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CAPITULO IV

DISEO DE UN MODELO DE COMUNICACIN INTEGRAL PARA LAS
GERENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, CON LA
FINALIDAD DE DESARROLLAR UN CLIMA ORGANIZACINAL QUE
CONTRIBUYA A MEJORAR LA ATENCION AL PUBLICO

A) GENERALIDADES

En el presente captulo se propone la implementacin de un Modelo de
Comunicacin Integral (MOCI) en las Gerencias de la Alcalda Municipal de San
Salvador. Con la finalidad de que la Institucin cuente con una herramienta
estratgica que permita el desarrollo de cualquier interaccin humana en las
actividades laborales, siendo preciso que exista un canal adecuado para que los
mensajes sean comprendidos con un mnimo de distorsin y lograr un
desempeo eficiente.

Adems, se definen los objetivos de la propuesta los cuales van orientados a
desarrollar una buena gestin de comunicacin, con la cual se constituye la
clave para la motivacin y permite que el recurso humano pueda expresarse y
que sus ideas sean consideradas y valoradas, generando un mayor nivel de
fidelidad por parte de los empleados hacia la Institucin. Considerando lo anterior
lo ms importante de la propuesta. Por otra parte, se plantea la justificacin
mediante la cual se identifica la necesidad que se tiene de implementar la
propuesta y los beneficios esperados para la Institucin, para los empleados y
para el cliente externo.

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El diseo del Modelo, se desarrolla en seis etapas que permitir el eficiente flujo
de comunicacin dentro de la misma.

B) OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a la Alcalda Municipal de San Salvador, un Modelo de
Comunicacin Integral (MOCI), que le permita mejorar su gestin
administrativa y el buen clima organizacional, proporcionando un adecuado
flujo de informacin a las diferentes reas y niveles de la Institucin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Dar una herramienta administrativa que sirva de gua a los responsables de
velar por el buen funcionamiento de la Comunicacin Interna, as como,
asegurar la efectividad de los diferentes flujos de comunicacin.

Presentar la situacin actual de la Alcalda sobre factores positivos, as como
factores que provocan insatisfaccin laboral.

Disear tcnicas y procedimientos para contar con mayor fluidez en los flujos
de comunicacin interna.
3
C) IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

La Comunicacin es un factor fundamental en el funcionamiento y mantenimiento
de las Organizaciones, la importancia de la propuesta radica en la orientacin de
los flujos de comunicacin interna en un sentido tal que colaboren al logro de los
objetivos institucionales como para los objetivos del empleado. Por otra parte, una
Organizacin que planea, orienta y comparte informacin oportuna con sus
empleados, esta generando un requisito bsico para contar con un buen clima
organizacional.

Con la implementacin del Modelo de comunicacin integral, la Alcalda de San
Salvador, tendr una herramienta estratgica, mediante la cual contar con mayor
fluidez en los diferentes flujos de comunicacin en las Gerencias. Adems, el
modelo permite comprometerse con la comunicacin principalmente en tres vas:
Descendente, Ascendente y Horizontal, manteniendo a los miembros de la
Institucin informados de los cambios y decisiones. Por otra parte, la expresin
con libertad de los empleados ante la Institucin.

D) JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

Mediante la investigacin de campo, se ha identificado que en las Gerencias de la
Alcalda Municipal de San Salvador; existe la necesidad de mejorar la
comunicacin interna. Es por ello, que se propone disear e implementar un
modelo de comunicacin integral (MOCI), el cual servir para obtener informacin
oportuna y objetiva para la toma de decisiones.

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E) BENEFICIOS DE LA PROPUESTA

a. Para la Institucin

El contar con una herramienta estratgica denominada Modelo de
Comunicacin Integral, el cual permitir fluidez en la comunicacin tanto
descendente como ascendente. Por otra parte, mantener un Modelo de
comunicacin efectivo permite aumentar los niveles de motivacin y
productividad del personal, provocando como efecto secundario un clima de
armona y buena imagen para el cliente externo, disminuyendo con ello quejas
y reclamos por una atencin no adecuada.

b. Para los empleados

Mediante la implementacin de este modelo, habr mayor fluidez en los flujos
de comunicacin entre los niveles gerenciales y los empleados
administrativos, de esta forma el personal estar mejor informado sobre
planes, proyectos u otro cambio que afecte el quehacer de la Institucin.
Adems, el considerar las ideas y sugerencias del personal permitir que se
sientan motivados y que todos trabajan hacia un mismo fin, generando
fidelidad de los empleados hacia la Institucin. Por otra parte se asegura la
calidad en el desarrollo de las actividades asignadas y en un ambiente
armnico.


5
Otros beneficios:

Desarrollo de las aptitudes del empleado
Mejorar las relaciones interpersonales entre los empleados.
Incentivar el inters de los empleados en mejorar la atencin al pblico

c. Para el cliente externo

Con un personal motivado, se obtendr una excelente atencin al usuario en
el sentido de brindar respuestas oportunas, agilizar los procesos, satisfaciendo
sus necesidades y expectativas. Con ello se asegurar la preferencia por la
Institucin.

F) ALCANCE DE LA PROPUESTA

El modelo propuesto va orientado a mejorar la efectividad en la comunicacin
interna en las Gerencias de la Alcalda Municipal de San Salvador. Sin embargo,
dicho modelo puede ser utilizado por la Alcalda para mejorar otras dependencias
de la misma.




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G) ESQUEMA GENERAL DE LA PROPUESTA DEL MODELO DE COMUNICACIN INTEGRAL.
Esquema No. 1

Fuente: Equipo de Trabajo
7
H) DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA PROPUESTA

1. ETAPA I: DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Lo fundamental de esta etapa, es evaluar e identificar el entorno actual, de la
Alcalda Municipal de San Salvador, el cual se realiz mediante la aplicacin
en trminos generales y por Gerencias.

Matriz FODA del entorno general

Se ha considerado utilizar la tcnica del diagnstico FODA, a fin de conocer el
entorno o los elementos internos y externos que est alrededor de la Alcalda
y que pueden afectar de manera positiva o negativa.

El trmino FODA, es una sigla que esta conformada por las primeras letras de
las palabras que son: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Dentro de las Fortalezas se encuentran las capacidades y habilidades con
que cuenta la Alcalda frente a la demanda. Las Oportunidades son todos
aquellos factores que resultan positivos y favorables, los cuales deben
descubrirse en el entorno donde acta la Institucin.

Las Debilidades son factores que le provocan a la Alcalda una posicin
desfavorable ante la demanda y actividades que no se desarrollan
positivamente y las Amenazas, son situaciones que provienen del entorno y
pueden llegar a perjudicar la imagen de la Alcalda.

Adems, este anlisis consta de dos partes una interna y otra externa, la parte
interna esta relacionada a las fortalezas y debilidades, donde la Institucin
tiene cierto grado de control o conocimientos. Mientras que la parte externa
8
se relaciona con las oportunidades que se presentan y las amenazas que se
deben enfrentar, en este proceso la Institucin tiene poco o ningn control.


Fuente: Equipo de Trabajo


F O D A
1. Atencinaccesiblepor mediode
los distritos.
2. LaAlcalda, es consideradauna
de las ms privilegiadas, por
factores como: Mejor generacin
de recursos econmicos, e
importanciapoltica, entodo el
pas.
3. Las Gerencias estndistribuidas
demaneraestratgica.
4. La Alcalda cuenta con el
manual de descripcin de
puestos.
1 Reconocimiento de la Alcalda
Municipal anivel nacional.
2 Todos los ciudadanos necesitan
de los servicios que la Alcalda
brinda.
3 Gestiones de cooperacin con
entidades como el Ministerio de
Educacin, FUNDASAL, e
INSAFORP.
4 ApoyodelaEmbajadadeHolanda
yFUNDACESSA.
5 Promover el programa de
Desarrollo Local Municipal, en
beneficiodelaciudadana.
6 Los empleados estnconscientes
de la importancia de su rol de
trabajodentrodel departamentoo
unidadalaquepertenecen.
1. Coordinacin en los mandos
medios no es apropiada para
resolver los problemas y
dificultades en los equipos de
trabajo.
2. Faltadecomunicacin.
3. No cuentan con un modelo de
comunicacininterna.
4. La informacin es recibida de
formaverbal.
5. Descuido en el aspecto de la
motivacin, pues el empleado
algunas veces recibeuntratojusto
y reconocimiento del trabajo
realizado.
6. Faltade apoyo a los empleados
por parte de los jefes para la
realizacineficientedel trabajo.
7. Faltadecapacitaciones
8. La infraestructura no es la
adecuada, hay instalaciones
obsoletas.
1. Lapoblacinvacambiandoy
es cadavez ms exigente.
2. Noestnalavanguardiacon
latecnologa.
3. Conflictos polticos quedaen
laimagen.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
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Matriz FODA por Gerencias

Se ha considerado necesario aplicar el anlisis en cada una de las
Gerencias de estudio, con el propsito de identificar los aspectos positivos
y negativos.

Cuadro No. 1
ANALISIS

GERENCIAS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
Administracin
Los empleados
conocen las
actividades que le
competen.
Conocen los planes
de la Gerencia.
No siempre
existe buena
comunicacin
entre los jefes y
compaeros.


Incertidumbre
en el ambiente
de trabajo.
Finanzas
Conocimiento de
quienes tienen
autoridad.

Reciben la
informacin en
forma directa y
clara para realizar
procedimientos
laborales.



Apoyo de otras
Instituciones para la
ejecucin de
proyectos.

No existe buena
comunicacin
entre
Departamentos


Falta de
capacitacin
continua.




Recursos
econmicos
limitados.

Centro Histrico
Capacitaciones
peridicas para el
personal con
actividades de
campo.
Ubicacin geogrfica
accesible a
comunidades.
Ambiente
desagradable.

Instalaciones
sucias.

Conflictos con
los vendedores.

Distritos
Amplias
instalaciones.

Oficinas
ordenadas.

Punto de atencin
empresarial.


Proyectos de
acercamiento a las
Comunidades.
Las opiniones de
los empleados
no son
consideradas.


Toma de
decisiones de
forma individual
por cada
Distrito.
Mercados
Buena ubicacin
geogrfica.
Acercamiento a la
poblacin.

Falta de equipo
tecnolgico.
Problemtica
con los
vendedores.
Atencin a la
Ciudadana
Atencin amable
al usuario.

Suficiente personal
para el desempeo
de las actividades.
Deterioro de las
relaciones
interpersonales.

Falta de
reconocimiento al
personal.

Falta de equipo
moderno, para
agilizar los
procesos en la
atencin.
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ETAPA II: PLANIFICACION

2.1 Planeacin Estratgica

En esta etapa, se establecen las necesidades, adems se definen los objetivos del Modelo de
Comunicacin Integral, as como establecer las estrategias generales y especficas de acuerdo a
resultados obtenidos segn la aplicacin del FODA. Tambin, se implementa la Misin, Visin, Polticas y
Valores del Modelo.

a) Identificacin de necesidades de los clientes internos y externos

Cuadro No. 3

FACTORES INTERNOS
NECESIDAD PRIORIDAD PROBLEMA SITUACION ACTUAL
SOLUCION PROPUESTA

Falta de una comunicacin
interna efectiva, que
mejore el clima
organizacional.

Alta
Utilizacin de canales
informales de comunicacin,
generando informacin
inoportuna e insegura para
la toma de decisiones de la
Alcalda.
La informacin que se
transmite, por lo que general
es de forma verbal.
1. Implementar un Modelo de
Comunicacin Integral.

2. Elegir el canal adecuado para
transmitir la informacin.

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3. Revisar los tipos de
comunicacin.
Falta de motivacin y
satisfaccin de los
empleados.

Alta
Desarrollo de actividades
con baja calidad.
Ausencia de factores
motivantes y falta de
integracin por parte de los
empleados.
Implementar programas de
motivacin:
Festejos por cumpleaos
Empleado del mes
Felicitaciones por logros
Convivios

Implementar programas de
Integracin:
J ornadas de induccin
Crculos de calidad
Celebracin de efemrides (Da
de la madre, Navidad, otros).
Campeonatos (En el mbito de
Alcaldas del Area).

Personal encargado de la
comunicacin interna en la
Alcalda Municipal.

Alta
No existe un departamento
o un personal encargado de
velar por la buena
comunicacin interna
La Alcalda se encuentra en
un ambiente tenso, por falta
comunicacin apropiada.
Crear un Comit de Gestin de la
Comunicacin Integral.
Reforzar los conocimientos
Falta de capacitaciones
hacia los empleados.
Actualmente no existen
capacitaciones para los
Implementar programas de
Capacitacin sobre (Comunicacin
12
del personal. Media niveles medios, as como todo
el personal administrativo.
Las capacitaciones, se dan a
los empleados con funciones
de campo.
Interna, Clima organizacional y
Atencin al pblico).
Tecnologa Apropiada
Media
No estn a la vanguardia
con la Tecnologa.
Se llevan controles de forma
manual, por la falta de
herramientas trabajo.
Asignar presupuesto para la compra
de equipo necesario.
Fuente: Equipo de Trabajo

Cuadro No. 4

FACTORES EXTERNOS
NECESIDAD PRIORIDAD PROBLEMA SITUACION ACTUAL

SOLUCION PROPUESTA

Agilizar los trmites a
requerimientos por parte
de los usuarios.
Alta
Usuarios insatisfechos Mala imagen de la Alcalda
por la calidad en el servicio.
Incentivar al personal para que
brinden buena atencin al pblico.

Mejorar la atencin a los
usuarios.
Alta
Empleados desmotivados Procesos burocrticos. Capacitar al personal que ms
contacto tiene con el usuario.
Atencin a requerimientos
de proyectos para
comunidades
Media
No se cuenta con capacidad
inmediata para solventar los
problemas.
Poco acercamiento y
comunicacin de la Alcalda
hacia las comunidades.
Presentar programas de
asesoramiento a las Comunidades
para dar a conocer los procesos
establecidos para solventar
problemas.
Fuente: Equipo de Trabajo
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b. Objetivos del Modelo de Comunicacin Integral

Objetivo General


Disear un modelo de comunicacin integral, para impulsar
cambios creativos y favorecer un clima organizacional agradable
en las Gerencias de la Alcalda Municipal de San Salvador, a la
vez optimizar la atencin al pblico en las mismas.


Objetivos Especficos

Mejorar la imagen de la Alcalda Municipal de San Salvador

Establecer un Modelo de Comunicacin Integral, que asegure el
flujo de informacin oportuna y relevante para contribuir al logro
de los objetivos.

Determinar las herramientas de comunicacin que se utilizaran.

Definir los tipos de comunicacin que se implementaran.

Solventar en el menor tiempo posible las necesidades y
problemas de los usuarios.




14
c. Estrategias Generales del Modelo de Comunicacin Integral

La eleccin de las Estrategias es un proceso en el que intervienen
como variables los resultados obtenidos el diagnstico. Conocer las
estrategias que se van a utilizar es un aspecto muy importante, en
que momento y conque objetivo o la inversa de sta, una vez se
conocen los objetivos se establece los procedimientos que ayudarn
a conseguirlos de manera eficaz. Es por ello, que a continuacin
se especifican estrategias proactivas y reactivas.

1. Estrategias Proactivas

Durante el anlisis se detectaron las fortalezas a nivel interno y
las oportunidades a nivel externo con que cuenta la Alcalda. Es
por ello que se seleccionan estrategias proactivas, con la
finalidad de tomar iniciativas en la aplicacin del Modelo de
Comunicacin Integral, con un nivel de riesgo que puede ser
controlado.

1. Desarrollar peridicamente planes de capacitacin
relacionados a la atencin al pblico, a fin de mantener un
buen servicio al usuario.

2. Implementar medios o canales de comunicacin efectivos.

3. Mantener actualizados los diferentes Manuales y hacerlos del
conocimiento del personal.

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4. Dar continuidad a gestiones de apoyo con otras entidades,
para lograr la generacin de proyectos en beneficio de la
poblacin.

2. Estrategias Reactivas

Tambin se detectaron las debilidades internas y las amenazas
del entorno que tiene la Alcalda. Es por ello, que la Institucin
esta obligada a llevar polticas que contengan estrategias
reactivas, ya que tiene que responder a todo aquello que impide
el buen desarrollo del Modelo. Adems, reforzar los aspectos que
predisponen negativamente a la Institucin.

1. Crear Crculos de Calidad, a fin de identificar las causas de
los problemas y proponer las soluciones ante las Gerencias.

2. Propiciar espacios de participacin y de dilogo entre los
empleados, para mejorar el entorno laboral.

3. Establecer un Plan de Compras anual, con el propsito de
asignar presupuesto para la adquisicin de equipo moderno.










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d. Estrategias Especficas

Cuadro No. 5
GERENCIAS PROBLEMA SOLUCION ESTRATEGIA

Administracin

Falta de Comunicacin
entre J efes y
empleados.

Reducir los focos de
conflicto entre los
miembros.
Establecer reuniones
participativas y de opinin
para que todos estn
informados y formen parte
de los procesos.
Finanzas
Recursos financieros
limitados.
Gestionar apoyo con
instituciones financieras
para el desarrollo de
proyectos.
Presentar de forma continua
propuestas a las diferentes
entidades para la obtencin
de recursos para nuevos
proyectos.
Centro Histrico
Oficinas no adecuadas
para el desarrollo de
actividades.

Aspecto no agradable.
Analizar y buscar
alternativas para
reubicar la Gerencia.
Presentar propuesta y
necesidades de la Gerencia
al Alcalde. A fin de que se
evale el ambiente de la
Gerencia.
Distritos
Sugerencias por parte
de los empleados no
son consideradas.
Promover el
intercambio de ideas
entre los jefes y
empleados.
Capacitar a los mandos
intermedios, en temas de
administracin de personal.
Mercados
Personal desmotivado
Falta de equipo
Brindar apoyo por parte
de los directivos en
cuanto a proporcionar
el equipo necesario
para el desarrollo de
las actividades.
Presentar requerimiento de
necesidades prioritarias.

Implementar programas de
integracin.
Atencin a la
Ciudadana
Falta de comunicacin
entre los empleados.
Promover el trabajo en
equipo.
Realizar convivios, a fin de
que el personal pueda
intercambiar ideas.



17
e. Misin y Visin del Modelo de Comunicacin Integral

Como parte fundamental del Modelo, se ha establecido la Misin
delimitando el campo de accin y orientndola hacia la razn de ser
de la Alcalda y los objetivos que se persiguen. Por lo que, a
continuacin se describe la misin que contempla el Modelo.












La Visin del Modelo de Comunicacin Integral, se ha diseado con
el propsito buscar la imagen de la Institucin que se espera en el
futuro, la cual contempla tres aspectos en el tiempo: Realista,
Viable y Evaluable. Por lo que, a continuacin se describe la Visin
del Modelo.










MISION

Garantizar que las Gerencias de la Alcalda Municipal de San
Salvador por medio de herramientas efectivas de
comunicacin, brinden a sus empleados un ambiente
agradable, a la vez un servicio excelente y de calidad al
usuario.
VISION

Ser una Institucin con un Modelo de Comunicacin Integral
que logre satisfacer los requerimientos motivantes del personal
en su entorno laboral; como los del usuario, los cuales sern
beneficiados con una fina e inmediata atencin.

18
f. Valores del Modelo de Comunicacin Integral

Es esencial incluir valores fundamentales en el diseo del Modelo
de Comunicacin Integral, por medio de los cuales se debe guiar la
conducta de quienes participan en el proceso.

Cuadro No. 6









Fuente: Equipo de Trabajo


g. Polticas del Modelo de Comunicacin Integral

A continuacin se definen las polticas que servirn de gua para
orientar las acciones del Modelo:

Concentrar la responsabilidad y funciones, en el personal
seleccionado para la coordinacin de la Comunicacin Interna.

Hacer uso de las herramientas de comunicacin establecidas
para cada tipo de comunicacin.

Evaluar continuamente los flujos de comunicacin

Cooperacin Respeto Transparencia Participacin
No resistencia
al cambio.

Total inters
por insertarse
en el mtodo,

Permanecer en
forma positiva
con la visin de
lograr buenos
resultados.

Incentivar a las
dems
personas a
participar en las
actividades que
por medio de la
comunicacin
ayude a
fortalecer un
ambiente
agradable.

Se mejoran
las
condiciones
de trabajo
cuando se
piensa en la
dignidad del
otro.


Transparencia
en las acciones
a realizar en
cada etapa del
proceso.
Participacin
efectiva y
concreta en la
comunicacin,
integracin y
pertenencia
dentro de la
institucin.
Optimismo
19
h. Normas del Modelo de Comunicacin Integral

Los miembros del Comit identificarn las relaciones entre los
grupos de trabajo de la Entidad.

Analizar el contenido de los mensajes.

Ordenar cronolgicamente las actividades para posterior
seguimiento.


i. Principios del Modelo de Comunicacin Integral

A continuacin se describen los principios, que servirn de base
para el desarrollo del Modelo.

1. Flexibilidad: El modelo no debe contener rigidez, en su
estructura, ni en sus componentes. Este debe ser capaz de ser
reorientado, modificado de acuerdo a la evaluacin en los
resultados.

2. Difusin: Hacer del conocimiento al personal inmerso en el
proceso sobre el desarrollo y funcionamiento del Modelo.

3. Periodicidad: Este principio establece, que las programaciones
deben formularse por perodos determinados de tiempo, de
forma secuencial y constante.

4. Continuidad: Este principio determina, que se debe cumplir con
las diferentes etapas del Modelo.
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2. ETAPA III: Organizacin

Para llevar a cabo la aplicacin del Modelo de Comunicacin Integral (MOCI),
en la Alcalda Municipal de San Salvador y que este brinde buenos resultados
en su proceso, se debe crear un Comit denominado Comit de Gestin de la
Comunicacin Integral, el cual debe estar conformado por: Gerente General,
Gerente de Mercados, Gerente de Servicios a los Ciudadanos, Gerente de
Distritos, Gerente de Finanzas, Gerente Administrativo y Gerente Centro
Histrico. Adems, debe contar con dos elementos de apoyo directo al
Comit que son: Una Secretaria y un Tcnico. La creacin del Comit debe
ser aprobado por el Concejo Municipal.

Por otra parte, para la implementacin del MOCI es necesario considerar los
recursos materiales y tcnicos de uso propio del Comit. Adems, establecer
un lugar especfico para las reuniones.


a. Objetivos del Comit de Gestin de la Comunicacin Integral


Comprometerse con la nocin de que comunicarse es esencial para el
logro de las metas.

Buscar la integracin del personal.

Construir una imagen positiva y un clima adecuado.

Contribuir a la creacin de espacios de informacin, participacin y
opinin.

21
Evaluar peridicamente los resultados obtenidos del Modelo.


b. Funciones y Responsabilidades del Comit de Gestin de la
Comunicacin Integral.


Presentar peridicamente informes al Consejo Municipal, sobre los
resultados del Modelo de Comunicacin Integral.

Presentar propuestas a la Gerencia General para la toma de
decisiones.

Mantener a los miembros de la Institucin informados de los cambios y
decisiones.

Asegurar que la ejecucin del Modelo, se programe y desarrolle
coordinadamente.

Establecer una relacin entre los distintos niveles

Mantener una comunicacin eficaz

Fomentar las capacitaciones al personal

Velar porque la informacin fluya continuamente

Velar porque las solicitudes de los usuarios tengan respuestas
oportunas.

22
Promover la participacin y aportacin de ideas


3. ETAPA IV: APLICABILIDAD DEL MODELO


En esta etapa se presenta el esquema funcional del Modelo de Comunicacin
Integral propuesto, as como, las Areas de Aplicacin y la descripcin de los
elementos que intervienen.


a. Descripcin del Esquema del Funcionamiento del Modelo de
Comunicacin Integral



reas de Aplicacin:

En primer momento se detallan las diferentes Gerencias donde se
aplicar el Modelo de Comunicacin Integral, las cuales sern las
principales generadoras de informacin para presentar ante el Comit
de Gestin de Comunicacin Integral.

Clasificacin de necesidades:

En esta parte, se recepcionar la informacin y se clasificar de
acuerdo a necesidades urgentes presentadas por las Areas
involucradas.




23
Comit de Gestin de Comunicacin Integral:

En esta parte, se revisa y analiza la informacin, para llegar a un
consenso y presentar las propuestas ante el Concejo Municipal para su
respectiva aprobacin.

Concejo Municipal:

Evala y se toma la decisin o se tiene la potestad para ejecutar, no
ejecutar o reevaluar las propuestas planteadas por el Comit.

Herramientas Administrativas:

En esta etapa, se procede a establecer las herramientas, por medio de
las cuales se ejecutarn las acciones aprobadas.

Satisfaccin de necesidades interna y externas:

En esta parte se evalan los resultados de los procesos y decisiones
seleccionadas.






24
a. Esquema de Funcionamiento del Modelo de Comunicacin Integral


Fuente: Equipo de Trabajo
25
b. Flujos de Procesos


Con el procedimiento indicado en los siguientes flujos, se busca explicar el
proceso de los principales tipos de comunicacin, as como las
herramientas de comunicacin a utilizarse en cada uno.


PROCESO PARA COMUNICACIN DESCENDENTE

Flujograma No. 1

Fuente: Equipo de Trabajo
26
PROCESO PARA COMUNICACIN ASCENDENTE


Flujograma No. 2

Fuente: Equipo de Trabajo

27
c. Herramientas de Comunicacin

Las herramientas son fundamentales, pues constituyen la forma para
solventar los diferentes problemas que enfrenta la Alcalda en sus
actividades diarias. Contribuyendo a dirigir al recurso humano a lograr una
plena satisfaccin de sus labores en las diferentes reas.

Cuadro No. 7
HERRAMIENTAS OBJETIVO MECANISMO
RESULTADO
ESPERADO
Reuniones cortas de
trabajo.
Dar instrucciones a
grupos e informar sobre
el desarrollo de los
objetivos, relaciones,
entre otros.
Establecer un da por
semana.
Proporcionar
informacin detallada
sobre lo que deben de
hacer y cmo lo deben
hacer.
Reuniones de formacin Informar de nuevos
mtodos de trabajo y su
utilizacin.
Programacin eventual
cuando sea necesario.
Mantener informado al
personal, a fin de evitar
desviaciones en los
procesos.
Manuales de
Procedimientos.
Informar sobre las
caractersticas de cada
puesto de trabajo.
Despus de aprobado
el manual de
procedimientos,
divulgarlo entre el
personal.
Que cada empleado
tenga claro el proceso
de las actividades que
le competen.
Capacitaciones Mantener actualizado al
personal.
Implementar un
programa de
capacitaciones anual,
donde establezcan las
prioridades segn las
necesidades.
Contar con personal
calificado.
Buzn de Sugerencias Promover la
participacin de
sugerencias.
Seleccionar un lugar
especfico para colocar
el buzn, al cual
solamente tendr
acceso la Cpula
Directiva.
Revisar y analizar las
opiniones o sugerencias
de los empleados, con
el fin de mejorar todas
aquellas deficiencias.
Crculos de Calidad Conocer el
funcionamiento de los
diferentes
Departamentos.
Programar reuniones
peridicas con personas
de distintos
Departamentos.
Identificar mejoras en el
desarrollo de los
procesos.
Reuniones de Trabajo
entre Departamentos
Facilitar la bsqueda de
soluciones compartidas.
Establecer reuniones
cuando el proceso de
las actividades lo
requieran.
Rapidez en las
decisiones y en los
mtodos de trabajo, la
informacin se
comparte y luego cada
responsable la
transmite a su equipo.
Fuente: Equipo de Trabajo
28
d. Evaluacin y Control de resultados


La evaluacin y el control, servir para analizar cada accin, los aspectos
negativos y positivos del Modelo. Adems de comprobar si se est
cumpliendo con los objetivos planteados.

Evaluacin del Modelo

Permite medir la eficacia y correcta direccin del Modelo de Comunicacin
Integral, para detectar oportunamente las desviaciones asegurando una
retroalimentacin del modelo propuesto, mediante las etapas establecidas
para su ejecucin.

Cuadro No. 8
ETAPAS A EVALUAR ACCIONES A EVALUAR RESPONSABLES RESULTADOS ESPERADOS
ETAPA I,
DIAGNSTICO
SITUACIONAL

Estructura de la
Entidad.

Necesidades
internas y
externas.

Concejo
Municipal

Gerencias

Contar con una
estructura
organizativa definida.

Comunicar sobre la
Misin y Visin de la
Entidad.

Conocer el entorno
que rodea.

ETAPA II,
PLANIFICACION
Cumplimiento de
objetivos.

Revisin de
Estrategias.

Anlisis
peridicos de las
normas y
Comit de
Gestin de
Comunicacin
Integral

Concejo
Municipal
Cumplimiento de
metas especificas.

Evaluar si las
estrategias
establecidas son
efectivas.


29
principios
establecidos.

ETAPA III,
ORGANIZACIN

Verificar el
cumplimiento de
las actividades a
desarrollar en
cada proceso del
Modelo.

Comit de
Gestin de
Comunicacin
Integral.

Gerencia
General
Evaluar logros
obtenidos mediante
los anlisis y
propuestas del
Comit.

Evaluar la
participacin de los
empleados.

Discusin abierta
sobre casos.

ETAPA IV,
APLICABILIDAD DEL
MODELO
Observar el
comportamiento
de los procesos.

Aprovechamiento
de los recursos
utilizados para
alcanzar los
objetivos del
Modelo.

Sondeos con
pequeos
cuestionarios.
Gerencia
General

Comit de
Gestin de
Comunicacin
Integral.
Buscar una
comunicacin interna
eficiente.

Determinar los
recursos necesarios
para el
funcionamiento del
Modelo.

Obtencin de
opiniones propias del
personal.
Fuente: Equipo de Trabajo


e. Implementacin del Modelo Propuesto

El proceso de implementacin del Modelo de Comunicacin Integral
(MOCI), en la Alcalda Municipal de San Salvador, involucra factores como
cambiar la mentalidad de los empleados, con la finalidad de lograr una
aceptacin e integracin a nuevos cambios o procesos.


30
1. Recursos a utilizar

Para la implementacin del Modelo se debe considerar los siguientes
recursos:

Recurso Humano
Recurso Materiales y Tcnicos
Recurso Financiero

Recurso Humano: Para la implementacin del MOCI, se desarrolla un
plan de capacitaciones a los que involucrados en el proceso. Este
comprende el manejo de las herramientas de comunicacin
establecidas y los flujos de proceso de la Comunicacin interna.

Recurso Tcnico: Para el desarrollo y el buen funcionamiento del
Modelo, es indispensable contar con controles que generen informacin
oportuna y confiable.

Recurso Financiero: Para el desarrollo del Modelo, es importante que
la cpula directiva tenga bien claro los beneficios esperados de
implementar una buena comunicacin interna, ya que se requiere de un
aporte econmico considerable para llevar a cabo la implementacin.

2. Beneficios esperados con la implementacin del Modelo

Dentro de los beneficios esperados, como resultado de la implantacin
del Modelo, se mencionan algunos:

Informacin oportuna para toma de decisiones
Empleados motivados
Ambiente Agradable
31
Imagen atractiva de la Alcalda
Personal calificado
Evitar procesos burocrticos
Usuarios satisfechos


f. Presupuesto para la implementacin del Modelo

Dentro del Presupuesto, se han considerado las necesidades bsicas para
la implementacin del Modelo.



Fuente: Equipo de Trabajo
32
g. Cronograma de actividades para la implementacin del Modelo
















33
BIBLIOGRAFIA

Administracin de Empresas Teora y Prctica

Autor Agustn Reyes Ponce
Editorial Limusa
Edicin 1.
Pas Mxico
Ao 1967
ISBN 968-18-0059-1

Administracin una Perspectiva Global

Autor Harold Koontz
Editorial Mc. Graw Hill
Edicin 11.
Pas Mxico
Ao 1998
ISBN 970-10-2036-7

Administracin de Recursos Humanos

Autor Fernando Arias Galicia
Editorial Trillas
Edicin 3.
Pas Mxico
Ao 2004
ISBN 968-24-5974-5

La administracin en el mundo de hoy

Autor Stephen P. Robbins
Editorial Pearson
Edicin 1.
Pas Mxico
Ao 1998
ISBN 970-17-0195-x


34
Gestin de la Comunicacin Empresarial

Autor Antonio S. Lacasa
Editorial Gestin 2000
Pas Espaa
Ao 2004
ISBN 84-8088-428-2


Comunicacin Administrativa

Autor Damaris Madrigal Lpez
Editorial Universidad Estatal de Distancia
Pas Costa Rica


Los 10 Mandamientos para la Direccin de Personas

Autor Shimon L. Dolan Frene Martn
Editorial Gestin 2000
Edicin 1.
Pas Barcelona
Ao 2000


Comportamiento Organizacional

Autor Stepen P. Robbins
Editorial Prentice Hall
Edicin 3.
Pas Mxico
Ao 1987


Construccin de Modelos para anlisis de Decisiones

Autor Rivett Patrick
Editorial Limusa
Edicin 1.
Pas Mxico
Ao 1983

35

Organizacin y Administracin Enfoque Situacional

Autor Gary Dessler
Editorial Prentice May
Edicin 1.
Pas Mxico
Ao 1986


Gestin del Talento Humano: El nuevo papel de los Recursos Humanos en las
Organizaciones.

Autor Adalberto Chiavenato
Editorial McGraw-Hill
Edicin 1.
Pas Bogot Colombia
Ao 2002
ISBN 958-41-0288-5


Como hacer una tesis de graduacin con Tcnicas Estadsticas.

Autor Gildalberto Bonilla
Editorial UCA Editores
Edicin 4.
Ao 2000


Lecturas a travs de sitios Webs:

www.amss.gob.sv
www.gestiopolis.com/clima organizacional
www.monografias.com/comunicacin interna
www.gestiopolis.com/canales5/ger


36
GLOSARIO


ALCALDE
Presidente del ayuntamiento de un municipio que acta como jefe de la
administracin municipal y como delegado del gobierno.

CATALIZAR
Favorecer o acelerar el desarrollo de un proceso.

CABILDO
Es la corporacin compuesta por un alcalde y varios concejales.

CABILDO ABIERTO
Son asambleas convocadas peridicamente por los consejos municipales don
depreden participar todos los vecinos de un municipio de acuerdo al articulo 115 del
cdigo municipal.

CODIGO MUNICIPAL
Es un instrumento legal dentro de l cal se plasma la actuacin de las alcaldas dentro
del municipio de su jurisdiccin, que va con el espritu y la letra de la constitucin
poltica vigente.

CIVILIZACION
Estadio cultural propio de las sociedades humanas mas avanzadas por el nivel de su
ciencia, artes, ideas y costumbres.

COAMS
Consejo de alcaldes del rea metropolitana de san salvador.


37
COMUNICACIN
Transmisin de seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor.

COMURES
Corporacin de municipalidades de la republica de El Salvador.

CULTURA
Todo aquello realizado por el hombre, todo aquello consecuencia del accionar del
hombre, siguiendo un designio histrico.

CULTURA INSTITUCIONAL
La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos
importantes que los integrantes de una organizacin tienen en comn.

DESCENTRALIZACION
Es el proceso ordenado y progresivo mediante el cual se transfieren funciones
recursos y poder de decisin desde el gobierno central a instancias del estado
cercanas a la ciudadana.

Transferir a diversas entidades regionales o locales parte de la autoridad que antes
ejerca el gobierno supremo del estado.

DELIBERANTE
Examinar atentamente el pro y el contra de una decisin antes de realizarla.

DESCONCENTRACION
Es la transferencia de competencias desde autoridades administrativas centradas a
rganos perifricos o dependientes. Este traslado de competencias tiene por objeto
que el equipo de trabajo que asume la responsabilidad de cumplir la funcin y ofrecer
el servicio, lo haga en forma eficiente, ya que se encuentra cercano a la poblacin y
conoce su realidad.
38
EFICIENCIA
Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Accin con que se logra este
efecto.

EMPIRICO
Perteneciente o relativo a la experiencia.

ENAJENACION
Accin de enajenar o enajenarse. Distraccin, embelesamiento.

EPISTEMOLOGIA
Doctrina de los fundamentos y mtodos del conocimiento cientfico.

ETICA
Conjunto de normas morales que rigen la conducta humana. Etica profesional.

FODES
Fondo para el desarrollo econmico y social de los municipios.

FUNCIONES
Es el desempeo de un cargo; entrar en actividad ejecutada por un elemento vivo.

GOBIERNO
Conjunto de los ministros de un estado.

GOBIERNO MUNICIPAL
Aquel cuya funcin constitucional es la de coordinar el desarrollo local. Es la
representacin poltica y legal del municipio y tiene encomendada la funcin de
administrar los intereses generales de la comunidad.

39
GLOBALIZACION
Es el proceso de transformacin tecnolgica, institucional y de direccin que esta
ocurriendo, no solo en la empresa econmica, sino tambin poltica, social y cultural
de la humanidad.

GRAVAMEN
Carga obligatoria que pasa sobre alguna persona.

ISDEM
Instituto salvadoreo de desarrollo municipal.

INTERCOMUNICACION
Comunicacin reciproca.

MODERNIZACION
Es una estrategia econmica y social que busca resolver eficiente y
transparentemente al gobierno central o municipal, no corrupto y gil, a fin de
proporcionar los servicios pblicos orientados a satisfacer de la mejor manera posible
las necesidades de la poblacin, sin que ello signifique un asistencialismo.

MUNICIPIO
Es la unidad primaria del estado. Lo constituye una poblacin que vive dentro de un
territorio determinado, con derecho a elegir directamente su propio gobierno en este
territorio.

POBLACION
Es el conjunto que componen al municipio y que acondicionan su existencia:
poblacin territorio y gobierno, es decir el municipio funciona en un territorio
geogrfico donde habita una poblacin que posee cultura e identidad local propia que
es dirigida por un gobierno local.

40
TERRITORIO
Es el espacio fsico determinado jurdicamente por los lmites geogrficos en el cual
se efectan las actividades derivadas de la poblacin y el gobierno.

MODELO

Es una descripcin simplificada de la realidad. Se utilizan para propsitos de
prediccin y control, y nos permite mejorar nuestra comprensin de las
caractersticas del comportamiento de la realidad estudiada de una forma ms
efectiva que si se la observara directamente.

SOCIEDAD
Agrupacin natural o pactada de personas, que constituyen una unidad distinta de
cada uno de sus individuos, con el fin de cumplir mediante la mutua cooperacin
todos o algunos de los fines propuestos.

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO (o Espina de Pescado)
Es una tcnica grfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las
relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar
contribuyendo para que l ocurra.

ESTRATEGIA (COMO PLAN)
Un curso de accin conscientemente deseado y determinado de forma anticipada,
con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la empresa. Normalmente se
recoge de forma explcita en documentos formales conocidos como planes.

EL FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO
Consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones
de todo tipo, por medio de smbolos.
41
ESTRATEGIAS REACTIVAS
Son aquellas en las que el territorio acta con respuestas tcticas a los problemas
que plantea el entorno.

CAPACITACION
Es una actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito general es
preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo,
mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes
necesarias para el mejor desempeo de todos los trabajadores en sus actuales y
futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.


CLIMA
Ambiente, conjunto de condiciones que caracterizan la situacin o la circunstancia
que rodea a una persona: clima familiar, poltico.
42