MBA em Projetos

Mudana Organizacional

Prof. Lucio Chaves, MSc. MSc.

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MUDANA ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS

Entender os princpios e conceitos das transies organizacionais e o seu impacto no sucesso dos Projetos de Mudanas nas organizaes Conhecer algumas metodologias e ferramentas utilizadas no gerenciamento de mudanas

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PROJETOS DE MUDANA

ESTADO PRESENTE

TRANSIO

ESTADO FUTURO

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PROJETOS DE MUDANA

O objetivo de qualquer projeto mudana a melhoria de performance no

Para atingir esta melhoria ser necessrio

estado
realizar mudanas em:

futuro:
Aumento de Receita Reduo de Custos Aumento de Eficincia Reduo de Riscos Cumprir regulamentaes Atender expectativas dos clientes

Processos Sistemas Ferramentas Funes Estrutura Organizacional

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O sucesso de um projeto de mudana

Atingir objetivos do Projeto Concluir projeto no prazo e oramento Obteno do Retorno do Investimento (ROI)

Fatores de Risco comportamentais Resistncia dos afetados pela mudana Compromisso dos executivos patrocinadores Inconsistncia com a cultura
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Mudana x Transio

PESSOAS
O I S A AN N TR A D MU

$
MELHORIA ESPERADA

A
Estado Presente
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EMPRESA

Estado Futuro
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O valor (ROI) da melhoria

Fatores pessoais afetam o resultado final obtido na mudana

Velocidade de adoo Quo rpido a mudana ser implementada? Nvel de utilizao Quantos tero mudado efetivamente?

Efetividade de adoo Qual o nvel de eficcia obtido na mudana?

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Efeitos dos fatores pessoais

B B A
Estado Presente
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Estado Futuro
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RESISTNCIA S MUDANAS

Comportamento apresentado pelos individuos, grupos ou categorias de funcionrios que no suportam as mudanas que as organizaes pretendem implementar

um sintoma, originrio de diferentes causas:

Medo do desconhecido, das falhas e das consequncias adversas Prticas, hbitos e relacionamentos enraizadas (sempre fizemos assim) Sair da zona de conforto, sair do familiar, seguro e controlvel Falta de confiana em si e nos outros Averso a mudanas impostas Averso a surpresas Relutncia dos gerentes em lidar com dificuldades Interesses prprios e alteraes no poder e influncia tais como perda ou mudana do papel na organizao Falta de respeito e confiana no promotor da mudana Ceticismo do resultado pelas experincias e falhas passadas
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PROJETOS DE MUDANA

FOCO no RESULTADO

Liderana / Patrocnio

Atingir Objetivos do Projeto Concluir projeto no prazo e oramento Gerenciamento de Projetos FOCO no ESCOPO Obteno do Retorno do Investimento (ROI) FOCO no COMPORTAMENTO Gerncia da Mudana Organizacional

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Comunicao x Stakeholders
Liderana / Patrocnio

Sociedade Clientes Fornecedores Equipe do projeto

Executivos Gerentes Funcionais Funcionrios Agentes de Mudana

COMUNICAO

Gerenciamento de Projetos

Gerncia da Mudana Organizacional

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O Processo de Mudana

CONFORTO

INSTABILIDADE

INCERTEZA

ESTADO PRESENTE

TRANSIO

ESTADO FUTURO

DESCONGELAR DESCONFIRMAR

RECONGELAR REMEDIAR

Gerencia da DOR
Gerar DESCONFORTO Contestar STATUS-QUO Gerencia de CONSEQNCIA Aplicar PRESSO / PUNIO Mostrar RECOMPENSA/ RECONHECIMENTO

(Kurt Lewin) Lewin)

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Stakeholders So os indivduos e organizaes que esto ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser afetados, positiva ou negativamente, pela implementao do Projeto.

Papis dos Stakeholders em uma Mudana

PATROCINADOR (SPONSOR)

Poder de legitimar a mudana

ALVOS (TARGETS)

Afetados pela mudana

GERENTES/ SUPERVISORES (Quando atuam como patrocinadores)

COACH s da mudana

AGENTE DE MUDANA

Responsvel pela mudana

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Anlise dos riscos associados mudana Custo do Fracasso

Problema / Oportunidade Custo do Projeto Queda de Moral Perda de confiana

ALTO

Compromisso dos Sponsors CUSTO Resistncia dos Alvos Inconsistncia com a cultura Histrico de mudanas Capacidade dos Agentes de Mudana
BAIXO

RISCO

ALTO

Fatores de Risco para o Fracasso

Gerncia de Mudana no CUSTO, INVESTIMENTO !

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O Papel do Gerente de Projeto na Mudana

Necessidade de Mudana

Aspectos Humanos e Comportamentais

Estratgia de Mudana Avaliao do Impacto Interao com grupos/ pessoas Projeto de Mudana Gerente do Projeto

Aspectos Tcnicos Projeto

Tecnologia Processos Organizao Gerenciar Recursos Plano Oramento Qualidade Implementao
Execuo Controle

Time de Mudana

Time de Projeto

Negociar Operacionalizar

Agente de Mudana

Integrao Sinergia

Especialistas

Implementabilidade =
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Resultado
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Como fazer o Gerenciamento de Mudanas?

Um Gerenciamento Eficaz requer duas perspectivas: Perspectiva Organizacional:

Que processo e ferramentas ns (*) temos que usar para auxiliar os indivduos a realizarem de forma bem sucedida a Mudana? Uma metodologia estruturada, alinhada com as fases do projeto: Mdulos: Preparao, Planejamento, Implementao e Controle da Mudana
Atividades: Patrocnio, Comunicao, Coaching, Treinamento, Gerncia de Resistncias

Perspectiva Individual
Como cada indivduo consegue fazer a sua mudana de forma eficaz? Uma metodologia estruturada para trabalhar as resistncias e desenvolver o comprometimento dos Alvos Processo EDCAS : Entendimento, Desejo, Conhecimento, Aptido e Sustentao

(*) ns = Gerentes de Projeto e Mudana, Membros dos times, Recursos Humanos,

Treinamento, Comunicaes, Exccutivos, Gerentes e Supervisores
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Metodologia de Gerncia de Mudanas

Fases do Projeto Tcnico Iniciao Planejamento Implementao Ps- implementao

G P

G e r n c i a d e M u d a n a s

Perspectiva Organizacional Mdulos de Gerncia de Mudanas Preparao 1 Planejamento 2 Tipos de Atividades

PATROCNIO COMUNICAO COACHING TREINAMENTO GER. DE RESISTNCIAS

Implementao 3

Controle 4

Perspectiva Individual
ENTENDIMENTO DESEJO

Processo de Comprometimento (EDCAS)

CONHECIMENTO APTIDO SUSTENTAO
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Mdulo 1 Preparao da Mudana

Atividades / Ferramentas
A

Resultados

Dimensionamento da mudana (Diagnstico A)

Avaliao da organizao (Diagnstico B)

RISCOS

Estratgia de gerenciamento da mudana

Alocao dos recursos (time de mudana)

Avaliando competncias do time de mudana

AGENTES

Time de gerenciamento de mudana

Identificao dos Stakeholders e Patrocinadores

Anlise dos Stakeholders (Diagnstico C)

SUPORTE

Modelo de patrocnio

A
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Os Riscos identificados a partir destes Diagnsticos devem ser includos na Matriz de Riscos, para desenvolvimento da Gerncia de Riscos do Projeto
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Riscos da Mudana

Organizao 50 Resistente pontos mudana

Mdio Risco Avaliando a Organizao (Diagnstico B)

30 pontos

Alto Risco

Baixo Risco
Organizao apta mudana

Mdio Risco

10 pontos

30 pontos

50 pontos

Pequena Incremental

Grande Radical Desruptiva

Dimensionando a Mudana (Diagnstico A)

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Anlise dos Stakeholders

PATROCINADORES Alto grau de Influncia sobre os recursos do Projeto ALVOS Grupos que sofrero alto impacto com o projeto

Aliados
(base de suporte)

Bloqueadores
(fonte de ameaas)

Membros da rede
(rede poltica)

DesaceleDesaceleRadores
(negociao)
30 pontos
NEUTRO

50 pontos

10 pontos
CONTRA

A FAVOR

Nvel de Interesse / Suporte

(Diagnstico C)

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Modelo de Patrocnio (Exemplo)

PI
AM

Presidente (A)

PS

Diretor Vendas (A)

AM

P Dir Adm/ Financ/ (B) S

Dir Industrial

PS

Ger Mktg (A)

PS

Ger Vendas Ger Contab PS Ger Admin PS (A) (B) (B)

AM

Tesoureiro

AM

Superv Vendas Alvos (Membros da rede) Superv Vendas Superv Vendas

Superv Contab

Superv RH

Superv Admin

Alvos (Desaceleradores)

Projeto : Implementao de um Sistema de Objetivos

(A) = Aliado (B) = Bloqueador PI = Patrocinador Iniciador PS = Patrocinador de Sustentao AM = Agente de Mudana = Reporte Direto = Influncia/

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Mdulos 2 , 3 e 4 Planejamento, Implementao e Controle

Mdulo 2 - Planejamento Desenvolver planos de gerenciamento da mudana

Plano de Patrocnio Plano de Comunicao Plano de Coaching Plano de Treinamento Plano de Gerenciamento de Resistncia

Mudana Implementada
Mdulo 3 Implementao Executar e implementar os planos Mdulo 4 Controle Monitoramento, Avaliao e Ajustes

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Mdulo 4 - Controle

Atividades
Ouvir os funcionrios e obtendo feedback Avaliar aderncia aos novos processos, sistemas e papis
AVALIAO

Analisar a efetividade do gerenciamento

Identificar causas raiz e focos de resistncia

Desenvolver planos de ao corretivos

PATROCNIO COACHING

Preparar Stakeholders para gerenciar resistncias

Encerramento
Implementar aes de correo Celebrar sucessos iniciais e reforar a mudana
TRANSIO

Conduzir revises e passar o basto

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Processo EDCAS Gerenciamento individual

ENTENDIMENTO: Envolve informao sobre a natureza da mudana, por qu ela est sendo feita e os riscos para de negcio de no mudar. Deve incluir ainda informao sobre os fatores internos e externos que criaram a necessidade da mudana bem como o QIDPAM, Qual a Importncia Disso Para Mim. DESEJO: Representa a deciso de suportar e engajar-se na mudana. Reflete uma escolha pessoal baseada em um numero de fatores que incluem a natureza da mudana e como a mudana ir impactar os funcionrios, sua percepo da organizao, sua situao pessoal e seus motivadores prprios. CONHECIMENTO: Inclui a informao, treinamento e educao necessrios para conhecer como mudar. Envolve informao sobre modelos, processos, sistemas, ferramentas, comportamentos, habilidades, papis e tcnicas necessrias para implementar a mudana nas operaes. APTIDO: a que permite a realizao ou execuo da mudana, transformando conhecimento em aes. alcanada quando os funcionrios demonstram a capacidade real de implementar a mudana. SUSTENTAO: representa os fatores internos e externos que sustentam a mudana. Podem incluir reconhecimento, recompensas e celebraes baseadas no atingimento bem sucedido dos objetivos de negcio ou de marcos-chave do projeto. Pode incluir uma satisfao pessoal pelo seu prprio resultado.
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Processo EDCAS Gerenciamento individual

Nivel

5
Adequado

4
Em desenvolvimento

3 2

Insuficiente

1
ENTENDIMENTO DESEJO CONHECIMENTO APTIDO

SUSTENTAO

E
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C
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Modelo de Comprometimento com a Mudana Fases do Projeto

Psimplementao

Internalizao SUSTENTAO
Nvel de Desejo (Diagnstico F)

Adoo

Implementao
Nvel de Entendimento (Diagnstico E)

DESEJO
Percepo positiva

Planejamento

Anncio da Mudana

ENTENDIMENTO

Comunicao
Iniciao

Contato

Check-outs

Desconhecimento

Confuso

Percepo negativa

No quer Abandona tentar a no incio mudana

Abandona aps algum tempo

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Gerentes patrocinadores Coaching da Mudana

Importncia do Coaching
Torna mais eficaz a INFLUNCIA que o Gerente ou Supervisor exerce sobre o funcionrio (subordinado direto) Permite uma via de comunicao face-a-face e em grupos entre os funcionrios e as pessoas que eles MAIS CONFIAM, seus superiores imediatos. Facilita a transmisso de mensagens ou esclarecimento sobre aspectos PESSOAIS da mudana Cria uma oportunidade de FEEDBACK dos funcionrios sobre os esforos de mudana

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Concluses

Faa a Gerncia de Mudanas certo desde o incio

Eliminar muitas causas de resistncia antes que aconteam

Espere resistncia
No se surpreenda, inevitvel, planeje e aja prontamente

Trabalhe as causas-raiz de resistncia ao proativa

Falta de percepo da necessidade da mudana? Resultado de pouco desejo pela mudana? Falta de conhecimento (ou medo) de no ter a capacidade (competncia) para realizar a mudana? Barreiras de habilidade provocando a resistncia? Pouco reconhecimento ou sustentao da mudana?

Enfoque-a formalmente
Incorporar gerncia de resistncia em todas as fases da estratgia e do planejamento

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