UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO DIEGO LUIS CORDOBA FACULTDA: HUMANIUDFADES PROGRAMA: CONTADURIA PBLICA MODULO: CONTABILIDAD DE COSTOS

NIVEL: V PROFESOR: HECTOR AURELIO MOSQUERA PRESENTACION DE LA ASIGNATURA: En los tiempos actuales, caracterizados por alta competitividad, debido a la globalizacin comercial, producto de la apertura de mercados; la contabilidad de costos , entendida como un subsistema de la contabilidad general o financiera de una empresa industrial, encargada de calcular, contabilizar, y analizar lo que cuesta producir o distribuir un bien; o los costos requeridos para prestar un servicio, se erige como el principal sistema de informacin para el estudiante de contadura publica futuro contador publico, jefe de departamento de contabilidad, financiero, de auditoria, control interno, o gerente de empresas industriales comerciales o de servicios; o desarrollando actividades de formulacin ejecucin o control de proyectos de cualquier ndole, por cuanto le proporciona informacin de tipo administrativo y financiera de trascendental importancia para la toma de decisiones, que involucran una adecuada planeacin, presupuestacin, contabilizacin y control de los recursos humanos, fsicos, materias primas, y de capital, que requieren las empresas para producir bienes prestar servicios, o financiarse, bajo estrictos criterios de alta calidad y bajos costos, lo que les permitir sobrevivir en un mercado laboral cada da mas exigente y competido. JUSTIFICACION: La asignatura contabilidad de costos 1 proporcionar al estudiante de contadura publica conocimientos profundos que le permitirn adquirir las habilidades y destrezas necesarias para planificar, presupuestar, contabilizar, analizar e interpretar de la manera mas exacta posible, sobre los costos que son necesarios para producir o distribuir un bien, o para prestar un servicio, as como tambin aprender a informar de manera detallada y consistente a travs de la correcta preparacin de estados

financieros como son: estado de costo de productos manufacturados y vendidos, estados de ganancias y perdidas, y balance general, los cuales revelan de manera sistemtica, sobre los hechos econmicos sucedidos en un periodo de tiempo determinado de gran importancia para la toma de decisiones de diferente ndole, para la toma de decisiones tanto al interior de la empresa como por parte de los interesados externos, especialmente en lo atinente a la planificacin, y control, de los costos de produccin y a la inversin. OBJETIVOS GENERALES Al terminar el curso de contabilidad de costos 1, el estudiante contara con los conocimientos necesarios para calcular, registrar, y ejecutar adecuadamente las normas y procedimientos que requiere el ciclo contable de una empresa industrial, que utiliza el sistema de acumulacin de costos por ordenes especificas de produccin, o pedidos de clientes, histricos y globales; preparar en forma detallada los estados financieros de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general; as como tambin analizar e interpretar de manera correcta la informacin por ellos revelada, y para tomar las decisiones que sean del caso de la manera mas razonable y acertada posible. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1 Aprender a ejecutar todos las normas y procedimientos que requiere el ciclo contable de una empresa industrial que utiliza el sistema de acumulacin por ordenes de produccin o pedidos de clientes histricos y globales; diferenciar este sistema de otros existentes, aprender a calcular el costo de los inventarios de productos en proceso, ( materiales directos mano de obra directa y gastos generales de fabricacin ) productos terminados, tanto unitarios como totales y el costo de productos vendidos y su presentacin en los estados de financieros correspondientes ( estado de costos de productos manufacturadotas y vendidos, ganancias y perdidas y balance general 2. Aprender a planificar, presupuestar y controlar los costos de produccin, as como tomar decisiones acertadas que se deriven del anlisis de las cifras que revelen los estados financieros descritos. 3. desarrollar el ciclo contable de una empresa industrial que utiliza el sistema de costo por ordenas de fabricacin histricos y globales que involucra todos los aspectos inherentes a cada uno de los elementos del

costo de produccin; preparar y presentar los estados de costos de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance genera, aportando las conclusiones y recomendaciones que se derive del anlisis de las cifras por ellos revelada, con base en material previamente preparado por el instructor. COMPETENCIAS GENERALES: Desarrollar habilidades y destrezas para registrar los hechos econmicos que suceden en una empresa industrial que utiliza el sistema de costos por rdenes de produccin histricos y globales a travs de la correcta aplicacin de las normas y procedimientos requeridos por el ciclo contable. Desarrollar capacidades y destrezas para preparar estados financieros detallados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general de una empresa industrial. Desarrollar capacidades y destrezas para analizar, planificar presupuestar y controlar los costos de produccin as como para interpretar las cifras reveladas por los estados financieros, y tomar decisiones razonables acordes con la situacin presentada. METODOLOGIA Los temas a tratar se abordarn por unidades estructuradas en orden lgico plasmadas en el modelo previamente preparado por el profesor (tutor) el cual se desarrollar a travs de la interaccin profesor estudiantes, con exposiciones magistrales por parte del profesor, exposicin de casos, talleres y ejercicios prcticos en clases preparados por el profesor y desarrollados por los estudiantes con base en los temas expuestos. CRITERIOS DE EVALUACION La evaluacin del curso de har teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. Evaluacin escrita individual 60% 2. Taller de aplicacin sobre un proyecto agrcola o pecuario desarrollado por los estudiantes en grupo 40%.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

3. 4. 5. 6. 7.

Presentacin del profesor Presentacin de los estudiantes Presentacin de la gua o modulo Contenido temtico del modulo Desarrollo de los temas a travs de exposiciones magistrales por parte del profesor. 8. Realizacin de talleres y anlisis de casos en clase 9. Exposicin de trabajos por parte de los estudiantes

CONTENIDO TEMATICO UNIDAD 1: INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD DE COSTOS Objetivo: Aprender que es la contabilidad de costos, dentro del mbito de una empresa industrial, sus fines, conocer y diferenciar los sistemas de costeo existentes y su diferencia con la contabilidad de una empresa comercial. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 Concepto de empresa Clases de empresas Tipos de organizacin de empresas Diferencias entre empresas de servicios comerciales e industriales La contabilidad y la empresa El ciclo contable La contabilidad de costos de manufactura Clasificacin de los costos Sistemas de costos Costos del producto Diferencia entre costos y gastos Cuentas de inventarios en la contabilidad de costos Ciclo de los costos Diferencia entre contabilidad de una empresa comercial y una empresa industrial 6.15 Formas de presentar estados de costos de productos manufacturaos y vendidos clasificados 6.16 Taller en clase UNIDAD 2: COSTOS POR RDENES DE PRODUCCION Objetivos: Al finalizar la unidad, a travs de la lectura del y seguimiento del mdulo, y el desarrollo de los ejercicios propuestos, el estudiante estar capacitado para: Conocer la naturaleza del sistema de contabilidad de costos por rdenes de produccin histricos y globales, la manera de acumular los elementos del costo, a partir del estudio pormenorizado de los elementos que conforman el costo de producir un bien.

Distinguir con facilidad las empresas del medio que fabrican sus productos bajo pedidos y lotes, de aquellas que fabrican por procesos o series continuas. Aprender a disear y ejecutar un sistema de contabilidad de costos de una empresa industrial que utiliza el sistema por rdenes de produccin, histricos y globales, as como los comprobantes y formas que utilizan. .1 .2 .3 .4 .5 Introduccin Acumulacin de los costos Diseo de un sistema de costos por rdenes de produccin Hojas de costos Taller

UNIDAD 3: COSTOS POR RDENES DE PRODUCCION: MATERIALES DIRECTOS Objetivos: Al concluir la unidad el estudiante contara con los conocimientos necesarios para: Identificar los parmetros bsicos del control administrativo y contable de los materiales directos a partir de la descripcin del ciclo de los materiales. Registrar adecuadamente en los libros principales y auxiliares las adquisiciones, devoluciones, descuentos rebajas de precios, fletes, y transferencias de materiales directos, indirectos, repuestos y suministros de fabrica. Reexpresar las cifras de los inventarios finales de materiales, productos en proceso, productos terminados, repuestos y suministros de fabrica. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Introduccin definicin de materiales Control interno de materiales Terminologa de los materiales El IVA en la compra de materiales, repuestos y suministros. Contabilizacin de las compra de materiales Fletes en compra de materiales Descuentos devoluciones y rebajas en compra de materiales Contabilizacin del uso de materiales

3.10 Mtodos de valoracin de inventarios 3.11 Comparacin de mtodos 3.12 Diferencia entre inventario fsico y el de los libros 3.13 El pago de los materiales 3.14 Retencin en la fuente en el pago de materiales 3.15 Taller UNIDAD 4: COSTOS POR RDENES DE PRODUCCION, MANO DE OBRA. Objetivo: Al finalizar la unidad, el estudiante estar apto para: Conocer los aspectos ms relevantes en materia legal y administrativa, relacionada con el talento humano de que labora en la empresa. Reconocer fcilmente los conceptos que integran el paquete remunerativo de los empleados inclusive calcular y contabilizar las provisiones para prestaciones sociales y aportes patronales sobre la nomina. Elaborar la nomina de pagos con base en los valores establecidos por Las normas legales vigentes, as como registrar el pago y distribucin de la mano de obra directa e indirecta a la produccin en proceso. Registrar adecuadamente el costo de la mano de obra directa en la hoja de costo. 4.1 Naturaleza de la mano de obra 4.2 Mano de obra directa 4.3 Mano de obra indirecta 4.4 Control de la mano de obra 4.5 Contabilizacin del consumo de la mano de obra directa e indirecta. 4.6 Contabilizacin del pago y distribucin de la mano de obra directa e indirecta 4.7 Contabilizacin de los costos sociales de la nomina. 4.8 Contabilizacin de los aportes patronales sobre la nomina a la seguridad social 4.9 Contabilizacin de los aportes patronales sobre la nomina parafiscales 4.10 Contabilizacin de las provisiones sobre la nomina para prestaciones sociales. 4.11 Taller sobre liquidacin, pago y distribucin de la nomina

UNIDAD 5: COSTOS POR ORDEN DE FABRICACION: COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION. Objetivos: Al finalizar la unidad el estudiante estar en capacidad para: Identificar plenamente los diferentes conceptos de los costos indirectos de fabricacin. Registrar los CIF reales y comprender su significado y efectos en las finanzas de la empresa. Registrar los CIF aplicados en los libros contables y en las hojas de costos. Preparar el presupuesto de los CIF para empresa que departamentalizan o no su unidad productiva. Calcular y comprender el significado de la tasa predeterminada y su efecto en el costeo del producto. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Costos indirectos de fabricacin Naturaleza de los costos indirectos de fabricacin Gastos generales fijos variables y semivariables Tcnicas para presupuestar los costos indirectos de fabricacin Estimacin de los costos indirectos de fabricacin que se aplican a la produccin 5.6 Mtodos para calcular la tasa predeterminada de los costos indirectos de fabricacin 5.7 Contabilizacin de los costos indirectos de fabricacin aplicados a la produccin 5.8 Contabilizacin de los costos indirectos de fabricacin reales 5.9 contabilizacin de las variaciones entre costos indirectos aplicados y costos reales

UNIDA 6: COSTOS POR RDENES DE FABRICACION TERMINACION DEL CICLO DE COSTOS Objetivos: Al terminar la unidad el estudiante estar apto para: Realizar de manera correcta el cierre de las cuentas de los CIF reales y CIF aplicados con miras a la determinacin de la sub. o sobre aplicacin a la produccin en proceso. Realizar correctamente el cierre de la cuenta CIF sub. o sobre aplicados , de acuerdo a los criterios tcnicos aprendidos. Realizar el cierre de las cuentas de ganancias y perdidas; y las cuentas de produccin en proceso que acumulan los tres elementos del costos durante el periodo, transfiriendo sus saldos a la cuenta inventario de productos terminados, con miras a la preparacin de estados financieros detallados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas, y balance general de una empresa manufacturera que elabora sus producto baja el sistema de ordenes de fabricacin histricos y globales. Contabilizar correctamente las transacciones de ventas de productos terminados, el IVA en ventas, descuentos devoluciones y rebajasen ventas, y el costo de ventas Preparar estados detallados de costos de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general de una empresa industrial que acumula sus costos por el sistema de ordenes de fabricacin histricos y globales. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Terminacin del ciclo de costos Contabilizacin de los productos terminados Contabilizacin de la venta de unidades Preparacin de estados financieros Taller

BIBLIOGRAFIA Gmez, Bravo Oscar: Contabilidad de costos Bernard, Harganon: Principios de Contabilidad de Costos. Neuner,John J. W: Contabilidad de Costos

HISTORIA DE LOS COSTOS En el siglo XIV, mucho antes de la aparicin de Lucas Paciolo, en pases como Italia, Inglaterra y Alemania, se conocieron los primeros rudimentos de costos como resultado de crecimiento y desarrollo de las industrias de vinos, monedas y libros, de mucho auge en ese entonces. En el ao de 1431, es decir, 63 aos antes de Paciolo, la poderosa familia de los Mdicis, en Italia, haba adoptado diversos procedimientos muy similares a los de la tenedura de libros. Asimismo en Inglaterra durante el ao de 1485, varias industrias de esa poca adoptaron sistemas contables rudimentarios pero que en esencia eran muy similares a los costos que hoy se conocen. DESARROLLO DE LOS COSTOS Aunque se ha dicho que despus de Paciolo transcurrieron muchos aos antes de que la contabilidad adquiriera un sentido ms real de sus verdaderas funciones, hasta el punto de que se ha llamado a ese perodo como los 400 aos de la adolescencia de la contabilidad, lo cierto del caso es que en diferentes lugares de la Tierra, aunque en una forma muy aislada, se presentaron diversas manifestaciones en relacin con la aplicacin de los costos, tanto para controlar los pasos de la produccin, como para observar las prdidas que se podran presentar por el mal uso de los materiales y de la mano de obra. En Corinto, en e ao de 1577 varias empresas de vino utilizaban algo que llamaban Costos de produccin. El advenimiento de la revolucin industrial a partir de 1776 a raz del invento de la mquina de vapor, trajo consigo un nuevo desarrollo y crecimiento de las industrias manufactureras, y con ello un nuevo impulso a la contabilidad de costos. Las necesidades ingentes de capital, de materia prima y de mano de obra, crearon el ambiente propicio para hacer desarrollar los rudimentarios mtodos contables que existan y adaptarlos al crecimiento progresivo industrial de esa poca. En el ao de 1800 se habla ya de los costos conjuntos como uno de los problemas ms delicados, a raz del desarrollo que cobraron en ese entonces las industrias qumicas. Entre los aos de 1820 y 1880, la

contabilidad de costos toma gran fuerza en el medio manufacturero y en el ao de 1830, se hace hincapi en algunos escritos en Inglaterra sobre la importancia que tiene para los dueos de las empresas conocer los verdaderos costos de elaboracin de cada artculo. Entre 1880 y 1900, se public por primera vez en Inglaterra un libro titulado Costos de manufactura de Henrry Mefcalfe, en el cual se daba extraordinaria importancia a este sistema contable. En el ao de 1910, las contabilidades general y de costos se fusionan por primera vez y entran a cumplir una funcin trascendental, no slo en lo que respecta al registro de datos, mejor conocimiento de los costos de produccin. COSTOS MODERNOS A partir del ao de 1955, la contabilidad de costos cobra notables progresos, y es as como surge en todo su auge la contralora como uno de los medios ms indicados para mantener bajo un cuidadoso control la produccin en las industrias manufactureras, as en muchos otros campos de las actividades financieras. Como resultado de las continuas investigaciones en el aspecto contable podra decirse que es apenas en el ao de 1960, cuando surge la contabilidad administrativa, no slo como una herramienta esencial para el anlisis de los costos de produccin sino ms bien, junto con muchas otras tcnicas financieras y estudios socioeconmicos, como el instrumento indispensable que tiene que ver con la toma de decisiones por parte de la gerencia con miras al futuro desarrollo de la empresa. La contabilidad, como un conjunto de conocimientos, se ha comportado en todo momento como una ciencia dinmica que se mantiene en constante evolucin, y en poca actual la profesin contable tiene que ver tanto con la ciencia como con el arte en cuanto a su aplicacin a los negocios, a travs del desarrollo de nuevas tcnicas, basadas cada vez ms en fundamentos matemticos y en la aplicacin cada vez ms creciente de tales tcnicas a los procesos de computacin electrnica. Del registro manual de los datos contables se ha pasado, mediante la codificacin primero a las mquinas electrotabuladoras, simplificando en forma extraordinaria todas las operaciones contables y finalmente, se ha

abierto a la contabilidad el inmenso e ilimitado campo de la pro-cesacin electrnica de datos, gracias a la utilizacin de nuevas tcnicas matemticas y estadsticas, tales como la investigacin operacional, cuyo uso apenas comienza a vislumbrarse dentro de las inmensas posibilidades que ofrecen los computadores electrnicos, no slo en el aspecto de registro de datos, sino tambin en el control, en la planeacin y en la toma de decisiones. Se ha llegado a un punto en que el ejecutivo contable debe poseer, adems de amplios conocimientos en los diferentes sistemas de contabilidad financiera y de costos, bases matemticas suficientes y conocimientos concretos en todos los aspectos econmicos y sociales de la regin en donde opera, porque de los contrario, podra ser desplazado por tcnicos estadsticos o ingenieros de computadores electrnicos. CLASIFICACION DE LOS COSTOS Como la contabilidad de costos dentro de sus objetivos, el calcular lo que cuesta producir un artculo, o lo que cuesta venderlo o los costos que son necesarios para prestar un servicio, adems de obtener la informacin necesaria para controlar la produccin, planear las actividades de una empresa y tomar decisiones con base en los costos, la siguiente es una clasificacin inicial, que posteriormente ser objeto de otras subclasificaciones, fruto de los aspectos ms actualizados de los costos: para efectos de planeacin y toma de decisiones, dentro de lo que se denomina contabilidad gerencial o administrativa. En la actualidad, la tendencia ms moderna se encamina a considerar nicamente dos clases de costos: operacionales y de estructura, sin hacer distinciones en relacin con manufactura o mercadeo, considerndose como operacionales todos aquellos que varan de acuerdo con la produccin y las ventas y como de estructura aquellos que permanecen constantes con cualquier tipo de actividad de una empresa. Desde este punto de vista, el estudio de los costos ha cobrado notable auge en los ltimos aos, especialmente en lo que respecta a su anlisis por parte de la gerencia para la toma de decisiones y es as como hoy en da se concede ms importancia a los costos que surgen en llevar el producto al consumidor, que a los de manufactura del artculo. Se ha llegado, inclusive a determinar un solo costo del consumidor integrado por todos aquellos que se van agregando durante un determinado perodo, tales como lo que

cuesta producirlo, administrarlo, hacerle promocin y propaganda, transportarlo y colocarlo en las agencias de distribucin, hasta conformar el costo total que el consumidor paga por el artculo que adquiere. Bajo esta nueva concepcin, corresponde a la gerencia de una empresa, no solo controlar lo referente a la produccin y el mercado de los artculos, sino tambin entrar a estudiar en forma ms profunda la estructura interna de los mecanismos de distribucin, es decir, tratar de que los costos agregados al producto en las agencias distribuidoras sean los que correspondan a una organizacin efectiva y consciente de la importancia que la disminucin de los costos tiene, para hacer que el artculo sea aceptado por el consumidor. As la intervencin de la gerencia, en relacin con los costos, est llegando a fronteras nunca antes soadas, como sera el caso de entrar a estudiar, adems de la organizacin interna, los sistemas de financiacin que tienen las agencia de distribucin, por cuanto una orientacin deficiente en este sentido no hace ms que encarecer el costo final del artculo y disminuir sus posibilidades de venta. Este nuevo enfoque de los costos corresponde a la concepcin ms moderna de la contabilidad gerencial, que emplea adems otras tcnicas de anlisis para lograr los objetivos de una empresa. SISTEMAS DE COSTOS 1. De acuerdo con la clase de organizacin o actividad del negocio los costos se pueden dividir en: a) Costos de produccin: conocido tambin como costo de manufactura o como costo de fabricacin propio de las empresas que elaboran sus productos. b) Costo de Mercadeo: conocidos tambin como costos de distribucin y de ventas, cuya finalidad es calcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de lamisca empresa que lo elabora o por organizaciones que solo cumplen la funcin de distribucin. Se involucran aqu los denominados costos administrativos y costos financieros. c) Costos de servicios. Cuya finalidad es calcular el precio de generacin y entrega de un servicio especializado o genrico, se incluyen los costos administrativos y financieros relacionados.

2. Segn el sistema de acumulacin, que esta dado por la naturaleza de las operaciones de fabricacin, los costos se pueden dividir en: a) costos por rdenes de fabricacin: estos corresponden alas empresas que elaboran sus productos con base al orden de produccin o pedidos de los clientes. Dentro de estos costos se encuentran los costos por clases que consisten en unir varias rdenes de fabricacin de artculos de especificaciones similares en un solo ciclo de produccin. Es te sistema se utiliza especialmente en las grandes fundiciones de hierro. Tambin aqu se encuentran los costos de montaje que utilizan piezas terminadas para armar diferentes artculos, y se usan especialmente en toda clase de empresa de ensamblaje. b) Costos por procesos: son utilizados en empresas de produccin masiva y contina de artculos similares, en donde los costos de los productos se averiguan por periodos; en este grupo se encuentran principalmente las empresas que producen alimentos, y medicamentos. 3. De acuerdo con la forma como se expresan los datos, segn la fecha y el mtodo de clculo, los costos se pueden dividir en: a) Costos histricos: cuando la gran mayora de los datos son reales y se van presentando durante el periodo contable, con miras a la elaboracin de estados financieros. b) Costos predeterminados: cuando los costos se asignan por anticipados, es decir, se calculan antes de que se inicie la produccin. Si esa predeterminacin se hace en una forma no muy cientfica surgen los costos estimados, en cambio si se utilizan todos los mtodos de ingeniera industrial modernos en la predeterminacin de los costos, surgen los costos estndar, que son los ms indicados para fortalecer el control de la produccin. c) Costeo por absorcin: es un mtodo de costeo en que todos los costos directos e indirectos de fabricacin, tanto fijos y variables se consideran como costos inventariables. Esto significa que el inventario absorbe todos los costos. d) Costeo directo o variable: es un mtodo en el que todos los costos directos en la fabricacin y los costos generales variables se incluyen como

inventariables; se excluyen los costos generales fijos en la fabricacin los cuales se convierten en gastos del periodos eque se incurrieron. 4. de acuerdo con su variabilidad los costos se dividen en: a) Fijos: son aquellos que permanecen constante durante el periodo contable de la empresa. b) Variables: son los que varan proporcionalmente con el volumen de produccin c) Semivariables: son aquellos costos que tiene elementos fijos y variables a la vez 5. De acuerdo con la identidad con el producto o procesos los costos se dividen en: a) Costos directos: son aquellos que se pueden identificar plenamente con el producto o con un proceso en particular. b) Costos indirectos: son aquellos que no pueden identificarse con el producto o con un proceso. CONTABILIDAD DE COSTOS DE MANUFACTURA Puede definirse la contabilidad de costos de manufactura, como todo sistema o procedimiento contable que tiene por objeto conocer en la forma ms exacta posible, lo que cuesta producir un artculo cualquiera. Una definicin ms correcta podra ser la siguiente: es un sistema que utiliza la contabilidad financiera para registrar y luego interpretar de la manera ms correcta posible, los costos por materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura que son necesarios para elaborar un artculo. Los costos de manufactura, como su nombre lo indica, son propios de las industrias manufactureras o sea aquellas empresas que convierten la materia prima con ayuda de los trabajadores y de las mquinas, en productos terminados. Costos es aquel que se incurre en forma directa o indirecta en la adquisicin de un bien o e su produccin, y se define como gasto el que se relaciona con las ventas, la administracin y la financiacin de ese bien o su

produccin. Podra decirse tambin que los costos son egresos necesarios para adquirir o producir bienes y los gastos son egresos necesarios para producir rentas. COSTOS DEL PRODUCTO En un proceso de manufactura de un producto, o una parte especfica de este, se pueden apreciar tres elementos: 1. Costo del material directo. La materia prima que interviene directamente en la elaboracin de un producto, se denomina material directo, y es el primer elemento de costo. Debe tenerse en cuenta que no toda la materia prima que se usa se clasifica como material directo, por cuanto hay algunos materiales como los aceites y las grasas, por ejemplo, que no intervienen directamente en el proceso y se consideran como indirectos o gastos generales de manufactura. 2. Costo de la mano de obra directa. Se denomina costo de mano de obra directa, o sea el segundo elemento de costo, al pago que se pude asignar en forma directa al producto, tal como los salarios de los obreros que intervienen directamente en la elaboracin de los artculos, as como sus prestaciones sociales. No debe clasificarse como mano de obra directa, por ejemplo, el salario, los supervisores, obreros de mantenimiento, celadores y barrenderos, todos ellos considerados como gastos generales de manufacturas. La suma de los dos primeros elementos o sea los materiales directos y la mano de obra directa, es conocida generalmente en los medios industriales como costo primo. 3. Costo de los gastos generales de manufactura. Estos gastos, tambin conocidos como gastos generales de fbrica o de produccin, son todos aquellos que no son ni materiales directos ni mano de obra directa, como tampoco gastos de administracin y de ventas. Hacen parte de este tercer elemento de costo, los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, los salarios de los empleados de oficinas de fabricas, supervisores, mantenimiento, superintendencia, horas extras, tiempo ocioso, lucro cesante, arrendamiento de fbrica, repuestos de maquinaria, impuestos sobre la propiedad raz, servicios (agua, luz, telfono, calefaccin, etc.), depreciacin de edificios, depreciacin de maquinaria, herramientas gastadas, seguros de edificios, depreciacin de maquinaria, inventario de

materiales y de mercanca semiterminada, costos de fletes relacionados con el manejo de los materiales y las La suma de los costos por concepto de mano de obra directa y gastos generales de manufacturas, es conocida con el nombre de costos de conversin, o sea las necesidades para convertir los materiales en partes especficas del producto, de un departamento de produccin a otro, hasta llegar al producto final. GASTOS DEL PERIODO Los gastos administrativos, o sea los salarios de los gerentes y altos ejecutivos, los impuestos (diferentes al impuesto sobre la renta y complementarios), los salarios de los empleados de oficina de administracin, las donaciones, etc., as como los llamados gastos de ventas tales como los salarios y comisiones pagadas a los vendedores, lo fletes, los gastos de publicidad, etc., se denominan generalmente como gastos del perodo, al igual que los denominados gastos financieros, tales como los gastos de intereses involucrados en la adquisicin de prestamos para adquirir bienes o para capitalizar la empresa. Es un principio contable de amplia aceptacin, el establecer la diferencia entre los costos del producto y los gastos del perodo y ste ser el punto de vista que se seguir en este libro. Sin embargo, como ya se haba dicho antes, existen otras opiniones que contabilizan como costos de manufactura no solo los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos generales de manufactura, sino tambin los gastos de administracin y de ventas y que el costo total del producto sea as o no, depende del criterio de quienes tengan a su cargo la direccin de las empresas. Los gastos del perodo, cuando as se consideran, irn registrados en el estado de resultados para dar el verdadero valor de las ganancias de una empresa en un determinado perodo. CUENTAS DE INVENTARIOS EMPRESA INDUSTRIAL. EN LA CONTABILIDAD DE UNA

En los procesos de manufactura, en los cuales se utiliza por lo general el sistema de inventario perpetuo, se acostumbra llevar las siguientes cuentas de inventario:

1. Inventario de materiales. En esta cuenta se registran tanto las compras (con un dbito), como el uso (con un crdito) de los materiales de manera que el saldo mostrado a final de un perodo, ser el inventario de materiales (inicial) para el perodo siguiente. La cuenta de inventarios materiales se conoce igualmente con los nombres de inventario materia prima o control de materiales. 2. Inventario trabajo en proceso. En cualquier sistema de costo, inventario de proceso se considera como una cuenta de control, o sea el resumen de tres cuentas auxiliares de inventario de trabajo en proceso por concepto de materiales, mano de obra y gastos generales. En este caso, es trabajo en proceso todo aquello que al terminar un lote o un parte del lote o al finalizar un perodo, no hubiese sido pasado al almacn y fuese considerado como mercanca terminada. Igualmente, todo lo que al finalizar el perodo quedase realmente sin terminar. Cuando se hace referencia a esta cuenta se debe recordar que en ella estn involucrados los tres elementos de costo, o simplemente alguno de ellos y aqu se abreviar bajo la denominacin de inventario TEP, con sus cuentas auxiliares de Inventario TEP (materiales), inventario TEP (mano de obra) e inventario TEP (gastos generales). Todo saldo que aparezca en la cuenta de control de inventario TEP una vez se han contabilizado las unidades terminadas en el perodo es decir el trabajo en proceso se ha convertido en mercanca terminada, se considera como un verdadero trabajo semiterminado, al cual le falta todava un proceso de elaboracin para convertirse en un producto totalmente elaborado. El costo del trabajo en proceso, es decir, de los artculos o unidades semiterminadas, ser estimado en algn porcentaje, como bien se podr apreciar un poco ms adelante en este mismo libro. 3. Inventario mercanca terminada. Esta cuenta da una idea clara del costo de las unidades que han sido terminadas y trasladas al almacn. Tambin aqu cabe recordar que las unidades terminadas al final de un perodo y no vendidas, cuya evaluacin tambin se ver ms adelante en este libro, sern inventario de mercanca terminada inicial para el perodo siguiente. 4. Inventario de repuestos. En esta cuenta se acostumbra llevar toda clase de repuestos que son comunes en las empresas manufactureras y

que, como se ver ms adelante, se contabilizan como gastos generales de manufactura. 1. Inventario de desechos. Varias subcuentas se pueden presentar en este caso, por cuanto en una empresa es comn que surjan desechos de materiales, productos defectuosos o daados, para cada uno de los cuales deber hacerse el inventario respectivo. CICLO DE LOS COSTOS El llamado ciclo bsico de costos, que tendr ocasin de estudiarse en todos sus detalles comprende lo siguiente: 1. Costo de manufactura del producto 2. Conversin del producto manufacturado en mercanca terminada. 3. venta de los productos terminados DIFERENCIA ENTRE LA CONTABILIDAD COMERCIAL Y UNA EMPRESA INDUSTRIAL. DE UNA EMPRESA

Existe una relacin estrecha entre la contabilidad de una empresa comercial, y una empresa industrial, hasta e el punto de que en la poca actual, las grandes empresas manufactureras han fusionado estos dos aspectos contables en un solo departamento y cada vez se hace ms notorio el uso de los computadores electrnicos, no solo para registrar ms rpidamente las transacciones comerciales y las diferentes actividades de produccin, sino tambin para analizar e interpretar en una forma ms amplia toda la informacin contable de la empresa. Existen, sin embargo algunas diferencias entre estos dos enfoques contables, por cuanto la contabilidad de una empresa comercial trata con productos elaborados y su principal objetivo es producir estados financieros. La contabilidad de costos de manufactura que igualmente produce estados financieros, tiene como finalidad inicial conocer lo que cuesta producir un artculo, delimitar las reas de responsabilidad de la produccin y constituirse en una herramienta administrativa de mucho provecho para la gerencia.

Si se analizan la contabilidad financiera y la de costos, en relacin con sus estados financieros, haciendo hincapi en empresas comerciales y manufactureras, se pueden establecer las siguientes diferencias: Estado de situacin. Si se trata de empresas comerciales, habr una diferencia en las cuentas de inventarios, por cuanto la contabilidad financiera trata en este caso con inventario materiales e inventario mercanca terminada, mientras que en las empresas como la de costos, se consideran adems de las anteriores otras cuentas de inventarios tales como inventario trabajo en proceso, inventario repuestos, inventario productos defectuosos, inventario productos daados, inventario materiales de desechos, etc., cuyo estudio se ver ms adelante. Estado de ganancias retenidas. No existen diferencias de ninguna naturaleza en cuanto a este estado, tambin conocido con el nombre de Estado de utilidades no distribuidas. Estado de resultado. Existe la siguiente diferencia: mientras en lasa empresas comerciales se presenta en este estado una seccin que se denomina costo de mercanca vendida, en las empresas manufactureras ser un estado de costo de productos manufacturados y vendidos, cuyo conocimiento lgico es esencial para el buen funcionamiento de los costos dentro de una empresa y ser por lo tanto objeto de un detenido estudio. Se puede decir finalmente que la contabilidad de costos, que utiliza tambin la contabilidad financiera para producir estados financieros como un requisito legal y cuyo objetivo primario es conocer lo que cuesta producir un artculo o prestar un servicio, cumple tambin otras funciones muy importantes, como son el control de la produccin con miras a la reduccin de los costos y como herramienta de anlisis para la toma de decisiones. ESTADO DE VENDIDOS COSTO DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS Y

El monto de las rentas y los gastos de una empresa manufacturera se puede apreciar claramente en un estado de resultados, tal como se hace en la contabilidad financiera. En costos, sin embargo, es necesario conocer primero el estado de costo de productos manufacturaos y vendidos, que bien puede ser un simple estado de productos fabricados cuando solamente se desea conocer el costo de manufactura de un determinado perodo, y en

el cual nicamente se tendr en cuenta los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos generales que han sido empleados. Si se conocen los tres elementos del costo, su suma dar el costo de manufactura del producto en el perodo, al cual bastar sumarle cualquier inventario de trabajo en proceso que hubiese quedado del perodo anterior y restarle el inventario de trabajo en proceso que quedase como final del actual, para obtener el costo del producto terminado, y a este bastar agregarle el costo del inventario de mercanca terminada que fue final del perodo anterior e inicial del actual perodo, y restarle el costo del inventario final del actual periodo, para obtener el costo del producto manufacturado y vendido. Con el conocimiento lgico de este estado, en la forma expuesta anteriormente, no se encontrar ninguna dificultad en la aplicacin de las formulas que se derivan de estos enunciados y que se vern un poco ms adelante. EJEMPLO DE UN ESTADO DE COSTOS Un estado de costo de productos manufacturados y vendidos, en su forma ms simple:
COMPAA HELION S.A Estado de costo de produccin manufacturados y vendidos Para el mes de enero Materiales directos usados $ 800.000 Mano de obra directa usada 1.600.000 Gastos generales de manufactura 400.000 costo productos en proceso durante enero Inventario trabajo en proceso enero 1 Total costo productos en proceso Inventario productos en proceso enero 31 Total costo de productos terminados - Inventario producto terminado enero 1 Total costo de productos terminados Inventario productos terminados enero 31 Total costo productos manufacturados y vendidos 2.800.000 300.000 3.100.000 900.000 2.200.000 500.000 2.700.000 500.000 2.200.000

Para elaborar el estado de costos en la ilustracin anterior, se supuso que adems de conocer los tres elementos durante el perodo, existan inventarios de trabajo en proceso y de mercanca anterior, as como final (enero 31). OTRAS FORMAS DE ESTADOS DE COSTOS Con frecuencia, el estado costo de productos manufacturados y vendidos se presenta en una forma de poco diferente, especialmente para efectos didcticos, en el sentido de que hay que averiguar cada uno de los elementos de costo. Para resolver esta situacin basta aplicar los conocimientos con respecto al estado de resultados. Un ejemplo de tal situacin se puede apreciar en la siguiente ilustracin

COMPAA HELION S.A Estado de costo de produccin manufacturados Para el mes de enero Materiales directos usados Inventario materiales enero1 $ 400.000 Compra de materiales $ 800.000 - descuentos devoluciones y rebajas 50.000 Compras netas + Fletes entrada Total de compras Materiales disponibles - Inventario materiales enero31 Total materiales usados - Materiales indirectos usados = Materiales indirectos usados Mano de obra directa usada Nmina de fabrica Supervisin Mano de obra indirecta Mano de obra directa usada Gastos generales de manufactura: Materiales indirectos usados Salarios de supervisin Mano de obra indirecta Depreciacin de maquinaria Arrendamiento de fabrica Total gastos generales de manufactura Costo producto manufacturado en enero $ 80.000 100.000 100.000 100.000 20.000 400.000 $2.800.000 $1.800.000 $100.000 100.000 200.000 1.600.000 $ 750.000 20.000 770.000 $1.170.000 290.000 $ 880.000 80.000 $ 800.000

La forma ms moderna de presentacin de un estado de resultados de una empresa manufacturera, es la que se muestra en la ilustracin

COMPAA HELION S .A Estado de costo de productos manufacturados y vendidos Para el mes de enero
Inventario m/cia. Terminada inicial Inventario trabajo en proceso inicial Inventarios materiales inicial $700.000 Compras $900.000 - Devoluciones (40.000) 860.000 + Fletes entrada 20.000 Compras netas 800.000 Materiales disponibles 1.500.000 Inventario de materiales F (400.000) Materiales utilizados 1.100.000 Materiales indirectos utilizados ( 80.000) Materiales directos utilizados Mano de obra directa Gastos generales de manufactura Total costo de productos en proceso - Inventario final de productos en proceso Costos productos fabricados Total costo de productos de productos terminados - Inventario mercancas terminadas final Costo del producto manufacturado Y vendido $50.000 $7.000.000

1.020.000 800.000 500.000 2.370.000 (650.000) 1.720.000 8.720.000 (3.800.000) 4.920.000

COMPAA HELION S.A Estado de resultados. Para el mes de enero

Ventas brutas - Descuentos devoluciones y rebajas Ventas netas - Costos de mercancas vendidas: Costo inventario mercancas terminadas (inicial) + Costos mercancas terminadas en el periodo Mercancas disponibles (en enero) - Costo mercancas terminadas (final) Costo mercanca vendida Ganancia bruta (en ventas) - Gastos de ventas 1.000.000 Gastos de administracin 1.200.000 Total de gastos (en el periodo) Ganancias netas (antes del impuesto de la renta) 10.000.000 200.000 9.800.000 7.000.000 1.720.000 8.720.000 (3.800.000) 4.920.000 4.880.000 2.200.000 2.680.000

El estado de situacin o balance general de una empresa manufacturera, tal como se dijo anteriormente, solo muestra diferencias con el mismo estado de una empresa comercial, en la seccin de inventarios, tal como puede apreciarse en la ilustracin.

COMPAA HELION S.A Estado de situacin Enero 31

Activo Activo corriente Caja Cuentas por cobrar Inventarios de materiales De productos en proceso Inventario de suministros Inventario de repuestos De productos terminados Total corriente Activo fijo Edificios 1.668.000 - Depreciacin acum. (160.000) Maq. equipos 800.000 - Depreciacin acum. (80.000) Total de activo 352.000 256.000 144.000 218.000 90.000 150.000 102.000 1.312.000 1.508.000 720.000 3.540.000 Pasivo Pasivo corriente Cuentas por pagar Documentos por pagar Salarios acum. Por pagar Total Pasivo Patrimonio Acciones Ganancias retenidas Total patrimonio Total pasivos + patr. 155.200 120.000 80.000 355.200 2.644.000 540.800 3.184.800 3.540.000

Y el estado de ganancias retenidas o de utilidades no distribuidas de una empresa manufacturera tiene la misma configuracin que el de una empresa comercial, tal como se puede apreciar en la ilustracin
COMPAA HELION S.A Estado ganancias retenidas Enero 31 Ganancias retenidas en enero primero + Ajuste de ganancias retenidas + Ganancias del periodo Ganancias disponibles - Dividendos (repartidos en el periodo) Ganancias retenidas enero 31

1.000.000 -04.000.000 5.000.000 (1.500.000) 3.500.000

TALLER: Con base en la siguiente informacin tomada del libro mayor de la COMPAA LA CHOCOANITA S. A, en enero 31 fecha mensual de cierre de sus libros; prepare los estados de costos de productos manufacturados y vendidos y ganancias y prdidas: Inventario de mercancas terminadas a enero 1 Inventario de materiales a enero 1 Inventario de productos en proceso a enero 31 Inventario de productos terminados a enero 31 Inventario de materiales a enero 31 Inventario de trabajo en proceso a enero 1 380.000 Nomina personal de fbrica durante el mes Materiales indirectos consumidos en el mes Repuestos utilizados en el mes Suministros consumidos en el mes Seguros de fabrica del mes Compra de materiales durante el mes Fletes por compra de materiales Devoluciones por compras de materiales Aportes patronales nomina fbrica Depreciacin planta y equipos fabrica Depreciacin equipos administracin Ventas durante el mes Descuentos devoluciones y rebajas por ventas Servicios pblicos de fabrica Servicios pblicos de administracin 1660.000 300.000 190.000 90.000 60.000 2000.000 50.000 10.000 556.000 70.000 25.000 6200.000 50.000 70.000 20.000 $ 200.000 250.000 400.000 350.000 300.000

Gastos por ventas durante el mes Nomina personal administrativo Aportes patronales nomina administracin Salarios oficinistas fabrica Salarios supervisores fabrica Salarios mano de obra indirecta

150.000 996.000 334.000 90.000 350.000 500.000

COSTOS POR RDENES DE FABRICACION DEFINICION El sistema de costos por rdenes de fabricacin tambin conocido con los nombres de costos por rdenes especficas de produccin, por lotes de trabajo, o por pedidos de los clientes, es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden de trabajo en particular, a orden especfica. Es asimismo propio de empresas que producen sus artculos con base en el ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en donde los diferentes productos pueden ser identificados fcilmente por unidades o por lotes individuales, tales como las industrias tipogrficas, las artes grficas en general, los talleres de mecnica, las sastreras, etc., y muchas otras de produccin en masa de unidades similares o productos hechos a la orden de los clientes. La produccin de una sola unidad, por ejemplo, un vehculo, una casa o de unidades idnticas contenidas en una orden de produccin, como sera en este ltimo caso la produccin de mil libros, hace posible mediante la aplicacin del sistema de costos por rdenes de fabricacin, e que se pueda identificar en todo momento los costos que tienen relacin con el producto o productos finales. El sistema de costos por rdenes de trabajo puede basarse en datos histricos (reales) o en datos predeterminados. En el primer caso, se considera que los elementos de costos son reales, aunque esto en verdad no es esencialmente cierto por cuanto el tercer elemento, los gastos generales de manufactura, solo se pueden calcular para un perodo corto mediante la utilizacin de una rata predeterminada de gastos generales,

cuyo estudio se ver ampliamente en posteriores captulos. En el segundo caso, se tienen en cuenta datos predeterminados que posteriormente se confrontaran, al final de un perodo, con los datos reales, con miras a mantener un adecuado control e la produccin, durante el proceso mismo de elaboracin de los artculos. El sistema de costos por rdenes de fabricacin que se estudiar a partir del presente captulo, estar basado en datos histricos, por ser este el sistema que se aplica en gran nmero de industrias que trabajan a base de rdenes de produccin intermitente, en las cuales es posible suspender el trabajo en cualquier operacin, en cualquier momento, sin que por ello se perjudiquen el proceso de produccin en el lote especfico en que se est trabajando. ACUMULACION DE LOS COSTOS En costos por rdenes de trabajo, las empresas deben tener e cuenta, primera instancia, las rdenes de produccin que deben ser elaboradas a pedido del departamento de ventas y de acuerdo con las necesidades de los clientes. Para cada una de ellas se emplea una hoja de costos por trabajo, en la cual se van acumulando semanal o mensualmente los costos que por materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura son necesarios para elaborar productos especficos o parte de las unidades que se estn produciendo.
Compaa MNS Hoja de costos por trabajo Trabajo No. 100 sillas metlicas especificaciones: costo total $ 255.000 Perodo 1 perodo 2 perodo 3 perodo Totales Iniciacin: marzo 31 Terminacin: Abril 30 Materiales directos $ 50.000 40.000 20.000 $ 110.000 Mano de obra directa $ 40.000 30.000 20.000 $90.000 Costo unitario $ 2.550 Gastos Costos totales generales $ 20.000 $ 110.000 15.000 85.000 10.000 50.000 $45.000 $ 245.000

Para conocer el costo de manufactura de cada producto, que esencialmente es uno de los principales objetivos de la contabilidad de costos, basta dividir el costo total de manufactura por el nmero de unidades producidas.

OBJETIVOS DEL SISTEMA Los costos por rdenes de trabajo tienen, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Calcular el costo de manufactura de cada artculo que se elabora, mediante el registro adecuado de los tres elementos en las hojas de costos de trabajo. 2. Mantener en forma adecuada el conocimiento lgico del proceso de manufactura de cada artculo. As es posible bajo este sistema, seguir en todo momento el proceso de fabricacin que se puede interrumpir sin perjuicio del producto. 3. Mantener un control de la produccin, aunque sea despus de que sta se ha terminado, con miras a la reduccin de los costos en la elaboracin de nuevos lotes de trabajo. DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS POR ORDENES DE TRABAJO La instalacin de un sistema de costos por rdenes de trabajo requiere en primer trmino la elaboracin de una carta de flujo de trabajo, en la cual se pueda apreciar en forma clara el proceso de elaboracin de los artculos mediante el empleo de materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura. Una forma sencilla de una carta de flujo de trabajo para una orden de produccin, es la que se presenta en la ilustracin siguiente:
Materiales directo Mano de obra directa G. g aplicados

Orden de Trabajo

Trabajo en proceso

Mercanca terminada

G. g reales

G. g bajo o sobre aplicados

Costo de mercanca vendida

Entorno a la ilustracin sobre la carta de flujo de trabajo se debe hacer la siguiente aclaracin en relacin con el tercer elemento. Si los gastos generales que se aplican a la produccin (los gastos generales aplicados) tienen un valor diferente de los reales del perodo, surgir una cuenta de gastos generales sub o sobre aplicados que aumentar o disminuir el costo de la mercanca vendida, segn sea la situacin. Hecha la anterior aclaracin se debe tener en cuenta que en la instalacin de un sistema de costos por rdenes de fabricacin, previa la elaboracin de la carta de flujo de trabajo, se deben analizar numerosos factores que tienen que ver con el funcionamiento general de la fbrica. Por ejemplo, es indispensable que las directivas de la empresa, a travs de sus ingenieros y tcnicos, tengan un buen control de la produccin, tanto en lo que respecta al suministro de los materiales directos, la contribucin de la meno de obra directa y los gastos generales de manufactura, como en el mantenimiento adecuado de las maquinas, equipos y herramientas y sobre todo, estar al da en la aplicacin de procesos y tcnicas modernas de trabajo que conllevan a la reduccin de los costos de produccin. El planteamiento adecuado de todos los pasos que se deben seguir en el proceso de manufactura hasta la terminacin del producto es esencial, no solo para el normal funcionamiento de la planta, sino tambin para una correcta instalacin de un sistema de costos. Es indispensable establecer, de acuerdo con el departamento de contabilidad, las cuentas auxiliares y de control que llevarn todos los registros por las operaciones que afecten la produccin. Por lo general, esas cuentas se codifican, es decir, se trasladan a cdigos especiales que ms adelante sern debidamente estudiados, para hacer ms simple el trabajo general de toda la organizacin. Finalmente, se debe disear toda una serie de formas con respecto al uso de los materiales y la contribucin de la mano de obra, necesarias para seguir de manera correcta todos los pasos de los procesos de manufactura y que servirn igualmente como herramienta necesaria en el control de la produccin. Se ha visto ya una de las formas ms importantes que se requiere en costos: la hoja de costos de trabajo, ms adelante se estudiarn otras que se emplearan en relacin con el uso de los materiales y el consumo de la mano de obra.

ELEMENTOS DEL COSTO DENTRO DEL SISTEMA DE COSTEO POR RDENES DE FABRICACIN Los factores de produccin (materiales, trabajos tecnologa y gestin empresaria) deben combinarse claramente afn de generar el bien o producto deseado. Por tanto de la integracin racional y del uso econmico de los elementos depender el costo de producirlos y por ende el precio al cual se vender. De la aplicacin de este propsito depender que la empresa ofrezca sus productos aprecios convenientes y competitivos. Los elementos del costo de produccin son: costos indirectos de fabricacin. materiales, mano de obra y

MATERIALES O MATERIA PRIMA: Lo constituyen aquellos productos naturales, o semielaborados y elaborados bsicos que luego de la transformacin preconcebida se convertirn en artculos actos para el uso o consumo. TERMINOLOGIA DE LOS MATERILES En relacin con la compra y uso de los materiales dentro de una empresa se deben hacer las siguientes aclaraciones con respecto a su terminologa, la cual vara de unas empresas a otras. Materia prima: cundo se emplea el trmino materia prima en la compra de los materiales se debe entender claramente que se hace referencia tanto a los materiales directos como a los indirectos sin distincin de ninguna naturaleza. Materiales directos: son aquellos que entran directamente en la produccin, o dicho de otra manera los que pueden ser plenamente identificados con el producto. Las condiciones propias de manufactura en cada empresa indicaran cuales deben catalogarse en este primer elemento del costo. Materiales indirectos: son aquellos que se incorporan en pequesimas proporcin al producto pero que son indispensable dentro del proceso de produccin, estos materiales se contabilizan dentro del grupo de gastos generales de fabricacin.

Suministros de fabricas: por lo general cuando se habla de suministros de fabrica no se hace referencia a matearles sino a diversos implementos o artculos que se requieren para mantener una fabrica en buen estado tales como: jabones para limpieza, aceites para mantener las maquinas en perfectos funcionamientos, accesorios, repuestos Etc. Piezas acabadas: en muchas industrias, el trmino piezas acabadas es sinnimo de materiales por cuanto en realidad constituyen la materia prima en la elaboracin de determinados artculos; de manera que las piezas acabadas, que para muchas empresas son realmente productos terminados, para otras son simplemente la materia prima requerida. CONTROL DE MATERIALES Una correcta planeacin de la produccin requiere mantener un adecuado control de los materiales, porque su uso es uno de los factores ms costosos en la mayora de los procesos de manufactura. Bien sea durante su almacenamiento o su uso, se presentan con mucha frecuencia serias perdidas, e el primer caso y desperdicios en el segundo, por lo que es imperativo tomar las medidas que sean necesarias para mantener un efectivo control y evitar una serie de perdidas y desperdicios que si bien son pequeos a la larga representara cuantiosas erogaciones para la empresa. Por ejemplo en el almacenamiento de determinados materiales se debe tomar toda clase de precauciones, porque requieren condiciones muy especiales. tal sera el caso de muchas sustancias voltiles como los alcoholes, las acetonas y otros compuestos orgnicos, que deben estar debidamente tapados si no se quiere registrar serias perdidas por tal concepto; otras sustancias, como el agua oxigenada y en general aquellos cuerpos que se oxidan fcilmente, deben estar envasados en frascos de colores oscuros, la nitroglicerina y la nitroglicerina en forma liquida, no deben estar en ningn momento en posibilidad de que reciban golpes fuertes porque podran estallar, cualquier gas licuado, como el oxigeno liquido, necesita de un almacenamiento especial (de ndole trmica), para mantener dicho estado; muchos compuestos qumicos de naturaleza altamente inflamable, que son materia prima en determinados procesos de manufactura, deben mantenerse en condiciones de temperaturas especiales para evitar no solo perdidas sino tambin incendios, y lo mismo podra decirse de muchos otros elementos que constituyen la materia prima de numerosas industrias, que requieren cuidados muy especiales tanto en su transporte como en su almacenamiento.

En cuanto al uso de los materiales, la labor de control debe mantenerse vigente por muchos aspectos, puesto que son numerosos los factores que pueden incidir de una u otra manera en la disminucin de los desperdicios resultantes durante las labores de produccin. Puede decirse que con anterioridad a la compra misma de los materiales, los ingenieros industriales, los tcnicos en dibujo, personal especializado y expertos en mercadeo, han debido estudiar en todos sus detalles las especificaciones del producto y determinar no solo la cantidad de material que llevar cada unidad, sino tambin la calidad ms indicada; igualmente, se debe operar con las tcnicas y mtodos de produccin ms adecuados, as como hacer un estudio previo de los proveedores y las condiciones ms propicias para almacenar los materiales, asimismo la mejor capacitacin de los trabajadores de produccin, la aplicacin de los sistemas de administracin de salarios ms indicados y la mejor utilizacin de maquinas y equipos se traducirn al final en una mejor utilizacin de los materiales. De manera que el control de este primer elemento tiene que ver con los ms importantes departamentos de cualquier empresa manufacturera y de ah la importancia que tiene este aspecto del estudio de los costos. ADQUISICIN DE MATERIALES: EL CICLO DE LOS MATERIALES Varias son las medidas de control que debe tomar una empresa en relacin con la compra de sus materiales. Tales medidas son las siguientes: Solicitud de compra. Es responsabilidad del almacenista detectar necesidades de reposicin de materiales preexistentes, e identificar nuevos materiales que se requieran en el proceso productiva en coordinacin con los departamentos de produccin . La solicitud de compra debe contener en forma clara, la fecha de la solicitud, la cantidad de materiales que se necesitan, sus especificaciones y las observaciones que se requieran ya sea en el sentido como la aprobacin del jefe del departamento de produccin. Las solicitudes de compra, es lgico, difieren de acuerdo con la empresa y sus necesidades, pero una forma bastante comn es la que aparece en la siguiente ilustracin.

Compaa CARIBE S.A Solicitud de compra

No. 30 Cantidad 50 kilos Especificaciones Observaciones Aprobado por: Depto de moleado Fecha: Enero 10 Laminas de aluminio de un metro de largo, 0.50 cm. de ancho y 2 cm. de grueso Estos materiales deben ser entregados antes del 20 de enero para no perjudicar la produccin. JUAN VALDES _________________________________ Jefe del departamento de moldeado

Orden de Compra o de pedido. Debe ser elaborada por el departamento de compras o de suministros y aprobada por su respectivo Jefe y en ella se determina el nombre de la compaa beneficiaria con su respectiva direccin, el numero de la orden, los trminos o condiciones de pagos, la fecha del pedido, la de entrega, la cantidad y especificaciones del material solicitado, etc., tambin las rdenes de compra difieren mucho de una empresa a otra, pero una forma bastante generalizada es la que se puede apreciara en la ilustracin.
Compaa Caribe S.A Orden de compra Orden No. 50 Depto Compras Pedido a: Cia Metlica S.A (Bogot) Fecha: Enero 12 Cantidad: 50 kilos de aluminio Trminos:2/20, n/60 Especificaciones: lminas de un metro de largo, 0.50 cm de ancho y 2 cm de grueso. Fecha de entrega: enero 20

Aprobado por:

FRANCISCO JIMENEZ

Jefe del departamento de compras

Comprobacin del pedido: que debe ser hecha por el personal del almacn de la empresa, para comprobar que los materiales han llegado en

perfectas condiciones y de acuerdo con las especificaciones que se haban solicitado. El departamento de contabilidad recibe informes de estos pasos preliminares que son propios del sistema de comprobantes, para proceder de inmediato a la elaboracin de los comprobantes que sirven para autorizar el pago de la compra de los materiales y hacer los registros contables necesarios en los libros de entrada original denominados Registros de comprobantes. OPERACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Son tres aspectos ms importantes que en materia de control interno de los materiales se pueden considerar:
1.

Comprobacin interna: basada en una serie de medidas, tales como la proteccin fsica de los inventarios mediante autorizaciones para su movimiento de un lugar a otro, personal competente para su manejo, etc. Control de la contabilidad interna: encaminado a asegurar la integridad de los registros contables. Control administrativo interno: trata de medir y evaluar la operacin general de control, incluyendo diversos procedimientos administrativos y de otra ndole. CONTABILIZACION DE LA COMPRA DE MATERIALES

2.

3.

El impuesto a las ventas en las compra de los materiales El impuestos sobre las ventas comnmente denominado impuesto al valor agregado IVA es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios de explotacin de juegos de suerte y azar. Es un impuesto de orden nacional, indirecto de naturaleza real, de causacin instantnea y de rgimen general. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo econmico de la produccin, distribucin, comercializacin e importacin. Fiscalmente el concepto de valor agregado, como su nombre lo indica corresponde a la diferencia entre el valor pagado por los bienes y servicios gravados adquiridos y el valor que al momento de la venta o prestacin del

servicio gravado se adiciona, de tal manera que el impuesto a las ventas se causa nicamente sobre el mayor valor adicionado en la nueva operacin pero el impuesto pagado al adquirirlo se trata como descontable. En el IVA, por tratarse de un impuesto indirecto, entre el sujeto activo y el sujeto pasivo existe un intermediario llamado responsable perteneciente al rgimen comn, sobre el cual recae la obligacin legal de facturarlo, cobrarlo, declararlo, y pagarlo; sobre el cual tambin recaen las sanciones establecidas en la ley en caso de incumplimiento de alguna de sus responsabilidades. El periodo fiscal del IVA es bimensual El tratamiento contable del IVA en la compra de materias primas o materiales es similar al tratamiento dado en la compra de mercancas o sea que se debita la cuenta impuesto a las ventas por pagar, en el caso de devolucin por compra se acredita por el valor del IVA correspondiente al valor de los materiales devueltos; tal como se ilustra en los ejemplos anteriores. En relacin con la compra de materiales, adems del precio de compra de los materiales, suministros y repuestos, se presentan otros aspectos relacionados directa o indirectamente con esta transaccin como lo son : impuesto a las ventas IVA, fletes por compras; descuentos devoluciones y rebajas de precios, y la retencin en la fuente; que aunque no es un procedimiento relacionado directamente con la compra, si depende de ella ya que se efecta al momento del pago o abono en cuenta de la compra. A continuacin se ilustraran cada uno de estos aspectos al igual que el tratamiento contable. se procede de la siguiente manera: Los materiales que se han recibido se registran en Hojas de existencias, del kardex, una vez comparadas la calidad, cantidad precios unitarios y totales de los mismos, con relacin a la orden de compra, y solicitud de pedido. En el departamento de contabilidad se hacen los siguientes asientos. INVETARIO DE MATERILES IVA POR PAGAR PROVEEDORES XXXX XXXX XXXX

FLETES POR COMPRAS MATERIALES Los cargos que por concepto de fletes se presentan debido a la compra de materiales, se registran en contabilidad de costos en forma diferente, segn el monto. Por ejemplo, cuando los costos por fletes se consideran muy pequeos en relacin con el costo bsico del material, se cargan a la cuenta de control de gastos generales de fbrica mediante el siguiente asiento: Control G. g. de fabrica (fletes de entrada) Bancos (o cuentas por pagar) xxx xxx

Cuando los costos por fletes se consideran altos, es costumbre cargarlos como Inventario de materiales sin embargo, si esto se hace as, se requieren ajustes en las Hojas de existencia del kardex, especialmente en lo que respecta a los costos unitarios. Inventario de materiales Bancos o cuentas por pagar xxx xxx

DESCUENTOS EN COMPRAS DE MATERIALES Cuando se compran materiales pueden presentarse las siguientes formas de descuentos: Descuentos comerciales. Sin contabilizacin de ninguna naturaleza, puesto que simplemente se deducen del precio de lista, tal como se hace en la contabilidad financiera, y por lo tanto no afectan los costos de manufactura; existen simples y en cadena. Descuentos por pronto pago, condicionado o descuentos de caja. Cuya contabilizacin puede hacerse mediante dos mtodos diferentes. 1. Descuentos por compras. Bajo este sistema se supone que en el momento de la compra no se sabe con exactitud si la compaa se ganar o no el descuento, y por lo tanto el registro contable, cuando es ganado, se hace varios das despus de haberse realizado la compra mediante el siguiente asiento:

Proveedores BANCOS Descuentos de compras

XXXXX xxxxx xxxxx

En relacin con el asiento anterior, se debe notar que, aunque en teora se debera acreditar directamente la cuenta de Inventario materiales cuando se produce el descuento, por usarse generalmente en costos el sistema de inventario perpetuo, en la prctica se utiliza Descuentos de compras por varias razones. En primera lugar porque el descuento se registra solo despus de varios das de haberse realizado la compra; en segundo lugar, porque si se utilizar Inventario materiales habra que hacerse ajustes especiales en las Hojas de existencia del kardex, con los consiguientes problemas en relacin con los costos unitarios; y finalmente, porque el uso de la cuenta Descuento de compra sirve a la gerencia de la empresa como herramienta de control en la toma a tiempo de los descuentos. 2. Descuentos perdidos. Desde el punto de vista del control, el mtodo de descuentos perdidos ha tomado gran auge, porque delimita en una forma muy clara, la responsabilidad en relacin con la no utilizacin de los descuentos por concepto de compras de materiales. Bajo este mtodo, en el momento de la compra, se deduce el descuento por pronto pago, o sea que se supone de antemano que el pago se har a tiempo y por lo tanto se tiene derecho al descuento. Sin embargo, si se paga en una fecha posterior a la fijada y se pierde el descuento, este se registra mediante el siguiente asiento: Cuentas por pagar Descuentos perdidos Bancos xxxx xxxx xxxx

La cuenta Descuentos perdidos, que tambin se denomina Descuentos no aprovechados, es temporal, deber cerrarse al final del ciclo contable y aparecer en el Estado de resultados como Otros gastos. DEVOLUCIONES DE MATERIALES AL VENDEDOR Cuando se presenta el caso, no poco frecuente, de que una empresa devuelva materiales comprados, ya sea porque no cumplan, las especificaciones pedidas, o porque eran defectuosos, etc., se procede de la siguiente manera:

1. 2.

en el almacn; se registra una salida de los materiales devueltos en la Hoja de existencia con el correspondiente ajuste en el saldo. en el departamento de contabilidad una vez que se ha recibido el anuncio de la devolucin de los materiales, se hace el siguiente asiento en el diario: xxxxx xxxx xxxx COMPRAS DE REPUESTOS

Cuentas por pagar Inventario materiales Iva por pagar

El mantenimiento de las mquinas en las mejores condiciones posibles de funcionamiento, es requisito indispensable dentro de los procesos de manufactura. Por eso es importante que la empresas mantengan un inventario adecuado de repuestos, para suplir en cualquier momento una falla de las maquinas e impedir que se paralice por tal causa la produccin normal. El almacenista registra la compra de los repuestos, al igual que la de materiales, en la Hoja de existencia del kardex y el departamento de contabilidad general mediante el siguiente asiento: Inventario repuestos Iva por pagar Cuentas por pagar xxxx xxxx xxxx USO DE LOS MATERIALES Una de las formas ms efectivas en el control de los materiales, se presenta especialmente en el momento de su uso, ya sea mediante la utilizacin de las llamadas hojas de ruta, en las cuales se especfica con todo detenimiento la ruta que habrn de seguir, o por intermedio de las requisiciones de produccin o a travs de una lista de materiales en la cual se hace el pedido con todas las especificaciones del caso. Lo importante es mantener el control del uso, sea cual fuere la modalidad empleada, porque con ello se reducirn los costos y se evitarn mayores desperdicios.

REQUISICION DE MATERIALES A la requisicin de materiales se le conoce tambin con el nombre de solicitud de materiales y consiste en una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo especfico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista y las otras dos son enviadas a los departamentos de contabilidad y de produccin; Se establece as un control ms efectivo de los materiales que se suministran a produccin. Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamao y la naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su cdigo, con datos sobre el nmero, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarn los materiales, la cantidad, la descripcin y el costo unitario, as como las firmas autorizadas del jefe de produccin o cualquier otro alto funcionario. Compaa XYZ Requisicin de materiales Requisicin No. 2 Trabajo No. 8 Fecha de entrega: enero 10 Cantidad Descripcin
4 kilos de aluminio

Costo unitario

Costo total
$4800

Barras de 1 m de largo por 0.20 de ancho y $1200 kilo 0.15 cm de grueso.

Autorizado por ________________ Despacho por: ____________________ Jefe produccin Jefe Almacn

El uso de las requisiciones de materiales se aplicar en este modulo exclusivamente cuando se requieran materiales directos de produccin, en el caso de que se necesitaran materiales indirectos o suministros, se acostumbra solicitar los a travs de una requisicin de materiales indirectos, cuya forma es muy similar a la de la ilustracin anterior.

CONTABILIZACION DEL USO DE LOS MATERIALES Al igual que en la compra, en el uso de los materiales en produccin se presentan dos situaciones diferentes en relacin con su contabilizacin: a. En el almacn una vez se ha estudiado la requisicin de materiales y estos se han despachado oportunamente, se procede a registrar la salida correspondiente en la Hoja de existencia del kardex. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y produccin, se guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada quince das, segn las polticas que tenga la compaa. b. En el departamento de contabilidad se separan y se suman requisiciones de materiales directos e indirectos y se hace el siguiente asiento: Inventario TEP mat. Dir. Control G. g de fca.mat indir Inventario materiales xxxx xxxx xxxx

La cuenta Inventario TEP (materiales directos), que se seguir utilizando siempre que se trate de contabilizar el uso de los materiales directos en la produccin, se conoce igualmente con los nombres de Materiales en proceso, o Inventario trabajo en proceso por materiales directos. TERMINOLOGIA DEL USO DE LOS MATERIALES Cuando se usan los materiales en la produccin, ya sean directos o indirectos, se debe tener en cuenta la siguiente terminologa que se emplea indistintamente. El uso del material directo ser registrado contablemente como Inventario trabajo en proceso (materiales directos), cargado a la produccin a manera de una cuenta auxiliar. Como simplificacin se emplear en este lmodulo la cuenta: Inventario TEP (materiales directos ). El uso del material indirecto se registrar contablemente con un dbito a control de gastos generales de fbrica (material indirecto).

MATERIALES DEVUELTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION AL ALMACEN. Aunque no es frecuente, en algn caos se presenta la devolucin de materiales que haban sido solicitados por produccin, ya sea porque se haban pedido en cantidades exageradas o porque por error no estaban de acuerdo con las especificaciones solicitadas, o posiblemente porque estaban defectuosos y en el almacn no se haban dado cuenta de ello. Cuando esta situacin se presenta, el registro de la devolucin de materiales de produccin al almacn se hace de la siguiente manera: 1. En el almacn: se exige, al igual que se hizo para le entrega, una requisicin de materiales devueltos por triplicado; una copia permanecer en los archivos del almacn, otro ir al departamento de produccin y una tercera al de contabilidad general. En almacenista debe reajustar las tarjetas de existencia del kardex, bien sea registrando una entrada de materiales o colocando las devoluciones en la seccin de Salidas, pero en rojo, arreglando el saldo respectivo. En el departamento de contabilidad contable Inventario de materiales Inventario TEP (materiales directos) se requiere el siguiente asiento xxxx xxxx

El anterior sera el asiento para la devolucin cuando se tratara de materiales directos, caso en el cual se debe hacer igualmente el reajuste debido en la Hoja de costos por trabajo, bien sea en una casilla especial o registrada en rojo la cifra correspondiente en la seccin de los Materiales directos usados, para hacer la deduccin respectiva. Si los materiales devueltos son indirectos, se debe hacer el siguiente asiento: Inventario materiales Control G. g de Fca (mat. Ind.) xxxx xxxx

en este caso, a la Hoja de costos por trabajo iran nicamente las cantidades netas de materiales directos usados.

Sin embargo, si se requiere registrar cualquier devolucin esta se hara, en rojo, en la seccin de materiales directos. USO DE RESPUESTOS El almacn y el departamento de contabilidad son las nicas dependencias a las cuales les corresponde hacer los registros del caso en relacin con el uso de los repuestos. El almacn deber anotar, mediante alguna forma especial, la entrega de los repuestos requeridos por cualquiera de los departamentos de produccin y de servicios, haciendo las deducciones del caso en la Hojas de existencia del kardex de repuestos. El departamento de contabilidad general har el siguiente asiento, teniendo en cuenta que los repuestos se consideran como gastos generales: Control G.g de Fca (repuestos) Inventario repuestos xxx xxx

Si se presentar el caso de una devolucin de repuestos, el asiento sera al contrario del que se hizo para su uso, ose a. Inventario repuestos Control G. g de Fca (repuestos) xxx xxx

EL PAGO DE MATERIALES Y LA RETENCION EN LA FUENTE La retencin en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause en Colombia la retencin en la fuente se realiza a titulo de renta, venta, y de timbre. A titulo de renta el agente retenedor aplicara al valor de la base de retencin sealada en la ley el porcentaje previamente establecido de acuerdo con la naturaleza del ingreso y lo restara del valor total del pago o abono en cuenta; la tarifa general de retencion en la fuente actualmente en Colombia es del 3.5% sobre pagos o abonos en cuenta que excedan 27 UVT vigentes. A titulo de impuesto sobre la venta le retencin se debe efectuar al momento del pago o abono en cuenta lo ocurra primero, sobre el impuesto generado en la compra de bienes o la prestacin de servicios gravados y ser equivalente al 50% del valor del impuesto.

Contablemente la retencin en la fuente ya sea a titulote renta,o de IVA,para el retenedor o quien efectu el pago genera un asiento crdito a la cuenta retencin en la fuente por pagar; y para el retenido o a quien se le efecta el pago el valor retenido constituye anticipo de impuesto ya sea a titulo de renta o de IVA afectando la cuenta anticipo de impuestos. En caso de devoluciones por compra o ventas, antes o despus de efectuado el pago tambin genera asientos en las contabilidades tanto del comprador como del vendedor donde se refleje el efecto de dicha devolucin en las cuentas correspondientes: retencin en la fuente por pagar, anticipos de impuestos, y auto retenciones por pagar segn sea el caso En el rgimen de retencin en la fuente colombiano existe la figura de los autos retenedores, a quienes por mandato expreso de la autoridad tributaria por medio de acto administrativo, no se les puede practicar retencin en la fuente alguna al momento de pgarles, ya que estos por su condicin cumplen con esta obligacin al momento de la venta de bienes o servicios afectando las cuentas de anticipo de impuesto ya sea titulo de renta o de IVA, debitndolas y acreditando como contra partida la cuenta auto retenciones por pagar a titulo de renta o de IVA. REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES Cuando una empresa manufacturera emplea el sistema perpetuo, puede registrar el inventario de materiales de dos formas: 1. Inventario fsico. Consiste en un conteo de las existencias de materiales que posee la compaa y que debe hacerse por lo menos una vez al ao para comprobar la verdad de los registros que se han hecho en relacin con la compra y el uso en un perodo determinado. El inventario fsico es una forma de control, ya que en muchos casos revela prdidas debidas a inadecuados procedimientos para conservar los materiales, o robos continuos por parte de personas inescrupulosas. 2. Inventario en los libros: es el registro que lleva el departamento de contabilidad, y de acuerdo con los datos suministrados por el almacn y que aparece en la Hoja de existencia del kardex. Como es suponer, la cifras del inventario de los libros deben concordar con las de las tarjetas de existencia

puesto que de all se tomaron. Sin embargo, en el traslado de estas cifras se suelen presentar errores de anotacin que deben ser corregidos como se ver ms adelante. DIFERENCIAS ENTRE EL INVENTARIIO FISICO Y EL DE LOS LIBROS Cuando se presentan diferencias entre el inventario fsico y el de los libros, se procede de la siguiente manera: inicialmente se comparan las existencias fsicas del material con las que figuran en las tarjetas de existencia del kardex; cualquier diferencia se corrige dando una entrada o una salida, segn sea el caso, a las unidades que faltan o sobran, valoradas de acuerdo con el sistema de valuacin de inventarios que se est utilizando. Una vez corregida la tarjeta existencias, se compara esta con el inventario de los libros, y cualquier diferencia se ajusta mediante un asiento que vara en la siguiente forma: si el inventario fsico es mayor que el de los libros, debe por lo tanto aumentarse la cuenta de Inventario materiales con el siguiente registro: Inventario materiales Sobrante o faltante de inventarios xxx xxx

Cuando se presenta el caso contrario, o sea que el inventario fsico es menor que el de los libros, se debe disminuir la cuenta de Inventario materiales mediante el siguiente asiento: Sobrante o faltante de inventarios Inventario materiales xxx xxx

GASTOS DE MANEJO DE MATERIALES La recepcin, el manejo, el almacenaje y el mantenimiento de los materiales dan origen a una serie de gastos dentro de las empresas cuya contabilidad se puede hacer de diferentes maneras. La forma ms adecuada de proceder debera ser la de cargar estos gastos a los materiales, al igual que se hace con los fletes, pero se presenta la dificultad de su reparticin a las diferentes clases de materiales. Las empresas que adoptan esta poltica, acostumbran fijar una cuota predeterminada de gastos por materiales y luego las cargan a la produccin con base en el costo o el peso de los diferentes materiales, segn las particularidades de cada uno.

Para obviar el problema que representa el clculo de la cuota predeterminada por tales gastos en los materiales, la gran mayora de las compaas contabilizan los gastos de manejos como Control de gastos generales de fbrica facilitando de esta manera los procedimientos contables, e incluyndolos dentro del tercer elemento de costo. VALUACION DE INVENTARIOS DE MATERIALES Cuando se habla de inventarios, se debe recordar que en una empresa manufacturera se presentan los siguientes tipos de inventario: 1. inventario de productos terminados: o sea aquellos productos que ya han sido terminados, almacenados y han quedado listos para la venta 2. inventario de productos en proceso: aquellos productos que no han sido terminados a los cuales les falta parte de todos o alguno de los elementos de costos, o tambin, aquellos productos terminados pero que no han sido llevados al almacn.
3.

Inventario de materiales. O sea materia prima que se usa en produccin, considerndose como tal, tanto los materiales directos como los indirectos. Tambin se considera como inventario a algunos materiales que ya llevan trabajo realizado y que van a servir para la elaboracin de otros productos y de esta manera lo que en una empresa es un producto acabado, para otra parte ser nicamente un material. Inventario de suministros o de fbrica. Representado por una clase especial de materiales, tales como lubricantes, grasas, aceites, etc., que aunque no llegan a ser parte del producto terminado ayudan en la fabricacin del mismo.

4.

Todos los inventarios que sean propiedad de una empresa, posalos o no fsicamente van en una de las clasificaciones antes enumeradas. Se debe tener presente, por lo tanto, que una mercanca en consignacin no puede catalogarse como un inventario de la compaa que la tiene en ese momento porque, si as se hace, se est dando una estimacin falsa de los activos de dicha empresa en un momento dado.

METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS El conocer el costo de los materiales (o de los productos terminados o de los productos (semiterminados) que han quedado en existencia en un perodo dado, cuando gran nmero de ellos tienen precios unitarios diferentes, ha constituido siempre uno de los principales problemas para las empresas, por cuanto dicho costo tiene repercusiones inmediatas y futuras que deben ser debidamente analizadas. Para obviar este problema han surgido diferentes mtodos cuya utilizacin depende de la naturaleza de la empresa, as como del ambiente econmico en que se desenvuelven. Los mtodos mas conocidos y utilizados en Colombia son los siguientes: 1. Primeas en entrar, primeras en salir (PESP) 2. Ultimas en entras, primeras en salir 3. promedio ponderado COMPARACION DE LOS METODOS Una comparacin de los principales mtodos de evaluacin de inventarios, en relacin con sus ventajas y desventajas, es la siguiente: El mtodo PESP muestra una ventaja, un inventario valorado con los costos ms recientes, o sea que en una economa de tendencia alcista el Balance general estara actualizado con los precios ms reales en cuanto a sus inventarios. Son desventajas de este mtodo, los bajos costos de produccin al tomarse los precios ms bajos de los materiales y mostrar unas ganancias muy altas que inciden notoriamente en los impuestos sobre la renta y complementarios. El mtodo UEPS tiene como ventajas las siguientes: muestra los costos de produccin (por materiales) a los precios ms actualizados y permite por lo tanto fijar polticas de precios de venta ms de acuerdo con la realidad y arroja unas ganancias menores, por lo que los impuestos sobre la renta sern menores. Su nica desventaja sera la de mostrar los inventarios, en el Balance general, desactualizados en cuanto a los precios que rigen en el mercado.

El mtodo del promedio ponderado tiene como ventaja principal la sencillez de su aplicacin, especialmente en aquellas empresas que producen gran diversidad de artculos. Como desventajas se pueden anotar las siguientes: los inventarios del Estado de situacin no est actualizados, la ganancia industrial aparece aumentada y los costos de produccin no son los ms actuales, pero lo que no facilita la fijacin de precios de venta. PROBLEMAS 1. La Compaa QUIMICOS UNIDOS S. A, que utiliza el sistema de inventario permanente para el costeo de sus mercancas, empez el mes de diciembre con un saldo inicial de 200unidades de su producto K, los cuales tienen un costo total de $ 6.000. Durante el mes de diciembre, la empresa vendi las siguientes cantidades de K. Diciembre 5 Diciembre 12 Diciembre 20 Diciembre 29 700 900 500 600 unidades a $ 34 c/u a 36 a 38 a 40

Durante el mismo mes de diciembre, vendi las siguientes cantidades de K Diciembre 4 Diciembre 10 Diciembre 15 Diciembre 27 Diciembre 30 180 700 880 510 600 unidades

Durante el mes la empresa realizo dichas ventas con un margen de utilidad bruta del 70% sobre el costo de cada venta Con la informacin anterior, calcule. a) El costo de cada venta b) El precio de cada venta c) El costo del inventario a diciembre 30 utilizando los metodos de valoracin PROMEDIO PONDERADO, PEPS, Y UEPS. d) Determine la utilidad bruta en ventas, teniendo en cuenta el costo de venta calculado por los 3 de valoracin de inventarios estudiados; comprelos y saque las conclusiones del caso.

2. La Empresa manufacturera EL PRINCIPE S.A; Pertenece al rgimen comn del impuesto a las ventas, utiliza el sistema de inventario permanente para valorar sus mercancas, mtodo PROMEDIO PONDERADO, utiliza el material directo H para fabricar el producto terminado Z; y para determinar el precio de venta de z, incrementa el costo de cada venta en un 150%. Durante el mes de julio, inicio la produccin de la orden No 1, consistente en 800 unidades de Z. A Junio 30, la empresa presentaba los siguientes saldos en sus cuentas del libro mayor: CAJA $ 12.000; BANCOS $ 55.000; DEUDORES $ 11.000; INVENTARIO DE MATERIALES COMPUESTO POR 500 UNIDADES DE MATERIALES DIRECTOS, CON UN COSTO TOTAL DE $ 25.000; Y $ 9.000 DE MATERIALES INDIRECTOS; INVENTARIO DE REPUESTOS $ 10.000; INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS Z 500 UNIDADES CON UN COSTO TOTAL DE $ 250.000; INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FABRICA, $ 10.000; INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO, $ 14.000; CUENTAS POR PAGAR $ 6.000; VEHICULOS DE FABRICA, $ 16.000; edificios de fabrica, 4 34.000; MAQUINARIA Y EQUIPOS DE FABEICA $ 20.000; ACCIONES? Durante el mes de julio realiz las siguientes transacciones: JULIO 1 De acuerdo a la requisicin No 1 almacn envi a produccin 300 unidades de H, Y $ 3.000en materiales indirectos; tambin envi $ 3.000 en suministros de fabrica, y $ 7.000 en repuestos. JULIO 6 Compr a crdito, 200 unidades de H, a $ 60 c/u con trminos: lista menos 5%; 2%, 3/10; n/30; IVA 16%; rete IVA 50%; rete fuente 3.5%. JULIO 12 De acuerdo a la requisicin No 2, almacn envi a produccin 350 unidades de H, y $ 2.000 en materiales indirectos; en la misma fecha se devolvi al proveedor, 10 unidades de H. JULIO 15 La empresa vendi a crdito 450 unidades de Z con trminos: lista menos 5%; 3%; 2%; 3/10; n/30; IVA 16%; rete IVA 50%; rete fuente 3.5%. en la fecha, produccin devolvi al almacn, 5 unidades de H , y $ 500 en materiales indirectos. Tambin pag $ 600 por fletes en compras.

JULIO 22 Le devolvieron 8 unidades de la venta de julio 15. JULIO 25 Le pagaron el valor de la venta de julio 15; y pag el valor de la compra de julio 6; los valores recibidos fueron consignados en bancos, y los pagos fueron hechos con cheques. JULIO 28 caus nomina de fabrica por $ 22.000; la cual contiene $ 3.000 de mano de obra indirecta, $ 5.000 de sueldos de oficinistas de fabrica, $ 6.000 de sueldos de supervisores de fabrica, $ 1.000 de sueldo del conductor de fabrica. Por otra parte, la empresa tambin caus la nomina del personal administrativo por $ 4.000; y del personal de ventas por $ 3.000. A julio 30 quedaron en proceso, productos con un costo de $ 2.000, correspondientes a gastos generales de fabricacin. El vehiculo se deprecia en 5 aos, el edificio en 30 aos y la maquinaria y equipo en 10 aos por el sistema de lnea recta. Con la informacin anterior, prepare los estados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas, y balance general de el PRINCIPE S.A a julio 30, despus de registrar las transacciones en los libros diario y mayor. 3. Se requieren tres semanas de trabajo para producir 2.000 unidades de un determinado artculo de gran demanda en el mercado. Los costos que demanda la elaboracin de este artculo son los siguientes Primera semana Materiales directos: Mano de obra directa Gastos generales de fbrica Materiales directos: Mano de obra directa Gastos generales de fbrica Materiales directos: Mano de obra directa Gastos generales de fbrica $40/unidad 60/unidad 10/unidad $ 100.000 150.000 30.000 $ 60/unidad 80/unidad 150/unidad

Segunda semana

Tercera semana

Prepare con los datos anteriores una hoja de costos por trabajo.

MANO DE OBRA NATURALEZA DE LA MANO DE OBRA La mano de obra representa el esfuerzo fsico-intelectual que realiza el hombre con el objeto de transformar los materiales en partes especificas o artculos acabados, utilizando su destreza, experiencia y conocimiento; facilita su labor con el uso de maquinas y herramientas dispuestas para el efecto. El pago de los trabajadores y dems persona que laboran en una empresa constituyen la mano de obra, cuya incidencia sobre la produccin, ya sea directa o indirecta, es notoria desde todo punto de vista. Gracias a la mano de obra, en su accin sobre equipos y mquina, los materiales se convierten en partes especficas o en productos terminados. A diferencia de los materiales, la mano de obra no queda representada finalmente en el producto, y de ah que su naturaleza sea por lo tanto muy diferente; es en realidad, un servicio integrado por numerosos factores, la mayora de ellos humanos, que deben ser analizados en todos sus aspectos si se quiere obtener resultados ptimos. El pago de la mano de obra ha constituido desde hace siglos, uno de los problemas ms delicados, y bien sea que se efecte a travs de un departamento de personal, o de una seccin de nmina o de pagos, segn la envergadura de la empresa, el hecho cierto es que existen innumerables formas de remunerar a los trabajadores y dems personas que laboran en toda clase de organizaciones. MANO DE OBRA DIRECTA E INDIRECTA Se especifica como mano de obra directa a la remuneracin que se da a los trabajadores que intervienen directamente en la elaboracin del producto, es decir, el pago que se da a los obreros que trabajan en los diferentes departamentos de produccin. Debe quedar bien claro que se hace referencia a la mano de obra directa en la fbrica o planta, porque en el estudio de los costos de mercadeo (de distribucin y de ventas) tambin habr discriminacin entre la mano de obra directa e indirecta, aunque de una naturaleza diferente de la surge en manufactura.

El costo de los salarios de los obreros de produccin y sus correspondientes prestaciones sociales, constituye el segundo elemento de costo. Con respecto a la mano de obra indirecta, en la fbrica puede decirse que es el salario que se paga a trabajadores y empleados que ayudan de alguna manera a la elaboracin del producto, aunque no es forma directa. Sobre el particular existen muchos puntos de vista en cuanto a la determinacin de los salarios que son mano de obra indirecta y el criterio de la gerencia, o de los altos ejecutivos de una empresa, prima en estos casos. En el caso presente se consideran como mano de obra indirecta, los salarios de los trabajadores de mantenimiento y reparacin, almacenistas, barrenderos, celadores, etc., as como las prestaciones sociales de los mismos. Igualmente se considera como costos indirectos, los salarios que se paguen a los obreros de produccin que se encuentren laborando en un momento dado en trabajos que nada tienen que ver con la produccin. Por ejemplo, si por alguna circunstancia uno de estos obreros es utilizado durante una o dos horas a barrer los pisos de la planta o a realizar una labor de mantenimiento de las maquinas, los salarios que le correspondan por tal concepto (los mismos que recibira si estuviera laborando sobre un producto) se considerarn como un costo indirecto y se contabilizaran (como se ver ms adelante) junto con los dems costos indirectos como un gasto general de manufactura. OTROS TIPOS DE MANO DE OBRA Existen dentro de una empresa muchos otros tipos de mano de obra que se clasifican para efectos de su contabilizacin, junto con la indirecta y sus correspondientes prestaciones sociales, como gastos generales de manufactura. Los principales son los siguientes: Salarios de supervisin de fbrica. Representados por la remuneracin que se paga a los trabajadores que desempean labores de supervisin dentro de una empresa, cuya capacitacin laboral debe ser superior a la de los obreros de produccin. Estos salarios se registrarn contablemente con un dbito a la cuenta control de gastos generales de fbrica (supervisin). Salarios de oficinas de fbricas. O sea la remuneracin que se da a los empleados que laboran en oficinas que se encuentran situadas dentro de la misma planta y que cumplen diferentes funciones, todas ellas encaminadas a mantener la buena marcha de la produccin, y que a la vez son centros de

recoleccin de informes y datos para la gerencia. En los registros contables se cargarn o debitarn a la cuenta Control de gastos generales de fbrica (salarios oficinas de fbrica). Salario por tiempo ocioso. O sea, los salarios que deben pagarse a los trabajadores, ya sean de produccin o no, cuando por alguna circunstancia permanecen inactivos por un perodo de tiempo. Es el caso por ejemplo, de un obrero de produccin que estar inactivo durante una o dos horas a causa de un dao en la maquina con la cual labora. Los salarios que se pagan por este concepto no se consideran como directos a la produccin y se clasifican en trminos contables, con un dbito a la cuenta Control de gastos generales de fbrica (tiempo ocioso). Salarios por horas extras. O sea los salarios de os trabajadores, ya sea de produccin o no, que se pagan por concepto de un exceso de las horas laborales normales (jornada de ocho horas diarias, durante cinco das de la semana) de acuerdo con las leyes laborales vigentes. El pago de las horas extras diurnas tiene un recargo de un 25% sobre el salario bsico y las horas extras nocturnas tienen un recargo de un 75%. Adems, los das domingos y festivos, cuando son laborados, se pagan triple. Cuando se trata del pago de las horas extras de obreros diferentes de los de produccin directa, no existe problema alguno ya que se carga a la cuenta control de gastos generales de fbrica (horas extras). Sin embargo cuando corresponden a obreros de produccin indirecta, han surgido diversas interpretaciones, pues mientras algunas empresas los catalogan como mano de obra directa, otros los registran como indirecta. En este estudio se adoptar la segunda posibilidad por considerar que las horas extras estn por fuera de las normales de produccin y adems por simplificacin del trabajo, pues de lo contrario surgiran complicaciones en los registros en las Hojas de costos de trabajo. De todas maneras, el que se siga uno u otro depende de la poltica de la empresa para estos casos. Sin embargo, se consideran las horas extras de los obreros de produccin como gastos indirectos pueden presentar circunstancias especiales, como por ejemplo un convenio colectivo entre patrones y trabajadores, en que deben cargarse a la produccin como mano obra directa. Salarios de personal administrativo. Representado por los salarios de los altos ejecutivos, que en la generalidad de los casos se clasifican contablemente como gastos de perodo y no como de la produccin. De

manera que la prctica contable ms indicada es cargarlo como salarios administrativos incluidos en los gastos perodo. Salarios de personal de ventas. O sea las remuneraciones de ventas y los empleados de las oficinas de ventas. Los pagos por este concepto se registran como gastos del perodo y no como costo de produccin. En el caso de que los salarios de administracin y de ventas fuesen catalogados como costos de la produccin, como lo practican en algunas empresas, iran registrados en la cuenta control de gastos generales de fbrica. CONTROL DE LA MANO DE OBRA A pesar de la naturaleza diferente de la mano de obra con respecto a los materiales, su control y los procesos de manufactura persigue los mismos objetivos: Producir en mayores cantidades y reducir los costos. Dos elementos importantes integran la mano de obra: el tiempo, es decir las horas trabajadas y el salario, o sea el precio que se paga por cada hora trabajada, y en cada uno de ellos se pueden tomar diversas medidas encaminadas a lograr de la mxima eficiencia en el trabajo, con los menores costos. Control de tiempo. Son muchos los aspectos que se deben considerar y numerosas las medidas que se pueden tomar para controlar las horas de trabajo en cualquier tipo de actividad, bien sean de produccin o de mercadeo. En el caso concreto de la produccin mucho antes de que sea elaborado el producto, se requiri indudablemente una serie de estudios y de tiempo y de movimiento para cada una de las operaciones, a fin de que en cada una de ellas se obtuviese la mxima eficiencia con los costos ms bajos posibles; precisamente en este paso preliminar, el control puede operar con magnficos resultados de acuerdo a las tcnicas y mtodos que apliquen los ingenieros industriales para medir cada una de las operaciones que conlleva la elaboracin de un artculo.

Todo lo dicho anteriormente tiene relacin directa con las especificaciones de tiempo de cada operacin, por que mientras ms bien se hagan tales estudios, mejor ser el control que se establecer. Este objetivo se logra, con mucha mayor propiedad, en aquellas industrias que laboran a base de estandarizacin del trabajo y, por lo tanto, el control ms efectivo de este campo se lograr en las empresas que utilizan las empresas de sistemas estndar y que se ver ms adelante. De todas maneras, aun en costos por rdenes de fabricacin el control se puede establecer a travs de unos buenos estudios de tiempo y movimientos para cada uno de las operaciones del producto. Una forma bastante utilizada en las empresas industriales para controlar el tiempo de trabajo de los obreros y empleados, es la tarjeta de reloj por medio de la cuenta se registra la hora de entrada y salida, y con base en la cual es posible llevar un computo de las horas semanal de las horas laborables. En la siguiente ilustracin se puede generalizar una forma bastante generalizada de una tarjeta de reloj, que puede varias mucho de una empresa a otra. Cada obrero o empleado, al entrar o salir de la fabrica, colocan la tarjeta del reloj en reloj de control que existe para estos casos este registra automticamente el da y la hora exacta, computado al final de la semana las horas regulares trabajadas, as como las extras. Tarjeta de reloj Compaa XYZ Tarjeta de reloj semanal Empleado ________________ Depto donde trabaja __________ Reloj de control No. _________ Fecha: __________________
Das Entrada Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado TOTAL Tiempo regular salida Entrada Salida Fuera de tiempo Entrada Salida Horas Regular Extras

Con este control se busca que los trabajadores cumplan con los requerimientos propios de la organizacin en cuanto a la jornada de trabajo. En cuanto al tiempo en s que gasta cada obrero en una operacin, existe otra forma de control llamada Tiquete o tarjeta de tiempo, en la cual se registra el nombre del trabajador, la hora de iniciacin y terminacin del trabajo en cada operacin, la fecha y el nmero del trabajo, las unidades terminadas, la forma de aprobacin del supervisor o jefe de seccin, etc. Tambin aqu se presentan muchas diferencias en la configuracin de esta tarjeta, de acuerdo con la ndole de la empresa, pero una forma comn es la que se presenta en la siguiente ilustracin. Se puede observar en la ilustracin que el tiquete de tiempo lleva no solo el nmero del trabajo que se esta realizando, sino tambin la naturaleza del mismo, es decir, si se trata de algo que tiene que ver directamente con la produccin como mano de obra directa o si es indirecta. La suma de los tiquetes de tiempo de cada trabajador, en una semana o en quince das, de acuerdo con la forma de pago de la empresa, dir al final de ese perodo cuanto dinero se deber pagar por la labor realizada. Esta forma de control es muy efectiva porque hace posible conocer con exactitud el tiempo gastado por el obrero en los diferentes trabajos, en un perodo determinado, y evita prdidas de tiempo que al no ser remuneradas van en perjuicio tanto de la produccin como el mismo trabajador. Control del salario. Puede decirse que el control ms adecuado que una empresa puede establecer en relacin con los salarios, es decir, con el precio de cada hora trabajada, est ajustado al sistema de administracin de salarios que este aplicando. En la prctica, los sistemas de incentivos basados en la estandarizacin del trabajo, son los que ms facilidades ofrecen. Existe una forma de control para el pago de los salarios, basados en los tiquetes de tiempo, de uso muy generalizado en las grandes industrias, que recibe el nombre de recapitulacin diaria del trabajo, o resumen diario de trabajo o plantillas del control diario del tiempo. Cada ocho o diez das, segn la poltica de la empresa, la seccin o departamento de nmina hace registros ms completos en los cuales resume la labor de los trabajadores y el pago que les ha correspondido por diversos conceptos.

Tarjeta de tiempo de trabajo Compaa XYZ Tarjeta de tiempo Empleado __________________ Naturaleza del trabajo _____ Fecha de iniciacin del trabajo _______________________ Unidades terminadas ______________ Trabajo No. ________ Hora de iniciacin Hora de terminacin Horas trabajadas Pago por hora $ Pago total $

OTRAS FORMAS DE CONTROL DE LA MANO DE OBRA Existen finalmente otras formas de control de la mano de obra que tienen que ver tanto con el tiempo como con el precio que se paga por cada hora trabajada. Se trata en realidad de sutilezas del trabajo que en la prctica han dado magnficos resultados y que no han contribuido a aumentar la produccin y reducir los costos, sino que han beneficiado notablemente al trabajador. Tales formas son las siguientes: 1. Seleccin y entrenamiento del personal en las labores que realiza diariamente, y mantenimiento de una labor de capacitacin ms amplia en otros campos en busca de la superacin del individuo. Esto indudablemente har que rinda ms y se adapte mejora las nuevas tcnicas de trabajo que buscan la reduccin de los costos. 2. Mantenimiento de las condiciones ambientales de trabajo ms propicias, de acuerdo con los procedimientos ms modernos que se conozcan sobre el particular. Por ejemplo, la luz en el lugar de trabajo debe ser no solo suficiente sino abundante y las medidas de seguridad deben ser ampliamente conocidas por todo el personal. Los colores adecuados en mquinas y equipos, as como una buena msica, contribuyen a elevar el rendimiento de los trabajadores.

3. Conservacin de equipos y de mquinas en las condiciones ms perfectas posibles, para evitar paradas inesperadas que tanto perjuicio pueden ocasionar a la produccin. 4. Mantenimiento de las ms cordiales relaciones obrero-patronales, para evitar conflictos, y sostenimiento de un buen ambiente de relaciones humanas mediante el incremento de los deportes y toda clase de actividades sociales entre los trabajadores. CONTABILIZACION DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA Por lo general, la mayora de las empresas contabiliza primero el pago de la mano de obra, y posteriormente hace el anlisis de la nmina para mostrar contablemente la utilizacin de este segundo elemento de costo en la produccin. La contabilizacin del pago de los trabajadores y empleados da origen a los siguientes registros contables. Nmina de fbrica xxxx Caja Seguro social por pagar Cuentas por cobrar (prstamos) Cuentas por pagar (cooperativas) Cuota sindicato por pagar Retencin en la fuente (impuesto)

xxx xxx xxx xxx xxx xxx

Las deducciones de nmina o sea todas aquellas cuentas diferentes de caja que aparecen como crdito en el asiento anterior, tienen por objeto registrar ciertas deudas que contraen los trabajadores, ya sea en forma voluntaria o por obligatoriedad de la leyes, que son deducciones directamente de la nmina. En relacin con el asiento anterior se debe hacer la siguiente aclaracin: la terminologa sobre el pago de los salarios, en cuanto a su registro contable, puede ser diferente de la que aqu se ha dado, por ejemplo, la cuenta dbito podra nombrarse simplemente como Nomina o como control de mano de obra. Pero de todas maneras su significado es el mismo y aqu se seguir utilizando el nombre de nmina de fbrica para todo lo que tenga que ver

con el pago de la mano de obra que se relacione con la produccin y el nombre general de Nmina para el pago en toda la empresa.

CONTABILIZACION DEL CONSUMO DE LA MANO DE OBRA A la seccin o departamento de nmina que lleva todos los registros completos del tiempo trabajando por cada obrero y el salario por hora, no importa el sistema de pago que se aplique, corresponde tambin hacer un anlisis de la nmina en el cual se especfica claramente cuanto dinero se pag a los trabajadores de produccin, cuanto a los de supervisin, a los de oficinas de fbrica a los obreros de mantenimiento a los celadores, etc., en cada una de las operaciones que sean necesarias dentro de la elaboracin de un artculo. En el departamento de contabilidad general luego de un detenido estudio del anlisis de la nmina, el consumo de la mano de obra se registra de la siguiente manera: Inventario TEP (M. de O direct) Control G.g de fca (M.o.indir.) Control G.g de fca (supervisin) Control G.g de fca (of. De fca) Control G.f de fca (Tiempo ocioso) Control G.g de fca (Horas extras) Nmina de fbrica xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

La cuenta Inventario TEP (M. de obra directa), dbito del asiento anterior, que se seguir utilizando siempre que se trate de registrar el consumo de la mano de obra directa, o trabajo en proceso por mano de obra directa, o simplemente trabajo en proceso o productos en proceso. Puede surgir alguna complicacin cuando por un error, ya sea de parte de quienes elaboran las tarjetas de nmina o de los encargados de hacer la distribucin de la misma para su anlisis, el total de la nmina distribuida, o sea la suma de las cuentas de Inventario TEP (M. de O) y de control de G.g de fbrica por concepto de mano de obra indirecta, tiempo ocioso, horas extras, etc., no coincide con la suma original de la Nmina de fbrica. Cuando esto ocurre, el error ya sea favorable o desfavorable, se compensa

en un asiento con un crdito o un dbito a la cuenta Control G.g de fbrica (diferencia en distribucin de nmina). Se puede ver esto con un ejemplo: En la fecha de pago de sus trabajadores una compaa cualquiera hace el siguiente asiento: Nmina de fbrica 6.000.000 Seguro social por pagar Cuentas por cobrar (prstamos) Cuentas por pagar (cooperativas) Retencin en la fuente (impuesto) Caja 600.000 400.000 200.000 150.000 4.650.000

Una vez hecho el pago, la compaa procede al anlisis de la nmina, de acuerdo con las normas de costos que se han seguido. Por diversas circunstancias, bien sea por error en la copia de los nmeros o por prdida de papeles o por cualquier clase de negligencia de algn empleado, la nmina de la fbrica segn dicho anlisis arroja una cifra de $ 5.950.000. cuando esto sucede, la empresa hace el siguiente asiento para subsanar el error: Control G.g de fbrica (diferencia en Distribucin de la nmina) Nmina de fbrica 50.000 50.000

Si en lugar de una cifra desfavorable, el anlisis hubiese mostrado ms dinero, el asiento sera al contrario del anterior. COSTOS SOCIALES Son ciertos costos que cubren las necesidades insatisfechas del ser humano y que deben absorber las empresas para ayudar a resolver las necesidades mnimas en materia de educacin, salud, seguridad, empleo, bienestar social, servicios culturales y recreacin de la comunidad, que deben ser ofrecidos por los estados como una retribucin de los impuestos que cobra a los ciudadanos, pero que en el caso de los pases en vas de desarrollo se ofrecen en una forma muy diferente, ya sea por falta de recursos, por una deficiente planeacin, o por muchos otros factores. En los pases latinos, en donde los salarios no son suficientes para cubrir las necesidades mnimas de subsistencia de los trabajadores, las empresas

(oficiales y particulares) estn obligadas por la ley a ofrecer un sinnmero de prestaciones sociales que tienden a subsanar en parte las grandes necesidades insatisfechas en materia de educacin, salud, asistencia social, actividades culturales y recreacin, recopiladas en lo que se conoce como el Cdigo Sustantivo del Trabajo. Pero existen asimismo otras prestaciones sociales extralegales, ofrecidas espontneamente por las empresas o pactadas en los acuerdos laborales entre patrones y trabajadores, una gran parte de las cuales constituyen verdaderos costos sociales. Con respecto a las empresas manufactureras, todas aquellas prestaciones que tienen que ver directamente con los trabajadores (directos e indirectos) de produccin se denominan costos sociales, con influencia directa sobre el costo de produccin. Esas mismas prestaciones sociales originadas para los trabajadores y empleados de las reas de administracin y de ventas, reciben el nombre de gastos sociales. En los llamados pases industriales, en donde las necesidades mnimas de subsistemas de los seres humanos han sido superadas en gran parte, los costos sociales tienen tambin vigencia en aspectos muy diferentes, como resultado en algunas obras hechas precisamente para resolver los problemas sociales, como sera el caso de la construccin de una gran autopista que el pasar por determinados terrenos en donde existen granjas avcolas por ejemplo, causa muchos traumas debido al ruido del intenso trfico automotor. CONTABILIZACION DE LOS COSTOS SOCIALES Debido a la gran incidencia de los costos sociales sobre el costo de la mano de obra, es necesarios diferenciar los costos sociales que corresponden a los trabajadores directos de la produccin, que sern contabilizados como mano de obra directa, de los trabajadores indirectos de produccin, que sern contabilizados como costos de los gastos generales de produccin y de los dems trabajadores y empleados de administracin y de ventas, cuya contabilizacin se har como gastos del perodo. En el registro contable de los costos sociales, deben hacerse las siguientes consideraciones:

a.

En el departamento de contabilidad de costos: el valor correspondiente a los costos sociales de la mano de obra directa, se registra en una casilla especial dentro de la hoja de costos como un costo ms. En el departamento de contabilidad general: los costos sociales por mano de obra directa se registran mediante el siguiente asiento: xxx xxx

b.

Inventario TEP (M. de O. costos sociales) Costos sociales por pagar

Posteriormente, cuando los costos sociales se paguen, se hara el siguiente asiento: Costos sociales por pagar Caja o Bancos xxx xxx

Los costos sociales de los trabajadores indirectos de produccin, se registran contablemente as: Control G.g de fca. (Costos sociales) Costos sociales por pagar xxx xxx

Y cuando los costos sociales sean pagados, se proceder como en el caso anterior. Las prestaciones sociales de los trabajadores y empleados de administracin y ventas, se registran contablemente como un gasto del perodo, as: Gasto prestaciones sociales Prestaciones sociales por pagar xxx xxx

Las prestaciones sociales de los trabajadores y empleados de administracin y de ventas, se registran contablemente como gastos del perodo. Se recuerda finalmente, en relacin con la mano de obra, que los salarios de administracin y de ventas, dentro de la prctica contable ms

generalizada, se tratan como gastos del perodo y no son contabilizados como costos de produccin. Como existen sin embargo empresas que consideran tales salarios como costos de produccin, su contabilizacin se hara entonces con la cuenta control de gastos generales de fbrica. APORTES PATRONALES LEGALES SOBRE LA NOMINA: Las empresas estn obligadas por ley a pagar una serie de aportes mensuales sobre su nmina, en relacin con los aspectos de seguridad social y parafiscales con tasas o porcentajes que varan de acuerdo con la legislacin laboral vigente. Los principales aportes patronales sobre la nmina son los siguientes: Servicio Nacional de Aprendizaje con una tasa del 2% sobre el valor de la nmina; caja de Compensacin Familiar cuya tasa es de un 4% de la nmina, Instituto de Bienestar Familiar con una tasa de 3%; los aportes ala seguridad social en salud a cargo del patrono actualmente es de orden del 8.5%, el cual debe hacerse a travs de una E.P.S, el aporte para pensiones es del 15.5%, y para riesgos profesionales un .522% . La contabilizacin de los aportes de nmina tambin han sido motivo de polmica, pues mientras algunas empresas registran estos impuestos como gastos del perodo, la gran mayora los carga a la produccin a travs de la cuenta control de gastos generales de fabrica (Impuestos de nmina) y esta ser la forma como se aplicarn dichos impuestos en los ejemplos de este de este libro, por considerar que se trata de verdaderos costos indirectos de produccin que afectan la nmina de las empresas. PRESTACIONES SOCIALES LEGALES: En el caso de los pases latinos, las prestaciones sociales alcanzan hasta un 80% del valor de los salarios, y hay casos especiales en que llegan hasta el ciento por ciento. Por este motivo la contabilizacin de las prestaciones sociales requiere especial cuidado, debido a su incidencia notoria sobre la produccin. La norma general es la de que la prestaciones sociales debern incidir en el costo de la produccin de la siguiente manera: las de los trabajadores de produccin, en forma directa por intermedio de la cuenta Inventario TEP

(Mano de obra directa por prestaciones sociales), y las de los restantes trabajadores indirectos por medio de Control de G.g de fca. (prestaciones sociales). En cuanto a las prestaciones sociales de los empleados de ventas y administracin, deben considerarse como gastos del perodo que no afectan directamente el costo del producto. TALLER La siguiente es la composicin por cargos de la nomina de empleados de la compaa manufacturera EL VIRREY S. A, correspondiente al mes de marzo de 2008, sobre la cual usted deber liquidar, realizar los asientos contables correspondientes al pago y distribucin de la misma; calcular y contabilizar las provisiones para las prestaciones socales, y aportes patronales para la seguridad social, y parafiscales legales vigentes. NOMBRES JUAN BURITICA PEDRO ROVIRA JESSICA SANCHEZ BRENDA MOSQUERA PEDRO ROVIRA FRANCISCO GOMEZ HAMILTON MURILLO ALFONSO PRIETO CAMILO MENA OFELIA MARTINEZ OSCAR ROBLEDO SAMIR MORENO CARGOS SUELDOS

GERENTE GENERAL $ 5500.000 GERENTE DE VENTAS 4500.000 CONTADOR 3800.000 SECRETARIA DE GERENCIA 2000.000 GERENTE DE PRODUCCION 4800.000 SUPERVISOR FABRICA 3000.000 ALMACENISTA FABRICA 1800.000 OBRERO 800.000 OBRERO 800.000 SERV.G/RALES FABRICA 600.000 OPERARIO FABRICA 600.000 CELADOR FABRICA 600.000

Durante el mes de marzo, se realizaron los siguientes descuentos de nomina: A Juan buritic $ 250.000 por concepto de embargos judiciales; a Pedro Rovira, $ 120.000 por libranzas; a Jessica Snchez, $ 50.000 por cooperativas. Durante el mes de marzo, se registraron trabajos extras as: A Alfonso prieto, 15 horas extras nocturnas, y 4 horas extras diurnas; A camilo MENA, 3 dominicales, y 2 festivos; a Oscar reblado, 4 horas extras diurnas festivo, y 5 horas extras nocturnas festivo.

GASTOS GENERALES DE MANUFACTURA NATURALEZA DE LOS GASTOS GENERALES DE MANUFACTURA Se define como gastos generales de manufactura, tambin conocidos con los nombres de costos indirectos, gastos generales de produccin o de fabricacin, carga fabril, y ms apropiadamente como costos de los gastos generales de fabricacin, a todos aquellos costos que se presentan en una empresa, necesarios para la buena marcha de la produccin, pero que de ninguna manera se identifican con el producto que se est elaborando. De manera que todos aquellos costos que no son materiales directos y mano de obra directa, ni gastos de administracin y de ventas, son gastos generales de produccin y constituyen el tercer elemento de costo. A travs de todo el modulo se utilizar gastos generales de manufactura, en lugar de costos de los gastos generales de fabricacin, pero recordando muy bien que costos es todo gasto que tengan que ver con el volumen de produccin, y gasto ser todo desembolso que tenga relacin con el volumen de ventas. Debe quedar bien claro que siempre que se hable de gastos generales de produccin o gastos generales de manufactura, o gastos generales de fabricacin o costos indirectos de produccin, se esta hablando del tercer elemento de costos. Una de las divisiones ms generalizadas en cuanto a los gastos generales de manufactura es la siguiente: Materiales indirectos. Hacen parte de los materiales indirectos los combustibles, los lubricantes, las herramientas de poco valor y los suministros de fbrica como tornillos y pegamento. Mano de obra indirecta. Se catalogan dentro de este rengln los siguientes costos: salarios de empleados de oficinas de administracin de la fbrica, tomadores de tiempo, empleados de superintendencia, empleados de almacn y ayudantes, conductores, fogoneros, primas por horas extras, tiempo ocioso, salarios de capataces, etc.

Otros costos indirectos. Dentro de este rengln figuran los siguientes: depreciacin (de edificios y mquinas), impuestos, seguros, alquileres, servicios pblicos (agua, luz, telfono), repuestos de maquinaria, prestaciones sociales de los obreros de produccin indirecta, costos de fletes en compra de materiales, conservacin de edificios, de maquinaria, de muebles y enseres, de equipo y automotores, etc. GASTOS GENERALES FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES Los gastos generales de manufactura, as como cualquier gasto de administracin y de ventas de una empresa, se clasifican en tres importantes renglones fijos, variables y semivariables. Gastos generales fijos. Son aquellos que permanecen constantes por un perodo de relativamente corto, generalmente el ciclo contable de la empresa. Desde el punto de vista terico, puede decirse que no existen costos fijos puesto que tarde o temprano todo cambia; sin embargo, se catalogan como fijos los siguientes: Impuestos (diferencia del impuesto sobre la renta y complementarios) Alquiler Seguros Depreciacin (en lnea recta) Salarios de superintendencia Salarios fijos de supervisin.

Gastos generales variables. Son aquellos que varan en forma proporcional al volumen de produccin o de ventas, es decir, si stos aumentan en un 50%, los gastos aumentarn en la misma proporcin y si por el contrario, la actividad disminuye en un 20%, en el mismo porcentaje disminuirn los gastos. Los ms variables de todos los costos son sin duda alguna los materiales directos y la mano de obra directa. Otros gastos variables son los siguientes: Suministros Seguros de accidentes Reparaciones Seguros sociales Fuerza, calefacciones, energa

Gastos generales semivariables. Dentro de esta denominacin entran algunos gastos que no pueden catalogarse en forma definitiva como fijos o variables puesto que aun dentro de un ciclo contable encierran elementos fijos y variables. Puede definirse los gastos generales semivariables (podra hablarse de ellos tambin como gastos generales semifijos) como aquellos que aumentan o disminuyen con los cambios de produccin o de ventas, pero no en una forma proporcional al volumen de actividad, como era el caso de los gastos variables, ni permanecen fijos a cualquier nivel, como en el caso de los gastos fijos. Por ejemplo, la fuerza del vapor, los medios de comunicacin, los gastos por telfono, la mano de obra indirecta, la propaganda, etc., son gastos que pueden ser fijos durante un perodo especfico aunque aumente o disminuya la produccin. Una empresa puede tener su produccin en un momento de cero, y de todas maneras tendr gastos por concepto del servicio de telfonos; durante un tiempo, sin importar el progresivo aumento de la produccin, los gastos telefnicos sern los mismo, pero despus de que la produccin ha llegado a determinados lmites, los nuevos aumentos representarn mayores gastos ante las necesidades de ampliacin de las redes telefnicas y de nuevas conexiones indispensables para la mejor marcha de la organizacin.

CONTROL DE LOS GASTOS GENERALES DE MANUFACTURA La subdivisin de los gastos generales en fijos, variables y semivariables, ha dado margen a muchas especulaciones en torno a su contabilidad. Por ejemplo, la tendencia ms generalizada es la de que los gastos variables son ms controlables, y en cambio los fijos cada vez son ms incontrolables, debido en gran parte a nuevas caractersticas que se han presentado en las empresas modernas, tales como la automatizacin y el

auge de las convenciones colectivas de trabajo. De esta manera, muchos gastos que anteriormente se consideraban como variables, algunos salarios por ejemplo, tienden en el momento actual a volverse cada vez ms fijos y por lo tanto ms difciles de controlar. Tericamente se afirma que la mayora de los gastos generales son controlables por parte de la alta gerencia, pero se da el caso, por ejemplo, del alquiler de fbrica que solo puede ser controlado en el momento de tomar la decisin en cuanto a su aprobacin o suspensin. Debe quedar pues bien claro que la subdivisin de los gastos fijos y variables, con respecto a su contabilidad, es bastante difcil de apreciar puesto que esto depende en la mayora de las veces del criterio de la gerencia y de la ndole misma de las actividades de la organizacin. En cuanto a las formas de control que puedan aplicarse dentro de una empresa que est utilizando el sistema de costos por rdenes de fabricacin, con relacin a sus gastos generales de manufactura, es relativamente muy poco lo que puede hacerse al respecto di se est trabajando con costos histricos o reales. Cuando se trabaja bajo este sistema, las empresas acostumbran elaborar un presupuesto esttico o fijo par aun ao y luego lo dividen en doce partes de acuerdo con los meses del ao. Posteriormente, mediante las elaboraciones de informes mensuales sobre los resultados reales, se hacen comparaciones con los datos presupuestados para tener una idea aproximada de las desviaciones que se hubiesen presentado, todo ello con el nimo de acumular experiencias para futuras presupuestaciones. Los resultados as obtenidos tienen muy poco valor, excepto en el caso de que la empresa trabaje todo el ao a u nivel ms o menos constante. Si esto es as, no existen problemas en hacer la comparacin entre los datos mensualmente presupuestados y los reales, y para futuros clculos tal informacin ser muy importante porque no solamente ayudar a reducir los costos sino a planear las futuras clculos tal informacin ser muy importante porque no solamente ayudar a reducir los costos sino a planear las futuras utilidades. Sin embargo, por lo general las empresas trabajan, aun dentro de su ciclo contable, a niveles muy diferentes, unas veces debido al aumento o disminucin de la demanda Y otras simplemente por los ciclos estacinales. Cuando esto sucede, la empresa debe aplicar el sistema de costos estndar que se ver

posteriormente y el uso de los presupuestos flexibles (que tambin se ver ms adelante) se convierte en una verdadera herramienta de control de los gastos generales por parte de la gerencia de cualquier empresa, al ofrecer la posibilidad de poder comparar durante la produccin los gastos que se han aplicado a la produccin, en un tiempo relativamente muy corto, con respecto a los datos que se haban presupuestado y los que realmente estn ocurriendo en el perodo. Debe quedar muy bien establecido que en las empresas en donde se utiliza el sistema de costos histricos por rdenes de fabricacin, las posibilidades de control en cuanto a los gastos generales de manufactura son bastantes remotas. TECNICAS PARA PRESUPUESTAR LOS GASTOS GENERALES DE MANUFACTURA Antes de entrar en detalles con relacin a la presupuestacin en si de los gastos generales variables, fijos y semivariables, se debe tener presente que la mayora de las empresas realizan, antes que predeterminar los gastos generales, presupuestos de ventas y de produccin. Igualmente, en esta labor es un factor muy importante el nivel de produccin que no siempre es constante, con mucha frecuencia, por no decir que siempre, las condiciones reales de actividad de una empresa son muy diferentes de las que se haba proyectado con anticipacin, porque se presenta innumerables factores imprevistos que hacen fallar el mejor de los presupuestos. Por eso es muy difcil determinar, dentro de la presupuestacin de los gastos generales, el nivel normal de produccin que se espera de una organizacin. Ese nivel puede ser ideal o normal pero eso es algo que se discutir con mejor propiedad cuando se trate el tema de los costos estndar. Suponiendo pues, que ha sido posible preparar los presupuestos de ventas y de produccin con base en pronsticos de ventas, estudios socioeconmicos y de ingeniera industrial y otro sinnmero de factores que deben ser muy bien analizados y que sern materia de estudio posterior, los gastos generales, sea cualquiera el nivel normal de produccin que se haya establecido, pueden presupuestarse de acuerdo con dos tcnicas diferentes: con base en un presupuesto esttico, es decir inamovible, o con base en uno flexible o dinmico.

En el estudio de los costos histricos por rdenes de fabricacin, como es el caso del presente captulo y de los dos prximos, se har referencia exclusiva al presupuesto esttico en relacin con los gastos generales y se dejar el estudio del flexible para cuando se vea el sistema de costos estndar, en donde tiene ms ventajas su aplicacin desde todo punto de vista, especialmente en lo que respecta al control de los gastos como una de las ms adecuadas formas, no solo para producir los costos, sino tambin para mantener un control ms efectivo de la produccin en general. El presupuesto esttico considera nicamente la posibilidad de un solo nivel normal de actividad para predeterminar los gastos generales de una empresa en un perodo especfico. En cuanto al nivel en s, puede ser el 100%, es decir, que los gastos generales se presupuestan considerando que la empresa va a funcionar al 100% de su capacidad, o podr ser del 80% o del 70%, de acuerdo con sus condiciones de funcionamiento. De manera que los presupuestos estticos se establecen nicamente con base en un solo nivel de produccin. En cambio los flexibles consideran varios presupuestos, a diferentes niveles de actividad, pero funcionan mejor bajo el sistema de costos estndar, como se ver ms adelante. DETERMINACION DE LOS GASTOS GENERALES FIJOS Y VARIABLES En un sistema de costos por rdenes de fabricacin, como el que estamos viendo, el determinar el tercer elemento de costo, o sean los gastos generales que se han aplicado a la produccin en una orden especfica de trabajo, no es asunto tan simple como la asignacin de los dos primeros elementos, los materiales directos y la mano de obra directa, porque dentro de una empresa en la cual se estn realizando al mismo tiempo trabajos por rdenes de los clientes, especificar que parte de los gastos generales de manufactura, tales como los alquileres, la depreciacin y an los servicios, es asignable a cada uno de los trabajadores que se estn realizando, es tarea muy difcil. De ah que se deber recurrir a una estimacin de los gastos generales para cada trabajo, mediante procedimientos que se vern ms adelante. Es muy importante, por lo anterior, determinar en la forma ms exacta posible los gastos generales fijos y variables para poder decir, en un momento dado, si cualquier aumento o disminucin en el costo unitario se

debe a un aumento o disminucin en el costo fijo por unidad, o por falta de una adecuado control de los costos totales variables. Como una medida de control, es pues muy buena prctica el establecer de antemano la diferencia entre los gastos generales fijos y variables. La presupuestacin de los gastos fijos para un determinado perodo es relativamente fcil de hacer; en algunos casos, como el del alquiler, es muy probable que no sufra variacin de ninguna clase con respecto al monto del perodo anterior; e cuanto al gasto de depreciacin, bien sea que se siga el mtodo de depreciacin en lnea recta o cualquiera de los otros de depreciacin acelerada que se conocen, la cantidad es fcil de determinar para cualquier perodo: y lo mismo podra decirse de otros gastos fijos que son ms o menos fciles de estimar. Los gastos generales variables tampoco o frecen mayor dificultad, por cuanto cambiarn en forma proporcional al volumen de produccin o de ventas, de teniendo la experiencia de los perodos anteriores, el presupuestar los gastos variables tales como el costo del material directo, de la mano de obra directa, o de los costos por suministros, reparaciones, seguro social, etc., no es una problema delicado. Las principales dificultades se encuentran en los gastos generales semivariables, cuyos componentes fijos y variables son en algunas ocasiones muy difciles de especificar. El presupuestar los elementos fijos y variables de un gasto semivariable, tal como supervisin, material indirecto o mano de obra indirecta, crea serios problemas en la contabilidad de costos, por lo que se debe recurrir a mtodos estadsticos o analticos para resolverlos. En la actualidad, tres son los mtodos estadsticos ms conocidos para predeterminar los integrantes fijos y variables de un gasto semivariable. 1. Mtodo de punto alto, punto bajo 2. Mtodo del diagrama de dispersin 3. Mtodo de los mnimos cuadrados

METODO DE LOS MINIMOS CUADRADOS Uno de los mtodos ms conocidos, que se puede usar tanto con datos de produccin o de ventas, es el que se denomina mnimos cuadrados, que se basa en la aplicacin de la tcnica de la ecuacin de la lnea recta. La llamada lnea de presupuesto de cualquier gastos semivariable, se obtiene as con mayor precisin que en cualquiera de lo otros mtodos. La ecuacin de la lnea recta es: Y = a + bX En donde: Y = Costos del producto (fijos y variables) representada por el eje vertical en un grfico. X = Volumen de produccin (o de ventas) representada por el eje horizontal en un grfico. a = Es un parmetro que representa los costos fijos o sea la altura en la cual la lnea recta corta el eje vertical de las Y. b = Es un parmetro que representa los costos variables e indica la inclinacin ascendente de la lnea recta, y muestra la cantidad que aumenta el valor de Y cuando X aumenta en una unidad. Los parmetros a y b que figuran en la ecuacin de la lnea recta se determinan mediante el empleo de las siguientes ecuaciones normales simultneas: Y = N a + b (X)

XY = a ( X) + b ( X2) En donde Y = Es la suma de los valores de Y, o sea la suma de los costos totales. N = Es el nmero de perodos, o sea el nmero de X.

 X = Es la suma de los valores de X o sea la suma de la produccin total de unidades. XY = Es la suma de todos los valores XY X2 = Es la suma de todos los valores X2 Con un ejemplo muy simplificado se puede apreciar mejor todo lo anterior. Se supone que una compaa cualquiera desea conocer los costos fijos y variables de u no de sus gastos semivariables (por ejemplo el gasto de supervisin) y dispone de los siguientes datos X (Volumen de produc.) 0 1 2 3 4 Y (Costos totales) $ 5.00 $ 6.00 $ 6.50 $ 7.50 $ 8.00

Con estos datos se elabora el siguiente cuadro resumen: X 0 1 2 3 4 X = 10 Y 5.0 6.0 6.5 7.5 8.0 Y = 33.0 XY 0.0 6.0 13.0 22.5 32.0 XY = 73.5 X2 0.0 1.0 4.0 9.0 16.0 X2 = 30.0

Con la informacin contenida en el cuadro anterior, se forman dos ecuaciones 33.0 = 5a + 10b (1) 73.5 = 10a + 30b (2) Se revuelve para b multiplicando la ecuacin (1) por 4 y la ecuacin (2) por 2:

132 = 20a + 40b (3) 147 = 20a + 60b (4) Se resta la ecuacin (3) de la (4) 147 = 20a + 60b - 132 = -20a - 40b 15 = 20b b = 20 15 b = 1.33 Se resuelve para a reemplazando el valor de b en la ecuacin (1) 33.0 = 5a + 10 (1.33) 33.0 -13.30 = 5a a = 3.94 La ecuacin de la lnea recta, obtenida por el mtodo de los mnimos cuadrados, estara dada as: Y = 3.94 + 1.33 X De manera que para cualquier volumen de produccin que se suponga (cualquier valor de X) se conocern de inmediato los costos totales (Y), mediante la aplicacin de la ecuacin de la lnea recta que se ha obtenido en este ejemplo. ESTIMACION DE LOS GASTOS GENERALES QUE SE APLICAN A LA PRODUCCION Se ha dicho, y no sobra repetirlo, que el conocer el costo de los gastos generales que se aplican a la produccin en cada Hoja de costos de trabajo, representa una de las principales dificultades en el estudio de la contabilidad de costos de una empresa que est empleando el sistema de Ordenes de fabricacin.

Se puede explicar esas dificultades de la siguiente manera: Si se supone que en un saln de produccin se estn adelantando al mismo tiempo varias Ordenes de trabajo, es decir, se estn haciendo varios trabajos simultneamente, el monto total real de los gastos generales solo se podrn conocer al final de un determinado perodo que puede ser un mes, un semestre o un ao. Sin embargo, si la hoja de costos por trabajo acumula la produccin durante cada semana, es posible determinar para cada una los datos reales por concepto de los materiales directos y de la mano de obra directa, pero no puede decirse lo mismo con respecto a los gastos generales, especialmente de algunos como la luz, el telfono, la depreciacin, los seguros, los impuestos, etc., porque para todos ellos se conocer al final de un mes, un semestre o un ao, el monto total en relacin al saln de produccin en donde se estn adelantando simultneamente varios pedidos, pero no es posible conocer con exactitud la cantidad de gastos generales que se debe acumular en una Hoja de costos durante cada semana. Por ejemplo, no ha forma de determinar con exactitud del costos que por concepto del uso de los telfonos corresponde a una Hoja de costos de un trabajo especfico en una semana. Al final del mes se conocer el monto total del gasto de telfono para todos los trabajos que se realizan en el saln de produccin y no puede hacerse una reparticin directa entre todos los trabajos porque unos pueden hacer demandado ms servicios telefnicos que otros. Y lo mismo puede decirse con respecto a otros gastos como la luz, el agua, los seguros, etc. No existe, pues ningn procedimiento por medio del cual se pueda calcular en forma exacta el monto de los gastos generales que debe llevar una Hoja de costos de trabajo, durante una semana por ejemplo, para un artculo que est siendo elaborado por una empresa que utiliza el sistema de Ordenes de la fabricacin. En muchas empresas en las cuales se trabaja con ndice basado en experiencias de perodos anteriores, el tercer elemento se determina como un porcentaje de cualquiera de los otros dos, o de algn otro factor de actividad. Por ejemplo, si el costo de los materiales directos que se ha registrado de una Hoja de costos de trabajo en una semana de $2.000, es muy probable que se tome como ndice para calcular los gastos generales que se aplican a la produccin en esa hoja, el 40% de los costos por materiales directos, es decir $800, o bien podra tomarse otro ndice en relacin con las horas de mano de obra directa reales de la misma hoja, o a

su costo. El dato as obtenido por concepto de gastos generales es, pues, estimado, pero en una forma poco convincente. Un procedimiento para calcular el monto del tercer elemento aplicable a cada Hoja de costos por trabajo, de cada uno de los artculos que se estn elaborando en una empresa que emplea el sistema de costos por rdenes de fabricacin histricos, es el siguiente: se calcula una rata (tasa o alcuota) predeterminada de gastos generales, tambin conocida como coeficiente regulador de costos indirectos, dividiendo el costo de los gastos generales presupuestados para todo el ciclo contable (un mes o un ao) cuya clculo se explic anteriormente en este mismo captulo, por una base presupuestada tambin para el mismo perodo , expresada en horas de mano de obra directa, costo de esas horas, horas mquina o costos de los materiales directos. El resultado de esta divisin, ya sea en pesos por hora o en porcentaje, es la rata o tasa que se debe aplicar bien sea a las horas reales de mano de obra directa, costo real de esas horas, horas mquina reales, o costo real de los materiales directos que lleva cada Hoja de costos por trabajo, para obtener la porcin de gastos generales que nos hace falta en cada una de ellas. Debe anotarse que el clculo de la rata o tasa se hace con base en datos presupuestados y posteriormente se aplica a una produccin real, dando un resultado que no es propiamente presupuestado ni real, sino aplicado o ajustado. En cuanto a la rata o tasa en s, puede calcularse una sola para toda la planta o distintas para los diferentes departamentos de produccin que suele tener una empresa, y por eso se puede hablar de una tasa global o de tasas departamentales, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Se adopta como base de aplicacin de los gastos generales a la produccin, aquella que refleje positivamente la actividad general de la planta o de cada uno de los departamentos de produccin. De esta manera, solo una rata o tasa presupuestada y no una rata o tasa real, permite calcular el costo total de una orden de produccin en un perodo corto. El clculo de la rata o tasa es bastante simple, de acuerdo con la siguiente frmula:

Gastos generales presupuestados R= Base presupuestada La anterior es una frmula general que luego podr ser representada por muchas frmulas diferentes, segn la base de aplicacin que se escoja (Horas de mano de obra directa, costo de esas horas, horas mquina, costo de los materiales directos, unidades producidas, costo primo, etc.). Antes de entrar en detalle sobre los diferentes mtodos que existen para calcular la rata o tasa predeterminada de gastos generales, as como la forma de contabilizar los gastos que se aplican a la produccin en cada Hoja de costos por trabajo, se debe agregar, a manera de enfoque global de todo el proceso que tiene relacin con el tercer elemento de costo, que al final del perodo contable, cuando positivamente se conozcan los gastos generales reales en la elaboracin de cada artculo, se podrn hacer una comparacin entre el monto total de los gastos aplicados a las diferentes Hojas de costos de cada artculo, y los gastos reales que le han correspondido a ese mismo artculo. Si surge alguna diferencia, como es lo ms comn, se deben hacer ciertos ajustes que se estudiaran ms adelante en ese mismo captulo. METODOS PARA CALCULAR LA TASA (RATA) PREDETERMINADA DE GASTOS GENERALES Existen varios mtodos para conocer la Tasa predeterminada de gastos generales que se necesita para conocer el tercer elemento de costo, y el que se siga uno u otro depende como ya lo habamos dicho antes de las actividades de cada empresa, cuando se trata de una tasa global, o de la forma como trabajo cada uno de los departamentos de produccin, pues mientras u nos lo hacen con base en un costo muy elevado de los materiales directos, otros lo hacen con abundancia de la mano de obra o con muchas mquinas que reemplazan en gran parte el costo de la mano de obra humana. En todos ellos, la rata o tasa se obtiene al dividir el costo de los Gasto generales presupuestados para un perodo por la Base presupuestada para ese mismo perodo. Todo lo anterior puede expresarse con la siguiente frmula general: GGP r= BP En donde:

r = Tasa (Rata) predeterminada de gastos generales CGP = Gastos generales presupuestados BP = Base presupuestada De conformidad con el tipo de base presupuestada que se elija, hay los siguientes mtodos para calcular la rata en mencin:

1.

Con base en las unidades producidas. Este mtodo se aplica esencialmente en aquellas empresas que producen un solo artculo. En este caso se obtiene una rata o tasa expresada en peso por cada unidad producida, mediante la siguiente frmula: GGP r= UP

En donde: UP = unidades presupuestadas De acuerdo con la frmula anterior, para calcular la rata o tasa de gastos presupuestados para el perodo por cualquiera de los mtodos anteriormente enunciados. Sin embargo, an antes de presupuestar estos gastos se requiere calcular con anticipacin el volumen de ventas y de produccin que se espera tener. Como son muchos los factores que se deben considerar para presupuestar las ventas, se mostrar en el siguiente ejemplo un procedimiento sencillo para presupuestar las unidades producidas en un perodo, como requisito para el clculo de la tasa. Con base en un presupuesto de ventas de 60.000 unidades para el primer semestre, una empresa desea calcular su presupuesto de produccin para el mismo perodo, y para ello tiene en cuenta los siguientes datos: Inventario real de unidades en enero 1.: Inventario deseado de unidades en junio 30: 20.000 10.000

El clculo de la produccin presupuestada se obtiene de la siguiente manera: Presupuesto de ventas - Inventario real, enero 1. Produccin presupuestada para hacer Frente a las ventas: + Inventario deseado en junio 30 Produccin presupuestada unidades 60.000 Unidades (20.000 )Unidades 40.000 unidades 10.000 Unidades 50.000

La misma empresa, una vez calculadas sus ventas y su produccin para el perodo, presupuestada unos gastos generales por valor de $200.000 y si en el trabajo nmero 30 las unidades reales producidas son 5.000, la tasa predeterminada de gastos generales ser de $4.00 por cada unidad que resulta de dividir $200.000 por 50.000 unidades presupuestadas. Con base en esto, los gastos generales aplicables al trabajo nmero 30, tiene un costo de $20.000, que resulta de multiplicar $4.00 por las 5.000 unidades reales producidas.
2.

Con base en las horas de mano de obra directa: se obtiene una tasa expresada en pesos por cada hora de mano de obra directa presupuestada, mediante la aplicacin de la siguiente formula: GGP r= HMODP

En donde: HMODP = Horas de mano de obra directa presupuestadas. Por ejemplo, una empresa tiene en un determinado perodo contable unos gastos generales presupuestados de $300.000 y un presupuesto de 50.000 horas de mano de obra directa, la tasa predeterminada de gastos generales tendr un valor de $6.00 por cada hora, como resultado de dividir los $300.000 por las 50.000 horas. Y si por ejemplo el trabajo nmero 20 utiliz 500 horas reales de mano de obra directa, dato este que se obtiene de los informes de produccin, que se estn suministrando sobre cada trabajo,

para conocer la porcin de gastos generales de manufactura aplicable al trabajo nmero 20, basta multiplicar la rata ($6.00) por la mano de obra directa real (500 horas reales) y nos dar $3.000.00 de gastos generales aplicados a la produccin en el trabajo nmero 20, o sea el costo del tercer elemento.
3.

Con base en el costo de las horas de mano de obra directa. Bajo este mtodo uno de los ms antiguos y ms utilizados en la industria, la tasa determinada de gastos generales se obtiene mediante la siguiente frmula expresada en porcentaje: r= GGP____ CHMODP X 100

En donde: CHMODP = Costo de las horas de mano de obra directa presupuestada. Se puede ver el siguiente ejemplo: para un perodo cualquiera, una compaa tiene unos gastos generales presupuestados de $600.000 y el costo de las horas de mano de obra directa presupuestadas para el mismo perodo es de $1.200.000 de acuerdo con esto la tasa es el 50% de la mano de obra directa, y si para el trabajo particular que se est realizando el costo de la mano de obra directa real fue de $300.000 los gastos generales de manufactura aplicados a dicho trabajo tendrn un valor de $150.000, que resulta de multiplicar $300.000 x 50%.
4.

Con base en el costo de los materiales directos. La tasa que se obtiene bajo este mtodo, se expresa tambin en porcentaje mediante la siguiente frmula. r = GGP X 100 CMDP

En donde: CMDP = Costo de material directo presupuestado.

No es un mtodo muy usado, puesto que no existe una relacin muy lgica entre los gastos generales de manufactura y el costo de los materiales directos usados. Sin embargo, en algunas empresas lo usan. Si se supone que una empresa tiene en un perodo unos gastos generales presupuestados de $320.000, un costo de materiales directos presupuestados de $ 400.000 y un costo real de materiales directos para el trabajo especfico de $400.000 y un costo real de materiales directos para el trabajo especfico de $90.000, la tasa predeterminada de gastos generales ser el 80% de costo de los materiales directos, y los gastos generales aplicados a la produccin tendrn un valor de $72.000, que resultan de multiplicar $90.000 x 80%.
5.

Con base en el costo primo. Se denomina costo primo, a la suma de los dos primeros elementos de costo, o sean los materiales directos y la mano de obra directa. La frmula para calcular por este mtodo la tasa predeterminada es la siguiente: r= GGP X 100 CPrP

En donde: CPrP = costo primo presupuesto. Este mtodo es aplicado por aquellas empresas que consideran que los Gastos generales de manufactura varan de acuerdo tanto con los materiales directos como con la mano de obra directa y en forma homognea. Se puede ver el siguiente ejemplo en un perodo cualquiera, durante el cual se esta laborando en el trabajo nmero 40, una compaa dispone de la siguiente informacin: Gastos generales presupuestados, $180.000, costos de los materiales directos presupuestados, $120.000, costos de la mano de obra directa presupuestada $180.000 costo de los materiales directos reales invertidos en el trabajo nmero 40, $10.000, costo de la mano de obra directa real utilizada en este trabajo $120.000 De acuerdo con los anteriores datos, la tasa predeterminada de gastos generales ser el 60% del costo primo, calculado as:

r =__$180.000 ___ $120.000 + 180.000

X 100

=60%

Los gastos generales aplicados al tiempo nmero 40, tienen un costo de $13.200, que resulta de multiplicar el costo primo real ($10.000 + $12.000) por 60%.
6.

Con base en las horas-mquinas. No es un mtodo muy utilizado en la industria, a menos que exista una alta automatizacin, pero quienes lo emplean estiman que los gastos generales varan de acuerdo con el tiempo y con las mquinas empleadas.

La frmula para calcular la tasa predeterminada de gastos generales por este mtodo, es la siguiente: GGP r= HMP En donde: Si una compaa tiene en un perodo unos gastos generales presupuestados de $500.000 y un presupuesto de 100.000 horas mquinas, la tasa predeterminada de gastos generales valdr $5.00 por cada hora mquina. Y si el trabajo nmero 50 requiri en el periodo un total de 3.000 horas mquina reales, la porcin de gastos generales aplicable a la produccin en ese trabajo particular tiene un costo de $15.000, que resulta de multiplicar $5.00 por 3.000 horas mquina.
7.

Con base en la compra de materiales. Es este otro mtodo que se utiliza con frecuencia en algunas industrias, por considerar que las variaciones de los gastos generales tienen relacin con la compra de materiales.

La formula para calcular la tasa predeterminada de gastos generales por este mtodo es la siguiente: r = GGP X 100 CMP

En donde: CMP = Compras presupuestadas de materiales Por ejemplo, si en un determinado perodo, para un trabajo particular, una compaa presupuesta compras de materiales por valor de $200.000 y en el mismo perodo el presupuesto de gastos generales de la empresa tiene un valor de $120.000, la tasa predeterminada de gastos generales ser expresada as: r = $120.000 $200.000 X 100 = 60%

y si las compras reales de materiales durante el perodo tienen un valor de $180.000, los gastos generales que se aplican a la produccin en este trabajo particular, valdrn $108.000, que resulta de multiplicar 0.60 por $180.000. Se debe recordar finalmente, en relacin con la escogencia de la base de aplicacin de los gastos generales a la produccin, que debe ser la misma la que se aplique en cada perodo para un trabajo particular. Es decir, si en un determinado trabajo en el cual se aplican los gastos a la produccin cada diez das, se estn empleando las horas de mano de obra directa como base, con esa misma se debe continuar operando por todo el ciclo contable de la empresa para estar de acuerdo con el concepto de la consistencia, uno de los principios bsicos de la contabilidad financiera. En la prctica, las bases ms usadas son las siguientes: 1. 2. 3. 4. unidades de produccin horas de mano de obra directa costo de las horas de mano de obra directa horas mquinas

CONTABILIZACION DE LOS GASTOS GENERALES APLICADOS A LA PRODUCCION En relacin con los gastos generales que se aplican a la produccin en un trabajo particular, cuyo clculo es posible mediante las frmulas vistas anteriormente, se contabilizan de la siguiente manera:

Inventario TEP (G.g) Gastos generales aplicados

xxx xxx

La cuenta inventario TEP (G.g), que bien podra llamarse Trabajo en proceso por gastos generales, o simplemente trabajo en proceso, representa el tercer elemento de costo y surge siempre que se aplique gastos generales a la produccin en un trabajo particular. La cuenta gastos generales aplicados es temporal y deber cerrarse al final del perodo contable, cuando se tendr tantas hojas de costos por trabajo, especficos se hayan realizando. Al final del perodo contable se tendr igualmente el monto de los materiales directos usados y de la mano de obra directa utilizada, con base en registros reales; en cambio, el tercer elemento, los gastos generales de manufactura, estar expresado en datos predeterminados o estimados. Si se toma como ejemplo el caso de una compaa que aplica sus gastos generales a la produccin con base en el mtodo de las horas mquinas, el asiento contable con respecto al trabajo nmero 50, es el siguiente: Inventario TEP (G.g) 15.000 Gastos generales aplicados Inventario TEP (G.g) XXX Gastos generales aplicados 15.000

XXX

Por otra parte a medida que los gastos generales se van pagando o causando por su valor real el departamento de contabilidad los registra cargando la cuenta gastos generales de fabricacin control la cual posteriormente se compara y cierra contra la cuenta gastos generales de fabricacin aplicados los cuales son estimados, determinando as una sub o sobre aplicacion . Control G.g de fca (Depreciacin maquinaria) Provisin para depreciacin maquinaria xxx xxx

Si el gasto fuera por concepto de alquiler y este se pagara en efectivo, el asiento sera el siguiente.

. Control G.g de fca (Depreciacin maquinaria) Caja

xxx xxx

Si se tratara de un gasto por concepto de seguro, el asiento sera el siguiente: Control G.g de fca (Depreciacin maquinaria) Seguro prepagado xxx xxx

en igual forma se registraran todos los gastos, por medio de la cuenta control gastos generales de fbrica (depreciacin, o alquiler o seguro). Esta cuenta es auxiliar y la suma de todas las auxiliares de gastos reales durante el perodo, deber ser igual a una de control que se tendr al final, denominada simplemente como control gastos generales de fbrica. CIERRE DE LOS GASTOS GENERALES APLICADOS Y LOS GASTOS GENERALES REALES O CONTROL GGF. En la fecha de cierre de sus libros, es decir, al finalizar el perodo contable, toda empresa que est utilizando cualquiera de los sistemas de costos conocidos, debe hacer una comparacin del monto total de los datos reales registrados en la cuenta de control de gastos generales de fbrica o sea los gastos reales incurridos en el perodo, con saldo dbito y la suma de los de gastos generales aplicados, con saldo crdito. Si las dos cifras globales son Exactas o iguales, quiere ello decir que la estimacin que se hizo a cada uno de los lotes especficos de trabajo fue en cada caso la ms correcta posible. Sin embargo, cuando ocurre que esas dos cifras no son exactas como seguramente ocurrir la mayora de las veces, el departamento de contabilidad procede a hacer un ajuste mediante el cierre de las cuentas temporales de control de gastos generales de fbrica y gastos generales aplicados, al hacer el asiento contable surgir una cuenta temporal denominada gastos generales sub o sobreaplicados, que ir debitada en el caso de que los gastos aplicados a la produccin hubiesen resultado ser de ms bajo valor que los reales y acreditada en el caso contrario, o sea

cuando se hubiese hecho una sobrestimacin de los gastos aplicados a la produccin. a. Si los gastos generales aplicados fueron subestimados, es decir, resultaron ser de ms bajo valor que los gastos reales: Gastos generales aplicados Gastos generales sub o sobreaplicados Control gastos generales de fbrica xxx xxx xxx

b. Sin los gastos generales aplicados fueron sobreestimados, es decir, resultaron ser de mayor valor que los gastos reales: Gastos generales aplicados xxx xxx xxx

Control gastos generales de fbrica Gastos generales sub o sobre aplicados

Al finalizar un perodo contable, una empresa muestra en sus cuentas de control del Libro mayor, lo siguiente: Control G.g de fbrica 350.000 Gastos generales aplicados 345.000

La diferencia de 5.000, que en este caso concreto representa una subestimacin de los gastos generales cuando estos se aplicaron a la produccin, surge nicamente durante el asiento de cierre de los gastos generales, as:

Gastos generales aplicados Gastos generales sub o sobre aplicados Control gastos generales de fbrica

345.000 5.000 350.000

Quedan as cerradas las anteriores cuentas temporales y surge una nueva.

Control G.g de fbrica 350.000 350.000

Gastos generales aplicados 345.000 345.000

Gastos gles sub o sobre aplicados 5.000

CIERRE DE LOS GASTOS GENERALES SUB O SOBREAPLICADOS La cuenta temporal gastos generales sub o sobre aplicados, se deber cerrar al final del perodo contable con la de costo de mercanca vendida si se considera esa sub o sobre aplicacin como un mayor o menor costo del producto, o con la de ganancias retenidas en caso de que se considere como un gasto propio del perodo. a. si hubo una subestimacin: Costo de mercanca vendida xxx Gastos generales sub o sobre aplicados xxx

Ganancias retenidas Gastos generales sub o sobreaplicados b. Si hubo una sobreestimacin: gastos generales sub o sobreaplicados Costo de mercanca vendida

xxx xxx

xxx xxx

Tambin Gastos generales sub o sobre aplicados Ganancias retenidas xxx xxx

En el caso de que la cuenta gastos generales sub o sobre aplicados se hubiera considerado, no como un costo del producto sino ms bien como un gasto del perodo, se habra cerrado con la cuenta Ganancias retenidas. Se debe decir finalmente, en relacin con esta cuenta temporal, que en el estado de costo de productos manufacturados y vendidos, sus valores irn sumandos si hubo una subestimacin, o irn restados si por el contrario se present una sobrestimacin, siempre y cuando se hubiera considerado como un costo del producto. Un saldo dbito representa una subestimacin de los gastos generales, y un saldo crdito, una sobrestimacin. Cuando los sub o sobre aplicados se consideran como gastos del perodo, se registran en el estado de resultados como otros gastos y otras rentas. La sub o sobre aplicacin de los gastos generales de manufacturada, tiene efectos sobre el estado de situacin del perodo en que surge, de acuerdo con los inventarios de mercancas que quedan sin vender. Mientras ms altos sean, lo que quiere que se vendi muy poco de la mercanca producida en el perodo, una subestimacin de los gastos generales traera consigo una valoracin ms baja de la mercanca terminada, por cuanto su mayor costo se carg ricamente a la mercanca vendida, y en el caso de una sobrestimacin la valoracin sera mayor. Y todo lo contrario ocurrir si la venta en el perodo hubiera sido por un alto porcentaje de la produccin,

los inventarios en esta caso seran relativamente pequeos y muy poco sera el efecto favorable o desfavorable sobre los activos del estado de situacin de ese perodo. Todo lo anterior es cierto si como se ha considerado aqu la sub o sobre aplicacin de los gastos generales de manufactura se carga como un mayor o menor costo de la mercanca vendida. Sin embargo, cuando se procede de otra manera, como sera el caso de cargar ese mayor o menor costo en una forma proporcional a las tres cuentas de produccin (inventario de trabajo en proceso, inventario de mercanca terminada y costo de mercanca vendida), o llevar la sub o sobreestimacin como un gasto o una renta del perodo, lo que se dijo al principio en relacin con el efecto sobre el estado de situacin, cambia radicalmente La reparticin de los gastos generales sub o sobre aplicacin en las tres cuentas de produccin antes mencionadas, se puede hacer de diferentes maneras, bien sea con base en un clculo aproximado, sujeto a la experiencia de quines lo hacen, con factores previamente establecidos tambin basados en experiencias anteriores, o por intermedio de ratas suplementarias que emplean cualquiera de las bases de aplicacin ya conocidas, como las horas de mano de obra directa mquina o las Unidades de produccin. La frmula general sera la siguiente: Tasa suplementaria = Gastos generales sub o sobre aplicados Base presupuestada Con el siguiente ejemplo quedar aclarada la reparticin de los gastos generales sub o sobre aplicados en las tres cuentas de produccin por intermedio de la tasa suplementaria o coeficiente rectificador. La compaa XYZ tiene en un perodo cualquiera los siguientes datos de produccin:
Inventario TEP Inv. Mcia terminada Costo mcia vendida Material $ 8.000 100.000 300.000 $408.000 Mano de O. $ 10.000 150.000 400.000 $560.000 G.g. A $9.000 135.000 360.000 $504.000 Total 27.000 385.000 1.060.000 $1.472.000

Los gastos generales reales del perodo tienen un costo de $526.400, y la empresa aplica sus gastos generales a la produccin con base en el costo de las horas de mano de obra directa. De acuerdo con los datos anteriores, el asiento de cierre de los gastos generales es el siguiente: Gastos generales aplicados Gastos sub o sobre aplicados Control gastos generales de fabric, 504.000 22.400 526.400

La tasa suplementaria para hacer la reparticin de los gastos generales sub o sobre aplicados en las tres cuentas de produccin, se calcula de la siguiente manera: Gastos generales sub o sobre aplicados Tasa suplementaria = Costo horas de mano de O. directa

Tasa suplementaria

22.400___ $560.000

= 0.04 = 4%

La reparticin de acuerdo con la tasa suplementaria, se hara de la siguiente manera: Inventario TEP ($10.000 x 0.04) = $ 400

Inventario mercanca terminada($150.000x0.04) = $ 6.000 Costo mercanca vendida = 16.000

El asiento de cierre de los gastos generales sub o sobre aplicados es el siguiente: Inventario TEP ($10.000 x 0.04) = $ 400

Inventario mercanca terminada (150.000x0.04) = $ 6.000

Costo mercanca vendida Gastos generales sub o sobre aplicados

= 16.000 22.400

Cuando se procede a hacer la distribucin sobre las tres cuentas de produccin, como en el caso anterior, el efecto sobre el estado de situacin se relativamente pequeo, por cuanto se vern afectadas muy levemente las cuentas de inventarios trabajos en proceso e inventarios mercancas terminada. Y si se lleva como un gasto o una renta del periodo, se afectara directamente el estado de resultados. TERMINACION DEL CICLO DE COSTOS Cualquiera que sea el sistema de costos que utilice una empresa, entre sus objetivos figuran: calcular el costo de manufactura de cada una de los artculos que esta elaborando y obtener informacin suficiente para diversas operaciones de control en los diferentes departamentos de produccin y de servicios, as como para la planeacin y la toma de decisiones. Pero hay otros aspectos que deben ser estudiados tales como los procedimientos contables en relacin con los productos terminados, los vendidos, el estado de costos de productos manufacturados y vendidos, el estado de resultados, el estado de situacin, el estado de ganancias retenidas, etc., que tambin son de extraordinaria importancia para conocer el funcionamiento general de las organizaciones. Esos aspectos son los que se vern a continuacin: CONTABILIZACION DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS Se da el nombre de productos terminados, aquellos artculos que se encuentran totalmente elaborados y que han sido transferidos de la produccin al almacn de la fbrica en donde entra a constituir los inventarios de mercancas terminadas o de productos manufacturados. Dos situaciones diferentes se presentan en la contabilizacin de los productos terminados: 1. Que la empresa disponga nicamente de libros contables convencionales, caso en el cual el registro se hace de la siguiente manera:

a.

En el almacn: en donde con base en los datos suministrados por el departamento de costos, se hacen los registros correspondientes a la mercanca terminada en las hojas de existencias del kardex, anotando claramente la cantidad de los productos terminados as como el costo de cada uno de ellos. En el departamento de costos: se totalizan todos los datos registrados en las hojas de costos por trabajo y se determina el precio unitario dividiendo el costo total de la produccin por el nmero de unidades elaboradas. Los datos definitivos se pasan tanto al almacn como a contabilidad. En el departamento de contabilidad general: con base en los datos suministrados por el departamento de costos, se procede a hacer el siguiente asiento: xxxx xxx

b.

c.

Inventarios de mercancas terminadas Inventario TEP

La cuenta inventario mercanca terminada puede denominarse igualmente como inventario producto terminado o simplemente producto terminado. En cuanto al inventario TEP se debe aclarar que es una cuenta de control que equivale a la suma de las de inventario TEP (materiales), inventario TEP (mano de obra), e inventario TEP (gastos generales). Algunas empresas utilizan nicamente la cuenta inventario TEP en la cual suman las cifras que correspondan por materiales directos usados, mano de obra directa utilizada y gastos generales aplicados a la produccin. Otras empresas, por el contrario, acostumbran llevar en forma separada las cuentas que corresponden a cada uno de los elementos de costos o sean inventario TEP (materiales), inventario TEP (mano de obra), e inventario TEP (gastos generales). CONTABILIZACION DE LA VENTA DE UNIDADES La venta de las unidades que han sido elaboradas, es ultimo paso dentro del ciclo bsico de costos y la contabilizacin de las mismas depende de si las unidades se venden directamente de inventario que se tiene en el almacn, o si por el contrario se vende en forma directa de los salones de

produccin, como es el caso de muchos artculos de gran demanda que no esperan ser trasladados al almacn para ser vendidos. VENTA DE UNIDADES PROVENIENTES DEL INVENTARIO Dos asientos son necesarios para contabilizar la venta de los productos terminados, ya que por lo general en costos se emplea el sistema perpetuo o permanente. Sin embargo, aqu tambin se deben tener en cuenta dos situaciones diferentes: 1. Que la empresa lleve nicamente los libros convencionales, caso en el cual el registro de la venta de unidades convenientes del almacn se hace de la siguiente manera: En el almacn: se procede a hacer la deduccin correspondiente en las hojas de existencias del kardex, de las unidades que han sido vendidas. En el departamento de contabilidad general: se hacen los siguientes asientos: Caja (o cuentas por cobrar) IVA por pagar Ventas Costo mercancas vendidas Inventario mercanca terminada xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

a.

b.

VENTA DE UNIDADES DIRECTAMENTE DE LA PRODUCCION Si este fuera el caso, que se presenta con frecuencia, especialmente cuando se trabaja con orden de cliente que requieren con urgencia determinados artculos, el departamento de contabilidad general registrara la venta de tales unidades mediante los siguientes asientos: Cuentas a cobrar (o caja) IVA por pagar Ventas xxxx xxxx xxxx

Costo mercanca vendidas Inventario TEP

xxxx xxxx

PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS En la preparacin de estados financieros de aquellas empresas que utilizan el sistema de costos se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Para elaborar el estado de resultado, es indispensable hacer primero un estado de costos de productos manufacturados y vendidos, al cual solo basta sumar o restar los gastos generales sub o sobreaplicados, segn sea el caso, para obtener el costo real de manufactura del producto terminado y vendido. Esta situacin se aclarara mejor en este capitulo en un ejemplo general sobre el ciclo de costos. El estado de situacin sigue siendo el mismo que se estudio en la contabilidad financiera con excepcin de los inventarios, puestos que en el caso de los costos habr, adems del inventario de los productos terminados y de materiales, inventarios de trabajo en proceso de suministro, de desecho de materiales, de productos defectuosos, de productos daados y de repuestos. El estado de ganancias retenidas no sufrir variacin de ninguna naturaleza, y tendr entonces la misma conformacin del que se estudia en la contabilidad financiera. EJEMPLO SOBRE CICLO COMPLETO DE COSTOS La compaa MNOP, que produce repuesto para automotores y cierra libros cada seis meses, dispone en junio 30, de los siguientes datos: 1. Saldos de inventarios Materia prima Trabajo en proceso Mercanca terminada 2. Compra de materia prima en el semestre $ 180.000 90.000 250.000 400.000

2.

3.

3. Nomina de los trabajadores por valor $80.000, de la cual se dedujo un 2% para seguro social y en ella estn incluido: Mano de obra indirecta Salario de superintendencia 4. Materiales directos usados en manufacturas 5. Materiales indirectos usados 6. Gastos generales de manufacturas (pagados en efectivo) 7. Depreciacin de maquinaria y equipo 8. Costo de la mercanca terminada en el semestre 9. Costo de la mercanca vendida en el semestre 10. Ventas durante el semestre 11. Gastos de administracin 12. Gastos de venta 13. Dividendos pagados 20.000 10.000 500.000 25.000 300.000 100.000 1.500.000 1.600.000 2.000.000 200.000 50.000 57.000

Nota: los gatos generales de manufactura se aplican a la produccin a una tasa del 60% de los costos de la mano de obra directa usada. Se requiere: a. b. Hacer todos los asientos que sean necesarios en relacin con la informacin dada en los numerales anteriores. Preparar el estado de costo de productos manufacturados y vendidos.

c.

Hacer el estado de resultado y el estado de ganancias retenidas.

Solucin: Lo primero que se debe hacer es abrir cuentas T en el libro mayor con base en las informaciones suministradas en los numerales 1, 8 y 9, e inmediatamente despus se procede a hacer los asientos respectivos abriendo nuevas cuentas T y adicionando las ya existentes como se ver a continuacin. Inventario materiales (1) (1) 180.000 500.000 (1) (1) 400.000 25.000 (1) saldo: 55.000 Inventario TEP (14) (14) 90.000 1.500.000 (6) 770.000 (3) 500.000 462.000 saldo:322.000

Inventario mercancas terminadas (13) (13) 250.000 1.600.000 (1) (13) 1.500.000 saldo: 150.000 El segundo paso es hacer los asientos en el diario, de acuerdo a la informacin contenida en cada numeral abriendo de inmediato las nuevas cuentas T y adicionando las ya existentes. En este caso solamente se registraran las que tienen que ver con la produccin. Asiento para el numeral (2): Inventario materiales (1) Cuentas por pagar 400.000 400.000

Asiento para el numeral (3): Nomina de fbrica (4) Caja Seguro social a pagar 800.000 784.000 16.000

Asiento para el uso de la mano de obra: Inventario TEP (M. de O.) (6) 770.000 Control G.g de fca (indir) (5) 20.000 Control G.g de fca (super)(5) 10.000 Nomina de fbrica (4) Control G.g de fbrica (5) (5) 20.000 455.000 (5) 10.000 25.000 300.000 100.000 Calculo de las cifras del numeral (3): Inventario TEP (M. de O.)= $ 800.000 (20.000+10.000) Seguro social a pagar = $ 800.000 * 2% = $ 16.000 Asiento para el numeral (4): Inventario TEP (material) (3) Inventario de materiales (1) Asiento para el numeral 5) Control G.g de fca (mater. Ind) (5) Inventario de materiales 25.000 25.000 500.000 500.000 = $ 770.00 800.000

Asiento para el numeral (6) Control G.g de fca (varios) (5) Caja Asiento para el numeral (7) Control G.g de fca (deprec. Maq)(5) 100.000 Provisin depreciacin maquinaria Asiento para el numeral (8) Inventario mcia terminada (13) Inventario TEP (14) Asientos para los numerales 13 y 10 Cuentas por cobrar Ventas Costo mercancas vendidas (13) Inventario mca terminada (13) 2.000.000 2.000.000 1.600.000 1.600.000 1.500.000 1.500.000 100.000 300.000 300.000

Asiento para mostrar la aplicacin de los gastos generales a la produccin: Inventario TEP (G.g)(7) 462.000 Gastos generales aplicados (8) Gastos generales aplicados (8) (8) 462.000 462.000 (8) 462.000

Gastos generales aplicados = $ 770.000 * 60% = $ 462.000 El tercer paso es cerrar las cuentas de control G.g de fbrica y los gastos generales aplicados al final del periodo contable as:

Gastos generales aplicados (8) Control G.g de fca (5) Gastos Grles sub o sobreaplicados (11) Gastos generales sub o sobreaplicados(11) (11) 7.000 7.000 (11)

462.000 455.000 7.000

Compaa MNOP S.A. Estado de costos de productos manufacturados y vendidos Enero 1 Junio 30
Materiales directos usados Inventarios materiales Inicial + compra de materiales en el periodo Total materiales disponibles - inventario de materiales Final Total materiales usados - materiales indirectos usados Materiales directos usados Mano de obra directa usada Gastos generales aplicados Costo de manufactura en el periodo + inventario TEP Inicial Costo total de manufactura - inventario TEP Final Costo mca terminada (en el periodo) + inventario mercanca terminada Inicial Costo total de productos fabricados - inventario mercanca terminada Final Costo de mercanca vendida a lo normal - gasto generales sub o sobreaplicados Costo real de la mercanca vendida $ 180.000 400.000 580.000 (55.000) 525.000 (25.000) $ 500.000 770.000 462.000 1.732.000 90.000 1.822.000 322.000 1.500.000 250.000 1.750.000 150.000 1.600.000 (7.000) 1.593.000

En el cuarto paso es cerrar la cuenta de gasto sub o sobreaplicados, que tambin es temporal as:

Gastos generales sub o sobre aplicados (11) Costo de mercanca vendida (12)

7.000 7.000

a. Preparacin del estado de costo de productos manufacturados y vendidos. El estado de costos como en la ilustracin anterior pueden abreviarse puesto que los datos del problema es fcil conocer directamente los tres elementos de costo, reduciendo as la presentacin del estado. Se anota igualmente, que la cifra final de costo real de la mercanca vendida que aparece en el estado de costo, debe ser igual al saldo que aparece en la cuenta costo de mercanca vendida despus de asentar la cifra correspondiente a los gastos generales sub o sobreaplicados. b. Preparacin del estado de resultado y del estado de ganancias retenidas. Compaa MNOP S.A. Estado de resultado para el primer semestre Ventas Costo real de la mercanca vendida Ganancias brutas en ventas Gastos de administracin Gastos de ventas Total gastos Ganancias netas en el periodo $ 2.000.000 (1.593.000) 407.000 200.000 50.000 (250.000) 157.000

Compaa MNOP S.A.

Estado de ganancias retenidas Junio 30 Saldo ganancias retenidas + Ganancias netas del periodo Total de ganancias disponibles - Dividendos del periodo Saldo ganancias retenidas

$ -0 157.000 157.000 (57.000) 100.000

VARIACIN NETA DE GASTOS GENERALES DE FABRICACIN De acuerdo con lo visto en la unidad anterior, la diferencia entre los gastos generales de fabricacin aplicados y los gastos de fabricacin reales se denomina gastos generales de fabricacin sub-aplicado o sobre aplicado, cuenta temporal que debe cerrarse al final del periodo contable como un costo mayor o menor del producto, o como un gasto o una renta del periodo; en esta unidad continuaremos usando los trminos de sub aplicado o sobre aplicado pero haciendo nfasis en el termino variacin neta de los gastos generales de fabricacin, por la posibilidad que existe de analizar esta diferencia en termino de dos variaciones diferentes. De todas maneras la variacin neta equivale en cualquier momento a una sub aplicacin o una sobre aplicacin total de los gastos generales de fabricacin. La variacin neta puede expresarse de acuerdo a las siguientes formulas: VN = GIFA - GIFR En donde: VN = Variacin Neta de GIF. GIFA = Gastos indirectos de fabricacin aplicados GIFR = Gastos indirectos de fabricacin reales

CAUSAS QUE ORIGINAN LA VARIACIN NETA DE LOS GASTOS GENERALES DE FABRICACIN. Son varias las causas que dan origen a una variacin neta de los gastos generales de fabricacin pero esencialmente se concretan en el calculo de la tasa predeterminada, que utiliza unos datos presupuestados para toda la empresa en un periodo determinado que luego sern diferente de los de la produccin real por que dicho presupuesto se hace con base en un nivel de capacidad considerado como normal que posteriormente ser diferente del nivel al cual se realiza la produccin. Lo anterior se puede resumir en dos tipos de variacin.
1. Variacin de presupuesto: El costo del presupuesto de los Gastos

Generales de fabricacin de la Produccin, sea lo que se debera haber gastado en la produccin de acuerdo con el nivel real de actividad que por lo general es diferente de los gastos generales de fabricacin reales de produccin. La diferencia entre estos dos costos da lugar a una variacin de presupuesto conocida tambin con los nombres de variacin de costo o variacin presupuestaria, por que los costos variables involucrados dentro del presupuesto de los GGF. , tiene gran incidencia en la variacin neta, ya que se considera que los costos fijos debern permanecer constantes aunque cambie el nivel de actividad. Pero aun en el caso que alguno de los costos fijos cambiaran con respecto a lo presupuestado tales cambios tendras igualmente influencia dentro de la variacin del presupuesto. La variacin del presupuesto puede expresarse mediante la siguiente formula: VP = GIFPNN GIFR En donde: VP = Variacin de presupuesto GIFPNN = gatos indirectos de fabricacin presupuestados expresados a nivel real de produccin GIFR = Gastos indirectos de fabricacin reales de produccin ( o Control de los GIF)

Los gastos indirectos de fabricacin presupuestados ajustado al nuevo nivel de produccin (GIFPNN), puede expresarse a su vez mediante la siguiente formula: GIFPNN = GIFPF + (GIFPV x NN) En donde: GIFPF = Gastos indirectos de fabricacin presupuestados fijos GIFPV x NN = Gastos general de fabricacin presupuestado variables expresados en el nuevo nivel de produccin o nivel real. El nivel real de produccin o nuevo nivel NN puede ser calculado mediante la siguiente formula. NN = Base real______________ Base presupuestada En donde. NN = nuevo nivel de produccin o nivel real Base real: es la base de aplicacin de los GIF, a la produccin, expresadas en datos reales, pero siempre y cuando coincida con el periodo de la base presupuestada. Base presupuestada: es la base de aplicacin del os gastos GIF a la produccin expresadas en datos presupuestados. El nuevo nivel de produccin, de acuerdo con la formula anterior puede expresarse de muy diversas maneras segn las diferentes bases de aplicacin de los GIF a la produccin, como son: las unidades producidas, las obras de directas, el costo de esas horas, las horas maquinas, el costo de los materiales directos, el costo primo etc; con datos reales para el numerador y datos presupuestados para el denominador. Los gastos indirectos de fabricacin presupuestados ajustados al nuevo nivel de produccin equivalen a la formula presupuestal que se expresa de la siguiente manera:

Costos fijos +

Costos variables __________________ Unidad

La variacin de presupuesto, de acuerdo con la formula vista inicialmente es el resultado de colocar los GIF presupuestados en la misma base que los gastos indirectos de fabricacin reales sea en el verdadero nivel o nuevo nivel, y establecer la diferencia entre esos dos valores. Dicha variacin puede resultar como un hecho favorable para la empresa cuando los GIF. Reales tiene un menor costo que los presupuestados ajustados al nuevo nivel de produccin y de acuerdo con la formula este hecho se expresa con un resultado de signo positivo y la variacin ira registrada como una cuenta temporal con saldo crdito que al final del periodo podra serrarse con la cuenta inventario productos en procesos o con la cuenta de inventario de productos terminados o con la cuenta de costos de ventas o con las tres cuentas a la vez. Si la variacin de presupuesto resulta desfavorable, su incidencia en el costo de productos en procesos o en la produccin terminada o en la cuenta costo de ventas sera totalmente contraria a la primera situacin.
2. Variacin de capacidad o de volumen de produccin: Tambin

conocida como variacin incontrolable por cuanto se considera el elemento fijo de los costos como el que tiene mayor influencia en esta variacin, que es tambin el resultado de una subutilizacin o sobreutilizacin de las instalaciones de la planta en relacin con el nivel de actividad presupuestado. Cuando existe una subutilizacin de estos recursos fsicos se dice que la planta tiene una capacidad ociosa determinada por muchos factores tanto controlables como incontrolables, tales como deficiencias en la calidad de la materia prima, falta de capacitacin de los trabajadores, deficiencias de los equipos etc. Cuyo control es factible, y huelgas intempestivas, suspensin del servicio de la energa elctrica o alza en algunos costos como sera el caso del alquiler de la fabrica, los seguros de fabrica e impuestos realmente incontrolables por parte de la gerencia. La variacin de capacidad indica el grado en que la planta fracas o tuvo xito en la utilizacin de la instalaciones, de acuerdo con el nivel normal de actividad previamente establecido, y puede expresarse mediante la siguiente formula.

VC = GIFA GIFPNN En donde: VC = Variacin de capacidad o de volumen de produccin GIFA: Gastos indirectos fabricacin aplicados a la produccin GIFPNN: Gastos indirectos presupuestados expresados al nuevo nivel de produccin o nivel real. Existen otras formulas sobre la variacin de capacidad que pueden aplicarse en el sistema de costos por orden de produccin histricos, de acuerdo con la forma como se haya calculado el presupuesto de los GIF. As: a) VC = (HR HP) x tasa HR = Horas reales de mano de obra directa HP = Horas presupuestadas de mano de obra directa Tasa: Tasa predeterminada de GIF de produccin horas). b) VC = (UR - UP) x tasa UR = Unidades reales de produccin UP = Unidades presupuestadas de produccin Tasa= Tasa predeterminada de GIF (expresada en $unidad) El empleo de las formulas anteriores sobre la variacin de capacidad solo es posible en aquellas empresas en donde el calculo del presupuesto de los GIF se hace con base en un nivel normal de actividad en horas de mano de obra directa o en unidades, que es igual al nivel de actividad en horas o en unidades. Cuando el calculo de presupuesto de los GIF se hace con base en un nivel de actividad que es diferente del nivel real bien sea en horas de mano de obra directa, unidades o porcentaje puede calcularse la variacin de capacidad mediante las siguientes formulas

(expresada en $

a) = VC = (HR HP) x tasa fija En donde: Tasa fija: Tasa predeterminada de GIF fijos (expresada en $horas)

b) VC = (UR - UP) x tasa fija Tasa fija: Tasa predeterminada de GIF fijos (expresada en $unidad)
c) VC = (NN NP) x GIFPF

En donde: NN: nuevo nivel (o nivel real de produccin) expresado en porcentaje. NP: nivel presupuestado (o nivel normal) expresado en porcentaje. GIFPF: GIF presupuestados fijos. La formula anterior puede expresarse asimismo de la siguiente manera: VC = % de variacin X GIFPF En lo que respecta el signo positivo o negativo y la influencia que tiene sobre el estado de costo de productos vendidos o sobre el estado de resultado, as como las formas como debe cerrarse al final de cada periodo, la variacin de capacidad como cuenta temporal que se comporta de la misma manera que la variacin de presupuesto y la suma algebraica de esta dos variaciones da como resultado la variacin neta de los GIF lo cual puede expresarse mediante la siguiente formula: VN = = VP + VC CAPACIDAD DE PRODUCCIN El conocimiento de la capacidad de produccin o el nivel de actividad de una empresa es necesario para elaborar los presupuestos de ventas, de produccin y de GIF. De all que sea muy importante conocer todo lo relacionado con el nivel de actividad al cual funciona la empresa, por

cuanto el presupuesto de los GIF se hace generalmente considerado un determinado nivel de actividad que, posteriormente, durante el periodo real de produccin puede ser igual o diferente. A este respecto, existen las siguientes posibilidades:
1. Capacidad terica o nivel ideal: es aquel nivel de actividad en el

cual la empresa labora a su mxima capacidad, mediante la utilizacin de todos sus recursos fijos, sin que exista, por tanto, capacidad ociosa de ninguna naturaleza y sin que surjan problemas tanto de produccin como de ventas. Este es un nivel ideal que realmente no se presenta en la practica por que tanto los seres humanos como las maquinas son susceptibles de fallas, de all que no sea aconsejable utilizarlo en el presupuesto de los GIF. De produccin.
2. Capacidad real o nivel de actividad real previsto: bajo esta

posibilidad el presupuesto de los GIF de produccin se elabora considerando el nivel real de actividad de la empresa, pero esto solo es posible en empresas que trabajan bajo el sistema de costo por ordenes de fabricacin histricos, que se ejecutan en un tiempo relativamente corto (una semana, cada Dez o quince das, cada mes) y los presupuestos se calculan para periodos mas largos ( cada seis meses o cada ao) para articulo de fabricacin simple, cuya elaboracin se basa precisamente en ordenes previamente establecidas. Son situaciones especiales que requieren un tratamiento particular en cuento al clculo de las variaciones, como veremos ms adelante.
3. Capacidad normal o practica: considerada como el nivel ms

utilizado para el calculo de los costos de los GIF presupuestados de produccin, por que tiene en cuenta todos los problemas humanos y de mquinas que suelen presentarse en la planta, tales como los desperdicios por la mala calidad de la materia prima, las deficiencias de las maquinas y la falta de capacitacin de los trabajadores, as como los problemas comunes de venta. Desde este punto de vista, quienes elaboran los presupuestos de la empresa, tienen en cuenta primero el presupuesto de venta y luego el presupuesto de produccin para poder elaborar ms adecuadamente el presupuesto de los GIF.

Se considera que la capacidad practica o normal es aproximadamente 70% u 85% de la capacidad terica, y es la que mas se acomoda a situaciones de produccin y de venta para periodos largos (un mes, un semestre, un ao) y se estima, por tanto, que es la ms adecuada para la planificacin de las actividades productivas. CONTABILIZACIN DE LAS VARIACIONES Todo lo dicho, con respecto a las variaciones de presupuesto y de capacidad se refiere exclusivamente al clculo de las mismas. Sin embargo, estas dos variaciones solo pueden apreciarse al final del ciclo contable, en el momento del cierre de las cuentas de GIF reales y GIF aplicados. Precisamente, la diferencia de estas dos cuentas da la variacin neta que debe expresarse en trminos de las variaciones de presupuesto y de capacidad, con saldo debito o crdito, segn representen un hecho desfavorable o favorable. En las cuentas del libro mayor solamente aparecern las variaciones de presupuesto y de capacidad. El clculo de la variacin neta slo servir para comprobar si las dos anteriores fueron obtenidas en forma correcta. En ningn caso, el valor de la variacin neta aparecer registrado en una cuenta T, ya que debe estar expresada en trmino de las dos variaciones de capacidad, situacin en la cual la variacin neta ser igual a la de presupuesto, deber mostrarse nicamente esta ltima. En una situacin en la que las dos variaciones fueran desfavorables, apareceran registradas contablemente al final de un periodo, a travs del siguiente asiento de cierre. D GIF aplicados Variacin de presupuesto Variacin de capacidad GIF reales XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX H

Si las variaciones fueran favorables, el asiento de cierre sera el siguiente:

D GIF aplicados Variacin de presupuesto Variacin de capacidad GIF reales Cierre de las variaciones XXXXX

H XXXXX XXXXX XXXXX

En relacin con el cierre de las variaciones, existen diferentes puntos de vista. La mayora de las empresas consideran que las variaciones pueden controlarse y, por tanto, no deben cargarse al costo del producto en proceso o al articulo terminado, o si no a la cuenta de costo de produccin y ventas; por tanto, afectarn la utilidad. Algunos expertos opinan que las variaciones son el resultado de situaciones anormales que no pueden ser controladas por la gerencia y estiman que deben cargarse al costo del producto en proceso o terminado y no tratarse como gastos del periodo. Se considera que son el resultado de un sinnmero de factores incontrolables, tales como desperdicios, ineficiencia operacional, perdidas de tiempo, cambios anormales en las condiciones financieras del momento etc; y que, en tal caso, deben cerrarse al final del periodo contable con la cuenta de costos de mercanca vendidas o afectar el inventario de produccin en proceso. Otros consideran que las variaciones deben repartirse, mediante el empleo de tasas suplementarias entre las tres cuentas principales de produccin, a saber: Inventario de produccin en proceso, inventario de artculos terminados y costos de productos vendidos. Otros, finalmente, estiman que las variaciones deben ser analizadas con mucho cuidado, de acuerdo con sus diferentes causas, a fin de determinar cuales pueden catalogarse como costos del producto y cuales como costos del periodo. En el siguiente esquema de registros contables se presentan las operaciones antes citadas.

Variaciones desfavorables a) Con cargo a costos de produccin y ventas XXX XXX XXX

Costos de productos vendidos Variacin presupuesto Variacin capacidad

(En caso de que los artculos hayan sido vendidos). b) Con cargo a produccin en proceso XXX XXX

Inventario PEP XXX Variacin presupuesto Variacin capacidad

(En caso de que los artculos estn en calidad de semielaborados). c) Con cargo a artculos terminados XXX XXX XXX

Inventario artculos terminados Variacin presupuesto Variacin capacidad

(En caso de productos terminados que permanecen en bodega). d) Con cargo a las tres opciones XXX XXX XXX XXX XXX

Inventario PEP Inventario artculos terminados Costos de produccin vendidos Variacin presupuesto Variacin capacidad

(Mediante reparto proporcional entre las cuentas citadas).

TALLER
1. Almatec Ca. Ltda.

es una compaa manufacturera que utiliza el sistema de costos histricos por rdenes de produccin para contabilizar el costo de sus productos. Para el primer semestre presupuesta GIF para toda la empresa, por un valor de $2.000.000 a un nivel normal de 100%, discriminados as: $ 845.450 1.154.550 ____________ $ 2.000.000

GIF fijos GIF variables Total

La compaa presupuesta, adems, para el primer semestre, $ 4.000.000 como costo de mano de obra directa, y decide aplicar los GIF a la produccin con base en el costo de la mano de obra directa (CHMODR). Al finalizar el periodo, en junio 30, la empresa suministra los siguientes datos para su nico departamento de produccin: GIF reales GIF aplicados $ 1.904.280 1.800.000

Todos los artculos fueron terminados y vendidos. Con estos datos deben calcularse las variaciones de GIF y correr los asientos respectivos. Desarrollo GIFP ______________ CMODP $ 2.000.000 $ 4.000.000 = 0.5

TP =

GIFA = tp x CHMODR De donde: CHMODR = $ 1.800.000_ 0.5 = $ 3.600.000

O sea que: Por tanto: GIFPF GIFPNN GIFPV x N GIFPNN GIFPNN

TPNN =

CHMODR ______________ CHMODP

= $ 3.600.000 $ 4.000.000

= 0.9

= = = = =

$ 845.540 GIFPF + (GIFPV x NN) $ 1.154.550 x 0.9 = $ 1.039.095 $ 845.450 + $ 1.039.095 $ 1.884.545

Con los datos anteriores: a) La variacin de presupuesto se calcula de la siguiente manera: VP VP VP = GIFPNN - GIFR = $ 1884.545 - 1.904.280 = $ - 19.735 (desfavorable)

b) La variacin de capacidad se calcula de la siguiente manera: VC VC VC = GIFA - GIFPNN = $ 1.800.000 - 1.884.545 = $ - 84.545 (desfavorable)

Una forma de probar todos los clculos anteriores con respecto a las variaciones de presupuesto y capacidad es calcular la variacin neta as: VN VN VN = VP + VC = ($ -19.735) + (- 84.545) = $ - 104.280 desfavorable

Una vez probado que los clculos de las variaciones estn bien hechos procedemos a registrar en asientos de contabilidad mediante el cierre de las cuentas de GIFR y GIFA a junio 30 as: GIF aplicados Variacin presupuesto Variacin de capacidad GIF reales $ 1.800.000 19.735 84.545 $ 1.904.280

Ahora se procede a cerrar las cuentas temporales de variaciones as: Costos de productos vendidos Variacin presupuesto Variacin capacidad $ 104.280 $ 19.735 84.545

TALLER: CICLO COMPLETO DE LA CFONTABILIDAD DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL La empresa manufacturera EL TITANIC S.A.; Inscrita en el rgimen comn desimpuesto a las ventas, utiliza el sistema de inventario permanente mtodo PROMEDIO PONDERADO para valorar la entrada y salida de los mismos; tambin utiliza el material directo Y para fabricar el producto terminado AZ; es AUTORRETENEDORA de impuestos. Para determinar el precio de venta de su producto, incrementa el costo de cada venta en un 150%, y aplica los gastos generales de fabricacin a la produccin con base a las horas de mano de obra directa reales, las cuales para el periodo sumaron 5.450 HMODR. A diciembre 30 de 2007 Presentaba los siguientes saldos en las cuentas del libro mayor: CAJA $ 12.500; BANCOS $ 60.000; DEUDORES $ 20.000; INVENTARIO DE MATERIALES DIRECTOS, 250 UNIDADES CON COSTO TOTAL DE $ 7.500; INVENTARIO DE REPUESTOS $ 13.500; INVENTARIOS DE

PRODUCTOS TERMINADOS $ 625 UNIDADES CON COSTO TOTAL DE $ 75.000; INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FABRICA $ 15.000 ( incluye materiales indirectos ); INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO $ 22.500; CUENTAS POR PAGAR $ 30.000; SEGUROS PREPAGADOS $ 16.000; INGRESOS POR VENTAS ANTICIPADAS $ 28.000; EQUIPOS DE OFICINAS $ 20.000; EDIFICIOS $ 60.000; TERRENOS $ 18.000; MAQUINARIA Y EQUIPOS DE FABRICA $ 40.000; VEHICULOS DE FABRICA $ 25.000; ACCINES? Durante el mes de ENERO, realiz las siguientes transacciones: ENERO 4 Con base en la requisicin No 1 almacn envi a produccin 225 unidades de Y. ENERO 5 Compr a crdito 900 unidades de Y, con precio de lista de $ 45 C/U con los siguientes trminos: lista menos 4%; 5%; 3/15; n/30; IVA 16%; rete fuente IVA 50%; rete fuente renta 3.5%. ENERO 10 Con base en la requisicin No 2, almacn envi a produccin 912 unidades de Y. ENERO 13 Compr a crdito, 1.020 unidades de Y con precio de lista de $ 50 C/U; trminos: 4%; 3%; 2%; 2/10; n/30; IVA 16%; retefuente IVA 50% retefuente renta 3.5%. En la misma fecha almacn tambin envi a produccin repuestos por $ 2.500; materiales indirectos por $ 3.500; y suministros de fbrica por $ 2.000. ENERO 14 Vendi a crdito 400 unidades de AZ con trminos : lista menos 5%; 3%; 2%; 3/10; n/30; IVA 16%; retefuente iva 50%b retefuente renta 3.5%. En la fecha tambin devolvi 40 unidades de y al proveedor. ENERO 15 Segn requisicin No 003, almacn envi a produccin 985 unidades de Y; y produccin devolvi al almacn 12 unidades de Y de la requisicin 002.

ENERO 16 Vendi a crdito 215 unidades de AZ, con termino: lista menos 8%; 2/10; n/30; IVA 16%; retefuente IVA 50% retefuente renta 3.5%. ENERO 17 De la venta de enero 14, le devolvieron 20 unidades de AZ. ENERO 18 Le pagaron el valor de la venta del dia 14 de enero, y pag el valor de la compra del da 5 de enero. ENERO 20 compr a credito, 600 unidades de Y con precio de lista de $ 48 C/U; IVA 16%; retefuente UVA 50%; retefuente renta 3.5%. ENERO 22 Segn requisicin No 4 almacn envi a produccin 600 unidades de Y; $ 1.200 en repuestos; $ 2.500 en materiales indirectos; y $ 1.500 en suministros de fabrica. ENERO 25 Pag fletes en copras por $ 4.000; fletes por ventas por $ 3.500; servicios pblicos $ 2.00; mantenimiento de maquinaria de fabrica $ 600. ENERO 30 Pag la nomina de la empresa la cual esta conformada por los siguientes cargos y sueldos: JUAN CARLOS VARGAS: Gerente general con una asignacin mensual de $ 4.500; PEDRO GOMES Contador $ 3.800; PETRICIA CUEVAS Secretaria de gerencia $ 1.200; LUIS CARLOS PALACIOS Gerente de ventas $ 4.000.; PABLO PEREA Vendedor $ 900; MARIA SANCHEZ Auxiliar servicios generales fabrica $ 600; HUMBERTO MOSQUERA Gerente produccin $ 4.000; PATRICIA LOPEZ Jefe control calidad $ 3.200; DENICE COPETE Servicios generales administracin $ 600 RAMON BURITIC Celador fbrica $ 500; ALFONSO MEDINA Obrero $ 600; CARLOS PEREA Obrero $ 600; JULIO CORDOBA Obrero $ 600; MEDARDO MURILLO conductor fabrica $ 600. Durante el mes de enero, se realizaron los siguientes descuentos denomina: A Juan Carlos Vargas $ 200 por concepto de embargos; A Pedro Gmez $

150 por libranzas; A Patricia cuevas $ 100 por cooperativas; y a Humberto Mosquera, $ 120 por crdito bancario. Durante el mes de enero, el seor Alfonso Medina trabaj 6 horas extras diurnas, y 8 horas extras nocturnas; El seor Carlos Perea, trabajo 2 dominicales y 5 horas extras diurnas festivo; El seor Julio Crdoba trabaj 7 horas extras festivos nocturnos; y 6 horas extras dominicales nocturnas. Para efectos del calculo de la retencin en la fuente, y el auxilio de transporte, los valores de la nomina se consideran en miles de pesos, as mismo se deben mostrar los clculos que se hagan por estos conceptos. Con base en la nomina se deben calcular y contabilizar, los valores correspondientes a los aportes patronales a la seguridad social, y parafiscales, lo mismo que las provisiones para prestaciones sociales legales vigentes. A enero 30 el departamento de produccin inform que quedaron en proceso productos $ 4.000. En la fecha con cargo a los ingresos por ventas anticipadas, se facturaron 10 unidades de AZ IVA 16% retefuente IVA 50% retefuente renta 3.5%. El seguro se pag por anticipado por 1 ao el primero de abril del ao anterior, y corresponde a vehculos de fbrica. De los gastos por servicios pblicos, un 20% se cargan a gastos de administracin; de la depreciacin de edificios y equipos de oficina, un 30% se cargan a gastos de administracin. El edificio se deprecia en 30 aos, el vehiculo en 5 aos; la maquinaria y equipo y equipos de oficina en 10 aos. con un costo en cuanto a materiales directos de

La compaa para el periodo presupuest gastos generales variables por $ 22.000; y gastos generales fijos por $ 24.000; de igual manera presupuesto 5.600 horas de mano de obra directa. Con la informacin anterior, prepare los estados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas, y balance general del TITANIC S.A., A ENERO 30; y calcule las variaciones de presupuesto y de capacidad, despus de registrar las transacciones y ajustes correspondientes en los libros diario y mayor(cuentas T).