CAPITULO I GENERALIDADES

1.1 PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA. El Colegio Adventista Tpac Amaru de la ciudad de Juliaca el cual brinda a toda la poblacin educacin a nivel preescolar, primaria y secundaria desde sus inicios. El Colegio cuenta con un plantel de 25 docentes entre los cuales se dividen en los docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje. La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Adventista Tpac Amaru se dividen en tres modalidades: Preescolar con atencin a 300 estudiantes, Primaria que cuenta con una cantidad de 900 estudiantes y Secundaria con 950 estudiantes, para un total de 2150 estudiantes. El Colegio no cuenta con un sistema de informacin que agilice el proceso de matrcula y el control de calificaciones de los estudiantes.

La matrcula se realiza anualmente en la oficina de la Direccin, la directora y/o secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la persona encargada del estudiante, sobre algn padecimiento en particular del estudiante y sobre aos reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro, luego se guarda en flderes y se archivan. En cada flder se ubican los expedientes del estudiante segn el ao matriculado. Seguidamente, el padre de familia paga el arancel de matrcula y se le entrega recibo de caja como comprobante de pago. reciben su salario. El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los boletines, as como para la elaboracin del informe del rendimiento acadmico. Esta informacin sirve para conocer la situacin acadmica de cada estudiante y buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera permite presentar el porcentaje de aprobacin del Centro al Ministerio de Educacin en el momento que lo soliciten. Al final de cada ao acadmico la informacin sobre las calificaciones finales se ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta informacin se debe ingresar sin ningn error, sin correcciones. Ms an, cuando el estudiante solicita el certificado de calificaciones de cualquier ao que haya cursado en este Centro Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, ste formato nico puede ser modificado dependiendo del ao que cursa el solicitante. Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan segn la fecha que

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Luego se imprime y se entrega.

En algunos casos la informacin de cada

estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso completamente y se modifican algunos campos. El Colegio Adventista Tpac Amaru requiere de un sistema de informacin

automatizado que agilice los trmites de matrcula, registro de notas y que genere informe de calificaciones. Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier informacin relacionada con los estudiantes est disponible cuando se necesite y que se presente en una forma fcil de utilizar. 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 1.2.1. PREGUNTA GENERAL es posible implementar un sistema automatizado para el control de matriculas y calificaciones en el colegio Adventista Tpac Amaru de la ciudad de Juliaca? 1.2.2. PREGUNTAS ESPECFICAS De qu manera el sistema de matrcula y calificaciones cambiara el sistema tradicional con el sistema automatizado? 1.3.- JUSTIFICACION La importancia de un sistema de informacin automatizado va en dependencia del propsito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de las empresas e instituciones. Los sistemas de informacin automatizados han venido revolucionando en gran manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que estos facilitan el desempeo en muchos sectores de la actividad humana; lo que a contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando agigantados pasos como en la economa, industria, poltica y tecnologa logrando alcanzar a plenitud su potencial.

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Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de informacin en una institucin educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnolgicos en las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio tecnolgico al igual que a la institucin misma en la que este les facilita su procesos de enseanza- aprendizaje; a la vez que permita automatizar los procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al almacenamiento de la informacin de los estudiantes. El contar con mayor informacin de la comunidad estudiantil que sea til, oportuna, y debidamente estructurada, podra ser un elemento para elevar la calidad acadmica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Para dar solucin y resolver lo tedioso de los procesos de la administracin de la informacin de carcter estudiantil que maneja el Colegio Adventista Tpac Amaru fue necesario el desarrollo de un sistema de informacin. Con la implementacin de este sistema de informacin se lograr automatizar los procesos que se llevan a cabo para el control de matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Adventista Tupac Amaru de la Ciudad de Juliaca. 1.4.- OBJETIVOS 1.4.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar un Sistema Amaru - Juliaca. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Mejorar el sistema de matrculas tradicional con un sistema de informacin automatizado. de informacin automatizado para el control de matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Adventista Tpac

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1.5.- METODOLOGA 1.5.1 NIVEL DE INVESTIGACIN La presente investigacin dentro de la Ingenieria de sistemas est situada en la Sub rea de Sistemas de Informacin,

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CAPITULO II MARCO TEORICO

2.1 Sistema Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a determinado objeto. Los sistemas estn compuestos por distintos elementos que se relacionan entre s y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar el logro de determinados objetivos.

2.2 .Sistemas de Informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institucin. En los sistemas de informacin los objetivos estn orientados, bsicamente, a atender las necesidades de informacin que tienen los usuarios. En teora de sistemas un sistema de informacin es un sistema automatizado o manual que involucra personas, maquinas y/o mtodos organizados de recoleccin, procesos, transmisin clasificar datos que divulguen informacin del usuario.

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FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

2.3 Sistemas de Informacin Computarizados

Los sistemas de informacin computarizados tienen un soporte informtico, es decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y software computacional, redes de telecomunicaciones, tcnicas de administracin de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnologa de informacin. Ventajas de los Sistemas de Informacin Computarizados Destacar solo la informacin necesaria Uniformizar la informacin facilitando la comunicacin con los dems ejecutivos. Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en informacin til. Permitir mayor confiabilidad. Almacenar en forma compacta. Manejar grandes volmenes de datos.
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Brindar estilos alternativos de presentacin y en forma interactiva.

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El rol de los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Un sistema de informacin es una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin (OBrien, 2001). En tal sentido, se considera a los sistemas de informacin de gran utilidad para apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control; tambin pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Los sistemas de informacin mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva tecnologa tiene un impacto significativo sobre la lnea de produccin de una empresa garantizndole ventajas competitivas y sostenibles. Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de informacin en el comportamiento de la productividad gerencial.

2.5 Antecedentes Histricos de la Enseanza con el Auxilio de la Computadora.

Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseanzaaprendizaje se pueden encontrar en el uso de las mquinas de enseanza de Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicologa educativa en la Universidad de Ohio quien, en la dcada de los 20, aplicaba a sus estudiantes pruebas semanales que estim le tomaban, para calificarlas, cinco meses de tiempo completo cada semestre.

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Motivado por el posible ahorro de tiempo dise una mquina que se pareca al carro de una mquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual se podra ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas. Despus de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta ms adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba tpica tena 30 preguntas. En 1957, Simon Ramo, un ingeniero elctrico y exitoso industrial, public un plan visionario que describa el papel de la computadora en la educacin. Por medio de esta mquina se automatizara la enseanza y tambin la administracin de la misma. Para la mitad de la dcada de los 60, ya se haba establecido firmemente en el mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de negocios utilizando computadoras, y stos haban emigrado a escuelas que contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes. No obstante quedaba pendiente la administracin detallada de la instruccin, as como la instruccin misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos dieron lugar a dos ramas del cmputo educativo: la Instruccin Administrada por Computadora (CMI del ingls Computer Managed Instruction) y la Instruccin Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en ingls, Computer Aided Instruction). Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois, Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT. Instituciones como la UNESCO e IFIP, as como sociedades y redes internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigacin, en los que

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ha participado para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre diversos aspectos de la utilizacin de la informtica en la educacin.

2.6 La Informtica, la Computadora y la Educacin

La informtica es una herramienta til en todas las reas de la educacin tanto en el desarrollo de las asignaturas, como en administracin y direccin de la informacin en los diferentes niveles de la educacin. Entre las aplicaciones ms destacadas que ofrecen las nuevas tecnologas se encuentra la multimedia que se inserta rpidamente en el proceso de la educacin porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda, permitiendo explorar fcilmente palabras, imgenes, sonidos, animaciones y videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en profundidad la informacin utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la estimulacin sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto. En consecuencia, la tecnologa de la informtica se convierte en una poderosa y verstil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la informacin en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje en el que desempea un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente distintos tipos de informacin, personalizando la educacin, al permitir a cada estudiante avanzar segn su propia capacidad. No obstante, la aplicacin de la multimedia en la educacin no asegura la formacin de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos dichos procesos no van guiados y acompaados por el docente. El docente debe seleccionar el material a estudiar a travs de la computadora; es necesario que establezca una metodologa de estudio, de aprendizaje y evaluacin, que no convierta por ejemplo a la informacin brindada a travs de un
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CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes cantidades de informacin que no aporten a su formacin personal. El docente debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles errores, omisiones, ideas o conceptos equvocos, sino que tambin deber fomentar entre los estudiantes una actitud crtica frente a ello. A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso como lo es la Informtica, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del campo de la educacin. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseanza debe tener en cuenta no slo la psicologa de cada alumno, sino tambin las teoras del aprendizaje, aunque se desconozca an elementos fundamentales de esos campos. Sin embargo, la educacin en general y la Informtica Educativa en particular, carecen an de estima en influyentes ncleos de la poblacin, crendose entonces serios problemas educativos que resultan difciles de resolver y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad. La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos ms importante de todos los docentes; de all que la enseanza individualizada y el aumento de productividad de los mismos son los problemas crticos que se plantean en educacin; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinmico de descubrimiento. La duracin de las clases y la metodologa empleada en la actualidad, son factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la adquisicin de los conocimientos no es activa para la mayora de los estudiantes la personalizacin se hace difcil. La incorporacin de nuevos avances tecnolgicos al proceso educativo necesita estar subordinada a una concepcin pedaggica global que valorice las libertades individuales, la serena reflexin de las personas y la igualdad de oportunidades, hitos trascendentes en la formacin de las personas, con vistas a preservar en la

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comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una herramienta, un medio didctico eficaz que sirve como instrumento para formar personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia toda evaluacin de un proyecto de Informtica Educativa debera tener en consideracin en qu medida se han logrado esos objetivos. La revolucin informtica iniciada hace cincuenta aos e intensificada en la ltima dcada mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologas multimediales y las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las actividades humanas, juntamente con la creciente globalizacin de la economa y el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las naciones. El anlisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los especialistas en educacin e informtica, se ha convertido en un debate pblico sobre la informtica en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnolgicos, sin olvidar una significativa mayora de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven. Esas realidades comprenden tambin en muchos casos la escasez de docentes debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces econmicas siempre vigente. La Informtica incide a travs de mltiples facetas en el proceso de formacin de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad; puede ser observado desde diversos ngulos, entre los que cabe destacar.

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a) La informtica como tema propio de enseanza en todos los niveles del sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la denomina tambin "Educacin Informtica". b) La informtica como herramienta para resolver problemas en la enseanza prctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseanza y opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informtica Educativa". c) La informtica como medio de apoyo administrativo en el mbito educativo, por lo que se la denomina "Informtica de Gestin". De manera que frente al desafo de encarar proyectos de informtica en la escuela resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino tambin evaluar la mencionada problemtica en la que se desenvuelve el establecimiento. La funcin de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la transmisin del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la insercin social y laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y descubrimientos, permitiendo la recreacin de los conocimientos. Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que participen ms eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, nica, y esto es as porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona: organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos. La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque estimula la bsqueda de distintas soluciones para un mismo problema, permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La utilizacin de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstraccin de las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo, apareciendo as la cooperacin entre sus miembros y la posibilidad de

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intercambiar puntos de vista, lo cual favorece tambin sus procesos de aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes entre otros. Aparece tambin la importancia constructiva del error que permite revisar las propias equivocaciones para poder aprender de ellas. As el alumno es un sujeto activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y aplicaciones de la tcnica a travs de la insercin de las nuevas tecnologas. El mtodo de razonar informtico es concretamente el mtodo de diseo descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como mtodo sistemtico y riguroso de resolucin de problemas y de razonamiento. De tal manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metdica, que ensea a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo inteligente y la adquisicin slida de los patrones del conocimiento. 2.7 Categoras de los Sistemas de Informacin mejorar su autoestima, sintindose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,

Los sistemas de informacin se desarrollan con diversos propsitos, segn las necesidades de la empresa. Existen diferentes categoras de Sistemas de Informacin: Detallados en el siguiente grfico. SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS SISTEMAS DE DE APOYO APOYO A A LAS LAS OPERACIONES OPERACIONES SISTEMAS SISTEMAS DE DE PROCESA PROCESA MIENTO MIENTO DE DE TRANSAC TRANSAC CIONES CIONES SISTEMAS SISTEMAS DE DE CONTROL CONTROL DE DE PROCESOS PROCESOS SISTEMAS SISTEMAS DE DE COLABOR COLABOR ACIN ACIN EMPRESA EMPRESA RIAL RIAL

SISTEMAS SISTEMAS DE DE APOYO APOYO ADMINISTRATIVO/ ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL GERENCIAL SISTEMAS SISTEMAS DE DE INFORMAC INFORMAC IN IN ADMINIST ADMINIST RATIVA RATIVA SISTEMAS SISTEMAS DE DE APOYO APOYO A A TOMA TOMA DE DE DECISION DECISION ES ES SISTEMA SISTEMA S S DE DE INFORMA INFORMA CIN CIN EJECUTIV EJECUTIV A A

FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

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Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de productos de informacin para uso interno y externo. La funcin de los sistemas de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales, apoyar las comunicaciones y colaboracin empresarial y actualizar las bases de datos corporativos.

2.7.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing Systems) son sistemas de informacin computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realizacin de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios an tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los lmites de la organizacin dado que le permiten interactuar con entornos externos 1. Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organizacin. Una transaccin es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organizacin. Las transacciones ms comunes incluyen: facturacin, entrega de mercanca, pago de empleados, depsito de cheques, retiros y depsitos en bancos. Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones. Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como una mayor parte de sus actividades cotidianas.

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El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de stas, incluye entre otras las siguientes actividades: Clculos, Clasificacin, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperacin, Generacin de resmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier organizacin. El estudio de un grupo de organizaciones tambin muestra la existencia de caractersticas similares entre ellas: Gran volumen de transacciones Gran similitud entre las transacciones Los procedimientos para el procesamiento de transacciones estn bien comprendidos y se pueden describir con detalle Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales

2.7.2 Sistemas de Control de Procesos

Estos sistemas monitorean y controlan los procesos fsicos, de las empresas encargadas de manipular informacin.

2.7.3 Sistemas de Colaboracin Empresarial Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces

2.7.4 Sistemas de Informacin Administrativa Los Sistemas de Informacin Administrativa no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino que stos incluyen procesamiento de transacciones. Los Sistemas de Informacin Administrativa ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados

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como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero tambin emplean otra informacin.

Los Sistemas de Informacin Administrativo tienen el propsito: Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. Ayudar a los gerentes en la planeacin, control y toma de decisiones. Asegurar que la informacin exacta y confiable est disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados. En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Informacin Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administracin. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: Qu datos se requieren? Cundo se requieren? Quin o quienes los necesitan? En qu forma se necesita? Cunto cuestan? Prioridad de procesamiento de datos?

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Cmo debe ser el control? Cul debe ser su alcance?

En cualquier organizacin se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para hacerlo se requiere de cierta informacin. Dado que los procesos de decisin estn claramente definidos, se puede identificar la informacin necesaria para formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de informacin para que, en forma peridica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez que se necesita la informacin, sta se prepara y presenta en una forma y formato diseados con anterioridad.

Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Informacin describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones, as como las variables con influencia ms significativa sobre el resultado de una decisin (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la informacin necesaria para las decisiones.

2.7.5 Sistemas de Informacin Gerencial

Los sistemas de informacin gerencial (MIS, Management Information Systems] no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, ms bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir a la correcta interaccin entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de cmputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistemas de informacin gerencial dan apoyo

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a un espectro de tareas organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.
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2.7.6 Sistemas de Informacin para funciones especficas.

Para dar apoyo a las funciones primarias de comercializacin, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de informacin distintos y especficos para cada funcin. Aun cuando los sistemas de informacin se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones especficas.

2.7.7 Sistema de Informacin que dan apoyo a la Contabilidad.

Estos sistemas constan de varios mdulos diseados alrededor de los libros contables, el catlogo de cuentas y los diarios. Estos mdulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de informacin tambin contienen mdulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de rdenes de compra y recepcin, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nmina. Adicionalmente, los sistemas de informacin especficos para contabilidad

contienen mdulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.

2.7.8 Sistema de Informacin que dan apoyo a la comercializacin. Durante mucho tiempo la funcin de comercializacin no fue enfocada por la tecnologa informtica. Los gerentes estn cambiando la funcin de una operacin
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basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la informacin. A decir verdad, estn empezando a darse cuenta que un sistema de informacin es una arma crtica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado. Las organizaciones buscan formas de acercarse ms a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribucin. Un sistema para una funcin especfica que tenga mdulos para administracin y soporte de ventas, anlisis del desempeo de ventas y pronsticos, investigacin de mercados y recopilacin de inteligencia, servicio a clientes y anlisis, promocin, y anlisis de productos y estrategia, proporciona la informacin necesaria para los gerentes de estas funciones. Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de informacin y dan apoyo a la comercializacin provienen de los sistemas de informacin relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Informacin especfico para la comercializacin combina datos de bases de datos de la compaa con datos externos, incluyendo estadsticas econmicas, demogrficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronsticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, informacin estratgica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.

2.8 La Informacin y el Conocimiento La educacin es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del conocimiento y del saber hacer o saber cmo hacer; es tambin el mejor medio

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para la construccin privilegiada de cada persona y de las relaciones entre individuos, grupos y naciones. Si aceptamos que el proceso de enseanza/aprendizaje debe disearse para que cada individuo aproveche al mximo sus capacidades, el concepto de educacin debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida, la educacin a travs de toda la vida. Tanto en pases desarrollados como en desarrollo, queda an mucho por discutir y avanzar en cuanto a la aplicacin de las TIC (tecnologas de la informacin y la comunicacin). Entre los temas relacionados con la educacin se mencionan: a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologas integradas de informacin y comunicacin nicamente como soportes tecnolgicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los procesos de acceso y recuperacin de informacin y transferencia de conocimiento y de enseanza/aprendizaje. b) Los cambios profundos y an paradigmticos que requiere el proceso educativo, tanto por el oferente como por el receptor. c) Los aspectos sociales y culturales, legales, polticos y econmicos de la transferencia electrnica de la informacin, que debern considerarse al planear la distribucin, organizacin, acceso y recuperacin local, nacional y mundial. Los flujos de informacin se refieren al conocimiento en movimiento. 2.9 Las nuevas tecnologas al servicio del desarrollo educativo Desde siempre la informacin, ha sido un vehculo de transmisin de

conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por una aceleracin en la recopilacin, almacenamiento, procesamiento y transmisin
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de informacin, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratgico para el desarrollo integral de la sociedad. La informacin juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto como medio de comunicacin entre personas, como instrumento de entendimiento y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna an ms importante y crucial en las relaciones internacionales contemporneas, ya que los nuevos desarrollos tecnolgicos otorgan a la comunidad internacional rpida y sofisticado medio de comunicacin que permiten la transmisin casi instantnea de informacin a diferentes regiones del globo. No obstante, la distribucin de la informacin en el mundo actual se caracteriza por desequilibrios bsicos que reflejan un desnivel general que afecta a la comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos, especialmente en las esferas polticas, legales, tcnicas y financieras (Deutsch, 1956). La posesin y oportuna aplicacin de la informacin es factor esencial de progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para avances cientficos, tecnolgicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance del conocimiento. En nuestros das la informacin adquiere una connotacin especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigacin en el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la transformacin del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989). La importancia de la informacin y su relevancia en los procesos de enseanza/aprendizaje es obvia; pero tambin lo es la necesidad de comprender los procesos de los flujos de informacin y su organizacin. Para que una persona se eduque necesita adquirir informacin que enriquezca sus conocimientos, y a travs de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deber tener

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acceso a la informacin y al conocimiento registrado que sean relevante para su aprendizaje. 2.9.1 Organizacin de la informacin y transferencia de conocimiento La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la comunidad con el apoyo de las tecnologas de la informacin para ampliar la oferta de servicios de docencia y difusin de la cultura, as como la interaccin de grupos a travs del espacio ciberntico, requiere revisar la infraestructura tecnolgica, los recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organizacin de los contenidos y flujos de informacin necesarios para su funcionamiento. Los flujos electrnicos de informacin son insumo indispensable de los procesos multimodales de enseanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos electrnicos de informacin poltica, organizacin, recuperacin y uso son importantes para la proyeccin interdisciplinaria de la educacin continua a distancia y de la universidad a distancia y virtual. Han surgido nuevas tecnologas para apoyar la organizacin del conocimiento: estructuras y relaciones en el ambiente en lnea, aplicaciones de estructuras tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperacin de informacin (motores de bsqueda, bases de conocimiento distribuidas y multilinges, etc.). 2.10 Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Informacin.

Existen diversos mtodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de informacin a continuacin se describen algunos de los ms utilizados por los desarrolladores de sistemas.

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2.10.1 Mtodo del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas segn Kendall & Kendall El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el anlisis y el diseo cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especfico de actividades del analista y el usuario. Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso

aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultneo.

FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

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CAPITUO III DISEO METODOLGICO

El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de informacin automatizado el cual ser implementado en el Colegio Adventista Tupac Amaru de la provincia de San Roman del distrito de Juliaca. 3.1 Tipo de Investigacin

El tipo de investigacin realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ingenieria de Sistemas de la Universidad Andina Nestor Caceres Velasquez Juliaca; as como aplicacin de los conocimientos investigados sobre los lenguajes de programacin como Visual Basic.Net, Crystal report para la generacin de reportes y el gestor de base de datos SQL Server, Microsoft acces; los que los aplicamos durante el desarrollo del Sistema de Informacin. Es descriptiva porque se detallaron cada uno de los procesos que realizara el sistema desde su inicio hasta su fin.

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3.2 Tcnicas para la recopilacin de informacin Para recopilar la informacin necesaria que permiti determinar el problema y su solucin se utilizaron las siguientes tcnicas:

3.2.1 Entrevistas Esta tcnica se utiliza para recabar informacin sobre un determinado tema y es fundamental para la preparacin de un documento de investigacin; la cual fue aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Adventista Tupac Amaru Juliaca. 3.2.2 Bsquedas en Internet Informacin sobre las diferentes definiciones, mtodos y estrategias utilizados para el desarrollo del sistema de informacin y su documentacin respectiva.

3.2.3 Revisin de documentacin impresa y digital Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseo metodolgico a utilizar para la elaboracin del sistema de informacin al igual que consultas de pginas en internet.

3.3 Implementacin de la Metodologa seleccionada para el desarrollo del Sistema de Informacin. En este trabajo de investigacin se implement como estrategia de desarrollo de sistemas de informacin, el Mtodo de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas segn Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuacin:

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3.3.1 PRIMERA FASE: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo tedioso de la bsqueda de informacin de los estudiantes para los encargados de almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de informacin de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las calificaciones. Las oportunidades son las ventajas que obtendr el Colegio al tener un sistema de informacin automatizado para el registro y control de los datos de cada estudiante de forma rpida y eficaz de manipular; permitiendo as que la informacin este el alcance del usuario en tiempo y forma.

Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propsito con el que fue creado el sistema de informacin. 3.3.2 SEGUNDA informacin. Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboracin del sistema de informacin del Colegio Adventista tupac Amaru se utilizaron las herramientas como la observacin y la entrevista la que fue aplicada a personal administrativo, para conocer los procesos que se realizan para almacenar la informacin de los estudiantes durante el proceso de matrcula, control de notas, asignacin de tutor etc. Los requerimientos de informacin son las necesidades que plantea el usuario para la creacin del sistema de informacin. FASE: Determinacin de los requerimientos de

3.3.3 TERCERA FASE: Anlisis de las necesidades del sistema

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En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar el almacenamiento de informacin tanto como la entrada y salida de datos. Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un anlisis de costo / beneficio; esto se refiere al costo que debera pagar el Colegio por el desarrollo del sistema de informacin y el beneficio que obtendr con la implementacin del sistema automatizado para mejorar la calidad del manejo de la informacin.

Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cmo el Colegio almacena la informacin en el proceso de control de matrcula y calificaciones durante el ao escolar.

3.3.4 CUARTA FASE: Diseo del sistema recomendado En esta fase se utiliz el formato de matrcula proporcionado por el Colegio y se sigui la lgica para la elaboracin de dicho formato en el sistema de informacin.

Se disearon procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos a fin de que los datos que van a entrar al sistema de informacin sean correctos, tambin incluye el diseo de base de datos que guardar los datos necesarios para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Adventista Tupac Amaru Juliaca.

3.3.5 QUINTA FASE: Desarrollo y documentacin del software En esta fase se trabajo la programacin a la par para desarrollar el software que llevar el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio adventista Tupac Amaru. Recopilamos la informacin necesaria para hacer un sistema ajustado a sus necesidades.

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En esta etapa se le mostrar al usuario la manera de usar el software, proporcionndole capacitacin al usuario, de el adecuado uso del software de esta manera el usuario no tendr problemas al momento de utilizar el Sistema de Informacion. El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Basic 6.0, tambin se cre la base de datos utilizando el gestor Microsoft Acces, que almacenar la informacin estudiantes del Colegio Adventista Tupac Amaru.

3.3.6 SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de que pueda ser usado el sistema de informacin ejecutaremos una serie de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y eventualmente con los datos reales del sistema actual. El mantenimiento de este sistema y de su documentacin comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de informacin.

3.3.7 SPTIMA FASE: Implementacin y evaluacin del sistema Implementacin En esta fase se implementar el sistema de informacin automatizado, as como la capacitacin de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda de un manual de Usuario y atreves de capacitaciones.

Evaluacin del sistema

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Luego de haber

implementado el sistema se proceder a evaluarlo para

comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes de la implementacin final.

3.4 Hardware y Software Para el desarrollo del sistema de informacin se utilizaron las siguientes herramientas: Software Para el desarrollo del diseo y la programacin se utilizaron los diferentes: Plataforma Windows XP- Servi-pack 3 Plataforma NetFrameWork 2.0 Plataforma NetFrameWork 3.5 Visual Basic 6.0

Hardware Procesador Intel core i3 Memoria 2G Disco Duro 160 GB

Requerimientos para la implementacin del Sistema Pentium 4 o Celeron D Memoria 512 RAM Disco Duro 40 GB Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista

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CAPITULO IV ANLISIS Y DISEO DEL SISTEMA

En este trabajo de investigacin se logr identificar los componentes que se necesitan para realizar el proceso de control de matrcula y calificaciones de cada estudiante dentro del Colegio Adventista Tpac Amaru. Se utiliz la herramienta de Visual Basic 6.0 para la programacin y diseo de las pantallas del Sistema de Informacin. Para crear la base de datos se utiliz Microsoft Access 2007 como gestor de base de datos. El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos, Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista El Sistema se evalu con datos reales para eliminar cualquier margen de error que este pudiese presentar antes de implementarlo.
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 Con la implementacin del sistema se pretende eliminar lo tedioso de manipular de informacin de los estudiantes del Colegio Adventista Tupac Amaru Juliaca, sin ningn control sobre esta informacin y poder facilitar a los docentes la informacin de cada uno de estos de manera rpida y eficaz, tambin se podr obtener reportes de la informacin de docentes, tutora, aranceles y datos acadmicos de los estudiantes. Se realiz el anlisis y diseo de la Base de Datos del Sistema de Informacin para el Control de Matrcula y calificaciones del Colegio Adventista Tupac Amaru de Juliaca de la siguiente manera:

FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIN. El modelo Entidad Relacin (E/R), muestra de forma grfica en la que se diseo la base de datos para el sistema de informacin automatizado. A continuacin se

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detallan los procesos lgicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el sistema de informacin.

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FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE MATRCULA Y CALIFICACIONES

FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE MATRCULA Y CALIFICACIONES

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Figura 7: Diagrama cero para el Sistema de Informacin para el control de Matrcula y Calificaciones
Base de Datos EMAUS R egistro de Ao/Grado

D l e d s o t a t n e c o d
Inform acin de docentes, ao/grado, datos sobre aranceles Inform acin de docentes, ao/grado, da tos sobre aranceles

Directora

4 Ing resar datos del D ocente

D l e d s o t a t n e c o d

Ao/Grado

5 Ing resar datos Ao/Grado

Aranceles

S ecretaria

Hoja de Docentes

7 Im prim ir reportes

Hoja de Aranceles

6 Ing resar datos sobre aranceles

R egistro de Aranceles Base de Datos EMAUS

Archiv o Direccin

Hoja de R eportes

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Figura 8: Diagrama de primer nivel para el Sistema de Informacin para el control de Matrcula y Calificaciones
Base de Datos EMAUS R egistro de Asignaturas Asignar T utor, Ingresar m aterias, ingresar calificaciones

A c a n g i s r o t u T c a n g i s A r o t u T

Directora

8 Asig nar T utor

Asignaturas

9 Ing resar datos de asig natura

Calificaciones

Secretaria

Asignar T utor, Ingresar m aterias, ingresar calificaciones

11 Im prim ir reportes

Datos de notas

10 Ing resar Calificaciones

Registro de Calificaciones

Hoja de R eportes

Archivo Direccin

Boletn Escolar

Padre de Fam ilia

Base de Datos EMAUS

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 El resultado final de esta investigacin fue el desarrollo del Sistema de Informacin automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para los estudiantes del Colegio Adventista Tpac Amaru -juliaca.

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CONCLUSIONES Realizar el dise y programacin del Sistema de Informacin

automatizado para el Colegio Adventista Tupac Amaru - Juliaca. el desarrollo del sistema de informacin que permite manejar el control de matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Adventista Tupac Amaru - Juliaca; haciendo uso de la herramienta Visual Basic 6.0. .

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RECOMENDACIONES

En futuros desarrollos de sistemas utilizar el lenguaje de programacin Visual.Basic 6.0

, ya que es un programa el de diseo y

con las herramientas necesarias para facilitar programacin aplicacin.

El sistema realizado para el Colegio Adventista Tpac Amaru queda accesible a cualquier persona que desee hacer alguna modificacin en pro de realizar mejoras, actualizaciones para garantizar la efectividad del mismo.

cualquier

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BIBLIOGRAFA 1. Alvarado Olivas Jos Manuel et al. Sistema de Control de Inventario y Facturacin en la Mueblera y Ferretera Franklin. Tesis 2008. 2. Amador Snchez Hugo Alberto, Snchez Blandn Denis Manuel. Sistema de Informacin Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario y Facturacin de la Empresa Distribuidora de Electrodomsticos Los Tarantines, Estel. Tesis Febrero 2009. 3. Conceptos de Sistema www.ccee.edu.uy

4. Estrada Ramos, MSc. Carmen. Documento Cmo escribir un Artculo Cientfico?

5. Kendall & Kendall. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. (pg. 3638. Versin digital). 6. Kendall & Kendall. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. (Pg. 2,29). 7. OBrien, James A., Marakas George M. Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edicin 2001. 8. OBrien, James A., Marakas George M. Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 7ma Edicin 2006. 9. Sistemas de Informacin www.monografas.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacionindividuo.shtml www.monografas.com/trabajos6/napro/napra.shtml www.MiTecnologico.com

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