Brochure relative aux associations sans but lucratif

F ORMALISME DE DPT

Remarques pralables :
Les notes prsentes par le Registre de Commerce et des Socits (RCS) : sont de nature gnrale et ne visent pas la situation particulire dune personne physique ou morale ; sont de nature documentaire et explicative ; visent rpondre un certain nombre de questions que se posent les usagers du RCS, nont aucune valeur lgale et nengagent en rien la responsabilit du RCS ; ne sont pas ncessairement compltes, exhaustives, exactes ou jour ; ne constituent pas un avis professionnel ou juridique ; ne reprsentent que lavis du RCS sur un certain nombre de questions, sous rserve de linterprtation qui pourrait tre donne par les Cours et Tribunaux.

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S OMMAIRE
1. Informations gnrales 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. Distinction entre lobligation dinscription auprs du RCS, lobligation de dpt et lobligation de publication au Mmorial, Recueil des Socits et Associations Gnralits A.s.b.l. reconnues dutilit publique Les a.s.b.l. ont quatre types de dpt raliser 4 4 5 5 6 8 8 9 11 11 12 12 13 14 14 15 19 19 20 20 23 28 31 32 34 35 35 44 47 48 50

Procdure dimmatriculation 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. Page de garde Point sub.1 : Dnomination Point sub.2 : Forme juridique Point sub.3 : Sige Point sub.4: Objet Point sub.5 : Date de lacte constitutif Point sub.6 : Dure Point sub.7 : Autorisation Point sub.8 : Associs Point sub.9 : Membre(s) de lorgane de gestion Point sub.10 : Liquidation volontaire Signature

3.

Procdure de modification 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. Page de garde Point sub.1 : Dnomination Point sub.3 : Sige social Point sub.4 : Objet Point sub.6 : Dure Point sub.7 : Autorisation Point sub.8 : Associs Point sub.9 : Membre de lorgane de gestion Point sub.10 : Liquidation Signature

4. 5.

La procdure de radiation Autres dpts

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1.

Informations gnrales
Les associations sans but lucratif (ci-aprs a.s.b.l. ) sont rgies par les dispositions de la loi modifie du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif (ci-aprs la loi du 21 avril 1928 ) ainsi que celles de la loi modifie du 21 dcembre 2002 concernant le registre de commerce et des socits ainsi que la comptabilit et les comptes annuels des entreprises (ci-aprs la loi du 19 dcembre 2002 ) et pour le surplus la loi modifie du 10 aot 1915 concernant les socits commerciales (ci-aprs la loi du 10 aot 1915 ).

1.1. Distinction entre lobligation dinscription auprs du RCS, lobligation de dpt et lobligation de publication au Mmorial, Recueil des Socits et Associations
Linscription auprs du RCS : Linscription de certaines informations requises par la loi se fait sur base du formulaire de rquisition. Sagissant des a.s.b.l., le formulaire dimmatriculation ( dposer lors de limmatriculation de la.s.b.l.), de modification ( dposer ds quune donne dores et dj inscrite auprs du RCS est modifier) et de radiation ( dposer lorsquil ait mis fin la.s.b.l.) est intitul : socit civile, association sans but lucratif, fondation, association agricole, association dpargne-pension, tablissement public . Le formulaire dimmatriculation, de modification ou de radiation doit tre dactylographi et sign. Il doit tre dment complt en une des trois langues officielles, en loccurrence le luxembourgeois, le franais ou lallemand. La liste des donnes inscrire auprs du RCS est fixe larticle 11 de la loi du 19 dcembre 2002. : la dnomination, l'objet, la dure pour laquelle l'association est constitue, lorsqu'elle n'est pas illimite, l'adresse prcise du sige, les nom, prnoms, date et lieu de naissance ou, s'il s'agit de personnes morales, la dnomination sociale ou la raison sociale, et l'adresse prive ou professionnelle prcise des personnes autorises grer, administrer et signer pour l'association avec indication de la nature et de l'tendue de leurs pouvoirs; s'il s'agit de personnes morales, le numro d'immatriculation au registre de commerce et des socits doit tre indiqu le cas chant.

Le dpt auprs du RCS : Le dpt consiste en la remise au RCS de documents soumis lobligation de dpt de par la loi, en vue de leur classement dans le dossier de la.s.b.l. tenu par le RCS. Les documents destins au dpt doivent tre rdigs en une des trois langues officielles, en loccurrence le luxembourgeois, le franais ou lallemand. Sont dposer auprs du RCS : le formulaire de rquisition (dimmatriculation, de modification et de radiation), lacte constitutif de la.s.b.l., les modifications des statuts, lextrait de la dcision de dissoudre la.s.b.l., lextrait portant affectation des biens suite la liquidation de la.s.b.l., la liste des membres de la.s.b.l., les comptes de la.s.b.l. larrt grand-ducal reconnaissant la.s.b.l. dutilit publique.

et le cas chant :

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La publication au Mmorial, Recueil des Socits et Associations : La loi du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif nonce les documents qui doivent faire lobjet dune publication. Les documents destins la publication doivent tre rdigs en une des trois langues officielles, en loccurrence le luxembourgeois, le franais ou lallemand. Sont publier lacte constitutif, la modification des statuts, lextrait de la dcision de dissoudre la.s.b.l., reprenant les conditions de la liquidation et la dsignation des liquidateurs,

Les documents destins la publication peuvent tre rdigs sous la forme notarie ou sous seing priv. Il convient de prciser que seuls les notaires peuvent dposer lexpdition authentique de leur acte conformment aux dispositions de larticle 6 du rglement modifi du 23 janvier 2003 portant excution de la loi du 19 dcembre 2002.

1.2. Gnralits
Les documents destins la publication doivent tre dposs aux fins de publication en double exemplaire. En effet, un exemplaire sera class dans le dossier de la.s.b.l. et lautre sera remis au client comme rcpiss de dpt. Le RCS transmettra une copie lectronique du document au Service Central de Lgislation afin que celui-ci puisse tre publi au Mmorial, Recueil des Socits et Associations. Les documents doivent tre remis aux guichets du RCS, situs au 13 rue Erasme, L-1468 Luxembourg. Le formulaire de rquisition, prsent seul ou accompagn dun document destin la publication, doit tre dpos en double exemplaire (un original et une copie). Loriginal sera class dans le dossier de l'a.s.b.l. et la copie sera remise au client comme rcpiss de dpt.. Les documents faisant lobjet dun simple dpt dans le dossier de la.s.b.l., tenu par le RCS, doivent tre prsents en double exemplaire. Un exemplaire sera class dans le dossier de l'a.s.b.l. et le deuxime sera remis au client comme rcpiss de dpt.

1.3. A.s.b.l. reconnues dutilit publique

Il est noter que les a.s.b.l. reconnues dutilit publique sont soumises au mme formalisme que les associations sans but lucratif non reconnues d'utilit publique. L'article 26-2 de la loi modifie du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif dispose que les associations sont reconnues d'utilit publique par arrt grand-ducal pris sur avis du Conseil d'Etat. Lorsquune a.s.b.l. reconnue dutilit publique modifie ses statuts, cette modification doit tre approuve par arrt grand-ducal. Les a.s.b.l. reconnues dutilit publique sont tenues de dposer leurs comptes annuels.

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1.4. Les a.s.b.l. ont quatre types de dpt raliser

Limmatriculation : elle ncessite le dpt du formulaire dimmatriculation en double exemplaire (un original et une copie) et de lacte constitutif en double exemplaire. Les modifications des donnes inscrites auprs du RCS : lorsque la modification ne concerne pas les statuts (ex : changement dun membre de lorgane de gestion), seul le dpt du formulaire de modification en double exemplaire est requis. lorsque la modification concerne les statuts (ex : changement dobjet), le formulaire de modification en double exemplaire doit tre dpos, accompagn de la modification des statuts, en double exemplaire. lorsque la modification concerne les statuts mais que linformation modifier nest pas inscrire auprs du RCS (ex : le montant des cotisations ou la date laquelle se runit lassemble gnrale), seule la modification des statuts, est dposer auprs du RCS, aux fins de publication, en double exemplaire.

La radiation de la.s.b.l. : elle ncessite le dpt du formulaire de radiation en double exemplaire et lextrait de la dcision portant affectation des biens de la.s.b.l., en double exemplaire. Les autres dpts, sans publication : La liste des membres de la.s.b.l., en double exemplaire, dans le mois de la publication des statuts constitutifs, La modification de la liste des membres de la.s.b.l., en double exemplaire, dposer annuellement, Les comptes annuels, sous certaines conditions (article 16 de la loi du 21 avril 1928), A titre indicatif, la dcision portant nomination des membres de lorgane de gestion peut tre dpose auprs du RCS, en double exemplaire. Elle ne fait en revanche pas lobjet dune publication au Mmorial, Recueil des Socits et Associations.

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Rcapitulatif
Inscription auprs du RCS par le biais du formulaire Dpt Dpt du formulaire dimmatriculation en double exemplaire (un original et une copie) et de lacte constitutif Dpt du formulaire de modification en double exemplaire (un original et une copie) Le document destin la publication est prsenter en double exemplaire

Immatriculation

Oui

Lacte constitutif doit tre publi

Modification non statutaire, portant sur des donnes inscrire auprs du RCS (ex :changement des membres de lorgane de gestion) Modification des statuts portant modification des donnes inscrites auprs du RCS (ex : changement de dnomination) Modification des statuts ne portant pas modification des donnes inscrites auprs du RCS 8ex : changement du montant des cotisations)

Oui

Non

Oui

Dpt du formulaire de modification en double exemplaire (un original et une copie) et de la modification des statuts

La modification doit tre publie

Non

Dpt de la modification des statuts

La modification doit tre publie

Radiation

Oui

Liste des membres de la.s.b.l. Modification de la liste des membres de la.s.b.l. Comptes annuels (dans le cadre de larticle 16 de la loi du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif)

Non Non

Dpt du formulaire de radiation en double exemplaire (un original et une copie) et de lextrait portant affectation des biens de la.s.b.l. suite la dcision de clture Dpt de la liste en double exemplaire Dpt de la modification de la liste en double exemplaire

Lextrait portant affectation des biens de la.s.b.l. suite la dcision de clture doit tre publi

Non Non

Non

Dpt des comptes annuels

Non

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2.

Procdure dimmatriculation
Le formulaire dimmatriculation doit tre dactylographi et tre sign par la ou les personnes comptentes pour engager la.s.b.l.. Le formulaire est prsenter au RCS en double exemplaire (un original et une copie), accompagn de deux exemplaires de lacte constitutif, rdig sous seing priv ou par acte notari Pour ce dernier cas, il convient de prciser que seuls les notaires peuvent dposer lexpdition authentique de leur acte conformment aux dispositions de larticle 6 du rglement modifi du 23 janvier 2003 portant excution de la loi du 19 dcembre 2002.. Le formulaire doit tre compos de la page de garde et dau moins des points sub.1, sub.2, sub.3, sub.4, sub.5, sub.6, sub.9 ainsi que de la page de signatures. Les cases relatives aux informations minimales transmettre au RCS au moment de limmatriculation sont en effet dores et dj coches sur la page de garde. Sans la communication de ces informations, limmatriculation ne peut tre accepte par le RCS.

2.1. Page de garde

Le formulaire complter est intitul Immatriculation - socit civile, association sans but lucratif, fondation, association agricole, association dpargne-pension, tablissement public . Sur la page de garde, sont dores et dj coches les cases relatives aux informations minimales transmettre au RCS au moment de limmatriculation. Sans la communication de ces informations, limmatriculation ne peut tre accepte par le gestionnaire du RCS.

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Le dposant doit toutefois renseigner les autres informations requises par la loi si elles existent (comme par exemple lautorisation, sil sagit dune a.s.b.l. reconnue dutilit publique). Pour se faire, il suffit de cocher les cases concernes par les inscriptions, comme suit :

2.2. Point sub.1 : Dnomination

Ce champ est complter obligatoirement. La case dnomination est automatiquement coche en page de garde. Le champ de la dnomination : La dnomination reprendre sur le formulaire est celle figurant dans larticle des statuts relatif la dnomination. EX: Larticle 1er des statuts de la.s.b.l. prvoit : la dnomination de la prsente association sans but lucratif est socit protectrice des animaux de Luxembourg , a.s.b.l. . La dnomination inscrire auprs du RCS est la suivante :

Dans cet exemple, la forme juridique (a.s.b.l.) ne fait pas partie de la dnomination de la.s.b.l. et ne doit donc pas tre reprise au point sub.1 du formulaire.

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EX: Larticle 1er des statuts de la.s.b.l. prvoient : la dnomination de la prsente association sans but lucratif est socit protectrice des animaux de Luxembourg, asbl . La dnomination inscrire auprs du RCS est la suivante :

Dans cet exemple, la forme juridique (a.s.b.l.) fait partie intgrante de la dnomination et doit, ce titre, tre reprise sur le formulaire, au point sub.1. Le RCS exerce un contrle de disponibilit de la dnomination. Pour plus dinformation, une note relative au principe en matire de dnomination est disponible sur le site Internet du RCS.

Champ de labrviation : Si les statuts ont prvu une abrviation de la dnomination, celle-ci doit tre inscrite au point sub.1 dans le champ prvu cet effet. EX: article 1er des statuts : la dnomination de la prsente association sans but lucratif est socit protectrice des animaux de Luxembourg , ayant pour abrg SPAL . Linscription doit se faire de la manire suivante :

Si la dnomination ou labrviation de la dnomination de la.s.b.l. est traduite en plusieurs langues, ces traductions sont inscrire dans le champ prvu cet effet. Il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

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2.3. Point sub.2 : Forme juridique

Ce champ est complter obligatoirement. La case forme juridique est automatiquement coche en page de garde. Le champ Association sans but lucratif doit tre slectionn dans le menu droulant.

Le champ Mentions supplmentaires requises nest complter que pour les a.s.b.l reconnues dutilit publique conformment aux dispositions de larticle 26-2 de la loi du 21 avril 1928. Dans ce cas : La case Autorisation(s) doit tre coche en page de garde pour que le champ correspondant soit ouvert et puisse tre complt. Une copie de larrt grand-ducal reconnaissant lutilit publique devra tre jointe.

2.4. Point sub.3 : Sige

Ce champ est complter obligatoirement, la case sige est coche automatiquement en page de garde. Ladresse reprendre sur le formulaire doit tre identique celle indique sur le document destin la publication. Doivent tre communiqus le numro, le nom de la rue, le code postal et la localit: Les statuts doivent indiquer au moins la commune ou la localit dans laquelle la.s.b.l. a tabli son sige.

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2.5. Point sub.4: Objet

Ce champ est complter obligatoirement, la case objet est coche automatiquement en page de garde. Lobjet figurant larticle des statuts relatif lobjet doit tre inscrit dans le champ prvu cet effet. Il est conseill de le renseigner en intgralit si le champ est suffisant. A dfaut, lobjet peut tre nonc sous forme dindication. Il convient de reprendre les activits principales de la.s.b.l.. Ce rsum doit tre rdig de faon intelligible. La case objet incomplet doit tre coche.

2.6. Point sub.5 : Date de lacte constitutif

Ce champ est complter obligatoirement, la case date de lacte constitutif est coche automatiquement en page de garde. Doit tre renseigne la date de constitution de la.s.b.l..

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2.7. Point sub.6 : Dure

Ce champ est complter obligatoirement, la case dure est coche automatiquement en page de garde. Si la dure est fixe dans les statuts, la dure renseigne sur le formulaire doit tre conforme celle indique dans les statuts. Si la.s.b.l. est constitue pour une dure indtermine, la case illimite doit tre coche.

Si la.s.b.l. est constitue pour une dure limite, la case dtermine doit tre coche. La date de fin (jour, mois et anne) doit tre inscrite auprs du RCS dans le champ prvu cet effet.

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2.8. Point sub.7 : Autorisation

Ce champ ne concerne que les a.s.b.l. reconnues dutilit publique. Le cas chant, la case Autorisation(s) doit tre coche en page de garde pour que le champ correspondant soit ouvert et puisse tre complt.

Doivent tre inscrits le type, la date de lautorisation ainsi que lautorit ayant dlivr lautorisation. Cette dernire doit tre slectionne dans le menu droulant. Dans la mesure o larrt grandducal ne porte pas de numro, il convient de laisser le champ numro en blanc..

Une copie de larrt grand-ducal reconnaissant lutilit publique devra tre jointe. Si la.s.b.l. dispose de plusieurs autorisations, elles sont toutes inscrire dans le champ prvu cet effet. Il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

2.9. Point sub.8 : Associs

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Ce point ne concerne pas les a.s.b.l., il nest donc pas complter.

2.10. Point sub.9 : Membre(s) de lorgane de gestion

Ce champ est complter obligatoirement, la case membre de lorgane de gestion est coche automatiquement en page de garde. La composition de lorgane de gestion, cest--dire du Conseil dadministration ou du Comit (selon le terminologie utilise dans les statuts), est inscrire auprs du RCS par le biais du formulaire de rquisition, mais elle nest pas publier au Mmorial, Recueil des Socits et Associations. Le champ pouvoir gnral : Le pouvoir gnral est le rgime de signature statutaire, cest--dire laptitude reconnue par les statuts, aux membres de l'organe de gestion de l'association, engager cette dernire par leur signature. EX: Si les statuts de la.s.b.l. prvoient en leur article 11 : la.s.b.l. est engage par la signature conjointe de son prsident et dun membre du comit. , le formulaire doit tre complt de la manire suivante :

EX: Si les statuts de la.s.b.l. ne prvoient pas de rgime de signature statutaire, mais une simple information du type le comit a les pouvoirs les plus tendus pour engager la.s.b.l. , cette donne nest pas inscrire auprs du RCS et le champ pouvoir gnral est laisser en blanc.

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Champ concernant lidentification des personnes : Si le membre de lorgane de gestion est une personne physique, ses nom et prnom, sa date de naissance, ses lieu et pays de naissance sont inscrire au point sub.9 comme suit :

Si le membre de lorgane de gestion est une personne morale, sa dnomination ou raison sociale, son numro dimmatriculation, le nom du registre auprs duquel la personne morale est inscrite et le pays dorigine sont renseigner dans les champs prvus cet effet :

Ladresse prcise (rue, numro, code postal, localit et pays), que le membre soit une personne physique ou morale, doit tre inscrite de la manire suivante :

La fonction dun membre de lorgane de gestion doit tre reprise au point sub.9

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ou

ou

Le champ organe de gestion : Lorgane de gestion, tel quil est prvu dans les statuts, doit tre inscrit auprs du RCS. Ainsi, si larticle 10 des statuts prcise que la.s.b.l. est gre par un comit , linformation doit tre inscrite comme suit :

Si les statuts ne prcisent pas dorgane social, lencart organe de gestion ne doit pas tre complt.

Le champ pouvoir de signature : Le pouvoir de signature reprend le pouvoir accord individuellement un ou plusieurs mandataires en vue d'agir pour le compte de la.s.b.l. et de l'engager par sa signature. Ce pouvoir nest pas fix dans les statuts mais octroy par lorgane comptent. Si un tel pouvoir existe, il doit tre inscrit auprs du RCS.

Si un tel pouvoir na pas t donn par lorgane comptent, ce champ ne doit pas tre complt. En aucun cas cet encart ne doit tre complt par la signature manuscrite du membre de lorgane de gestion.

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Ainsi, le feuillet sub.9 est prsent gnralement de la manire suivante :

Si lorgane de gestion est compos de plusieurs membres, les informations de chacun des membres doivent tre reprises sur le feuillet sub.9, elles sont inscrire dans le champ prvu cet effet. Il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

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2.11. Point sub.10 : Liquidation volontaire

Ce point nest pas complter lors de limmatriculation.

2.12. Signature
Le formulaire de rquisition doit tre sign par la ou les personnes ayant comptence pour engager valablement la.s.b.l. ou un mandataire de celle-ci.

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3.

Procdure de modification
Le formulaire de modification doit tre complt dactylographi et tre sign par la ou les personnes comptentes pour engager la.s.b.l. ou son mandataire. Le formulaire est prsenter au RCS en double exemplaire. Il doit tre compos de la page de garde, des feuillets concerns par les modifications et du feuillet relatif la signature. Sil sagit dune modification statutaire, le formulaire doit tre accompagn de la modification des statuts en double exemplaire . Sil sagit de modification non statutaire, le formulaire est prsenter seul, aucune publication ntant requise. Il est noter que plusieurs modifications peuvent tre inscrites auprs du RCS par le biais du dpt dun seul formulaire (ex : modification du sige et de plusieurs membres de lorgane de gestion).

3.1.

Page de garde
Le formulaire de modification complter est intitul Modification - socit civile, association sans but lucratif, fondation, association agricole, association dpargne-pension, tablissement public .

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Le dposant doit indiquer obligatoirement le numro RCS de la.s.b.l. concerne par la modification ainsi que la dnomination sociale de la.s.b.l., telle quelle a t inscrite auprs du RCS. Pour vrifier linscription de la dnomination de la.s.b.l. auprs du RCS, il est conseill de rechercher la dnomination exacte de la.s.b.l. sur le site du RCS (www.rcsl.lu), dans longlet consultation , en effectuant une recherche par numro de RCS.

La page de garde doit galement renseigner sur la nature de la modification : il convient de rpondre oui ou non la question le dpt contient-il des modifications statutaires , selon la nature de la modification : On parle de modification des statuts ds quun article des statuts est modifi (ex: la dnomination ou lobjet de la.s.b.l. par exemple).

Si la modification ne porte pas sur un article des statuts, il sagit dune modification non statutaire (ex : nomination des membres de lorgane de gestion).

Si le formulaire porte sur des modifications statutaires et non statutaires (ex : la dnomination de la.s.b.l. et la nomination de membres de lorgane de gestion), seule la case oui doit tre coche en rponse la question le dpt contient-il des modifications statutaires .

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Doivent tre coches les cases correspondant aux modifications apporter. EX: Si les modifications concernent la dnomination, le sige et les donnes relatives aux membres de lorgane de gestion, les cases suivantes sont cocher :

Les cases affrentes aux modifications qui sont par nature des modifications des statuts ( ex : lobjet (sub.4)) ne sont de fait pas accessibles, si la case non a t coche en rponse la question Le dpt contient-il des modifications statutaires ? .

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3.2.

Point sub.1 : Dnomination

Le changement de dnomination consiste en une modification statutaire. Ce champ est complter si la dnomination de la.s.b.l., son abrg ou une traduction de la dnomination initialement renseign dans les statuts est modifier. Le document actant de la modification de la dnomination doit tre joint au formulaire, en double exemplaire. La case oui doit tre coche en rponse la question Le dpt contient-il des modifications statutaires ? , ainsi que la case Dnomination , sur la page de garde.

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Changement de dnomination : Les rgles relatives la dnomination, nonces prcdemment dans le chapitre des immatriculations sont applicables aux modifications. Doit donc tre reprise sur le formulaire la dnomination telle quelle figure dans larticle modifi des statuts relatif la dnomination. EX: Les membres de la.s.b.l. dcident de changer la dnomination de la.s.b.l. en socit protectrice des animaux de Luxembourg . Larticle 1er est ds lors formul comme suit : la dnomination de la prsente a.s.b.l. est socit protectrice des animaux de Luxembourg , a.s.b.l. . Le formulaire doit tre complt de la manire suivante :

Le RCS vrifie la disponibilit de la dnomination choisie. Pour plus dinformation sur ce contrle, une note relative au principe en matire de dnomination est disponible sur le site Internet du RCS. Si une abrviation de la dnomination existe, celle-ci doit tre inscrite dans le champ prvu cet effet. EX: Les membres de la.s.b.l. dcident de changer la dnomination de la.s.b.l. en socit protectrice des animaux de Luxembourg , en abrg, SPAL. Larticle 1er est ds lors formul comme suit : la dnomination de la prsente a.s.b.l. est socit protectrice des animaux de Luxembourg , en abrg SPAL a.s.b.l. . Le formulaire doit tre complt de la manire suivante :

Si la dnomination ou labrviation de la dnomination est traduite en plusieurs langues, ces traductions sont inscrire dans le champ prvu cet effet. Il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

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Si labrg de la dnomination ou la traduction de la dnomination est modifier et quil ntait pas renseign dans les statuts, cette modification ne consiste pas en une modification statutaire. Aucun document destin la publication nest joindre au formulaire. La case non doit tre coche en rponse la question Le dpt contient-il des modifications statutaires ? , ainsi que la case Dnomination , sur la page de garde.

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Suppression de labrg ou dune traduction de la dnomination dores et dj inscrit auprs du RCS : Si labrviation de la dnomination de la.s.b.l. est supprimer du RCS, il suffit de reprendre la dnomination concerne et de cocher la case effacer comme suit :

Si une traduction de la dnomination de la.s.b.l. est supprimer du RCS, il suffit de reprendre la traduction supprimer et de cocher la case effacer . La traduction de labrg de la dnomination, sil en existe un, est automatiquement supprime :

Si seule la traduction de labrviation de la dnomination de la.s.b.l. est supprimer du RCS, il suffit de reprendre la traduction de la dnomination concerne et de cocher la case effacer dans le champ de labrg comme suit :

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3.3.

Point sub.3 : Sige social

La modification du sige social peut entraner une modification des statuts ou non. Selon les cas, il conviendra de rpondre oui ou non en rponse la question Le dpt contient-il des modifications statutaires ? . Modification des statuts : Si le transfert de sige social consiste en une modification statutaire, larticle mme des statuts est modifi. La page de garde doit tre complte comme suit :

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Exemple de modification des statuts : EX : si les statuts prcisent que le sige de la.s.b.l. se trouve Esch-sur-Alzette et que le sige est transfr dans une autre commune, comme par exemple Luxembourg, il sagit dune modification des statuts. EX : si les statuts indiquent ladresse prcise du sige social le sige de la.s.b.l. se trouve au 7, rue Principale Luxembourg et que le sige est transfr une autre adresse, y compris dans la mme commune, comme par exemple au 6, rue Principale Luxembourg, il sagit dune modification des statuts, lindication du sige figurant dans ceux-ci tant modifie.

Devra tre joint un document destin la publication actant de la modification du sige social en double exemplaire.

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Modification de sige ne constituant pas une modification des statuts : Si le transfert de sige social consiste en une modification non statutaire, larticle des statuts relatif au sige reste inchang. Seul le formulaire doit tre dpos. La page de garde doit tre complte comme suit :

EX: Si le sige social fix dans les statuts se situe Luxembourg et que les membres de la.s.b.l. dcident de le transfrer une autre adresse, au sein de la mme commune de Luxembourg, il sagit dune modification non statutaire. En effet larticle des statuts, affrent au sige social nest pas modifi, il reste dans notre exemple Luxembourg.

Aucun document destin la publication nest requis en cette hypothse.

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3.4.

Point sub.4 : Objet

La modification de lobjet constitue une modification des statuts. En page de garde, devront tre coches la case oui en rponse la question Le dpt contient-il des modifications statutaires ? , ainsi que la case objet comme suit :

Linscription du nouvel objet requiert au moins lindication des activits principales quexerce la.s.b.l.. Lobjet peut tre inscrit en intgralit ou sous forme dun rsum, au choix du dposant. Si le champ est insuffisant, il est possible de renseigner une partie de lobjet et de cocher la case objet incomplet . Le document actant de la modification de lobjet, dment enregistr, doit tre joint au formulaire en double exemplaire.

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3.5.

Point sub.6 : Dure

La dure peut consister en une modification statutaire ou non statutaire, selon quelle a t prvue ou non dans les statuts. Il sagit dune modification statutaire, si la dure est prvue dans les statuts : Le document actant de la modification de la dure doit tre joint au formulaire en double exemplaire. La page de garde doit tre complte comme suit :

Lindication doit tre conforme aux informations reprises sur le document destin la publication. EX: Article 2 des statuts de la.s.b.l. : la.s.b.l. est constitue pour une dure dtermine de 20 ans . La modification de cette dure en dure illimite est une modification statutaire, larticle 2 doit en effet tre modifi.

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Il sagit dune modification non statutaire, si la dure de la.s.b.l. nest pas prvue dans les statuts : La page de garde doit tre complte comme suit :

Le formulaire est seul dposer. Aucune publication de cette modification nest requise. Si la.s.b.l. a t constitue pour une dure dtermine de 20 ans, sans que cette information ne soit reprise dans les statuts et que les membres souhaitent que la dure de vie de la.s.b.l., soit illimite, il convient de complter le formulaire de la faon suivante :

Dans lhypothse o la.s.b.l. souhaite proroger sa dure, il convient de complter le formulaire comme suit, en indiquant la date prcise de lchance de la dure (jour, mois et anne) :

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3.6.

Point sub.7 : Autorisation

Ce champ ne concerne que les a.s.b.l. qui deviennent des a.s.b.l. reconnues dutilit publique. Le cas chant, la case Autorisation(s) doit tre coche en page de garde pour que le champ correspondant soit ouvert et puisse tre complt. Le formulaire doit tre complt comme suit :

Doivent tre inscrits le type, la date de lautorisation ainsi que lautorit ayant dlivr lautorisation. Cette dernire doit tre slectionne dans le menu droulant. Dans la mesure o larrt grandducal ne porte pas de numro, il convient de laisser le champ numro en blanc.

Si la.s.b.l. dispose de plusieurs autorisations, elles sont inscrire dans le champ prvu cet effet. Il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

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3.7.

Point sub.8 : Associs

Ce point nest pas complter concernant les a.s.b.l..

3.8.

Point sub.9 : Membre de lorgane de gestion

La modification portant sur les personnes des membres de lorgane de gestion peut tre une modification statutaire ou non statutaire. Modification statutaire : Le changement du pouvoir gnral est une modification statutaire. En effet, le pouvoir gnral est le rgime de signature statutaire, cest--dire laptitude reconnue par les statuts, aux membres de l'organe de gestion de l'a.s.b.l., engager cette dernire par leur signature. Lors de cette modification, doit donc tre joint au formulaire, le document destin la publication actant de cette modification, en double exemplaire. La page de garde du formulaire doit tre complte comme suit :

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EX: Les statuts de la.s.b.l. prvoyaient en leur larticle 9 : la.s.b.l. est engage par la signature conjointe de son Prsident et dun membre du comit . Cet article 9 est ensuite modifi comme suit : La.s.b.l. est engage par la signature conjointe de trois membres du comit . Le point sub.9 est ds lors complter de la manire suivante :

Cette modification concernant tous les membres, le point sub.9 est ne complter quune seule fois

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Modification non statutaire : La modification portant sur les personnes des membres de lorgane de gestion est inscrire par le biais du formulaire. Seul le formulaire est dpos auprs du RCS. Cette modification nest pas publier au Mmorial, Recueil des Socits et Associations. La page de garde est complter comme suit :

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Inscription dun nouveau membre suite sa nomination : la case inscrire/ajouter doit tre coche et toutes les donnes relatives cette personne doivent tre inscrites. Champ concernant lidentification des personnes : Si le membre de lorgane de gestion est une personne physique, ses nom et prnom, sa date de naissance, ses lieu et pays de naissance sont inscrire au point sub.9 comme suit :

Si le membre de lorgane de gestion est une personne morale, sa dnomination ou raison sociale, son numro dimmatriculation, le nom du registre auprs duquel la personne morale est inscrite et le pays dorigine sont renseigner dans les champs prvus cet effet :

Ladresse prcise (rue, numro, code postal, localit et pays), que le membre soit une personne physique ou morale, doit tre inscrite de la manire suivante :

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La fonction dun membre de lorgane de gestion doit tre reprise au point sub.9.

ou

ou

Le champ organe de gestion : Lorgane de gestion, sil est prvu dans les statuts, doit tre inscrit auprs du RCS. Ainsi, si larticle 10 des statuts prcise que la.s.b.l. est gre par un comit , linformation doit tre inscrite comme suit :

Si les statuts ne prcisent pas dorgane social, lencart organe de gestion ne doit pas tre complt.

Le champ pouvoir de signature : Le pouvoir de signature reprend le pouvoir accord individuellement un ou plusieurs mandataires en vue d'agir pour le compte de la.s.b.l. et de l'engager par sa signature. Ce pouvoir nest pas fix dans les statuts mais octroy par lorgane comptent. Si un tel pouvoir existe, il doit tre inscrit auprs du RCS.

Si un tel pouvoir na pas t donn par lorgane comptent, ce champ ne doit pas tre complt. En aucun cas cet encart ne doit tre complt par la signature manuscrite du membre de lorgane de gestion.

Le pouvoir gnral nest pas reprendre si celui-ci est dj inscrit auprs du RCS.

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Modification des informations relatives un membre dores et dj inscrit auprs du RCS (adresse, fonction ), il convient de cocher sur le formulaire la case modifier/complter , de prciser le nom et le prnom ou la dnomination de la personne faisant lobjet de la modification et de ne complter que les champs sujet modification. EX: Si ladresse du membre est modifier, il convient de complter le formulaire de la faon suivante :

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EX: Si le pouvoir de signature est supprimer et quaucun autre pouvoir na t attribu au membre modifier, il convient de complter le formulaire de la faon suivante :

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Sil sagit de rayer un membre inscrit auprs du RCS, il convient de cocher sur le formulaire la case rayer , de prciser le nom et le prnom ou la dnomination de la personne faisant lobjet de la radiation.

Si plusieurs membres sont inscrire, modifier ou rayer, il suffit de cliquer sur licne + pour que de nouveaux champs soient ouverts et puissent tre complts.

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3.9.

Point sub.10 : Liquidation

La mise en liquidation volontaire dune a.s.b.l. constitue une modification statutaire. La dcision relative la dissolution de la.s.b.l., aux conditions de la liquidation et la dsignation des liquidateurs est publie par extrait au Mmorial, Recueil des Socits et Associations. Ds lors lextrait destin la publication est joindre au formulaire, en double exemplaire. La page de garde du formulaire doit tre complte comme suit :

La date de prise deffet de la liquidation doit tre renseigne sur le formulaire. Le pouvoir gnral est inscrire, sil est prvu par les statuts : il sagit de laptitude reconnue par les statuts, au liquidateur de la.s.b.l., engager cette dernire. Le liquidateur est inscrire :: La case inscrire/ajouter doit tre coche. Si le liquidateur est une personne physique, les nom, prnom, date de naissance, lieu et pays de naissance sont inscrire auprs du RCS. Si le liquidateur est une personne morale, la dnomination ou la raison sociale du liquidateur est inscrire. Si un pouvoir particulier, en plus de son pouvoir gnral, a t donn au liquidateur, ce pouvoir doit tre renseign auprs du RCS, en compltant le champ prvu cet effet.

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EX : un liquidateur, personne physique, est nomm par lassemble des membres de la.s.b.l. du 15 fvrier 2008 et celle-ci lui donne tout pouvoir pour procder aux oprations de liquidation, alors quaucune disposition statutaires naccorde de pouvoir gnral au liquidateur. Dans cet exemple, le formulaire est complter comme suit :

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La modification ou la radiation dun liquidateur ne constitue pas une modification statutaire : Il convient de complter la page de garde comme suit

Modification dun liquidateur : La case modifier/complter doit tre coche et lindication des nom et prnom ou de la dnomination sociale doit tre reprise sur le formulaire. Seules les donnes modifier sont inscrire sur le formulaire.

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EX : si le pouvoir du liquidateur a t supprim, le formulaire doit tre complt comme suit :

Radiation dun liquidateur : La case rayer doit tre coche et lindication des nom et prnom ou de la dnomination sociale de la personne faisant lobjet de la radiation sont inscrire sur le formulaire.

3.10.

Signature
Le formulaire de modification doit tre sign par la ou les personnes ayant comptence pour engager valablement la.s.b.l. ou son mandataire.

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4.

La procdure de radiation
Le formulaire de radiation doit tre dactylographi et dpos au RCS en double exemplaire (un original et une copie). Le formulaire complter est intitul Radiation - socit civile, association sans but lucratif, fondation, association agricole, association dpargne-pension, tablissement public .

Lextrait portant affectation des biens suite la clture de la liquidation de la.s.b.l. doit tre joint en double exemplaire au formulaire aux fins de publication. Le numro dimmatriculation, la dnomination, telle quelle a t inscrite auprs du RCS et ladresse prcise de la.s.b.l. doivent figurer dans les champs prvus cet effet. Pour vrifier linscription de la dnomination de la.s.b.l. auprs du RCS, il est conseill de rechercher la dnomination exacte de la.s.b.l. sur le site du RCS (www.rcsl.lu), dans longlet consultation , en effectuant une recherche par numro de RCS.

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Il convient galement dinscrire la date prcise de cessation dactivits de la.s.b.l. (jour, mois et anne), ainsi que le motif de la radiation. Gnralement, la date renseigner est la date de la dcision qui constate que la liquidation volontaire est clture et qui indique laffectation des biens suite la clture de la liquidation.

Si la dcision de clturer la liquidation de la.s.b.l. a t prise pardevant notaire, le nom du notaire doit tre renseign sur le formulaire. Il convient de rappeler ici que seuls les notaires peuvent dposer lexpdition authentique de leur acte conformment aux dispositions de larticle 6 du rglement modifi du 23 janvier 2003 portant excution de la loi du 19 dcembre 2002. Le formulaire de rquisition doit tre sign par la ou les personnes ayant comptence pour engager valablement la.s.b.l. ou son mandataire.

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5.

Autres dpts
La liste des membres de la.s.b.l. doit tre dpose en double exemplaire auprs du RCS (art. 10 de la loi modifie du 21 avril 1928 prcite). Elle doit indiquer par ordre alphabtique les noms, prnoms, demeure et nationalit des membres de la.s.b.l.. La liste des membres est complte chaque anne par lindication dans lordre alphabtique des modifications qui se sont produites parmi les membres. La modification de la liste est dposer en double exemplaire auprs du RCS. Sous certaines conditions, les comptes annuels de la.s.b.l. sont dposer, auprs du RCS. Larticle 16 de la loi du 21 avril 1928 prcise en effet que les libralits, dont le montant excde 30 000 euros, faites au profit dune a.s.b.l., nont deffet que si elles ont t autorises par arrt grand-ducal. Cette autorisation est notamment conditionne par le dpt des comptes auprs du RCS. En revanche, aucune publication nest requise. La ncessit du dpt des comptes est laisse lapprciation du dposant. Les a.s.b.l. reconnues dutilit publique sont tenues de dposer leurs comptes annuels. Depuis le 1er janvier 2012, le dpt des comptes annuel doit obligatoirement tre effectu par la voie lectronique.

Il est noter que linscription, la modification ou la radiation des membres de lorgane de gestion est inscrire auprs du RCS par le biais du formulaire de modification (annexe sub.9). La dcision, portant modification de la composition de lorgane de gestion, peut galement tre dpose en double exemplaire auprs du RCS, conformment larticle 3 de la loi du 21 avril 1928. Elle doit ds lors comporter les informations suivantes : nom, prnom, profession et domicile des membres. Elle peut galement prciser la dure du mandat des membres dsigns en conformit des statuts. En revanche, ce document nest pas publier au Mmorial, Recueil des Socits et Associations.

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