A GESTO DA INFORMAO * ASCENO BRAGA **

RESUMO A Informao assume, hoje em dia, uma importncia crescente. Ela torna-se fundamental a nvel da empresa na descoberta e introduo de novas tecnologias, explorao das oportunidades de investimento e ainda na planificao de toda a atividade industrial. A gesto de Sistemas de Informao e a sua insero na estratgia empresarial so um fator chave na criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. INFORMAO O conceito de informao deriva do latim e significa um processo de comunicao ou algo relacionado com comunicao (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definies de informao, cada uma mais complexa que outra. Podemos tambm dizer que Informao um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, Informao tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de compreenso do mundo e da ao sobre ele (Zorrinho, 1995). A informao tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da atividade humana e -lhe indispensvel mesmo que a sua procura no seja ordenada ou sistemtica, mas resultante apenas de decises casusticas e/ou intuitivas. Uma empresa em atividade , por natureza, um sistema aberto e interativo suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de comunicao existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente so irrigados por informao. Atualmente as empresas esto rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com caractersticas diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudana a nica constante. J Herclito dizia "no h nada mais permanente do que a mudana" e Drucker (1993a) "desde que me lembro, o mundo dos gestores tem sido turbulento,... certamente at muito turbulento, mas nunca como nos ltimos anos, ou como ser nos mais prximos." Por conseguinte, o turbilho de acontecimentos externos obriga as organizaes a enfrentar novas situaes, resultado de mudanas nas envolventes do negcio e que constituem ameaas e/ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decises hoje, exija a qualquer empresrio ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia1. Os aumentos da intensidade da concorrncia e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de otimizar a sua utilizao.

O aumento do comrcio internacional, fruto da crescente interligao entre naes, a expanso do investimento no exterior e a tendncia da homogeneizao dos padres de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um s mercado, em que as empresas tm de conviver com a competio internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negcio. Assim, a empresa ao atuar num mundo global2 est em estado de "necessidade de informao" permanente, a vrios nveis, pelo que a informao constitui o suporte de uma organizao e um elemento essencial e indispensvel sua existncia. A aceitao deste papel, pelos dirigentes de uma organizao, pode ser um fator peremptrio para se atingir uma situao de excelncia: quem dispe de informao de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas mas a falta de informao d aso a erros e perda de oportunidades. A informao tornou-se to importante que Drucker (1993 a,b) defende o primado da informao como a base e a razo para um novo tipo de gesto, em que a curto prazo se perspectiva a troca do binmio capital/trabalho pelo binmio informao/conhecimento como fatores determinantes no sucesso empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informao tende a suplantar a importncia do capital. A informao e o conhecimento so a chave da produtividade e da competitividade. A gesto moderna exige que a tomada de deciso seja feita com o mximo de informao. O conhecimento adquirido pelo savoir faire deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente empresarial onde as empresas operam apresenta caractersticas diferentes daquelas a que estavam habituados e bastante turbulento. Se em ambientes mais estveis a informao assumia o papel de redutora de incerteza, cada vez mais a atualizao se apresenta como um fator crtico de sucesso. Da observao deste cenrio, somos levados a afirmar que todas as empresas devero fazer uma reestruturao organizacional em torno da informao. Tal como acontece num jogo de uma modalidade desportiva, em que s h um primeiro lugar para o mais forte, apesar de todos os concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do negcio s possvel auferir dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugao coerente de tempo, percia e esforos que garantam uma seleo de informao adequada e uma optimizao da sua utilizao. aqui que deve ter lugar a gesto de tecnologias de informao, consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva. GESTO DA INFORMAO Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informao considerada como o ingrediente bsico do qual dependem os processos de deciso", mas se, por um lado, uma empresa no funciona sem informao, por outro, importante saber usar a informao e aprender novos modos de ver o recurso informao para que a empresa funcione melhor, isto , para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante

for determinada informao para as necessidades da empresa, e quanto mais rpido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poder atingir os seus objetivos. Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informao e os dados donde ela provm, so, para a organizao, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitu o objetivo da Gesto da Informao. Segundo Reis (1993), "Para que esta gesto [de informao] seja eficaz, necessrio que se estabeleam um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informao relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados". "Gerir a informao , assim, decidir o que fazer com base em informao e decidir o que fazer sobre informao. ter a capacidade de selecionar dum repositrio de informao disponvel aquela que relevante para uma determinada deciso e, tambm, construir a estrutura e o design desse repositrio." (Zorrinho 1995, p. 146) A gesto da informao tem como objetivo apoiar a poltica global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma intercativa a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao s exigncias concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projeto e dos seus produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa. Em suma, segundo Wilson (1989), a gesto da informao entendida como a gesto eficaz de todos os recursos de informao relevantes para a organizao, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessrio, tecnologia de informao. Na gesto de uma unidade econmica, que tem por base a obteno e utilizao de recursos de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, necessrio informao a trs nveis, segundo Anthony (1965): estratgico, operacional e tctico. Neste sentido, medida que descemos na pirmide hierrquica organizacional a especificidade aumenta, pois necessrio resolver problemas mais especficos de determinada tarefa, enquanto que ao nvel de topo as preocupaes so mais gerais, afetando a generalidade das funes da organizao: Nvel Estratgico (nvel de topo)- So tomadas decises estratgicas; so complexas e exigem informao bastante variada e ao nvel das relaes da organizao/meio envolvente, no se exige muita especificidade. Esto includas nela a definio dos objetivos e a elaborao de polticas gerais da organizao. A informao provm de fontes externas organizao e tambm dos outros nveis hierrquicos. Nvel Tctico (nvel intermdio)- Onde tm lugar as decises tcticas e que exigem informao pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretao da informao, que provm de fontes internas e sendo obtida com alguma frequncia.

Nvel Operacional (nvel de base)- Aqui so tomadas as pequenas decises ou as decises operacionais. Decises para problemas bem definidos cuja resoluo , muitas vezes, baseada em dados factuais programveis e atravs da aplicao de rotinas informticas. So necessrias informaes pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a aes imediatas. A gesto da informao deve assentar num Sistema de Informao desenvolvido medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulao dos vrios subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na medida em que efetua o processamento de dados provenientes de mltiplas fontes, gerando informao til e em tempo real gesto e tomada de deciso na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado. A gesto da informao, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a gesto estratgica e a aplicao das Tecnologias de Informao nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informao que interessa empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas. E as novas Tecnologias de Informao so os instrumentos que vieram permitir gerir a informao em novos moldes, agilizando o fluxo das informaes e tornando a sua transmisso mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de deciso.

SISTEMAS DE INFORMAO/TECNOLOGIAS DE INFORMAO (SI/TI) A necessidade de racionalizar a informao advm de que "as organizaes tm de confrontar a incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do exterior e contudo providenciar um esquema conceptual claro, operacional e bem definido para os participantes" (Daft e Lengel, 1984). Quanto mais global e estruturado for o sistema de informao, entendido como um conjunto de meios humanos e tcnicos, dados e procedimentos, articulados entre si, com vista a fornecer informao til para a gesto das atividades da organizao onde est inserido e quanto melhor representar a organizao em funcionamento, mais flexvel poder ser essa organizao, na medida em que o SI vai atuar sob a forma de anlise da organizao e seus sistemas envolventes. O SI vai raiar como um instrumento de mudana estratgica na estrutura organizacional, colocando novos desafios e exigindo a utilizao de novas metodologias com a presena de TI, na medida em que estas constituem um potencial de desenvolvimento para as organizaes. As TI impulsionam o progresso, conduzem a inovaes, aumentam a riqueza e atraem novos investimentos. Em simultneo, permitem um aumento da eficincia e a reduo dos preos bem como melhorar os servios ao cliente, a qualidade e a variedade dos produtos. As TI so ferramentas essenciais na criao de sistemas de informao integrados e coordenados. Como refere Zorrinho (1995, p.20), "a gesto da informao uma funo que conjuga a gesto do sistema de informao e do sistema informtico de suporte com a concepo dinmica da organizao num determinado contexto envolvente".

E hoje, mais do que nunca, os gestores tm que estar sensibilizados para o facto de o planeamento estratgico dos SI ser um fator chave da criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro lado, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. neste mbito que o binmio SI/TI deve ser considerado no processo de formulao estratgica do negcio e sempre na perspectiva de poder dar um contributo positivo para uma melhor estratgia. Ao nvel dos SI, so definidas as necessidades de informao e sua aplicao no negcio, baseadas numa anlise da organizao e do seu meio envolvente, bem como na anlise da estratgia global da organizao. Ao nvel das TI, estabelecido qual o seu contributo para o processamento de informao e para a satisfao das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criao de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratgia dos SI. Estas estratgias (dos SI e TI) devem estar fortemente inter relacionados e em permanente consonncia com a estratgia global da organizao, com o desenvolvimento do SI/TI a ser liderado pela gesto de topo e baseado nas necessidades de informao da empresa que mais contribuam para o seu beneficio no longo prazo. IMPACTES DOS SI/TI NAS ORGANIZAES A introduo de SI/TI numa organizao ir provocar um conjunto de alteraes, nomeadamente ao nvel das relaes da organizao com o meio envolvente (analisado em termos de eficcia) e ao nvel de impactos internos na organizao (analisados atravs da eficincia). As TI so um recurso valioso e provocam repercusses em todos os nveis da estrutura organizacional: ao nvel estratgico, quando uma ao susceptvel de aumentar a coerncia entre a organizao e o meio envolvente, que por sua vez se traduz num aumento de eficcia em termos de cumprimento da misso organizacional; aos nveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endgenos, traduzidos em aumento da eficincia organizacional em termos de opes estratgicas. No entanto, ao ser feita esta distino, no significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactes simultneos aos vrios nveis: estratgico, operacional e tctico. Um estudo realizado por Ventura, (1992) permite uma anlise mais pormenorizada destes impactes, ao nvel das relaes da organizao com o meio envolvente (clientes; concorrentes; produtos; fornecedores e organismos da Administrao Pblica) e ao nvel interno das organizaes. Assim, temos que os SI permitem s organizaes a oferta de produtos a preos mais baixos que, aliados a um bom servio e boa relao com os clientes, resultam numa vantagem competitiva adicional, atravs de elementos de valor acrescentado cujo efeito ser a fidelidade dos clientes. A utilizao de SI pode provocar, tambm, alteraes nas condies competitivas de determinado mercado, em termos de alterao do equilbrio dentro do sector de atividade, dissuaso e criao de barreiras entrada de novos concorrentes.

Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos produtos/servios aos clientes ou diferenciar os j existentes dos da concorrncia e que atraem o cliente de forma preferencial em relao concorrncia. A utilizao de alta tecnologia vai permitir uma relao mais estreita e permanente entre empresa e fornecedores, na medida em que qualquer pedido/sugesto da parte da empresa possvel ser atendido/testado pelos fornecedores. A tecnologia permitiu uma modificao na maneira de pensar e de agir dos produtores e consumidores. As relaes com a Administrao Pblica vm melhoradas na medida em que permite reduzir a burocratizao de procedimentos existentes entre Organizao/Administrao Pblica, procurando melhorar o cumprimento das obrigaes legais das organizaes e de forma atempada, atravs da transmisso de informao por via magntica. As Tecnologias de Informao tm reconhecidamente impactes ao nvel interno das organizaes: na estrutura orgnica e no papel de enquadramento/coordenao na organizao; a nvel psico- sociolgico e das relaes pessoais; no subsistema de objetivos e valores das pessoas que trabalham nas organizaes; bem como no subsistema tecnolgico. Os maiores benefcios aparecem quando as estratgias organizacionais, as estruturas e os processos so alterados conjuntamente com os investimentos em TI. Segundo Venkatraman, referido por O'Brien (1996), o verdadeiro poder das TI est em reestruturar as relaes nas redes empresariais para aproveitar um leque mais vasto de competncias. As Ti permitem assim, ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real possvel s empresas agir e reagir rapidamente aos clientes, mercados e concorrncia.

CONCLUSO escala das organizaes, a informao um fator decisivo na gesto por ser um recurso importante e indispensvel tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior. Quanto mais fivel, oportuna e exaustiva for essa informao, mais coesa ser a empresa e maior ser o seu potencial de resposta s solicitaes concorrenciais. Alcanar este objetivo depende, em grande parte, do reconhecimento da importncia da informao e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela tecnologia para orientarem os problemas enraizados da informao. A revoluo da Informao exige, assim, mudanas profundas no modo como vemos a sociedade na organizao e sua estrutura, o que se traduz num grande desafio: aproveitar as oportunidades, dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos riscos com todas as incertezas que acarretam. Na chamada Sociedade de Informao, esta possui um efeito multiplicador que dinamizar todos os sectores da economia, constituindo, por sua vez, a fora motora do desenvolvimento poltico, econmico, social, cultural e tecnolgico. O acesso informao e a capacidade de, a partir desta, extrair e aplicar conhecimentos so vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o desenvolvimento das atividades

comerciais num mercado sem fronteiras. As vantagens competitivas so agora obtidas atravs da utilizao de redes de comunicao e sistemas informticos que interconectem empresas, clientes e fornecedores.

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* Trabalho realizado a partir de Tese de Mestrado em Gesto - Universidade da Beira Interior (1996), com superviso da Professora-Doutora Mariq Joaquina Barrulas (Investigadora do INETI e Professora convidada da UBI). ** Docente do Departamento de Gesto da Escola Superior de Tecnologia e Gesto do Instituto Politcnico da Guarda. 1 Weitzen (1991) criou o termo infoempresrio para designar a nova gerao de empreendedores que surge na Era da Informao e define-o como a pessoa que colecta, organiza e dissemina informaes como empreendimento comercial ou como servio de valor. 2 Para Porter, (1993), uma empresa que adopte uma estratgia global tende a vender produtos em muitos pases e a usar uma abordagem integrada para isso. 3 Referido por Oliveira, A. (1994). SUMRIO