Cahier des Charges de lAudit Interne

(Rvis en Octobre 2010) Le Dpartement de lAudit Interne (DAI) remplit ses responsabilits de manire indpendante lorsqu'il value les diffrentes tapes des activits et transactions menes au sein de la Banque de Dveloppement du Conseil de l'Europe (CEB). Le Dpartement fait partie de l'Inspection Gnrale. Le responsable de l'Audit Interne rapporte directement au Gouverneur ou son Dlgu comme prvu par les Statuts de la Banque. Il est plac sous l'autorit fonctionnelle et administrative de l'Inspecteur Gnral. Le Dpartement de lAudit Interne a pour mission d'examiner et d'valuer toutes les activits de la Banque dans le respect des recommandations dictes par les meilleures pratiques des mtiers concerns, selon les normes internationales spcifies par l'Institut des Auditeurs Internes, par le Comit de Ble dans leurs documents sur la Supervision Bancaire et dans les principes de bon gouvernement d'entreprise, afin que la Direction Gnrale de la CEB (le Gouverneur et les ViceGouverneurs) puisse s'assurer en toute indpendance et objectivit que les activits et les transactions sont bien effectues et sous contrle. Ceci permettra la Banque de mener bien sa mission en adoptant une approche mthodique et rigoureuse pour examiner et valuer toutes les activits et pour proposer des amliorations de fonctionnement. Le DAI s'assure que les transactions sont effectues en parfaite conformit avec les politiques existantes la CEB et que les procdures oprationnelles sont appropries chaque type d'oprations et leurs risques inhrents ; il veille ce que les dispositifs de contrle interne soient intgrs de manire efficace dans les processus et appliqus de faon cohrente. Le DAI analyse l'efficacit des activits audites, value le niveau qualitatif de leurs modes opratoires et met des recommandations pour d'ventuelles amliorations. LInspection Gnrale ainsi que l'Audit Interne ne participent aucune des activits oprationnelles de la Banque, ce qui lui permet d'effectuer son travail d'audit et de contrle librement et objectivement. Cette indpendance permet lAudit Interne dmettre des jugements impartiaux qui sont essentiels la conduite de ses missions daudit. ILA GARANTIE D'INDPENDANCE DE LAUDIT INTERNE Le Comit de Surveillance, un organe de la Banque compos de professionnels comptents en conomie et en finance qui sont dsigns par les pays membres, assure l'indpendance du programme de travail de l'Audit Interne. Le Comit de Surveillance reoit communication de toute documentation utile ses travaux, telle que les rapports d'audit externe et interne. [Art. XII du Statut de la Banque du Conseil
de l'Europe]

Le Comit de Surveillance est consult pralablement la nomination, au remplacement, la raffectation ou la rvocation du responsable de l'audit interne. [Rsolution 334, 2001 du
Conseil de Direction - Rglement intrieur du Comit de Surveillance, art. 1.5]

Le Comit de Surveillance doit pouvoir accder rgulirement aux rapports sur les activits d'audit internes, notamment la liste des audits internes qui ont t effectus, de ceux qui sont en cours et aux conclusions d'audits au moins pour chaque trimestre. [Rsolution 334,
2001 du Conseil de Direction - Rglement intrieur du Comit de Surveillance, art. 1.3] 1

Avant la runion de printemps, le Comit de Surveillance reoit le projet dfinitif des tats financiers et des rapports d'audit externe et interne, au plus tard dans la semaine prcdant la date de la runion. [Rsolution 334, 2001 du Conseil de Direction - Rglement intrieur du Comit de Surveillance, art. 4.2] Dans le rapport annuel du Comit de Surveillance sur le bilan et le compte de rsultats ainsi que sur les Notes annexes aux tats financiers, le Comit de Surveillance dclare avoir procd l'audit de la CEB aprs avoir consult (entre autres) l'Audit Interne et examin ses rapports (La certification annuelle du Comit de Surveillance). Il est de pratique courante que le responsable de l'Audit Interne participe aux runions du Conseil d'Administration et du Conseil de Direction sur sa propre initiative, de mme qu' la prsentation annuelle de la certification des comptes par le Comit de Surveillance et l'Audit Externe. Le responsable de l'Audit Interne se tient la disposition des membres des organes de la CEB pour tout change d'informations, et bnficie d'un droit accs direct aux prsidents des organes de la Banque tout moment et selon les exigences de la situation. LES FONCTIONS DE LAUDIT INTERNE

II

Effectuer rgulirement des missions d'audit auprs des services de la Banque afin que la Direction Gnrale (le Gouverneur et les Vice-Gouverneurs) puisse s'assurer que les secteurs d'activits et les dispositifs oprationnels fonctionnent selon les contrles qui conviennent, les normes qui correspondent et les meilleures pratiques en cours. tablir le programme annuel des travaux d'audit (the yearly Internal Audit Plan) partir du plan quadriennal et le prsenter pour accord la Direction Gnrale (Gouverneur, ViceGouverneurs) de la Banque lors de la premire runion de l'Audit de l'anne. Prsenter au Comit de Surveillance le plan d'Audit annuel et, le cas chant, les changements ultrieurs. Prsenter chaque anne, la Direction Gnrale (le Gouverneur et les Vice-Gouverneurs), la mise jour du plan quadriennal des travaux d'audit pour dfinir ensemble les niveaux de risque respectifs des units audits, ainsi que les ajouts et/ou retraits ventuels affrents. Inclure le plan quadriennal des travaux d'audit au dossier de synthse sur les missions d'audit de l'anne, qui sera remis au Comit de Surveillance. LA PLACE DE LAUDIT INTERNE DANS L'ORGANISATION

III

L'Audit Interne fait partie de l'Inspection Gnrale qui se compose de l'Audit Interne et du Contrle de Scurit des Systmes, ces deux dpartements agissant indpendamment des activits de la Banque, n'exerant aucune fonction transactionnelle ou oprationnelle au sein de la Banque. L'Inspecteur Gnral, nomm comme Responsable de l'Audit Interne, rapporte directement au Gouverneur ou, en cas dabsence, au Vice-Gouverneur Dlgu. En cas dabsence de ces derniers, lAudit Interne rapporte l'un des deux autres Vice-Gouverneurs en poste. Le Gouverneur, les Vice-Gouverneurs et les auditeurs internes se runissent priodiquement pour passer en revue les travaux d'audit mens bien, examiner les conclusions des missions effectues, discuter de lensemble des questions relatives laudit et donner l'Audit Interne les informations relatives aux plans et changements envisags au niveau de l'activit gnrale, de celui des oprations et de l'organisation.

Le DAI aura d'une manire gnrale accs toutes les informations de la Banque et des membres du personnel ; toutes les informations reues devront tre traites avec la plus stricte confidentialit dans le seul cadre des missions d'audit. Pendant le droulement de ses missions, l'Audit Interne devra notamment recevoir toutes les informations et documents ncessaires ses travaux. En cas de difficult pour obtenir ces informations, lAudit Interne fera part de ses exigences au Gouverneur. Par rapport aux diffrentes Directions de la Banque, lAudit Interne bnficiera dune totale autonomie. LES MISSIONS DE LAUDIT INTERNE

IV

Les missions daudit se droulent en gnral selon le plan d'audit annuel. Des missions spcifiques (ad hoc) peuvent par ailleurs tre demandes par le Gouverneur ou son Dlgu, ou l'initiative de lAudit Interne. LAudit Interne a pour mission d'valuer mthodiquement : les contributions apportes par l'ensemble des services, dpartements et directions la ralisation des objectifs de la Banque dtermins par la Direction Gnrale ; la fonctionnalit des procdures d'application et de contrle au sein de la Banque ; la fiabilit et la scurit de toutes les activits de la Banque ; le respect des obligations lgales et rsolutions adoptes par les Organes Collgiaux. LAudit Interne formulera des recommandations l'intention des entits audites pour l'amlioration gnrale de leur fonctionnement. Il apportera son concours aux rflexions menes par ces entits sur le sujet et la mise en place des mesures correctrices convenues. La mise en application des recommandations relvera de la responsabilit de la personne en charge ou du responsable de l'entit audite. Le DAI transmet ses observations au responsable du service concern pour permettre l'entit audite de remdier aux dysfonctionnements constats dans le respect du plan d'action convenu. LAudit Interne s'assure pour la Direction Gnrale que les enregistrements comptables des transactions passes sont traites correctement et selon le dispositif de contrle en place. LAudit Interne examine les procdures mises en place pour assurer lexhaustivit et lexactitude du traitement des oprations, ainsi que l'application des mesures prises en matire de risques la Banque. LAudit Interne valide lexistence de pistes daudit appropries au droulement des oprations. LAudit Interne consignera par crit ses constats et ses recommandations, et publiera un rapport pour chacune de ses missions. Ce rapport sera adress au Gouverneur, aux ViceGouverneurs et au Directeur de l'entit audite avec copie aux responsables des services concerns. LAudit Interne tablit lui-mme ses propres procdures de travail dans la mesure o ces procdures ne sont pas dcrites dans le prsent cahier des charges. Ces procdures doivent dterminer les responsabilits et les tches des membres de lAudit Interne, ainsi que la mthode de travail adopte.

LE RAPPORT D'ACTIVIT ANNUEL A la fin de l'anne, l'Audit Interne publie un dossier de synthse sur les travaux d'audit accomplis. Ce dossier comprendra : les rapports des missions effectues (prsentant les grandes lignes de l'activit audite, le champ de la mission, les conclusions de l'audit, les recommandations mises et la rponse optionnelle de la direction de l'entit concerne) ; les plans annuel et quadriennal des travaux d'audit ; les audits spcifiques mens l'initiative de l'Audit Interne ; les travaux d'audit non raliss ou non autoriss ; le Plan d'Actions Correctrices (CAP) ; le Cahier des Charges en vigueur ; les comptes-rendus des runions d'audit une description et valuation des nouvelles procdures, s'il y en a eu, mises en place au cours des audits. Dans ce dossier annuel de synthse, l'Audit Interne indiquera galement les missions ncessitant un suivi qui figurera dans le plan d'audit de l'anne suivante. Ce dossier final est prsent au Gouverneur et aux Vice-Gouverneurs, ainsi qu'au Comit de Surveillance et aux Auditeurs Externes dans le cadre de la certification annuelle des comptes de la CEB.