INSTITUTO TECNOLOGICO DE LERMA

LIC. EN ADMINISTRACIN

DISEO ORGANIZACIONAL
ALVAREZ LOPEZ LUCELY NOHEMY

UNIDAD 3 ANLISIS DE TCNICAS DE ORGANIZACIN EQUIPO:

BARRIENTOS JIMENEZ GUILLERMO CORNEJO MENDEZ ARMANDO DE LA CRUZ CHAN SAMARIA

San Francisco de Campeche; Campeche, a 16 de Abril de 2013.

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CONTENIDO

UNIDAD 3 ANLISIS DE TCNICAS DE ORGANIZACIN

3.1 Anlisis de manuales administrativos ........................................................................................... 3 3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos .............................................. 6 3.2 Diagramas de Flujo ....................................................................................................................... 11 3.2.1 Smbolos y formas usados en los diagramas ........................................................................ 13 3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos ...................................................... 14 3.2.3 Clasificacin de Diagramas de Flujo .................................................................................... 15 3.2.4 Elaboracin de Mapas De procesos ..................................................................................... 16 3.3 Elaboracin de reportes ................................................................................................................ 20

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UNIDAD 3 ANLISIS DE TCNICAS DE ORGANIZACIN

3.1 Anlisis de manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

El manual como medio de comunicacin: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.

Objetivos de los manuales: Presentar una visin en conjunto de la organizacin Ordenar y sistematizar la informacin de la empresa. Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolucin; su estructura orgnica; sus objetivos, polticas y procesos, entre otros. Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal. Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones. Cubrir un requisito de certificacin ISO. Servir como vehculo de informacin tanto al personal interno como externo de la organizacin.

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Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos: Ventajas: Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Desventajas: Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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Clasificacin de los Manuales administrativos

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

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3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos

Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. Manual de Organizacin Manual de Procedimientos Manual de Polticas Manual de descripcin de puestos Manual de bienvenida

Manual de organizacin Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Estructura del Manual de Organizacin CONTENIDO: Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.

CAPTULO I: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.

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CAPTULO II: Objetivos generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.

CAPTULO III: Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de cargos.

GLOSARIO. ANEXOS

Manual de procedimientos Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Estructura del Manual de Procedimientos Portada ndice Presentacin Estructura Orgnica Simbologa Descripcin de Procedimientos Diagramas de Flujo Firmas de Autorizacin Glosario. Anexos

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Manual de polticas Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Estructura del Manual de Polticas Portada ndice Objetivos del Manual Alcance Como usar el manual Revisiones y recomendaciones Introduccin Organigrama Declaraciones de Polticas Glosario. Anexos

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Manual de descripcin de puestos Constituye el documento utilizado en la organizacin, empleado para funciones tales como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organizacin y sistemas sobre las responsabilidades, tareas tpicas, denominacin oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos. El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuacin: - Denominacin del cargo: ttulo de identificacin. - Propsito general: define en forma breve la naturaleza del cargo. - Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempear los ocupantes del cargo. - Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. - Factores: Elementos descriptivos del cargo. - Autonoma decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, mtodos y procesos de trabajo. Estructura del manual de descripcin de puestos Portada ndice Presentacin aspectos generales del manual estructura del manual definicin de trminos distribucin del manual puesta en vigencia edicin, publicacin y actualizacin Puestos (descripcin) Glosario. Anexos

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MANUAL DE BIENVENIDA: Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en l se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones. OBJETIVO La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso.

Estructura del manual de bienvenida Portada ndice Bienvenido/a. Historia. La cultura corporativa de la empresa. La organizacin. El primer da en la empresa. Anexos.

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3.2 Diagramas de Flujo

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representacin grfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programacin, economa, procesos industriales y psicologa cognitiva. Caractersticas Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino.

Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, as como las terceras partes interesadas.

Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

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3.2.1 Smbolos y formas usados en los diagramas

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3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos

Recomendaciones para el diseo de Diagramas de Flujo

Se deben usar solamente lneas de flujo horizontales y/o verticales. Se debe evitar el cruce de lneas utilizando los conectores. Se deben usar conectores slo cuando sea necesario. No deben quedar lneas de flujo sin conectar Se deben trazar los smbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Todo texto escrito dentro de un smbolo deber ser escrito claramente, evitando el uso de muchas palabras.

Consideraciones sobre diagrama de flujo Un diagrama de flujo, puede tener tipos de errores diferentes: DE FORMA: Se genera por no seguir las reglas establecidas, puede hacer el diagrama difcil interpretacin, confundir el diagrama y hasta convertirlo en errado en cuanto ser lgica. DE LGICA: Son errores de estructura del diagrama en cuanto al arden puede ser de distinta gravedad, desde dejar de mostrar el resultado. O falta un clculo hasta un error que determine que un programa nunca llegue a su fin. DE OBJETIVO: Es cuando un diagrama de flujo esta correcto en cuanto a su estructura y forma pero no soluciona el problema propuesto sino otro. Una vez terminado e diagrama de flujo, es necesario asegurarse de que funcione correctamente cumpliendo el objetivo fundamental, las condiciones especificas y las excepciones del problema propuesto a esto se le llama generalmente "corrida en fri" prueba de escritorio. Para ellos e selecciona algunos datos (creadas por el programador para fines de la prueba) que cubran todos los casos posibles en todas las condiciones.

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Tomando estos datos se recorre el diagrama de flujo smbolo a smbolo siguiendo la orden de cada uno de ellos, todo esto se har a un lado del diagrama o en una hoja aparte dndole valores a variables y ejecutando operacin que se indique.

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3.2.3 Clasificacin de Diagramas de Flujo

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997: Segn su forma: a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos. Por su propsito: a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin. b. Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los individuos.

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c. De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical.

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d. De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical. f. De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico. g. Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace). Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

3.2.4 Elaboracin de Mapas De procesos

Qu es un Mapa de Procesos? Un mapa es una representacin grfica y mtrica de una porcin de territorio sobre una superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propsito de conocer su mundo, y apoyado primero sobre teoras filosficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantsima de informacin, permitiendo que nos situemos en relacin al mundo que nos rodea. Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relacin al trabajo que en ella se desarrolla y as conocer dnde se ubica nuestra actividad y hacia qu fin se orienta. Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos

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1. Qu actividades hay que realizar y en qu secuencia para suministrar o prestar los productos y servicios acordados 2. Quin debe realizar cada una de las actividades 3. Cmo hay que realizar cada actividad. 4. Cmo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

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La finalidad de nuestros procesos es suministrar o prestar los productos y servicios que nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la calidad comprometida.

Para identificar los procesos son necesarios los siguientes parmetros: Satisfaccin al Cliente Calidad del servicio y/o producto Misin y estrategia Requisitos legales y reglamentarios Riesgos econmicos Utilizacin de recursos (humano-maquinaria)

Ya identificados se representan grficamente los procesos y la secuencia e interaccin en el mapa de procesos

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PROCESO PARA DISEAR UN MAPA DE PROCESOS

Paso 1: Identificar a los actores La organizacin existe porque tiene clientes que atender, pero tambin depende de sus proveedores y otras organizaciones de su entorno. Una buena manera de empezar es identificar a los agentes o actores que se relacionan con nuestro sistema de gestin: clientes, proveedores, partners, y otras organizaciones con las cules mantenemos una relacin que tiene relevancia para nuestro sistema de gestin. Entre los actores tambin podemos destacar elementos de la infraestructura que puede ser relevante destacar: nuestra pgina WEB, un almacn, el sistema informtico interno, etc.

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Paso 2: Identificar la lnea operativa La lnea operativa de nuestra organizacin est formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto. Esta lnea viene determinada por la naturaleza de nuestra actividad y por la dosis de innovacin que hayamos sabido y podido implementar en nuestro sistema (ingeniera de procesos).

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Paso 3: Aadir los procesos de soporte a la lnea operativa y los de Direccin Empecemos en primer lugar por colocar al capitn del buque. Pongamos en nuestro mapa una cajita llamada DIRECCIN, MEJORA CONTINUA, ESTRATEGIA, o lo que queramos. All tendrn lugar los procesos que hemos mencionado antes. En nuestro ejemplo ya tenemos esta cajita, la pusimos formando parte de la lnea operativa. Los que no la tengan ya, que la pongan, luego ya veremos cmo se relaciona con el resto del sistema A continuacin podemos proceder colocando los procesos de soporte a la lnea operativa. Estos procesos son los que proveen de recursos a esta lnea. La lnea operativa es la espina dorsal de nuestro sistema de gestin. Cualquier actividad que no forme parte de ella debe adaptarse a ella, incluyendo los procesos de soporte. Este es un problema tpico de las administraciones pblicas, donde los procesos burocrticos de soporte frenan el servicio al ciudadano, pero tambin lo encontramos en muchas otras empresas: los clientes esperan mientras la empresa se mira el ombligo.

Paso 4: Aadir los procesos que afectan a todo el sistema Llegados a este punto tenemos el corazn de nuestro negocio representado, pero nos falta el resto de los rganos dan vida al sistema. Procesos de gestin de incidencias, productos no conformes, etc. Alguien tiene que apartar las piedras del camino. De forma ms o menos organizada, todas las organizaciones se enfrentan a los problemas que genera el trabajo mal hecho. Estos procesos son distintos segn la naturaleza del error. No es lo mismo el proceso de tratamiento de productos no conformes de un taller de produccin, que la solucin de un problema administrativo, o la gestin de un problema de servicio.

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3.3 Elaboracin de reportes

El reporte es aquel documento que se utilizar cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestin. CONTENIDO Lo que se hizo Con qu criterios se hizo lo que se hizo Como se hizo Qu resultados se obtuvieron

LA ESTRUCTURA La estructura de un reporte se realiza a travs de bloques de informacin Introduccin Planteamiento y realizacin de la accin Resultados y su valoracin Comentarios Anexos

CLASES DE INFORMES

Informe Expositivo: Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin anlisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomen-daciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados

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Ejemplo: Puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realizacin de una actividad que implique visitas a una empresa, centro de produccin, entre-vistas, etc.

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Informe Interpretativo Este informe no contiene solamente narracin de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo: Evaluacin sobre la aplicacin de una determinada metodologa utilizada en el proceso del aprendizaje como aplicacin de encuestas, desarrollo de actividades en equipo, prcticas pedaggicas, experiencias fsicas directas, etc.