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FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR

Da Elaborado Actualizado Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

15

04

2013

GFA RH032

Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Direccin General.

DESCRIPCIN Y PERFIL DE: Asistente de Direccin General.

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR


Da Elaborado Actualizado Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

15

04

2013

GFA RH032

Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Direccin General.

Descripcin del Puesto


Titulo del Puesto Unidad de Adscripcin Jefe inmediato Asistente de Direccin General. Oficinas de Apoyo. Directora General. Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario a la Directora General a fin de propiciar que las acciones, funciones Responsabilidad y responsabilidades se le faciliten. Coordina las actividades administrativas y operativas del rea de servicios generales, y vigilancia externa proporcionando soluciones a las necesidades de los clientes internos. Atender oportunamente a las personas que acuden con cita o solicitan ver a la Directora General, internas o externas. Organizar la agenda de la Directora General: giras, audiencias, presentaciones, reuniones y eventos, tanto internos como externos. Coordinar la derivacin de la correspondencia y dems documentos relacionados con la actividad de la Directora General. Controlar y enviar informacin al exterior requerida por terceros. Mantener organizado y actualizado el archivo de la Direccin General. Coordinar reuniones, concertar citas internas y externas de la Direccin G. Supervisar la operacin del grupo de servicios generales y vigilancia externa. Registrar las visitas y asunto a tratar en libreta, agenda electrnica y CPU. Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Directora General. Turnar la correspondencia por asunto y prioridad a la Directora General. Llevar el registro y control de los documentos e informes enviados al exterior. Canalizar las llamadas telefnicas que reciba la Directora General. Tomar nota de los recados cuando la Directora General est de comisin o ausente. Archivar y organizar todos los documentos generados en la Direccin General. Resguardar y controlar los expedientes de la Directora General. Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, as como los archivos de cmputo que se utilizan en la Direccin General. Realizar la comprobacin correspondiente de viticos y pagos diversos. Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo. Preparar la informacin y coordinar las cuestiones logsticas de los eventos. Establecer tiempo y cronogramas, para atender oportunamente todos los asuntos derivados de las actividades de la Directora General. Supervisar en recorridos que las instalaciones de Oficinas de Apoyo estn en buenas condiciones y que luzcan siempre limpias y ordenadas.
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

Funciones

Actividades

FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR


Da Elaborado Actualizado Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

15

04

2013

GFA RH032

Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Direccin General.

Colaborador directo Colaborador indirecto Relaciones internas Relaciones externas

Recepcionista/Asistente Administrativo/Encargado (a) de Servicios Generales. Personal de Servicios Generales y Personal de vigilancia. Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo. Miembros del Consejo de Administracin/Personal directivo y ejecutivo del Gobierno Federal y Local/Ejecutivos de Organizaciones afines/Donantes y patrocinadores/Usuarias y Usuarios de los servicios mdicos y programas sociales.

Perfil
Bachillerato Tcnico (Administracin, contabilidad, secretarial, archivo). Escolaridad Escuela Comercial Secretariado. Titulada (Deseable). Trunco en rea de Ciencias Sociales (deseable). Idioma o Lengua Ingls, 100 % Requiere alcanzar 28 puntos del factor idioma (Entablar comunicacin oral y escrita. Hablado). Carrera administrativa. Servicios mdicos. Salud Sexual y Reproductiva (Deseable). rea de Ciencias Sociales. Inters y sensibilidad a temas sociales. Dos aos controlando agenda y actividades a nivel Direccin General. Dos aos en la organizacin de eventos, talleres y cursos. Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas. Un ao realizando actividades de archivo y control de expedientes. Un ao recepcin, control y entrega de correspondencia y materiales. Dos aos en control de gastos por viticos y su comprobacin. Realizar inventarios, control de materiales y papelera de oficina. Proporcionando informacin bsica sobre servicios de salud. Manejo de Office en un 100%. Temas de salud sexual y reproductiva (deseable). Control, registro de gastos y principios bsicos de contabilidad (Deseable). reas de conocimiento especifico Contabilidad bsica y trmites bancarios. Control de citas, formacin de expedientes y resguardo de archivo. Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador. Uso de Internet y Redes Sociales. Excelente ortografa y redaccin. Manejo de accesorios y papelera usada en oficinas.
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

Formacin

Experiencia

FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR


Da Elaborado Actualizado Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

15

04

2013

GFA RH032

Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Direccin General.

Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata. Amabilidad y disposicin para atender a personas o usuarios. Capacidad para trabajar en equipo. Habilidades Y Competencias Atender tareas mltiples. Organizacin y planeacin. Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias. Contribuir a la comunicacin asertiva. Optimizar y controlar los recursos materiales asignados. Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos. Solucionar problemas Semi-complejos. 48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operacin (flexible). Disponibilidad para viajar.

Jornada laboral

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

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