GUA N 5

cero papel
en la administracin pblica
Digitalizacin certificada
de documentos
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Direccin de Gobierno en lnea.
Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eciencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Archivo General de la Nacin.
.
CONTENIDO
CONTENIDO 2
INTRODUCCIN
3
1 digitalizacin certificada de
documentos 4
1.2 documento electrnico obtenido
por digitalizacin certificada
7
1.3 formatos admitidos para
documentos electrnicos
8
1.4 nivel de resolucin
8
1.5 garanta de fidelidad
9
1.6 descripcin del proceso de
digitalizacin
9
1.7 control de calidad del proceso 13
1.8 digitalizacin en unidades de
correspondencia 15
1.9 otras consideraciones 15
2 copia autntica
16
3 conversin de documentos
electrnicos 22
glosario 25
acrnimos 26
bibliografa recomendada 27
3
PG.
En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administracin Pblica se han
elaborado las presentes guas cuyo objetivo es brindar a las entidades
orientaciones que les permita avanzar en la implementacin de estrategias
que contribuyan a obtener una mayor eciencia y reducir el consumo de
papel.
Cmo se elaboraron las guas?
Las guas son el resultado de un proceso de adaptacin, revisin y ajustes
realizados por un grupo de profesionales del Ministerio de las Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacin,
a partir de los documentos desarrollados en el marco de la Convocato-
ria 564 de 2011 de Colciencias cuyo objeto es Desarrollar el modelo
de administracin electrnica cero papel para la Administracin Pblica,
proyecto llevado a cabo por la rma Informtica el Corte Ingls S.A.
Ha sido particularmente importante la revisin llevada a cabo por el Comit
Tcnico de Gestin Documental del Sistema Nacional de Archivos y el
aporte de expertos de cerca de 99 organizaciones entre universidades,
entidades y empresas privadas, que participaron en los foros de discusin
pblica presenciales y en el foro virtual en los que se recibieron comentar-
ios, crticas y sugerencias, que esperamos, se reejen en estas versiones
de los documentos.
I
N
T
R
O
D
U
C
C
I

N
4
PG.
1 Digitalizacin certificada
de documentos
1.1. Denicin
Denimos digitalizacin certicada como:
La digitalizacin se encuentra denida en el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para
digitalizacin de documentos con nes probatorios:
Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada
de manera analgica (soportes, papel, video, casettes, cinta, pelcula, microlm y otros) en una
que solo puede leerse o interpretarse por computador.
1
Digitalizacin: es el procedimiento tecnolgico por medio del cual se convierte un soporte
anlogo (papel) o electrnico, en una imagen digital.
2
Los procesos de digitalizacin pueden dar diferentes resultados de acuerdo a la nalidad que
se persiga. En algunos casos el documento electrnico obtenido se mantendr y manejar al
mismo que tiempo que el documento original en soporte anlogo, y en otros casos sustituir
o eliminar este ltimo.
a) Digitalizacin sin eliminacin del documento original anlogo: esta
digitalizacin de documentos puede tener al menos tres tipos de aplicaciones:
g'o. o. |.es de o..o' , .e. es ' .e se .e' ge.e.'e.e
en las ocinas de correspondencia o en ocinas que reciben altos volmenes
de documentos, que requieren control y trmite inmediato, evitando distribuir los
1 ACUERDO 27 DE 2006 (octubre 31). Diario Ocial N. 46.528 del 31 de enero de 2007. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Por el
cual se modica el acuerdo nmero 07 del 29 de junio de 1994. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DE COLOMBIA.
2 Colombia. Archivo General de la Nacin. Protocolo para Digitalizacin de Documentos con Fines Probatorios. Comit de Reprografa
y Automatizacin del Sistema Nacional de Archivos. Bogot, 2011.
El proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte anlogo,
en uno o varios cheros electrnicos que contienen la imagen codicada, el e
ntegra del documento, con certicacin tecnolgica de integridad, disponibilidad,
abilidad y autenticidad.
5
PG.
documentos fsicos; por lo general se hace solo con el n de enviar por medios
electrnicos los documentos en formato digital para agilizar el trmite y evitar as
el envo de documentos originales, por lo que en muchos casos no cumple con
estndares archivsticos sino con estndares exclusivamente informticos (tipo
de formato, resolucin, ndices, etc.). El resultado es que generalmente estas
imgenes no pueden ser usadas posteriormente para ser archivadas o que su
calidad no permite la preservacin a largo plazo de las mismas
3
.
g'o. o. |.es .'vsos. s .. o.oeso .e .e.e.e e' .so , o'o.
tanto de estndares tcnicos como de normas archivsticas expedidas por el
Archivo General de la Nacin y adoptadas por el Comit de Archivo de la entidad;
esta digitalizacin depe partir de documentos agrupados en conjuntos series
(expedientes y series documentales); tambin es posible llevarla a cabo desde
que un documento ingresa o es producido a travs del Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivos de la Entidad (SGDEA), en cuyo caso se
debe asociar la imagen digitalizada de cada documento a las series y expedientes
al cual pertenecen, de acuerdo al Cuadro de Clasicacin Documental y a la
Tabla de Retencin Documental, de tal forma que los documentos de un mismo
trmite se mantengan vnculados al momento de ser archivados, sin olvidar los
requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y dems normas complementarias.
En igual sentido, este proceso puede llevarse a cabo para generar copias de
seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histrico-cientco o
cultural, para ser usados como sustitutos de los originales en caso de que se
presenten accidentes que afecten a los archivos o documentos de conservacin
permanente
4
.
g'o. o. |.es de o..ge. , o...dd de' .egoo. se o.oeso
es realizado para asegurar que la informacin siempre est disponible en caso
de catstrofes, de forma que se garantice la continuidad de los procesos y
operaciones llevadas a cabo por la entidad una vez se supere la emergencia. Su
propsito no es otro que el de tener disponibles y accesibles los documentos
e informacin para restablecer las operaciones de la entidad. Sin embargo en
estos casos se deben tener en cuenta igualmente los requisitos establecidos en
la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias
5
.
b) Digitalizacin con sustitucin del soporte anlogo: digitalizacin certicada.
Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estndares previamente
adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nacin, de acuerdo
con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una
instancia u organismo autorizado.
3 CIRCULAR EXTERNA N. 005, septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacin y
comunicaciones ociales electrnicas en el marco de la iniciativa Cero Papel. Archivo General de la Nacin.
4 Ibd.
5 Ibd.
6
PG.
No debe entenderse de manera taxativa que la digitalizacin certicada implica necesariamente
el uso de mecanismos como rmas digitales o electrnicas; pues lo que certica el proceso no
es en si mismo una rma digital, sino el uso de estndares en el desarrollo del proceso -que
pueden o no incluir rmas digitales o electrnicas-, y los cuales pueden ser certicados por
la misma entidad de conformidad con las normas que expidan los organismos competentes
o por un tercero autorizado
6
.
Respecto a este tipo de digitalizacin es importante aclarar que los documentos con valores
secundarios (cientcos, histricos y culturales) no podrn ser sustituidos mediante este
proceso.
Tabla 1. Tipos de digitalizacin.
Tipo
Sustituir el
original en
papel
Nivel de
seguridad
Requisitos
Digitalizacin con
nes de control y
trmite.
NO Bajo
Seguir las pautas de digitalizacin
del Archivo General de la Nacin.
Digitalizacin con
nes archivsticos.
NO Medio
Uso y aplicacin tanto de
estndares tcnicos como de
normas archivsticas expedidas por
el Archivo General de la Nacin y
adoptadas por el Comit de Archivo
de la entidad.
Digitalizacin con
nes de contingencia
y continuidad del
negocio.
NO Bajo
Ley 527 de 1999 y sus normas
reglamentarias.
Digitalizacin
certicada
S Alta
Requiere protocolo de digitalizacin
certicada.
Estndares adoptados por los
organismos competentes.
Requiere rma digital o electrnica.
6 CIRCULAR EXTERNA N. 005, septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacin y
comunicaciones ociales electrnicas en el marco de la iniciativa Cero Papel. Archivo General de la Nacin.
7
PG.
1.2. Documento electrnico obtenido por digitalizacin
certicada
El objetivo nal del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento electrnico, es
decir, un objeto digital formado por el chero electrnico, sus metadatos y la rma asociada
al proceso de digitalizacin.
Figura 1. Documento electrnico digitalizado.
Fuente: Colciencias. Proyecto Diseo del Modelo de Administracin Electrnica de Cero Papel en la Administracin Pblica.
Los partes digitales que componen un documento electrnico despus de su proceso de
digitalizacin representados en la gura anterior son:
os de o.e.do ,|'e.o,.
\edos .os o|'go.os o.ooos de' do.e.o e'e.o.o. ,
complementarios de acuerdo a las necesidades especcas de cada organizacin.
. de dg'o.. .e oo..e| ' .eg.dd de' o.oeso de dg'o..
\edos .e'o.dos o. e' o.oeso de dg'o.. .e .e|e,. 's
caractersticas tcnicas del objeto capturado.
El documento electrnico obtenido a travs de un proceso de digitalizacin debe ser el al
contenido original y garantizar su integridad, aunque puede contener variaciones mnimas
relacionadas con los colores de la imagen nal electrnica tales como desviacin de tonos,
modicaciones de color, entre otros.
8
PG.
La calidad del documento electrnico resultado del proceso de digitalizacin, al igual que
los metadatos asociados, se determina por los protocolos de digitalizacin, denidos en el
Programa de Gestin Documental y por los responsables del proceso segn las caractersticas
o nes del producto y la normativa especca aplicable a cada caso.
El documento electrnico digitalizado resultante de un proceso de digitalizacin debe:
'e. v'do oo do.e.o e'e.o.o o. 's .e.ss es|'eds e.
la normativa existente.
'e. |e' ' do.e.o e. sooo.e |so e. e..os .e'vos o.ooo.o.'es '
naturaleza, caractersticas o nes del producto de la digitalizacin
7
.
1.3. Formatos admitidos para documentos
electrnicos
De acuerdo al formato que se utilice sern las tcnicas que se aplicarn para comprimir
o digitalizar el archivo. Adems, la tcnica seleccionada para la obtencin del documento
electrnico, ya sea con o sin compresin, podra provocar en mayor o menor grado algn tipo
de prdida de calidad frente al original, como puede ser disminucin de nitidez, supresin
de marcas de agua u otras caractersticas del soporte fsico. Como se ha mencionado
anteriormente, estas variantes deben contemplarse por parte de cada entidad de acuerdo
con los criterios establecidos por cada una segn la normativa aplicable, siendo en cualquier
caso, proporcional al n que se quiera obtener con la imagen digital.
Los formatos de los documentos electrnicos resultantes de una digitalizacin certicada
deben ser los mismos que los admitidos por las entidades; para que se puedan preservar
documentos electrnicos durante largos plazos se debe escoger un formato adecuado a
este n. Los documentos electrnicos obtenidos mediante procesos de digitalizacin deben
ser debidamente incorporados en los Sistemas de Gestin Documental de las entidades y
los procedimientos asociados debern estar cubiertos dentro de un Sistema de Gestin de
la Seguridad de la Informacin.
1.4. Nivel de resolucin
Si bien la resolucin debe ser adaptada a las necesidades particulares de la documentacin a
procesar, el nivel de resolucin mnimo recomendado para imgenes electrnicas es de 200
pixeles por pulgada (ppp), tanto para imgenes obtenidas en blanco y negro, color o escala
de grises; sin embargo cuando se piensa realizar sobre la imagen nal otros tratamientos,
tales como el Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR), es recomendable la digitalizacin
a 300 ppp.
7 La digitalizacin al ser un proceso tecnolgico conlleva ligeras variables, que no modican en ningn caso el contenido del original.
9
PG.
El nivel de resolucin utilizado afecta otras caractersticas del documento electrnico, como
por ejemplo el tamao del chero resultante. Aunque no existen limitaciones en la cantidad de
bytes, hay que tener en cuenta las dicultades que un tamao muy elevado puede generar
tanto en el almacenamiento como en la transmisin y gestin de los documentos.
1.5. Garanta de delidad
Un documento digitalizado el, con la integridad suciente para servir como elemento
probatorio al mismo nivel que el documento en fsico, rene un conjunto de componentes
digitales que representan el contenido y el aspecto del documento original, as como las
caractersticas o metadatos asociados que contribuyen a garantizar la delidad de la imagen.
En Colombia, segn la legislacin, los mensajes de datos y documentos electrnicos en
soporte electrnico se consideran autnticos, bajo las siguientes condiciones:
Ley 527. ARTCULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN
MENSAJE DE DATOS. Para la valoracin de la fuerza probatoria de los mensajes de datos
a que se reere esta ley, se tendrn en cuenta las reglas de la sana crtica y dems criterios
reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas. Por consiguiente habrn de
tenerse en cuenta: la conabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la conabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad
de la informacin, la forma en la que se identique a su iniciador y cualquier otro factor
pertinente.
Las exigencias especcas de cada documento sern establecidas por las entidades
segn la normativa de aplicacin en cada caso. Estas exigencias deben incluir la valoracin
documental, la gestin de riesgos asociados y la aplicacin de regulaciones especcas,
que son generalmente establecidas en los procesos de gestin documental, en su fase de
planeacin.
1.6. Descripcin del proceso de digitalizacin
La digitalizacin de un documento en soporte fsico o en otros soportes que puedan ser
escaneados por medios fotoelctricos, se produce a travs de un procedimiento informtico
automtico en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizan las
acciones establecidas en el orden indicado. En la digitalizacin certicada tanto el proceso
como el software y hardware deben ser vericados previamente, en algunos casos por un
tercero, que certique se est realizando correctamente.

10
PG.
Figura 2. Proceso digitalizacin certicada.
Fuente Colciencias Proyecto Diseo del Modelo de

Administracin Electrnica de Cero Papel en la Administracin Pblica.
El proceso de digitalizacin no limita la participacin de terceros, por ejemplo en esquemas
de tercerizacin, sin embargo es responsabilidad de las entidades garantizar la integridad del
documento electrnico digitalizado.
1.6.1. Fase previa
Antes de comenzar un proceso de digitalizacin, se debe contemplar el anlisis y evaluacin
de diversos factores que pueden afectar la conversin de los documentos.
De igual manera, realizar un estudio tcnico previo para analizar lo viable que es el proyecto
de digitalizacin, valorando las ventajas y los recursos necesarios, la relacin costo-benecio,
entre otros.
Tener en cuenta factores operativos, tales como la descripcin de los documentos, la
construccin de los ndices y el control tcnico de calidad, que pueden absorver buena parte
del presupuesto asignado al proceso de digitalizacin.
La fase previa de un proyecto de digitalizacin debe incluir como mnimo los siguientes
elementos:
del alcance.
t Declaracin de la y usos previstos de los documentos digitalizados.
t Metas y esperados del proyecto.
t Declaracin de las necesidades de los usuarios y el impacto
esperado.
t Los estndares tcnicos del protocolo de digitalizacin.
t Equipos y recursos de control y ejecucin de la digitalizacin, antes,
durante y despus del proceso.
t Proceso de control de calidad.
t Estrategias para integrar la imagen digitalizada en los procesos de trabajo y en el


Fase previa
DIGITALIZACIN
POR MEDIOS
FOTOELCTRICOS
OPTIMIZACIN CONFORMACIN
Imagen
electrnica
optimizada
Imagen
electrnica
Documento
en papel
Documento
Firma
electrnica
Metadatos
Parametros /
preparacin
electrnico
digitalizado
SGDEA
11
PG.
plan de archivos de la entidad.
s.egs o. ' geso. o... de 'os do.e.os , .egs.os dg'dos.
s.egs .e'vs 'os .e.sos 'eg'es o. ' dg'o..
/dooo. de es.d.es de|.dos oo. ' .o.v de .'vo e. .e'o. '
documento electrnico digitalizado.
Tambin se debe tener en cuenta:
'.eo.o. de 'os o.g.'es. 'o se dg'.. do.e.os o eoede.es
fsicos que no estn previamente organizados bajo las polticas, procesos y
parmetros denidos en la planeacin documental
8
.
\'o. o.o|o.o. ' dg'o. e.|d e.e oo |. ' s.s.o. de'
documento original con carcter probatorio, es decir no se digitalizarn de forma
certicada documentos que carezcan de dicho valor.
.|'dd , edos. 'e de|e. o.eo'. , .e.e. 'os dos de '
trazabilidad y descriptivos que los documentos en soporte fsico contenan hasta
el momento de su digitalizacin certicada.
|'. 'e de|e es|'ee. .. |' de eso. o.e.'. .esoo.s|'e de
vericar dichos procesos
9
.
\.os e.os. 'e de|e. de|.. 'os o.e.os e.os .os o. '
digitalizacin certicada, siempre contemplando la normatividad existente.
esgos. /.'ss , geso. de 'os .esgos de ' .|o.o..
1.6.2. Digitalizacin y optimizacin
La digitalizacin de un documento en soporte fsico que pueda ser escaneado por medios
fotoelctricos, se realiza a travs de un procedimiento informtico automtico. Se obtendr
como resultado un chero con una imagen en la memoria del sistema, entendida sta en
sentido amplio (Dispositivos de almacenamiento en disco duro HDD, memorias de acceso
aleatorio RAM, por ejemplo), al que est asociado el dispositivo (escner).
Este documento, obtenido mediante el proceso de digitalizacin certicada, debe ser el al
documento original, en el sentido de representar la apariencia, forma y contenido de aqul,
y minimizar en todo lo posible la prdida de contexto y estructura. La admisin de prdidas,
por ejemplo la producida por la compresin de archivos, depende de la aplicacin, por parte
de cada entidad, de los criterios establecidos y documentadas previamente en la planeacin,
siempre teniendo en cuenta la normatividad aplicable.
En la digitalizacin no se deben incorporar letras, nmeros, smbolos o grcos en el
documento resultante, que no existiesen en el documento original en fsico.
8 En el caso de la digitalizacin de fondos acumulados se aplicarn las directivas del Archivo General de la Nacin.
9 Este ocial es responsable de que se realicen los procesos correctamente, no excluye la posibilidad de vericar el proceso de
digitalizacin certicada con el apoyo de un tercero.
12
PG.
La rma electrnica que se aade a la imagen electrnica puede obtenerse de forma
automatizada a travs de la aplicacin correspondiente que maneja el sistema de digitalizacin
o a travs de otro sistema de rmado.
Es indispensable denir previamente el nivel de seguridad y el tipo de rma electrnica que se
aceptar en la digitalizacin de documentos, la cual deber tener un nivel de seguridad alto
y, en algunos casos, una larga duracin.
Una vez digitalizado el documento la entidad puede optimizar la imagen obtenida. Esta
optimizacin comprende aspectos tales como la umbralizacin, reorientacin, eliminacin de
bordes negros u otros relacionados con la imagen del docuemnto en fsico original, siempre
respetando su geometra en tamao y proporcin.
En ningn caso esta optimizacin puede modicar el documento digitalizado, se controlar y
denir en la fase de planeacin documental el nivel de mejora y se aplicarn solo donde sea
necesario mejorar la legibilidad de los documentos.
1.6.3. Conformacin
Como ltima fase del proceso de digitalizacin se conforma el documento electrnico
como objeto digital (compuesto de contenido, metadatos, rma). Para asegurar un correcto
tratamiento del documento electrnico digitalizado, adems de los metadatos mnimos
obligatorios denidos en los estndares y la normatividad existente, se debe considerar la
posibilidad de incluir otras caractersticas propias del proceso de digitalizacin a travs de
diferentes metadatos.
Los metadatos del proceso de digitalizacin registran las caractersticas y condiciones en
que se ha llevado a cabo la escaneada del documento en fsico para obtener su imagen
electrnica. De esta forma, el proceso de digitalizacin se podra reejar de forma explcita
en el documento electrnico digitalizado a travs de la asignacin de los metadatos de
digitalizacin, por ejemplo:
13
PG.
Tabla 2. Metadatos documento digitalizado.
Nombre Descripcin Mult. Oblig.
Metadatos de digitalizacin
Resolucin:
\'o. de .eso'.o. e. oe'es oo. o.'gd eo'ed e. '
digitalizacin.
X
Tamao:
\'o. , ..ddes de' o 'ogo de' do.e.o
digitalizado.
X
Idioma:
Idioma del contenido del documento digitalizado. Si el
contenido se encuentra en ms de un idioma, se identicar
el idioma mayoritario del mismo.
X
Software de
captura:
Software que realiza la digitalizacin certicada. X
Metadatos de rma
URIFirmante Uri del rmante. X
IdFirmante Identicador del rmante. X
DescFirmante Descripcin del rmante. X
CargoFirmante Cargo del rmante. X
FechaFirma Fecha de la rma. X
Firma Firma electrnica. X
Este conjunto de metadatos complementarios se registrar durante el proceso de digitalizacin.
Si los metadatos relacionados con la imagen escaneada del documento no pudieran
establecerse automticamente, sern asociados manualmente y, en lo posible, antes de que
nalice el proceso de digitalizacin. No obstante debe ser prioritaria, en la automatizacin, la
captura de metadatos junto con la captura del documento, siempre que los mecanismos de
digitalizacin permitan la conguracin de metadatos en el punto de dicha captura, o si es
necesario, antes del inicio de la misma.
Uno de los objetivos de la digitalizacin es facilitar el acceso y consulta de la informacin,
por lo que estos procesos deben acompaarse de aplicaciones tales como Sistemas de
Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, que permitan incluir los metadatos mnimos
obligatorios del documento electrnico, as como los metadatos que la entidad responsable
de la digitalizacin considere necesarios.
1.7. Control de calidad del proceso
El proceso de digitalizacin debe ser acompaado de un plan de gestin de calidad para
ser aplicado durante todo el proceso de digitalizacin y posterior almacenamiento. Este
control de calidad dene los procedimientos, las operaciones de mantenimiento preventivo y
14
PG.
comprobaciones rutinarias que permiten garantizar en todo momento el estado del programa
que se utiliza para llevar a cabo la digitalizacin, de tal forma que los dispositivos asociados
produzcan imgenes eles e ntegras, tal y como se han denido con anterioridad.
El propsito es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos,
es decir, del documento electrnico obtenido en el proceso. El plan de gestin de calidad
describe el mantenimiento de los dispositivos asociados, en este caso, la aplicacin o
programa de digitalizacin, as como otros aspectos que puedan afectar al propio software
tales como el seguimiento de la vigencia de las normas y algoritmos empleados, o aspectos
de mantenimiento de los sistemas operativos que pudieran afectar al rendimiento de la
aplicacin de digitalizacin u otros de naturaleza anloga
10
:
evso. de' es.e. d do.e.os , o'o. de .,es de
resolucin y calidad, cartas de calibracin.
Figura 4. Ejemplo de carta de test. Facsimile Test Chart IEEE Std 167A-1987.
\e.|o. de' o.o '.o de '.ve..o o.e.' ''.
evso. de ge.es. .es.eo sseo.
Co.|.o.o.. .es.eo de 'oe de ge. o. des.oo. do.e.'.
evso. de .des. .es.eo sseo. sg.|vo , .eo.ese.vo de 'os
ndices.
/s de o..o'.
.s de o.oeso.
10 Aqu se han presentado los que aparecen representados en el Protocolo para Digitalizacin de Documentos con Fines Probatorios.
15
PG.
1.8. Digitalizacin en Unidades de Correspondencia
Proceso de captura en registro de comunicaciones (correspondencia): la incorporacin
de un nuevo documento se realizar digitalizndolo en el sistema. En este proceso se debe
utilizar la digitalizacin certicada para poder devolver el original al ciudadano. La documentacin
digitalizada en el registro se almacenar en el sitio destinado para tal n.
Procedimiento para autenticar electrnicamente documentos originales en papel:
se digitalizarn los documentos originales en papel produciendo una imagen del documento
electrnico que se mostrar en la pantalla de la computadora con la imagen obtenida. Una
vez revisada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla, se
proceder a la rma de la copia electrnica mediante la utilizacin de la rma electrnica
reconocida del funcionario o servidor pblico que realice la autenticacin, lo que garantiza
la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia autenticada
electrnicamente se le asignar un identicador de objeto, as como la fecha y hora de la
autenticacin y la identicacin del rmante.
Los documentos originales, una vez autenticados electrnicamente, pueden ser devueltos a
los interesados o a quienes los presentaron.
1.9. Otras consideraciones
En el proceso de digitalizacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
t Preservacin del documento electrnico digitalizado. La copia obtenida
debe ser convenientemente clasicada, teniendo en cuenta la posibilidad de
que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalizacin
certicada permite la sustitucin del original, pueden presentarse problemas de
duplicidad.
t Asegurar la disponibilidad y consulta. Debe permitirse un acceso completo
y sin demora a los documentos digitalizados mediante mtodos de consulta en
lnea o mediante la consulta de las imgenes a travs de los propios sistemas
de consulta de documentos. El acceso tambin debe cumplir con los requisitos
normativos expresados en las leyes de proteccin de datos
11
.
t Seguridad. La entidad debe cumplir con unos requisitos mnimos de seguridad
informtica, siguiendo los lineamientos para la implementacin del modelo de
seguridad de la informacin 2.0 del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones. Igualmente la familia de normas NTC 27000 sobre Sistemas
de Gestin de Seguridad de la Informacin proveen elementos que deberan ser
tomados en procesos de digitalizacin certicada. El sistema diseado para tal
n debera incluir un proceso sistemtico documentado y conocido por toda la
organizacin.
12
Norma revisada TEXTO CONCILIADO DEL PROYECTO DE LEY ESTATUTARIA NMERO 184 DE 2010 SENADO, 046 DE 2010
CMARA, por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales. El Congreso de Colombia.
16
PG.
2 Copia autntica
En este captulo se presentan las consideraciones a tener en cuenta para la generacin de
copias autnticas en el entorno electrnico y la conversin entre documentos electrnicos a
nivel funcional, detallando cmo se reejan estos procesos en la estructura del documento
electrnico y en sus metadatos.
Se presentan las condiciones para generar copias autnticas en papel de documentos
administrativos electrnicos. No se considera la conversin entre soportes fsicos. En estos
casos cada entidad deber valorar la conveniencia de extender la aplicacin de los lineamiento
presentados en este documento.
Copia autntica
En la tradicin documental se contemplan tres pasos en la perfeccin de un documento:
1. Borrador: en el entorno electrnico se interpretara como las diferentes versiones
previas a la versin denitiva validada y que no se piensa archivar.
2. Original: documento denitivo, genuino, que se remonta a su autor y que ha sido
validado por este. El documento original sera ecaz por s mismo, sin referencia
a otro documento anterior.
3. Copia: nuevo documento, reproduccin del original, y con diferentes grados de
perfeccin, en relacin con su nalidad y con su aproximacin al original.
En sentido estricto, una copia es el duplicado de un objeto resultante de un proceso de
reproduccin. Ahora bien, este duplicado puede ser resultado de distintas intencionalidades,
nalidades o mtodos, existiendo por tanto distintos tipos de copia.
Una copia autntica es un nuevo documento, expedido por una entidad acreditada para
hacerlo, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al
documento original. La copia autntica acredita su autenticidad desde la perspectiva de su
identidad e igualdad con el original y tiene los mismos efectos certicantes que la original en
cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Los efectos de las copias autnticas de documentos pblicos no se limitan al marco de
un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y ecacia,
produciendo los mismos efectos frente a las organizaciones y los interesados que la original.
17
PG.
La copia autntica consiste en la transcripcin del contenido del documento original a una
copia realizada por cualquier medio informtico, electrnico o telemtico.
En cada copia generada por una entidad pblica debe gurar la acreditacin de su autenticidad,
identicando la entidad que la expide y la persona responsable de tal expedicin. En las
copias electrnicas, estas caractersticas se reejan en el documento a travs de la rma y
los metadatos.
Caractersticas generales de las copias electrnicas autenticadas
's oos e'e.o.s ge.e.ds .e. oo. se. de.s ' do.e.o
electrnico original no requieren cambio de formato ni de contenido, tendrn la
misma validez y ecacia jurdica del documento electrnico original.
No debe confundirse la generacin de una copia autntica de un documento
electrnico con los procesos en donde se consulta o descarga el original a
travs de mecanismos habilitados para esto en la sede electrnica. La vista o el
acceso a un documento no implica necesariamente la realizacin de una copia,
sino solamente una representacin o manifestacin del documento original en
pantalla, que si se descarga junto a todas las propiedades del original, tendra
tambin su misma ecacia, es decir, sera tomado tambin como un documento
original.
's oos .e.s se eoed.. o.. de do.e.os o. 'dd de
original o de copia autntica.
's oos e'e.o.s .e.ds se.. ..evos do.e.os e'e.o.os
que incluirn total o parcialmente el contenido del documento original sobre el
que se expiden. El valor de cada uno de los metadatos mnimos obligatorios del
documento electrnico que resulte de hacer la copia ser asignado en funcin
de las caractersticas propias de los metadatos y de las propiedades especcas
del documento bajo la responsabilidad de la entidad u rgano que lo expide.
' .e'o. e..e ' oo e'e.o. .e. , e' do.e.o o.g.' se .e|e,.
en los metadatos de la copia a travs del metadato Identicador del documento
origen que tomar el valor del identicador del original.
's oos e'e.o.s .e.s se.. |.ds ed.e 'g..o de 'os
sistemas de rma electrnica (estampado cronolgico, cdigos de vericacin,
rma digital, etc.).

Tipos de copias autenticadas
La siguiente tabla reeja las principales caractersticas de las copias que se producen y en la
que se basa la denicin de los tipos de copia autenticada
18
PG.
Tabla 3. Tipos de copias autenticadas.
DOCUMENTO ORIGEN
DESCRIPCIN
TIPO DE COPIA
Generado por Localizacin
Soporte
Original
Soporte
Copia
ADMON ADMON ELECT ELECT
NO ES UNA COPIA AUTENTICADA
si el contenido y formato del documento
a generar es igual al del original, debe
tratarse como una representacin del
documento electrnico original: es un
documento original.
CIUDADANO ADMON ELECT ELECT
ADMON ADMON ELECT ELECT
Copia electrnica autenticada con
cambio de formato.
CIUDADANO ADMON ELECT ELECT
ADMON ADMON PAPEL ELECT
Copia electrnica autenticada de
documento papel.
CIUDADANO ADMON PAPEL ELECT
CIUDADANO CIUDADANO PAPEL ELECT
ADMON ADMON ELECT ELECT Copia electrnica parcial autenticada.
ADMON ADMON ELECT PAPEL
Copia autenticada de documentos
pblicos electrnicos.
CIUDADANO ADMON ELECT PAPEL
ADMON: entidades de la Administracin Pblica CIUDADANO: incluye ciudadanos, empresas y organizaciones. ELECT: soportes
electrnicos PAPEL: soporte en papel
En el primer caso, como el documento obtenido no presenta diferencia de formato ni de
contenido con el documento original, no se clasica como una copia autenticada ya que
no constituye la generacin de una copia electrnica del documento como tal, sino de un
original.
En el segundo caso es una copia electrnica autenticada con cambio de formato:
tanto el documento original como el nuevo documento generado son electrnicos y adems,
para la obtencin de la copia se requiere un cambio de formato. Esta conversin entre
documentos electrnicos se realizar con un protocolo prestablecido. Se le asignar en el
metadato Estado de elaboracin el valor Copia electrnica autenticada con cambio de
formato, con el n de mantener su valor probatorio.
Copia electrnica autenticada de documento papel (digitalizacin certicada}. a
partir de un documento original cuyo soporte se encuente en papel fsico, se crea un nuevo
documento electrnico con calidad de copia autenticada para lo que es necesario aplicar
un proceso de digitalizacin. Esta conversin se realizar con el protocolo prestablecido. Se
le asignar en el metadato Estado de elaboracin el valor Copia electrnica autntica de
documento papel, con el n de mantener su valor probatorio.
19
PG.
Copia electrnica parcial autntica: tanto el documento de origen como la copia generada
son electrnicos pero su contenido, por motivos como mantener algunos datos en un nivel
condencial, representa solo parcialmente el del documento original. Se obtendrn mediante
extractos del contenido del documento origen que corresponda o a travs de la utilizacin
de otros mtodos electrnicos que permitan mantener la condencialidad de aquellos datos
que no afecten al interesado. Se le asignar en el metadato Estado de elaboracin el valor
Copia electrnica parcial autenticada.
Copia papel autenticada de documentos electrnicos: el documento de origen es
electrnico y la copia se crea en un soporte fsico como el papel. En el captulo de este
mismo documento Digitalizacin en Unidades de Correspondencia se describe el proceso
que se debe realizar.
Proceso de copiado autenticado
Como requisito inicial se vericar que la entidad emisora de las copias cumple con la
normatividad existente. Ser responsable de las copias que emita y deber aparecer como
metadato el nombre de la entidad creadora de la copia autenticada.
Copia electrnica autntica con cambio de formato
Se aplicar la normativa existente para cambios de formato (se aplicarn las recomendaciones
dadas en el Proceso de Cambio de Formato en el Captulo 3 Conversin de documentos
electrnicos.).
En el documento de copia electrnica se mantendrn todos los datos, contenido, rmas,
metadatos del documento electrnico original, y se aadir la rma de la copia y los metadatos
de la copia.
Tabla 4. Metadatos mnimos obligatorios que reejan el carcter de copia autenticada con
cambio de formato.
Nombre Descripcin Oblig.
rgano Identicador de la organizacin que expide la copia. X
Estado de
elaboracin
Copia electrnica autntica con cambio de formato. X
Identicador de
documento origen
Identicador del documento electrnico. Ejemplo:
COL_<rgano>_<AAAA>_<ID_especco>
X
Copia electrnica autntica de documento papel
Se aplicar la normativa existente para digitalizacin. En el documento de copia electrnica
se mantendrn todos los datos, contenido, rmas, metadatos del documento electrnico
20
PG.
original, y se aadir la rma de la copia y los metadatos mnimos obligatorios.
Tabla 5. Metadatos mnimos obligatorios que reejan el carcter de copia autenticada de
papel.
Nombre Descripcin Oblig.
rgano Identicador de la organizacin que expide la copia. X
Estado de
elaboracin
Copia electrnica autntica de documento papel. X
Identicador de
documento origen
Identicador dentro del sistema de gestin documental de la
entidad del documento original sobre el que se expide la copia.
X
Copia electrnica parcial autenticada
Seleccionar el extracto del contenido del documento sobre el que se expide la copia.
Conformar el nuevo documento electrnico en el que se mantendrn todos los datos,
contenido, rmas, metadatos del documento electrnico original, y se aadir la rma de la
copia y los metadatos de la copia.
Tabla 6. Metadatos mnimos obligatorios que reejan el carcter de copia parcial autenticada.
Nombre Descripcin Oblig.
rgano Identicador de la organizacin que expide la copia. X
Estado de
elaboracin
Copia electrnica parcial autntica. X
Identicador de
documento origen
Identicador del documento electrnico. Ejemplo :
COL_<rgano>_<AAAA>_<ID_especco>
X
Copia en papel autntica de documentos administrativos electrnicos
El proceso para generar una copia de papel autntica de un documento administrativo
electrnico inicia con la reproduccin del documento original y posteriormente la impresin
del mismo, as como los datos identicativos de la rma y del carcter de copia.
Otras consideraciones
'.deoe.de.ee.e de' oo de oo e'e.o. ge.e... o. v'. '
autenticidad e integridad del documento copia autntica este debe incluir una
rma electrnica.
'e de|e o.eo'. ' ge.e.o. de .. .egs.o .e oe. seg.. 'os osos
del proceso de copiado y el establecimiento de vnculos entre el documento
21
PG.
original y la copia.
para la realizacin de las copias electrnicas autnticas en funcin de su poltica
de seguridad y procedimientos de preservacin y archivo
Gestin Documental, que especiquen el tratamiento y la disposicin nal de los
documentos y los aspectos de preservacin de las copias autnticas expedidas.
22
PG.
La conversin de documentos electrnicos es una estrategia de preservacin que esta
orientada a asegurar la accesibilidad y disponibilidad de la informacin. Esta consiste en
la generacin de un nuevo documento electrnico con diferente formato o versin a la del
documento original, que cumplir con las caractersticas de un documento electrnico.
Se realizar teniendo en cuenta:
de Gestin Documental y las polticas de tecnologas de la informacin de la
entidad.
identicando los componentes que requieran un tratamiento especco en la
conversin.
admitidos por las entidades para los documentos electrnicos y permitir la
lectura de la informacin contenida en el documento original minimizando el
riesgo de prdida de informacin.
conformado como copia autntica, se contemplarn, adicionalmente, los
requisitos establecidos en los captulos anteriores de este documento.
La conversin de documentos podr ser motivada por: polticas de preservacin de
documentos electrnicos, normalizacin de formatos, neutralidad tecnolgica o tecnologas
obsoletas.
Proceso de cambio de formato
En un proceso de cambio de formato se pueden denir las siguientes fases: planicacin,
conversin, validacin y conformacin. Independientemente del proceso de conversin
que se aplique especcamente a cada caso, la organizacin deber documentar todas las
operaciones que se lleven a cabo, junto con las situaciones que se presenten en el proceso
y las decisiones tomadas.
Si el documento electrnico debe ser conformado como copia autntica, se contemplarn
adicionalmente los requisitos del proceso de copiado autntico.
3 CONVERSIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
23
PG.
Fase de planicacin: primera fase del proceso de conversin que tiene por
nalidad tanto la eleccin del nuevo formato nal que responda a las necesidades
especcas que motivan el cambio como a la planicacin en tiempo, anlisis de
riesgos y forma de este proceso.
En esta fase, adems, se determina qu elementos de la apariencia fsica del
documento original (colores, fuentes, estilos y formatos, etctera) se consideran
fundamentales para la correcta interpretacin del documento y, como tales,
deben ser convertidos de manera que tras el proceso puedan ser reproducidos
en las mismas condiciones.
Identicar aquellos componentes presentes en el documento original que
requieran, dada su naturaleza, un tratamiento adicional en la conversin. Por
ejemplo, una imagen incrustada en un documento de un procesador de textos,
identicar qu tipo de enlaces o vnculos del documento pueden quedar
comprometidos con la conversin y establecer los mtodos para mantenerlos
entre otros.
El objetivo perseguido es asegurar que el formato de conversin seleccionado
posea, como mnimo, las mismas caractersticas que permitan leer y ver la
informacin contenida en el documento original de modo que se minimice el
riesgo de prdida de informacin.
El formato seleccionado, por tanto, deber asegurar la continuidad y preservacin
del documento electrnico en el tiempo garantizando su autenticidad e integridad
y la metodologa de validacin a aplicar a los documentos resultantes.
Fase de conversin: es la conversin del documento a travs de un
procedimiento informtico que realice el cambio de formato del documento
electrnico, garantizando las condiciones establecidas en la fase de planicacin.
Todo proceso de conversin debera ser reversible, es decir, que se pueda
conservar el documento original hasta el nal del proceso de forma que pueda
revertirse el proceso en caso de que ocurra algn error. Como respaldo, podran
utilizarse archivos temporales que minimicen el riesgo de prdida de informacin.

Cabe destacar que las rmas asociadas al documento original no seran objeto
de conversin. En el caso de rmas basadas en certicados electrnicos, para
dar respuesta a las necesidades de mantenimiento y conservacin de rmas
electrnicas, no sera de aplicacin un proceso de conversin sino que requerirn
la utilizacin de rmas longevas.
Fase de validacin: una vez nalizada la conversin se realiza un proceso de
comparacin con el contenido, contexto y estructura del documento original
24
PG.
para validar la garanta del proceso. El proceso de validacin se debe denir en la
fase de planeacin y depender del mtodo que se adopte y los factores que lo
rodeen, como por ejemplo el volumen de la documentacin convertida. Una vez
validado el contenido se procede a la conformacin del documento electrnico
nal, es decir a la asignacin de metadatos y rma electrnica del mismo.
Fase de conformacin del documento electrnico: en primer lugar se
incorporan los metadatos mnimos obligatorios al nuevo documento electrnico
convertido cuyos valores pueden heredarse o no del documento original. La
asignacin de los valores que correspondan a cada metadato del nuevo
documento electrnico generado en la conversin es responsabilidad de cada
entidad y se realiza atendiendo a las caractersticas propias de cada metadato,
a las caractersticas y nalidad del documento generado y a las necesidades
especcas de la organizacin.
Tabla 7. Metadatos mnimos obligatorios de cambio de formato.
Nombre Descripcin Oblig.
rgano Identicador de la organizacin que expide la copia. X
Estado de
elaboracin
Si la conversin se complementa con un proceso de copiado
autntico se pone el valor correspondiente: Ejemplo:
Copia electrnica autntica con cambio de formato.
Otros en caso contrario.
X
Identicador de
documento origen
Identicador del documento electrnico. Ejemplo :
COL_<rgano>_<AAAA>_<ID_especco>
X
Otras consideraciones
'. v'. ' .e.dd e .eg.dd de' do.e.o e'e.o.o o.ve.do
este incluye una rma electrnica del proceso de conversin.
. .e''os sos e. 'os .e e' do.e.o e'e.o.o o.g.' se o.se.ve.
se establecern los vnculos entre el documento original y el convertido, y se
conservarn los pasos seguidos del proceso aplicado.
's e.ddes so. .esoo.s|'es de se'eo.. e' sooo.e de.do o. '
realizacin de las conversiones de formatos en funcin de su poltica de seguridad
y procedimientos de conservacin y archivo.

25
PG.
GLOSARIO
Byte. Unidad de informacin digital. 1 byte equivale a 8 bits. Un megabyte equivale a 1 milln
de bytes.
Captura de la imagen. Proceso por el que se obtiene una representacin digital de un
original constituida por un conjunto de elementos pictricos o pixeles mediante el escaneado
o fotografa digital.
Compresin. La reduccin del tamao del chero de la imagen para su proceso,
almacenamiento y transmisin. La compresin puede ser con prdida o sin prdida.
Digitalizacin certicada. Es el proceso tecnolgico que permite convertir un documento
en soporte fsico en uno o varios cheros electrnicos que contienen la imagen codicada, el
e ntegra del documento, con certicacin tecnolgica de integridad, disponibilidad, abilidad
y autenticidad.
Digitalizacin con nes probatorios. Tiene como objetivo la sustitucin del soporte
fsico de los documentos, por imgenes digitales de los mismos
13
, la cual se debe realizar
cumpliendo el Protocolo para Digitalizacin de Documentos con Fines Probatorios
14
, que
tiene como marco de referencia la autenticidad del documento digital.
Escala de grises. El nmero de grises en la escala entre el blanco y el negro. Una imagen
codicada con 8 bits puede representar una escala de 254 grises entre el negro y el blanco.
Metadatos. Datos acerca de los datos o la informacin que se conoce acerca de la imagen
para proporcionar acceso a dicha imagen.
Pixel. Abreviatura de picture element. Una fotografa electrnica escaneada a partir de un
documento original se compone de un conjunto de pixeles. A cada pixel se le asigna un
valor tonal (blanco, negro, un tono de gris o un color) y se representa digitalmente mediante
un cdigo binario (ceros y unos).
Resolucin. El nmero de pixeles (tanto en alto como en ancho) que constituye una imagen,
expresado normalmente como el nmero de pixeles por unidad lineal, ej.: 300 ppi (pixeles por
pulgada) o a veces como dpi (puntos por pulgada). Cuanto mayor es el nmero de pixeles
de una imagen ms alta es su resolucin, y cuanto mayor es la resolucin de una imagen
mayores son su claridad y su denicin (y mayor es el tamao del chero).
13 Colombia. Archivo General de la Nacin. Protocolo para Digitalizacin de Documentos con Fines Probatorios. Comit de Reprografa
y Automatizacin del Sistema Nacional de Archivos. Bogot 2011. Pg. 9.
14 Ibd.
26
PG.
ACRNIMOS
FUID: Formato nico de Inventario Documental. Formato establecido por el Archivo General
de la Nacin como parte de las herramientas para la gestin documental.
OCR: Reconocimiento ptico de Caracteres. Del ingls Optical Character Recognition.
Capacidad de un dispositivo de entrada de un computador u otra mquina de leer pticamente
caracteres de texto individuales de una pgina y convertir la informacin a un chero de texto
almacenado electrnicamente.
Cdigo de vericacin. consiste en un cdigo de dgitos que identica de forma nica
cualquiera de los documentos electrnicos emitidos por una entidad. Permite contrastar el
documento impreso con el documento electrnico original.
PPI: Pixeles por Pulgada. Del ingls dots per inch (DPI) es una unidad de medida para
resoluciones de impresin y representa el nmero de puntos individuales de tinta que una
impresora o tner puede producir en un espacio lineal de una pulgada. Se utiliza igualmente
para describir la calidad del escaneado.
HDD Unidad de Disco Duro. Del ingls Hard Disk Drive. Trmino que describe un dispositivo
de almacenamiento basado en un sistema de grabacin magntica para almacenar datos
digitales.
RAM: Memoria de Acceso Aleatorio. Del ingls Random Access Memory. Se utiliza como
memoria de trabajo para el sistema operativo, los programas y la mayora del software.
27
PG.
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
MoReq2 (Model requirements for the management of electronic records): establece un
modelo europeo de los requisitos de tipo general para un sistema electrnico de gestin
de documentos. Es la versin actualizada y ampliada del anterior modelo de gestin de
documentos electrnicos, publicado en 2001. Una nueva versin del modelo, MoReq 2010,
est en desarrollo.
ISO 15489-1 y 15489-2: regula la implementacin de sistemas de gestin de documentos.
La primera parte presenta los principios generales y las polticas que inspiran su aplicacin y
la segunda ofrece los instrumentos metodolgicos y las herramientas que hacen posible su
implantacin.
ISO 23081-1 y 23081-2: trata sobre los metadatos para la gestin de documentos. La primera
parte cubre los principios que apuntalan y controlan los metadatos de los documentos. La
segunda parte se centra en el marco necesario para denir elementos de metadatos para la
gestin de documentos y ofrece unas directrices genricas sobre ellos, coherentes con los
principios de la primera parte.
ISO/TR 13028:2010: Information and documentation - Implementation guidelines for
digitization of records. Tiene como objetivo establecer buenas prcticas en la digitalizacin
de documentos para garantizar su autenticidad.