Sunteți pe pagina 1din 6

CONSTANTIN BRNCUSI UNIVERSITY ENGINEERING FACULTY

UNIVERSITYS DAY
8
th

INTERNATIONAL CONFERENCE
Trgu Jiu, May 24-26, 2002

Trgu Jiu, Geneva Street, nr.3, 1400, Gorj, Romnia,Tel.+4053215848, Fax+4053214462, www.utgjiu.ro

ANALIZA MODALITILOR DE REALIZARE I IMPLEMENTARE A UNUI SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT CALITATE-MEDIU ef lucr.dr.ing .Gabriel Bbu, ef lucr.dr.ing. Roland Moraru, Stud.Crinela Bbu - Universitatea din Petroani
ABSTRACT: The overall management of an organisation becames, more and more obviously, a sum of sectorial management systems. The usual management was suplemented, in the last decades with quqlity, environmemt and occupational health and safety management systems. Within this context, starting from the analysis of resemblances and distinctions existing between the quality management system and the environmental management system, reffered from the viewpoint of ISO 9000 and, respectively, ISO 14000 standards, the paper has as main goal to present the advantages and limits of an integrated quality-environment management system. The paper also outlines several principles and practical action ways, wich can represent useful tools for all the organizations wich makes their option for achieving and implementing an integrated quality-environment management system.

1.Introducere
n Romnia, la 01.02.2000, existau trei organizaii certificate ISO 14001, alte aproximativ 30 de organizaii gsindu-se ntr-o faz destul de avansat de implementare a unui sistem de management de mediu (SMM) n conformitate cu standardul menionat. La aceeai dat, existau peste 600 de organizaii certificate ISO 9001, 9002, 9003. Semnificaia acestor cifre const n faptul c indic o tendin clar: dup valul de certificri ale sistemelor de management al calitii n conformitate cu standardele din seria ISO 9000 va urma, ntr-un viitor apropiat, valul de implementri i certificri ale sistemelor de management de mediu n conformitate cu standardele din seria ISO 14000. Din aceast perspectiv, lucrarea ncearc s ofere elementele necesare pentru ca o organizaie s poat rspunde, n deplin cunotin de cauz, la ntrebarea: Calitate i Mediu. Sisteme separate sau sisteme integrate? Rspunsul la aceast ntrebare este de o importan primordial pentru organizaiile care au deja implementat un sistem de management (calitate sau mediu) i pornesc la implementarea celui de al al doilea sistem, de el depinznd n bun msur abordarea ulterioar. Cazul cel mai frecvent ntlnit este cel n care urmeaz s se implementeze un sistem de management de mediu (SMM), ntr-o organizaie n care exist deja implementat un sistem de management al calitii (SMC). n organizaiile care intr in aceast categorie se observ frecvent urmtoarea situaie: exist o echip puternic de specialiti n domeniul calitii, care a construit SMC i care a avut un rol important in convingerea conducerii de a implementa un SMM. Aceast echip va ncerca s impun transpunerea n ct mai mare msur a elementelor SMC n SMM. n cele mai multe cazuri echipa va pleda pentru sisteme calitate mediu total integrate nc de la nceput. n cele ce urmeaz, vor fi furnizate argumente pro i contra acestei abordri.

2.Asemnri ntre sistemul de management al calitii i sistemul de management de mediu


2.1.Asemnri la nivelul structurii de baz a standardelor de referin Aceast categorie de asemnri vizeaz principiile generale ale sistemelor de management, care se regsesc att n standardele ISO 9000, ct i n standardele ISO 14000, aa cu reiese din tabelul urmtor: Tabelul 1. Asemnri ntre standardele ISO 9000 i ISO 14000 - principii
Principii generale ale sistemelor de management ISO 14000 - mediu ISO 9000 - calitate Construirea i implementarea unui sistem intern - Ghid ISO 14004 - Ghid general pentru SMM ISO 9004 - Ghid general pentru SMC Funcionarea - Specificaii Instrumente de evaluare: -intern (evaluare) -extern (certificare) ISO 14010, 14011,14012 - Auditul SMM ISO 10011 prile 1,2,3 - Auditul SMC -

ISO 14001 -Specificaii i ghid de utilizare ISO 9001, 9002, 9003 - Model pentru asigurarea calitii -

Aceste asemnri pot fi detaliate i la nivelul unor paragrafe echivalente sau aproape echivalente, din standardele de referin pentru cele dou sisteme, ISO 14001 i ISO 9001 (tabelul 2). Tabelul 2. Asemnri ntre standardele ISO 9001 i ISO 14001 - cerine ISO 14001: 1996 ISO 9001: 1994
Cerin Politica de mediu Instruire, sensibilizare i competen Controlul documentelor Controlul activitilor nregistrri Auditul SMM Analiza efectuat de conducere Paragraf 4.2 4.4.2 4.4.5 4.4.6 4.5.3 4.5.4 4.6 Paragraf 4.1.1 4.18 4.5 4.9 4.16 4.17 4.1.3 Cerin Politica n domeniul calitii Instruire Controlul documentelor i datelor Controlul proceselor Controlul nregistrrilor calitii Auditurile interne ale calitii Analiza efectuat de conducere

Exist, totodat, asemnri i ntre pri ale unor paragrafe ale celor dou standarde care nu au fost menionate n tabelul 2. Acestea sunt semnalate n Anexa B a standardului ISO 14001. 2.2.Asemnri la nivelul abordrilor concrete din cele dou domenii: calitate, mediu Aceste asemnri sunt numeroase i tocmai din acest motiv organizaiile care opteaz pentru sisteme de management de mediu i de calitate complet separate devin din ce n ce mai puine. Cele mai importante aspecte comune din punct de vedere al abordrii concrete a construirii, implementrii i funcionrii sistemelor de management al calitii i de mediu sunt prezentate n cele ce urmeaz: -ambele standarde iau n considerare conceptul de mbuntire continu; -ambele standarde iau n considerare conceptul de prevenire; -ambele standarde pun factorul uman n centrul proceselor de construire, implementare i funcionare a sistemului de management.

3.Deosebiri ntre sistemul de management al calitii i sistemul de management de mediu


Deosebirea cel mai des menionat este aceea c fiecare dintre aceste dou sisteme de management dipune de propriul su document de referin, de propriul su standard cu cerine specifice. Aceasta nu este o deosebire formal, avnd n vedere acele cerine ale fiecrui standard care nu i gsesc echivalent n cellalt standard, aa cum rezult i din tabulul 3. Tabelul 3. Deosebiri ntre standardele ISO 9001 i ISO 14001 - cerine ISO 14001: 1996 ISO 9001: 1994
Paragraf care nu are echivalent n ISO 9001 4.3.1 4.3.4 4.4.3 4.4.7 Cerin Paragraf care nu are echivalent n ISO 14001 4.2.3 4.8 4.12 4.20 Cerin

Aspecte de mediu Program(e) de management de mediu Comunicare Prevenirea situatiilor de urgen i capacitate de rspuns

Planificarea calitii Identificarea i trasabilitatea produsului Stadiul inspeciilor i ncercrilor Tehnici statistice

n afara deosebirilor legate strict de coninutul celor dou standarde, pot fi evideniate numeroase alte deosebiri legate de specificul domeniilor comparate: calitate i mediu. Tabelul 4 conine, ntr-o form sintetic, cele mai importante dintre aceste deosebiri. Tabelul 4. Deosebiri de abordare n cazul SMC i SMM SMC SMM
SMC i propune s rspund nevoilor clientului; SMM este destinat s rspund: -n general cerinelor tot mai mari ale societii n materie de protecie a mediului; -n particular nevoilor unui numr mare de pri interesate de activitatea organizaiei: salariai, administraie, mass-media, vecini, consumatori, clieni, furnizori, acionari, bnci, concureni etc. Activitile legate de protecia mediului, fiind ndreptate spre satisfacerea nevoilor societii, nu se desfoar ntr-un cadru contractual (nu exist un contract cu societatea ca entitate);

Deosebiri
Cui se adreseaz

Aspecte contractuale

Rezultate urmrite

Activitile legate de asigurarea calitii se desfaoar ntr-un cadru contractual, fiind direct legate de client i de prevederile contractului pe care organizaia l-a semnat cu acesta; Satisfacerea clientului prin: -mbuntirea performanelor produselor i serviciilor; -creterea nivelului de conformitate; -scderea numrului de defecte i rebuturi. Indicatori privind calitatea produselor i serviciilor Prioritar competene privind sistemul de management al calitii i organizarea produciei/serviciilor

Indicatori de msurare a performanei Competenele auditorilor

Respectarea cerinelor prilor interesate: -reducerea emisiilor n aer, ap, sol; -optimizarea utilizrii materiilor prime i a resurselor naturale; -mbuntirea gestiunii tuturor tipurilor de deeuri; -contientizarea personalului i ctigarea ncrederii prin comunicare. Cerine reglementare i normative pe factori de impact i tipuri de poluare. Prioritar competene tehnice, att referitoare la aspecte de protecia mediului, ct i referitoare la domeniul de activitate al organizaiei.

4.Tipuri de integrare a sistemelor de management calitate - mediu

Asemnrile i deosebirile dintre cele dou sisteme de management pot fi folosite drept argumente pentru integrarea, n mai mare sau n mai mic msur, a acestora la nivelul fiecrei organizaii. Faptul c exist att sisteme complet integrate, ct i sisteme parial sau deloc integrate demonstreaz ct de mult conteaz particularitile organizaiei n luarea deciziei corecte. Relaia dintre sistemul de management al calitii i sistemul de management de mediu se poate ncadra n una dintre urmtoarele trei situaii: sisteme complet integrate, sisteme parial integrate i sisteme separate. a.Integrarea complet presupune: -exprimarea ntr-un singur document a politicilor de calitate i de mediu; -realizarea unui manual unic calitate - mediu, fundamentat pe proceduri comune i pe proceduri specifice; -elaborarea unei documentaii coninnd un numr ct mai mare de documente comune, cu participarea unor persoane avnd responsabiliti att n domeniul calitii, ct i al mediului; -integrare la nivelul proceselor; -integrare la nivelul resurselor umane. b.Integrarea parial poate fi realizat n mai multe variante, prin combinarea urmtoarelor situaii: -politici separate sau politic unic mediu - calitate; -manuale separate sau manual unic mediu - calitate; -proceduri de sistem parial integrate; -proceduri specifice i instruciuni de mediu; -proceduri specifice i instruciuni de calitate; -integrarea paial la nivelul proceselor; -integrarea parial la nivelul resurselor umane. c.Construirea de sisteme separate const n elaborarea de: -politici separate; -manuale de mediu i de calitate separate; -proceduri, instruciuni i nregistrri de mediu; -proceduri, instruciuni i nregistrri de calitate.

5.Avantajele i dezavantajele sistemelor integrate


n general, se consider c sistemele de management calitate - mediu integrate sunt net superioare sistemelor separate. Aceast percepie este explicabil prin aceea c avantajele integrrii sistemelor sunt mult mai uor de intuit dect dezavantajele acestei soluii. Pentru a oferi unei organizaii elementele necesare unei alegeri ct mai potrivite a modalitilor de implementare a ambelor sisteme de management, n tabelul 5 sunt analizate comparativ, att punctele forte, ct i punctele slabe ale integrrii sistemelor de management calitate - mediu. Elementele menionate anterior pot juca un rol decisiv n asigurarea coexistenei sistemelor de management calitate - mediu i pot contribui n mod hotrtor la optimizarea funcionrii lor simultane.

Tabelul 5. Avantajele i dezavantajele sistemelor integrate calitate - mediu

AVANTAJE ale integrrii sistemelor calitate - mediu


1.Mai mult coeren. Exist numeroase situaii n care trebuie intervenit i sub aspectul calitii i sub aspectul mediului. O intervenie unitar, pe cerine structurate comun pe cele dou domenii este n general mai coerent i mai uor de urmrit i controlat. 2.O optimizare a aciunilor. Integrare nseamn, printre altele, lucru n echipe mixte. Aciuni, soluii, eforturi, vor fi de la nceput gndite cu respectarea cerinelor ambelor domenii, evitndu-se astfel apariia unor incompatibiliti i, de aici, a unor reveniri i modificri.

DEZAVAVANTAJE ale integrrii sistemelor calitate - mediu


1.Tehnici diferite abordate nedifereniat. Mediul i calitatea presupun, n tratarea anumitor aspecte, abordri specifice, adaptate tehnicilor i instrumentelor proprii fiecrui domeniu n parte. Prin tendina sa de uniformizare a metodelor i mijloacelor, un sistem integrat calitate - mediu poate afecta uneori alegerea soluiilor sectoriale cele mai adecvate. 2.O gestiune a riscurilor mai dificil (uneori). Fiecare din cele dou componente dispune de proprii si indicatori. Cnd este necesar acordarea unei atenii sporite unui anumit aspect care prezint un risc mai mare (de exemplu, aspectul identificrii defectelor de fabricaie sau aspectul prevenirii incidentelor i accidentelor), indicatorii proprii acestui aspect trebuie dezvoltai i urmrii cu prioritate. Astfel de opiuni, n regim prioritar, sunt mai greu de fcut n prezenta unui sistem calitate- mediu integrat dect n prezena a dou sisteme separate 3.Realizarea mai dificil a auditurilor externe pe unul dintre cele dou domenii. Auditorii externi vor depune un efort mai mare (n cazul sistemelor integrate fa de cazul sistemelor separate) pentru a separa aspectele domeniului care l intereseaz de aspectele celuilalt domeniu.

3.O minimizare a suprapunerilor i a disiprii rspunderii. Cele dou sisteme au numeroase zone comune. Intervenia pe aceste zone a dou echipe, funcionarea simultan a dou sisteme cu dou programe, cu dou moduri de gndire tehnic diferite ar produce suprapuneri, eforturi dublate inutil, contradicii i confuzii n asumarea responsabilitilor. Integrarea celor dou sisteme conduce la minimizarea acestor aspecte nedorite. 4.Cerine comune ndeplinite mai eficient. Satisfacerea cerinelor comune ale standardelor ISO 9001 i ISO 14001 se va face ntr-o abordare unic, ceea ce va nsemna economie de timp i efort, coeren i optimizare a dinamicii implementrii i funcionrii sistemului.

5.Viziune unitar asupra dezvoltrilor viitoare. n cazul proiectelor de dezvoltare sau de introducere de noi produse/servicii, se vor avea n vedere nc de la nceput att aspectele de calitate, ct i cele de mediu, rspunzndu-se astfel mai bine nevoilor clienilor, cerinelor legislative i acelora venind din partea prilor interesate.

4.Inconveniente n asigurarea unei anume confidenialiti. n cazul n care se dorete pstrarea confidenialitii asupra unor aspecte specifice unuia dintre cele dou domenii, va fi dificil de gsit o soluie prin care un auditor extern interesat de cellalt domeniu s poat fi mpiedicat de a citi, n proceduri sau n alte documente comune ale sistemului, informaiile privind aceste aspecte. 5.Tratarea nedifereniat a unor sisteme de complexitate diferit. Uneori unul dintre domenii (calitate sau mediu) necesit o tratare mult mai complex dect cellalt. Dac s-ar construi sisteme de management separate, unul dintre sisteme ar fi, n consecin, considerabil mai simplu de gestionat dect cellalt. n cazul sistemelor integrate aceast simplificare nu se mai poate aplica, ambele sisteme fiind tratate la acelai nivel de complexitate.

6.Concluzii i recomandri
Experina arat c sistemele de management calitate - mediu coexist n mod diferit de la o organizaie la alta. Diferenele se datoreaz particularitilor fiecrei organizaii, dar i altor factori, cum ar fi: viziunea managerial, politica de grup, interesele sectoriale, influena pilor externe interesate etc. Chiar dac nu se poate afirma c exist reguli universal valabile privind stabilirea a priori a relaiei n care trebuie s fie puse cele dou sisteme de management, totui, pentru orientarea procesului de adoptare a soluiei adecvate ntr-o organizaie, pot fi formulate urmtoarele recomandri:

a.Organizaia trebuie s stabileasc o relaie ct mai obiectiv ntre importana aspectelor de mediu i a aspectelor de asigurare a calitii; b.Adoptarea deciziei de realizare a unui sistem de management integrat calitate mediu trebuie s fie fundamentat pe analiza motivelor eseniale care au stat la baza deciziei de implementare a fiecruia din cele dou sisteme de management; c.Dac n organizaie exist deja un SMC i se dorete construirea unui SMM complet integrat cu acesta nc de la nceput, o atenie deosebit trebuie acordat urmtoarelor aspecte: -o integrare neadecvat sau prost realizat va afecta nu doar funcionarea SMM-ului, dar i pe aceea a SMC-ului; n aceast situaie, cel puin pentru o perioad, un sistem (SMC) care funciona bine, va fi nlocuit cu dou sisteme (SMC+SMM) care vor funciona defectuos; -integrarea nc de la nceput a SMM-ului cu SMC-ul necesit nu numai certificarea sistemului de management de mediu, ci i analizarea i recertificarea SMC-ului sub noua sa form rezultat n urma integrrii; d.Consultarea, nc de la nceput, a organismului de certificare este recomandabil. Acest lucru nu este cerut de standardul ISO 14001, dar poate fi extrem de util mai ales n ceea ce privete luarea unor decizii privind structura sistemului. Oportunitatea integrrii sau nu a celor dou sisteme poate fi discutat cu organismul de certificare, a crui opinie, fr a fi obligatorie, va fi tratat cu toat atenia; e.Decizia de implementare sau nu a unui sistem integrat de management trebuie s fie fundamentat pe analiza asemnrilor i deosebirilor dintre cele dou sisteme, precum i a avantajelor i dezavantajelor unei posibile integrri. Este deosebit de important ca, n urma analizei efectuate, organizaia s-i formuleze un punct de vedere propriu care s in cont de particularitile acesteia. Acest fapt va conta decisiv n abordarea etapelor urmtoare. Una din soluiile cel mai frecvent adoptate referitor la integrarea sistemelor de management al calitii i de mediu este o variant de integrare parial, foarte flexibil i adaptabil unui numr mare de situaii. Conform acesteia, sistemul de management global are o coordonare unitar, la vrf, din care se desprinde o structur mixt calitate - mediu bazat pe manuale separate i pe un sistem combinat de proceduri i alte documente, parial integrate. De la caz la caz, partea comun i prile separate pot fi mai dezvoltate sau mai reduse, fr ca prin aceasta interaciunea dintre sisteme s fie afectat n mod esenial. Bibliografie 1.Ionescu, C. - Cum s construim i s implementm un sistem de management de mediu n conformitate cu ISO 14001. Editura Economic, Bucureti, 2000. 2.Olaru, M. - Orientri actuale privind implementarea unui sistem de management integrat calitate-mediu, n Merceologia i managementul calitii ctre mileniul 3, Editura ASE, Bucureti, 1998. 3.* * * - Standardele din seria ISO 9000: 1995, Managementul calitii i asigurarea calitii. 4.* * * - Standardul SR EN ISO 14001: 1997, Sisteme de management de mediu - Specificaii i ghid de utilizare. 5.* * * - Standardul SR ISO 14004: 1998, Sisteme de management de mediu - Ghid privind principiile, sistemele i tehnicile de aplicare.