2011 Diconsa Ventas

Grupo Funcional Desarrollo Social
DICONSA, S.A. de C.V. Ingresos por Ventas Auditora Financiera y de Cumplimiento: 11-2-20VSS-02-0091 DS-069
Criterios de Seleccin Esta auditora se seleccion con base en los criterios cuantitativos y cualitativos establecidos en la Normativa Institucional de la Auditora Superior de la Federacin para la integracin del Programa Anual de Auditoras para la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2011, considerando lo dispuesto en el Plan Estratgico de la ASF 2011-2017. Objetivo Fiscalizar la gestin financiera para comprobar que las operaciones de venta, la captacin, registro en la contabilidad y presentacin en la Cuenta Pblica de los ingresos por ese concepto, se efectuaron de conformidad con las disposiciones legales y normativas, as como evaluar el control interno establecido. Alcance Miles de Pesos Universo Seleccionado Muestra Auditada Representatividad de la Muestra 14,074,052.3 2,550,976.5 18.1 %
El universo se integr por 11,692,633.3 miles de pesos de ingresos por ventas de bienes y 2,381,419.0 miles de pesos de ingresos por transferencias fiscales, reportados en la Cuenta Pblica. La muestra por 2,550,976.5 miles de pesos, el 18.1% del universo, se integr por los conceptos siguientes:
Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2011

INTEGRACIN DE LA MUESTRA, 2011 (Miles de pesos) Concepto Tiendas rurales Programas especiales Tiendas mviles Capital de trabajo Inventarios Total de Ingresos por ventas Ingresos por transferencias Importe 648.2 123,930.2 33.4 42,645.0 2,300.7 169,557.5 2,381,419.0
Total de la muestra 2,550,976.5 FUENTE: Cuenta Pblica 2011, Estados Financieros 2011 de Diconsa, S.A. de C.V., facturacin de almacenes rurales, actas de capital de trabajo y movimientos de inventarios.
Antecedentes Diconsa, S.A. de C.V. (Diconsa) es una empresa de participacin estatal mayoritaria, sectorizada a la Secretara de Desarrollo Social (SEDESOL), cuyas acciones forman parte de la estrategia del Ejecutivo Federal en el establecimiento de una poltica social integral. Dichas acciones estn orientadas a mejorar la alimentacin, la nutricin y el abasto de productos bsicos y complementarios en localidades rurales marginadas del pas. La empresa se constituy el 28 de abril de 1986 con la denominacin de Distribuidora e Impulsora Comercial Conasupo, S.A. de C.V., con duracin de 50 aos. Actualmente, la entidad est agrupada en el sector coordinado por la SEDESOL. El 8 de octubre de 1999 se aprob la modificacin de la denominacin de la sociedad para quedar como Diconsa, S.A. de C.V., la cual surti efectos a partir del 1 de enero de 2000; adems el 10 de diciembre de 1999 se modificaron en forma integral sus estatutos. El 21 de diciembre de 1999 se protocoliz el acuerdo tomado por la Asamblea General Extraordinaria de Accionistas celebrada el 13 de diciembre de 1999, en el que se autoriz la fusin de la entidad con las 16 compaas afiliadas del sistema, por lo que Diconsa subsiste como sociedad fusionante. Dicha fusin surti efectos a partir del 1 de enero de 2000. Objeto social De acuerdo con sus estatutos sociales, Diconsa tiene por objeto: I. Coadyuvar al fomento del desarrollo econmico y social del pas, garantizando el abasto de productos bsicos y complementarios no perecederos a precios competitivos, a fin de satisfacer la demanda de la poblacin en pobreza extrema, ubicada en zonas de alta y muy alta marginacin, de difcil acceso y sin fuentes alternativas de abasto, mediante su participacin organizada.
II.
Instrumentar la participacin antes mencionada a travs de la organizacin, administracin y operacin de sucursales o unidades operativas, as como de almacenes y puntos de venta destinados a la comercializacin de los bienes de consumo necesarios para la alimentacin de los sectores de la poblacin objetivo, a efecto de que lo anterior permita a la empresa su equilibrio financiero. Promover y organizar la participacin de la comunidad para propiciar la corresponsabilidad en los programas a cargo de la empresa. Impulsar la modernizacin del mercado de los bienes de consumo necesarios para la alimentacin de los sectores de la poblacin objetivo. Ampliar la cobertura de puntos de venta y almacenes, en la medida en que persistan problemas de competencia en los mercados rurales de las localidades objetivo, particularmente en aquellos lugares en donde no exista presencia alguna de oferta de los productos. Participar con las distintas instituciones de gobierno y/o particulares en programas de abasto y distribucin de productos en beneficio de los grupos ms vulnerables, y cuando se presenten situaciones de emergencia o desastre.
III. IV. V.
VI.
Programa de Abasto Rural Diconsa contribuye en la consecucin de su objeto social mediante el Programa de Abasto Rural (PAR), el cual para 2011 fue regulado por el Acuerdo por el que se modifican las reglas de operacin (ROP) del Programa de Abasto Rural, a cargo de Diconsa, S.A. de C.V., emitidas por la Secretara de Desarrollo Social para el ejercicio fiscal 2011, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 31 de diciembre de 2010. El objetivo general del PAR es contribuir al desarrollo de capacidades bsicas, en particular las nutricias, mejorando la alimentacin de la poblacin que habita en localidades rurales, y su objetivo especfico es abastecer localidades rurales de alta y muy alta marginacin con productos bsicos y complementarios de calidad en forma econmica, eficiente y oportuna, al transferir un margen de ahorro a la poblacin beneficiaria en los productos distribuidos por Diconsa, en comparacin con los precios ofrecidos por las otras alternativas en los mercados locales. En 2011, Diconsa cont con 15 sucursales, que coordinaron a 35 unidades operativas, las que a su vez, supervisaron 298 almacenes generales que surtieron 23,806 tiendas comunitarias. Para constituir las tiendas comunitarias las sucursales apoyan econmicamente a las comunidades rurales con un fondo representado por mercancas y ciertos activos fijos denominados Capital de Trabajo. Durante 2011, se aperturaron 813 tiendas y se reaperturaron 751 tiendas, es decir, fueron puestas en operacin 1,564 tiendas; asimismo, se cerraron de forma temporal o definitiva 1,276 tiendas.
Resultados 1. Abastecimiento de productos bsicos y complementarios
Durante 2011, Diconsa, S.A. de C.V. (Diconsa), comercializ productos bsicos y complementarios para distintos programas, dichos productos estn contenidos en los anexos 2 y 3 Canasta bsica Diconsa y Catlogo de productos para la alimentacin y nutricin para el Programa de Abasto Rural, de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural (ROP), emitidas por la Secretara de Desarrollo Social (SEDESOL). De enero a diciembre de 2011, las compras de bienes para comercializar fueron de 11,486,400.0 miles de pesos, como se muestra a continuacin:
COMPRAS TOTALES EN 2011 POR LNEA DE PRODUCTOS COMERCIALIZADOS POR DICONSA Compras por Importe % Producto Maz Frijol Arroz Azcar Harina de Maz Leche Abarrotes Mercancas Generales Fertilizantes 2,841,100.0 383,500.0 211,600.0 686,900.0 1,249,200.0 344,100.0 5,093,500.0 593,100.0 83,400.0 24.7% 3.3% 1.9% 6.0% 10.9% 3.0% 44.3% 5.2% __ 0.7%
Total 11,486,400.0 100.0% FUENTE: Informe de autoevaluacin 2011 y base de datos de adquisiciones del maz 2011.
Diconsa elabor un catlogo de proveedores y artculos en el que se especifican los datos del proveedor, los artculos y las marcas. De acuerdo con el inciso h, numeral 2, del apartado Especficas de la seccin VIII Polticas, Bases y Lineamientos, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar, el catlogo de proveedores y artculos se depurar preferentemente cada seis meses, a fin de eliminar los artculos que no tengan desplazamiento o ste sea mnimo, y resulte inconveniente para Diconsa; asimismo, el numeral 4 de la seccin VII del manual dispone que el Subgerente de Informacin y Anlisis Operativo, en coordinacin con la Gerencia de Abarrotes, la Gerencia Comercial de Granos y Azcar, las sucursales y las unidades operativas, es responsable de realizar dicha depuracin. De acuerdo con el manual referido, el control del catlogo de proveedores y artculos, as como la autorizacin de las altas, bajas o modificaciones, se realiza de manera centralizada a travs del Sistema Integral de Abasto, mediante un proceso automatizado de depuracin semestral.
Durante 2011, Diconsa realiz negociaciones centralizadas con 232 proveedores (nacionales) y descentralizadas con 250 proveedores (regionales). Los nacionales son aquellos con los que la Direccin de Comercializacin negocia las condiciones de compra y venta. Los regionales son aquellos con los que las sucursales negocian dichas condiciones, las cuales son autorizadas en forma posterior por la Direccin de Comercializacin. La Direccin de Comercializacin depura los artculos y proveedores mediante los procedimientos siguientes: a. Depuracin automtica de los proveedores y los artculos consignados en el catlogo, que no estn en las hojas de negociacin o pedidos de compra. En junio de 2011, la Subgerencia de Informacin y Anlisis Operativo de la Direccin de Comercializacin instruy que la Gerencia de Informtica depurara el catlogo de artculos, bsicamente aquellos que se dieron de alta en un determinado momento y que a la fecha de la depuracin no se encontraron en una negociacin. Se depuraron 1,671 artculos y 128 proveedores. b. Depuracin para eliminar los artculos y proveedores que no registren compras en un periodo de seis meses, as como de aquellos artculos que registren ventas mnimas. Mediante oficio del 18 de octubre de 2012, la Direccin de Comercializacin explic que no se dio seguimiento del anlisis de depuracin de artculos y proveedores por unidad operativa y compras mnimas por mes, por lo cual durante 2011 no se realizaron bajas de artculos y proveedores de las sucursales/unidades operativas, mediante este mecanismo. La descripcin de actividades para depurar el catlogo de artculos y proveedores no est contenida en el Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar, nicamente se menciona que se depurar cada seis meses. Al respecto, la Direccin de Comercializacin aclar que Durante 2011 no se realiz la depuracin de artculos por nulo o escaso desplazamiento, no obstante si se llev a cabo una exhaustiva depuracin del catlogo al cotejarlo contra los artculos que estaban contenidos en las hojas de negociacin o pedidos de compra. Respecto a la incorporacin de un procedimiento para la depuracin del catlogo de proveedores y artculos, la entidad proporcion evidencia de la elaboracin de un procedimiento para la depuracin del catlogo de artculos y proveedores, que ser incorporado en el Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes a Comercializar a partir de marzo de 2013, adems se incluyen modificaciones en las polticas de depuracin con los criterios siguientes: Depuracin automtica de proveedores y artculos que no estn en una hoja de negociacin o pedidos de compra, excluyendo los productos que tienen ciclos de produccin (frijol, arroz, lenteja, azcar, maz).
Depuracin automtica de proveedores y artculos que no registren compra en un periodo de un ao y as como aquellos artculos que registren ventas mnimas a nivel nacional, excluyendo productos que aunque su venta sea mnima su presencia sea pertinente en las tiendas. Se exceptuarn aquellos artculos que de acuerdo a su fecha de alta tengan antigedad de 6 meses o menos. Se exceptuarn los artculos que se encuentren en negociaciones histricas que hayan cambiado su estatus en el periodo a depurar (reactivaciones por demanda comercial). Las depuraciones se harn anualmente considerando que el catlogo nico de artculos est en constante actualizacin con base a las solicitudes de los propios proveedores para dar de baja artculos que ya no comercializarn por cambio de presentacin o baja de sus catlogos.
De acuerdo con el Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar, la Direccin de Comercializacin tiene a su cargo la negociacin de los precios y condiciones generales de compra con los proveedores; adems, las sucursales y unidades operativas podrn negociar la compra con proveedores ubicados en su zona geogrfica y comunicarn dicha negociacin a la Direccin de Comercializacin para que determine si es aceptable o no, se genere la hoja de negociacin y posteriormente el pedido cerrado centralizado. Las sucursales y unidades operativas son responsables de determinar los artculos, las marcas, variedades y cantidades que se deban adquirir, as como el momento oportuno de la compra, de acuerdo con los niveles ptimos de inventario, con excepcin de los artculos que se compran en forma centralizada y su entrega se controla de igual forma, como el maz, los fertilizantes y, en su caso, el frijol u otros productos. En la auditora se realizaron entrevistas a la Gerencia de Abarrotes, y a la Gerencia Comercial de Granos y Azcar, ambas de la Direccin de Comercializacin, sobre las negociaciones de precio y condiciones para la compra de abarrotes y granos efectuadas en el ejercicio auditado, y se determin lo siguiente: a) La Gerencia de Abarrotes monitorea los precios de los productos de la canasta bsica y la autorizacin de los pedidos cerrados para los Programas Especiales y en proceso de negociacin para el Programa de Abasto Rural. b) La Subgerencia de Abarrotes no Comestibles y Programas Especiales recibe las solicitudes de compra de las sucursales/unidades operativas para realizar cotizaciones previas con los proveedores y formalizar la compra, mediante la elaboracin de pedidos u rdenes de suministro para el Programa de Abasto Rural y Programas Especiales del convenio con la Secretara de Gobernacin para el Fondo de Desastres Naturales.
c) La Gerencia Comercial de Granos y Azcar opera el Sistema de Comercializacin y Distribucin del Maz, mediante el cual se transparentan las compras, los servicios e inventarios del maz, y emite informes mensuales de la compra y su justificacin. d) La Subgerencia de Compras de Frijol, Arroz y Azcar monitorea los precios del frijol, arroz y azcar, e integra el expediente de compra; adems, realiza cotizaciones y negociaciones con los proveedores. e) La Coordinacin de Compras de Arroz, Azcar, Lenteja y Granos Menores revisa en forma peridica los precios mediante estudios de mercado, para lo cual consulta informacin del Sistema Nacional de Informacin e Integracin de Mercado y de la Procuradura Federal del Consumidor. Realiza la cotizacin y la compra centralizada de arroz, azcar y lenteja, as como la descentralizada de granos menores. Lo anterior, de conformidad con el Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar. Como mecanismo de control para disminuir el riesgo de que el proveedor no surta en tiempo y forma para atender las solicitudes de compra por parte de las sucursales, Diconsa le exige una garanta de cumplimiento en los contratos y pedidos tanto abiertos como cerrados. 2. Control del abasto y distribucin de productos
De acuerdo con el Manual nico del Almacn Rural, el inventario se define como la mezcla de productos superbsicos, bsicos y complementarios que el almacn rural debe mantener para satisfacer la demanda social de la poblacin objetivo. El almacn rural debe mantener en forma permanente los niveles de inventario acordes con los parmetros establecidos y el almacn central debe fungir como rea administrativa para el control de inventario de toda la sucursal o unidad operativa. Los inventarios se administran mediante un proceso automatizado ejecutado por el Sistema Integral de Almacenes Comunitarios (SIAC), el cual incluye los procesos para el control adecuado y el mantenimiento de inventarios, como son los siguientes: 1. El pronstico de la demanda es la proyeccin del consumo de cada artculo del catlogo depurado por el almacn rural durante un periodo determinado; se utiliza como insumo para calcular los diferentes niveles de inventario, as como determinar el pedido y el sobreinventario, entre otros procesos. 2. El nivel de inventario es la relacin que guarda la cantidad en unidades de cada artculo con el tiempo estimado para su desplazamiento y con el pronstico de la demanda diaria. Los niveles de inventario se calculan en el Mdulo de Administracin de Inventarios del SIAC y se pueden consultar en el reporte Anlisis General de Artculos por Proveedor generado por ese sistema, el cual emite un pedido sugerido de compras al proveedor.
Al cierre de 2011, Diconsa report inventarios por 2,187,725.2 miles de pesos, monto superior en 39.5% respecto de 2010 de 1,568,343.0 miles de pesos; el costo de venta fue de 10,455,692.0 miles de pesos, 13.1% ms en relacin con el del ao anterior de 9,246,274.0 miles de pesos, incremento desproporcional al crecimiento de las ventas que fueron de 11,327,739.3 miles de pesos, 2.0% ms respecto de los resultados obtenidos durante 2010 de 11,103,430.0 miles de pesos. La Gerencia de Contabilidad aclar que el costo de ventas sufri una variacin por el incremento del precio del maz y la harina de maz, ya que en el 2011 el mercado del maz enfrent efectos desfavorables de dos fenmenos, uno de origen internacional que se relacion con una alta volatilidad de los precios del producto en el mercado de futuros, esta volatilidad respondi a una cada de los inventarios mundiales por problemas de estancamiento en la produccin frente a una demanda creciente; el otro fue un fenmeno interno tambin de reduccin de oferta, derivado de las prdidas ocurridas en Sinaloa por la contingencia climtica y la sequa de algunas entidades en el pas que redujo la produccin esperada del ciclo primavera-verano. Como consecuencia, los precios de adquisicin de maz en el mercado mexicano se elevaron en forma descomunal, y el precio promedio de adquisicin fue superior en 80.0% respecto del ao anterior. Adems se inform el incremento como sigue:
INCREMENTO EN EL PRECIO DE COMPRA DE MAZ COMERCIALIZADO POR DICONSA (Pesos/miles de toneladas) Ao Miles de Importe Precio promedio toneladas en pesos de compra 2009 2010 2011 652,743.0 613,832.0 644,338.0 1,748,497.0 1,499,851.0 2,841,119.0 2.7 2.4 4.4
FUENTE: Nota informativa de la integracin del costo de ventas al 31 de diciembre del 2011.
En la auditora se revisaron los procedimientos de abastecimiento y distribucin de los productos en los almacenes centrales y rurales de las sucursales Oaxaca y Peninsular, a efecto de evaluar el control en esas actividades, y se determin lo siguiente: a) Sucursal Peninsular/Unidad Operativa Mrida/Almacn rural Tixkokob a. La Gerencia de la Sucursal supervisa la aplicacin de los procedimientos de control de recepcin, almacenamiento y distribucin de los productos en los almacenes y tiendas. Al respecto, particip en las reuniones del Subcomit de Adquisiciones de Bienes para Comercializar, celebradas el 26 de enero, 11 de abril y 14 de junio de 2011, donde acordaron las acciones a seguir derivadas de las evaluaciones del catlogo de artculos y proveedores, problemtica de surtimiento de proveedores y anlisis de ventas, entre otras. b. La Coordinacin de Abasto elabora las altas de los proveedores de bienes para comercializar; emite los pedidos cerrados regionales; realiza la devolucin y penalizaciones a proveedores, la negociacin regional para la compra de bienes y las
rdenes de cambios de precios; adems, coordina el muestreo de precios de la canasta bsica y productos complementarios. c. La Jefatura del Almacn Central verifica la entrada a tiempo de las mercancas en el sistema de inventarios, y que el rea de embarques realice los loteos correspondientes para el envo de las mercancas a los almacenes rurales; participa en la coordinacin del abasto de abarrotes y mercancas generales, as como en la elaboracin del requerimiento de mercancas y en el anlisis del concentrado de los almacenes, emitido por el Mdulo de Administracin de Inventarios. d. La Subjefatura de Bodega del Almacn Rural recibe la mercanca del almacn central para su loteo y surtimiento a las tiendas rurales, de acuerdo con un calendario por rutas, y participa en la coordinacin de la toma fsica de inventarios de manera trimestral. Las actividades descritas son congruentes con la normativa. Al 30 de junio del 2011, la Sucursal Peninsular, la Unidad Operativa Mrida y el Almacn Rural Tixkokob presentaron los montos de inventario por 71,239.5, 36,910.9 y 2,978.0 miles de pesos, respectivamente. El inventario de la Unidad Operativa Mrida represent el 51.8% del total de la Sucursal Peninsular, y el del Almacn Rural Tixkokob el 8.1% respecto de esa Unidad Operativa. En promedio la rotacin de los inventarios del Almacn Tixkokob fue de 5.0 veces, con un desplazamiento de 36 das. Al 30 de junio de 2011, se conciliaron los inventarios de cuatro lneas de productos considerados como superbsicos contenidos en el proceso Cmo Elaborar el Muestreo de Precios de los Productos de la Canasta Bsica del Manual nico del Almacn Rural. Se revis la integracin de los movimientos de entradas y salidas de mercancas en junio de 2011 de las lneas 16 frijol, 17 arroz, 18 azcar y 23 harina de maz, de lo que se obtuvo un saldo final de inventario de 356.8 miles de pesos. Los movimientos registrados fueron congruentes con su documentacin soporte. En cuanto al proceso de emisin de pedidos cerrados regionales, la Coordinacin de Abasto de la Sucursal Peninsular inform que para elaborar el pedido, los almacenes rurales determinan las cantidades que solicitan con base en el Anlisis General de Artculos por Proveedor, en el cual se presenta la cantidad sugerida de acuerdo con los parmetros de existencias y promedios de consumo mensual de cada artculo. Seal que, una vez determinadas las cantidades, se capturan en el SIAC las cantidades modificadas para que posteriormente se afecte el pedido con las cantidades finales y se enve el archivo al Almacn Central, ste consolida la informacin y emite el Anlisis General de Artculos por Proveedor, el cual contiene los requerimientos de los almacenes rurales. Inform que este documento es revisado por el rea de abasto para verificar que las cantidades solicitadas por los almacenes sean acordes con sus necesidades, en funcin de los parmetros de promedios de consumo mensual y existencias; asimismo, seal que se
descuenta la mercanca en existencia con que cuenta el almacn central y, en su caso, se realizan transferencias entre almacenes. Finalmente, refiri que se modifican las cantidades que resulten y se carga el archivo al Sistema Integral de Abasto para emitir los Pedidos Cerrados Regionales. Se revis el pedido sugerido generado por el Anlisis General de Artculos por Proveedor, correspondiente a junio de 2011, el cual no coincidi con las cantidades requeridas para el surtimiento del almacn rural Tixkokob, debido a que se realizaron anlisis y revisiones adicionales de forma manual con base en los parmetros de existencias y promedios de consumo mensual de cada artculo. En seguimiento a la observacin, la Coordinacin de Abasto de la Sucursal Peninsular argument que para la emisin de los pedidos, los almacenes emiten el reporte denominado Anlisis General de Artculos por Proveedor en el mdulo de Administracin de Inventarios, el cual arroja las cantidades a solicitar sugeridas por el propio sistema, con base a las estadsticas y parmetros de ventas. Normalmente los almacenes modifican las cantidades que sugiere el sistema, cuando estas no son acordes a las necesidades de abasto, utilizando estadsticas de desplazamiento y existencias. Cabe sealar que el reporte de Anlisis General de Artculos por Proveedor no cuenta con la informacin suficiente para determinar las cantidades a requerir debido a que en el Mdulo de Administracin de Inventarios no se actualizan los promedios de consumo mensual, por lo que el Jefe del almacn se apoya en otros reportes de estadsticos de venta que emite el mismo sistema para determinar las cantidades a solicitar. Adems, la Direccin de Operaciones de Diconsa, seal que es necesario tomar en consideracin que este proceso si est considerado en la normatividad, ya que el Manual nico del Almacn Rural vigente en 2011, en su seccin 3.1-2 Cmo elaborar el pedido del Almacn, especficamente menciona que las cantidades sugeridas a pedir de cada uno de los artculos por el Mdulo de Administracin de Inventarios no deben ser modificadas, a menos de que existan causas justificadas para ello, tales como: apertura y recapitalizacin de tiendas, precio de venta favorable o desfavorable, calidad del artculo, desabasto o sobreinventario de artculos similares, atencin a contingencias o anulacin de cantidad por baja del catlogo, lo cual aplica al anlisis del almacn en mencin. b) Sucursal Oaxaca/Unidad Operativa Valles Centrales Oaxaca/Almacn Rural Santiago Matatln a. La Gerencia de la Sucursal participa en las reuniones del Subcomit de Adquisiciones de Bienes para Comercializar, en donde se tratan asuntos relacionados con la administracin de inventarios. b. La Coordinacin de Abasto elabora los pedidos a proveedores y, para los programas especiales, negocia con proveedores regionales las condiciones de ofertas; verifica y analiza los requerimientos de los almacenes rurales, y da seguimiento de las existencias para evitar sobreinventarios y eficientar el surtimiento.
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c. La Jefatura del Almacn Central es responsable de controlar las entradas de mercancas de los proveedores, generar las transferencias de mercancas a los almacenes rurales y realizar el seguimiento de la eficiencia de surtimiento a los almacenes rurales. d. La Subjefatura de Bodega del Almacn Rural controla los inventarios; planea, organiza y supervisa las actividades de recepcin, acomodo, loteo, embarque y surtimiento de productos a tiendas; asimismo, valida los pedidos. Las actividades descritas son congruentes con la normativa. Al 30 de junio del 2011, la Sucursal Oaxaca, la Unidad Operativa Valles Centrales Oaxaca y el Almacn Rural Santiago Matatln presentaron los montos de inventario por 103,537.4, 47,195.8 y 1,943.9 miles de pesos, respectivamente. El inventario de la Unidad Operativa Valles Centrales Oaxaca represent el 45.6% del total de la Sucursal Oaxaca y el del Almacn Rural Santiago Matatln el 4.1% respecto de esa Unidad Operativa. La rotacin de inventarios del almacn Santiago Matatln fue calculada en 4.5 veces la reposicin de sus inventarios, con un desplazamiento de 40 das. La Sucursal Oaxaca carece del soporte documental de los movimientos de entradas y salidas de mercancas de las lneas seleccionadas, 16 frijol, 17 arroz, 18 azcar y 23 harina de maz, no fue posible validar la exactitud del registro de inventario por 1,943.9 miles de pesos, por lo que las cifras no son confiables. Al respecto, con oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la sucursal Oaxaca anex la cdula de los movimientos de las lneas seleccionadas, y con nota del 4 de diciembre de 2012, el concentrado de movimientos por lnea de todo el inventario; sin embargo, no proporcion el soporte documental de las entradas y salidas autorizadas de las lneas 16 frijol, 17 arroz, 18 azcar y 23 harina de maz. En cuanto al proceso de emisin de pedidos cerrados regionales, la Subjefatura de Bodega del almacn rural Santiago Matatln inform que los pedidos de los encargados de las tiendas no son considerados, ya que es posible que no los realicen adecuadamente, por lo cual se emite el Anlisis General de Artculos por Proveedor, en el que se modifican las cantidades sugeridas por el sistema, con base en un histrico de ventas y las existencias del almacn. El Jefe del almacn central Oaxaca explic que el SIAC no considera la mercanca en trnsito y sobreinventario, por lo cual el pedido sugerido se modifica con un anlisis adicional de las existencias en el almacn central y los requerimientos de los almacenes rurales. La Coordinacin de Abasto de la Sucursal Oaxaca inform que el almacn central consolida los pedidos de los almacenes rurales en el SIAC para elaborar los pedidos a proveedores; adems, verifica y analiza los requerimientos de los almacenes para alimentar al Sistema Integral de Abasto y elaborar los pedidos cerrados regionales. Conforme a lo anterior, en la emisin de los pedidos cerrados regionales de los almacenes Santiago Matatln y Tixkokob se realizaron actividades adicionales, debido a que el Anlisis
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General de Artculos por Proveedor del Mdulo de Administracin de Inventarios para cada artculo no cont con la informacin suficiente para la emisin del pedido. Por otra parte, de acuerdo con el Procedimiento para Registrar la Variacin de Inventarios por Cambio de Precio contenido en el Manual nico del Almacn Rural vigente durante 2011, el capturista del Almacn Rural registra la variacin de los inventarios por cambio de precio mediante dos procesos: el automatizado, utilizando un diskette, y el manual, capturando el boletn por cambio de precios, ambos proporcionados por la sucursal/unidad operativa. Durante 2011, la Direccin de Comercializacin determin los precios que enviaron a las sucursales, mediante la emisin de las rdenes de cambios de precios, para entregarlas al capturista de los almacenes rurales para su registro en el SIAC. La Sucursal Peninsular proporcion las rdenes de cambio de precio de junio de 2011, autorizadas por el Subgerente de Operaciones y Abasto, y enviadas al almacn rural Tixkokob para su ingreso al SIAC. Asimismo, la Sucursal Oaxaca proporcion las rdenes de cambio de precio del mismo mes, autorizadas por la encargada de la Coordinacin de Abasto y enviadas al Almacn Rural Santiago Matatln para su ingreso al SIAC. Conforme a lo anterior, el procedimiento para registrar el cambio de precios es distinto que el contenido en el Manual nico del Almacn Rural, ya que no est actualizado, en incumplimiento de la Norma Tercera, Fraccin I, Numeral 14, Artculo Tercero, del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno. Las rdenes de cambio de precios de la Sucursal Oaxaca fueron autorizadas por la Encargada de la Coordinacin de Abasto, sin contar con la aprobacin del Titular de Abasto de la Sucursal/Unidad Operativa, en incumplimiento de la seccin VII, numeral 20.11, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-001 11-2-20VSS-02-0091-01-002 11-2-20VSS-02-0091-01-003 11-9-20VSS-02-0091-08-001 3. Ventas a travs de Tiendas Rurales
Mediante los Programas Especiales y el Programa de Abasto Rural, Diconsa, S.A. de C.V. (Diconsa), proporcion servicios de abasto a travs de las tiendas rurales, mviles y almacenes rurales que comercializaron 22 productos bsicos contenidos en el anexo 2 Canasta bsica Diconsa y 179 complementarios correspondientes al anexo 3 Catlogo de productos para la alimentacin y nutricin para el Programa de Abasto Rural de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural vigentes en 2011, con el objetivo de transferir un margen de ahorro respecto de la mejor opcin de abasto en el mercado local. Durante 2011, las ventas de Diconsa totalizaron 11,327,739.3 miles de pesos correspondientes al Programa de Abasto Rural y a los Programas Especiales, por 8,816,991.1 y 2,510,748.2 miles de pesos, respectivamente.
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Al 31 de diciembre de 2011, las ventas netas de las 15 sucursales se integraron como sigue:
VENTAS REALIZADAS POR SUCURSAL Y TIPO DE PROGRAMA, 2011 (Miles de Pesos) Programa de Programas Total Ventas % Abasto Rural Especiales Bajo 275,912.4 29,099.5 305,011.9 2.7 Centro 713,471.1 92,899.1 806,370.2 7.1 Hidalgo 356,922.5 35,003.1 391,925.6 3.5 Metropolitana 245,796.2 363,254.8 609,051.0 5.4 Michoacn 176,920.6 12,219.3 189,139.9 1.7 Noroeste 195,852.8 47,865.0 243,717.8 2.1 Norte 657,733.4 52,260.8 709,994.2 6.3 Norte centro 598,887.7 107,314.9 706,202.6 6.2 Oaxaca 823,489.6 104,689.5 928,179.1 8.2 Pacfico 343,403.8 241,488.6 584,892.4 5.2 Peninsular 694,876.6 70,019.0 764,895.6 6.7 Sur 939,159.6 313,779.2 1,252,938.8 11.0 Sureste 1,418,953.9 932,591.2 2,351,545.1 20.8 Tamaulipas 182,643.8 13,097.3 195,741.1 1.7 Veracruz 1,192,967.1 ___95,166.9 _1,288,134.0 _11.4 Total 8,816,991.1 2,510,748.2 11,327,739.3 100.0 FUENTE: Base de datos de las ventas realizadas durante 2011 y estados financieros dictaminados al 31 de diciembre de 2011. Sucursal
Se revis como muestra la facturacin de junio de 2011 de los almacenes rurales Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, y Tixkokob de la Sucursal Peninsular por 1,767.8 y 3,348.6 miles de pesos, respectivamente, como a continuacin se presenta:
VENTAS NETAS DE LOS ALMACENES RURALES SANTIAGO MATATLN Y TIXKOKOB, JUNIO 2011 (Miles de pesos) Almacn rural Santiago Matatln Tixkokob Tiendas rurales 1,695.5 2,928.3 Tiendas mviles 17.1 16.3 Programas Especiales 55.2 404.0 Total ventas 1,767.8 3,348.6
FUENTE: Balanza de Comprobacin, junio de 2011.
En este resultado se presenta lo correspondiente a las ventas realizadas por tiendas rurales, en el resultado nmero 4, las ventas de tiendas mviles y en el resultado nmero 5, las ventas de Programas Especiales. De acuerdo con el Manual nico del Almacn Rural, la tienda rural es el centro integrador de servicios en una comunidad y de distribucin de productos superbsicos, bsicos y complementarios a la poblacin objetivo, pertenece a la comunidad donde est instalada, as como tambin a todas las comunidades ubicadas dentro de la poligonal de servicio de la poblacin sede. a) Venta en tiendas rurales del almacn Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca En junio de 2011 el almacn rural Santiago Matatln report ventas en tiendas rurales por 1,695.5 miles de pesos, de las cuales se revisaron 22 facturas por 267.4 miles de pesos (el
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15.8% de la muestra), pertenecientes a las 12 tiendas rurales seleccionadas, de las cuales se constat lo siguiente: El almacn rural no cont con la copia de los pedidos que amparan las 22 facturas. Al respecto, la jefatura del almacn rural inform con nota del 7 de agosto de 2012 que las hojas de los formatos de pedido se reciclan para ahorrar papel, debido a que por lo general ya no se vuelven a ocupar, segn indicaciones a nivel central. Aunado a que muchos encargados realizan su pedido va telefnica. Lo anterior impidi constatar el cumplimiento del proceso relacionado con el Formato de Pedido establecido en el Manual nico del Almacn Rural, ya que no es posible verificar que lo entregado corresponda con lo solicitado. Al respecto, mediante oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que en este ao, se implement el formato de pedido pre-impreso con cdigo de barras, el cual se debe requisitar para su posterior captura en las terminales Pdion (Hand Held), y anex ejemplo de un pedido; sin embargo, no especific los mecanismos de control que establecer para la salvaguarda de dichos pedidos, por lo que la observacin subsiste. El almacn rural tampoco cont con las prefacturas de las 22 facturas; al respecto, la jefatura del almacn inform con nota del 7 de agosto de 2012 que las pre-facturas se entregan a los encargados de tienda, ya que es donde se imprimen los precios por pieza de los artculos. Al carecer de las prefacturas, ese almacn no cuenta con constancia de la autorizacin de la salida de la mercanca por parte de la Subjefatura de Bodega, la recepcin por el transportista y la firma de recibido del encargado de tienda. Con oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que envi a la Auditora Superior de la Federacin copia del expediente completo de facturas o pre-facturas de junio 2011; sin embargo, no est incorporada en la documentacin proporcionada. El almacn rural no cont con las fichas de depsito, los estados de cuenta bancarios, ni la relacin de la cobranza por un monto de 139.9 miles de pesos, en incumplimiento del artculo 261 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. De las facturas nms. 3676 y 3776 por 18.0 y 2.5 miles de pesos, respectivamente, en la relacin de la cobranza se identificaron cobros adicionales al importe de la factura, por 2.4 y 2.5 miles de pesos, respectivamente. La entidad aclar que los 2.4 miles de pesos correspondieron al cobro de la factura nm. 3550, y que en la factura nm. 3776 no fueron aplicados los 2.5 miles de pesos; asimismo, anex el recibo de ingresos y el reporte de facturacin pendiente de cobro con las aplicaciones correctas.
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En la Relacin de pago de ficha de depsito que incluye la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total correspondi a la suma de varias fichas de depsitos bancarios, por lo que no es posible identificar las cifras por ficha. En 15 facturas por 164.1 miles de pesos, transcurrieron ms de siete das hbiles de vencimiento entre la emisin de la factura y la cobranza, en incumplimiento del inciso 2, numeral 3, seccin VIII.2, Operacin Bancaria del Manual de Polticas y Procedimientos de la Tesorera que establece que la antigedad de la facturacin pendiente de pago no debe ser mayor a siete das a la entrega de la mercanca, as como del numeral 1, seccin VII.25 de las Responsabilidades que seala: El Jefe de almacn central y rural se asegurar de que se realice la recuperacin de la cartera generada en su almacn de conformidad a la fecha de vencimiento. Mediante oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la sucursal Oaxaca inform que la jefatura del almacn rural de Santiago Matatln continuamente instruye a los encargados de las tiendas para que paguen sus facturas al contado o dentro de los siete das; sin embargo, la entidad no proporcion la evidencia de dichas acciones.
b) Ventas a tiendas rurales del almacn Tixkokob de la Sucursal Peninsular En junio de 2011, el almacn rural Tixkokob report ventas de 2,928.3 miles de pesos, de los cuales se revisaron 107 facturas por 380.8 miles de pesos (el 13.0% de la muestra), correspondientes a las 11 tiendas rurales seleccionadas, de las cuales se constat lo siguiente: El almacn rural cont con copia de los pedidos de las 107 facturas, los cuales carecen de las firmas del Comit Rural de Abasto y del Subjefe Operativo (una firma por semana), en incumplimiento del Formato de pedido del Manual nico del Almacn Rural. Al respecto, mediante oficio del 29 de noviembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones de la Sucursal Peninsular solicit a la jefatura del almacn rural Tixkokob, cumplir con el formato del pedido de conformidad con el Manual nico del Almacn Rural. Por su parte, mediante oficio del 30 de noviembre de 2012, la jefatura referida instruy a los supervisores operativos para que todos los pedidos sean firmados semanalmente por algn integrante del Comit Rural de Abasto y en ausencia de ste que lo firme el o la encargada de la tienda (firmar todas las hojas); asimismo, anex el Reporte para el levantamiento de pedido/existencias de cinco tiendas del 29 de octubre y 1 del 5 de noviembre del 2012. Mediante oficio del 30 de noviembre del 2012, la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy al Subjefe Operativo para que, en lo sucesivo, firme en forma semanal cada uno de los pedidos de las tiendas rurales. En 2 recibos de ingresos por 25.2 miles de pesos, transcurrieron cuatro das de la fecha de expedicin del recibo de ingresos a la del depsito bancario, en
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incumplimiento del numeral 1 Procedimiento para la ejecucin, registro y control de la cobranza captada en los almacenes del Manual de Polticas y Procedimientos de Tesorera. En atencin de lo observado, la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy, mediante oficio del 30 de noviembre del 2012, a los supervisores operativos para que la cobranza realizada se deposite el mismo da si las condiciones y cargas de trabajo lo permiten, o a ms tardar el siguiente da hbil. En la Relacin de pago de ficha de depsito, que integra la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total corresponde a la suma de varias fichas de depsitos bancarios, por lo que no fue posible identificar las cifras por ficha. Al respecto, mediante oficio del 30 de noviembre de 2012, la entidad aclar que la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy a los supervisores operativos para que conjuntamente con la Subjefa Administrativa exista la coordinacin para ver que las fichas de depsito se realicen por ruta de supervisin con el fin de que se pueda identificar plenamente la integracin de los recibos con relacin a las fichas de depsito y que stos sean depositados al da siguiente de la cobranza si las condiciones en relacin a las cargas de trabajo lo permiten; adems, anex la ficha de depsito bancario del 30 de noviembre de 2012, correlacionada con el importe de nueve recibos de ingresos de la misma fecha. En 77 facturas por 222.8 miles de pesos, transcurrieron ms de siete das hbiles de vencimiento entre la emisin de la factura y la cobranza, en incumplimiento del numeral 1, seccin VII.25 de las Responsabilidades y del inciso 2, numeral 3, seccin VIII.2 Operacin Bancaria del Manual de Polticas y Procedimientos de la Tesorera. Al respecto, mediante oficio del 30 de noviembre de 2012, la entidad aclar que la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy a los supervisores operativos para que las tiendas comunitarias pertenecientes a este almacn de abasto rural se ajusten a dicha norma, en caso de no liquidarse la factura en el plazo establecido, proceder a la suspensin del surtimiento hasta que cubra el total de la factura. Se recomienda el apoyo de la Subjefa Administrativo y Operativo respectivamente para dar cumplimiento a lo antes mencionado; asimismo, anex oficio del 30 de noviembre de 2012 con el cual comunic a los encargados de tiendas comunitarias que no debe existir facturacin en trnsito con antigedad de ms de siete das, o de lo contrario se deber suspender el surtimiento hasta cubrir el total de la facturacin. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-004 11-2-20VSS-02-0091-01-005 11-2-20VSS-02-0091-01-006 11-2-20VSS-02-0091-01-007 11-2-20VSS-02-0091-06-001 11-9-20VSS-02-0091-08-002
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4.
Ventas a travs de Tiendas Mviles
Diconsa, S.A. de C.V. (Diconsa), estableci el Programa Tienda Mvil como forma de abasto a fin de contribuir con el logro de los objetivos del Programa de Abasto Rural, respecto al abasto en comunidades rurales en condiciones de alta y muy alta marginacin, las cuales, por su tamao y dispersin, no justifican el establecimiento de una tienda comunitaria, de acuerdo con los criterios establecidos en las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural vigentes en 2011. De acuerdo con el Manual nico del Almacn Rural, la unidad mvil es el equipo de transporte habilitado como punto de venta itinerante, donde se concreta el servicio de abasto de Diconsa. Durante 2011, los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob mantuvieron en operacin una tienda mvil por cada almacn, que reportaron ventas por 282.5 y 457.4 miles de pesos, respectivamente. De acuerdo con el numeral 1 de la seccin V Principios operativos de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa, la operacin de las tiendas mviles asignadas a un almacn rural, son responsabilidad del jefe del almacn rural; asimismo, El operador de la tienda mvil ser personal contratado por la Asociacin Civil, bajo las bases de contratacin del personal comunitario, por lo que no recibe comisin sobre la venta. TIENDA MVIL DEL ALMACN TIXKOKOB, 2011
FUENTE: Visita realizada al almacn Tixkokob de la Sucursal Peninsular/Unidad Operativa Mrida.
En abril de 2010, la Direccin de Operaciones emiti la Gua operativa para tienda mvil de Diconsa, que incluye los lineamientos de operacin de la tienda mvil. En el numeral 3.1 de la gua se mencionan, entre otros, los objetivos generales siguientes: a. Ampliacin de la cobertura para abastecer de forma econmica, eficiente y oportuna localidades en donde habite poblacin en situacin de pobreza econmica. b. Incrementar la cobertura de atencin para los diversos sectores de la poblacin marginada que no cumplan con los requisitos de tamao de poblacin para la
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instalacin de una tienda fija y, por lo tanto, no son considerados en las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. El Manual nico del Almacn Rural vigente en 2011 no fue actualizado, ya que no incluy las polticas y procedimientos contenidos en los lineamientos de operacin de la Gua operativa para tienda mvil de Diconsa. Mediante la Constancia de Acuerdo de la sesin ordinaria 101 del H. Consejo de Administracin de Diconsa, la entidad comprob que el 20 de marzo de 2012, se aprob el Manual de Polticas y Procedimientos de Almacenes DICONSA, que sustituye al Manual nico del Almacn Rural y que ya contiene la Gua Operativa para la Tienda Mvil de Diconsa; adems incluy la Gua operativa del mdulo de tiendas mviles, que describe la modalidad de operacin de la terminal porttil para tienda mvil. El inventario de las tiendas mviles se integr por artculos especificados en los anexos 2 y 3 Canasta bsica Diconsa y Catlogo de productos para la alimentacin y nutricin para el Programa de Abasto Rural. Ninguna de las tiendas mviles cuenta con capital de trabajo, ya que deben operar con facturacin diaria mediante el esquema de reposicin de inventarios, conforme al numeral 2 de la seccin VI Mecnica Operativa de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa. Adems, el numeral 2, inciso B, de la seccin VI, de esa gua establece que la construccin de la demanda social ser ajustada hasta precisar los productos que formen parte de los hbitos de consumo de las comunidades que la ruta deba cubrir (cantidades, marcas, presentaciones, etc.). Al respecto, mediante nota informativa del 9 de agosto de 2012, el almacn rural Santiago Matatln explic que carece de la informacin relativa a la construccin de la demanda social de la tienda mvil, ya que no se encontraron archivos en el almacn; adems, inform que la Gua operativa para tienda mvil Diconsa se implement en julio de 2011. Mediante oficio del 23 de octubre de 2012, el almacn rural Tixkokob explic que la construccin de la demanda social, se realiz de acuerdo con los productos de la canasta bsica, y que la tienda mvil no tiene capital de trabajo y funciona en relacin a los productos que demanda la propia comunidad y con base a lo vendido, el chofer realiza el pedido del da. Conforme a lo anterior, no fue elaborada la construccin de la demanda social en las tiendas mviles de los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob, en incumplimiento del numeral 2, inciso B, de la seccin VI Mecnica Operativa, de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa. Al respecto, con motivo de la auditora la Coordinacin de Operaciones de la Sucursal Peninsular emprendi acciones inmediatas en el almacn rural Tixkokob, quien procedi a la construccin de la demanda social en las localidades que la tienda mvil atiende, misma que anex como soporte documental en seguimiento de la observacin. Por otra parte, el numeral 4, inciso A, seccin VI Mecnica Operativa, de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa seala que el operador de la tienda mvil elaborar diariamente el Reporte de Codificacin de Existencias para el resurtimiento, mismo que se alimentar en
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el Sistema Integral de Almacenes Comunitarios, dicho reporte se elaborar para surtir los productos acorde a la ruta a cubrir y con base en la Demanda Social. El resurtimiento contar con la autorizacin del jefe del almacn. Al respecto, mediante nota informativa del 9 de agosto de 2012, el almacn rural Santiago Matatln inform que no se cuenta con la informacin relativa al reporte de codificacin de existencias para el resurtimiento de la tienda mvil, ya que no se encontraron archivos en el almacn, adems de que la Gua operativa para tienda mvil Diconsa se implement en el mes de julio de 2011. El almacn rural Santiago Matatln reiter que no se cuenta con la informacin requerida sobre la construccin de la demanda social y reportes de codificacin de existencias, ya que no se encontraron archivos en el almacn, adems explic que la Gua operativa para tienda mvil se implement en julio de 2011; mediante oficio del 28 de marzo de 2012, el almacn en cuestin concentr a la Sucursal Oaxaca la unidad, por lo que actualmente no cuenta con tienda mvil. Mediante nota informativa del 23 de octubre de 2012, el almacn rural Tixkokob explic que no hay ningn reporte de codificacin de existencias, el chofer realiza el pedido de acuerdo a la experiencia de lo vendido semanalmente en cada comunidad donde presta el servicio; adems, el pasado da 22 de junio de 2011, se convoc un curso al operador de la tienda mvil y al capturista para el manejo de la misma. En dicho curso se entreg nicamente una Gua Operativa del mdulo de tienda mvil. Por lo anterior, no fue elaborado el Reporte de Codificacin de Existencias para el resurtimiento a cargo del Jefe de almacn rural, por los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob, en incumplimiento del numeral 4, inciso A, seccin VI Mecnica Operativa, de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa. Al respecto, mediante el oficio del 30 de noviembre de 2012, el Jefe del almacn rural Tixkokob instruy al encargado de la tienda mvil que la surtiera de acuerdo con el reporte de codificacin de existencias, autorizado por el propio jefe del almacn. Las tiendas mviles vendieron al pblico productos por piezas completas o despensas armadas previamente, slo expenden productos del catlogo de Diconsa. Las operaciones de dichas tiendas se registraron en el canal de ventas 54 Tienda mvil. El numeral 1 de la seccin VII Principios Administrativos y Contables de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa seala que se generar un expediente de ventas de cada unidad mvil, por lo que se revis el expediente de ventas de las tiendas mviles de los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob. El almacn rural Santiago Matatln no incluy en el expediente los registros de venta del da, los cuales constituyen un mecanismo de control interno. Sin embargo, la venta del da fue registrada en el SIAC. En trminos generales el expediente de la tienda mvil del almacn rural Tixkokob cumpli con la normativa.
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En junio de 2011, el almacn rural Santiago Matatln report ventas netas en tiendas mviles por 17.1 miles de pesos. Se revis el expediente de la tienda mvil y se observ lo siguiente: La facturacin por las ventas totalizaron 36.9 miles de pesos, monto que coincidi con los registros contables. Del total de las devoluciones por 19.8 miles de pesos, no se cont con los comprobantes fiscales por 2.1 miles de pesos. Con motivo de la auditora, el almacn rural Santiago Matatln entreg las copias de los comprobantes fiscales digitales de las devoluciones de las ventas por 2.1 miles de pesos. No se cont con las prefacturas por 36.9 miles de pesos. En la Relacin de pago de ficha de depsito que integra la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total correspondi a la suma de varias fichas de depsitos bancarios, por lo que no fue posible identificar las cifras por ficha. En cuatro facturas transcurrieron hasta 27 das entre la emisin del documento y la aplicacin del cobro, en incumplimiento del numeral 3, inciso A, seccin VII Principios Administrativos y Contables, de la Gua operativa para tienda mvil de Diconsa, el cual seala que Diariamente despus del recorrido se depositarn los recursos producto de la venta, si las condiciones lo permiten, en el banco ms cercano o se entregarn directamente al Subjefe Administrativo del Almacn para su depsito en la caja de seguridad del mismo; estos recursos sern depositados como abono o, en su caso, pago total de la factura respectiva, invariablemente se elaborar para tal efecto el recibo respectivo por la entrega del recurso. No se cont con la cartula de la cartera, el reporte de cobranza, ni los estados de cuenta bancarios, lo que impidi verificar el cobro total de seis facturas por 21.9 miles de pesos, en incumplimiento del artculo 261 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Por su parte, en junio de 2011, el almacn rural Tixkokob report ventas netas en tiendas mviles por 16.3 miles de pesos. Se revis el expediente con los resultados siguientes: La facturacin por las ventas totalizaron 17.9 miles de pesos y las devoluciones 1.6 miles de pesos, montos que coincidieron con los registros contables. Los comprobantes fiscales de las ventas y devoluciones son congruentes con el registro. No se cont con la prefactura y recibo de ingresos de la factura nm. 16502 por 5.3 miles de pesos. Al respecto el almacn inform, mediante nota informativa del 4 de octubre de 2012, que no se encontr el recibo de ingreso.
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En seis facturas transcurrieron hasta 39 das entre la emisin del documento y la aplicacin del cobro, en incumplimiento del numeral 3, inciso A, seccin VII Principios Administrativos y Contables, de la Gua operativa para tienda mvil de Diconsa. En la Relacin de pago de ficha de depsito que incluye la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total correspondi a la suma de varias fichas de depsitos bancarios, por lo que no fue posible identificar las cifras por ficha.
Conforme a lo expuesto, se observan deficiencias en la operacin de las tiendas mviles al carecer de control en la determinacin de la demanda social, en la salida de mercanca, en las ventas del da y en la cobranza. Al respecto, el 29 de noviembre de 2012 el Jefe del almacn rural Tixkokob levant acta administrativa en la que seal que la prefactura y el recibo de ingresos de la factura 16502 no se localizaron en el expediente de ventas de la tienda mvil, por lo que se consideraron extraviados; asimismo, mediante la relacin de la cobranza del 28 de junio de 2011, demostr que el recibo de ingresos por 1.8 miles de pesos fue registrado, cobrado y depositado en la cuenta bancaria correspondiente. Mediante oficio del 30 de noviembre de 2012, el Jefe del almacn rural Tixkokob instruy al encargado de la tienda mvil, para que entregue diariamente despus del recorrido, la cobranza de la tienda mvil a la Subjefa Administrativa, quien proceder a depositarla en el banco de forma inmediata. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-008 11-2-20VSS-02-0091-01-009 11-2-20VSS-02-0091-01-010 11-2-20VSS-02-0091-01-011 11-2-20VSS-02-0091-06-002 11-9-20VSS-02-0091-08-003 5. Ventas por concepto de Programas Especiales
Los Programas Especiales son las ventas que realiza Diconsa, S.A. de C.V., para apoyar a la poblacin de escasos recursos a cargo de instituciones del gobierno federal, los gobiernos estatales y municipales, u organizaciones de la sociedad civil. Se comercializan productos no perecederos que solicita la institucin a cargo del programa, con base en un contrato o convenio cuando la venta del mismo sea mayor de 3,500 salarios mnimos mensuales vigentes en el Distrito Federal, y con un pedido cuando sea igual o menor de 3,500 salarios mnimos mensuales, siendo en este caso opcional para la Sucursal o Unidad Operativa la celebracin del contrato o convenio. La atencin de emergencias se considera como un Programa Especial, en el que se incluyen las ventas que realiza Diconsa con instituciones de gobierno o particulares para el abasto y distribucin de productos en beneficio de la poblacin damnificada en situaciones de emergencias, con objeto de asegurar el abasto oportuno de los artculos en este tipo de eventos, sin que sea necesario contar con pedidos de compra de la Secretara de
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Gobernacin (SEGOB) u otra institucin adquirente de los artculos, las sucursales y unidades operativas en las que se presentan regularmente emergencias. La facturacin y cobranza de Programas Especiales puede efectuarse de manera centralizada o descentralizada, lo cual depende de las condiciones de negociacin y el tipo de convenio o contrato celebrado entre Diconsa y la entidad requirente. a) Facturacin centralizada y cobro Se revisaron 13 facturas por 123,471.0 miles de pesos, los comprobantes fiscales, los oficios de cobranza, la relacin de la cobranza, los reportes de movimientos bancarios, los reportes de ingresos, los oficios de aviso de recuperacin, los pedidos, el soporte de la salida y la entrega del almacn rural, as como las plizas de ingresos. Se determin que se realiz de conformidad con el procedimiento para el Manejo de la Cobranza de Programas Especiales en Oficinas Centrales, y del numeral 3.5, seccin VII.2 Operaciones Bancarias, de las Polticas y Lineamientos Generales del Manual de Tesorera, y correspondi a las entidades y conceptos siguientes:
MUESTRA DE LA FACTURACIN DE PROGRAMAS ESPECIALES EN OFICINAS CENTRALES, 2011 (Miles de pesos) Folio Nombre Concepto Importe 1433 SEGOB Lmina galvanizada 5,145.6 1442 SEGOB Lmina galvanizada 9,396.0 1457 SEGOB Kit de limpieza 6,634.2 1465 SEGOB Kit de aseo personal 19,335.5 1481 SEGOB Agua 6,880.0 1487 SEGOB Agua 12,339.3 1508 SEGOB Kit de aseo personal 16,539.0 1679 SEGOB Lmina de cartn ondulada 3,490.4 1687 SEGOB Colchoneta 12,710.7 1901 SEGOB Agua 4,488.0 Subtotal 96,958.7 1539 Servicios a la Juventud, A.C. Despensas 201.2 Subtotal 201.2 Secretaria de Desarrollo Social 1554 Cobertores 15,312.0 (SEDESOL) 1972 SEDESOL Cobertores 10,999.1 26,311.1 Subtotal Total muestra de facturacin centralizada 123,471.0 FUENTE: Expedientes de facturacin centralizada de Programas Especiales, proporcionada mediante el oficio DF/COM/643/2012 del 18 de septiembre de 2012.
La facturacin correspondiente a la SEGOB, por 96,958.7 miles de pesos, fue elaborada de acuerdo con el convenio de colaboracin C/COL/1365/2006 celebrado entre Diconsa y esa secretara, con el objeto de establecer la colaboracin entre SEGOB y Diconsa para el suministro de productos en general, con la finalidad de atender a la poblacin damnificada en caso de desastres naturales determinados por el Fondo de Desastres Naturales (FONDEN).
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La facturacin de la SEDESOL por 26,311.1 miles de pesos se emiti de acuerdo con el pedido nm. AD1/213-43101/088-11 del 9 de diciembre de 2011, donde se estableci la relacin comercial entre SEDESOL y Diconsa. b) Facturacin descentralizada y cobro De acuerdo con las Polticas de Programas Especiales y Atencin a Emergencias, las sucursales y unidades operativas podrn promover la venta para programas especiales y celebrar convenios o contratos en las entidades federativas de su rea geogrfica con instituciones del gobierno federal, gobiernos estatales o municipales, o bien con organismos de la sociedad civil debidamente constituidos, siempre que no exista un convenio equivalente en el mbito nacional. Almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca En 2011, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca celebr el convenio especfico nm. C/COL/527/2011 por un total de 20,500.0 miles de pesos, correspondiente a la Comisin Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indgenas (CDI) en el Estado de Oaxaca que instrument el Programa Albergues Escolares Indgenas, con objeto de brindar a la niez y juventud indgena, a travs de sus diversas modalidades, hospedaje y alimentacin. El almacn rural Santiago Matatln atendi parte de dicho convenio. La venta neta de Programas Especiales del almacn rural Santiago Matatln, registrada en la balanza de comprobacin, totaliz 55.2 miles de pesos. De la revisin de la facturacin de junio de 2011 y el soporte documental del cobro, se determin lo siguiente: La facturacin totaliz 41.6 miles de pesos, 13.6 miles de pesos menos que el monto registrado. Al respecto, el almacn rural Santiago Matatln slo cont con la documentacin justificativa y comprobatoria de la cobranza de 41.6 miles de pesos, falt la correspondiente a los 13.6 miles de pesos, en incumplimiento del artculo 42 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. En dos facturas el cobro se realiz 50 das despus de la emisin de las mismas, en incumplimiento del prrafo primero, clusula decima primera Forma de pago, del convenio especfico nm. C/COL/527/2011, el cual establece que el pago lo realizar cada Centro Coordinador adscrito a la Comisin, en pesos mexicanos a ms tardar a los 20 das de recibir las facturas. Al respecto, el almacn rural Santiago Matatln explic que el retraso del pago de facturas en comento, corresponde a que se deben de conciliar antes de que se expida el cheque de pago, lo cual se menciona en el convenio de colaboracin con dicha institucin.
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Almacn rural Tixkokob de la Sucursal Peninsular La venta neta de Programas Especiales del almacn rural Tixkokob totaliz 404.0 miles de pesos, de los cuales se facturaron 172.1 miles de pesos a los gobiernos municipales de Tixkokob, 25.6 miles de pesos a los Consejos Comunitarios de Abasto, A.C., y 206.3 miles de pesos por concepto de canastas alimentarias. Con la revisin del soporte documental de la facturacin y cobranza, se determin lo siguiente: De la venta a los gobiernos municipales se comprob la cobranza por 84.1 miles de pesos. De la factura nm. 16258 qued pendiente el cobro de 88.0 miles de pesos. A junio de 2012, ese documento present problemas de cobranza, por lo que mediante oficio del 20 de junio de 2012, el almacn rural solicit a la Coordinacin Jurdica de la Sucursal, su intervencin para recuperar el pago de esa factura. Adems, el nico depsito recibido de la factura nm. 16258 por 18.8 miles de pesos, fue registrado 15 das despus de su depsito, y 10 das antes de la emisin de dicha factura, por lo que la entidad carece de un registro congruente y ordenado, en incumplimiento del artculo 19 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. El tiempo entre la emisin de la factura a nombre de los gobiernos municipales, y la aplicacin del cobro fue de hasta 132 das. Al respecto, mediante el oficio del 4 de diciembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones de la Sucursal Peninsular instruy al jefe del almacn Tixkokob para establecer los mecanismos de control por parte del rea administrativa que garanticen el seguimiento, cobranza y registro contable congruente y ordenado de la facturacin pendiente de pago de programas especiales. El Jefe del almacn en cuestin, gir instrucciones a la Subjefa Administrativa, para que en conjunto establezcan mecanismos de control que garanticen el seguimiento del registro contable. De la venta a los Consejos Comunitarios, A.C., se comprob la cobranza de la facturacin por 25.6 miles de pesos. Se integr por la facturacin a los trabajadores del almacn rural por 22.2 miles de pesos y una nota de crdito por 3.4 miles de pesos, la cual qued avalada mediante las bases de contratacin del personal comunitario, en donde se estipula que la mesa directiva de la asociacin dispondr de una despensa mensual equivalente a doce salarios mnimos generales del Distrito Federal. El tiempo entre la emisin de la factura a nombre de los Consejos Comunitarios y la aplicacin del cobro fue de hasta 23 das. El Programa de Canasta Alimentaria es un Programa Especial propuesto por la SEDESOL e implementado por Diconsa, mediante el cual se venden canastas alimentarias conformadas por 20 artculos a un precio de venta de 0.2 miles de
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pesos por canasta, con el propsito de atender las necesidades de los beneficiarios del Programa Oportunidades. La cobranza de este programa por 206.3 miles de pesos se realiz de manera centralizada mediante movimientos bancarios y afectacin de flujos por las oficinas centrales. Al respecto, mediante oficio del 29 de noviembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones del almacn rural Tixkokob instruy al jefe del almacn en cuestin, para que al formalizar los pedidos del canal de ventas de programas especiales se establezcan claramente las condiciones de compra-venta y plazos de pago, dicha instruccin fue atendida por el Jefe del almacn, que adems de exhortar a la Subjefa Administrativa a que en toda venta de programas especiales se garantice el pago mediante el seguimiento de la misma, estipula que la venta de despensas a nombre del Consejo Comunitario de Abasto A.C., no deber exceder de siete das para su cobro. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-012 11-9-20VSS-02-0091-08-004 6. Demanda social de tiendas y capital de trabajo
En el inciso c del apartado Especficas de la seccin VII Polticas que Regulan la Supervisin Operativa del Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin de Tiendas Comunitarias, se incluy el procedimiento para la construccin de la demanda social y su actualizacin, mediante el cual se consulta a los consumidores para conocer sus hbitos de consumo y se determina la variedad de artculos que se deben integrar al inventario de la tienda, as como su actualizacin al proceso de depuracin del catlogo de artculos y proveedores de la sucursal. Una vez actualizada la demanda social de las tiendas, se debern registrar en forma peridica los artculos solicitados por los consumidores que no estn en el inventario de la tienda para incorporarlos al catlogo de artculos y proveedores, de conformidad con dicho manual. Se verific el cumplimiento del procedimiento para actualizar la demanda social en los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob de las sucursales Oaxaca y Peninsular, respectivamente. Se determin que durante 2011 no actualizaron la demanda social de las tiendas, en incumplimiento del inciso c, apartado Especficas, seccin VII Polticas que Regulan la Supervisin Operativa, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin de Tiendas Comunitarias, y del proceso Cmo actualizar la construccin de la demanda social del Manual nico del Almacn Rural, vigentes en el ejercicio auditado. La Sucursal Peninsular slo cumpli con las actividades de determinar si la informacin de los almacenes rurales fue suficiente para incorporar los nuevos artculos y si no fue suficiente determinar la estrategia a seguir, ya que sustent la realizacin de cuatro sesiones ordinarias del Subcomit de Adquisiciones de Bienes para Comercializar de la Sucursal Peninsular, de las cuales tres fueron para dar de alta 16 artculos de proveedores ya autorizados, y uno para el alta de tres artculos de un nuevo proveedor.
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Los proveedores y artculos se actualizaron con base en las solicitudes de la Gerencia de la Sucursal Peninsular, entregadas a la Direccin de Comercializacin mediante los formatos FO-AB04-08 Solicitud de alta de proveedor y/o artculo, y FO-AB04-01 Comparativo de precios de compra, as como otros documentos legales y comerciales del proveedor, en cumplimiento del numeral 3, seccin IX Descripcin de actividades, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar. Con motivo de la auditora, la entidad inform que mediante oficio del 30 de noviembre de 2012, la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy a los supervisores operativos para que lleven a cabo la actualizacin de la demanda social de todas y cada una de las tiendas comunitarias, misma que para ser actualizada se encuentra establecido en las polticas que regulan la supervisin operativa del Manual de polticas y procedimientos para la supervisin de las tiendas comunitarias. Con nota informativa del 7 de agosto de 2012, la Sucursal Oaxaca explic que el almacn rural Santiago Matatln no actualiz la construccin de la demanda social debido a que, por lo general, se realiza cuando se abre la tienda, y la demanda actualizada se calcula con las estadsticas histricas de las ventas por tienda; asimismo, inform que durante 2011 solicit nicamente la ampliacin de la cobertura, no se incorporaron nuevos artculos ni se tramit en las oficinas centrales la baja de artculos. Con motivo de la auditora, mediante oficio del 10 de septiembre de 2012, la jefatura del almacn rural Santiago Matatln instruy a los supervisores operativos para que realizaran la construccin social de la demanda, y se reiter el procedimiento a seguir de acuerdo con el Manual nico del Almacn Rural. El capital de trabajo es el inventario de mercancas a vender que Diconsa asigna como financiamiento en especie a cada Comit Rural de Abasto con base en la demanda social de la comunidad beneficiada y el estudio socioeconmico con el que se constituye e inicia la operacin de la tienda rural. De acuerdo con el Manual nico del Almacn Rural, el Comit Rural de Abasto es un grupo de personas electas por la Asamblea Comunitaria, para realizar la gestin, supervisin, evaluacin y seguimiento de la operacin y administracin de la tienda rural. Conforme al Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, la Asamblea Comunitaria es el rgano supremo donde la comunidad beneficiada se rene y toma las decisiones respecto a la operacin y funcionamiento de la tienda rural. Los capitales de trabajo se presentan valuados a su costo de aportacin, de acuerdo con su naturaleza y objetivo, se clasifican como un activo no circulante en el balance general. Con el propsito de reconocer el impacto de los faltantes de capital de trabajo en tiendas rurales que se generan al momento del cierre de las mismas, la entidad reconoce una reserva para estos fines, el importe de esta reserva se determin con base en la informacin estadstica de los ltimos aos en funcin de los faltantes respecto del valor total de los capitales de trabajo cancelados.
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Al 31 de diciembre de 2011, Diconsa determin la reserva de baja de capitales de trabajo por 21,074.1 miles de pesos, sin embargo, registr 42,148.2 miles de pesos, el 100% adicional al monto determinado, es decir, registr un exceso por 21,074.1 miles de pesos. Al respecto, la Gerencia de Contabilidad inform que la poltica consiste en determinar el porcentaje que representa el capital que no se recupera cuando por algn motivo se cierra una tienda y los montos que se presentan para autorizacin de cancelacin como cuenta incobrable en la Comisin Interna de Administracin y Programacin (CIDAP); para el caso especfico del ejercicio 2011, dicha proporcin fue equivalente al 6.8% y la entidad tiene la poltica de considerar la reserva por una cantidad igual al porcentaje determinado, es decir la reserva que se aplic para dicho ejercicio fue del 13.6% equivalente a un importe de 42,148.3 miles de pesos y considerando que ya se tiene un saldo acumulado de 38,364.6 miles de pesos solo reserv la diferencia por un monto de 3,783.7 miles de pesos considerado como un ajuste propuesto por el auditor externo. La gerencia inform tambin que la CIDAP durante los aos 2007 a 2011, mismos que formaron la base para determinar la reserva de dichos capitales de trabajo, autoriz cancelar 39,708.9 miles de pesos, principalmente de cuentas generadas de ex encargados de tiendas que corresponden precisamente al cierre de tiendas. La respuesta de la entidad es insuficiente, ya que no proporcion evidencia de la poltica contable autorizada que especifique el procedimiento de considerar una cantidad adicional igual al monto determinado, ni la explicacin de la base por la cual se realiza de esa forma. En los estados financieros dictaminados tampoco se menciona dicha poltica. Con motivo de la reunin de presentacin de resultados finales y observaciones preliminares, la entidad proporcion oficio con la descripcin de una poltica contable para la reserva de capitales de trabajo, firmada por la Gerencia de Contabilidad, en la cual se seala que el importe de esta reserva se determina con base en la informacin estadstica de los ltimos aos en funcin de los faltantes respecto del valor total de los capitales de trabajo cancelados o retirados y para darle mayor cobertura a los capitales de trabajo que no son recuperados el porcentaje es considerado al doble. Conforme a lo expuesto, la entidad no sustent la existencia de una poltica o procedimiento formal que regule el mecanismo para determinar dicha reserva, en incumplimiento del Boletn C-3 de las Normas de Informacin Financiera. El capital comunitario est constituido por los recursos aportados por la comunidad los cuales son utilizados en la tienda rural para la compra de mercancas complementarias a los productos que abastece Diconsa, para el beneficio exclusivo de la comunidad. El monto del capital comunitario es variable de acuerdo con las aportaciones de la comunidad. Los supervisores operativos de los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob practicaron auditoras al capital de trabajo y comunitario (12 tiendas rurales por cada almacn seleccionadas), en cumplimiento de los numerales 1 y 2, inciso j Auditora de tiendas, apartado B, seccin VII, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias (manual).
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a) Almacn Rural Santiago Matatln De los resultados de las auditoras practicadas al capital de trabajo se observ lo siguiente: Se gener un sobrante a favor de 265.5 miles de pesos, los cuales corresponden a capital comunitario, determinado entre el monto a comprobar de 312.4 miles de pesos, y el monto determinado en las auditoras por 577.9 miles de pesos. En la tienda rural nm. 58 perteneciente a la localidad de San Bartolo se present un saldo a cargo por 6.7 miles de pesos, por lo que la encargada de la tienda firm un convenio de pago y un pagar, de conformidad con el numeral 7, inciso j Auditoras de tiendas, apartado B, seccin VI, del manual. Se revisaron 12 formatos FO-OP05-21 Auditora de tienda por comprobacin de capital de trabajo establecido en el manual, y se observ que en 10 no se incluyeron los folios ni las fechas en el campo del arqueo de los comprobantes autorizados, en incumplimiento del formato. Al respecto, con el oficio del 4 de diciembre de 2012 la Gerencia de la sucursal Oaxaca inform que en el formato de auditoras, no todas las tiendas presentan comprobantes autorizados al momento de realizar la auditora, por lo que no necesariamente se debe registrar datos en el formato; sin embargo, los 10 casos presentan importes que no incluyen los folios ni las fechas en el campo del arqueo de los comprobantes autorizados, por lo cual la observacin subsiste. Con motivo de la auditora, mediante oficio del 3 de diciembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones de la Unidad Operativa Valles Centrales de la Sucursal Oaxaca instruy a la jefatura del almacn rural Santiago Matatln para que en el formato FO-OP05-21 incluya los folios y las fechas en el campo del arqueo de los comprobantes autorizados, de conformidad con el Manual nico del Almacn Rural, el Manual y las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. En la tienda rural nm. 10 se detect un error aritmtico por 6.3 miles de pesos en la sumatoria del inventario fsico; en la tienda rural nm. 39, en el levantamiento del inventario fsico no se desglosaron los productos ni las existencias por 8.0 miles de pesos, en incumplimiento del formato FO-OP05-22 Hoja de inventaro fsico del manual. Mediante oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que la tienda nm. 10, a esta fecha no presenta faltante, y como se realizan auditoras cada trimestre, ya se corrigi el error aritmtico. En los 12 levantamientos de inventarios fsicos de las tiendas rurales se detectaron deficiencias de control interno, como en el campo 2 Inventaro Fsico del formato FO-OP05-22 del manual, en donde no se precis el importe que correspondi al capital de trabajo y al capital comunitario; adems las hojas de inventarios que
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contienen el artculo, la presentacin, la existencia, el precio e importe fueron requisitadas manualmente. Al respecto, con oficio del 4 de diciembre de 2012 la Gerencia de la Sucursal Oaxaca proporcion las auditoras completas de las 12 tiendas revisadas; asimismo, inform que algunas auditoras se realizan manualmente, ya que no todos los supervisores cuentan con computadoras, y la empresa no proporciona este equipo. Las auditoras proporcionadas por la entidad son las mismas que se revisaron. En las auditoras del capital comunitario, se observ lo siguiente: Se determin un sobrante a favor de 23.9 miles de pesos, generado entre el monto a comprobar por 227.7 miles de pesos y el determinado en las auditoras por 251.6 miles de pesos, sin que en la informacin proporcionada se identifique su origen, en incumplimiento del numeral 6, inciso J Auditoras de tiendas, apartado B, seccin VII, del manual y del proceso Cmo realizar la evaluacin operativa del almacn rural, contenido en el Manual nico del Almacn Rural. La entidad no cont con la documentacin comprobatoria que identifique el origen del sobrante a favor de 23.9 miles de pesos. De los 12 formatos FO-OP05-26 Auditora por comprobacin de capital comunitario, se determin que en 9 no se incluyeron los folios de las facturas por la bonificacin del periodo y los periodos de pago de la retribucin al encargado; tampoco se adjunt la cdula de gastos de operacin de la tienda rural, de la relacin del soporte de las mermas y quebrantos, ni la hoja de mercancas de compras directas autorizadas, en incumplimiento de ese formato. Mediante oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que en relacin a las auditoras al capital comunitario, los sobrantes por lo general corresponden a la buena operacin de las tiendas y desde el momento que se audita como capital comunitario, corresponde a la comunidad; adems, inform que en los formatos FO-OP05-26, en casi todas las tiendas, no se asientan los datos de facturas ni la bonificacin, ya que el 5% de la comisin le corresponde al encargado de la tienda. Derivado que el encargado toma el 5% de comisin, es quien absorbe los gastos de operacin de la tienda, as como las mermas y quebrantos atribuibles a la operacin de la tienda. Con motivo de la auditora, mediante oficio del 3 de diciembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones de la Unidad Operativa Valles Centrales de la Sucursal Oaxaca instruy a la jefatura del almacn rural Santiago Matatln para que en el formato FO-OP05-26 incluya los folios de las facturas por la bonificacin del periodo de pago de la retribucin al encargado; adems, anexe la cdula de gastos de operacin, la relacin del soporte de las mermas y quebrantos, as como la hoja de mercancas de compras directas autorizadas, en cumplimiento del Manual nico del Almacn Rural, as como del Manual y las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural.
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En la tienda rural nm. 72, no se adjunt la copia del formato FO-OP05-26, ni la documentacin referida en el apartado anterior. Mediante oficio del 4 de diciembre de 2012, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que algunas tiendas no cuentan con capital comunitario, por lo que no es necesario requisitar el formato FO-OP05-26; sin embargo, no proporcion la informacin suficiente, ya que en el acta informativa por auditora al capital de trabajo y conciliacin de activos fijos, qued asentado un saldo del capital comunitario a comprobar en la prxima auditora.
En agosto de 2012, se visitaron 12 tiendas rurales del almacn rural Santiago Matatln, y se confirm que ocho tiendas comercializan productos distintos de los especificados en los anexos 2 y 3 Canasta bsica Diconsa y Catlogo de productos para la alimentacin y nutricin para el Programa de Abasto Rural (PAR) de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. Al respecto, la Sucursal Oaxaca, mediante nota del 12 de septiembre de 2012, inform que la mayora de las tiendas no realizan ventas diferentes a los del catlogo Diconsa y en los casos donde venden, no se tiene autorizacin debido a que el importe de estas mercancas no es significativo en relacin al importe de mercancas que Diconsa vende en la tienda, aunado a que cuentan con capital comunitario. Por lo anterior, tampoco se cuenta con oficio de autorizacin por parte de la Gerencia de Sucursal. Conforme a lo anterior, la Sucursal Oaxaca incumpli el numeral 4.2.1, incisos t, u, v, w y x, de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural, que establecen el procedimiento de operacin en los casos de existir inters de vender en la tienda rural productos distintos de los especificados en los anexos 2 y 3 de esas reglas. Con motivo de la auditora, mediante oficio del 3 de diciembre de 2012, la Coordinacin de Operaciones de la Unidad Operativa Valles Centrales de la Sucursal Oaxaca instruy a la jefatura del almacn rural Santiago Matatln dar cumplimiento al numeral 4.2.1, incisos t, u, v, w y x, de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural, de conformidad con el Manual nico del Almacn Rural, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, y las Reglas de Operacin vigentes. b) Almacn rural Tixkokob En los resultados de las auditoras del capital de trabajo de las 12 tiendas rurales seleccionadas, se observ lo siguiente: La tienda rural nm. 3 present un saldo a cargo de 3.9 miles de pesos, el cual qued asentado en un acta administrativa; sin embargo, no cont con el pagar previsto en el inciso j Auditoras de tiendas, punto 7, del manual. Con motivo de la auditora, con nota del 13 de diciembre de 2012 la jefatura del almacn rural Tixkokob aclar que en la tienda rural nm. 3 se elabor el pagar por 3.9 miles de pesos, el cual fue devuelto a la encargada cuando se recuper la
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totalidad del faltante en la auditora del 28 de mayo de 2012; asimismo, proporcion la copia de la auditora de capital de trabajo con saldo a favor. En las auditoras de capital de trabajo y comunitario se deben utilizar los formatos FO-OP05-21 y FO-OP05-26 establecidos en el manual, sin embargo, en las 12 tiendas rurales se utiliz un formato distinto requisitado manualmente y no se desglos el importe de los comprobantes autorizados y de efectivo. En las 12 auditoras no se cont con el formato FO-OP05-23 Acta informativa por auditora de capital de trabajo y conciliacin de activos fijos de la tiendas contenido en el manual. Con motivo de la auditora, la entidad inform que mediante el oficio del 30 de noviembre de 2012, la jefatura del almacn rural Tikokob instruy a los supervisores operativos para que en cada inventario utilicen los formatos FO-OP05-21 "Auditora de tienda por comprobacin de capital trabajo", FO-OP05-26 "Auditora por comprobacin de capital comunitario", y FO-OP05-23 "Acta informativa por auditora de capital de trabajo y conciliacin de activos fijos de la tiendas", de acuerdo con el manual. Asimismo, proporcion copia de las auditoras de tres tiendas de fecha 30 de noviembre del 2012, 5 y 7 de diciembre del 2012, las cuales incluyen los formatos FO-OP05-21 FO-OP05-26 y FO-OP05-23. En agosto de 2012, se visitaron 11 tiendas rurales del almacn Tixkokob, y se confirm que se comercializan productos distintos de los especificados en los anexos 2 y 3 de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. Con motivo de la auditora, la Sucursal Peninsular proporcion la copia del acta de la Asamblea General Informativa firmada por el Comit Rural de Abasto de las 11 tiendas rurales, en donde se acord la venta de productos distintos, el escrito libre dirigido al gerente de la sucursal para solicitud de aprobacin y el oficio de autorizacin firmado por el gerente, en cumplimiento de los incisos t, u, v, w y x del numeral 4.2.1 de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. Por otra parte, de conformidad con el numeral 2, inciso g Integracin y control de expedientes de Tienda, apartado B, seccin VII, del manual, cada una de las tiendas debe contar con controles administrativos..., como los siguientes: a. Control de capital de trabajo.- Formato FO-OP05-27. b. Control de capital comunitario.- Formato FO-OP05-25. c. Bitcora de la tienda rural.- El control de la bitcora de la tienda se lleva en una libreta en la que se plasman todos los hechos de visitas y supervisiones. Con la revisin de los 23 expedientes dinmicos (12 de las tiendas rurales del almacn Santiago Matatln y 11 de las tiendas del almacn Tixkokob), se comprob que los resultados de las auditoras de capital de trabajo, as como los registros de visitas y las supervisiones se reportaron en la Bitcora de la tienda. Sin embargo, en ninguno de los 23
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expedientes dinmicos se integraron los formatos FO-OP05-27 y FO-OP05-25, en incumplimiento del numeral 2, inciso g Integracin y control de expedientes de tienda, apartado B, seccin VII, del manual. Con motivo de la auditora, mediante oficio del 21 de septiembre de 2012 la jefatura del almacn rural Santiago Matatln instruy a los comits rurales de abasto y encargados de las tiendas para que, se requisiten mensualmente los formatos FO-OP05-27 y FO-OP05-25, con la finalidad de mantener un buen control de los capitales que se manejan en las tiendas y cumplir el manual. Adems, mediante el oficio del 30 de noviembre de 2012 la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy a los supervisores operativos para que utilicen los formatos FO-OP05-27 "Control de Capital de Trabajo" y FO-OP05-25 "Control de Capital Comunitario", y una vez que stos sean requisitados en las tiendas comunitarias se integren a los expedientes dinmicos tanto de la tienda como del almacn, de conformidad con el numeral 2 inciso G "Integracin y control de expedientes de tienda", apartado B, de la seccin VII del manual; adicional, anex las auditoras de 3 tiendas de fecha 30 de noviembre del 2012, 5 y 7 de diciembre del 2012 las cuales incluyen los formatos FO-OP05-25 FO-OP05-26 y FO-OP05-27. De acuerdo con el numeral 7, seccin VI, del manual, se establece que el supervisor operativo es responsable de actualizar cada ao o en cada cambio de encargado de tienda el pagar que cubre el importe del capital de trabajo, o cualquier situacin que ocurra primero. Asimismo, en el numeral 21, inciso a, apartado B, seccin VII, del manual, se establece que el capital de trabajo se entregar con la documentacin siguiente: Pagar a favor de Diconsa que ampare el importe del capital de trabajo, el cual ser firmado por el encargado de tienda y su aval. Acta de entrega del capital de trabajo. Polticas de operacin de la tienda rural.
En el manual se dispone que los pagars deben ser suscritos en el Formato FO-OP05-12 Pagar. Se revis una muestra de 23 pagars por 393.7 miles de pesos, de los cuales 12 correspondieron a las tiendas rurales pertenecientes al almacn de Santiago Matatln por 222.7 miles de pesos, y 11 al almacn Tixkokob por 171.0 miles de pesos. Con los pagars de las tiendas rurales del almacn Santiago Matatln, se determin que los de las tiendas nms. 2, 10 y 58 no estn firmados por un aval, en incumplimiento del numeral 21, inciso a, apartado B, seccin VII, del manual, as como del numeral 4.2.1, inciso q, de las Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural. Adems, los pagars de las tiendas nms. 7, 18, 22, 61 y 72 no cuentan con nombre, domicilio y ciudad del aval, en incumplimiento del formato FO-OP05-12 del manual. Los 12 pagares revisados no se actualizaron en 2011, en incumplimiento de la seccin VI del manual.
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Al respecto, mediante oficio del 4 de diciembre de 2012 la Gerencia de la Sucursal Oaxaca inform que en cuanto a la implementacin del formato de pagar, se encuentra en proceso de reposicin, ya que al cierre del ao, se presentan varios cambios de encargados, y que los pagars enviados de las tiendas revisadas, todava estn vigentes, por lo cual la observacin subsiste. Con la revisin de los 11 pagars correspondientes a las tiendas rurales del almacn Tixkokob, se determin que de las tiendas nms. 15, 47, 71, 197 y 312 no cuentan con nombre, direccin y ciudad del aval ni fecha de expedicin y de pago, en incumplimiento del formato FO-OP05-12 del manual. Los pagars de las tiendas nms. 15, 47 y 71 no incluyeron la fecha de suscripcin, en incumplimiento del artculo 170, fraccin V, de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito. Los 11 pagares revisados no se actualizaron en 2011, en incumplimiento de la seccin VI del manual. Al respecto, con oficio del 30 de noviembre de 2012 la jefatura del almacn rural Tixkokob instruy a los supervisores operativos para que todos y cada uno de los capitales de trabajo otorgados a las tiendas comunitarias tengan el pagar correspondiente con todos los datos que este pide ya que se encontraron 5 pagars que no cuentan con nombre, direccin y ciudad del aval; asimismo, proporcion los pagars debidamente requisitados de las tiendas nms. 15, 47, 71, 197 y 312, pero no inform sobre la actualizacin de los pagars. En seguimiento de lo observado, con nota del 13 de diciembre de 2012, la jefatura del almacn rural Tixkokob inform lo siguiente: Para actualizar el pagar tiene que estar vencido el Comit Rural de Abasto (con vigencia de 3 aos). La actualizacin del pagar tambin se realiza por cambio de encargado y reubicacin de tienda. En los 12 casos no se tena el Comit Rural de Abasto vencido. Mensualmente se lleva en este almacn reuniones de preconsejo donde se analizan los Comits Rural de Abasto que estn prximos a vencer y se da la instruccin al supervisor operativo para que realice la actualizacin del Comit y el pagar del capital de trabajo otorgado.
Asimismo, la jefatura referida proporcion la copia del correo electrnico del 11 de septiembre de 2012, emitido por el departamento jurdico de Diconsa, donde inform a los jefes de los almacenes de la Sucursal Peninsular que los pagars tienen vigencia de tres aos, debido a que el pagar se reclama ante un juez mercantil en la va de accin cambiaria directa, misma que prescribe en 3 aos, segn el artculo 165 de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito. Conforme lo anterior, la respuesta de la entidad difiere de lo previsto en el numeral 7, seccin VI, del manual.
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Las 23 tiendas seleccionadas contaron con las polticas de operacin y las actas de entrega de capital de trabajo correspondientes, en cumplimiento del numeral 21, inciso a, apartado B, seccin VII, del manual. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-013 11-2-20VSS-02-0091-01-014 11-9-20VSS-02-0091-08-005 11-9-20VSS-02-0091-08-006 7. Margen de ahorro a la poblacin por la venta de productos de la canasta bsica del Programa de Abasto Rural
El margen de ahorro es la diferencia de los precios promedio de venta de los productos de la canasta bsica en relacin con los mismos productos que se comercializan en las tiendas del sector privado de las localidades donde tiene presencia Diconsa, S.A. de C.V. (Diconsa); dicho margen es expresado en porcentaje y se considera un ahorro para la poblacin que atiende el Programa de Abasto Rural. En el Manual nico del Almacn Rural vigente durante 2011 se incluy el procedimiento para el muestreo de precios de los productos de la canasta bsica, que consiste en una metodologa para aplicar encuestas con objeto de comparar los precios de venta al consumidor final de los productos de la canasta bsica, con los precios de los mismos productos y de las mismas marcas en el comercio privado. En 2011, no se realiz ese procedimiento, debido a que en octubre de 2008, Diconsa, en colaboracin con la Universidad de Guadalajara, desarroll una nueva metodologa para estimar el margen de ahorro de la canasta bsica basada en muestreo probabilstico, de tal manera que los mrgenes reportados fueran altamente confiables y precisos, y as realizar las comparaciones entre los precios de mercado de los mismos productos. En julio de 2011, Diconsa y la Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM) celebraron el convenio de colaboracin nm. C/COL/1097/2011, a fin de realizar un estudio para validar la implementacin adecuada de la nueva metodologa. Las conclusiones obtenidas por la UNAM fueron las siguientes: 1. En ninguno de los procedimientos analizados se detectaron desviaciones o errores significativos que afecten el clculo del margen de ahorro transferido por Diconsa mediante la canasta bsica. 2. El resultado del margen de ahorro transferido por Diconsa mediante su canasta bsica es confiable, y estadsticamente robusto y representativo. La UNAM valid la implementacin de la metodologa para calcular el margen de ahorro de la canasta bsica del Programa de Abasto Rural a cargo de Diconsa. De acuerdo con el numeral 3.4, prrafo tercero, de las Reglas de Operacin vigentes durante 2011, el margen de ahorro otorgado a los beneficiarios mediante la canasta bsica distribuida en las tiendas debe ser de por lo menos 10.0%, considerando el precio de la canasta en las tiendas privadas del mercado local. Al 31 de diciembre de 2011, el porcentaje
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del margen de ahorro obtenido por Diconsa fue del 19.2%, superior en 92.0% del mnimo establecido. Diconsa proporcion informacin sobre el proceso de muestreo de precios de los productos de la canasta bsica utilizados durante 2011, para calcular el margen de ahorro: Mediante el oficio del 11 de enero de 2010, el Director General de Diconsa instruy a los gerentes de sucursales y titulares de unidades que calcularan el margen de ahorro mediante el procedimiento generado a partir del estudio realizado por la Universidad de Guadalajara, como oficial y nico. Mediante el oficio del 8 de junio de 2011, la Gerencia de Evaluacin de la Direccin de Desarrollo instruy y proporcion a los gerentes de sucursales y titulares de unidades operativas el listado de localidades con tienda Diconsa para encuestar, as como la tabla de nmeros aleatorios que se utiliza para seleccionar la tienda privada. Mediante el oficio del 17 de junio de 2011, la Gerencia de la Sucursal Oaxaca envi a la Gerencia de Evaluacin de la Direccin de Desarrollo los cuestionarios para determinar el margen de ahorro de la canasta bsica, que fueron aplicados por los supervisores operativos a las tiendas privadas, correspondientes a junio de 2011 (muestra solicitada por el personal auditor). El Almacn Rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca/Unidad Operativa Valles Centrales aplic encuestas en las tiendas seleccionadas, en las localidades Rancho Colorado, tienda nm. 32, y Santa Ana del Valle, tienda nm. 78. Con oficio del 21 de junio de 2011, la Gerencia de la Sucursal Peninsular envi a la Gerencia de Evaluacin de la Direccin de Desarrollo los cuestionarios para determinar el margen de ahorro de la canasta bsica, los cuales fueron aplicados por los supervisores operativos a las tiendas privadas y Diconsa de las tres unidades operativas de la sucursal, correspondientes a junio de 2011 (muestra solicitada por el personal auditor). El Almacn Rural Tixkokob de la Sucursal Peninsular/Unidad Operativa Mrida aplic los cuestionarios en las tiendas seleccionadas, ubicadas en las localidades de Tekat, tienda nm. 32; Yaxkukul, tienda nm. 5; San Antonio Tzacala, tienda nm. 269; Tekik de Regil, tienda nm. 306, y Ekmul, tienda nm. 15.
El procedimiento para el muestreo de precios de los productos de la canasta bsica a agosto de 2012 no estaba incorporado en el Manual nico del Almacn Rural, en incumplimiento del artculo tercero, numeral 14, fraccin I, tercera norma, del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno. Con motivo de la auditora, la entidad proporcion la documentacin soporte sobre el procedimiento para el muestreo de precios de los productos de la canasta bsica del Programa de Abasto Rural, la cual se detalla a continuacin:
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Apartado del Manual de Polticas y Procedimientos de Almacenes Diconsa, en donde se establece que a travs de la Gerencia de Evaluacin, se aplicar mensualmente el procedimiento que permite definir el tamao de la muestra para el levantamiento de precios, el cual est contenido en el Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias. Apartado VII del Manual de Documentos Normativos, el cual indica que se debe Hacer del conocimiento del personal que tenga entre sus funciones las actividades contempladas en los Documentos Normativos responsabilidad de su rea, el documento autorizado para su aplicacin. Constancia del acuerdo de la sesin ordinaria nmero 101 del Consejo de Administracin de DICONSA, S.A de C.V., celebrada el 20 de marzo de 2012, en la que se tom el acuerdo siguiente: Con fundamento en el artculo 58, fraccin I, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, as como en la Clusula Dcima Novena, fraccin XXV, de los Estatutos Sociales de DICONSA, S.A. de C.V., este Honorable Consejo de Administracin aprueba la actualizacin al contenido del documento normativo denominado Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, en los trminos propuestos en el anexo que se presenta en la carpeta de trabajo de la sesin, e instruye al Director General para que contine con el proceso de formalizacin, inscripcin, registro y difusin del citado documento.
Anexo 50 FO-OP05-05 Procedimiento para el levantamiento de la Encuesta de Precios para la estimacin del Margen de Ahorro de la Canasta Bsica Diconsa, en el que se detalla el procedimiento para el levantamiento de la encuesta de precios y la estimacin del margen de ahorro de la canasta bsica del Programa de Abasto Rural.
Con lo anterior, la entidad demostr que el procedimiento para el muestreo de precios de los productos de la canasta bsica fue actualizado en el Manual de Polticas y Procedimientos de Almacenes Diconsa, y se incluy en el anexo 50 FO-OP05-05 del Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, modificado el 20 de marzo de 2012 en la sesin ordinaria nmero 101 del Consejo de Administracin de Diconsa, S.A. de C.V., en cumplimiento del artculo tercero, numeral 14, fraccin I, tercera norma, del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno. 8. Presentacin de los Ingresos en la Cuenta Pblica 2011
Mediante el oficio del 17 de febrero de 2012, Diconsa, S.A de C.V. (Diconsa), proporcion a la Secretara de Desarrollo Social (SEDESOL) los formatos con los que integr la Cuenta Pblica 2011.
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La venta de bienes reportada en el formato Ingresos de flujo de efectivo de entidades de control presupuestario indirecto, productoras de bienes y servicios, de la Cuenta Pblica 2011, por 11,692,663.3 miles de pesos, super en 2.1%, 238,743.4 miles de pesos, al monto programado original por 11,453,919.9 miles de pesos, debido a que hubo mayores ventas. Para registrar los ingresos de la venta de bienes reportados en la Cuenta Pblica, Diconsa utiliz el Sistema de Integracin y Control Presupuestario (SICOPRE), el cual, mediante el reporte de flujo de efectivo, consolida la cobranza de la venta de bienes de las 15 sucursales y sus 35 unidades operativas. Se observ que en el SICOPRE la Sucursal Bajo incluy a las unidades operativas Guanajuato y Quertaro para la integracin de la cobranza y en el registro contable slo se incluy a la Unidad Operativa Quertaro. Adems, la Sucursal Sureste integr a las Unidades Operativas Tabasco y Chiapas por la cobranza sin considerar a las de Tapachula y Tuxtla, contenidas en el SICOPRE, lo cual no coincidi con el registro contable de ventas, que incluy a las unidades operativas Tapachula, Tuxtla y Villahermosa. En los estados financieros dictaminados al 31 de diciembre de 2011 se reportaron ventas por 11,327,739.3 miles de pesos, importe inferior en 364,923.9 miles de pesos al de 11,692,663.3 miles de pesos presentado en la Cuenta Pblica. Mediante la nota informativa proporcionada con el oficio del 15 de octubre de 2012, sobre el proceso de consolidacin del rubro Ingresos de la Cuenta Pblica, la Gerencia de Presupuesto de Diconsa explic, entre otros aspectos, que la diferencia de 364,923.9 miles de pesos se debi, entre otras causas a que en los estados financieros se registr la venta de los 300 almacenes de acuerdo con las normas de contabilidad, mientras que el presupuesto refleja el flujo de efectivo, es decir, la cobranza de la venta tanto del ejercicio en vigor como de los cobros con cargo a ejercicios anteriores, sobre todo de los programas especiales. Al cierre de 2010 se report un saldo de 1,624,334.0 miles de pesos, y al final de 2011, 851,999.0 miles de pesos. Es importante considerar que la cartera de cuentas por cobrar incluy el Impuesto al Valor Agregado y el registro facturado del importe neto. Diconsa no concili la diferencia de 364,923.9 miles de pesos y no proporcion evidencia de lo argumentado, en incumplimiento de la seccin I Consideraciones generales, de los Lineamientos para el Proceso de Cierre Presupuestario del ejercicio Fiscal 2011 y la elaboracin de la Cuenta Pblica, as como de los artculos 52 y 33, Captulo III, Ttulo Tercero de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Respecto a los ingresos que obtuvo Diconsa por transferencias fiscales, mediante el oficio del 17 de febrero de 2012 se reportaron a la SEDESOL 2,381,419.0 miles de pesos presentados en la Cuenta Pblica. En los documentos Detalle de Movimientos Realizados de Diconsa con nmero de cuenta 0449621695 y de cliente 21489181, se registraron 2,381,419.0 miles de pesos en 2011, como apoyos gubernamentales, cantidad igual a la reportada en Cuenta Pblica y en los
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Pagos efectuados en el ejercicio 2011 con Recursos Fiscales de la Gerencia de Tesorera de la Direccin de Finanzas de Diconsa. Sin embargo, al 31 de diciembre de 2011, en el estado de resultados la Gerencia de Contabilidad report 2,047,917.9 miles de pesos, 333,501.1 miles de pesos menos de lo informado en la Cuenta Pblica, cifra reportada como remanente de operacin del ejercicio 2011 en el estado de situacin financiera. El ingreso del apoyo gubernamental se valid en la cuenta bancaria correspondiente por 2,381,419.0 miles de pesos. Cabe sealar que los ingresos que recibe Diconsa deben orientarse principalmente al abasto de productos bsicos y complementarios en localidades rurales marginadas del pas, razn por la cual existen productos bsicos que tienen un margen comercial negativo, como el maz, porque el gobierno federal asigna ingresos fiscales o subsidios para resarcir a esa entidad las prdidas de operacin. En 2011, el monto autorizado original fue de 1,781,419.0 miles de pesos, y en diciembre de ese ao la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP) autoriz a la entidad una ampliacin de 600,000.0 miles de pesos, para contar con el abasto de maz necesario a fin de cubrir la demanda de la poblacin ubicada en zonas de pobreza extrema. La entidad proporcion la integracin de la compra de maz por 600,000.0 miles de pesos, con las facturas correspondientes del 20 de septiembre al 20 de diciembre de 2012 por la misma cantidad, as como los estados de cuenta bancarios. En la sesin ordinaria nmero 104 del Consejo de Administracin de Diconsa, S.A. de C.V., celebrada el 26 de octubre de 2012, se tom el acuerdo siguiente: 07/X/2012 Con fundamento en lo dispuesto en el artculo 57 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, as como en la Clusula Dcima Novena, fraccin X, de los Estatutos Sociales de Diconsa, S.A. de C.V., este Honorable Consejo de Administracin autoriza que el Director General realice las gestiones necesarias ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, por conducto de la Coordinadora de Sector, para capitalizar el remanente contable de los subsidios otorgados por el Gobierno Federal en el Ejercicio Fiscal 2011, por un monto de 333,501,031.82 (trescientos treinta y tres millones quinientos un mil treinta y un pesos 82/100 M.N), los cuales no se aplicaron contra el resultado de la operacin. Con el oficio nm. DF/COM/854/2011 del 29 de noviembre de 2012 (entregado el 30 de noviembre de 2012), la Direccin de Finanzas solicit a la Direccin General de Programacin y Presupuesto de la SEDESOL que gestionara ante la SHCP la autorizacin presupuestal para considerar como una aportacin del Gobierno Federal los remanentes contables del ejercicio 2011 por 333 millones de pesos, y que la proporcin de prdidas a capital social vaya disminuyendo para revertir la quiebra tcnica que prevalece en la entidad. Cabe sealar que en los numerales 15 y 16 de la Norma Especfica de Informacin Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP-003 Norma para el registro contable de
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los subsidios y transferencias corrientes y las aportaciones de capital en el sector paraestatal, emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la SHCP, se establece lo siguiente: 15. Las entidades que determinen el remanente en la cuenta de Subsidios y Transferencias Corrientes , podrn capitalizarlo como Aportaciones de Gobierno Federal, siempre y cuando, a travs de su Coordinadora Sectorial, obtengan de forma previa, la autorizacin formal de la instancia presupuestaria de la SHCP; de obtenerla, ambas instancias debern realizar las modificaciones en su contabilidad de forma conciliada, reflejando en la dependencia la inversin y en la de la entidad la aportacin. De no ser autorizada, se deber enterar el importe a la TESOFE conforme lo indican las disposiciones legales y normativas. 16. Para efectos de cierre y presentacin de la informacin financiera, se revelar en las notas a los estados financieros el importe y la aplicacin de los Subsidios y Transferencias Corrientes de la siguiente forma: al dficit de operacin, por la creacin del pasivo para su devolucin a la TESOFE. y/o en su caso, por la capitalizacin de los recursos, haciendo mencin de la autorizacin que las sustenta.
En las notas a los estados financieros al 31 de diciembre de 2011 Diconsa inform que se recibieron apoyos del Gobierno Federal para el Programa de Abasto Rural por 2,381,419.0 miles de pesos, los cuales se aplicaron para disminuir el adeudo a proveedores y se gener un remanente de 333,501.1 miles de pesos, que se reclasific a un pasivo a favor de la TESOFE. Cabe sealar que los 333,501.1 miles de pesos, ya no estaban disponibles al 31 de diciembre de 2011, debido a que fueron utilizados para la adquisicin de maz, por lo que no fueron devueltos a la TESOFE. Hasta el 30 de noviembre de 2012 la entidad inici gestiones ante la Secretara de Desarrollo Social para regularizar esa cantidad como capitalizacin, en incumplimiento de los numerales 15 y 16 de la Norma NEIFGSP-003, ya que debi obtener la autorizacin de la capitalizacin antes del cierre y presentacin de la informacin financiera de 2011, y reflejarlo en las notas a los estados financieros. Con motivo de la reunin de resultados finales y observaciones preliminares, Diconsa inform, entre otros aspectos, lo siguiente: 2.- Gestin improcedente ante SEDESOL y autorizacin antes del cierre. Como se establece en el numeral 13 de la NEIFGSP-003, el Resultado de Operacin del Ejercicio no puede determinarse previo al cierre del ejercicio, es decir, se obtendr hasta el momento de haber determinado los ingresos propios y deducidos los costos y gastos presupuestarios de operacin del ejercicio.
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Como consecuencia de lo anterior la Entidad determin un remanente contable (pasivo a favor de TESOFE) mismo que tiene reflejado en la nota 10 y estados financieros dictaminados por el ejercicio 2011. Las gestiones que deben realizar las entidades para capitalizar dichos remanentes contables como aportaciones del Gobierno Federal es obtener de forma previa la autorizacin de la SHCP, y no de forma previa al cierre del ejercicio, de lo contrario no tendra sentido generar un pasivo; es decir la Autorizacin Previa es para reclasificar el pasivo a favor de la TESOFE a una Aportacin del Gobierno Federal y posteriormente a travs de la celebracin de una Asamblea General Extraordinaria de Accionistas incrementar el Capital Social de las Entidades. Prueba contundente de lo sealado en el numeral 13 del primer prrafo de este punto lo define la NEIFGSP 001- Presentacin de la informacin para la elaboracin de la cuenta anual de la Hacienda Pblica Federal, en la que se establece que la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal (CHPF) se somete a la consideracin del Ejecutivo Federal para su presentacin a la Honorable Cmara de Diputados a ms tardar el 30 de abril de cada ejercicio fiscal y constituye el principal instrumento de rendicin de cuentas y fiscalizacin; asimismo el numeral 17 de dicho ordenamiento seala: La entidad deber proporcionar al auditor externo la informacin a dictaminar con cifras al 31 de diciembre, en la fecha que se indique, con el propsito de que emita el dictamen a los estados financieros a ms tardar 30 das naturales antes de la entrega de la Cuenta Pblica, es decir a ms tardar el 30 de marzo de 2012 para el ejercicio fiscal 2011 como lo sealan los Trminos de referencia para auditoras en materia financiera presupuestaria a entes de la Administracin Pblica Federal emitidos por la Secretara de la Funcin Pblica. Vase accin(es): 11-2-20VSS-02-0091-01-015 11-9-20VSS-02-0091-08-007 11-9-20VSS-02-0091-08-008 Acciones Recomendaciones 11-2-20VSS-02-0091-01-001.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control en el Mdulo de Administracin de Inventarios, del Sistema Integral de Almacenes Comunitarios, para que en el "Anlisis General de Artculos por Proveedor" se emita el pedido sugerido con base en los requerimientos reales, debido a que al elaborar los pedidos cerrados regionales los almacenes Santiago Matatln y Tixkokob realizaron anlisis adicionales de las existencias y consumo de artculos. [Resultado 2] 11-2-20VSS-02-0091-01-002.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., actualice el Procedimiento para Registrar la Variacin de Inventarios por Cambio de Precio, a fin de formalizarlo en el Manual nico del Almacn Rural, debido a que establece que se registrar la variacin de los inventarios por cambio de precio mediante dos procesos: el automatizado y el manual, sin embargo, durante 2011 los precios no fueron actualizados mediante dichos procesos, y se emitieron rdenes de cambio de precio para su registro en el Sistema Integral de Almacenes Comunitarios. [Resultado 2]
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11-2-20VSS-02-0091-01-003.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control a fin de que las rdenes de cambio de precio se aprueben por las reas facultadas, debido a que se observ que en la Sucursal Oaxaca fueron autorizadas por la Encargada de la Coordinacin de Abasto, sin contar con la aprobacin del Titular de Abasto de la Sucursal/Unidad Operativa, como se dispone en la seccin VII, numeral 20.11, del Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar. [Resultado 2] 11-2-20VSS-02-0091-01-004.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control a fin de salvaguardar los pedidos de las tiendas y que stos contengan los requisitos establecidos en el Manual nico del Almacn Rural, debido a que se observ que el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca no cont con la copia de los pedidos que amparan las 22 facturas de junio de 2011 seleccionadas como muestra. [Resultado 3] 11-2-20VSS-02-0091-01-005.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control en el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, a fin de salvaguardar las prefacturas donde consta la autorizacin de la salida de la mercanca por parte de la Subjefatura de Bodega, la recepcin por el transportista y la firma de recibido del encargado de tienda, debido a que el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca no cont con las prefacturas de las 22 facturas seleccionadas como muestra. [Resultado 3] 11-2-20VSS-02-0091-01-006.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control en el registro de los recibos de ingresos por ventas en tiendas rurales, a fin de identificar los recibos de ingresos con la ficha de depsito bancario correspondiente, debido a que se observ que en el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca y en el almacn rural Tixkokob de la Sucursal Peninsular, en la "Relacin de pago de ficha de depsito", que integra la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total corresponde a la suma de varias fichas de depsito bancario, por lo que no fue posible identificar las cifras por ficha. [Resultado 3] 11-2-20VSS-02-0091-01-007.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control a fin de asegurar que la antigedad de la facturacin pendiente de pago no supere los siete das previstos en el Manual de Polticas y Procedimientos de la Tesorera, debido a que de 22 facturas del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, en 15 por 164.1 miles de pesos, transcurrieron ms de siete das hbiles entre la emisin de la factura y la cobranza; as como de 107 facturas del almacn rural de Tixkokob de la Sucursal Peninsular, en 77 por 222.8 miles de pesos se present la misma situacin. [Resultado 3] 11-2-20VSS-02-0091-01-008.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control para que, en lo sucesivo elabore la construccin de la demanda social y el Reporte de Codificacin de Existencias para el resurtimiento de las tiendas mviles de los almacenes rurales, a fin de controlar el inventario de dichas tiendas, como lo establecen los numerales 2, inciso B, y 4, inciso A, de la seccin VI "Mecnica Operativa", de la Gua operativa para tienda mvil Diconsa, debido a que se observ que en 2011 no se formularon esos documentos en los almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob. [Resultado 4]
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11-2-20VSS-02-0091-01-009.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control para que integre en los expedientes de ventas de las tiendas mviles la documentacin soporte de la operacin de las mismas, debido a que se observ que el expediente de la tienda mvil del almacn rural Santiago Matatln no incluy los registros de venta del da, las prefacturas por 36.9 miles de pesos; asimismo, el expediente de la tienda mvil del almacn rural Tixkokob no incluy la prefactura y el recibo de ingresos por 1.8 miles de pesos. [Resultado 4] 11-2-20VSS-02-0091-01-010.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control en el registro de los recibos de ingresos por ventas en tiendas mviles, a fin de identificar los recibos de ingresos con la ficha de depsito bancario correspondiente, debido a que se observ que el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca y en el almacn rural Tixkokob de la Sucursal Peninsular, en la "Relacin de pago de ficha de depsito", que integra la cobranza de los recibos de ingresos, el importe total corresponde a la suma de varias fichas de depsito bancario, por lo que no fue posible identificar las cifras por ficha. [Resultado 4] 11-2-20VSS-02-0091-01-011.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., implemente mecanismos de control a fin de asegurar que la cobranza por la venta en tiendas mviles se entregue diariamente despus del recorrido, si las condiciones lo permiten en el banco ms cercano, debido a que se observ que en el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, en cuatro facturas transcurrieron hasta 27 das, entre la emisin de la factura y la aplicacin del cobro, asimismo, en el almacn rural Tixkokob, en seis facturas transcurrieron hasta 39 das. [Resultado 4] 11-2-20VSS-02-0091-01-012.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de control para la cobranza de Programas Especiales, conforme a los plazos estipulados en los convenios celebrados, debido a que se observ que en el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca el cobro de dos facturas de la Comisin Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indgenas en el Estado de Oaxaca se realiz 50 das despus de la emisin de las mismas y en el almacn rural Tixkokob de la Sucursal Peninsular el tiempo entre la emisin de la factura a nombre de los gobiernos municipales y de los Consejos Comunitarios, la aplicacin del cobro fue de hasta 132 y 23 das, respectivamente. [Resultado 5] 11-2-20VSS-02-0091-01-013.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., fortalezca los mecanismos de supervisin en las auditoras de capital de trabajo y comunitario que realiza en las tiendas del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, a fin de garantizar que los formatos FO-OP05-22 "Hoja de inventaro fsico" y FO-OP05-26 "Auditora por comprobacin de Capital Comunitario", se requisiten de conformidad con el Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, debido a que de 12 tiendas seleccionadas como muestra, en una tienda se detect un error aritmtico en el formato FO-OP05-22 por 6.3 miles de pesos en la sumatoria del inventario fsico; en el levantamiento del inventario fsico de una tienda no se desglosaron los productos ni las existencias por 8.0 miles de pesos; en 12 formatos no se precis el importe del capital de trabajo ni del capital comunitario y fueron requisitados manualmente y en un caso no se cont con la copia del formato FO-OP05-26, ni la documentacin soporte del mismo. [Resultado 6]
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11-2-20VSS-02-0091-01-014.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., establezca mecanismos de supervisin a fin de que se requisiten correctamente los pagars que amparan el monto del capital otorgado a las tiendas rurales, debido a que de 12 pagars de tiendas del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, tres no estn firmados por un aval, cinco no cuentan con nombre, domicilio y ciudad del aval y los 12 pagars no se actualizaron, en tanto que de los 11 pagars de tiendas del almacn rural Tixkokob, cinco no cuentan con nombre, domicilio y ciudad del aval, tres no incluyeron la fecha de suscripcin y los 11 no se actualizaron. [Resultado 6] 11-2-20VSS-02-0091-01-015.- Para que Diconsa, S.A. de C.V., implemente mecanismos a fin de conciliar los ingresos por ventas que registra en la informacin financiera con los que presenta en la informacin presupuestal, debido a que no concili 364,923.9 miles de pesos presentados en la Cuenta Pblica, que no formaron parte de las ventas presentadas en sus estados financieros, como lo establece la seccin I "Consideraciones generales", de los Lineamientos para el Proceso de Cierre Presupuestario del ejercicio Fiscal 2011 y la elaboracin de la Cuenta Pblica. [Resultado 8] Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria 11-9-20VSS-02-0091-08-001.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin no contaron con el soporte documental de 1,943.9 miles de pesos correspondientes a movimientos de entrada y salida de mercancas al 30 de junio de 2011 de las lneas 16 frijol, 17 arroz, 18 azcar y 23 harina de maz, del inventario del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca. [Resultado 2] 11-9-20VSS-02-0091-08-002.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin, en el almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, no contaron con las fichas de depsito, los estados de cuenta bancarios, y la relacin de la cobranza por 139.9 miles de pesos. [Resultado 3] Esta accin se deriva del(de los) Pliego(s) de Observaciones que se emite(n) en este informe con la(s) clave(s): 11-2-20VSS-02-0091-06-001 11-9-20VSS-02-0091-08-003.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin en el almacn rural Santiago Matatln, no contaron con la cartula de la cartera, el reporte de cobranza, ni con los estados de cuenta bancarios de seis facturas por 21.9 miles de pesos, correspondientes a la tienda mvil que oper en 2011. [Resultado 4] Esta accin se deriva del(de los) Pliego(s) de Observaciones que se emite(n) en este informe con la(s) clave(s):
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11-2-20VSS-02-0091-06-002 11-9-20VSS-02-0091-08-004.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin no contaron con la documentacin justificativa y comprobatoria de 13.6 miles de pesos, de la cobranza de Programas Especiales del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, debido a que en la balanza de comprobacin se presentaron 55.2 miles de pesos, pero, de acuerdo al soporte documental, el cobro totaliz 41.6 miles de pesos, monto menor en 13.6 miles de pesos del registrado. [Resultado 5] 11-9-20VSS-02-0091-08-005.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin registraron 21,074.1 miles de pesos en exceso de reserva de baja de capitales de trabajo, ya que se observ que al 31 de diciembre de 2011 Diconsa, S.A. de C.V., determin una reserva por 21,074.1 miles de pesos, sin embargo, registr 42,148.2 miles de pesos, el doble del monto calculado. [Resultado 6] 11-9-20VSS-02-0091-08-006.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin no controlaron la cantidad de capital de trabajo y capital comunitario de las tiendas del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, debido a que se determin un sobrante a favor de 23.9 miles de pesos, en la auditora del capital comunitario, sin que en la informacin proporcionada por Diconsa, S.A. de C.V., se identifique su origen, en incumplimiento del numeral 6, inciso j "Auditoras de tiendas", apartado B, de la seccin VII, del Manual de Polticas y Procedimientos para Supervisin de Tiendas Comunitarias y del proceso "Cmo realizar la evaluacin operativa del almacn rural", contenido en el Manual nico del Almacn Rural. [Resultado 6] 11-9-20VSS-02-0091-08-007.- Ante el rgano Interno de Control de Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin no conciliaron 364,923.9 miles de pesos por concepto de venta de bienes reportada por la entidad en la Cuenta Pblica 2011, que no formaron parte de las ventas presentadas en sus estados financieros dictaminados al 31 de diciembre de 2011. [Resultado 8] 11-9-20VSS-02-0091-08-008.- Ante el rgano Interno de Control en Diconsa, S.A. de C.V., para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente por los actos u omisiones de los servidores pblicos que en su gestin registraron 333,501.1 miles de pesos como un pasivo a favor de la Tesorera de la Federacin (TESOFE), no obstante que los recursos ya no estaban disponibles al 31 de diciembre de 2011, debido a que se utilizaron para la adquisicin de maz, por lo que no fueron devueltos a la TESOFE, y as como por actos u omisiones de los servidores pblicos que hasta el 30 de noviembre de 2012 iniciaron gestiones ante la Secretara de Desarrollo
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Social, para regularizar esa cantidad como capitalizacin, ya que de acuerdo con los numerales 15 y 16 de la Norma NEIFGSP-003 "Norma para el registro contable de los subsidios y transferencias corrientes y las aportaciones de capital en el sector paraestatal", la autorizacin de la capitalizacin se debi obtener antes del cierre y presentacin de la informacin financiera de 2011, y reflejarlo en las notas a los estados financieros. [Resultado 8] Pliegos de Observaciones 11-2-20VSS-02-0091-06-001.- Se presume un probable dao al patrimonio de Diconsa, S.A. de C.V., por un monto de 139,961.5 pesos (ciento treinta y nueve mil novecientos sesenta y un pesos 50/100 M.N.), por concepto de cobranza de las tiendas rurales del almacn rural Santiago Matatln de la Sucursal Oaxaca, debido a que no cont con las fichas de depsito, los estados de cuenta bancarios, ni la relacin de la cobranza correspondiente. [Resultado 3] 11-2-20VSS-02-0091-06-002.- Se presume un probable dao al patrimonio de Diconsa, S.A. de C.V., por un monto de 21,919.6 pesos (veintin mil novecientos diecinueve pesos 60/100 M.N.), por concepto de cobranza de la tienda mvil del almacn rural Santiago Matatln, debido a que se observ que no cont con la cartula de la cartera, el reporte de cobranza, ni los estados de cuenta bancarios de seis facturas por esa cantidad. [Resultado 4] Recuperaciones Probables Se determinaron recuperaciones probables por 161.8 miles de pesos. Resumen de Observaciones y Acciones Se determin(aron) 6 observacin(es) la(s) cual(es) gener(aron): 15 Recomendacin(es), 8 Promocin(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria y 2 Pliego(s) de Observaciones. Dictamen: negativo La auditora se practic sobre la informacin proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos, y se aplicaron los procedimientos de auditora y las pruebas selectivas, que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere slo a las operaciones revisadas. La Auditora Superior de la Federacin considera que, en trminos generales y respecto de la muestra auditada, Diconsa, S.A. de C.V., no cumpli con las disposiciones normativas aplicables, como se precisa en los resultados que se presentan en el apartado correspondiente de este informe, donde destacan los siguientes: incumplimiento de polticas, procedimientos y reglas de operacin del programa de abasto rural; carencia de soporte documental de pedidos, de cobranza por 175.4 miles de pesos y de movimientos de mercancas por 1,943.9 miles de pesos; atraso en cobros, expedientes incompletos, falta de actualizacin de manuales y omisiones de registro; no concili 364,923.9 miles de pesos de ventas presentadas en la Cuenta Pblica con las reportadas en la informacin financiera;
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determin una reserva de baja de capital de trabajo por 21,074.1 miles de pesos, sin embargo, registr el doble por 42,148.2 miles de pesos; registr un remanente de transferencias fiscales por 333,501.1 miles de pesos como pasivo a favor de la Tesorera de la Federacin, sin embargo, no lo devolvi, dispuso de esos recursos para adquisicin de maz y hasta noviembre de 2012 inicio gestiones ante la Secretara de Desarrollo Social, para regularizarlo como capitalizacin, no obstante que conforme a la normativa, debi obtener la autorizacin de la capitalizacin antes del cierre y presentacin de la informacin financiera de 2011. Las observaciones totalizan 721,618.4 miles de pesos, representa el 28.3% de la muestra.
Apndices Procedimientos de Auditora Aplicados 1. 2. 3. Verificar el proceso y control de abastecimiento y distribucin de productos bsicos y complementarios. Revisar el proceso de comercializacin y cobranza en tiendas rurales, tiendas mviles y mediante Programas Especiales. Verificar la integracin y razonabilidad del capital de trabajo asignado a tiendas comunitarias y su reserva de baja de capital de trabajo, as como el procedimiento para la construccin de la demanda social y su actualizacin. Comprobar que las ventas se realizaron y registraron en la contabilidad de acuerdo con la normativa, as como el proceso de determinacin del margen de ahorro transferido. Constatar que los ingresos por ventas y transferencias fiscales se presentaron en la Cuenta Pblica, de conformidad con la normativa.
4. 5.
reas Revisadas Las direcciones de Comercializacin, de Operaciones, de Desarrollo y de Finanzas, las coordinaciones de Abasto, Operaciones, Contabilidad y Presupuesto, y Tesorera de las Sucursales Oaxaca y Peninsular, y sus almacenes rurales Santiago Matatln y Tixkokob, respectivamente, todas reas de Diconsa, S.A. de C.V. Disposiciones Jurdicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditora practicada, se determinaron incumplimientos de las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuacin se mencionan: 1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria: artculo 85 y 261.
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2. 3.
Ley General de Contabilidad Gubernamental: artculo 42; artculos 52 y 33, Captulo III, Ttulo Tercero. Otras disposiciones de carcter general, especfico, estatal o municipal: Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno, Art. Tercero, Numeral 14, Fraccin I, Norma tercera; Manual de Polticas y Procedimientos para la Adquisicin de Bienes para Comercializar, Seccin VII, Numeral 20.11; Manual nico del Almacn Rural, "Formato de pedido"; Manual de Polticas y Procedimientos de la Tesorera, Secciones VII.25 numeral 1, VIII.2 numeral 3, inciso 2, y IX numeral 1; Gua operativa para tienda mvil Diconsa, seccin VII "Principios Administrativos y Contables" inciso A, numeral 1 y 3, y VI "Mecnica Operativa", inciso A, numeral 4 e inciso B, numeral 2; Convenio especfico nm. C/COL/527/2011, clusula decima primera "Forma de pago", prrafo primero; Manual de Polticas y Procedimientos para la Supervisin a Tiendas Comunitarias, seccin VI numeral 7 y VII, apartado B, incisos j "Auditoras de tiendas" y g "Integracin y control de expedientes de tienda", numerales 2 y 6, y los instructivos de los formatos FO-OP05-22 y FO-OP05-26; Manual nico del Almacn Rural, proceso "Cmo Realizar la Evaluacin Operativa del Almacn Rural"; Reglas de Operacin del Programa de Abasto Rural 2011, numeral 4.2.1. "Difusin y Promocin del Programa para la Apertura de Tiendas", incisos t, u, w, v y x; Normas de Informacin Financiera, Boletn C-3; Lineamientos para el Proceso de Cierre Presupuestario del ejercicio Fiscal 2011 y la elaboracin de la Cuenta Pblica seccin I "Consideraciones generales y la Norma para el Registro Contable de los Subsidios y Transferencias Corrientes y las Aportaciones de Capital en el Sector Paraestatal NEIFGSP-003, numerales 15 y 16.
Postulados Bsicos de Contabilidad Gubernamental: Registro e Integracin Presupuestaria. Fundamento Jurdico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditora Superior de la Federacin para promover las acciones derivadas de la auditora practicada, encuentran su sustento jurdico en las disposiciones siguientes: Artculo 79, fraccin II, prrafos tercero y quinto y fraccin IV, prrafos primero y penltimo, de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Artculos 6, 12, fraccin IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32; 39; 49, fracciones I, II, III y IV; 55; 56, y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante sealar que la documentacin proporcionada por la entidad fiscalizada para aclarar o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditora Superior de la
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Federacin, y que se present a esta entidad fiscalizadora para los efectos de la elaboracin definitiva del Informe del Resultado.
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Resultados 1. Abastecimiento de productos bsicos y complementarios

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FUENTE: Balanza de Comprobacin, junio de 2011.

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Ventas a travs de Tiendas Mviles

FUENTE: Visita realizada al almacn Tixkokob de la Sucursal Peninsular/Unidad Operativa Mrida.

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