calidad sern ptimos. Al ser humano hay que darle la mxima importancia, tratarlo como l se merece: para que la realizacin de las tareas no presenten ningn problema. Lo anterior con la experiencia y la destreza equilibran la imperfeccin de las normas y reglamentos. Tercer Paso: Verificacin Consiste en darse cuenta que cada uno de los procesos que se lleven a cabo estn dando los resultados esperados. Comprobar si los resultados estn acordes con lo planeado.
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Materiales: Especificaciones, uso, almacn Mano de Obra: Entrenamiento, comunicacin, factores humanos Mtodos: Disponibilidad, exactitud, actualizacin, claridad Mquinas: diseo, seleccin, instalacin,mantenimiento, operacin Medio Ambiente: Temperatura, humedad, calidad del aire, radiaciones, precipitaciones, gases txicos Medicin: Instrumentos, calibracin, precisin, exactitud, mtodo, frecuencia Para que haya proceso se necesita: Causa, Efecto y Caractersticas. Cuando los factores causales son controlados, se obtienen mejores productos y servicios, pues detectamos los problemas o fallas antes que puedan presentarse. Para verificar por medio de los efectos, se utiliza el diagrama de Espina de Pescado o diagrama de Ishikawa (vase Figura 2.6). Cuando hablamos de los Efectos hacemos referencia a: la calidad, fecha de entrega, mano de obra, costos, capacidad mecnica para fabricar unidades de produccin, asistencia del personal, etc. Si observamos cambios en los puntos mencionados no es difcil verificar el proceso. Si los resultados o efectos no son los esperados, se deduce, en forma inmediata, que hay problemas. Hay que buscar los factores causales que determinaron el desvo de los Efectos o resultados. Si hay dominio de los factores Causales, el control del proceso se har en forma inmediata. Para verificar los Efectos de las realizaciones se establecen ciertos puntos, llamados: Puntos de Control. Se utilizan para comprobar los procesos y la administracin por
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Cuarto Paso: Actuar Se debe actuar o tomar la accin apropiada para corregir o eliminar los problemas que se nos presenten en la verificacin. Tomar la accin apropiada es buscar los mecanismos para que las fallas o irregularidades no se vuelvan a repetir; analizando, en forma inmediata, los factores Causales y corrigiendo, en forma rpida, para que se imposibilite la repeticin. Para que los resultados sean los mejores hay que estudiar, pormenorizadamente, el orden del problema. REFLEXIN La alegra de un bajo precio, no compensa la amargura de una baja calidad El control de calidad nos remite a la normatividad que, en esta materia, regula mediante acuerdos internacionales y son publicadas con la forma de Normas Internacionales".
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No contin sin la siguiente aclaracin Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados con un valor aadido (expresa lo que hay qu hacer y para quin). Procedimiento: es la forma especificada por la organizacin para llevar a cabo una actividad o un proceso (determina cmo hay que hacerlo). Puede estar documentado o no Eficacia: es la extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados Eficiencia: es la relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
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La norma insta la organizacin a la mejora continua para tratar siempre de lograr el mnimo de costes en las operaciones relacionadas con el servicio y conseguir la mxima rentabilidad en todas las actividades. Las herramientas a utilizar en este sentido son las siguientes: Una poltica de calidad, a seguir Unos objetivos de calidad, a cumplir Un resultado de auditora, a analizar Datos, tambin a analizar Acciones correctoras y preventivas, a emprender y verificar Una revisin del sistema, para comprobar que dicha mejora continua se est llevando a cabo RECUERDE Mejora Continua:es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfaccin de los clientes y de otras partes interesadas
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Su pionero el psiclogo Australiano Elton Mayo, quien dirigi la investigacin de Hawthorne, profesor de la Universidad de Harvard. A pesar de que hay diferencias en metodologa y planteamiento entre el enfoque Taylorista y las Relaciones Humanas, sera errneo decir que no tienen conexin alguna. Estn unidas justamente; pues uno y otro se encuadran en circunstancias econmicas y sociales cambiantes, luego de la primera guerra mundial. En 1923 Mayo llev a cabo una investigacin sobre las condiciones de trabajo en la seccin de hilandera de una planta textil. El problema que le plantearon a l y a sus asociados consista en: reducir el alto nmero de renuncias de los trabajadores. La introduccin de pausas de descanso, condujo al aumento del rendimiento de los trabajadores y la disminucin drstica de las renuncias emocionales. Elton Mayo conceba el problema del hombre en el trabajo en un marco ms amplio que el interior de la fbrica, l se dirige a los obreros como los actuales dirigentes de la sociedad. Segn Mayo los problemas de las relaciones en la organizacin son completamente similares, bien sea en Rusia o Estados Unidos. Siempre debe haber ejecutivos competentes que estn ms o menos en autoridad sobre grupos de trabajo. Los problemas de las relaciones no pueden resolverse mediante el poder o la fuerza, sino a travs de un mejor entendimiento. Proposiciones: La empresa interesada en conocer mejor a sus empleados antes que aumentar la produccin. Siete proposiciones representan la promocin caracterstica de prcticas de las relaciones humanas en el trabajo: v Trata la organizacin como grupo de personas v Hace nfasis en las personas y las relaciones humanas v Se inspira en sistemas psicolgicos v Delegacin plena de autoridad v Autonoma del trabajador v Confianza en las personas v Dinmica grupal interpersonal La Comunicacin En la actividad administrativa la comunicacin cumple con dos Propsitos: v Proporciona informacin y comprensin necesarias para que las personas puedan desempear sus tareas v Proporciona las actitudes necesarias que promuevan: la motivacin, la cooperacin y la satisfaccin de cargos Estos dos propsitos, en conjunto, promueven un ambiente que conduce a formar
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Carismtica: No puede ser delegada, ni heredada. La autoridad se basa en la devocin afectiva y personal, en la confianza que el lder deposite en sus subordinados Carisma: estado de gracia. Cualidad extraordinaria de una persona Legal: se fundamenta en las leyes y el orden legal. Reglamentacin y promulgacin de normas previamente definidas. (Vase tabla 3.2)
Figura No. 3.1 v Tradicional: con caractersticas de clan, familiares, sociedad medieval v Carismtica: con caractersticas de partidos polticos, msticos, personalistas, arbitrarios v Legal, racional o burocrtica: estados modernos, ejrcito, grandes empresas Racional: implica adecuacin de los medios al fin A cada sociedad le atribuy un tipo de autoridad. Definiendo autoridad como la probabilidad de que una orden especfica sea obedecida; y es legtima cuando es aceptada Tradicional: se transmite por herencia, no es racional, es conservador; es de forma patrimonial (dependencia econmica) o de forma feudal (no dependen del seor, pero juran fidelidad).
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WEBER Caractersticas, crecimiento y consecuencias de la Burocracia. Contribucin con la Organizacin como conjunto
Teora de la Organizacin Contingencial El enfoque organizacional, llamado situacional o contingencial, a pesar de remontarse a comienzos de los aos 70s, ha sido poco mostrado si se compara con otras teoras; aunque en el fondo encierra unas leyes que la utilizan mucho los administradores; es decir, que la administracin y la organizacin deben adaptarse a las condiciones o leyes particulares que se enfrentan en cada organizacin.
Resultados Organizacionales
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Principios cientficos, una perspectiva y una metodologa universal que sirven para estudiar: los sistemas biolgicos, los mecnicos o sociales. Katz y Kahn, socilogos, proponen llenar vacos y tratar aspectos sicolgicos de la estructura social, para lo cual utilizan la teora de los sistemas. Analizan la organizacin como un sistema abierto, en el cual se relaciona: la estructura y la independencia, y no los atributos constantes de los objetos. La Teora Sistmica se preocupa principalmente por las causas y las consecuencias del equilibrio social, y slo de forma secundaria por el cambio, el conflicto (la fuente de estas ltimas) y la inestabilidad; no las considera dentro de la organizacin sino
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Para resumir las principales Teoras Administrativas, vase comparativo (en cuadro 3.1) en cuanto a su: nfasis, contenidos y principales enfoques. PRINCIPALES TEORAS ADMINISTRATIVAS Y SUS ENFOQUES PRIMORDIALES
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