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INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD
SUMARIO
1.- La contabilidad 1.1 a 1.5 Conceptos generales . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.- El patrimonio 2.1 - Concepto y composicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 - Elementos patrimoniales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 - Las cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 - Masa patrimonial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.- El inventario y el balance de situacin 3.1 - El inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 - El balance de situacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.- Registro de las operaciones 4.1 - Los hechos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 - Incidencia en la ecuacin fundamental . . . . . . . . . . 4.3 - Las cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 - Convenio de cargo y abono . . . . . . . . . . . . . 4.5 - Terminologa de las cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6 - Principio de la partida doble . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7 - El registro de las operaciones . . . . . . . . . . . . . . . 4.8 - Libro diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9 - Libro mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10 - Supuesto prctico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.- El balance de comprobacin Descripcin y utilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.- Variaciones del neto 6.1 - Los hechos modificativos . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 - Contabilizacin de variaciones del neto . . . . . . . . 6.3 - Contabilizacin de gastos e ingresos . . . . . . . . . . 6.4 - Regularizacin de las cuentas de gestin . . . . . . . 6.5 - Cuenta de prdidas y ganancias . . . . . . . . . . . . . . 6.6 - Supuesto (ejemplo de gastos e ingresos) . . . . . . .
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Introduccin a la Contabilidad
1. LA CONTABILIDAD
1.1. CONCEPTO Si nos situamos en el plano domstico, vemos que una familia necesita llevar un mnimo control de sus gastos y de sus ingresos; no puede gastar ms de lo que ingresa; ni siquiera debe gastar tanto como ingresa porque deber prever gastos extraordinarios de enfermedad o accidentes, deber renovar ms tarde o ms temprano los electro-domsticos, los muebles... No se puede improvisar la financiacin de todas estas necesidades, hay que programarla con antelacin: hay que estar atentos al deterioro de los bienes , hay que controlar el ahorro familiar y su posible prdida de valor adquisitivo; al comprar un bien , habr que programar cmo conviene pagarlo... En fin, vemos que gestionar una economa familiar exige un mnimo de control y planificacin. La cuestin est en cmo conviene hacerlo. Mentalmente? Por escrito? Con cunto detalle? Si saltamos del plano domstico al empresarial, el planteamiento ser similar. Pero es evidente que los sujetos econmicos (empresarios individuales y sociedades) tienen en sus manos una economa mucho ms compleja que la de una familia. Sus relaciones con los clientes, con los suministradores, con las entidades financieras, con la Hacienda Pblica, con el personal empleado, etc. forman una unidad econmica (empresa) cuya gestin no puede depender de la improvisacin ni tampoco de un control que se limite a estar escrito en la mente del empresario. Hace falta un mayor rigor en la previsin y, para ello, un puntual registro de los hechos econmicos que posibilite conocer en todo momento la composicin del patrimonio, la situacin financiera, los gastos, los ingresos...Y esto, que es el objetivo de la contabilidad, es el contenido de lo que puede enunciarse como su concepto. Podemos definir LA CONTABILIDAD como ciencia que orienta a los sujetos econmicos para que stos coordinen y estructuren en libros y registros adecuados la composicin cualitativa y cuantitativa de su patrimonio (=esttica contable), as como las operaciones que modifican, amplan o reducen dicho patrimonio (=dinmica contable). Desglosando el concepto podramos describir la contabilidad bajo tres aspectos (dos materiales y uno formal): a) Esttica contable : El empresario deber redactar peridicamente unos estados contables donde se resuma la composicin de su patrimonio y la situacin econmicofinanciera en que se encuentra.
b) Dinmica contable : El patrimonio de la empresa est continuamente en movimiento: se compra, se pagan y se cobran facturas, se originan gastos, se producen ingresos... Toda esta dinmica deber registrarse puntualmente, da a da, si se desea representar en cualquier momento la situacin patrimonial y financiera, as como los resultados obtenidos. c) Tcnica contable : Todos estos movimientos del patrimonio y esos estados peridicos necesitan un soporte fsico donde ser registrados; unas veces ser manual, otras ser por medios electrnicos... Pero sea cual sea el medio, estos soportes formarn los denominados libros contables.
1.2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD El objetivo fundamental de la contabilidad es servir de instrumento de informacin sobre: a) La situacin de la empresa, los inventarios y los balances sern fundamentalmente los instrumentos a travs de los cuales se presentar esa informacin. b) Los resultados obtenidos en cada ejercicio econmico, es decir cunto se ha ganado o perdido en un perodo de tiempo determinado. c) Las causas de dichos resultados. Es fundamental conocer el porqu de esas prdidas y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo. Toda esta informacin se resume en las denominadas CUENTAS ANUALES , cuya formulacin ha de efectuarse una vez al ao, al terminar cada ejercicio econmico ( el ejercicio econmico suele coincidir con el ao cronolgico).
Las CUENTAS ANUALES son: EL BALANCE, que representa la situacin econmico-financiera de la empresa. LA CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIAS, que informa del beneficio o prdida que ha obtenido la empresa como resultado de comparar los gastos y los ingresos a lo largo del ejercicio econmico. LA MEMORIA, cuya finalidad es aclarar aspectos del balance y de la cuenta de prdidas y ganancias.
Esta informacin no interesa slo al empresario, sino tambin a terceras personas (clientes, suministradores, acreedores, etc.). De ah que debe formularse respetando una serie de PRINCIPIOS CONTABLES , comnmente aceptados, los cuales evitarn el subjetivismo informativo que podra derivarse de cada empresario.
1.3. DIVISIN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad podemos dividirla, por el rea que abarca, en: Macrocontabilidad: Se refiere a la consideracin y medida de las magnitudes macroeconmicas de un pas (balanza comercial, balanza de pagos, etc...). Microcontabilidad: Se refiere tanto a las personas fsicas como a las sociedades y entidades de cualquier naturaleza. A su vez la microcontabilidad podemos subdividirla de la siguiente forma: a) Por el objeto Comercial: Si la empresa se dedica a la compra-venta de mercacas. Industrial: Si la empresa se dedica a la fabricacin de productos, partiendo de unas materias primas que son transformadas en productos para la venta. De servicios : Cuando el objeto de la empresa es la prestacin de servicios (transportes, asesoras, hoteles...). Financiera o bancaria: El objeto fundamental ser el negocio del prstamo, bajo las mltiples modalidades existentes. Realmente son empresas de servicios, pero su contabilidad rene caractersticas especiales. b) Por el sujeto: Individual: El empresario es una persona fsica. Colectiva: La empresa pertenece a una entidad jurdica, que puede ser mercantil (sociedades annimas, de responsabilidad limitada, comanditarias, cooperativas, etc.), o de naturaleza no mercantil (asociaciones civiles, religiosas, culturales, etc.). Pblica: de entidades oficiales ( Estado, Diputaciones, Ayuntamientos, etc.). c) Por su finalidad:
Especulativa: Si la entidad tiende a obtener un beneficio o lucro. Administrativa: Si la entidad no persigue el lucro, como es el caso de las entidades oficiales.
1.4. PLANIFICACIN CONTABLE Para cumplir los objetivos de la contabilidad necesitamos confeccionar un plan, para el que utilizaremos unos instrumentos: LAS CUENTAS. Con ellas podemos registrar individualizadamente las variaciones de cada elemento patrimonial, sus aumentos y disminuciones, sus entradas y salidas... Las cuentas debern estar debidamente codificadas y ordenadas. (De las cuentas trataremos en prximos apartados). As pues antes de registrar los hechos econmicos que han tenido lugar, el contable programa su trabajo, siguiendo un plan que consistir en lo siguiente: Determinar las cuentas necesarias y su correspondiente desglose. Por ejemplo si en el patrimonio de esa empresa existen vehculos para el transporte terrestre y martimo, se utilizara la cuenta Elementos de transporte, que podra desglosarse en conceptos ms concretos (vehculos, barcos, etc.), incluso llegando a la indivizualizacin de cada elemento (vehculo A, vehculo B...). Determinar el contenido de cada cuenta. Por ejemplo, si los vehculos de los que hablbamos antes fuesen el objeto de compra-venta al que se dedica la empresa, los hubiera incluido en la cuenta Mercaderas o si tuvieran como objetivo servir de transporte interno de la empresa los hubiera denominado Maquinaria. Determinar los hechos contables que habr que anotar en cada cuenta. Compras, mejoras, enajenaciones, plusvalas, etc. Codificar las cuentas. Normalmente suele hacerse por clasificacin decimal, dividindolas en grupos de cuentas, subgrupos, cuentas, subcuentas... otorgndoles un cdigo con mayor nmero de dgitos cuanto mayor sea el desglose. Por ejemplo:
Grupo..............................2. Inmovilizado Subgrupo.........................22. Inmovilizaciones materiales Cuenta.............................228. Elementos de transporte
Subcuentas......................2280. Vehculos 22800. Camin A 22801. Camin B De esta forma, al leer el nmero de las subcuentas, se sabe a qu cuenta pertenecen, a qu subgrupo y a qu grupo de cuentas. El desglose ser mayor o menor segn las necesidades informativas. Determinar los modelos de cuentas anuales. En ellas se presenta la informacin sobre la situacin econmico-financiera de la empresa, la composicin cuantificada de su patrimonio y los resultados obtenidos. Determinar los criterios de valoracin . La legislacin mercantil establece unas normas para la valoracin de los elementos patrimoniales de una empresa. Estas normas admiten distintos criterios y el contable deber determinar cules convendr adoptar en su unidad econmica.
1.5. NORMALIZACIN CONTABLE Si la empresa confeccionase su propio plan de contabilidad, la informacin econmica podra ser clara para ella misma pero no para terceras personas interesadas como : socios, Administracin Pblica, trabajadores, deudores, acreedores, etc. Para evitar esta posible desinformacin por falta de uniformidad, se reconoce la necesidad de la normalizacin contable. Se considera preciso que algn rgano supraempresarial, que generalmente ser el Estado, sirva de pauta a todas las empresas; es ms, teniendo en cuenta la interrelacin econmico-financiera que se desarrolla dentro del mercado nico de la U.E., esa normativa contable deber seguir criterios supranacionales que para tal fin ha establecido el derecho europeo. Esta normalizacin se concreta en el denominado Plan general de Contabilidad, que no es otra cosa que el plan al que hacamos referencia en el punto 4, pero establecido como marco de referencia para todas las empresas. El nuevo PGC de 1990, consta de cinco partes precedidas de una introduccin en la que se explican las caractersticas fundamentales y las principales diferencias con el PGC de 1973. De estas cinco partes, slo tres son obligatorias: 1 Parte: Principios contables. (De aplicacin obligatoria)
2 Parte: Cuadro de cuentas. (De aplicacin facultativa) 3 Parte: Definiciones y relaciones contables. (De aplicacin facultativa) 4 Parte: Cuentas anuales. (De aplicacin obligatoria) 5 Parte: Normas de valoracin. (De aplicacin obligatoria)
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2. EL PATRIMONIO
2.1. CONCEPTO Y COMPOSICIN
El patrimonio de una empresa, particular o colectiva est compuesto por los bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios econmicos y financieros a travs de los cuales sta puede cumplir sus fines. Si nos situamos en el plano familiar, podramos citar los siguientes elementos patrimoniales: - Bienes: la casa, los muebles, el dinero efectivo... - Derechos : crditos a favor pendientes de cobro. - Obligaciones: deudas pendientes de pago, prstamos pendientes de devolucin.. Podemos hablar de patrimonio BRUTO y NETO:
Patrimonio bruto = Bienes + Derechos Patrimonio neto = Bienes + Derechos - Obligaciones
Bienes Derechos
Obligaciones NETO
Y si contablemente, a los bienes y derechos los vamos a denominar patrimonio ACTIVO y a las obligaciones (deudas) patrimonio PASIVO, la ecuacin ser:
Patrimonio neto = Activo - Pasivo
Activo
Pasivo NETO
2.2. ELEMENTOS PATRIMONIALES Los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio empresarial pueden diferir enormemente, no slo por el tamao de la empresa, sino tambin por la clase de
actividad. Como ejemplo podramos imaginar la composicin patrimonial de una empresa dedicada a la comercializacin (compra-venta) de electrodomsticos: Bienes: - Dinero efectivo. - Neveras, termos, televisores, lavadoras, estufas, etc. - Local comercial, almacn, camin de transporte, muebles de oficina etc. Derechos : - Dinero en el banco (vista o plazo fijo). - Facturas pendientes de cobro. - Letras pendientes de cobro. Obligaciones: - Facturas pendientes de pago a proveedores de electrodomsticos. - Letras pendientes de pago. - Facturas o letras con proveedores de muebles, vehculos... - Prstamos pendientes de amortizacin con una entidad financiera. Los componentes que forman el patrimonio de una empresa se denominan
ELEMENTOS PATRIMONIALES .
La situacin econmico-financiera normal de una empresa es que el conjunto de bienes y derechos sume ms que las obligaciones. La situacin contraria supondra un estado de quiebra. Por otro lado habr que diferenciar el corto y largo plazo, tanto en los derechos como en las obligaciones, ya que un importe elevado de las obligaciones a corto plazo podra plantear una situacin de insolvencia (suspensin de pagos) si los derechos no tienen tambin un plazo corto de cobro. En la contabilidad habr que distinguir con claridad los derechos a corto plazo y largo plazo, as como las obligaciones con vencimiento a corto y largo plazo.
2.3. LAS CUENTAS
En contabilidad, los elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones) se reagrupan en unos conceptos denominados CUENTAS. Las cuentas son como registros que recogen las variaciones experimentadas por un elemento patrimonial, que ponen de manifiesto su situacin en una fecha determinada. De esta forma si hablamos de la cuenta de Bancos, c/c, sabemos que recoger las alteraciones y situacin en un momento dado del elemento patrimonial Bancos c/c. Una cuenta podra definirse como un concepto abstracto representativo de una serie de valores patrimoniales de la misma especie. Veamos, para ir familiarizndonos con estos conceptos, el contenido de algunas cuentas respetando el ttulo con el que figuran en el PGC: Caja,pts: Representa el dinero efectivo que hay en existencia en la empresa, en moneda nacional. Bancos c/c: Representa el dinero que la empresa tiene a su disposicin en las diferentes cuentas corrientes que tiene abiertas en entidades financieras. Mercaderas: Representa los gneros que hay en existencia en el almacn y que son objeto de la compra-venta, sin transformacin por parte de la empresa. Terrenos y bienes naturales: Representa solares de naturaleza urbana, fincas rsticas, otros terrenos no urbanos, minas y canteras. Construcciones: Representa los edificios, cualquiera que sea su destino. Maquinaria: Representa las mquinas mediante las cuales se realiza la extraccin o elaboracin de los productos. Equipos para proceso de informacin: Ordenadores y dems conjuntos electrnicos. Mobiliario: Muebles, material y equipos de oficina, con excepcin de los incluidos en la cuenta anterior. Elementos de transporte: Vehculos de todas clases utilizables para el transporte terrestre, martimo o areo de personas, animales, materiales o mercaderas. Proveedores: Representa facturas pendientes de pago por compras de gneros, materias primas, embalajes,etc. Proveedores, efectos comerciales a pagar: Representa las mismas deudas de la cuenta anterior, pero formalizadas en efectos de giro aceptados. Clientes: Representa las facturas pendientes de cobro por ventas de gneros o por la prestacin de servicios. Clientes, efectos comerciales a cobrar: Representa los mismos crditos de la cuenta anterior, pero formalizados en efectos de giro aceptados por el cliente. Acreedores varios: Representa deudas con suministradores de servicios que no tienen la condicin estricta de proveedores (fontaneros, carpinteros, asesores...).
Acreedores, efectos comerciales a pagar: Representa las mismas deudas de la cuenta anterior, pero formalizados en efectos de giro aceptados por el cliente. Deudores varios: Representa crditos a favor de la empresa con compradores de servicios que no tienen la condicin estricta de clientes. Deudores, efectos comerciales a cobrar: Representa los mismos crditos de la cuenta anterior, pero formalizados en efectos de giro aceptados por el deudor. Las ocho ltimas cuentas representan crditos o deudas que se han originado en las operaciones del trfico de la empresa. Pero hay otro tipo de operaciones, que, aunque no corresponden a lo que se considera estrictamente trfico de la empresa, tambin originan crditos y deudas. El PGC establece unas cuentas para tales crditos y deudas, diferenciando adems entre el corto plazo (hasta un ao) y el largo plazo (a ms de un ao). Algunas de estas cuentas son: Proveedores de inmovilizado a corto plazo: representa deudas con suministradores de maquinaria, edificios, mobiliario, etc. Proveedores de inmovilizado a largo plazo: El mismo contenido que la cuenta anterior pero cuando el vencimiento de la deuda es a ms de un ao. Crditos a corto plazo por enajenacin de inmovilizado: Representa facturas pendientes de cobro, con vencimiento a un ao o menos, por ventas de bienes que formaban parte de la estructura fija de la empresa. Crditos a largo plazo por enajenacin de inmovilizado: El mismo contenido que la cuenta anterior, pero con vencimiento a ms de un ao. Deudas a corto plazo: Representa obligaciones contradas con vencimiento no superior a un ao. Deudas a largo plazo: El mismo contenido de la cuenta anterior, pero con vencimiento superior a un ao. Crditos a corto plazo: Representa los prstamos y otros crditos no comerciales concedidos a terceros, con vencimiento no superior al ao. Crditos a largo plazo: El mismo contenido de la cuenta anterior pero con vencimiento superior a un ao. Capital : Representa el valor econmico de la obligacin que la empresa ha contrado con el propietario por las aportaciones de ste y por los beneficios que no haya retirado (salvo que los haya capitalizado en la cuenta de Reservas). Antes de avanzar, veamos cmo clasificaramos las cuentas definidas anterior-mente dentro de los conceptos de ACTIVO y PASIVO. (Los nmeros que figuran entre parntesis son el cdigo que dichas cuentas tienen asignado en el PGC.)
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CUENTAS DE ACTIVO (570) Caja, pesetas. (572) Bancos c/c. (300) Mercaderas. (220) Terrenos y bienes naturales. (221) Construcciones. (223) Maquinaria. (227) Equipos para proceso de informacin. (226) Mobiliario. (228) Elementos de transporte. (430) Clientes. (431) Clientes, efectos comerciales a co-brar. (440) Deudores. (441) Deudores, efectos comerciales a cobrar. (543) Crditos a corto plazo por enajena-cin del inmovilizado. (253) Crditos a largo plazo por enajena-cin del inmovilizado. (542) Crditos a corto plazo. (252) Crditos a largo plazo.
CUENTAS DE PASIVO (400) Proveedores. (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. (410) Acreedores por prestaciones de servicios. (411) Acreedores, efectos comerciales a pagar. (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo. (173) Proveedores de inmovilizado a largo plazo. (521) Deudas a corto plazo. (171) Deudas a largo plazo. (102) Capital.
2.4. MASA PATRIMONIAL Los elementos patrimoniales se agrupan en CUENTAS, pero stas a su vez se reagrupan en unos conceptos ms amplios denominados MASAS PATRIMONIALES , abarcando cada masa una serie de cuentas que tienen la misma funcionalidad econmica o financiera.
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De momento hacemos esta clasificacin aunque ms adelante comentaremos la clasificacin o agrupacin en masas que hace el PGC al establecer los modelos de cuentas anuales: Disponible o tesorera: Caja, pesetas + Bancos c/c. Realizable : Clientes + Clientes, e.c.c. + Crditos a corto plazo por enajenacin del inmovilizado + Crditos a corto plazo. Existencias : Mercaderas. Inmovilizado: Terrenos y bienes naturales + Construcciones + Maquinaria + Equipos para proceso de informacin + Mobiliario + Elementos de transporte + Crditos a largo plazo por venta de inmovilizado + Crditos a largo plazo. Exigible a corto plazo (deudas): Proveedores, e.c.p. + Acreedores varios + Acreedores, e.c.p. + Proveedores de inmovilizado a corto plazo + Deudas a corto plazo. Exigible a largo plazo (deudas): Proveedores de inmovilizado a largo plazo + Deudas a largo plazo. No exigible (recursos propios): Esta masa patrimonial la componen aquellas cuentas que representan los recursos que el empresario (o sociedad) ha aportado a la empresa para iniciar la actividad, as como los beneficios que han quedado a disposicin de la empresa (reservas) para autofinanciarse en sus operaciones. Hemos visto que los elementos patrimoniales se agrupan en cuentas y las cuentas en masas patrimoniales, pero an se puede hacer un reagrupamiento ms: el patrimonio cuya realizacin o exigibilidad se considera a corto plazo se denominar ACTIVO o PASIVO CIRCULANTE; cuando el plazo de realizacin o exigibilidad es a largo plazo, o cuando se trata de patrimonio no realizable o no exigible, se denominar ACTIVO o PASIVO FIJO.
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Segn lo anteriormente expuesto, podemos establecer la siguiente clasificacin: ACTIVO Circulante: - Disponible. - Realizable a corto plazo. - Existencias. Fijo: - Realizable a largo plazo. - Inmovilizado. PASIVO Circulante: - Deudas a corto plazo (exigible). Fijo: - Deudas a largo plazo (exigible). - Recursos propios (no exigible).
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3. EL INVENTARIO Y EL BALANCE DE SITUACIN
3.1. EL INVENTARIO
El inventario es una relacin detallada de los elementos patrimoniales de una empresa. Deber contener los siguientes datos: Relacin de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio. Dentro de cada elemento patrimonial se detallarn las unidades, kilogramos, metros, litros, facturas, letras, etc., que lo componen. La valoracin de dichos elementos, detallando el precio unitario, las cantidades parciales y el total del valor de cada elemento. Por ejemplo supongamos el elemento gneros de una empresa que se dedique a a la compra-venta de electrodomsticos. Sabemos que la cuenta que representa los gneros es Mercaderas. En el inventario, dentro del activo, figurar as: Mercaderas.......................................................................... 900.000 20 frigorficos, marcaXX, a 20.000 ptas............... 400.000 10 lavadoras, marca ZZ, a 30.000 ptas................. 300.000 5 lavavajillas, marca RR, a 40.000 ptas.............. 200.000 El inventario es la pieza fundamental y necesaria para poner en marcha una contabilidad, ya que esto sera imposible si no se conoce cualitativa y cuantitativamente la composicin del patrimonio empresarial.
3.1.1. Estructura del inventario El inventario consta de tres partes: a) Encabezamiento: ste contiene, normalmente, los siguientes datos: - El nmero de orden, - la fecha, - el nombre y apellidos del comerciante o razn social,
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- el domicilio, - la mencin de si es general o parcial. Inventario general es aquel que comprende todo el patrimonio, mientras que el parcial comprende slo una parte. (el ejemplo expuesto anteriormente sera un inventario parcial). b) Cuerpo: Contiene las cuentas con detalle de unidades, precio por unidad, cantidades parciales y totales, dividido en activo y pasivo, detallando al final del mismo, en el resumen, el valor del neto. El formato suele presentar la siguiente estructura:
3.000 Kgs. de caf Colombia 1.000 Kgs. de caf Per (1)

(1) Unidades fsicas (2) Concepto de detalle (3) Precio por unidad (4) Importes parciales (5) Importes totales
800 600 (3)
2.400.000 600.000 (4)
3.000.000 (5)
(2)
c) Pie : Contiene una diligencia firmada por el comerciante o gerente, en la que se certifica el neto patrimonial, expresndolo en letra. Suele firmar tambin el jefe de contabilidad.
3.2. EL BALANCE DE SITUACIN Tanto los balances como los inventarios son representaciones del patrimonio empresarial en un momento concreto; por lo tanto, en una misma fecha el contenido de ambos documentos tendr que ser coincidente. Sin embargo, estos documentos adoptan formas distintas de representacin del patrimonio porque pretender dar una informacin distinta sobre el mismo. Para aclarar sus diferencias veamos un ejemplo de inventario y su correspondiente balance de situacin: INVENTARIO
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Inventario general nmero 1, al 1 de enero de 19X0, de Almacenes Gustinova, S.L:, calle Basurto, n. 8, de Bilbao, al comenzar las operaciones del presente ejercicio: ACTIVO
Caja..................................................................................................................... ..... Bancos c/c................................................................................................................ Banco X................................................................................. Banco Z................................................................................. Clientes................................................................................................................ .... J. Prez.................................................................................. M. Snchez............................................................................ Mercaderas......................................................................................................... ..... 2 4 2 7 frigorficos lavadoras lavavajillas cocinas elctricas marca marca marca marca XX, 10.000 20.000 ZZ, 45.000 10.000 RR, SS, 50.000 20.000 80.000 90.000 70.000 a................................................... a...................................................... a.................................................. a.......................................... Mobiliario............................................................................................................. .... 3 2 1 a.............................................................................. mesas sillas metlicas a a estufa 5.000 15.000 5.000 15.000 30.000 5.000 ................................................................................ .............................................................. 260.000 5.000 35.000 40.000 10.000 60.000 70.000 30.000
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Elementos transporte............................................................................................ 1 furgoneta marca RH TOTAL ACTIVO ...................................................................................................
de
150.000
600.000
PASIVO
Proveedores J. Ruiz Proveedores......................................................................................................... ..... J. Snchez............................................................................................. J. Alonso............................................................................................... TOTAL PASIVO .................................................................................................... 100.000 30.000 50.000 80.000 efectos comerciales a 20.000
pagar...................................................................
RESUMEN
Total activo.............................................................................................................. Total pasivo.............................................................................................................. NETO................................................................................................................. ..... CERTIFICO: Que, segn los datos del presente inventario, el capital lquido de esta 500.000 600.000 100.000
sociedad asciende a quinientas mil pesetas. El director gerente:
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Veamos ahora cmo se presentara el balance de situacin, agrupando las cuentas en masas patrimoniales, partiendo de los datos que figuran en el inventario anterior: BALANCE DE SITUACIN ACTIVO
I. Disponible .......................................... Caja, ptas........................... Bancos ........................ II. Realizable ......................................... Clientes............................. . III. Existencias...................................... Mercaderas...................... .. IV. Inmovilizado.................................. Mobiliario.......................... . Elem. transporte.................. TOTAL ACTIVO ................................ 600.000 TOTAL PASIVO ................. 600.000 50.000 150.000 200.000 260.000 260.000 40.000 c/c 30.000 70.000 100.000 I. Exigible .............................. Proveedores,e.c.p... .. Proveedores........... .. 40.000 II. exigible ....................... Capital.................... 500.000 No 500.000 20.000 80.000
PASIVO
100.000
Podemos observar que, aunque el contenido sea el mismo, la disposicin de las cuentas de este documento, agrupadas en masas patrimoniales, permite un rpido contraste
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entre el potencial econmico del activo y el endeudamiento que figura en el pasivo: deducimos que el activo circulante ( disponible + realizable + existencias) es superior al exigible del pasivo. Hay que tener en cuenta, adems, que dentro del realizable se podra hacer un desglose a corto plazo y a largo plazo , e igualmente se podra hacer en el pasivo exigible. De esa forma el estudio comparativo de masas patrimoniales sera an ms concreto. Por ejemplo podramos hacer las siguientes comparaciones: a) La capacidad de solvencia para hacer frente al pago del exigible a corto plazo la obtendramos de sumar el siguiente patrimonio activo: - disponible, - realizable a corto plazo, - existencias con posibilidad de realizacin a corto plazo. b) La capacidad para hacer frente al pago exigible a largo plazo la obtendramos de sumar el activo con posibilidad de realizacin antes del vencimiento de dichas deudas.
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Vamos a hacer un resumen de las diferencias fundamentales entre inventario y balance de situacin:
EL INVENTARIO
- Suele ser analtico (con detalle de unidades, precio por unidad, etc.) - Es obligatorio dos veces en cada ejercicio econmico: al principio y al cierre. - El patrimonio neto aparece en un resumen que se establece tras detallar activo y pasivo. - Las cuentas no se agrupan en masas patrimoniales. - Los datos se obtienen extracontablemente (contando, pesando, midiendo y valorando el patrimonio).
EL BALANCE DE SITUACIN
- Siempre es sinttico (sin detalle de unidades, precios por unidad, etc.). - Es obligatorio una vez al ao (es una de las cuentas anuales que se redactan al cierre del ejercicio). - El patrimonio neto aparece incluido en el pasivo, representando los recursos propios. - Las cuentas aparecen agrupadas en masas patrimoniales. - Los datos para confeccionarlo se obtienen normalmente de los libros y registros contables.
Aunque ambos documentos dan informacin sobre el mismo patrimonio y en la misma fecha, cada uno de ellos da una informacin diferente: - Si se pretende informar sobre la composicin y valoracin detallada del patrimonio, habremos de presentar un inventario. - Si se pretende informar sobre la situacin econmico-financiera de la empresa, presentaremos un balance de situacin.
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4. REGISTRO DE LAS OPERACIONES
En este captulo vamos a estudiar las siguientes cuestiones: El concepto de hecho contable, de gran tanscendencia en Contabilidad, ya que estos hechos son los nicos que van a interesarnos. La incidencia de los hechos contables en la ecuacin fundamental del patrimonio, empezando por la creacin de la empresa y siguiendo con otros de diversa naturaleza. Las cuentas, como solucin alternativa al seguimiento de los hechos contables a travs de su incidencia en la ecuacin fundamental del patrimonio ACTIVO = PASIVO + NETO El convenio o acuerdo del funcionamiento de las cuentas.
Definiciones de libro Diario y Libro Mayor
4.1. LOS HECHOS CONTABLES Nuestra primera tarea consiste en identificar de entre todos los acontecimientos que da a da ocurren en una empresa, normalmente reflejados en algn tipo de documento, aquellos que pueden ser interesantes para la Contabilidad. Para ello, comenzaremos ponindonos de acuerdo sobre lo que entendemos por HECHOS CONTABLES . A este respecto, consideramos hechos contables aquellos acontecimientos que afectan significativamente al patrimonio de la empresa de una forma directa y concreta. Dada la importancia de los mismos, vamos a analizar ms detenidamente el concepto que acabamos de dar de ellos: En primer lugar, hemos sealado que los HECHOS CONTABLES son aquellos acontecimientos que afectan al patrimonio de una empresa. Si por ejemplo, somos responsables de la contabilidad de una panadera, y tenemos la noticia de que la hija del dueo ha pasado unas vacaciones en una playa del Caribe, estamos ante un
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acontecimiento que no afectar a la contabilidad de la panadera. En cambio, si el empresario titular de esa panadera compra una furgoneta nueva para hacer el reparto, el patrimonio s se ver afectado. En segundo lugar, el acontecimiento debe ser significativo para poder considerarlo como un hecho contable. Es decir, ha de alcanzar una cierta importancia para ser tenido en cuenta. Por ejemplo, si un coche de la empresa tiene una avera consistente en cambiar un fusible, este hecho puede pasar desapercibido a los responsables de la contabilidad. En tercer lugar el acontecimiento ha de afectar de una forma directa y concreta a la empresa. Por ejemplo, cuando Espaa ingres en la Comunidad Econmica Europea, muchas empresas se vieron afectadas por ello, sin embargo ninguna lo consider como un hecho a considerar expresamente en su contabilidad. Conviene indicar que lo normal es que estos acontecimientos sean fruto de la voluntad de la empresa; pueden darse acontecimientos que escapan a su voluntad pero que afectan tambin al patrimonio de la empresa, por ejemplo, un incendio que destruya un edificio de oficinas.
4.2. INCIDENCIA DE LOS HECHOS CONTABLES EN LA ECUACIN FUNDAMENTAL.
Los hechos contables afectan a la ecuacin fundamental del patrimonio, y justamente ahora vamos a estudiar esta incidencia. Empezaremos a buscar progresivamente un mtodo que nos permita medirla y representarla. 4.2.1. Incidencia de la creacin de una empresa Para ilustrar la creacin de una empresa individual o sociedad y su incidencia en la ecuacin fundamental del patrimonio, utilizaremos un supuesto. Un supuesto es un ejemplo en el que se relatan ciertos hechos, se dan datos concretos y se pide normalmente una solucin a los problemas que plantea.
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Informacin sobre el supuesto. Cuatro profesores de ingls deciden crear en Barcelona una sociedad annima, que va a ser la propietaria de una academia especializada en impartir clases intensivas de ingls. La denominacin de la sociedad es ESCUELA DE INGLES PARA RECUPERACIN, S.A., y entre sus planes de actuacin inmediata se encuentran: la compra de equipos especiales de audicin y grabacin para or cintas en ingls y hacer prcticas de conversacin, la adquisicin de televisores y videos para ver programas en ingls, ordenadores con programas especiales para el aprendizaje del ingls. Tambin se ha previsto la adquisicin de la planta baja de un edificio moderno. Dado que el dinero que habr que pagar por la adquisicin de instalaciones y edificios ser mayor que las aportaciones de los socios se ha previsto asimismo la obtencin de un prstamo del BANCO DE CERVERA. Antes de generarse los hechos contables, la sociedad careca de personalidad y por tanto de bienes, derechos y obligaciones, es decir, no tena elementos patrimoniales, y su patrimonio ser cero. Ecuacin del patrimonio previa FECHA TOTAL ACTIVO(A) = 0 PASIVO(P) + 0 NETO(N) 0
A partir de este momento, la Contabilidad tiene que ir identificando los hechos contables. El primer hecho ser la propia creacin de la sociedad. Es un hecho que da configuracin de partida a su patrimonio.Vayamos al supuesto. Enunciado del supuesto. ESCUELA DE INGLS PARA RECUPERACIN, S.A., se crea el 1 de diciembre de 19X8, con un capital inicial incluido en las escrituras, de 40.000.000 ptas., que aportan ntegramente y por partes iguales cada uno de los cuatro profesores, mediante el correspondiente ingreso en la cuenta corriente bancaria abierta a nombre de la sociedad en el BANCO DE CERVERA. Si analizamos el hecho contable comprobamos:
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Cada uno de los cuatro profesores aporta 10.000.000 de pesetas, mediante su ingreso en la cuenta corriente de la sociedad en el BANCO DE CERVERA. Por tanto, ha aumentado el elemento patrimonial Bancos c/c, que pertenece a la masa patrimonial Activo; en consecuencia el Activo ha aumentado. Por otro lado, surge una especie de deuda de la sociedad con cada uno de los profesores de ingls. Como documento acreditativo de la misma, habr de entregar unos papeles o documentos que se denominan acciones. Tras la realizacin de este hecho contable, la ecuacin patrimonial toma los valores que figuran en el siguiente cuadro, expresados en miles de pesetas:
FECHA ACTIVO (A) Bancos c/c 1-12 TOTAL +40.000 +40.000
= PASIVO (P)
+ NETO (N) Capital social +40.000
40.000
En este supuesto se muestra cmo han aparecido dos elementos patrimoniales: Bancos c/c y Capital social. 4.2.2. Incidencia de las distintas operaciones realizadas por la empresa en la ecuacin patrimonial. Una vez que la empresa se ha constituido, empieza a realizar las operaciones que, en buena parte, haban previsto sus fundadores. Los cuatro profesores tenan planeado comprar magnetfonos, televisores, vdeos, ordenadores, locales e incluso pedir dinero prestado a un Banco. Adems surgirn otras operaciones que ellos no haban planificado. Enunciado de la obtencin de un prstamo bancario: El da 7 de diciembre, ESCUELA DE INGLS PARA RECUPERACIN, S.A., consigue un prstamo del BANCO DE CERVERA por un importe de 15.000.000 ptas., que quedan depositadas en la cuenta corriente a nombre de la sociedad. La devolucin deber hacerse al cabo de tres aos. Analizando el hecho contable tenemos que:
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Por una parte ha aumentado el dinero disponible en la cuenta corriente del Banco en 15.000.000 ptas. Ha aumentado el elemento patrimonial Bancos c/c. Por otro lado la sociedad se encuentra con una deuda con el BANCO DE CERVERA que asciende tambin a 15.000.000 ptas., a pagar dentro de tres aos. Ha aumentado el elemento patrimonial Deudas a largo plazo con entidades de crdito y simultneamente aumenta el pasivo. Pasamos a otro hecho contable que se produce despus: El da 13 de diciembre un profesor, por razones familiares decide irse a vivir a Barcelona. Ante esta circunstancia todos los accionistas acuerdan disminuir el capital de la empresa en la cantidad que haba aportado el profesor que se va, 10.000.000 ptas. El importe de la aportacin del socio que abandona la sociedad se le devuelve mediante una transferencia de dinero de la cuenta corriente en el BANCO DE CERVERA. El socio devuelve a su vez las acciones que posee que se archivan. El anlisis de este hecho nos conduce a considerar que: Por un lado ha habido una disminucin del dinero disponible en la cuenta corriente bancaria, al hacer una transferencia de 10.000.000 ptas. Por otro lado, ha disminuido la deuda con el socio o accionista que se retira, por un importe de 10.000.000 ptas. Este hecho implica una variacin de los elementos patrimoniales, como sigue: FECHA ACTIVO (A) Bancos c/c = PASIVO (P) Deudas a largo plazo con entidades de crdito
+15.000 -10.000 +55.000 -10.000 +15.000
NETO (N) Capital social
1-12 7-12 13-12 TOTAL
+40.000 +15.000
+40.000
- 10.000
-10.000
+40.000
+45.000
+15.000
30.000
Volvamos al supuesto haciendo referencia a otro hecho contable.

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ESCUELA DE INGLS PARA LA RECUPERACIN, S.A., considera que todava tiene exceso de dinero para hacer frente a los posibles pagos que haya de realizar. As pues, acuerda con el BANCO DE CERVERA la minoracin del prstamo. para ello, devuelve 3.000.000 ptas. el da 25 de diciembre, a travs de la cuenta corriente. Analizamos el hecho: Por un lado disminuye la cantidad de dinero depositado en la cuenta corriente del Banco en 3.000.000 ptas. Por otro lado, la empresa disminuye su deuda con el Banco en esa misma cantidad. Vemos aqu la evolucin de los elementos patrimoniales: FECHA ACTIVO (A) Bancos c/c
1-12 7-12 13-12 25-12 +55.000 +40.000 +15.000
PASIVO (P) Deudas a largo plazo con entidades de crdito
NETO (N) Capital social

+40.000
= = -10.000 -3.000
-13.000
+15.000 -10.000 -3.000

-3.000 +15.000 -10.000 +40.000
= =
TOTAL
+42.000
+12.000
30.000
4.3. LAS CUENTAS Es fcil percatarse en el ltimo cuadro, en que se recoge la ecuacin fundamental del patrimonio con el detalle aadido de la evolucin de los diferentes elementos patrimoniales, que ste tiende a complicarse comforme aumenta el nmero de hechos que se producen. Una empresa, por pequea que sea, tiene un nmero de elementos patrimoniales elevado, con lo que la representacin del patrimonio con sucesivas ecuaciones patrimoniales, con el detalle de los elementos patrimoniales correspondientes, se complicara extraordinariamente.
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A la mesa del contable afluyen continuamente documentos, resguardos, duplicados, etc., que representan los hechos contables que se han dado en la empresa y que l ha de anotar en los libros contables. Este registro o anotacin se llevar a cabo por medio de las cuentas. Las CUENTAS son como registros que recogen las variaciones experimentadas por un elemento patrimonial, y ponen de manifiesto su situacin en una fecha determinada. De esta forma si hablamos de la cuenta de Bancos c/c, sabemos que recoger las alteraciones y situacin en un momento dado del elemento patrimonial Bancos c/c, o de la cuenta de Capital social, que refleja las modificaciones y situaciones en una fecha determinada del elemento patrimonial Capital. Las cuentas tienen estructura bipartita: DEBE (situado siempre en la parte izquierda) y HABER (situado siempre en la parte derecha). De forma esquemtica, la cuenta reviste la forma de T. En el centro de la parte superior se escribe el nombre del elemento patrimonial al que se refiere. Arriba tambin, pero en la parte izquierda conforme se representa a continuacin se escribe la palabra Debe y, en la parte derecha, la palabra Haber. Debe Ttulo de Cuenta Haber
Anotaciones realizadas en el debe o parte izquierda de la cuenta.
Anotaciones realizadas en el Haber o parte derecha de la cuenta
Estas cuentas nos permiten, en definitiva, desglosan los cuadros representativos de la evolucin de la ecuacin fundamental del patrimonio, en cuadros representativos del seguimiento de cada elemento patrimonial.
4.4. ANLISIS PRECONTABLE. EL CONVENIO DE CARGO Y ABONO En cualquier operacin que queramos contabilizar, tenemos que determinar dos cuestiones: 1. Averiguar qu cuentas intervienen en la operacin. 2. Determinar qu cuenta registrar su movimiento en el debe y qu cuenta lo registrar en el haber.
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Lo primero se determinar a partir del anlisis del documento o justificante. Por ejemplo, si nos llega la copia de una factura por la compra de una mesa de oficina pagada al contado, las cuentas que intervienen son: - Mesa de oficina............................ Mobiliario. - Pago en efectivo.......................... Caja, pesetas. El segundo paso que deber dar el contable ser determinar qu cuenta registraremos en el debe y qu cuenta en el haber. Para ello tendr que atender al convenio sobre el funcionamiento de las cuentas de Activo y Pasivo que se puede expresar diciendo que: En las cuentas de ACTIVO , las existencias iniciales, las compras, las entradas del elemento patrimonial por otras razones y el aumento por cualquier causa del valor que representan, se reflejan en la parte izquierda de la cuenta. En cambio, las ventas, las salidas y las disminuciones del valor por cualquier causa se recogen en la parte derecha de la misma cuenta. Podemos comprobarlo con la cuenta Bancos c/c:
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Explicacin de los movimientos Entrada de dinero por la aportacin de los socios. Entrada de dinero por el prstamo del Banco. Entrega de dinero por el socio que se retira. Entrega de dinero por la devolucin parcial del prstamo.
Bancos c/c
+40.000 +15.000 -10.000 -3.000 -13.000
+55.000
La cuenta de Bancos c/c la representaramos as: D Bancos c/c 55.000 H 13.000
En las cuentas de PASIVO , los valores iniciales de los elementos patrimoniales y sus incrementos se escriben en la parte derecha de las cuentas. Mientras que las disminuciones se anotan en la parte izquierda. As ocurre con Deudas a Largo plazo a otras empresas, perteneciente al Pasivo.
Explicacin de los movimientos
Deudas a largo plazo con entidades de crdito
Endeudamiento por la obtencin de un prstamo. Disminucin de la deuda por devolucin parcial del prstamo.
+15.000 -3.000 -3.000
+15.000
La cuenta quedara:
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Deudas a largo plazo 3.000
H 15.000
Tambin sucede con Capital social, perteneciente al Neto patrimonial. Explicacin de los movimientos Aparicin del capital al crearse la sociedad. Disminucin del capital por la separacin de un socio. Capital social +40.000 -10.000 -10.000 H 40.000
+40.000
Capital social 10.000
Resumiendo : Las teoras que explican el funcionamiento de las cuentas se llaman del CARGO y del ABONO, porque a travs de ellas deducimos qu cuenta va al debe y qu cuenta va al haber, pero anotar una cantidad en el debe se denomina cargar una cuenta y anotar una cantidad en el haber se denomina abonar una cuenta.
4.5. TERMINOLOGA DE LAS CUENTAS Abrir una cuenta: titularla, poniendo su nombre y cdigo en el encabezamiento. Cargar, adeudar o debitar una cuenta: anotar una cantidad en el debe. Abonar, acreditar o datar: anotar una cantidad en al haber. Suma del debe: suma de los cargos de una cuenta. Suma del haber: suma de los abonos de una cuenta. Saldo: diferencia entre la suma del debe y la del haber. Saldo deudor: la suma del debe es mayor que la del haber.
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Saldo acreedor: la suma del haber es mayor que la suma del debe. Cuenta saldada: la suma del debe es igual a la del haber. Liquidar una cuenta: registrar en ella todos los descuentos, intereses... Cuenta cerrada: cuenta saldada, debajo de cuyas sumas se trazan dos rayas horizontales, indicando que no se registrarn en ella ms cargos o abonos. Cuentas deudoras: las que reciben patrimonio. Cuentas acreedoras: las que entregan patrimonio.
4.6. PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE Este mtodo de contabilizacin se basa en los siguientes principios: 1. No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida). 2. A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el mismo importe. 3. En todo momento la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el haber.
4.7. EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES Una vez que hayamos concluido el anlisis precontable de los documentos que han llegado a la seccin de contabilidad, sabremos ya qu cuentas intervienen, as como por aplicacin de alguna de las teoras del cargo y del abono, sabremos tambin qu cuenta va al debe y qu cuenta ir al haber. El siguiente paso sera la materializacin prctica (=ASIENTO) de esas operaciones en los libros contables, a cuyo formato nos referiremos en los puntos siguientes. Pero antes de exponer en qu libros y cmo se realizan los asientos contables, vamos a sintetizar el proceso a seguir para el registro de las operaciones que realiza la empresa:
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FUENTES DE INFORMACIN CONTABLE (documentos, resguardos, facturas)
ANLISIS PRECONTABLE Qu cuentas intervienen. Qu cuenta va al Debe y qu cuenta va al Haber. (aplicacin de la teora del cargo y del abono)
ANOTACIN EN LOS LIBROS ( aplicacin de los principios de partida doble)
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES (Balance de situacin)
4.8. LIBRO DIARIO
Es uno de los libros obligatorios para todas las empresas, justamente con el de Inventarios y Cuentas anuales. El libro Diario refleja la esttica patrimonial; en l se van reflejando cronolgicamente las operaciones que da a da realiza la empresa. Las cuentas DEUDORAS, las que reciben patrimonio, se colocan en el debe (parte izquierda), y las cuentas ACREEDORAS, cuentas que entregan patrimonio, se colocan en el haber (parte derecha). Las cuentas que son acreedoras en la operacin van precedidas de la preposicin a. Ejemplo: La empresa compra una mesa de oficina por la que paga al contado 18.000 ptas.
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El asiento en el Diario sera as: Debe 18.000 Mobiliario a Caja, ptas. Haber 18.000
La lectura de este asiento sera la siguiente: La cuenta de mobiliario, cuenta deudora, recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja. No hay que confundir el significado que en contabilidad tienen el debe y el haber, con su significado etimolgico en la Lengua. En contabilidad la cuenta que tiene el patrimonio es Mobiliario, pero se coloca en el debe porque el patrimonio que ha recibido se lo debe a la cuenta de Caja. Planteemos otro ejemplo: Ejemplo La empresa realiza un ingreso de efectivo en una cuenta corriente bancaria. El ingreso es de 10.000 ptas. El asiento contable sera: Debe 10.000 Bancos c/c a Caja, ptas. Haber 10.000
La lectura representativa de este asiento sera: la cuenta de Bancos c/c recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja. Ejemplo Supongamos ahora que la empresa compra un vehculo de transporte y lo paga con cheque bancario por importe de 600.000 ptas. El asiento sera: Debe 600.000 Elementos de transporte a Bancos c/c Haber 600.000
La lectura representativa de este asiento sera: la cuenta de Elementos de transporte recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Bancos c/c.
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Una vez visto el contenido del libro Diario, veamos cmo suele ser su estructura o forma de presentarlo: Aunque existen dos modelos: el unilateral y el bilateral, nosotros slo vamos a comentar el Diario de estructura bilateral que es el que utilizaremos. Diario de estructura bilateral: 16 18.000 (1) 226 (2) 2 de Enero a (3) 16 570 (4) 18.000 (5)
(1) Cantidades del debe (cargos). (2) Nmero del Plan, correspondiente a la cuenta del Debe. (3) Nmero de asiento, fecha, ttulos de las cuentas y detalle del asiento. (4) Nmero del Plan correspondiente a la cuenta del Haber. (5) Cantidades del Haber (abonos).
4.9. EL LIBRO MAYOR Las operaciones, una vez registradas en el libro DIARIO, se pasarn tambin al libro MAYOR; pero el funcionamiento y la funcin de ambos libros es diferente. Todo lo escrito por orden cronolgico, da a da, debe trasladarse inmediatamente a otras hojas, cada una de las cuales est destinada a un elemento patrimonial distinto, es decir , en cada hoja se representa una cuenta. Estas hojas pueden encuadernarse ms tarde o pueden aparecer previamente encuadernadas en lo que se denomina LIBRO MAYOR.(El nombre de Mayor se deba a su tamao, esto es, mayor que el libro Diario). Hoy da la contabilidad se lleva a cabo mediante el uso de equipos informticos: El operador introduce el asiento en el Diario mediante el teclado y el propio ordenador ser el que efecte automticamente el desglose por cuentas, es decir, el equivalente al libro Mayor. El libro mayor no es obligatorio segn la ley mercantil pero s lo es segn el reglamento del impuesto de sociedades.
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Los formatos de las hojas que se utilizan como libro Mayor pueden adoptar distintas estructuras de las cuales la ms corriente es la estructura unilateral. Estructura unilateral del Mayor Ejemplo: Supongamos que que tenemos unas existencias iniciales de 40.000 ptas. en Caja, veamos como quedara reflejado en las fichas de Mobiliario y de Caja, ptas, el asiento que antes hemos registrado en el Diario ( la compra de una mesa de oficina al contado): Mobiliario Fecha 2 enero Concepto Mesa de oficina, contado Rf 16 Debe 18.000 N 226 Haber Saldo 18.000 +
Caja, ptas Fecha 1 enero 2 enero Concepto Efectivo segn apertura Compra mesa oficina Rf 1 16 (1) Debe 40.000 18.000 Haber
N 570 Saldo 40.000 22.000 (2) + + (3)
(1) Nmero de asiento en el libro Diario. (2) Diferencia entre la suma del debe y la suma del haber. (3) Indicador del saldo: se pone (+) si es deudor y (-) si es acreedor .
Para el estudio de la contabilidad es costumbre simplificar este rayado del libro Mayor reducindolo a una cruceta, en la que la parte izquierda corresponder a la columna del debe (D) y la parte derecha a la del haber (H). Por lo tanto las dos fichas anteriores quedaran simplificadas de la siguiente forma: D Mobiliario 18.000 H D Caja, ptas. 40.000 H
18.000
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4.10. SUPUESTO PRCTICO Para clarificar los conceptos explicados en todo el apartado 4 vamos a plantear un breve y sencillo supuesto prctico, que contabilizaremos en los libros Diario y Mayor, presentando al final la situacin econmico-financiera mediante la redaccin del balance de situacin: a) Enunciado de las operaciones: 1. El propietario inicia el negocio aportando 1.000.000 de pesetas en efectivo. 2. Tomando 900.000 ptas. del efectivo, se abre una cuenta corriente en el Banco X. 3. Se ha alquilado un local para ubicar en l las oficinas de la empresa, habiendo comprado, para amueblarlo, una mesa, una silla, una mquina de escribir y unos archivos, valorado todo ello en 200.000 ptas. El pago se ha hecho con cheque del Banco X. 4. Se compra un vehculo para el transporte de las mercancas valorado en 600.000 ptas., pagando el 50% con cheque del banco y quedando el resto aplazado a seis meses. 5. Se compra una remesa de gneros al contado por 50.000 ptas. ( Las compras y las ventas de gneros las reflejaremos directamente en la cuenta de Mercaderas hasta que, ms adelante, conozcamos el funcionamiento de las cuentas denominadas Compras de mercaderas y Ventas de mercaderas) 6. Se compra otra remesa de gneros por 200.000 ptas a 30 y 60 das. 7. Se vende una remesa de gneros al contado por 100.000 ptas. 8. Se vende otra remesa de gneros por 60.000 ptas a 30 das. 9. Se gira una letra contra un cliente de la compra anterior por el 80% del importe del crdito a nuestro favor. 10. Al vencer el primer plazo de la deuda contrada con los proveedores, se les paga en efectivo 100.000 ptas.
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b) Contabilizar en los libros Diario y Mayor las operaciones anteriores: DIARIO 1.000.000 Caja, ptas. 900.000 Bancos c/c 200.000 Mobiliario 600.000 Elementos de transporte a Capital a Caja, ptas. a Bancos c/c a Bancos c/c a Proveedores de inmovilizado a corto plazo a Caja, ptas. a Proveedores a Mercaderas a Mercaderas a Clientes a Caja, ptas. MAYOR D Caja, ptas 1.000.000 100.000 H 900.000 50.000 100.000 H 200.000 300.000 D Mobiliario 200.000 D Capital H 1.000.000 1.000.000 900.000 200.000 300.000 300.000 50.000 200.000 100.000 60.000 48.000 100.000
50.000 Mercaderas 200.000 Mercaderas 100.000 Caja, ptas. 60.000 Clientes 48.000 Efectos comerciales a cobrar 100.000 Preveedores
Bancos c/c 900.000
Elementos de Transporte 600.000
Proovedores de inm. a corto plazo
300.000
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Clientes 60.000
H 48.000
Proovedores 100.000
H 200.000
Clientes, efec. comerciales a pagar 48.000
Mercaderias H D 50.000 200.000 H 100.000 60.000
c) Redactar el balance de situacin: La situacin econmico-financiera de la empresa en un momento dado se obtendr a partir de los saldos que arrojen las cuentas del libro Mayor, llevando al activo las que tengan saldo deudor y al pasivo las que tengan saldo acreedor. Como ya sabemos, las cuentas con saldo deudor representan bienes o derechos y las que tienen saldo acreedor representan obligaciones con terceros y con el propietario.
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BALANCE DE SITUACIN I. Disponible...................... 450.000 Caja, pesetas.................... 50.000 Bancos c/c....................... 400.000 Exigible............................ Proveedores.................... Proveedor inmov. a corto plazo............................. II. No exigible.................. Capital.......................... 400.000 100.000 300.000 1.000.000 1.000.000
II. Realizable...................... Clientes........................ Clientes e.c.c.............. III. Existencias................... Mercaderas.................. IV. Inmovilizado................ Mobiliario.................. Elem. de transporte.... TOTAL ACTIVO..............
60.000 12.000 48.000 90.000 90.000 800.000 200.000 600.000 1.400.000
TOTAL PASIVO............
1.400.000
En un anlisis sencillo observamos que el activo circulante (compuesto por el Disponible+Realizable a corto+Existencias) es superior al pasivo circulante (compuesto por el Disponible+Exigible a corto plazo). Por tanto la situacin de la empresa desde el punto de vista de solvencia para hacer frente al pago de deudas, es holgada. Vemos as cmo todo el proceso contable de registro de operaciones, da a da, converge al final del ejercicio en un resumen de los saldos del libro Mayor, representados en la cuenta anual denominada balance de situacin.
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5. EL BALANCE DE COMPROBACIN
El balance de comprobacin, como su propio nombre indica, tiene como finalidad la de comprobar si los asiento estn debidamente registrados en cuanto a los principios de la partida doble (no hay deudor sin acreedor). Tiene que darse siempre un equilibrio cuantitativo entre las cantidades cargadas y las cantidades abonadas; entre los saldos deudores y los saldos acreedores y, por consiguiente, entre el total del activo y el total del pasivo. El balance de comprobacin podra ser tal como aparece en el siguiente cuadro, y que, como vemos, refleja la situacin del estado de las cuentas del supuesto anterior. N 100 570 572 400 430 431 300 228 523 226 Concepto Debe Capital................................ Caja, ptas............................ Bancos c/c........................... Proveedores........................ Clientes............................... Clientes, efectos comerciales a cobrar............................... Mercaderas........................ Elementos de transporte...... Proveedores de inmovilizado a corto plazo .................. Mobiliario........................... TOTALES......................... 1.100.000 900.000 100.000 60.000 48.000 250.000 600.000 Sumas Haber 1.000.000 1.050.000 500.000 200.000 48.000 Deudor 50.000 400.000 100.000 12.000 48.000 90.000 600.000 300.000 200.000 3.258.000 1.400.000 1.400.000 Saldos Acreedor 1.000.000
160.000
300.000 200.000 3.258.000
Desde el punto de vista legal, estos balances debern hacerse al menos trimestralmente. Lo normal es que se hagan mensualmente o por periodos inferiores al trimestre, ya que, si se ha cometido algn error ser el balance de comprobacin el que lo descubra, y cuanto antes se subsane, mejor.
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6. VARIACIONES DEL NETO
6.1. LOS HECHOS MODIFICATIVOS Hasta este momento hemos estudiado y analizado diferentes hechos contables que afectaban a las cuentas de Activo, Pasivo y Neto, cuentas que funcionaban de acuerdo con un convenio fundamental que nos permita despus representar su movimiento y situacin en los libros Diario y Mayor. En los ejemplos planteados no apareca ninguna prdida ni ganancia, ningn resultado positivo ni negativo, con lo que el neto, aunque variase el activo o el pasivo, segua siendo el mismo. Son los denominados hechos permutativos . Por ejemplo partamos de la siguiente situacin grfica, representativa del balance:
a) Si ingresamos 100 ptas. en la c/c bancaria, contabilizaremos: 100 Bancos c/c a Caja, ptas. 100
Con la operacin anterior, en la cuenta de Caja habr 100 pts. menos, pero en la cuenta de Bancos c/c habr 100 ptas. ms; por lo tanto el total del activo y del neto no variarn. b) Si aceptamos una letra de 100 ptas. a un proveedor, el asiento ser:
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100
Proveedores
Proveedores, efectos comerciales a pagar
100
Con la operacin anterior el saldo de la cuenta Proveedores disminuir en 100 ptas., pero el saldo de la cuenta Proveedores, efectos comerciales a pagar, aumentar en 100 ptas.; como ambas cuentas son de pasivo, ste no variar cuantitativamente, por lo tanto, tampoco lo har la cuanta del neto. c) Supongamos ahora que pagamos una factura de 100 ptas. a un proveedor, el asiento ser: 100 Proveedores a Caja, ptas. 100
En esta operacin, tanto el activo como el pasivo habrn disminuido en 100 ptas. pero la diferencia entre ambos seguir siendo la misma; es decir, el neto no vara. Hemos visto que en estos ejemplos hay variaciones patrimoniales, pero en ninguno de ellos vara la cuanta del neto. Cuando lo que ocurre es lo contrario, es decir, cuando los hechos contables provocan aumentos o disminuciones del neto, nos estaremos refiriendo a los denominados hechos modificativos. Partiendo de la situacin inicial que tenan el activo, pasivo y neto, estudiemos lo que ocurre cuando se produce un ingreso o un gasto: a) Supongamos que el Banco X nos ingresase en la c/c 100 ptas. en concepto de intereses a nuestro favor que ha devengado dicha cuenta. Entonces tenemos:
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La empresa ha tenido una ganancia (aumento del activo sin contrapartida), que ha provocado una variacin en el neto; en este caso un aumento. b) Supongamos ahora que la empresa paga en efectivo una reparacin de fontanera de los inmuebles, por un importe de 100 ptas:
En este caso ha habido una prdida (disminucin de activo sin contrapartida), que ha provocado una variacin en el neto; en este caso una disminucin. Todos los hechos contables que provocan una variacin en el neto estn originados en operaciones que han supuesto una ganancia o una prdida para la empresa. Un resultado positivo (ganancia) de un ejercicio econmico supone un incremento del neto patrimonial mientras que un resultado negativo (prdida) supone la disminucin del mismo.
6.2. CONTABILIZACIN DE VARIACIONES DEL NETO
La cuenta que representa al neto en el balance es para nosotros la cuenta de Capital (existen ms cuentas pero no se van a comentar en estos apuntes). Antes de referirnos a las cuentas que registran los resultados positivos y negativos que hacen variar el neto, vamos a resumir los motivos de cargo y abono de la cuenta de Capital desde su nacimiento con un ejemplo:
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1. El propietario inicia el negocio aportando un edificio valorado en 1000.000 de pesetas. 2. El propietario hace una nueva aportacin al negocio, incorporando al mismo muebles por valor de 400.000 pesetas. 3. El propietario retira del negocio la mitad de los muebles anteriores por considerarlos innecesarios. La contabilidad presentara esta situacin en las respectivas cuentas: D CONSTRUCCIONES H D (3) 200.000 CAPITAL H
(1) 1.000.000
1.000.000 (1) 400.000 (2) H
D (2)400.000
MOBILIARIO 200.000(3)
Si nos fijamos en los motivos de cargo y abono de la cuenta de Capital, han sido los siguientes:
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D 3. Retirada de bienes por el propietario
CAPITAL 1. Aportacin inicial del propietario 2. Nuevas aportaciones del propietario
Si en este momento quisisemos reflejar en la cuenta de Construcciones una plusvala del 100%, contabilizaramos: 1.000.000 Construcciones a ......................? 1.000.000
Est claro que el activo ha aumentado, ya que el saldo de la cuenta de Construcciones, que es una cuenta de activo, ha aumentado. Esta plusvala hace que tambin se incremente el valor del neto. Como hasta ahora ha venido representado por la cuenta de Capital, el asiento anterior quedara finalmente as: 1.000.000 Construcciones a Capital 1.000.000
Sin embargo, este asiento, que es correcto si la cuenta de Capital es la nica representativa del neto, supone un abono a dicha cuenta originado en una ganancia (plusvala), pero no en una aportacin del propietario. Al utilizar la cuenta de Capital estaramos mezclando en su haber tanto las aportaciones del propietario como las ganancias del negocio. Para evitar esa mezcla, la contabilidad utiliza otra cuenta en la que se anotan esas ganancias o incrementos del neto, actuando como sustituta de la cuenta de Capital; esa cuenta es Prdidas y Ganancias. El asiento de plusvala del edificio sera: 1.000.000 Construcciones a Prdidas y Ganancias 1.000.000
Veamos ahora qu ocurre en caso de prdidas. Supongamos que ocurriese un incendio y se quemasen todos los muebles (valorados en 200.000 ptas.). Est claro que habr que hacer un abono en la cuenta de Mobiliario porque habr que darlos de baja contablemente: 200.000 ......................? a Mobiliario 200.000
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El siniestro ocurrido supone una disminucin del activo que da lugar a una disminucin del neto. As pues si mantuvisemos la cuenta de Capital como nica representacin del neto, el asiento completo sera: 200.000 Capital a Mobiliario 200.000
Pero con esta forma contable de proceder, estaramos mezclando en el debe de la cuenta de Capital dos motivos de cargo muy diferentes: retirada de bienes por el propietario y las prdidas de la empresa (incendio de los muebles). Como en el caso anterior lo que hacemos para evitar confusiones es utilizar la cuenta Prdidas y ganancias. El asiento del incendio de los muebles sera el siguiente: 200.000 Prdidas y ganancias a Mobiliario 200.000
Resumiendo lo anteriormente expuesto: Las prdidas (aumentos del pasivo y disminuciones del activo) supondrn una disminucin del neto. Las ganancias (aumentos del activo y disminuciones del pasivo) supondrn un aumento del neto. Ni las prdidas ni las ganancias se abonarn en la cuenta de capital, sino en la cuenta de Prdidas y ganancias, que acta como sustituta de la cuenta de Capital. Una vez presentada la cuenta Prdidas y ganancias podramos resumir su funcionamiento contable de la siguiente forma: D PRDIDAS Y GANANCIAS Aumentos del neto (ganancia) H
Disminuciones del neto (prdidas)
El funcionamiento contable de la cuenta Prdidas y ganancias, no sigue el criterio de cargo y abono que hemos aplicado en las cuentas patrimoniales. En esas cuentas decamos: la cuenta que recibe es deudora y va al debe; la cuenta que entrega es acreedora y va al haber. Ahora al contabilizar mediante la cuenta de Prdidas y ganancias los hechos contables que modifican el neto, decimos:
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- las prdidas o gastos (disminucin del neto) van al debe. - Las ganancias o ingresos (aumento del neto) van al haber. Por lo tanto, si resumimos el funcionamiento contable de las cuentas, tanto de las patrimoniales como de las de neto, tenemos los siguientes motivos de cargo y abono:
DINMICA CONTABLE DE LAS CUENTAS 1. Apertura cuentas de pasivo 2. Incremento de cuentas de pasivo 3. Disminucin de cuentas de activo 4. Resultados positivos (ganancias)
1. Apertura de cuentas de activo 2. Incremento de cuentas de activo 3. Disminucin de cuentas de pasivo 4. Resultados negativos (prdidas)
6.3. CONTABILIZACIN DE LOS GASTOS Y DE LOS INGRESOS
Hemos visto cmo la cuenta de Prdidas y ganancias acta como supletoria de la cuenta de Capital cuando se trata de registrar resultados que modifican el neto. Por lo tanto, si toda clase de prdida o gasto que se originase en la empresa se cargase a la cuenta de Prdidas y ganancias y toda ganancia o ingreso se abonase en ella, el saldo de dicha cuenta reflejara lo que plantebamos como uno de los objetivos de la contabilidad: informar del resultado obtenido en un ejercicio econmico. Sin embargo, los motivos por los que se puede originar una prdida o una ganancia en una empresa son muy diversos. Si todas las prdidas (cualquiera que sea su causa) las cargsemos al debe de Prdidas y ganancias, y si todas las ganancias (cualquiera que fuese su causa) las abonsemos al haber de dicha cuenta, estaramos restando claridad a la contabilidad, faltara la necesaria informacin analtica. Recordemos que, si un segundo objetivo de la contabilidad era informar del resultado (cunto se ha ganado o perdido), no menos importante era el tercer objetivo que imponamos a la contabilidad: informar sobre las causas de dicho resultado (en qu se ha ganado y en qu se ha perdido). Para conseguir este detalle analtico de las prdidas y las ganancias, no podemos usar slo la cuenta de Prdidas y ganancias porque la convertiramos en un cajn de sastre de los resultados, del que sera difcil extraer informacin de cada prdida o gasto y de cada ganancia o ingreso. Para conseguir el suficiente desglose, la contabilidad ha habilitado
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mltiples cuentas que actan como divisionarias de la cuenta Prdidas y ganancias; son las denominadas cuentas de gestin o cuentas de ingresos y gastos, para las que el PGC dedica dos grupos de cuentas: - Grupo 6: Cuentas de compras y gastos. - Grupo 7: Cuentas de ventas e ingresos. El funcionamiento contable de estas cuentas es el mismo que el de la cuenta de Prdidas y ganancias, ya que realmente son un desglose de sta. por lo tanto si lo que es gasto se registra en el debe y lo que es ingreso se registra en el haber, las cuentas que representen gastos (por ejemplo, la cuenta Reparaciones y conservacin) tendr saldo deudor, mientras que las cuentas que representen ingresos (por ejemplo, Ingresos por comisiones) tendrn saldo acreedor. Las cuentas que el PGC destina para contabilizar los gastos e ingresos, hemos quedado que son las de los grupos 6 y 7. Entonces, para qu hechos contables se utilizar la cuenta 129 Prdidas y ganancias?. La respuesta es que dicha cuenta no registrar ningn hecho contable. Al final del ejercicio econmico se centralizarn en ella todos los saldos de las cuentas de los grupos 6 y 7 mediante la operacin denominada regularizacin, operacin mediante la cual las cuentas que tengan saldo deudor (prdida) pasarn su saldo al debe de la cuenta de Prdidas y ganancias, y las que lo tengan acreedor (ganancia) lo pasarn al haber de la cuenta de Prdidas y ganancias. Una vez pasados a la cuenta 129 del PGC los saldos de todas las cuentas de los grupos 6 y 7, el saldo que resulte ser el beneficio (saldo acreedor) o prdida (saldo deudor) que la empresa ha obtenido en ese ao y figurar en el balance hasta que se determine su aplicacin, bien sea por decisin del propietario si se trata de una empresa individual, bien sea por decisin de la junta de socios si se trata de una sociedad. Una vez que se determine y se realice la aplicacin del resultado, la cuenta de Prdidas y ganancias quedar vaca y libre para recoger el beneficio o prdida del ejercicio econmico siguiente.
6.4. REGULARIZACIN DE LAS CUENTAS DE GESTIN (GRUPOS 6 Y 7)
Al final del ejercicio econmico las cuentas de los grupos 6 y 7 se regularizan, pasando, como ya se ha comentado antes, sus saldos a la cuenta 129 (Prdidas y ganancias), despus de cuya operacin todas ellas quedarn saldadas y cerradas.
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Al regularizar las cuentas del grupo 6 que tengan saldo deudor (casi todas) y las que tambin tengan saldo deudor del grupo 7, el asiento ser: (129) Perdidas y ganancias a Cuentas de los grupos 6 y 7 que tengan saldo deudor
Al regularizar las cuentas del grupo 7 que tengan saldo acreedor (casi todas) y las que tambin tengan saldo acreedor del grupo 6, el asiento ser: Cuentas de los grupos 6 y 7 que tengan saldo acreedor a (129) Prdidas y ganancias
El saldo de la cuenta 129 (Prdidas y ganancias), despus de los asientos de regularizacin podr ser deudor (prdida del ejercicio) o acreedor (beneficio del ejercicio): Si es deudor, porque los gastos y prdidas del ejercicio han superado a los ingresos y beneficios del mismo, se podr traspasar a la cuenta 121 (Resultados negativos de ejercicios anteriores). Pero bien sea en la cuenta 129 (con saldo deudor), bien sea en la cuenta 121, este resultado negativo figurar en el pasivo del balance, dentro del epgrafe No exigible (=Fondos propios), pero con signo negativo. Si es acreedor, porque los ingresos y beneficios del ejercicio han superado a los gastos y prdidas del mismo, figurar en el pasivo del balance, dentro del epgrafe No exigible (=Fondos propios), pero en este caso con signo positivo, hasta que se determine su aplicacin conforme la distribucin del resultado que se decida por el propietario o la junta general de socios.
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6.5. CUENTA ANUAL DE PRDIDAS Y GANANCIAS
Al principio de estos apuntes plantebamos cules eran los objetivos de la contabilidad, decamos que el primer objetivo era informar sobre la situacin econmicofinanciera de la empresa. Enfocados hacia ese objetivo, aunque con distinta estructura y finalidad hemos conocido ya tres estados contables: - el inventario, - el balance de situacin, - el balance de comprobacin de sumas y saldos. Pero asignbamos a la contabilidad otros dos objetivos ms: informar sobre el resultado (beneficio o prdida) obtenido en un ejercicio econmico e informar sobre las causas de dicho resultado. Estos dos objetivos se presentarn en la cuenta anual de Prdidas y ganancias, en la que se presentar un resumen de los gastos, prdidas, ingresos y beneficios que a lo largo del ejercicio se han estado registrando en las cuentas de los grupos 6 y 7. En esa cuenta anual, tanto prdidas y gastos como los beneficios e ingresos aparecern agrupados segn su naturaleza. La estructura de esta cuenta anual, segn el modelo establecido por el PGC, reagrupa los resultados de la siguiente forma:
PRDIDAS Y GANANCIAS
I. Gastos de explotacin. II. Gastos financieros. III. Prdidas extraordinarias procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales. IV. Impuesto sobre sociedades y otros. V. Beneficio del ejercicio despus de impuestos (si el saldo es acreedor)
I. Ingresos de explotacin. II. Ingresos financieros III Beneficios extraordinarios procedentes del inmovilizado e ingresos excepcionales. IV. Prdida del ejercicio (si el saldo resultante es deudor)
Poder seguir esta estructura de la cuenta anual de prdidas y ganancias requiere estar ms avanzados en nuestros conocimientos sobre la contabilidad, por ello la cuenta de prdidas y ganancias que redactaremos en nuestros ejemplos prcticos se limitar a detallar en
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el debe los gastos y prdidas, y en el haber los ingresos y beneficios, pero sin respetar un orden concreto ni hacer la agrupacin a la que hemos aludido en el esquema anterior. Veamos un ejemplo: Supongamos que las cuentas de gastos y de ingresos presentan al final del ejercicio los siguientes saldos.
N 622 621 625 626 705 754 759 763 671 766
CONCEPTOS Deudores Reparaciones y conservacin.................................... Arrendamientos y cnones........................................ Primas de seguros.................................................... Servicios bancarios y similares.................................. Prestaciones de servicios.......................................... Ingresos por comisiones........................................... Ingresos por servicios diversos................................. Ingresos de crditos a corto plazo............................ Prdidas procedentes del inmovilizado material........ Beneficios de valores negociables.............................
SALDOS Acreedores 1.000 2.000 3.000 4.000 55.000 6.000 7.000 8.000 10.000 11.000
Los asientos de regularizacin seran: 20.000 (129) Prdidas y ganancias a a a a a (622) Reparaciones y conservacin 1.000 (621) Arrendamientos y cnones 2.000 (625) Primas de seguros 3.000 (626) servicios bancarios y similares 4.000 (671) Prdidas procedentes del inmovilizado material 10.000
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55.000 (705) Prestaciones de servicios 6.000 (754) Ingresos por comisiones 7.000 (759) Ingresos por servicios diversos 8.000 (763) Ingresos de crditos a corto plazo 11.000 (766) Beneficios de valores negociables a (129) Prdidas y ganancias
87.000
La cuenta anual de Prdidas y ganancias (sin reagrupar los gastos y los ingresos por su naturaleza) sera la siguiente: D 622 621 625 626 671 129 PRDIDAS Y GANANCIAS Reparaciones y conservacin.. Arrendamientos y cnones...... Primas de seguros.................. Servicios bancarios y similares Prdidas procedentes del inmovilizado material.............. Beneficio del ejercicio antes de impuestos.......................... TOTAL DEBE..................... 1.000 705 2.000 754 3.000 759 4.000 763 10.000 766 67.000 Prestaciones de servicios...... Ingresos por comisiones....... Ingresos por servicios diversos.............................. Ingresos de crditos a corto plazo................................... Beneficios de valores negociables.......................... H 55.000 6.000 7.000 8.000 11.000
87.000
TOTAL HABER ................
87.000
6.6. SUPUESTO (EJEMPLO DE GASTOS E INGRESOS)
En este supuesto utilizaremos como cuentas de gastos y de ingresos las que propone el PGC. Enunciado de las operaciones: ASJUSA (Asesores Jurdicos, Sociedad Annima) se ha constituido el 1 de octubre de 198X. Los socios han desembolsado totalmente el capital que figura en las escrituras de constitucin y que asciende a 20.000.000 ptas., de los que 18.000.000 ptas. se han ingresado en una cuenta corriente abierta en una entidad bancaria a nombre de la Sociedad, y los 2.000.000 de pesetas restantes se depositaron en la Caja de ASJUSA.
52
Los mese de octubre y noviembre se dedicaron a realizar todas las gestiones necesarias para que se pudiera comenzar la gestin empresarial normal durante el ltimo mes del ao. A partir del 15 de diciembre se realizaron las siguientes operaciones: Da 15: Se recibe notificacin de que tiene a su disposicin el recibo del alquiler de los locales donde ejerce su actividad, que asciende a 800.000 ptas. Dicho recibo se pagar a travs del banco durante el prximo mes de enero. Da 18: se hace efectiva la paga extraordinaria del mes de diciembre, entregando cheques a los empleados por un importe de 4.000.000 ptas. Da 19: se ha concluido un informe de tipo fiscal, encargado por una empresa pblica. A la entrega del informe la empresa firma una factura a favor de ASJUSA por importe de 3.000.000 ptas., que se cobrar dentro de 90 das. Da 20: Se enva a Barcelona un informe tcnico y simultneamente se recibe un cheque de 8.000.000 ptas., que se cobra por Banco. Da 21: ASJUSA termina y entrega al Sindicato de Jvenes Agricultores y Ganaderos un informe en el que se detallan los pasos a seguir para solicitar un crdito especial a la Comunidad Econmica Europea: Por este trabajo cobra por Banco 2.000.000 ptas. Da 28: El gerente de ASJUSA tiene que desplazarse a Luxemburgo para un viaje de trabajo. A la vuelta entrega los justificantes de viaje y estancia, por los que cobra en metlico 250.000 ptas. Da 30: Se pagan por Caja 100.000 ptas. a LIMPIASOL por el recibo trimestral correspondiente a la limpieza de los locales de ASJUSA. Se desea: 1. Contabilizar todas las operaciones del ao en el Diario y en el Mayor. 2. Balance de Sumas y Saldos. 3. Asientos de regularizacin, para determinar el resultado. 4. Balance de Situacin. Solucin del supuesto:
53
1. Contabilizacin de las operaciones en el Diario y en el Mayor. A) Anotaciones en el diario: 18.000.000 (572)Bancos c/c 2.000.000 (570)Caja, ptas. 800.000 (621) Arrendamientos y cnones 4.000.000 (640) Sueldos y salarios 3.000.000 (440) Deudores 8.000.000 (572) Bancos c/c 2.000.000 (572) Bancos c/c 250.000 (629) Otros servicios 100.000 (629) Reparaciones y conservacin
a a a a a a a a
(100) Capital social (410) Acreedores por prestaciones de servicios (572) Bancos c/c (705) Prestacin de servicios (705) Prestacin de servicios (705) Prestacin de servicios (570) Caja, ptas. (570) Caja, ptas.
20.000.000 800.000 4.000.000 3.000.000 8.000.000 2.000.000 250.000 100.000
B) Las anotaciones en el Mayor por las operaciones anteriores, seran: ACTIVO Bancos c/c 18.000.000 8.000.000 2.000.000 4.000.000 Caja, ptas. 2.000.000 250.000 100.000
Deudores 3.000.000
54
PASIVO Y NETO Acreedores por prestaciones de servicios 800.000
Capital social 20.000.000 Acreedores por prestaciones
GASTOS Sueldos y salarios 4.000.000 Arrendamientos y cnones 800.000
Reparaciones y conservacin 100.000
Otros servicios 250.000
INGRESOS Prestacin de servicios 3.000.000 8.000.000 2.000.000 2. Balance de sumas y El balance de Sumas y Saldos en este instante ser: CUENTA SUMAS Deudora Acreedora Deudor SALDOS Acreedor Saldos
55
Bancos c/c.................................... Caja, ptas..................................... Deudores .................................... Capital social................................ Acreedores por servicios............... Sueldos y salarios......................... Arrendamientos............................ Reparaciones y conservacin......... Otros servicios.............................. Prestacin de servicios.................. TOTAL................................
28.000.000 2.000.000 3.000.000
4.000.000 800.000 100.000 250.000
4.000.000 24.000.000 350.000 1.650.000 3.000.000 20.000.000 20.000.000 800.000 800.000 4.000.000 800.000 100.000 250.000 13.000.000 13.000.000
38.150.000 38.150.000 33.800.000 33.800.000
3. Asientos de regularizacin para la determinacin de los resultados En este momento no se conoce todava lo que la empresa ha ganado o perdido. Para determinarlo contablemente, se procede a regularizar las cuentas al final del ejercicio. En ese preciso momento, se pasan los gastos ocasionados por la actividad y los ingresos correspondientes a esa misma actividad a la cuenta de Prdidas y ganancias. A) Anotaciones en el Diario Las anotaciones a realizar en el diario son: 13.000.000 Prestacin de servicios 5.150.000 Prdidas y ganancias a a a a a Prdidas y ganancias Sueldos y salarios Arrendamientos y cnones Reparaciones y conservacin Otros servicios 13.000.000 4.000.000 800.000 100.000 250.000
Despus de estos asientos quedan saldadas las cuentas de ingresos y gastos, correspondientes a la actividad del ejercicio. Por otro lado el saldo de la cuenta de Prdidas y ganancias nos da el resultado que buscbamos, que ha ascendido a:
56
13.000.000 - 5.150.000 = 7.850.000 ptas. B) Anotaciones en el Mayor Pasando estas anotaciones al libro Mayor, ste queda: ACTIVO Bancos c/c 18.000.000 8.000.000 2.000.000 4.000.000 Caja, ptas 2.000.000 250.000 100.000
Deudores 3.000.000
PASIVO Y NETO Capital social 20.000.000 Acreedores por servicios 800.000
GASTOS Sueldos y salarios 4.000.000 4.000.00 Arrendamientos y cnones 800.000 800.000
Reparaciones y conservacin 100.000 100.000 INGRESOS Prestacin de servicios 13.000.000 3.000.000 8.000.000 2.000.000
Otros servicios 250.000 250.000
57
RESULTADOS Prdidas y ganancias 5.150.000 13.000.000
4. Balance de Situacin BALANCE DE SITUACIN I. Disponible...................... Caja, ptas................... Bancos c/c.................. II. Realizable...................... Deudores............................ 25.650.000 1.650.000 24.000.000 3.000.000 3.000.000 I. Exigible......................... Acreedores por servicios................... II. No Exigible.................. Capital............................... Prdidas y ganacias............. TOTAL PASIVO.............. 800.000 800.000
27.850.000 20.000.000 7.850.000 28.650.000
TOTAL ACTIVO..............
28.650.000
=======
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INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD

Grupo..............................2. Inmovilizado Subgrupo.........................22. Inmovilizaciones materiales Cuenta.............................228. Elementos de transporte

2.1. CONCEPTO Y COMPOSICIN

Patrimonio bruto = Bienes + Derechos Patrimonio neto = Bienes + Derechos - Obligaciones

Patrimonio neto = Activo - Pasivo

2.3. LAS CUENTAS

3. EL INVENTARIO Y EL BALANCE DE SITUACIN

3.000 Kgs. de caf Colombia 1.000 Kgs. de caf Per (1)

800 600 (3)

2.400.000 600.000 (4)

Elementos transporte............................................................................................ 1 furgoneta marca RH TOTAL ACTIVO ...................................................................................................

sociedad asciende a quinientas mil pesetas. El director gerente:

4. REGISTRO DE LAS OPERACIONES

Definiciones de libro Diario y Libro Mayor

4.2. INCIDENCIA DE LOS HECHOS CONTABLES EN LA ECUACIN FUNDAMENTAL.

FECHA ACTIVO (A) Bancos c/c 1-12 TOTAL +40.000 +40.000

+ NETO (N) Capital social +40.000

NETO (N) Capital social

1-12 7-12 13-12 TOTAL

Volvamos al supuesto haciendo referencia a otro hecho contable.

PASIVO (P) Deudas a largo plazo con entidades de crdito

NETO (N) Capital social

+15.000 -10.000 -3.000

Anotaciones realizadas en el debe o parte izquierda de la cuenta.

Anotaciones realizadas en el Haber o parte derecha de la cuenta

+40.000 +15.000 -10.000 -3.000 -13.000

La cuenta de Bancos c/c la representaramos as: D Bancos c/c 55.000 H 13.000

Explicacin de los movimientos

Deudas a largo plazo con entidades de crdito

+15.000 -3.000 -3.000

Deudas a largo plazo 3.000

Capital social 10.000

FUENTES DE INFORMACIN CONTABLE (documentos, resguardos, facturas)

ANOTACIN EN LOS LIBROS ( aplicacin de los principios de partida doble)

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES (Balance de situacin)

4.8. LIBRO DIARIO

N 570 Saldo 40.000 22.000 (2) + + (3)

Bancos c/c 900.000

Elementos de Transporte 600.000

Proovedores de inm. a corto plazo

Clientes, efec. comerciales a pagar 48.000

Mercaderias H D 50.000 200.000 H 100.000 60.000

60.000 12.000 48.000 90.000 90.000 800.000 200.000 600.000 1.400.000

300.000 200.000 3.258.000

6. VARIACIONES DEL NETO

Proveedores, efectos comerciales a pagar

6.2. CONTABILIZACIN DE VARIACIONES DEL NETO

1.000.000 (1) 400.000 (2) H

D 3. Retirada de bienes por el propietario

CAPITAL 1. Aportacin inicial del propietario 2. Nuevas aportaciones del propietario

Disminuciones del neto (prdidas)

6.3. CONTABILIZACIN DE LOS GASTOS Y DE LOS INGRESOS

6.4. REGULARIZACIN DE LAS CUENTAS DE GESTIN (GRUPOS 6 Y 7)

6.5. CUENTA ANUAL DE PRDIDAS Y GANANCIAS

TOTAL HABER ................

6.6. SUPUESTO (EJEMPLO DE GASTOS E INGRESOS)

20.000.000 800.000 4.000.000 3.000.000 8.000.000 2.000.000 250.000 100.000

PASIVO Y NETO Acreedores por prestaciones de servicios 800.000

Capital social 20.000.000 Acreedores por prestaciones

GASTOS Sueldos y salarios 4.000.000 Arrendamientos y cnones 800.000

Reparaciones y conservacin 100.000

Otros servicios 250.000

28.000.000 2.000.000 3.000.000

4.000.000 800.000 100.000 250.000