El recurso ms importante del que disponen las empresas son sus empleados, puesto que constituyen el elemento ms importante. Resulta de gran importancia la definicin de la poltica de personal en cualquier organizacin, pero cobra mayor relevancia en el caso de empresas de servicios, debido a que en muchas ocasiones el producto resulta inseparable de la persona que lo presenta.
El plan de recursos humanos trata de analizar y determinar todos los elementos relacionados con la poltica de personal: la definicin de capacidades, la organizacin funcional, la dimensin y estructura de la plantilla, la seleccin, contratacin y formacin del personal, y todos aquellos aspectos relacionados con la dimensin humana de la empresa. Los puntos que se contemplarn en el presente plan y a los que se pretender dar respuesta son:
Dimensin de la plantilla. Funciones a desarrollar. Sistemas de coordinacin y de organizacin. Seleccin y contratacin de personal. Poltica salarial. Poltica de formacin. Condiciones laborales.
En el Plan de Empresa debe constar tanto la estrategia de recursos humanos, que ir aplicndose y cobrando sentido con el crecimiento de la empresa, como la definicin de funciones o puestos y los perfiles con los que se cubrirn desde la puesta en marcha de la actividad. En especial si resulta necesaria la bsqueda de inversores, estos necesitarn saber el equipo humano con el que cuenta el proyecto empresarial para su implantacin y desarrollo. En muchos casos, como en el presente proyecto, el promotor o promotores forman parte sustancial de ese equipo humano, lo que es bien valorado por inversores, entidades financieras y tambin por el mercado. Supone un compromiso personal con el Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
137 proyecto y aporta garantas, en general, en cuanto a conocimientos tcnicos, dominio de las claves del negocio y conocimiento del sector (vase Emprendedor XXI: http://www.emprendedorxxi.es a fecha 12/09/06).
En conjunto, habr que describir la composicin total de la plantilla y su evolucin a lo largo del tiempo. 9 9. .2 2 A AN N L LI IS SI IS S P PR RE EV VI IO O D DE E L LA AS S N NE EC CE ES SI ID DA AD DE ES S D DE E P PE ER RS SO ON NA AL L
Ser necesario realizar un anlisis previo de las distintas tareas y actividades que se van a llevar a cabo para el correcto desarrollo de la actividad empresarial. Tras este anlisis se podr decidir el nmero de trabajadores que van a ser necesarios, cul ser la organizacin interna de la empresa, cmo se va a realizar la seleccin de personal en el caso de que sea necesario y qu modalidades de contratacin sern las ms convenientes.
El horario interno de la empresa ser apertura a las 4:00h y el cierre a las 20:00h, mientras que el horario para los clientes ser de 4:30h a 19:00 h de lunes a sbado, permitiendo as una gran flexibilidad a todos los clientes para acceder a las instalaciones, tanto para la entrada de mercanca como para la expedicin de la misma. Por tanto, los almacenes frigorficos estarn abiertos durante 16 horas diarias de lunes a sbado, lo cual influir directamente en las necesidades de personal.
En el proyecto organizativo del presente Plan Empresarial se describieron los distintos servicios que ofrecer la empresa de almacenes frigorficos y se especificaron, tanto para estos servicios ofertados por la empresa como para la realizacin de aquellas actividades precisas para el correcto funcionamiento de la misma, las necesidades de personal para cada una de ellas. A continuacin se resumen los distintos servicios y actividades junto con el personal requerido.
CMARAS FRIGORFICAS COMPARTIDAS E INDIVIDUALES El servicio de alquiler de cmaras frigorficas compartidas se estima que ser el de mayor demanda de toda la oferta de la empresa, puesto que se ha diseado principalmente para ofrecer dicho servicio. Se incluye conjuntamente en este apartado el Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
138 personal necesario para las cmaras individuales puesto que la nica actividad a realizar al ofrecer este servicio consiste en facilitar el acceso a los muelles de carga correspondientes a las cmaras individuales, por lo que esta tarea la realizar el mismo personal que se destine a las cmaras compartidas. Se establecern turnos a lo largo del da, siendo el personal mnimo necesario: 2 operarios por turno (se establecern dos turnos diarios). 1 encargado, que estar presente en las horas de mayor demanda.
INFORMES DE GESTIN El personal necesario para disear los informes en funcin de las necesidades de cada cliente y para su posterior actualizacin, as como para el control del sistema de gestin de los almacenes y de los equipos informticos de la empresa, es: 1 informtico cualificado.
SERVICIO DE ATENCIN AL CLIENTE Y GESTIN ADMINISTRATIVA Ser necesario contar para las labores administrativas y comerciales y para la recepcin de pedidos con: 1 auxiliar administrativo para la recepcin de pedidos y para la gestin de los datos de facturacin (se establecern dos turnos diarios). 1 gestor que realice tambin las labores comerciales y de gestin.
SERVICIO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES Para asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones frigorficas se contratar un servicio de mantenimiento con una empresa externa. Para el servicio de limpieza se contratar dicho servicio por horas, realizndose la limpieza de las instalaciones, principalmente de las oficinas, cuando los almacenes estn cerrados al pblico a ltima hora de la tarde, es decir, de 19:00 a 20:00 de forma diaria.
9 9. .3 3 D DI IS ST TR RI IB BU UC CI I N N D DE E H HO OR RA AS S. . P PO OL L T TI IC CA A D DE E C CO ON NT TR RA AT TA AC CI I N N
En el presente apartado se establecern las distintas formas contractuales que adoptar la empresa para cada uno de los puestos de trabajo necesarios establecidos en las necesidades de personal. Se van a utilizar contratos indefinidos a tiempo completo o a Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
139 tiempo parcial en funcin del puesto de trabajo desempeado. Se va a contratar en un principio el personal mnimo necesario para el desempeo de la actividad, de forma que el plan de recursos humanos se deber replantear en funcin de la evolucin de la empresa y de las nuevas necesidades de personal que puedan surgir en la misma.
Operario 1 04:00 - 12:00 Tiempo completo Operario 2 12:00 - 20:00 Tiempo completo Encargado 7:00 - 13:00 17:00 - 19:00 Tiempo completo Sistema informtico e informes de gestin Tcnico informtico 09:00 - 14:00 16:00 - 19:00 Tiempo completo Auxiliar administrativo 1 07:00 - 13:00 Tiempo parcial Auxiliar administrativo 2 13:00-19:00 Tiempo parcial Gestor 09:00 - 14:00 16:00 - 19:00 Tiempo completo Servicio de limpieza 19:00 - 20.00 Tiempo parcial Cmaras frigorficas compartidas e individuales Servicio de atencin al cliente y gestin administrativa Servicio Personal Horario Tipo de contrato Operario 1 04:00 - 12:00 Tiempo completo Operario 2 12:00 - 20:00 Tiempo completo Encargado 7:00 - 13:00 17:00 - 19:00 Tiempo completo Sistema informtico e informes de gestin Tcnico informtico 09:00 - 14:00 16:00 - 19:00 Tiempo completo Auxiliar administrativo 1 07:00 - 13:00 Tiempo parcial Auxiliar administrativo 2 13:00-19:00 Tiempo parcial Gestor 09:00 - 14:00 16:00 - 19:00 Tiempo completo Servicio de limpieza 19:00 - 20.00 Tiempo parcial Cmaras frigorficas compartidas e individuales Servicio de atencin al cliente y gestin administrativa Servicio Personal Horario Tipo de contrato
Tabla 9. 1: Horario y tipo de contrato del personal necesario
Para las cmaras frigorficas se establecern dos turnos diarios para los operarios, de forma que siempre haya dos operarios a lo largo de toda la jornada laboral, no quedando el almacn frigorfico desatendido en ningn momento. Para los operarios la empresa va a emplear contratos indefinidos a tiempo completo, con un periodo de prueba al inicio del contrato, de forma que si el trabajador contratado no cumple las expectativas puestas en l, la empresa no tenga que afrontar el coste de las indemnizaciones por despido. Para el puesto de encargado se har uso del mismo tipo de contrato, que en el caso de los operarios, pero habr un solo turno diario con un horario de jornada partida, de forma que el encargado est presente en las horas de mayor trabajo.
El contrato a pactar con el tcnico informtico ser de tipo indefinido a tiempo completo, establecindose tambin un periodo inicial de prueba. El horario determinado ser de 8 horas diarias en un solo turno. Para el servicio de atencin al cliente y gestin administrativa ser necesario un auxiliar administrativo por turno, establecindose dos turnos diarios de siete horas cada uno. En este caso el contrato a pactar ser de tipo parcial con carcter indefinido.
Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
140 El puesto de gestor ser desempeado por el promotor de la idea de negocio y socio de la empresa. El contrato ser de tiempo completo y carcter indefinido, con una jornada laboral que permita realizar las labores comerciales y de asesoramiento al cliente en la gestin de los productos depositados en las cmaras frigorficas.
Es considerable sealar que la gran mayora de los contratos a establecer por la empresa, excepto los del servicio de limpieza, sern de carcter indefinido. El objetivo que persigue con esto la empresa es obtener una plantilla consolidada en el tiempo y con experiencia en el desempeo de sus funciones, de forma que se les puedan ofrecer a los clientes las mayores garantas en la gestin y tratamiento de sus productos.
9 9. .4 4 C CA AN NA AL LE ES S D DE E C CO ON NT TR RA AT TA AC CI I N N
Los canales de distribucin que se pueden emplear son muy variados y dependern de las necesidades de la empresa. As, si es necesario buscar un perfil muy especfico para el puesto de trabajo a desempear y difcil de encontrar en el mercado, se podra optar por contratar los servicios de una empresa especialista en seleccin de personal. En cualquier caso, los medios ms comunes que se emplearn sern el Servicio Pblico Andaluz de Empleo (S.A.E.), las bolsas de trabajo de colegios profesionales e Internet.
9 9. .5 5 O OR RG GA AN NI IG GR RA AM MA A
El organigrama muestra la descripcin grfica de la empresa, que refleja tanto la agrupacin en departamentos como las relaciones entre ellos. Gestor Administrativos Encargado de almacen Operarios Informtico Servicio de limpieza
Figura 9. 1: Organigrama de la empresa de servicios frigorficos Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
141 9 9. .6 6 C CL LI IM MA A L LA AB BO OR RA AL L
Para el correcto desarrollo de la actividad empresarial, la empresa debe realizar una evaluacin interna peridica prestando especial atencin a los siguientes aspectos:
Identificar el clima laboral o la satisfaccin de los trabajadores. Conocer la opinin de los trabajadores y su adecuacin con la estrategia de la empresa. Desarrollar mecanismos que favorezcan la mejora del clima laboral en la empresa. Emplear un sistema de recogida de sugerencias de los trabajadores, siendo importante que el empleado reciba resultados a corto plazo.
9 9. .7 7 E EL L C C D DI IG GO O T TI IC CO O
Un cdigo de conducta o un cdigo de comportamiento hace referencia siempre al buen o correcto funcionamiento de una organizacin. Desde una asesora profesional hasta la actuacin de una multinacional, pasando por las obligaciones y derechos de los empleados, los cdigos ticos establecen las reglas y principios que definen el sentido de la institucin y por tanto, establecen el marco normativo, el criterio de orientacin para lo que es correcto o no lo es.
El objetivo del cdigo tico es explicitar y dar a conocer la personalidad de la organizacin, su carcter propio, el proyecto comn que la identifica y la diferencia de otras organizaciones. En otras palabras, explicitar y comunicar la imagen propia de cada organizacin, es su carta de presentacin ante el mercado, la sociedad y sus propios miembros.
9 9. .7 7. .1 1 B BE EN NE EF FI IC CI IO OS S P PA AR RA A L LA A O OR RG GA AN NI IZ ZA AC CI I N N E EM MP PR RE ES SA AR RI IA AL L
En lo ltimos aos se ha creado consenso en el mundo acadmico y empresarial alrededor de los impactos positivos que produce la tica empresarial en las Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
142 organizaciones y en sus objetivos: generar excedentes econmicos, perdurar en el tiempo y producir bienes y servicios que el mercado demanda.
Es as como el desempeo financiero de las compaas, al ceirse a un cdigo de tica y una poltica de gobierno corporativo, se ve beneficiado cuando su valor burstil aumenta como producto de la confianza generada por factores como la mayor percepcin de transparencia, la existencia de cdigos para solucionar los conflictos de inters, la mejor calificacin y mayor diversidad interna de los rganos de gobierno.
En cuanto a la imagen de la marca y su reputacin, la tica se ha convertido en factor de diferenciacin de marca que construye lealtad y confianza en el consumidor, factores que se ven reflejados en incrementos en las ventas, proteccin frente a nuevos competidores y variaciones en el precio.
En el marco de la cultura organizacional, entendida como la manera de ser y hacer las cosas en el da a da, la tica se convierte en un ingrediente que genera un sentido de identidad, aprendizaje continuo y mecanismos de control interno. Estos mecanismos estn auto-regulados a travs de la implementacin de un cdigo que mediante la creacin y refuerzo de valores y principios que guan comportamientos adecuados para cada situacin, le dan sentido y significado a las actuaciones de la empresa y de sus miembros.
En resumen, los beneficios de la tica en la empresa tienen impacto directo en los resultados econmicos y en el balance empresa/sociedad. El verdadero reto se encuentra en la inclusin de un modelo de empresa sostenible y socialmente responsable, lo que implica un arduo trabajo en la cultura organizacional y una decisin explicita y comprometida de los directivos en adaptar cdigos de tica y de gobierno corporativo (vase Responsabilidad Social http://www.responsabilidadsocial.com a fecha 10/10/06).
9 9. .7 7. .2 2 E EL L C C D DI IG GO O T TI IC CO O D DE E L LA A E EM MP PR RE ES SA A
Para el desarrollo del cdigo tico de la empresa de alquiler de cmaras frigorficas se van a establecer en primer lugar unos principios generales. Posteriormente se va a Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
143 determinar el mbito de aplicacin de dicho cdigo, incluyndose tanto los trabajadores como los clientes y proveedores. Por ltimo se indicar la forma de poner en marcha cada uno de los puntos y las consecuencias de no aplicarlo.
PRINCIPIOS GENERALES
Correccin y honestidad La empresa va a actuar en el respeto a las leyes vigentes, a la tica profesional y a la normativa interna. La consecucin de un objetivo de inters para el grupo no puede en ningn caso justificar conductas contrarias a los principios de correccin y honestidad.
Imparcialidad En las relaciones que establezca con cualquier persona, se evitar toda discriminacin por razn de edad, raza u origen tnico, nacionalidad, afinidad poltica, religin, sexo, orientacin sexual y estado de salud.
Profesionalidad y desarrollo de los recursos humanos Se va a garantizar que los empleados dispongan de un nivel de profesionalidad adecuado para la realizacin de las funciones que les sean asignadas. A tal efecto, la organizacin se comprometer a potenciar las competencias de las personas que la integran, poniendo a su disposicin los instrumentos ms apropiados para la formacin, la actualizacin y el desarrollo profesional.
Confidencialidad Conforme a lo previsto por la ley, se garantizar la confidencialidad de la informacin. Se har expresa prohibicin a todos los empleados del uso de informacin confidencial para fines no relacionados con el ejercicio de su actividad profesional.
Conflictos de inters En el desarrollo de todas las actividades, la empresa har sus mejores esfuerzos para evitar incurrir en situaciones de conflicto de inters, real o potencial. Entre los conflictos de inters se incluyen, adems de los previstos por la ley, aquellos Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
144 casos en los que un empleado acte persiguiendo intereses distintos a los de la empresa, para obtener beneficios a ttulo personal.
Transparencia de la informacin Toda informacin difundida por la organizacin ser completa, transparente, comprensible y precisa, permitiendo a los destinatarios disponer de todo el conocimiento necesario y suficiente para la toma de decisiones respecto a las relaciones a establecer en un futuro con la organizacin.
Proteccin de la salud La empresa garantizar a los empleados condiciones de trabajo que respeten la dignidad de la persona y un ambiente de trabajo seguro y saludable, ya que considera la integridad fsica y moral de todos sus empleados como un valor primordial.
MBITO DE APLICACIN
A. CLIENTES
Satisfaccin y fidelidad del cliente. La organizacin considera de gran importancia mantener un elevado nivel de calidad en la prestacin de sus servicios y obtener as la satisfaccin y fidelizacin del cliente. Para dicho fin se establecern encuestas peridicas, canales de comunicacin de quejas, reclamaciones y sugerencias a disposicin del cliente.
Relaciones con los clientes Se fomentar la comunicacin fluida con los clientes, estando todas las comunicaciones y relaciones con los clientes regidas por los principios de mxima colaboracin, correccin, honestidad, profesionalidad y transparencia.
B. EMPLEADOS
Seleccin de personal La organizacin procurar seleccionar y retener personal altamente cualificado, prestando especial atencin a los factores de motivacin y a las necesidades Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
145 especficas de formacin, teniendo en cuenta el potencial individual y creando un ambiente de trabajo constructivo, gratificante y armnico.
Gestin de recursos humanos Todo el personal de la organizacin poseer un contrato de trabajo con arreglo a normativa vigente, quedando prohibida toda forma de trabajo irregular o de explotacin. Se evitar toda forma de discriminacin, tanto en el proceso de seleccin como en la gestin y desarrollo de la carrera profesional. Los perfiles profesionales de los candidatos se evaluarn nica y exclusivamente en funcin de los intereses de la empresa. En todo momento de la relacin laboral el personal recibir informacin clara y precisa sobre los aspectos normativos y retributivos.
Seguridad y salud La organizacin se encargar de comprobar de manera sistemtica y peridica el cumplimiento de la legislacin en materia de seguridad y salud, asegurndose que en todos los puestos de trabajo se conocen los procedimientos o indicaciones en relacin a esta materia.
Proteccin de la privacidad Se adoptarn las medidas que resulten necesarias para garantizar que toda la informacin confidencial relativa a los empleados se tratar con el mximo grado de transparencia hacia los interesados y la total inaccesibilidad a terceros, salvo por causa justificada y exclusivamente profesional.
Conciliacin de la vida laboral y familiar Se facilitar la conciliacin de la vida laboral y familiar por parte de la organizacin mediante la flexibilidad de horarios, la compatibilidad de turnos y el reparto equitativo del trabajo entre otras medidas.
C. PROVEEDORES
Relacin con los proveedores Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
146 La empresa se comprometer a negociar con los proveedores externos en trminos de igualdad y respeto mutuo y satisfacer sus legtimas expectativas de recibir instrucciones claras con relacin a la naturaleza de su cometido y de percibir correctamente los pagos que les sean debidos.
Criterios de seleccin La organizacin establecer un Cdigo de Conducta con los proveedores para asegurar que se evitan prcticas abusivas como relaciones oportunistas, no respeto de los derechos humanos, laborales y medioambientales, precios injustos o incumplimientos no justificados de las condiciones de pago. Se establecern criterios de seleccin de proveedores que contemplen las medidas establecidas para la gestin, mejora de la calidad, servicio, innovacin y seguridad de los productos suministrados. Se realizar un control y revisin peridica del cumplimiento de estos criterios de evaluacin.
APLICACIN DEL CDIGO
Adopcin y difusin El Cdigo tico as como cualquier modificacin del mismo ser definido y aprobado por la Direccin de la organizacin. Estar disponible en la pgina Web de la empresa as como en las instalaciones de la misma para todo aqul que desee consultarlo. Ser distribuido a todo el personal en el momento de su contratacin.
Violacin del cdigo Los empleados de la organizacin deben tener siempre presente que cada decisin que toman y todo lo que hacen, en particular en el desarrollo de su actividad profesional, puede tener efectos en la reputacin de la empresa. En caso de violacin del Cdigo tico, la organizacin, si as lo considera necesario para la proteccin de los intereses de la empresa, y respetando lo dispuesto en el marco normativo vigente, tomar las medidas oportunas hacia los responsables de aquella violacin, que podran llegar a suponer el cese en la empresa. Las denuncias de violacin del Cdigo o su presuncin, deben ser notificadas por escrito y de forma no annima a la Direccin, que proceder a analizar cada caso Captulo 9. Plan de Recursos Humanos
147 concreto as como informar para que se adopten las medidas que eventualmente se crean oportunas.