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METODOLOGIA PARA LA CONFECCION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO U ORGANIZACIN Susana Antonia Sosa INTEQUI - Universidad Nacional de San Luis, Argentina.

sasosa@unsl.edu.ar

INTRODUCCIN La comunidad universitaria cumple funciones primordiales tales como: satisfacer las necesidades de personas que acuden a ella, saber conducir el desarrollo educativo, econmico y poltico de dicha institucin. Para lograr esto, previamente hay que conocer las necesidades de esta sociedad en constante evolucin, profundizar en sus falencias laborales y as ayudarlos en el control y organizacin de sus actividades a travs de diferentes tcnicas que forman parte de los manuales de organizacin. Comenzamos este trabajo por preguntarnos Qu es un Manual de Procedimiento? Es aquel que contiene informacin ordenada y sistemtica referida a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, funciones, descripcin de puestos y objetivos institucionales para el mejor funcionamiento de una organizacin. Estos pueden contener informacin de una sola entidad (microadministrativos) o bien del sector pblico en general (macroadministrativos). En cuanto al contenido se refiere a: Historia de la Organizacin, Poltica, a Procedimientos u Organizacin, otros son de contenidos mltiples y tambin hay de Servicios al Pblico. Por su funcin estn los que se refiere a: ventas, produccin, finanzas, generales, personales, etc. DESARROLLO Los Manuales Administrativos de una organizacin sirven para explicar a los empleados de todos los niveles, de una manera clara y en un lenguaje entendible, las normas generales de la institucin, exponer en forma detallada la estructura, los puestos y la relacin existente entre ellos. Explicar la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los distintos estamentos que componen la institucin u organizacin. Tambin permiten ver en forma precisa las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, detectar errores, contribuir a la correcta ejecucin de las tareas encomendadas al personal y apoyar la unin en el trabajo, permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecucin de las tareas, proporcionar informacin bsica y precisa para mejorar la planeacin de medidas administrativas, permitir la seleccin de personal, servir de medio de integracin al personal recin ingresado, proporcionar ideas para el mejor aprovechamiento de los recursos tanto materiales como humanos y ser un instrumento til para la orientacin e informacin al pblico. RESULTADOS

2 Sin una buena administracin ninguna organizacin puede cumplir con las metas propuestas para el desarrollo y funcionamiento de las distintas reas que la integran. Todo esto se logra con la confeccin de un Manual donde estn detallados todos los puntos que son necesarios para llegar al xito final, el cual depende de la contribucin de cada una de las personas que son parte de la organizacin desde sus distintos puestos de trabajo. Nos preguntamos Cmo se confecciona un Manual de Procedimiento u Organizacin? O bien Qu contiene?. Existen manuales que se refieren a la totalidad de la organizacin, otros son especficos, referidos a una unidad orgnica particular. Deben contener los siguientes tems: Identificacin de la Organizacin ndice o Contenido Introduccin Antecedentes Objetivos Estructura Orgnica Descripcin de puestos Polticas de Organizacin Funciones

Fases del proceso de confeccin del manual Para poder saber cuales son los pasos viables para la confeccin de un Manual de Procedimiento u Organizacin, partimos preguntndonos a qu organizacin nos referimos? En este caso el ente es de tipo educativo, siendo sus principales etapas: planificar, organizar, dirigir y controlar para llegar al principal objetivo de la institucin que es saber decidir, capacitar, motivar, comunicar, cumplir, lograr una solucin eficaz y concreta para reflejar el correcto funcionamiento y organizacin de sus distintas reas. Para lograr que todo llegue a su fin, es necesario estar capacitado para saber dar soluciones a los diferentes problemas de los cuales las personas que son parte de la institucin enfrentan diariamente, como por ejemplo: Falta de presupuesto: Distribuir en forma ordenada y equitativa las partidas de dinero, priorizando el pago de insumos y sueldo; Realizar compras de materiales de primera necesidad (vidrio, drogas, gases, etc.) para la atencin a los alumnos; La biblioteca comprar nicamente aquellos libros y revistas que no se encuentren en otros centros o bibliotecas de institutos que dependan de la institucin; Manejar con criterio el dinero destinado a viticos del personal y a la organizacin de Jornadas, Seminarios, pasantas, etc.; Cotizar insumos a precios convenientes y no sobrevaluados; Los investigadores debern mantener y cuidar el equipamiento adquirido realizando los service en tiempo y forma; Hacer uso adecuado de todos los servicios como (telfono, agua, luz, servicio de Internet, etc.) y materiales (papel, lapiceras, gomas, cartuchos de tinta para impresoras, tizas, etc.); Cuidar las herramientas de trabajo como: escritorios, sillas, armarios, pizarrones, computadoras, etc. y comprar artculos de primera calidad para mantencin de los mismos; El personal de mantenimiento de la institucin debe hacer uso de las herramientas especficas en forma correcta para de esa manera no sufran deterioros y

3 realizar los trabajos de primera necesidad; En cuanto al parque automotor utilizarlos exclusivamente para aquellos trmites que sean de sumo inters para el ente educador. Falta de comunicacin: Para lograr una comunicacin efectiva debemos comenzar por escuchar y respetar al otro; tratar de ser leales, responsables, considerar y respetar su opinin; Trabajar en forma conjunta para solucionar los problemas rpidamente y as poder corregir y mejorar las demoras en los trmites internos logrando de esta manera beneficios personales e institucionales; Ser responsables de la misin encomendada, llegando a su fin a travs de formular y preguntar correctamente. Falta de motivacin e incentivo: a) Valorar la tarea de cada persona desde su lugar de trabajo sin desmerecer a nadie, pues cada individuo es un representante e integrante de la institucin; b) Igualdad de participacin; c) Respetar los siguientes derechos: A ser tratados con dignidad, A tener y expresar los sentimientos propios y opiniones, A gozar y disfrutar de los xitos logrados, A superarse an superando a los dems, A cambiar y cometer errores, A pedir informacin y ser informado, A establecer prioridades y tomar decisiones, A decir NO sin sentir culpa; d) Difusin de la informacin de los eventos de inters general a todos los sectores sin hacer diferencia; e) Permitir la competencia de cargos. Capacitacin: Dictado de cursos especficos dentro del mbito de la institucin con profesionales del lugar si es posible o bien en otros entes a travs de convenios, para lograr un mejor rendimiento y eficacia en las tareas. Permitir la asistencia a Jornadas, Seminarios, Charlas, Debates, tratando de que todos los empleados tengan las mismas posibilidades de perfeccionamiento. Roles: Cada uno de los miembros de la institucin deben ser elegidos libremente para evitar la ineficiencia y lograr el buen desempeo. Aquel individuo que tiene que cumplir con un rol determinado (Rector Vicerrector, Decano, Secretarios, Directores de departamento, etc.) deben asumir la conduccin teniendo una decisin firme, explcita y reflexionada, lo que significara pasar del saber al saber hacer diferenciando lo que corresponde a uno y otro. Deben poseer habilidades conceptuales, humanas y tcnicas. Deben estar preparados, con conocimientos claros para desempear la funcin encomendada. Contar con buena predisposicin y rapidez intelectual para no solo llegar a su objetivo sino poder responsabilizar, confiar y delegar correctamente a sus subordinados para que estos se desempeen de forma asertiva. Eliminar amenazas y rumores. Negociar conflictos sin atacar. Practicar la escucha activa. Aprender a aprender e innovar. Saber marcharse en el tiempo preciso y Dar sentido a su existencia y a la de los dems. Tcnicas administrativas que se aplican en la elaboracin de un Manual de Procedimiento u Organizacin Anlisis y diseo de la estructura de organizacin: Divisin del trabajo Departamentalizacin Delegacin de Tareas Autoridad

Clasificacin de los Organigramas Por su objeto o contenido

4 Por su naturaleza o mbito de aplicacin Por el rea que representa Por su formato o presentacin

Descripcin de funciones Por su naturaleza Por su objeto Por el nivel de rgano responsable o grado de especializacin

Anlisis y descripcin de puestos a) b) c) d) Ttulo del puesto Posicin del puesto en el organigrama Contenido del puesto Factores de especificacin

Tcnicas de distribucin del espacio Es un procedimiento indispensable para racionalizar el uso de los locales y edificios as como del mobiliario y equipos. Se debe efectuar en dos operaciones: a) diagnostico b) elaboracin del plan de distribucin.

CONCLUSIONES Segn I. Chiavenato, el mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades dirigidas hacia la produccin de bienes (productos) o a la prestacin de Servicios, son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas dentro de la organizacin. Estas estn constituidas por personas, recursos del mercado, recursos fsicos y materiales, recursos financieros, recursos tecnolgicos, etc. La vida de las personas depende de las organizaciones y stas dependen del trabajo de aquellas. Las personas nacen, crecen aprenden, viven, trabajan, se divierten, estudian, son curadas y mueren dentro de las organizaciones. Estas son de estructuras y objetivos diferentes. Existen distintas clases: lucrativas y no lucrativas, de acuerdo a su tamao necesitan ser administradas y requieren un aparato de personas de distintos niveles jerrquicos que se ocupen de asuntos diferentes. La administracin trata del planeamiento, de la estructuracin, de la direccin y del control de todas las actividades que ocurren dentro de una organizacin. Para que una organizacin tenga xito es imprescindible la buena administracin y esto se logra con la confeccin y cumplimiento de un completo y especfico Manual de Procedimiento u Organizacin. Para concluir esta presentacin, pienso que este manual cumplir la funcin de disipar toda duda existente, tanto en autoridades como en empleados en general, en el momento

5 de enfrentarse a diferentes problemas laborales o cuando se necesite conocer claramente la funcin que cada uno de nosotros desempeamos en esta institucin. Resume las ideas que la entidad tiene que reflejar da a da para lograr el correcto funcionamiento y organizacin en sus distintas reas, siendo esto mi punto de partida para cumplir mi objetivo, que toda persona pueda acceder a esta ayuda laboral y as enriquecer sus conocimientos para poder decidir, capacitar, comunicar, etc, y as lograr el xito dentro del organismo del cual formamos parte. BIBLIOGRAFA ORGANIZACIN Y METODOS EN LA ADMINISTRACIN PUBLICA, Gustavo Quiroga Leos INTRODUCCIN A LA TEORIA DE LA ADMINISTRACIN. Chiavenato I. ADMINISTRACIN. Koontz H. y Weihrich H. ADMINISTRACION DE ORGANIZACIONES. Solanas R. ORGANIZACIONES MODERNAS. Etzioni Amitai TEORIA DE LA ADMINISTRACIN DE ORGANIZACIONES. Solanas Pienovi SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Schoderbek Charles ESTRUCTURAS EMPRESARIALES DINAMICAS. Serra y Kastika DOCUMENTO DEL CURSO: CONDUCCIN Y MEJORA DE EQUIPOS DE TRABAJO Tramezzani J.J. DOCUMENTO DEL CURSO: RESOLUCIN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECIONES. L. Gonzlez Pena, M. Vera Araoz

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