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Empresa. Gestin por procesos

Autor: BOC Ibrica

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Presentacin del curso

Empresa. La gestin por procesos es un sistema de trabajo para la mejora continua. Se basa en la identificacin y gestin sistemtica de los procesos y debe partir de la estrategia de la organizacin . Conoce con este breve curso las principales ventajas de esta metodologa, la identificacin de procesos, la modelacin y diagramas de flujo del proceso, adems de otros conceptos que te pueden ser de ayuda con tu negocio.

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1. Gestin por procesos

La gestin por procesos es un sistema de trabajo para la mejora continua. Se basa en la identificacin y gestin sistemtica de los procesos (implica documentarlos, medirlos y mejorarlos) y debe partir de la estrategia de la organizacin. Las principales ventajas son la estandarizacin, la reduccin de la variabilidad y la optimizacin de los recursos. Es importante tener claro que un proceso es un conjunto de actividades (secuencias y ligadas entre si) que transforman elementos de entrada en elementos de salida, aadiendo valor al cliente del proceso (puede ser interno o externo a la organizacin) Para comenzar a implantar la gestin por procesos hay que partir de la estrategia, la misin y la visin de la organizacin, (o divisin, entidad, etc, con la que se est trabajando) La estrategia es el conjunto de decisiones que una organizacin toma para garantizar el cumplimiento de su misin y el logro de su visin. La misin es el propsito y razn de ser. La visin son los objetivos a mediano y largo plazo. Hay que diferenciar que un proceso define qu es lo que se hace y un procedimiento cmo se hace. Normalmente el procedimiento (un flujograma) es el nivel ms bajo en el despliegue de procesos La estructura organizacional tradicional de una organizacin est basada en la especializacin y divisin del trabajo y de las responsabilidades, mientras que una organizacin orientada a la gestin por procesos debe tener una visin transversal ya que los procesos cruzan uno o varios lmites organizativos funcionales. La Gestin por procesos permite a las organizaciones orientar su actividad hacia el cliente, cambiando el enfoque del trabajo a la visin de la totalidad de los procesos y cambiando la concentracin del conocimiento por aprendizaje organizacional.

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2. Beneficios de la gestin por procesos

Las principales ventajas de la gestin por procesos son la estandarizacin, la reduccin de la variabilidad y la optimizacin de los recursos, y entre otras cosas: Facilita la gestin de la ejecucin de los procesos Anlisis de puntos fuertes y reas de mejora. Identificacin de las tareas o trabajos que realiza cada puesto Conocer dnde empieza y acaban las responsabilidades de cada puesto Identificar la interaccin y secuencia entre tareas, trabajos o actividades, Identificar los recursos, informacin, etc. que se necesitan para ejecutar los procesos, Identificar procesos crticos y cuellos de botella Aumenta la capacidad de reaccin de la empresa ante los cambios.

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3. Identificacin de procesos
La identificacin de procesos consiste en "hacer trozos" las actividades de la organizacin repartindola en grupos homogneos, en las que las actividades de cada grupo tengan relaciones causales. Para ello se recomienda identificar los productos/servicios de la organizacin/rea, los procesos sern los conjuntos de actividades mediante los cuales se realizan los productos/servicios. Mapas de Proceso Los mapas de procesos son representaciones grficas, ordenadas y secuenciales de todos los procesos y actividades. El mapa de procesos impulsa a poseer una visin ms all de los lmites funcionales, mostrando las relaciones de las actividades con los clientes externos, proveedores y grupos de inters.

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4. Modelacin de Procesos y diagramas de flujo de proceso

Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar un proceso es sintetizar las relaciones dinmicas que en l existen, probar sus premisas y predecir sus efectos en el cliente. Un diagrama de flujo o proceso de negocio es una representacin grfica donde se detallan paso a paso las actividades que constituyen el proceso. Herramientas para la gestin de procesos Las herramientas informticas facilitan el trabajo de modelar procesos, fomentando el uso de una metodologa nica, mejorando la documentacin de los procesos y contribuyendo al anlisis de los procesos para su mejora. Hay herramientas que se limitan a la parte grfica, pero otras ms potentes que guardan la informacin de procesos en una base de datos que puede reutilizarse, permiten adems la publicacin de los procesos en portales Web para la gestin del conocimiento. Una de las herramientas que ms destaca para la gestin de procesos es ADONIS, desarrollada por el Grupo BOC (http://www.boc-group.com). Las funcionalidades de ADONIS permiten la adquisicin de informacin, la modelacin de procesos, actividades, organigramas, documentos, sistemas, indicadores, riesgos y el anlisis, la simulacin, la evaluacin, la documentacin, as como la publicacin de la informacin. ADONIS aporta un soporte ptimo para escenarios relacionados con gestin del conocimiento, gestin del cambio, gestin de la calidad (ISO 9000, EFQM, 6 Sigma), gestin de riesgos, etc. ADONIS ofrece adems una versin gratuita que se puede descargar en www.es.adoniscommunity.com.