Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera

USAID

IRG

Conservacin y Manejo de la Diversidad Biolgica y Ecosistemas Frgiles BIOFOR

Preparado por David Wong Cam. Jorge Oroza Manrique. Universidad del Pacfico MDULO 5 MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS: SEGUIMIENTO Y GESTION FINANCIERA

Programa de Gestin Estratgica de Proyectos en Conservacin y Manejo de la Diversidad Biolgica.

Universidad del Pacfico. Centro de Desarrollo Gerencial.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Task Order No. 824 Contrato N OUT-PCE-I824-96-00002

Programa de Gestin Estratgica de Proyectos en Conservacin y Manejo de la Diversidad Biolgica. MDULO 5 MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS: SEGUIMIENTO Y GESTION FINANCIERA

Preparado por David Wong Cam. Jorge Oroza Manrique. Universidad del Pacfico Consultor para International Resourses Group, IRG Ltd. CONSERVACIN Y MANEJO DE LA DIVERSIDAD BIOLGICA Y ECOSISTEMAS FRGILES ( BIOFOR) Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de Norte Amrica/Per 2000

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MONITOREO Y EVALUACIN DE PROYECTOS: SEGUIMIENTO Y GESTIN FINANCIERA Presentacin Captulo primero: La gestin financiera de proyectos de desarrollo Importancia Secuencia Planificacin financiera Hoja de chequeo Documentos resultantes Captulo segundo: La gestin financiera cotidiana A. Problemas ms comunes en la gestin financiera B. Gestin de liquidez Cronograma de desembolsos Solicitud de desembolsos Liquidaciones Resumen ejecucin Captulo tercero: El control Control de efectivo, cuentas por pagar e inventario Normatividad general de fuentes de cooperacin Prevencin de los problemas de auditoria

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Presentacin El presente manual ha sido preparado pensando en quienes tienen a su cargo la puesta en marcha de proyectos de desarrollo, en particular, en quienes trabajarn en el marco del Proyecto BIOFOR. Los responsables del proyecto tienen como objetivo ofrecer las herramientas para el control de los principales activos y ello ofrecerlo de la manera didctica y acorde con la realidad cotidiana en la gestin de proyectos. Este manual se divide en tres partes. En la primera parte, se esboza el proceso de gestin financiera de proyectos de desarrollo y se incluye un repaso de lo realizado en el mdulo 3 en el tema de planificacin financiera. En la segunda parte, se estudian los problemas ms comunes en la gestin de proyectos y se describe el ciclo desembolso gasto liquidaciones; que debe realizar todo proyecto financiado por la cooperacin internacional. En la tercera parte se analiza los mecanismos de control y de auditora. Antes de empezar a explicar los temas mencionados en el prrafo anterior es importante reflexionar sobre la siguiente cita: El punto de partida para una administracin financiera slida es la produccin adecuada y a tiempo de informes financieros. La produccin a tiempo de informes financieros es absolutamente crtica para la salud de un programa. Si los registros financieros no son producidos con precisin y puntualidad, los ndices financieros resultan engaosos. Seep 1998. Los Autores

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CAPTULO PRIMERO: LA GESTIN FINANCIERA DE PROYECTOS DE DESARROLLO

IMPORTANCIA La gestin financiera puede ser entendida como la accin de administracin y control de los recursos financieros. Supone el conjunto de acciones gerenciales orientadas tanto al buen manejo de los fondos existentes, como a la generacin de nuevas fuentes y estrategias de financiamiento que le den sostenibilidad a los planes. Su importancia es vital en la medida en que define cules son los requerimientos de recursos financieros, su financiamiento, la oportunidad de su desembolso y su uso eficiente. Sus funciones son : Proyectar las demandas de recursos financieros, formulando los presupuestos, los estados financieros proyectados, as como los requerimientos de recursos financieros (programa de desembolsos). Asignar de manera oportuna y adecuada los recursos financieros para la ejecucin de las actividades previstas articulando la eficiencia en el gasto con la calidad de cada uno de los componentes de dichas actividades. Identificar las diferencias entre las proyecciones y los resultados provenientes de la realidad. Las diferencias entre los presupuestos y la ejecucin presupuestal deben llevar a las reprogramaciones y reasignaciones de recursos en la bsqueda del cumplimiento de los objetivos. Proporcionar informacin adecuada para la toma de decisiones que se encaminan a un uso ptimo de los recursos financieros y no financieros. SECUENCIA La gestin financiera puede ser dividida en cinco grandes momentos o fases. La fase pre operativa, la fase propiamente de planificacin, la fase de implementacin de las bases financieras, la fase de la ejecucin (que incluye los gastos) y la fase de la preparacin de los informes. Con la finalidad de ilustrar el proceso de gestin financiera, a continuacin se presenta las principales fases as como la enumeracin pormenorizada de las actividades que suponen (Ver grfico 3: Fases de la Gestin Financiera de Proyectos). Fase Preoperativa

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Comprende desde el surgimiento de la idea primigenia del proyecto hasta la firma del convenio. En esta fase no hay gestin financiera real ya que an no se realizan actividades. Fase de Planificacin Incluye el proceso de planeamiento operativo y financiero desde la preparacin del plan operativo anual hasta la apertura de las cuentas bancarias. Esta fase supone el repensar el proyecto inmediatamente antes del inicio de actividades. Fase de Preejecucin Esta fase incluye las gestiones y la preparacin inmediatamente previa a la gestin financiera. El objetivo de esta fase es realizar todas aquellas actividades que permitan gastar en el momento de puesta en marcha del proyecto. Incluye desde la actividad de preparacin del programa de desembolsos, y su correspondiente aprobacin, hasta la recepcin del dinero y su distribucin en las diferentes cuentas fuente para el gasto. Fase de Ejecucin Incluye propiamente la asignacin concreta y real de los recursos financieros de acuerdo con las demandas establecidas en el proyecto. Ello supone todo el proceso de desembolsos y liquidaciones, as como la nueva solicitud de desembolsos; es decir, hacer efectivos gastos como los siguientes : a) La adquisicin de activos fijos . b) Los gastos menores denominados de caja chica. c) El pago de las obligaciones como el IGV, las contribuciones a los municipios. d) Gastos en viajes. e) Gastos relativos a personal. Fase de Elaboracin de Informes Sobre la base de la preparacin de los reportes de los desembolsos y las correspondientes liquidaciones se preparan informes de desempeo de la gestin financiera. Estos se pueden dividir bsicamente en : Informes de ejecucin presupuestal. Informes financieros. Otros informes especiales

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Adicionalmente, y a lo largo de la implementacin de los proyectos, suelen presentarse actividades no consideradas en las fases anteriores. Estas incluyen las supervisiones, actividades de control financiero, las evaluaciones, auditoras y cierre de los proyectos y pueden ser clasificadas en : o Gestiones extraordinarias.- Incluyen la reprogramacin presupuestal y financiera cuando existen diferencias entre lo planeado y lo real, as como las solicitudes de realizacin o autorizacin de gastos respectivas. Igualmente, la realizacin de algunas operaciones financieras especiales como los gastos adelantados o el establecimiento de provisiones. o Las salidas.- Viajes, visitas de campo, inspecciones o pasantas. o Otras gestiones financieras.- Actividades como la conversin de las cuentas en moneda local a moneda extranjera utilizando algunas de las metodologas de valorizacin de inventarios; conciliaciones bancarias como medios de control; actividades de control interno o externo; etc.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 3 : Fases de la Gestin Financiera de Proyectos

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PLANIFICACIN FINANCIERA Si bien es cierto que los estados financieros pueden variar segn las normas de cada cooperacin internacional, se ha escogido, con el fin de ilustrar un proceso de planificacin, los estados que se mencionan a continuacin: el presupuesto analtico por actividad, el resumen del presupuesto analtico, el presupuesto mensual, el aporte de contrapartida y el plan operativo. Los dos primeros estados, el presupuesto analtico por actividad (debe confeccionarse uno por cada actividad) y su resumen, intentan costear en detalle y en resumen las actividades que involucra el proyecto en los rubros financiados por la cooperacin internacional. El presupuesto mensual desagrega por meses el monto total de la partida de los dos estados anteriores. El aporte de contrapartida detalla los recursos ofrecidos por el proyecto. Y finalmente, el plan operativo sintetiza todas las actividades financiadas por la cooperacin o la empresa, sus resultados esperados, duracin, responsables, y la ejecucin mensual de proyecto. Es vital para una adecuada planificacin considerar los siguientes criterios: a. La mente humana slo puede controlar eficazmente un pequeo nmero de rubros. Afortunadamente el sentido comn econmico nos dice que un pequeo nmero de rubros representa una porcin importante del costo total de un proyecto. Por ello sugerimos dejar de lado los rubros que representen montos no significativos. b. Las partidas de todos estos estados deben incluir slo los desembolsos que impliquen una efectiva salida de dinero. c. Ligado a lo anterior slo debe considerarse: Equipos, que se consideran inversiones. Gastos que impliquen desembolsos de efectivo. Existen algunos gastos que no debe contabilizarse porque no implican egresos de efectivo, por ejemplo, la depreciacin. d. Existen desembolsos de carcter directo y otros indirectos. Los directos son aquellos que pueden atribuirse directamente al proyecto. Por ejemplo, un jefe del proyecto y el tcnico forestal en un proyecto de aprovechamiento de productos forestales, constituyen gastos directos. El personal de apoyo no ligado al proyecto se considera un gasto indirecto. e. Es usual que los rubros se descomponen en los llamados tcnicos y administrativos. Los tcnicos son gastos directos; los administrativos pueden ser directos o indirectos. La auditoria, el administrador y la compra de computadora son ejemplos de gastos administrativos directos. Personal de apoyo, fax y los gastos de movilidad; ejemplos de indirectos. Esta divisin tiene su importancia en la medida que algunas fuentes cooperantes desean limitar algunos rubros, asignados de esta manera, con relacin al monto total del proyecto.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Presupuesto por actividad, mensual y el plan operativo. Como se mencion anteriormente y con el fin de ilustrar los distintos ejemplos en la gestin financiera, se tomar el mismo proyecto que se present en el mdulo 4 de gestin tcnica. Este proyecto se denomina Aprovechamiento de productos forestales y que a continuacin se reitera los puntos ms importantes. Debido a diversos factores se deforest una zona cercana a la Ciudad X en el norte del Per. Esto caus una prdida de la biodiversidad y se produjeron desequilibrios en el reciclaje de los recursos naturales. Ante esta situacin el proyecto intenta aprovechar racionalmente una especie forestal que debido a una serie de cualidades constituye una excelente alternativa empresarial (desarrollo econmico) para mejorar los niveles de pobreza de la poblacin cercana (desarrollo social) y con cuidado en el mantenimiento de la biodiversidad (desarrollo ambiental). Slo para fines didcticos se muestra un ejemplo simplificado a fin de que el lector capte fcilmente lo esencial de cada operacin. El proyecto consta de tres actividades: a. Realizar los estudios tcnicos. b. Vender los productos forestales. c. Realizar las actividades de conservacin de la diversidad biolgica. El proyecto durar tres meses, la cooperacin internacional financiar US $ 100 y la empresa ofrecer un aporte de contrapartida de US $ 20. El lector no debe esperar que el valor absoluto de las cantidades y otras caractersticas del proyecto tengan una correlacin con la realidad, sino ms bien debe saber derivar la misma, a partir del ejemplo ofrecido. Para finalizar esta parte, es importante mencionar algunos ejemplos de normas que exige la cooperacin internacional: a. Los montos propuestos para la adquisicin de equipos de los proyectos no debern exceder al 40% del monto financiado por la cooperacin internacional. b. Los gastos administrativos indirectos no podrn ser mayores al 10% del monto financiado por la cooperacin internacional para los gastos directos tcnicos.

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CUADRO

PRESUPUESTO ANALTICO POR ACTIVIDAD (En USD $)

ACTIVIDAD 1 VALOR UNIDAD DE UNITARIO MEDIDA (USD $) GASTOS DIRECTOS VALOR TOTAL (USD $)

RUBRO

CANTIDAD

TCNICOS SUELDOS Y SALARIOS Jefe del proyecto Tcnico forestal PASAJES Y VITICOS Lima Ciudad X MATERIALES Rollos de fotografa

Das Dias

1 0.4 3

10 10 1

14 10 4 3 3 2 2

EQUIPOS Herramientas para la planta de aserro OTROS

5 5 1

ADMINISTRATIVOS Auditor Computadora Adminstrador Agua, luz, telfono GASTOS ADMINISTRATIVOS INDIRECTOS Personal de apoyo (1 trabajador) Fax Otros gastos por movilidad GASTOS TOTALES Total

1 1

1 1 1

30

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CUADRO

RESUMEN DEL PRESUPUESTO ANALTICO (En US$)

RUBRO ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 GASTOS DIRECTOS ACTIVIDAD 3 TOTAL

TCNICOS SUELDOS Y SALARIOS PASAJES Y VITICOS MATERIALES EQUIPOS OTROS 14 3 2 5 1 14 3 2 5 1 19 4 3 5 2 3 36 4 40 47 10 7 15 4 7 90 10 100

GASTOS ADMINISTRATIVOS 2 2 SUBTOTAL 27 27 GASTOS ADMINISTRATIVOS INDIRECTOS SUBTOTAL 3 3 30 30

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CUADRO

PRESUPUESTO MENSUAL (En US$)

ACTIVIDADES MES 1 MES 2 GASTOS DIRECTOS 8 8 11 8 8 11 MES 3 TOTAL

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Subtotal Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Subtotal Total

11 11 14 36 1 1 2 4 40

27 27 36 90 3 3 4 10 100

27 27 GASTOS INDIRECTOS 1 1 1 1 1 1 3 3 GASTOS TOTALES 30 30

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CUADRO

APORTES DE CONTRAPARTIDA (En US$)

ACTIVIDADES DESCRIPCIN DEL APORTE Jornales Jornales Especialista INSTITUCIN / COMUNIDAD APORTANTE ABC ABC XYZ UNIDAD VALOR UNITARIO (USD $) 1 1 4 CANTIDAD TOTAL US$

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3

Dias Dias Dias

6 6 2

6 6 8

Totales

14

20

CUADRO

PLAN OPERATIVO (en US$)

RESULTAD ACTIVIDADES OS Entender la.. Est. tcnico Meta de... Vender Mitigar Conservac. DURACIN Un mes Un mes Un mes PERSONA RESPONSABLE BIOFOR Juan Prez Silvia Bas Benito Surez FINANCIAMIENTO CONTRAPARTIDA 30 6 30 7 40 7 20 TOTAL 36 37 47 120 EJECUCIN MENSUAL (GANT) 1 2 3

100

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera INSTRUMENTOS DE LA GESTIN FINANCIERA Desde un punto de vista ms concreto, es necesario considerar que para la efectiva gestin financiera de un proyecto o institucin, se cuenta con un conjunto de instrumentos, es decir, de documentos fsicos que pueden ser revisados y usados para la toma de decisiones. Hoja de Chequeo de la Gestin Financiera.La calidad de una adecuada gestin financiera puede comprobarse objetivamente. Para ello algunas instituciones suelen disponer de un instrumento de comprobacin para detectar el buen funcionamiento de la gestin financiera. Esta revisin no se limita a los aspectos financieros, sino que incluye los aspectos administrativos y legales que le sirven de sustento. Asimismo el desempeo de la gestin financiera con eficiencia y eficacia debe expresarse en la existencia de determinadas condiciones o situaciones deseables. Para poder determinar cul es el estado de salud de una institucin, se presenta la Hoja de Chequeo para una Adecuada Gestin Financiera , cuyo listado debe ser adecuado a las caractersticas de cada institucin, ya que algunas particularidades organizacionales pueden hacer ms importante uno u otro aspecto. Sin embargo se considera que es muy til medir el desempeo institucional en el campo de la gestin financiera y en los aspectos administrativos contables complementarios. La hoja de chequeo incluye las siguientes partes : A. Aspectos estructurales : referida a los aspectos ms permanentes como disponer del presupuesto aprobado, el plan de desembolsos( 1), la contabilidad al da (con los formatos del caso), los libros contables registrados y actualizados as como tener los registros legales. B. Informes : referida principalmente a los informes de ejecucin presupuestal, los informes financieros y los balances y estados de prdidas y ganancias o sus equivalentes. Estados para el conjunto de la institucin como para los proyectos, utilizando la contabilidad por fondos. C. Obligaciones : referida a los compromisos de pago a terceros como el pago de los impuestos, contribuciones a la seguridad social o sistema de pensiones. D. Tesorera : referida al estado del manejo de la liquidez como caja chica, adelantos, liquidaciones etc.
1

El Plan de Desembolsos es un documento en el cual se programa las solicitudes de fondos a la institucin financiera donante. De acuerdo con lo estipulado por BIOFOR : Los montos de los convenios sern aprobados en dlares americanos pero las remesas y liquidaciones de fondos durante la implementacin de los proyectos sern realizadas en nuevos soles al tipo de cambio del da de pago. Los desembolsos se efectuarn bajo la modalidad de adelantos peridicos en funcin del presupuesto establecido. BIOFOR Reglamento del programa de donaciones. 1999. Pg. 14

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E. Control : referida a la vigencia y prctica regular de los sistemas internos y externos de control. F. Otros : como el sistema de costeo, el plan de cuentas y otros sistemas o polticas. G. Resumen : que puede calificar de manera general la eficiencia y eficacia de la gestin financiera.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 10 : Formato de Hoja de Chequeo para una Adecuada Gestin Financiera

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Chequeo de mi Gestin Financiera

Ejercicio

A continuacin, realice el ejercicio de aplicacin de la Hoja de Chequeo, incluyendo las variaciones y/o aadidos que considere conveniente.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Complementariamente, es bueno hacerse las siguientes preguntas :

La disponibilidad

de recursos financieros se da en la cantidad y oportunidad que lo requiere la implementacin de las actividades previstas del proyecto ? La produccin de los reportes financieros y de ejecucin presupuestal, as como sus respectivos informes narrativos se proporcionan en la calidad y en la oportunidad establecidos ? Se respetan los procedimientos y normas establecidos por la propia institucin, las acordadas con las fuentes de financiamiento, y la normatividad legal, laboral y tributaria del caso as como el cumplimiento de las obligaciones laborales, legales y tributarias ? El registro regular de todas las operaciones de acuerdo a los formatos preestablecidos que se expresan en los registros contables es una prctica institucional ?

Otros Instrumentos.Junto con el formato de Hoja de Chequeo para una Adecuada Gestin Financiera til en el sentido amplio de la gestin, se tiene adems: El Cuadro : Cmo est la Gestin Financiera de mi Institucin ? El Grfico 11 : Instrumentos de la Gestin Financiera.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Cuadro : Cmo est la Gestin Financiera de mi Institucin ?

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 11 : Instrumentos de la Gestin Financiera

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Chequeando mis Instrumentos de Gestin Financiera

Ejercicio
A continuacin, complete colocando un S o un No segn cuente o no con cada instrumento aplicable.

FORMATO BASE: HOJA DE CHEQUEO PARA UNA ADECUADA GESTIN FINANCIERA

MEDIDA DE CHEQUEO A ESTADO RESPONSABLE APLICACIN

F G

ESTRUCTURALES 1 Prepuesto aprobado 2 Programa de desembolsos aprobado 3 Contabilidad al da. 4 Planillas al da. 5 Registros al da: Ministerio de Trabajo, Sunat, Municipio etc 6 Formatos aprobados 7 Registro de venta al da. 8 Registro de planillas y contratos en el Ministerio de Trabajo. INFORMES 9 Informes de ejecucin presupuestal. 10 Informe financieros 11 Balances y Estados de prdidas y ganancias al da. 12 Conversin de moneda local a moneda extranjera OBLIGACIONES 13 Cumplimiento de pago del IGV 14 Cumplimiento de contribuciones a ESSALUD. 15 Cumplimiento de contribuciones a AFPs. 16 Cumplimiento de obligaciones municipales 17 Cuentas por pagar :proveedores TESORERIA 18 Solicitud de desembolsos 19 Liquidaciones al da. 20 Adelantos para viajes al da 21 Caja chica liquidada CONTROL 22 Observaciones de auditores o peritos resueltas. 23 Arqueos de caja chica 24 Conciliaciones bancarias 25 Auditoria OTROS ASPECTOS 26 Sistema de costeo GENERALES 27 La disponibilidad de recursos financieros adecuada en cantidad. 28 La disponibilidad de recursos financieros adecuada en calidad. 29 El cumplimiento de las obligaciones laborales, legales, tributarias. 30 Reportes financieros 31 Informes de ejecucin presupuestal 32 Saldos de liquidez 33 Adelantos por rendir cuenta 34 Respeto a normas y procedimientos internos 35 Costeo de actividades

SI SI SI SI SI SI SI SI Al da Al da Al da Al da SI SI SI SI SI Al da Al da Al da Al da Resueltas Realizados Realizados Realizados Adecuado Adecuada Adecuada Al da Al da Al da Adecuados Adecuados Adecuados Adecuado

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Productos

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Documentos resultantes de la Gestin Financiera

PRESUPUESTO

INFORM E S DE EJE CUCION P RESUP UESTA L INFORME FINANCIE RO ESTA DOS FINANCIE ROS

ESTADOS FINANCIEROS

FLUJO DE CAJA

PROGRAMA DE DESEMBOLSOS

PLAN DE CUENTAS

CONTABILIDAD
BIOFOR Universidad del Pacfico Dav id Wong C. Jorge Oroza M. Marz o 2000

FORMATOS SISTEMA DE COSTEO

NORMATIVIDAD

SISTEMA DE CONVERSION DE MONEDA LOCAL A MONEDA EX TRANJERA

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CAPTULO SEGUNDO: LA GESTIN FINANCIERA COTIDIANA

A PROBLEMAS MS COMUNES EN LA GESTIN FINANCIERA Si bien es cierto que en cada una de las fases de la GF y en las correspondientes tareas que suponen se pueden presentar problemas, deficiencias o existen mrgenes para una mejora en la eficiencia y la eficacia. Algunos de esos problemas se suelen presentar con ms regularidad. Ello depender de las particularidades de la institucin y de los retos y desafos que planteen la puesta en marcha de los proyectos de conservacin y manejo de la diversidad biolgica y ecosistemas frgiles. Sin embargo, de acuerdo la experiencia se puede afirmar que los principales problemas que se presentan en la gestin financiera se refieren a las siguientes reas: Area : Liquidaciones.La experiencia demuestra que este es el problema fundamental de la gestin financiera. El problema es el retraso en el cumplimiento y la interrupcin del ciclo desembolso, gasto, liquidaciones, desembolsos. Es usual que la primera liquidacin y el primer informe de ejecucin presupuestal se retarde y/o sea insuficiente. Por ello, mantener el circuito desembolso liquidacin - desembolso supone una eficaz gestin de parte de todos las personas relacionadas con los recursos financieros (proveedores y usuarios). Por ello su funcionamiento es un buen sntoma de la gestin financiera. Area : Planeamiento financiero.Entre la formulacin del presupuesto, el programa de desembolsos y la realidad prctica se encuentran diferencias a veces muy grandes. Algunas explicaciones pueden ser :

La insuficiente coordinacin entre el equipo de operaciones y el equipo administrativo. La sobre estimacin de las necesidades liquidez en los primeros meses de implementacin del proyecto.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Area : Compras.Al inicio del proyecto se requieren adquirir activos fijos respetando las normas y procedimientos internos y los requeridos por las fuentes de financiamiento. En ocasiones, los procedimientos establecidos llevan a alargar los plazos estimados inicialmente ms all de lo razonable. Area : Informes.El nivel de detalle de los informes financieros narrativos suele ser exigente. Esto ocasiona que muchas veces no pueda cumplirse con los plazos sealados y de acuerdo a las necesidades de recursos por la implementacin del proyecto. En el caso de los informes de ejecucin presupuestal se presenta semejante situacin con el aadido de que no se acompaan de informes analticos de los mismos. Area : Volumen de gastos por rendir o liquidar.La acumulacin excesiva de gastos por rendir, como viajes, liquidaciones de unidades operativas descentralizadas. Del mismo modo, en las acciones generales de GF es comn encontrar en las instituciones una serie de problemas que se pasa a enumerar :

La ausencia o limitaciones de procedimientos internos y la necesidad del respeto y cumplimiento a los procedimientos y normas establecidas. La ausencia de estados financieros completos. La ausencia de estados financieros por proyecto utilizando la contabilidad por fondos. La ausencia de contabilidad por programas o por proyectos. En algunos casos la omisin de un software contable es una de las razones que se argumenta. Sin embargo es posible hacerlo por los medios convencionales. No es comn llevar o aplicar la contabilidad por fondos. En otros casos si se hace pero no hay criterios o polticas de distribucin de gastos centrales o costos indirectos a cada proyecto. La falta de un sistema de costeo por actividades o por unidades operativas.

Asimismo, y aunque de manera menos frecuente, tambin se encuentra problemas como :

El atraso en el gasto al finalizar cada ao fiscal ante la posibilidad de perder fondos de los proyectos.

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El tratamiento y registro de los activos fijos donados como parte del pasivo. La definicin de la propiedad y responsabilidades de unidades motorizadas donadas. El proceso de recuperacin del IGV y su tiempo de gestin. La disponibilidad de documentacin contable legal en zonas de funcionamiento de la informalidad generalizada. Lo que se expresa en la imposibilidad de obtener facturas o boletas.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 5 : Areas Crticas de la Gestin Financiera de Proyectos

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 6 : Problemas ms Frecuentes de la Gestin Financiera de Proyectos

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Problema ms Frecuentes

Ejercicio

Seale para su propia institucin los 5 problemas esperados ms importantes. Indique tambin la causa y qu es lo que puede hacerse para encararlos y comparta los resultados con su grupo. Problema 1. Causa Recomendacin

2.

3.

4.

5.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 7 : Qu hacer para Superar los Problemas ms Frecuentes ?

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera B. GESTION DE LA LIQUIDEZ. Desembolso y la liquidacin. El ciclo de desembolso liquidacin tiene un procedimiento que es reglamentado por las fuentes de financiamiento y es all donde suelen presentarse entrampamientos y problemas en la gestin financiera. A continuacin se presenta de manera detallada cada una de estas partes: el programa o cronograma de desembolsos, la solicitud de desembolsos, la recepcin de fondos, la liquidacin y la nueva solicitud de desembolsos y la liquidacin final. Se describe cada una de ellas y se trabajar con un ejercicio ilustrativo. Cronograma de desembolsos. Es un documento que suele prepararse inmediatamente despus de la aprobacin del proyecto y antes de la puesta en marcha de las operaciones. Ello se explica por la necesidad de repensar el proyecto a la luz de la preparacin del plan operativo y con la participacin de personal que propiamente participar en la puesta en la implementacin del proyecto. Es por ello que suelen hacerse algunos cambios o diferencias entre el proyecto y el plan operativo. As mismo el plan operativo detalla las actividades propuestas inicialmente en el proyecto. La solicitud de desembolsos es un documento que seala el cronograma de la recepcin de fondos de la cooperacin internacional a lo largo de la vida del proyecto. De acuerdo a la prctica ms usual el cronograma de desembolsos incluye la solicitud de fondos en forma trimestral, bimensual o mensual, desde el inicio del proyecto hasta su culminacin. Este documento permite programar el flujo de liquidez tanto a la institucin ejecutora como a la cooperacin internacional. Su presentacin lleva a la aprobacin por parte de la cooperacin internacional y supone una planificacin de los tiempos programados entre la solicitud de desembolso, la recepcin de los fondos, la presentacin de la liquidacin, la siguiente solicitud de desembolso y la consiguiente recepcin de fondos. El monto solicitado en cada desembolso debe tener en cuenta el clculo de tiempo transcurrido entre uno y otro desembolso de tal manera que la disponibilidad de fondos est asegurada de acuerdo a las demandas de operaciones. As mismo debe evitarle el sobre o sub pedido de fondos. El cronograma de desembolsos debe incluir: los montos solicitados con las fechas de recepcin. De considerarlo necesario se incluir una reformulacin presupuestal. Como parte del cronograma de desembolsos y su respetiva aprobacin de la cooperacin internacional se suele incluir la primera solicitud de desembolso. Algunas instituciones de cooperacin internacional tienen la prctica se solicitar planes operativos anuales y la presentacin de cronogramas de desembolsos igualmente anuales cuando se trata de proyectos de esta duracin.

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Recepcin del desembolso. Consiste en la recepcin de desembolso solicitado. Este desembolso suele hacerse mediante cheque o transferencia a la cuenta corriente. Esta actividad suele incluir la confirmacin de recepcin de dinero, as como la emisin del documento o recibo correspondiente. Una vez recibido el dinero se procede a su utilizacin tomando en cuenta las regulaciones, procedimientos y restricciones acordadas con la fuente de financiamiento. Es importante tener conciencia del tiempo transcurrido entre la solicitud y la recepcin ya que para ms adelante ello debe tenerse en cuenta para la nueva solicitud. Liquidacin de desembolso. La liquidacin es una prctica usual en la gestin financiera de los proyectos de desarrollo y consiste en un procedimiento auxiliar a la contabilizacin por el cual se rinde cuentas de las operaciones financieras realizadas con los recursos proporcionados por la cooperacin internacional sobre la base de un presupuesto, un cronograma de desembolsos y su correspondiente proyecto fuente. La liquidacin tiene los siguientes pasos: La recopilacin de la informacin contable 2, el procesamiento y la toma de decisiones y la preparacin del formato de liquidacin y su presentacin. La liquidacin debe incluir la siguiente informacin: 1. Disponibilidad de fondos: incluyendo el monto disponible del periodo anterior, el desembolso recibido a lo cual debe aadirse los aportes propios o de otras fuentes. Este monto total es el que se liquida. 2. Gastos realizados: de acuerdo al plan de cuentas del presupuesto aprobado; se presenta los totales gastados en el perodo. Debe incluirse los montos efectivamente gastados. 3. Comparacin entre los montos presupuestados y los montos efectivamente gastados. Se ponen en columnas contiguas ambos rubros realizando la comparacin respectiva.3 (opcional) 4. Finalmente se calcula la diferencia entre el monto disponible y el monto gastado, quedando el saldo para el periodo siguiente.

En la preparacin de la liquidacin se suelen presentar algunos hechos que se quiere tratar:

2

Es prctica comn reunir la documentacin del proyecto en forma separada de la contabilidad institucional. La informacin comn a la marcha institucional de varios proyecto como los libros de planillas y gastos generales se mantienen en los archivos centrales. 3 Como anexo al Convenio de Cooperacin se regulan los mrgenes de diferencia entre ambos. Lo usual es una diferencia mxima del 10% a nivel de cada partida anual. Para el caso de activos fijos, remuneraciones se suele ser ms estricto. De tal manera que antes de superar el monto sealado en el presupuesto se suele requerir autorizacin previa.

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a) Montos a rendir cuenta: Debe tomarse las previsiones para dichos montos no sean importantes, fijando para ello plazos mximo de tiempo para rendir cuentas una vez recibido el dinero. (5 das tiles). b) Inclusin de los montos imputables a los gastos generales o centrales: tomando como base los montos aprobados en el presupuesto y definiendo anticipadamente los criterios de prorrateo de estos gastos se evitar confusiones. c) Sobregasto en algunas partidas: Es necesario tener en cuenta que los rubros no reconocidos por la cooperacin internacional debern ser asumidos por la propia institucin ejecutora. d) Atraso en el tiempo en su preparacin. Normalmente el tiempo de preparacin de la liquidacin y su aprobacin es mayor al estimado. Est dems sealar que la liquidacin se refiere a la gestin financiera, y que ella debe entenderse y enmarcarse en la implementacin del proyecto. Por ello el Informe Narrativo de cumplimiento de las actividades y objetivos es parte indispensable del entendimiento de la liquidacin. A pesar ello se considera muy adecuada la preparacin de un breve informe narrativo que de cuenta de la liquidacin. Solicitud de desembolso. Es un documento que se prepara peridicamente mediante el cual se solicita el desembolso para un periodo determinado de ejecucin de un proyecto. Su referencia inmediata es el presupuesto aprobado y el cronograma de desembolsos igualmente aprobado al inicio del proyecto. La solicitud de desembolso tiene las siguientes partes: 1. La disponibilidad de fondos estimada para el perodo: lo cual incluye el saldo del perodo anterior (saldo de la ltima liquidacin), ingresos estimados propios y/o de otras fuentes y monto solicitado tomando como referencia el cronograma de desembolsos aprobado.4 2. La proyeccin estimada de gastos para el perodo. Debe tomarse en cuenta el presupuesto aprobado. 3. Finalmente se calcula la diferencia entre el monto disponible y el monto proyectado a ser gastado, siendo el saldo estimado cero. 5 Un aspecto clave en el ciclo desembolso - liquidacin es el TIEMPO. Usualmente suelen presentarse desfases tanto en la preparacin de la liquidacin, como el la recepcin del dinero. Por ello se recomienda que se tomen mrgenes de seguridad amplios a fin de no entorpecer la marcha del proyecto. Liquidacin final.

Si el monto a solicitar es significativamente diferente al aprobado en el cronograma de desembolsos es recomendable comunicarse con el responsable de monitoreo del proyecto a fin de que lo tenga en cuenta para la programacin de su flujo de liquidez. 5 Lo cual no cierra de posibilidad de concordar un margen de liquidez disponible.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Al finalizar el proyecto se suele presentar una liquidacin final del proyecto. En este acpite se quiere explicar la diferencia con una liquidacin normal. Adems de los aspectos antes sealados hay algunas diferencias. Las principales diferencias son dos: la inclusin de algunos rubros no efectivoy el resumen en moneda nacional y en moneda extranjera. 1. Rubros no efectivo: hay algunas partidas que conllevan obligaciones de la institucin ejecutora ms all de la misma fecha de culminacin del proyecto pero que pueden llevar a imputar gastos al proyecto tal es el caso de la Compensacin por Tiempo de Servicios (CTS) u obligaciones de impuestos. 2. Resumen en moneda nacional y moneda extranjera. Como resultado de suscripcin del convenio con la cooperacin internacional es posible que se presente una diferencia entre el monto aprobado en dlares y los desembolsos en moneda nacional. En la liquidacin final debe conciliarse esta diferencias, as como prepara un resumen de los gastos en moneda nacional y moneda extranjera, presentndose la interrogante de que tasa de cambio a utilizar para los realizar los clculos. En el ejercicio anexo se presenta un ejemplo concreto. AQU INCLUIR HOJAS DE EXCEL JOM.

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CAPITULO TERCERO: EL CONTROL

CONTROL DEL EFECTIVO, CUENTAS POR PAGAR E INVENTARIO Con el fin de controlar eficientemente los principales activos de la empresa es necesario identificar estos principales activos y mostrar, por otro lado, el mecanismo gil y prctico para este control. Los principales activos son: el efectivo, las cuentas por pagar y los inventarios. Es importante afirmar que para un efectivo control es necesario que el gestor del proyecto tenga en consideracin los siguientes principios: a. No dejar a la memoria las operaciones que realice el proyecto, hay que registrarlas. b. En lo posible, este registro debe estar separado de las dems cuentas de la empresa. Por ejemplo, debe haber una o varias cuenta(s) corriente(s) bancarias especial(es) para el proyecto en anlisis. c. Debe distinguir las partidas importantes, por su valor material, de las que no lo son. Por ello debe optar por el procedimiento de menor costo; si el beneficio de controlar una cuenta es mayor que su costo, se debe proceder a su verificacin; si el beneficio es menor, es mejor no realizar esta verificacin. Debe utilizar su mejor criterio para esa definicin. El efectivo es el activo ms importante del proyecto. Por ello debe controlarse con especial cuidado. Los instrumentos que se utilizan para este control son: la conciliacin bancaria y el arqueo de caja. La conciliacin bancaria. Es el instrumento que permite concordar el saldo segn bancos (del extracto bancario) con el saldo segn libros. Estas diferencias pueden originarse por: a. Depsitos en trnsito. El poseedor de un cheque deposita en el banco pero este ltimo an no lo ha abonado. b. Error del banco. El banco carg equivocadamente contra el proyecto el monto de un cheque. c. Cheques pendientes de pago. El proyecto otorg cheques a sus proveedores pero stos an no los ha cobrado en el banco. d. Error en el registro del cheque. Por ejemplo un proyecto registr en su libro un pago por 99 cuando efectivamente solo era 88. Ello implica una subestimacin en el saldo segn libros de 11. e. Comisiones de servicios bancarios. Fueron contabilizadas por el banco pero an no registradas por el proyecto. f. Cheques sin fondos. El proyecto contabiliza como ingreso un cheque pero este no tiene fondos, por lo tanto debe disminuirse del saldo segn libros.

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CONCILIACIN BANCARIA Banco Saldo segn bancos ms depsito en trnsito error del banco 20 Saldo segn libros ms 2 Error en el registro de cheque 1 23 menos Comisiones Serv. bancarios Cheque sin fondos 1 4 3 6 8

Libros 16

11 27

menos Cheques pendientes de pago

2 16

14 9

El lector puede deducir fcilmente el procedimiento de la conciliacin. Para fines de control, es importante que los responsables del proyecto tengan en consideracin lo siguiente: a. El proyecto debe hacer todos los pagos (a excepcin de la caja chica) por la cuenta de banco; as mismo debera, mediante este mecanismo, depositar todos los ingresos. Ello asegura el registro de cada operacin en una instancia fuera del proyecto. b. Los que desembolsan efectivo no deben ser las mismas personas que autorizan el desembolso y no ser los mismos que registran la operacin. c. Los que manejen el dinero no deben ser los que registran los ingresos de efectivo, para evitar que alguien que reciba ingresos no lo contabilice. d. Debe haber personal idneo y tico. Arqueo de caja A fin de lograr una eficaz operatividad del manejo de las partidas que impliquen pequeos montos se sugiere el manejo de una caja chica. Cada proyecto debe definir el monto necesario de la misma. Los desembolsos se sustentan con vales de caja y con documentos como facturas o recibos.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera El arqueo de caja consiste en que una persona autorizada y ajena al manejo de este procedimiento, en forma sorpresiva, efecta un recuento de los fondos de esta caja chica. Con el fin de comprobar el arqueo, firman tanto el asistente encargado de la
ARQUEO DE CAJA CHICA Dinero en efectivo recontado Comprobantes por gastos Movilidad Uitiles de escritorio Refrigerio Cheque a cambio de efectivo Total recontado Saldo segn libros Faltante o sobrante Firman asistente y auditor caja chica y el auditor. 21

3 4 2 5

14 35 40 -5

En el ejemplo, se ha descubierto un faltante de 5. Debe analizarse las causas de este faltante que pueden deberse a un robo o un error al contar el dinero. Existen una serie de obligaciones varias que se han mencionado en prrafos anteriores como impuestos, contribuciones sociales, proveedores. La financiacin mediante los proveedores, en ocasiones aunque no necesariamente, pueden generar un costo financiero.. As por ejemplo, si un proveedor les ofrece una mercadera al crdito en las siguientes condiciones: un descuento de 5% si paga al contado, el precio de lista si paga al mes. El gestor financiero del proyecto podra creer que la proposicin es favorable y no lo es. Si el precio de lista del bien es S/. 100; el costo mensual es:
cos to = 100 = 5.3% 100 5

El truco es que el proveedor, en realidad, exige por la mercanca S/.95 y no S/.100, por lo que no hay descuento sino un cargo por intereses. Las existencias pueden ser importantes y por ello debe existir un control mnimo y ello se realiza a travs del kardex de inventarios. La unidad de medida especfica de la madera es pies cbicos (p3). A continuacin se ilustra un ejercicio numrico. El saldo inicial en el mes de octubre es 10 p 3, luego se extraen 2 p3 adicionales, por lo que el saldo se convierte en 12 p 3. Se venden 5 p3 y se extraen otros 3 p 3 para que el saldo final sea 10.

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Fecha Octubre 1 13 20 31

KARDEX DE INVENTARIOS Entrada Salida Saldo 10 12 7 10

2 5 3

Estos inventarios se valorizan bajo un apropiado sistema de costeo.

Ejercicio

Realice la siguiente conciliacin bancaria. El saldo segn bancos es 30 y segn libros es 25. El banco an no ha abonado un cheque depositado por 4; el banco carg equivocadamente un cheque por 2; hay cheques an no depositados en el banco por 3, 5, 8,5,7. El proyecto registr un pago de 13 en demasa; hay comisiones del banco no registrados por 3 y un cheque sin fondos por 20.

Ejercicio
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CONCILIACIN BANCARIA Banco Saldo segn bancos ms depsito en trnsito error del banco 30 Saldo segn libros ms 4 Error en el registro de cheque 2 36 menos Comisiones Serv. bancarios Cheque sin fondos 3 5 8 5 7 Libros 25

13 38

menos Cheques pendientes de pago

3 20

21 15

15

Ejercicio
Realice el siguiente arqueo de caja. El proyecto otorg S/. 40 al asistente. Cuenta el dinero y hay S/. 30 y encontr un cheque por S/.1 . Los gastos han sido los siguientes: la movilidad ascendi a 6, la compra de tiles de escritorio a 5 y el refrigerio a 3.

ARQUEO DE CAJA CHICA Dinero en efectivo recontado Comprobantes por gastos Movilidad Uitiles de escritorio Refrigerio Cheque a cambio de efectivo Total recontado Saldo segn libros Faltante o sobrante Firman asistente y auditor

30

6 5 3 1

15 40 40 0

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Normatividad general de fuentes de cooperacin Prevencin de los problemas de auditoria Normatividad La gestin financiera tiene un conjunto de normas que deben respetarse para su plena operatividad. Estas normas se sustentan en las obligaciones legales y tributarias vigentes, en las polticas administrativas internas as como en las polticas de los donantes. En este caso se desea referir a las principales normas : a) El uso de moneda extranjera est restringido. b) Hay regulaciones y procedimientos precisos para la realizacin de las compras. c) Los cambios de personal estn sujetos a aprobaciones. d) Otras normas tienen que ver con los crditos de la produccin intelectual, el destino de los intereses, las limitaciones a financiar los gastos administrativos, as como la realizacin de una auditora. e) Manejo de fondos:

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera En caso se otorguen adelantos de fondos se deber emplear procedimientos que minimicen el tiempo entre la transferencia de fondos desde (el donante) y los desembolsos realizados por los donatarios o sub donatarios. Los donatarios deben establecer procedimientos razonables que garanticen la recepcin de los informes relativos a los saldos y desembolsos de efectivo de los sub donatarios, con suficiente anticipacin de modo que les permita elaborar informes de transacciones de caja, completas y precisas, para su presentacin a la agencia donante. BIOFOR . 33. f) Uso y destino de los intereses (Ver grfico 8 Normas a Considerar en la Gestin Financiera). La Gestin Financiera con fondos donados se realiza bajo la consideracin de que existe un circuito regular desde la solicitud de desembolsos hasta el siguiente desembolso (Ver grfico 9 Circuito de la Gestin Financiera).

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 8 : Normas a Considerar en la Gestin Financiera

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Grfico 9 : Circuito de la Gestin Financiera

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera Como puede visualizarse es usual que es este circuito no funcione de manera adecuada y que como consecuencia se disponga de excedentes de liquidez o que, por el otro lado, se tengan dficit de liquidez. Pudiendo optarse por soluciones que agraven an ms los problemas de la Gestin Financiera. Como se puede ver en la siguiente tabla : Efectos del Manejo de Fondos (Liquidez) Liquidez Excedentes Efecto Prdida de valor real. Tendencia Posibilidad de reducir actividades programadas futuras. Tendencia a sobre gastar. Imposibilidad de reembolsar a donante. Obtencin de intereses Tendencia a prestar a otros bancarios. proyectos institucionales. Se pueden paralizar Tendencia a prestarse de otros actividades. proyectos institucionales. Aumento del costo financiero. Tendencia a la utilizacin de sobregiros. No cumplimiento de metas. Posibilidad de obviar actividades programadas.

Dficits

A continuacin, se presenta algunos casos reales que nos permiten vislumbrar algunos de los problemas que podran darse en la gestin financiera de los proyectos (los nombres son ficticios). 1.- Caso Crisol : Atraso en la adquisicin de activos fijos. El proyecto fue aprobado a fines del ao y las transferencias de recursos se hicieron a los 2 meses. Sin embargo el proceso de solicitud de cotizaciones, el estudio de la factibilidad de importar y el trmite de gestin para lograr la autorizacin de importacin llevaron a un atraso muy importante el disponer de los activos fijos que el proyecto requera. 2.- Caso Landas : Gastos financieros superiores a los costos operativos. La institucin responsable de la puesta en marcha del proyecto consider que las instalaciones donde se utilizaran las maquinarias y equipos estaran en operacin al inicio del proyecto. Sin embargo el proceso de remodelacin de la infraestructura demor ms de lo esperado ampliando el periodo donde se incurran en costos fijos sin tener ningn ingreso. 3.- Caso Tolteme : Atraso en la presentacin de informes econmicos.

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera En el entorno de una reestructuracin institucional interna se produjo un atraso significativo en la presentacin de los informes econmicos del proyecto. Ello llev a la institucin financiera a no considerar la posibilidad de una renovacin y ampliacin del proyecto a pesar que ello haba sido considerado en sus planes de fortalecimiento institucional. As por ejemplo, los responsables de un proyecto decan en su interior, ante los innumerables trabajos que tenan por delante, que la presentacin de los informes econmicos podra hacerse pocos das antes de la presentacin. Cuando lleg el momento de elaborar el documento, surgi un imprevisto que impidi la entrega puntual de los informes solicitados. 4.- Caso N Monet : Riesgo cambiario. Por normas institucionales la institucin receptora de fondos tena acumulados los recursos anuales del proyecto en cuentas corrientes. En ese periodo se dio un incremento importante de la tasa de cambio, perdiendo capacidad de compra de los recursos del proyecto. Cabe sealar que algunos rubros importante del proyecto estaban destinados a sufragar gastos de activos regularmente cotizados en moneda extranjera. Un ejemplo didctico puede aclarar esta leccin. Un proyecto recibe una donacin por $100, pero que es desembolsado en soles. A lo largo del ao, el proyecto adeuda varios pagos en dlares, como por ejemplo honorarios a expertos extranjeros. Se supone que todo lo adeudado asciende justamente a los $100. El gerente financieros aduce que como el aporte es una donacin puede depositar los $100 en soles. El tipo de cambio hoy es S/.3.5 por dlar y la devaluacin es 10% anual. Al final del ao usted tendr S/.350 y adeudar (3.5 x 1.1) 100 = 385. Es decir, tiene una prdida por riesgo cambiario de 35 soles. 5.- Caso Fores : Carga financiera excesiva. La institucin tiene frecuentes atrasos en preparar las liquidaciones de los gastos desembolsados. A fin de evitar la paralizacin de las actividades, con mucha frecuencia prestaba de otros fondos dinero para esas necesidades. Asimismo adquiere recursos de fiado con un recargo del orden del 15%. 6.- Caso PINOL : Falta de documentos sustentatorios. La institucin Pinol se dedica a promover un programa de reforestacin con los madereros de la zona de trabajo. Para ello Pinol adquiere semillas y plantones de pequeos productores locales que no tienen posibilidad de emitir boletas de pago, factores y no tienen RUC o RUS. Un caso similar es el caso Chamaco. La institucin Chamaco se dedica a la recoleccin y procesamiento de frutas. Para el inicio de operaciones se le present

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera la posibilidad de adquirir herramientas y maquinas usadas de un empresario informal que no puede dar documentos de respaldo. 7.- Caso BIMUC : Desfase entre unidad operativa y administracin. La institucin BIMUC previ el inicio de actividades operativas en el mes de Enero, sin embargo slo pudo hacerlo a partir de abril. El proyecto consideraba cubrir los costos administrativos centrales desde el inicio de operaciones. La institucin lo hizo a partir de Enero. Usualmente los gestores de proyectos asumen que tanto el rea de operaciones empiezan y terminan en igual tiempo. Mes AD OP 1 x x 2 x x 3 x x 4 x x 5 X X 6 x x 7 x x 8 x x 9 x x 10 x x 11 x x 12 x x

Pero la realidad obliga a que el rea de operaciones de retrase y por ello exista un desfase en donde no existen recursos para el rea administrativa y ello obliga a una reprogramacin presupuestal. Mes AD OP 1 x 2 x 3 X x 4 x x 5 X X 6 x x 7 x x 8 x x 9 x x 10 x x 11 x x 12 x x 13 x 14 x

AD: Administration OP: Operaciones 8.- Caso SICUS : Excesivos montos por liquidar. La institucin SICUS desarrolla su trabajo principalmente en zonas rurales y para ello maneja una importante cantidad de dinero en efectivo (transporte, viticos, compra de insumos etc). A finales de mes, en forma regular tiene un monto por liquidar superior al 70% del monto desembolsado, monto superior al 30% mximo permitido. 9.- Caso SILVI TRUN : No hay documentacin sustentatoria. La institucin se dedica a la comercializacin de pescado y recibe boletas o recibos de los pescadores. As mismo dado el giro de la actividad no puede llevar los registros contables usuales.

PREVENCION DE LOS PROBLEMAS DE AUDITORIATexto

Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera PROBLEMAS MAS FRECUENTES ENCONTRADOS EN LAS AUDITORIAS DE LAS INSTITUCIONES DE DESARROLLO .
PROBLEMA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Sumas significativas por liquidar. Operaciones realizadas con documentacin incompleta o deficiente desde el punto de vista legal. Montos y conceptos de gastos centrales cargados al proyecto con criterios no claros. Liquidaciones atrasadas o incompletas. Imputar gastos al proyecto en partidas no consideradas. Gastos en montos por encima de los mrgenes permitidos. El monto permitido suele ser superior al 10% de la partida anual. Solicitar autorizacin de gastos y en montos luego de realizarse. No solicitando autorizacin expresa previa. Utilizar montos presupuestados en partida de remuneraciones en varias plazas, incluyendo las no consideradas en el proyecto. Pagando montos inferiores a los presupuestados. Atraso en la contabilidad. No pago y/o no considerar el crdito fiscal. Pagos de gratificaciones a personal contratado bajo la forma de honorarios profesionales. Prstamos de saldos de liquidez a otros proyectos y/o viceversa. Tendencia a disponer de altos saldos de liquidez. No respeto a las reglas para las compras o adquisiciones. Conciliar la informacin con contabilidad Conciliar la cuenta 44 con la 10 (La cuenta 44 pasivo controla los saldos por liquidar del proyecto y la cuenta 10 activo controla los saldos cuentas de bancos que normalmente deben ser iguales. LC Arrastrar saldos equivocados (sucede muy a menudo entre los informes financieros, los saldos finales del mes anterior no son iguales a los saldos iniciales del mes anterior) LC XX No hay flujo adecuado de documentos (entre la institucin, los clientes por el pago de deudas por cobrar) LC No hay un adecuado equilibrio presupuestal LC Errores en la contabilizacin MR Errores/deficiencias en los sofwares usados MR Llevar doble registro de las operaciones con distintos saldos MR No cruzar saldos presupuestales con saldos contables MR Libros y registros incompletos MR No se lleva control de los avances a rendir

LC
PF F MF MF MF MF MF F

MR
F F F PF NF PF F MF

NA
F F F F PF F PF PF

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15 16.

MF F PF PF F F MF MF

F PF N F F PF

PF PF PF PF F F

17.

MF

18. 19 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

MF F MF F F F F F F

Fuente: Entrevistas Luis Crdoba C (LC), Mnica Romo (MR) y Noem Alache V (NA). Contadores especializados en asesorar a instituciones que implementan proyectos de Desarrollo. Lima, 12 de julio de 2000. Elaboracin. Jorge Oroza M. MF = MUY FRECUENTE F = FRECUENTE PF = POCO FRECUENTE N = NO PRECUENTE

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Mdulo 5 Monitoreo y evaluacin de proyectos: seguimiento y Gestin Financiera a. Bibliografa IRG, Universidad del Pacfico, Figueroa Asencios Carlos. Mdulo 2: Diseo de proyectos Marco Lgico- Programa de gestin Estratgica de Proyectos y Manejo de la diversidad Biolgica. Lima 1999 UNIDAD PEDAGGICA. BIOFOR. Conservacin y Manejo de Ecosistemas frgiles. Reglamento del Programa de Donaciones. 1999. Capacidades de Gestin y necesidades de capacitacin en seis ecosistemas frgiles del Per. BIOFOR PACT. 1999. Catholic Relief Services Per. Seguimiento financiero/Contable a proyectos CRS/Per. Julio 1998. Wong, Cam David. Finanzas Corporativas: un enfoque para el Per. CIUP: Primera edicin corregida 1998.

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Esquema N 1: Condiciones para la buena gestin financiera. Las condiciones deseables verificables. Esquema N 2: Ambito de la Gestin Financiera de Proyectos Esquema N 3: Cmo est la Gestin Financiera de mi institucin ? Esquema N 4: Formato Base: Hoja de Chequeo para una adecuada gestin Financiera. (Calificaciones) Esquema N 5: Productos de la Gestin Financiera. Esquema N 6: Hoja de Productos para una adecuada Gestin Financiera. Esquema N 7: Fases de la Gestin Financiera de Proyectos Esquema N 8: Fases de la Gestin Financiera de Proyectos: descripcin de las principales actividades Esquema N 9: Areas criticas en la Gestin Financiera. Esquema N 10: Problemas ms frecuentes la Gestin Financiera. Esquema N 11: Qu hacer para superar los problemas ms frecuentes? Esquema N 12: 15 normas a tener en cuenta. Esquema N 13: Circuito Solicitud de desembolso desembolso liquidacin informes solicitud.