MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

ALCALDA DE SINCELEJO

CARTILLA DIDACTICA

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

AO 2008
Alcalda de Sincelejo

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCIN
Con la expedicin del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el Gobierno Nacional adopta el nuevo Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI: 1000:2005, en aras de continuar con el fortalecimiento de su sistema de Control Interno. La presente cartilla, tiene por objeto dar a conocer, de manera didctica y con un lenguaje sencillo, los aspectos mas relevantes del Modelo Estndar de Control Interno, MECI en sus tres subsistemas: Control Estratgico, de Gestin y de Evaluacin, y la forma de interrelacin de sus componentes con cada uno de los elementos que lo conforman. Esta herramienta genera unos lineamientos bsicos que permite a todos los servidores pblicos su utilizacin en la gestin del da a da con estndares de calidad en beneficio de la comunidad Sincelejana, as como propiciar herramientas y tcnicas mnimas de funcionamiento del modelo. En forma espec ca enmarca a la entidad en dar alcance a las leyes, reglamentos en materia de Control Interno, proponer un plan de diseo e implementacin bsica, asegurar la interpretacin del modelo por parte de los funcionarios, y fortalecer los canales de comunicacin entre las diferentes reas organizacionales de la entidad.

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PRESENTACIN
El objetivo de la presente cartilla esta orientado a que los funcionarios de la Alcalda de Sincelejo se apropien del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, conforme a lo establecido en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599 del 20 de mayo de 2005; conociendo la conceptualizacin bsica y la forma de implementacin, que permitan a los actuales y futuros responsables del control en la Alcalda contar con los mecanismos para poner en funcionamiento un sistema de Control Interno que soporte efectivamente su funcin administrativa. El marco conceptual desarrollado propone un Modelo Estndar de Control Interno, estableciendo una estructura bsica de control, respetando las caractersticas de la entidad, utilizando un lenguaje comn para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos. El Modelo Estndar de Control Interno lo que busca es organizar la estructura administrativa existente para que cumpla con las disposiciones asignadas por la constitucin y las normas, y no crea nuevas responsabilidades de las que por ley nos corresponden. El Control Interno en la alcalda de Sincelejo lo ejercemos todos los funcionarios que da a da trabajamos unidos en equipo para el logro de los objetivos y metas propuestas La Alcalda de Sincelejo pone a disposicin de sus funcionarios la presente cartilla, con el fin de promover la institucionalizacin del control como herramienta de gestin y de esta manera facilitar el cumplimiento del cometido estatal de nuestra entidad. Es oportuno brindar un agradecimiento a todos los que participaron en la elaboracin de la cartilla, la cual contribuir a prestar un mejor servicio a la comunidad y que nos hace ser mejores ciudadanos.

OFICINA DE CONTROL INTERNO Alcalda de Sincelejo

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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Iniciamos definiendo!

Qu es MECI?
Es el Modelo Estndar de Control Interno que permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en la entidad.

Por eso es importante conocer!

Que es Control Interno?

Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.

Que interesante!

Y sus principios?
Se enmarcan, integran y complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales (Art. 209)

Y cuales son?
AUTOCONTROL: capacidad de cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos AUTOREGULACIN: capacidad institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del Sistema de Control Interno.
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AUTOGESTION: capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin a administrativa delegada por la constitucin y la sus reglamentos.

Muy bien!

Ahora miremos!

Objetivos del Control Interno

Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales permitiendo establecer las acciones, polticas, mtodos, procedimientos, mecanismos de prevencin, de evaluacin y de mejoramiento continuo en la entidad. Para lograrlo contamos con unos objetivos especficos de control.

Como cuales?
El control de cumplimiento.. (Legalidad) El control estratgico....... (Planeacin) El control de evaluacin.. (Verificacin) El control de ejecucin.. (Operacin) El control de informacin... (Comunicacin)

Que bien! Es por esto que el Sistema de Control Interno es complementario al Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo? Correcto!
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Porque se habla de Sistema de Control Interno?

Porque se fundamenta en la construccin de una tica institucional, orientada a la prevencin del riesgo. Se hace efectivo en una organizacin por procesos (gestin de calidad), encauza la entidad a un control corporativo permanente, mide la gestin en tiempo real, genera informacin de utilidad organizacional y social, fortalece la evaluacin independiente, estandarizacin de procedimientos y, otorga nivel de importancia a los planes de mejoramiento institucional. Todo interrelacionado como un conjunto sea que

Sistema
Es un conjunto de elementos ordenados e interactuantes para cumplir con un propsito o un fin determinado.

Ahh!ya entiendo Por eso es que se dice que el Control Interno en la entidad es un sistema, mas no es la oficina de Control Interno, y que lo ejercemos todos en nuestro metro cuadrado. Correcto!

Ahora veamos la estructura del famoso MECI!

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MECI: 1000-2005 Modelo Estndar De Control Interno Para El Estado Colombiano

El Modelo Estndar de Control Interno esta compuesto por tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos que a continuacin se describen. Cuales son los subsistemas? Subsistema de control estratgico Subsistema de control de gestin Subsistema de evaluacin de control Cuales son los componentes? Cada subsistema contiene de unos componentes as: Subsistema de control estratgico Ambiente de control Direccionamiento estratgico Administracin de riesgos Subsistema de control de gestin Actividades de control Informacin Comunicacin publica Subsistema de control de evaluacin Autoevaluacin Evaluacin independiente Planes de mejoramiento Y cada componente esta subdividido en elementos distribuidos para un total de 29 que son los que se van a desarrollar en la implementacin del MECI.

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Estructura orgnica del MECI

SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS Acuerdos, compromisos y protocolos ticos AMBIENTE DE CONTROL Desarrollo del talento humano Estilo de direccin Planes y programas DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CONTROL ESTRATEGICO Modelo de operacin por procesos Estructura Organizacional Contexto Estratgico Identificacin de riesgos ADMINISTRACIN DE RIESGOS Anlisis de riesgos Valoracin de riesgos Polticas de administracin de riesgos Polticas de operacin Procedimientos ACTIVIDADES DE CONTROL Controles Indicadores Manual de procedimientos CONTROL DE GESTIN INFORMACIN Informacin primaria Informacin secundaria Sistemas de Informacin Comunicacin organizacional COMUNICACIN PBLICA Comunicacin informativa Medios de Comunicacin AUTOEVALUACIN Autoevaluacin del control Autoevaluacin de gestin Evaluacin independiente al SCI CONTROL DE EVALUACIN EVALUACIN INDEPENDIENTE Auditoria interna Planes de mejoramiento institucional PLANES DE MEJORAMIENTO Planes de mejoramiento por procesos Planes de mejoramiento individual

Ahora veamos que es cada uno de los subsistemas, componentes y elementos en forma detallada.
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Qu es el Subsistema de Control Estratgico?

Agrupa y correlaciona los parmetros de control que orienta la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin, objetivos, metas y polticas

Y sus componentes son

1. Ambiente de control: Lo constituye el conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de la importancia del control en la Alcalda. Es la base sobre la cual descansa el Sistema Control Interno al proporcionar el conjunto de circunstancias o condiciones fsicas, sociales y culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de la mxima autoridad o representante legal, de su nivel directivo y de todos los servidores en general y la divulgacin de los valores y principios necesarios para favorecer una entidad con servidores ms comprometidos.

Sus elementos son

Acuerdos, compromisos o protocolos ticos Desarrollo del talento humano Estilo de direccin 2. Direccionamiento estratgico: Est constituido por el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la ENTIDAD al cumplimiento de la misin, el alcance de la visin y cumplimiento de las metas institucionales.

Esta compuesto por los siguientes elementos

Planes y programas Modelo de operacin por proceso Estructura organizacional 3. Administracin de riesgos: Conjunto de elementos de control que permiten evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos
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institucionales o los eventos positivos, que permitan idnticar oportunidades, para un mejor cumplimiento de la misin.

Sus elementos son:

Contexto estratgico Identificacin de riesgos Valoracin de riesgos Polticas de administracin de riesgos

Qu es el Subsistema de Control de Gestin?

En este subsistema se renen e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestin, normas, polticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, informacin y medios de comunicacin. Y sus componentes son
1. Actividades de control: que son todas aquellas actividades que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas de la alcalda de Sincelejo, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de resultados, metas y objetivos. Cuyos elementos son Polticas de operacin Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos 2. Informacin: Es el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere signi cado para diferentes grupos de inters o entidades que la requieran. Hacen parte
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fundamental de la actividad operativa y administrativa de la alcalda de Sincelejo al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuacin pblica, la rendicin de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de informacin.

Estn compuestas por los siguientes elementos

Informacin primaria Informacin secundaria Sistemas de informacin 3. Comunicacin pblica: apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la organizacin con diferentes entidades y grupos de inters internos y externos, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales.

Y sus elementos son Comunicacin organizacional Comunicacin informativa Medios de comunicacin

Subsistema de control de evaluacin?

En este subsistema se unen y asocian las partes que garantizan la valoracin permanente de los resultados de la organizacin y mecanismos de evaluacin y verificacin Sus componentes son
1. Autoevaluacin: Conjunto de elementos de control que al actuar de manera coordinada en la entidad pblica, permite en cada rea organizacional lograr la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos misionales.
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Esta integrado por los siguientes componentes Auto evaluacin del control Autoevaluacin de la gestin
2. Evaluacin independiente: control que garantiza el examen autnomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestin y resultados corporativos de la Alcalda de Sincelejo por parte de la Oficina de Control Interno, presentando como caractersticas la independencia, la neutralidad, la objetividad de quien la realiza y los seguimientos a los planes de mejoramiento de la entidad.

Sus componentes son

Evaluacin del sistema de Control Interno Auditoria interna 3. Planes de mejoramiento: elemento del control que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos misionales institucionales de la entidad pblica. Dentro del modelo estndar de Control Interno, MECI, se incluye adems del institucional, el plan de mejoramiento funcional que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento a nivel de procesos y los planes de mejoramiento individual que debe ejecutar cada servidor pblico, para mejorar su desempeo y el del rea a la cual pertenece.

Sus elementos son: Institucional Por procesos Individual Ya entiendo! Para implementar el MECI al 100% hay que implementar cada uno de los 29 elementos que lo conforman? Correcto!

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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Somos los funcionarios los que le damos vida a nuestra organizacin, por lo tanto los que hacemos del Control Interno una realidad, cuya responsabilidad recae no solo por nuestra condicin de servidores pblicos, tambin por el cargo que ocupemos dentro de los diferentes niveles institucionales, quienes tenemos un rol determinado de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad

Ahora veamos las responsabilidades que cada uno de nosotros tenemos con respecto al MECI

Roles y responsabilidades en relacin con el MECI

Comit Coordinador De Control Interno
El comit coordinador de Control Interno esta conformado en la alcalda de Sincelejo por: Representante legal Secretarios de despacho Jefe de Control Interno

Y cuales son las funciones de este comit?

Recomendar pautas para la determinacin, implantacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las caractersticas propias de cada organismo o entidad; Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y polticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;

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Asesorar al Representante Legal en la definicin de planes estratgicos y en la evaluacin del estado de cumplimiento de las metas y objetivos all propuestos; Recomendar prioridades para la adopcin, adaptacin, adecuado funcionamiento y optimizacin de los sistemas de informacin gerencial, estadstica, financiera, de planeacin y de evaluacin de procesos, as como para la utilizacin de indicadores de gestin generales y por reas; Estudiar y revisar la evaluacin al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad; Revisar el estado de ejecucin de los objetivos, polticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del organismo o entidad; Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades; Presentar a consideracin del respectivo Representante Legal propuestas de modificacin a las normas sobre el Control Interno vigentes.

Alta Direccin
El alcalde de Sincelejo quien por ley es el responsable de la implementacin y mantenimiento del MECI

Y que papel juega el Alcalde?

Se centra en el compromiso de la entidad con el Control Interno y en la capacidad del nivel directivo de visualizar la herramienta gerencial como un mecanismo de autoproteccin, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia la finalidad para la cual fue creada la entidad. Por lo tanto, la decisin de disear, implementar y mejorar el Sistema de Control Interno, debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad, del nivel directivo y de todos los servidores pblicos de disponer los recursos fsicos, econmicos, tecnolgicos, de infraestructura y de talento humano requeridos para la implementacin del MECI
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Representante de la direccin
Directivo designado por el representante legal para el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno

Y que le corresponde hacer?

Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo e implementacin del Modelo. Informar a la alta direccin sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo e implementacin del Modelo. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armona y colaboracin con los servidores de dichas reas. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del MECI, aplicando correctivos donde se requiera. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno las propuestas de diseo e implementacin del Modelo, para su aprobacin.

Equipo MECI
Conformado por servidores pblicos de la Entidad, de carcter multidisciplinario, con representatividad en todas las reas organizacionales de la Entidad, el cual deber ser coordinado y supervisado por el Representante de la Direccin. Otro equipo? .. Y estos que hacen? Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo bajo las orientaciones del representante de la direccin. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo. Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Modelo.
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Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e implementacin del Modelo al representante de la direccin, para su aplicacin. Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Modelo

Oficina de Control Interno

Tendr bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005 Como responsable de realizar la evaluacin del Sistema de Control Interno, con un criterio de independencia frente a la operacin y autonoma de los actos de la administracin, es el responsable de presentar los informes al Representante Legar y al Comit de Coordinacin de Control Interno. Como una herramienta de apoyo permite establecer los mecanismos para definir las acciones preventivas y correctivas sobre los planes de mejoramiento, los cuales se deben disear conjuntamente con los servidores responsables de los procesos involucrados. La evaluacin del Sistema de Control Interno en el Comit de Coordinacin debe observar y verificar la efectividad del cumplimiento de los objetivos, principios, roles, responsabilidades, subsistemas, componentes y elementos del Nuevo Modelo Estndar de Control Interno MECI:1000: 2005, revisando las directrices fijadas por el representante legal y su delegado que faciliten la socializacin, implementacin y mantenimiento del sistema en toda la Alcalda de Sincelejo y el mejoramiento continuo en cada uno de los procesos para el cumplimiento del cometido misional. sea que Control Interno no implementa el MECI? No!
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Control Interno vela porque se cumplan con la implementacin y evala, recomienda y orienta para que el modelo se mantenga.

Y nosotros como servidores pblicos que papel jugamos en el MECI?

Servidores Pblicos
Al entender el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervenimos los servidores pblicos, nos permite tener presente las condiciones de satisfaccin de los compromisos frente a la ciudadana, por lo que se concluye: La responsabilidad frente al Control Interno, que se sintetiza en estar al servicio del Estado y de la Comunidad. Tienen repercusiones en el desempeo de nuestras funciones fijadas por Ley o reglamento al implementar el autocontrol, autorregulacin y autogestin, anticipamos y corregimos; oportuna, efectiva y eficientemente nuestras acciones. Los procesos de seleccin, capacitacin, formacin y motivacin son fundamentales para garantizar los objetivos de Control Interno con un clima organizacional adecuado. Como servidores pblicos debemos conocer nuestras responsabilidades y limites de autoridad, es necesario conocer el manual de funciones. Con la participacin activa de todos, generaremos un acuerdo fundamental sobre los principios y valores ticos que direccionan la funcin asignada a la alcalda de Sincelejo, en cumplimiento de su cometido misional y el posicionamiento de la imagen institucional.

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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Todos los servidores pblicos que hacemos parte de la Alcalda de Sincelejo, debemos saber que...
El control es una actividad inherente a los seres humanos, quienes se unen para coordinar acciones que les permitan garantizar su supervivencia, mejorar sus condiciones de vida o conseguir sus propsitos individuales o como sociedad.

Conclusiones
Debemos comprender que el Control Interno es ejecutado por personas, garantiza coordinacin de acciones de manera intencional, consiente y efectiva al definir los flujos de informacin y comunicacin que permite a los servidores pblicos anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan en su quehacer dentro de la institucin. Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el Control Interno para que cumpla con sus objetivos utilizando la informacin que este genera a fin de retroalimentar y reorientar la funcin administrativa de la entidad hacia los fines que persigue. Para le ejecucin del Control Interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y conocimientos de todas las personas de la institucin, por esto los procesos de seleccin, capacitacin, formacin y motivacin son fundamentales para garantizar los objetivos del Control Interno Los servidores pblicos deben conocer sus responsabilidades y limites de autoridad, por lo tanto es necesario entregar a cada funcionario publico un detalle de sus funciones oficializado por ley o reglamento propio de la entidad que defina la relacin entre los deberes, la manera de llevarlos a cabo y la correspondencia con los objetivos de la institucin Son los servidores quienes hacen del Control Interno una realidad, pues a travs de sus acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos de la institucin
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La actuacin de todos los funcionarios pblicos en bsqueda de las mejores practicas, depende de un acuerdo fundamental sobre los principios y valores ticos que direccionan la funcin administrativa de la entidad La oficina de Control Interno, no busca encontrar fallas para sancionar, lo que busca es oportunidades de mejora para que seamos mejores servidores pblicos y prestar un mejor servicio a nuestra comunidad.

Marco legal del MECI

Constitucin Nacional: artculos 209-269 Ley 87 de 1993 Ley 42 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Ley 152 de 1994 Ley 298 de 1996 Ley 489 de 1998 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000 Decreto 1537 de 2001 Ley 734 de 2002 Ley 872 de 2003 Decreto 2757 de 2003 Decreto 1599 de 2005 Resolucin 357 de 2008 Contadura General de la Nacin Ya conocemos en forma general que es el MECI!

Ahora todos los trabajaremos en EQUIPO para ser multiplicadores del MECI

Todos En Equipo con el MECI

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