TIPOS DE PLANEACIN La planeacin se realiza mediante los planes.

El administrador debe manejar diversos tipos de planes, que pueden abarcar perodos a largo y corto plazos, incluir a la organizacin entera, una divisin o un departamento, incluso una tarea. La planeacin es una funcin administrativa presente en todos los niveles organizacionales. Aunque su concepto sea exactamente igual, en cada nivel organizacional, la planeacin presenta caractersticas diferentes, como observa en el cuadro 7.3. La planeacin incluye gran parte de la actividad organizacional. Con esto se requiere decir que la organizacin siempre est planeado: el nivel institucional elabora la planeacin estratgica general, el nivel intermedio la sigue con planes tcticos y el nivel operativo desarrolla en detalle los planes operacionales; cada uno dentro de su rea de competencia y al unsono con los objetivos generales de la organizacin. La planeacin impone racionalidad y orienta el rumbo de las acciones de la organizacin. Adems, coordina e integra las diversas unidades, proporciona armona y sinergia a la organizacin en el camino hacia los objetivos principales. Cuadro 7.3 La planeacin en los tres niveles organizacionales.

Nivel Organizacional Institucional

Tipo de planeacin Estrategia

Contenido

Tiempo

Amplitud Macroorientado. Aborda la organizacin como un todo Aborda cada unidad organizacional por separado Microorientado. Aborda cada operacin por separado

Genrico y sinttico Menos genrico y ms detallado Detallado y analtico

Largo plazo

Intermedio

Tctica

Mediano plazo

Operacional

Operacional

Corto plazo

Fuente: Idalberto Chivenato. Administracao: teroria, proccesso e prtica, Sao Paulo, Makron Books, 1994, p. 184. Los planes deben cubrir diversos horizontes temporales. Los planes a corto plazo cubren un ao o menos; los planes intermedios cubren 1 a 2 aos y los planes a largo plazo cubren 5 aos o ms. Los objetivos de la planeacin deben ser ms especficos a corto plazo y ms amplios a largo plazo. Las organizaciones requieren planes para todos los periodos. El administrador de nivel institucional est ms orientado hacia planes a largo plazo que cubren la organizacin entera, para sealar a los dems administradores la direccin hacia el futuro. Una investigacin llevada a cabo por Elliot Jaques 11 muestra que la capacidad de pensar, organizar y trabajar con eventos situados en diferentes horizontes temporales vara de una persona a otra. Muchas personas trabajan cmodamente en una extensin de slo tres meses, un pequeo grupo trabaja mejor con una dilatacin de un ao y slo pocas personas pueden enfrentar el desafo de 20 aos en adelante. Como el administrador puede trabajar en varios niveles de autoridad, debe planear en funcin de diversos periodos. La planeacin de un supervisor abarca el espacio de tres meses, la de un gerente puede comprender periodos de un ao y la del director puede ser de 3, 5, 10 aos o ms. El avance en la jerarqua administrativa exige habilidades conceptuales para trabajar, as como una visin proyectada a largo plazo 12.

Planeacin estratgica La planeacin estratgica, proceso de adaptacin organizacional amplio que implica aprobacin, toma decisiones y evaluacin, busca responder a preguntas bsicas como por qu existe la organizacin, que hace y cmo lo hace. El resultado del proceso es un plan que sirve para guiar la accin organizacional en un plazo de tres a cinco aos. Planeacin estratgica Nivel institucional Elaboracin del mapa ambiental y evaluacin de las fortalezas y debilidades de la organizacin Incluye toda la organizacin Orientada a largo plazo Focaliza el futuro y el destino Accin global y concentrada

Planes tcticos Traduccin e interpretacin de las decisiones estratgicas, en planes concretos en el nivel departamental Incluye cada departamento Orientado a mediano plazo Focaliza lo mediato Accin departamental

Nivel intermedio

Planes operacionales Nivel operacional Transformar los planes tcticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea Incluye cada tarea o actividad Orientado a corto plazo Focaliza lo inmediato o el presente Accin especfica y molecular

Figura 7.4

Los tres niveles de la planeacin.

La planeacin estratgica presenta cinco caractersticas fundamentales: La planeacin estratgica se relaciona con la adaptacin de la organizacin a un ambiente variable. Esta orientada hacia las relaciones entre la organizacin y su ambiente de trabajo; en consecuencia, est sujeta a la incertidumbre de los eventos ambientales. Por enfrentar la incertidumbre, sus decisiones se basan en juicios y no en datos concretos. Refleja una orientacin externa que enfoca las respuestas adecuadas a las fuerzas y presiones situadas fuera de la organizacin. La planeacin estratgica se orienta hacia el futuro . Su horizonte temporal es a largo plazo. Durante el curso de la planeacin, la consideracin de los problemas actuales se da slo en

funcin de los obstculos y barreras que puedan dificultar el logro de objetivo futuro. Est ms orientada hacia los problemas del futuro que hacia los problemas de hoy. La planeacin estratgica es amplia. Implica la organizacin como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener sinergia de todas las capacidades y potencialidades de la organizacin. La respuesta estratgica de la organizacin incluye un comportamiento global, amplio y sistmico. La planeacin estratgica es in proceso de construccin de consenso. Dados los diversos intereses y necesidades de los socios involucrados, la planeacin ofrece el medio de atenderlos a todos en la direccin futura que mejor les convenga. La planeacin estratgica es una forma de aprendizaje organizacional. Como est orientada hacia la adaptacin de la organizacin al contexto ambiental, la planeacin constituye un intento constante de aprender a ajustarse a un ambiente complejo, competitivo y variable. La planeacin estratgica se basa en tres parmetros: la visin del futuro, los factores ambientales externos y los factores organizacionales internos. Comienza por la construccin del consenso sobre el futuro que se desea: es la visin que describe el mundo en un estado ideal. A partir de ah, se examinan las condiciones externas del ambiente y las condiciones internas de la organizacin.

Vialidad externa Qu es necesario y posible?

Capacidad interna Qu es capaz de hacer la organizacin?

rea definida en el plan

Visin compartida Cul es el futuro deseado?

Figura 7.5 Principales parmetros de la planeacin Planeacin tctica Mientras la planeacin estratgica incluye toda la organizacin, la planeacin tctica incluye determinada unidad organizacional: un departamento o divisin. Mientras la primera se extiende a largo plazo, la planeacin tctica se extiende a mediano plazo, generalmente el ejercicio de un ao. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la planeacin tctica se desarrolla en el

nivel intermedio la planeacin estratgica se transforma en varios planes tcticos, y estos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar.

Nivel institucional

Planeacin estratgica

Elaboracin del mapa ambiental, evaluacin de las fortalezas y limitaciones de la organizacin, incertidumbre e imprevisibilidad.

Nivel intermedio

Planeacin tctica

Conversin e interpretacin de las decisiones estratgicas en planes concretos de nivel departamental.

Nivel operacional

Planeacin operacional

Transformacin de los planes tcticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea o actividad. Certeza y previsibilidad.

Figura 7.6 Interconexin entre planeacin estratgica, tctica y operacional De este modo, la planeacin tctica es la planeacin a mediano plazo que hace nfasis en las actividades corrientes de las diversas partes o unidades de la organizacin. El mediano plazo est definido como el periodo que se extiende en el horizonte de un ao. El administrador utiliza la planeacin tctica para delinear lo que corresponde a las diversas partes de la organizacin (departamentos o divisiones), para que la organizacin logre el xito en el periodo de un ao de ejercicio. Los planes tcticos se desarrollan en las reas de produccin, marketing, personal, finanzas y contabilidad. Para adaptarse a la planeacin tctica, el ejercicio contable de la organizacin, los planes de produccin, de ventas, de inversiones, etc., cubren generalmente el periodo anual. Los planes tcticos generalmente se refieren a 13. Planes de produccin: incluyen mtodos y tecnologas necesarias para las personas en su trabajo, distribucin fsica del trabajo y equipos como soportes de las actividades y tareas. Planes de marketing: incluyen los actos de vender y distribuir bienes y servicios en el mercado, y atender al cliente. Planes de recursos humanos: incluyen reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas en las diversas actividades de la organizacin.

Planes estratgicos Dejar de invertir en los negocios no esenciales y concentrarse en el crecimiento de los negocios esenciales Guiar Ayudar a alcanzar

Planes tcticos Planes de marketing Desafiar mercados regionales con productos de la empresa Planes de produccin Centralizar las operaciones de las fbricas ms eficientes Planes de Personal Entrenar y capacitar al personal para aumentar la productividad Planes Financieros Reducir costos y aumentar las utilidades marginales en los productos

Figura 7.7 cmo se complementan mutuamente los planes estratgicos Planeacin operacional La planeacin operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales. Se preocupa por el qu hacer y por el como hacer las actividades cotidianas de la organizacin. Se refiere especficamente a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional. Como est inmersa en la lgica del sistema cerrado, la planeacin operacional est orientada hacia la optimizacin y maximizacin de los resultados, mientras que la planeacin tctica se orienta a la bsqueda de resultados satisfactorios. Los aspectos de maximizacin y satisfaccin se estudiarn en mayor detalle en el captulo 9, dedicado a la toma de decisiones. La planeacin operacional est constituida por infinidad de planes operacionales que proliferan en las diversas reas y funciones de la organizacin. Cada plan puede constar de muchos subplanes con diferentes grados de detalle. En el fondo, los planes operacionales se preocupan por la administracin de la rutina, para garantizar que todos ejecuten las tareas y operaciones de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organizacin, de manera que sta pueda alcanzar sus objetivos. Los planes operacionales se orientan hacia la eficiencia (nfasis en los medios), pues la eficacia (nfasis en los fines) es asunto de los niveles institucional e intermedio de la organizacin. A pesar de ser heterogneos y diversificados, los planes operacionales se pueden clasificar en cuatro tipos14. 1. 2. 3. 4. Procedimientos: planes operacionales relacionados son los mtodos. Presupuestos: planes operacionales relacionados con dinero. Programas (o programacin): planes operacionales relacionados con el tiempo. Reglamentos: planes operacionales relacionados con los comportamiento de las personas.

Administracin en los nuevos tiempos

Autor: Idalberto Chiavenato