Universidad Tecnolgica Nacional

Facultad Regional San Nicols

Ingreso Informtica EXCEL 2007 Capitulo 1 Conceptos Bsicos

Ingreso informtica

Edicin y Compaginacin: AUS Fernando Rolandelli

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Excel 2007

Cuestiones para tener en cuenta:

Vas a encontrar estos signos, te van a ayudar. Smbolos Significado Definicin, CUIDADO!! Importante, toma nota Curiosidad Cosas que se van a repetir y debes recordar Consejos

Diagrama de contenido

Automatizacin de clculos

Estructura y formato

Entorno Inicial

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CAPITULO 1 Conceptos bsicos

Contenido en temas. Inicio en Excel 2007 Entorno de trabajo Principales opciones Operaciones con archivos

Objetivos:
Que el alumno se familiarice con los primeros conceptos de una planilla de clculo Que el alumno conozca las principales opciones de Excel 2007 Que el alumno pueda guardar un trabajo en Excel 2007 y volver a recuperarlo

Introduccin
Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas. (Wikipedia). Como veremos durante todo el apunte, la utilizacin de una planilla de clculo tiene como fin facilitarle al operador, la realizacin de clculos tratando de automatizar la mayor cantidad posible. Por ello se entiende que la creacin de una planilla de clculo requiere un anlisis del problema a solucionar y un diseo y presentacin estudiados a fondo para que a la larga se logren los beneficios esperados

Inicio del programa

Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer, primero nos Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 3

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Excel 2007 ubicamos en el botn Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla Pulsamos la opcin Todos los Programas Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel 2007 Y aparece nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

Tambin

podemos acceder a Excel 2007 a travs de un acceso directo. En el captulo de Windows vimos como crear accesos directos y como

Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo. Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos.

Entorno
La barra de ttulo
Todas el entorno de trabajo es similar en la mayora de las Pgina 4 herramientas del paquete Office

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Excel 2007 Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar Rehacer . , Deshacer o

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones

La Cinta de Opciones
La Cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Las Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones operaciones se relacionadas con la insercin de los diferentes pueden elementos que se pueden crear en Excel agregar a la

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Barra De Acceso Rpido haciendo clic derecho sobre Pgina la 5 opcin a

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. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podeamos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconoceremos porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que nos sern tiles en cada pantalla.

El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 6

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Excel 2007 la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Operaciones con archivos

Guardar un libro
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco , esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

La ventana puede variar dependiendo de la versin de S.O que tengas. En este caso clic es Haz Windows 7

sobre el botn

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Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se Si quieres guardar con abrir el archivo el mismo en otra PC con nombre que Pgina 7 Excel un ms tena. Tambin viejo selecciona puedes utilizar el tipo adecuado la combinacin en la ventana de de teclas Ctrl

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Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. En caso de que queramos guardarlo con otro nombre, deberemos colocar el mismo en el espacio Nombre de archivo y seleccionar las dems opciones y presionar Guardar

En la RED DE LA FACU !! Conexin a unidad temporal

La unidad TEMPORAL es el lugar donde los Docentes pueden dejar sus archivos, y los alumnos los bajan, mientras trabajan en los labora Torios Si no te aparece en el Explorador de archivos, La conectas desde: Herramientas/conectar a unidad de red Generalmente aparece en el cuadro desplegable Si no es PDC/Temporal Y la asignas a cualquier letra disponible.

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CUIDADO Hay que tener bien en claro que la opcin Guardar, guarda el

libro de Excel con el formato, el nombre y la ubicacin que posea. En caso de que sea la primera vez que se guarde; la opcin Guardar funcionar igual que Guardar Como que permite seleccionar el formato, el nombre y la ubicacin. Por defecto Excel 2007 guardar los documentos en MIS DOCUMENTOS y con un nombre como Libro1, Libro2, etc. TENEMOS QUE PRESTAR MUCHA ANTENCION DONDE GUARDAMOS LOS ARCHIVOS Y CON QUE NOMBRE LOS GUARDAMOS

Cerrar un libro
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no utilizar la memoria de forma inadecuada. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos permitir decidir si queremos o no guardar los cambios realizados

Empezar un nuevo libro

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 9

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Excel 2007 debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionamos el Botn Office y elige la opcin Nuevo. En el cuadro que aparecer deberemos seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Tambin

podemos abrir un archivo de Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya Excel 2007 a guardado, la operacin se denomina Abrir. travs de un Para abrir un archivo ya existente seleccionamos la acceso directo o del Explorador opcin Abrir del Botn Office. de Windows. En Aparecer un cuadro de dilogo que nos permitir el captulo de Windows vimos buscar y seleccionar el archivo correspondiente como ejecutar o abrir un archivo

Abrir un libro

Una forma de acceder a los ltimos trabajos realizados es a travs de botn de Office donde s Aparecern los ltimos trabajos realizados o en el INICIO de Windows en la opcin Documentos Recientes Con Excel 2007 podemos abrir archivos que fueron creados con versiones anteriores. Pero las versiones anteriores no abren los archivos de Excel 2007. Para que podamos abrir un archivo de Excel 2007 con las versiones anteriores debemos

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

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La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Existen dos barras de desplazamiento, una horizontal y otra vertical. Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La Ayuda

es

La AYUDA un gran

Haciendo clic en el interrogante que muestra la figura Hipertexto. Esto se accede a la ayuda de Excel 2007: est explicado
en el captulo de Windows

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.

las

En todas anteriores de la es

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX versiones para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Excel anteriores extensin XLS

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 11

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Excel 2007 stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Hoja de clculo
Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

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La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque de dos o ms celdas (contiguas o no contiguas) que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de

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Fin del captulo :

Actividades de final del captulo
1. Abre Excel 2007 2. Trata de seleccionar toda una fila y luego toda una columna 3. Utiliza la barra de desplazamiento horizontal para llegar hasta la columna CA 4. . Utiliza la barra de desplazamiento vertical para llegar hasta la fila 127 5. Guarda el trabajo mediante la opcin GUARDAR COMO en Mis Documentos y ponle como nombre EMPEZANDO CON EXCEL 2007 6. Cierra Excel 7. Trata de abrir el trabajo haciendo doble clic sobre el mismo 8. Haz Clic en la celda AZ123 de la HOJA 2 y escribe tu apellido 9. Cierra Excel y si te pregunta si deseas guardar selecciona la opcin SI

Revisemos nuestros objetivos

Al final de este captulo debern saber abrir y guardar un archivo de Excel 2007. Tambin debers saber como moverte por las distintas hojas, celdas u opciones de men.

1. 2. 3. 4. 5.

Preguntitas de atencin:

Qu cosa debo tener en cuenta al guardar un archivo de Excel 2007? Las filas son verticales y las columnas horizontales o es al revs? Qu diferencia existe entre celda y rango? Qu es un LIBRO en Excel 2007? Qu diferencia existe entre Guardar y Guardar Como..?

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Recuperamos ideas:

Excel permite automatizar clculos Guardar no es lo mismo que Guardar como Los archivos realizados en Excel 2007 no se pueden abrir con versiones ms viejas salvo que descarguemos un paquete de compatibilidad Siempre debemos fijarnos donde guardamos nuestros archivos y ser organizados al hacerlo Las filas son horizontales y las columnas verticales

Glosario del tema:

Celda Rango Columna

Fila Hoja Cinta de Opciones

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DIFERENCIAS ENTRE EXCEL 2007 - 2010

Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no son tan. significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versin de Excel 2003 y Excel 2007. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prcticamente igual que en la versin anterior, se sustituye el botn de office redondo por una especie de pestaa de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.

Desplegando esta pestaa que sustituye al anterior Botn de Office se observa cmo parece que funcionar de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor informacin disponible

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Excel 2007 Una mejora es la de compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrn abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, ser un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versin de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba problemas no solo de compatibilidad sino tambin en cuanto a formatos y utilidades, frmulas... Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de clculo. Se puede ver quin est trabajando con la misma hoja de clculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cundo y dnde se realiza cada cambio. La versin de 64bits aumenta el lmite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad ms que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con ms peso no llegan a las 100 Megas. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de clculo en la web para que est disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefona mvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App.

Excel 2007 vs Excel 2010

Ventajas
Para imprimir en Excel 2010 todo est disponible y se puede visualizar fcilmente ya que todo est al alcance de la vista del usuario, cuntas copias necesitamos imprimir, imprimir pgina actual, intercaladas, tipo de papel, mrgenes y cuntas pginas por trabajo. Permite, una vista previa y configuracin de Pgina todo fusionado en una sola pantalla. Proporciona una nueva forma de visualizar los datos a travs de mini grficas, la segmentacin de datos, y las mejoras en las tablas adems tienen un complemento con Power Point. Si el ordenador se reinicia mientras tiene abierto un documento de, Excel 2010 se inicia automticamente Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 17

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Excel 2007 en el arranque, y recupera los documentos que se estaban trabajando. Se puede personalizar rpidamente la barra de acceso rpido. Se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados. Compatibilidad con ecuaciones. Excel 2010 y Excel 2007, son una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar informacin para tomar decisiones con ms fundamentos. Con Excel, puede compartir y administrar los anlisis y los conocimientos con los compaeros de trabajo, los clientes y los socios con toda confianza, etc.

Desventajas
Minimas al momento de utilizarlo Ambas versiones de hoja de clculo, pueden resultar un poco complejas para las personas que empiezan a familiarizarse con esta herramienta. Es necesario que los usuarios se actualicen, en cada nueva versin para utilizar las recientes opciones y adicciones de Excel 2010 y cuyo objetivo principal del fabricante es la comodidad, agilidad en el momento de utilizarlo y compatibilidad con la Windows 7.

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INDICE
Cuestiones para tener en cuenta:.........................................................2 Diagrama de contenido.........................................................................2 CAPITULO 1 Conceptos bsicos ............................................................3 Contenido en temas...........................................................................3 Objetivos: .............................................................................................3 Introduccin...........................................................................................3 Inicio del programa ...............................................................................3 Entorno..................................................................................................4 La barra de ttulo ...............................................................................4 La barra de acceso rpido .................................................................5 La Cinta de Opciones .........................................................................5 El Botn Office ...................................................................................6 Operaciones con archivos......................................................................7 Guardar un libro.................................................................................7 Cerrar un libro....................................................................................9 Empezar un nuevo libro......................................................................9 Abrir un libro ....................................................................................10 La barra de frmulas........................................................................10 La barra de etiquetas......................................................................11 Las barras de desplazamiento.........................................................11 La Ayuda ..........................................................................................11 Libro de trabajo ..................................................................................11 Hoja de clculo....................................................................................12 Fin del captulo :..................................................................................14 Ingreso Informtica EXCEL 2007 Pgina 19

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Excel 2007 Actividades de final del captulo .....................................................14 Revisemos nuestros objetivos .........................................................14 Recuperamos ideas: ........................................................................15 DIFERENCIAS ENTRE EXCEL 2007 - 2010..........................................16 Excel 2007 vs Excel 2010....................................................................17 Ventajas............................................................................................17 Desventajas......................................................................................18 INDICE.................................................................................................19

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