Sunteți pe pagina 1din 12

Contabilitatea primara

Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991, contabilitatea este o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea presoanelor fizice şi juridice […] trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori. Contabilitatea este procesul prin care informaţiile financiare a unei entităţi sunt înregistrate, clasificate, sumarizate, interpretate şi comunicate. Auditarea, o disciplină înrudită, este procesul de analiză independentă a raportărilor financiare cu scopul exprimării unei opinii referitoare la corectitudine şi respectarea principiilor contabile general acceptate. Practicanţii contabilităţii se numesc contabili. Contabilii cu experienţă pot fi atestaţi de Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi drept Contabil Autorizat, Expert Contabil sau Cenzor independent, Auditor, Evaluator.

Înregistrările care se efectuează zilnic constituie Contabilitatea primară. Contabilitatea este o componentă a sistemului informaţional economic. Evidenţa cronologică şi sistematică a informaţiilor economice se face pe baza documentelor justificative, având ca modalitate de exprimare şi evaluare etalonul bănesc.

. Documente justificative (primare) Documentele justificative stau la baza înregistrării în contabilitate. Orice

operaţie economică sau financiară trebuie consemnată în momentul efectuării ei în documente justificative care cuprind următoarele elemente principale :

• Denumirea documentului

• Denumirea şi sediul unităţii care l-a întocmit

• Nr. şi data întocmirii documentului

• Conţinutul operaţiunii economice (procese legate de obţinerea produselor) sau financiare (procese legate de bani)

• Menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei economice şi financiare (când este cazul);

• Datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;

• Numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care

răspund de efectuarea operaţiei economice şi financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiile respective, după caz;

• Alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor

în documente justificative Rolul documentelor contabile este acela de înregistrare cronologică şi sistematică a operaţiunilor efectuate. Relaţia documentelor justificative cu contabilitatea este cu dublu sens:

pe de o parte, toate documentele justificative sunt reflectate în contabilitate reflectându-se o imagine sintetică a operaţiunilor, iar pe de altă parte toate înregistrările din contabilitate trebuie să aibă la bază un document justificativ.

1

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise ştersături.

Eventualele erori se corectează prin tăierea cu o linie a cifrei sau a textului greşit, deasupra căreia se trece cifra sau textul corect. Corectura se efectuează pe toate exemplarele şi este confirmată de persoana sau persoanele care au efectuat corectura menţionându-se şi date când aceasta a fost efectuată. Nu sunt admise corecturi în documentele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau justifică

numerarul.

În cazul operaţiunilor de predare-primire, eventualele erori vor fi confirmate atât de persoana care predă cât şi de persoana care primeşte. Documentele justificative se pot clasifica după mai multe criterii, astfel:

a. După rolul lor:

- documente primare;

- documente cumulative (centralizatoare);

- registre contabile.

b. După modul de circulaţie:

- documente cu format tip prestabilit;

- documente cu format liber.

c. După aria de utilizare:

- documente comune pe economie;

- documente specifice unor anumite domenii de activitate.

d. După regimul de circulaţie:

- documente cu regim special;

- documente cu regim normal.

Un rol important îl au documentele cu regim special pentru că acestea prezintă o serie de particularităţi de circulaţie:

- se obţin numai dintr-o sursă autorizată să le distribuie, care aplică

sistemul naţional unic de numerotare şi înseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Naţională;

- obligaţia păstrării documentelor într-o gestiune distinctă şi obligaţia de

a întocmi fişe de magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document;

- obligaţia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau

pierdute şi de a publica seriile în Monitorul Oficial, partea a III-a; Datorită amplificării fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul

Finanţelor emite la anumite intervale de timp acte normative cuprinzând seriile documentelor declarate nule. După destinaţie, documentele se pot clasifica în:

1. documente de evidenţă a mijloacelor fixe : construcţiile,

maşinile, utilajele, mijloacele de transport se înscriu în evidenţă în baza facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, avizelor de expediţie şi procesul verbal de recepţie

finală, iar pe tot parcursul funcţionării în unitate se întocmeşte fişa mijlocului fix în care găsim date privind denumirea, valoarea de inventar, reparaţii efectuate. Toate mijloacele fixe se regăsesc înscrise în registrul numerelor de inventar. Recepţia mijloacelor fixe se face în baza documentelor emise de furnizori, iar cumpărătorul întocmeşte nota de intrare în gestiune.

2. documente de evidenţă a valorilor materiale (active

circulante) – operaţiunile de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar,

2

piese de schimb solicită întocmirea a 2 documente care nu stau la baza înregistrării în contabilitate şi anume comanda şi contractul economic.

Relaţiile contractuale se regăsesc stipulate în contractul economic, are următoarele elemente :

• subiectul, respectiv părţile contractuale (vânzător-cumpărător)

• o sumă de bani sau o cantitate de produse, de mărfuri, executare de lucrări, prestări de servicii

• termenul de livrare sau scadenţa.

• preţul (dobânda pentru credite, preţ unitar pentru produse). Relaţiile de decontare pot îmbrăca următoarele forme :

1. justificarea cheltuielilor efectuate

2. achitarea unor sume de bani fără a folosi numerarul, ci cu ajutorul

viramentelor (dispoziţie către casierie plată/încasare, cec cu limită de sumă) făcute direct în conturi deschise la bănci

3. plata salariilor personalului muncitor

Debitorii sunt persoane fizice/juridice care primesc bani, produse, mărfuri, li se execută lucrări sau prestează servicii având obligaţia de a restitui sau achita contravaloarea lor la scadenţă (o dată fixată). Creditorii sunt persoane fizice/juridice care dau cu împrumut sume de bani, livrează produse, mărfuri, execută lucrări sau prestează servicii având dreptul de creanţă, respectiv dreptul de a i se restitui suma de bani sau de a primi sume ce reprezintă contavaloarea produselor sau mărfurile livrate, lucrări executate sau servicii prestate. Clientul este ag. ec. care primeşte produse, i se execută lucrări sau prestează servicii. Furnizorul este persoana juridică care livrează aceste produse, execută lucrări şi prestează servicii. Primirea şi recepţionarea materiilor prime şi materialelor se face în baza facturii sau avizului de expediţie emis de furnizor. La primirea şi recepţia materiilor prime şi materialelor se confruntă de obicei datele înscrise în comanda sau contractul economic cu cele din factură sau avizul de expediţie şi se întocmeşte nota de recepţie şi constatare de diferenţe. Bonul de consum se întocmeşte la ieşirea din magazie şi darea în consum a materiilor prime şi materialelor. La SC care eliberează sau dau în consum

mărfuri sau produse finite de acelaşi fel şi de mai multe ori pe zi se va întocmi fişa limită de consum. CLIENT Cumpărător Debitor FURNIZOR Vânzător Creditor Obligaţii Drepturi de creanţa Relaţii de decontare Relaţii contractuale (contract economic) La locul de depozitare (depozit/magazie) evidenţa cantitativă se ţine cu ajutorul fişei de magazie pe fiecare material în parte, iar evidenţa cantitativă şi valorică se ţine cu ajutorul fişei de cont pentru valori materiale.

3. documente de evidenţă operativă a muncii şi a salariilor

3

Foaia colectivă de prezenţă (pontaj) în care se consemnează timpul

efectiv lucrat, absenţele sau alte menţiuni privind personalul (învoiri, absenţe motivate, etc.) Rapoartele de lucru – stau la baza calculării drepturilor cuvenite personalului sub formă de salarii. Lista de avans chenzinal – folosită pentru plata chenzinei a I-a Statul de plată – utilizat la plata chenzinei a II-a.

4. documente privind evidenţa mărfurilor

În cazul intrărilor de mărfuri se utilizează Factura fiscală emisă de furnizor pentru care la recepţia în societate se întocmeşte Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe. În cazul vânzărilor de mărfuri pentru care încasările se efectuează în

numerar se întocmeşte Monetarul şi Raportul de gestiune. În cazul vânzărilor de mărfuri cu plata ulterioară se întocmeşte Factura fiscală.

5. documente privind evidenţa mijloacelor băneşti şi a

operaţiunilor de decontare În relaţia SC – bancă, încasările şi plăţile în numerar se efectuează în baza Cecului de numerar pentru încasări, iar pentru depunerea numerarului din casieria unităţii în contul bancar se utilizează Foaia de vărsământ. Ambele documente au regim special şi se eliberează de unităţile bancare. În cazul SC, încasările şi plăţile în numerar se efectuează prin casieria unităţii. Atât pentru încasări cât şi pentru plăţi, compartimentul financiar-contabil emite Dispoziţia de plată / de încasare către casierie. Dispoziţia de încasare către casierie se semnează de compartimentul financiar-contabil şi se vizează de conducătorul acestui compartiment, iar în baza acestei dispoziţii casierul unităţii emite o CHITANŢĂ dacă suma de bani reprezintă un debit al persoanei în cauză înregistrat în evidenţa societăţii comerciale. Dispoziţia de plată către casierie se întocmeşte de compartimetul financiar-contabil şi este vizată de conducătorul acestui compartiment, precum şi de conducătorul unităţii. Ordinul de deplasare sau delegaţia este documentul în baza căruia se justifică anumite sume de bani cheltuite. Toate documentele privind operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar se înscriu de casier în Registrul de casă. Plata sumelor, precum şi încasarea acestora, ca rezultat al relaţiilor de decontare dintre agenţii economici şi bugetul de stat se fac în baza Ordinului de plată. Pentru toate operaţiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeşte Extrasul de cont în care sunt trecute încasările şi plăţile efectuate de societate prin contul deschis la bancă, document care are anexat şi documentele în baza cărora s-au efectuat încasările şi plăţile. Documentele comune utilizate în activitatea economico-financiară sunt prevăzute şi reglementate de Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile.

INTOCMIREA REGISTRULUI DE CASA SI A OPERATIUNILOR DE CASIERIE -CONF DECRET 209/05.07.1976

4

Operatiile de incasari si plati in numerar se efectueaza de casieri. La uni tatile socialiste care nu au functia de casier prevazuta in statul de functii, atributiile acestuia se indeplinesc de o alta persoana imputernicita de conducatorul unitatii. In prezentul regulament denumirea de casier se refera si la persoana imputernicita sa efectueze operatii de incasari si plati in numerar. Imputernicirea de casier poate fi data oricarei persoane incadrate in unitate sau in subunitatile acesteia, care indeplineste conditiile prevazute de lege pentru a fi gestionar. Personalul cu atributii de control financiar si contabilii pot indeplini atributia de casier numai cu aprobarea expresa data de ministere, celelalte organe centrale ori de comitetele executive ale consiliilor populare judetene si al municipiului Bucuresti, dupa caz, in conditiile legii. ART. 3 Casierii sint gestionari de mijloace banesti si alte valori, potrivit legii. ART. 4 Casierul nu are dreptul sa incredinteze exercitarea atributiilor sale altor persoane. In cazul cind casierul lipseste din orice cauza, iar operatiile de casa nu pot fi intrerupte, acestea se vor face de persoana desemnata de casier, cu acordul conducatorului unitatii. Cind casierul nu desemneaza o persoana ori aceasta nu se prezinta sau cind conducerea unitatii nu este de acord cu persoana desemnata de casier, operatiile de casa vor fi facute de o persoana delegata de conducatorul unitatii. La operatiile facute de persoana delegata are dreptul sa asiste si persoana desemnata de casier. Suplinirea casierului in conditiile alin. 2 si 3 se face pe termenul stabilit de conducatorul unitatii, fara a putea depasi 60 de zile. La expirarea termenului stabilit se procedeaza la predarea-primirea gestiunii ART. 8 Numerarul si alte valori, precum si documentele de casa ale unitatilor socialiste, se pastreaza in tezaure, case de fier sau dulapuri metalice, care se incuie ori de cite ori casierul paraseste incaperea, iar la sfirsitul zilei de lucru se incuie si se sigileaza ART. 12 Incasarile in numerar ale unitatilor socialiste, altele decit ridicarile de numerar de la banci sau de la celelalte institutii de credit, se fac pe baza de chitanta sau de alte documente cu functie similara aprobate de organele competente. Ridicarea sumelor in numerar de la banci sau de la celelalte institutii de credit se face pe baza de cecuri de numerar emise de compartimentul financiar-contabil. ART. 19 Platile in numerar se fac pe baza de documente vizate pentru controlul financiar preventiv si aprobate de persoanele competente. ART. 20 Documentele de plata, vizate si aprobate, se predau casierului de catre compartimentul financiar-contabil. ART. 21 La primirea documentelor de plata, casierul trebuie sa verifice:

a) existenta, valabilitatea si autenticitatea semnaturilor prin care se dispune plata, prin confruntarea acestora cu specimenele de semnaturi, comunicate in prealabil casierului; b) existenta anexelor la documentul de plata. In cazul nerespectarii uneia dintre aceste conditii, casierul inapoiaza documentele pentru completare si numai dupa ce acestea sint completate efectuiaza plata. ART. 22 Platile in numerar se fac persoanelor indicate in documente sau celor imputernicite de

5

acestea pe baza de procura autentificata, speciala sau generala. Plata retributiilor, burselor, ajutoarelor din fondurile de asigurari sociale, premiilor si altor drepturi asimilate acestora catre alte persoane decit cele indicate in documente se poate face pe baza de imputernicire, vizate de seful ierarhic al titularului drepturilor banesti, in cazul in care plata se face unui membru din familia titularului sau altei persoane incadrate in munca in acceasi unitate. Procura sau inscrisul de imputernicire ramine la casier si se anexeaza la documentul de plata. In cazul eliberarii sumelor in numerar pe baza de procura generala, originalul se restituie, retinindu-se o copie certificata de casier si primitor, care se anexeaza la documentul de plata. ART. 23 Pentru platile facute unor persoane din afara unitatii, casierul trebuie sa solicite acestora actele de identitate, inscriind pe documentele de plata seria si numarul actului de identitate si unitatea care l-a eliberat. Prezentarea actelor de identitate se poate solicita si persoanelor din cadrul unitatii, cind se considera necesar. La efectuarea platilor pentru achizitiile de ambalaje de sticla, deseuri si alte resurse secundare de materii prime si materiale, nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate, indiferent de valoarea achizitiilor. De asemenea, nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate in cazul platilor facute producatorilor pentru produsele valorificate prin cooperative de consum, in limita unei sume de 100 lei. Ministerele si celelalte organe centrale vor putea stabili impreuna cu Ministerul Finantelor si bancile finantatoare si alte cazuri de achizitionare a unor produse pentru care nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate. ART. 24 Persoanele care primesc numerarul semneaza pe documentul de plata numai cu cerneala, cu creion chimic sau cu pasta, indicind data primirii sumei. Daca plata se face catre mai multe persoane, pe baza de state de retributii sau alte documente, primitorii semneaza in rubrica corespunzatoare din aceste documente. In cazul in care plata se face de catre o persoana care nu are posibilitatea sa semneze personal, primirea sumei se confirma de o alta persoana din unitate, care inscrie pe documentul de plata numele beneficiarului sumei si semneaza. In aceasta situatie, pe documentul de plata se mentioneaza seria si numarul actului de identitate al primitorului, care nu are posibilitatea sa semneze personal, si al celui care a semnat pentru el, precum si unitatea care l-a eliberat. Dupa efectuarea platii, casierul aplica pe document stampila cu textul "ACHITAT", in cazul in care formularul nu are aceasta mentiune, indicind data operatiei, dupa care semneaza pentru confirmarea platii. ART. 25 Plata retributiilor si a altor drepturi se face de casier pe baza de state de retributii si liste de plata. In unitatile care au un numar mai mare de sectii sau subunitati, plata retributiilor si a altor drepturi se poate efectua si de catre alte persoane desemnate in mod expres de conducatorul unitatii. Eliberarea sumelor pentru efectuarea acestor plati se face pe baza de proces-verbal de plati. Sumele primite de aceste persoane pentru plata retributiilor si a altor drepturi se justifica in termenele stabilite, astfel incit sa se asigure respectarea termenelor prevazute la art. 18. Plata acestor drepturi nu poate fi facuta de persoane care participa la stabilirea sumelor de

6

plata, la intocmirea documentelor de plata si la verificarea lor, cu exceptia cazurilor aprobate expres de organele aratate la art. 2. ART. 26 La expirarea termenelor prevazute la art. 18, pentru plata retributiilor si a altor drepturi casierul are obligatia:

a) sa aplice pe statul de retributii sau celelalte documente de plata stampila cu textul

"ACHITAT" sau sa scrie mentiunea "DEPUS", precum si numarul si data documentului de depunere, in dreptul numelui persoanei careia nu i s-a achitat sumele respective;

b) sa intocmeasca lista nominala a persoanelor care nu au incasat retributia sau alte drepturi;

c) sa mentioneze pe centralizatorul statului de retributii sau al listelor de plata sumele efectiv

platite si cele neachitate si sa confrunte aceste sume cu totalul documentelor respective, dupa care semneaza;

d) sa depuna, in termenele prevazute, la banca sau la institutia de credit la care are deschis

contul, sumele neplatite.

Plata retributiilor si a altor drepturi neridicate la termen se face pe baza de liste de plata care cuprind: numele si prenumele persoanei care urmeaza sa i se achite drepturile respective, functia acesteia, marca sau numarul matricol, luna in care a figurat in stat, suma de plata si semnatura beneficiarului. ART. 27 Unitatile economice care efectueaza operatii de achizitii, contractari de produse, colectari de deseuri, precum si cooperativele de credit, pot face plati in numerar catre predatori pe baza de borderouri de achizitii sau alte documente specifice aprobate de organele competente. ART. 28 Orice plata catre populatie se va putea face numai in masura in care se incadreaza in prevederile legii, iar fondurile corespunzatoare sint cuprinse in plan. CAP. 3 Acordarea de avansuri in numerar si decontarea lor ART. 29 Unitatile pot acorda, prin casierie, avansuri in numerar persoanelor incadrate in unitate, pentru:

a) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in

localitatea unde unitatea isi are sediul, pina la cuantumul nevoilor pe 3 zile, cu obligatia de a

justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea lui, exclusiv ziua primirii;

b) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in

afara localitatii sediului unitatii, pina la cuantumul nevoilor pe 10 zile, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din

deplasare, exclusiv ziua sosirii, sau in termen de 3 zile lucratoare de la sosirea din delegatie, exclusiv ziua sosirii, in cazul in care acesta are loc anterior datei aprobate;

c) cheltuieli pentru achizitii de produse si colectari de deseuri, precum si pentru cheltuielile

expeditiilor, grupelor de cercetari geologice, in limitele si termenele de justificare a avansului

stabilite de comun acord cu bancile sau cu celelalte institutii de credit care elibereaza numerarul;

d) cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si alte asemenea

actiuni, in limitele aprobate de conducatorii unitatilor si potrivit baremurilor stabilite de normele in vigoare, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la plecarea delegatiei sau incheierea actiunii, exclusiv ziua plecarii delegatiei sau incheierii actiunii;

e) cheltuieli de deplasare in interes de serviciu, in limita sumelor cuvenite pentru plata

transportului, diurnei, indemnizatiei si a cazarii pe timpul deplasarii, cu obligatia de a se

7

justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii. Avansurile prevazute la alin. 1 lit. b), c), d) si e) pot fi acordate cu cel mult 2 zile lucratoare inainte de plecare sau inceperea actiunilor, cu exceptia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile inainte de data plecarii. ART. 30 Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior, cu urmatoarele exceptii: cind diurna delegatiei prevazute initial a fost prelungita; avansurile au fost acordate pentru cheltuieli prevazute la art. 29 lit. d), in cazul in care in aceeasi perioada au loc mai multe actiuni; avansurile au fost acordate pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, sau a cazurilor prevazute prin normele elaborate de organele centrale competente. De asemenea, sint interzise transmiterea avansului de la titular la o alta persoana, precum si acordarea de avansuri in contul retributiei, cu exceptia cazurilor aprobate expres prin dispozitii legale. ART. 31 Sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tirziu in cursul zilei lucratoare inapoierii din delegatie, in cazul avansurilor prevazute la art. 29 lit. b) si e) sau in limita termenelor stabilite la art. 29 lit. a), c) si d), in cazul celorlalte avansuri. ART. 32 Pentru acordarea avansurilor si justificarea acestora se foloseste formularul "Ordin de deplasare" sau alte documente legale. ART. 33 Evidenta avansurilor acordate si urmarirea justificarii lor la termenele stabilite se efectueaza in cadrul compartimentului financiar-contabil al unitatilor. ART. 34 Titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa intocmeasca si sa depuna, la compartimentul financiar-contabil al unitatii care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului. ART. 35 La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. ART. 36 In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nevalabile, avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor valabile. ART. 37 In cazul in care valoarea documentului de cheltuieli depaseste avansul primit, decontul verificat de compartimentul financiar-contabil se preda la casierie pentru a efectua plata diferentei, dupa care titularul de avans semneaza de primirea sumei. ART. 38 Titularii de avans care nu depun in termen decontarile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite, vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intirziere.

8

In cazul in care decontarea cu intirziere a avansului se datoreaza unor cauze cum sint:

suspendarea circulatiei mijlocului de transport, imbolnavirea titularului de avans sau alte asemenea cazuri, conducatorul unitatii, pe baza propunerii facute de conducatorul compartimentului cu atributii financiar-contabile, va stabili ca nu este cazul sa se aplice penalizari de intirziere. Penalizarea de 0,50% pe zi de intirziere se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans, conform art. 29, in cazul in care acestea nu au fost restituite cel mai tirziu a doua zi de la data cind titularul de avans a fost instiintat ca deplasarea a fost revocata sau aminata. In cazul in care, in urma verificarii ulterioare a decontului de catre organele de drept din unitate sau din afara, se constata diferente de recuperat, penalizarea de 0,50% pe zi de intirziere se calculeaza asupra acestor diferente din ziua aducerii la cunostinta celui in cauza si pina in ziua achitarii sumei, in afara de situatia in care titularul de avans este de reacredinta, caz in care penalizarea se calculeaza din ziua in care a expirat termenul de depunere a decontului. Suma perceputa ca penalizare de intirziere nu va putea depasi debitul datorat. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite ori pina la data intocmirii statului de retributii, acestea, inclusiv penalizarea aferenta, se retin din retributia titularului de avans, in conditiile stabilite de lege, pe baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributii financiar-contabile. ART. 39 Personalul din compartimentul financiar-contabil care nu aplica masurile prevazute de prezentul regulament privitor la justificarea avansurilor si restituirea sumelor necheltuite in termenele stabilite si nu verifica deconturile de cheltuieli ale titularilor de avans in termen de cel mult 7 zile de la primirea lor, raspunde disciplinar, administrativ sau penal, dupa caz, si material sau civil cind s-au produs pagube. CAP. 4 Evidenta si pastrarea numerarului ART. 40 Evidenta incasarilor si platilor in numerar se tine cu ajutorul registrului de casa, care se intocmeste de catre casier pe baza documentelor justificative. Zilnic, casierul totalizeaza operatiile din fiecare zi si stabileste soldul casei, care se reporteaza pe fila urmatoare. Exemplarul al doilea se detaseaza si se preda compartimentului financiar-contabil, in aceeasi zi, sau cel mai tirziu a doua zi, impreuna cu documentele justificative, sub semnatura in registrul de casa. ART. 41 Compartimentul financiar-contabil verifica, in mod obligatoriu, in aceeasi zi sau cel tirziu a doua zi, documentele de incasari si plati predate de casier, precum si daca soldul inscris in registrul de casa este stabilit corect. In cazul operatiunilor de incasari se verifica daca sumele inscrise in registrul de casa corespund cu cele din duplicatele chitantelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente specifice aprobate de organele competente. De asemenea, compartimentul financiar-contabil verifica daca sumele care au in casierie si pentru care s-au emis chitante au fost depuse la banca sau la celelalte institutii de credit, la termenele si in conditiile stabilite. Verificarea se face pe baza inregistrarilor din registrul de casa si a foilor de varsamint cu chitanta. In cazul operatiunilor de plati se verifica daca sumele inscrise in registrul de casa corespund cu cele din documentele prezentate, ca: state de retributii, liste de plata si alte asemenea, urmarindu-se cu aceasta ocazie daca sumele depuse la banca sau la celelalte institutii de

9

credit, reprezentind drepturi banesti neachitate, au fost stabilite corect si daca restituirea lor a avut loc in termen. ART. 42 Platile in numerar care au la baza documente nejustificative legale, desi sint prevazute cu semnatura primitorului, nu se iau in consideratie pentru justificarea soldului in numerar existent in casa, iar sumele corespunzatoare se considera lipsa de casa. In aceasta situatie se iau masurile de recuperare prevazute de lege, iar daca fapta constituie infractiune, se sesizeaza organele de urmarire penala. Numerarul existent in casierie, nejustificat cu cecuri, chitante sau alte documente legale, se considera plus in casa si se varsa la bugetul republican, la subcapitolul "Incasari din diverse surse", in conditiile stabilite de Ministerul Finantelor.

INTOCMIREA FACTURILOR LEGISLATIE FACTURI FISCALE

Reglementari valabile de la data de 01.01.2007

Prin OMF nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile si prin Legea 343/2006 de modificare si completare a Codului Fiscal, s-au adus modificari cu privire la utilizarea formularelor cu regim special.

Aceste reglementari prevad urmatoarele:

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, facturile fiscale nu mai au regim special. Formularele de factura, factura fiscala si aviz de insotire a marfii, cu regim special existente in stoc vor putea fi utilizate si dupa data de 1 ianuarie 2007, pana la epuizarea stocului existent. Insa, prefixul R din codul de inregistrare in scopuri de TVA, pretiparit pe facturile fiscale din stoc, va fi inlocuit cu prefixul RO (modificare ce poate fi efectuata fie manual, fie prin aplicarea unei stampile) si facturile emise trebuie sa contina informatiile minimale prevazute de Codul Fiscal si detaliate mai jos, in caz contrar nu dau drept de deducere a TVA pentru cumparator.

Va atragem atentia asupra acestui ultim aspect astfel incat incepand cu 01.01.2007 sa solicitati furnizorilor dvs. completarea facturilor cu elementele mentionate mai jos, in caz contrar nu veti avea drept de deducere a TVA-ului inscris pe factura.

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, continutul minimal obligatoriu pentru formularul de factura este cel prevazut la art. 155 alin. (5) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal si anume:

numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii care identifica factura in mod unic data emiterii facturii denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale persoanei impozabile care emite factura denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, daca acesta din urma este persoana obligata la plata taxei denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale cumparatorului de bunuri sau servicii, dupa caz

10

numele si adresa cumparatorului extern, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, in cazul in care cumparatorul este inregistrat, precum si adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile, in cazul livrarilor intracomunitare de bunuri denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei codul de inregistrare in scopuri de TVA furnizat de client prestatorului, pentru serviciile de transport intracomunitar si servicii accesorii transportului codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care se identifica cumparatorul in celalalt stat membru (in cazul in care comunica un alt cod decat cel din tara in care este rezident codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat in alt stat membru si sub care a efectuat achizitia intracomunitara in Romania, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, al cumparatorului denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 1251 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi (data fabricatiei, nr. de km parcursi) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau incasarii avansului; baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret; indicarea, in functie de cotele taxei, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni:

in cazul in care nu se datoreaza taxa, mentiunile «scutit cu drept de deducere», «scutit fara drept de deducere», «neimpozabila in Romania» sau, dupa caz, «neinclus in baza de impozitare» in cazul in care taxa se datoreaza de beneficiar, mentiunea «taxare inversa» o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune orice alta mentiune considerata necesara Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii Factura va fi intocmita in limba romana si, dupa caz, poate fi intocmita si intr-o alta limba. Baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar daca operatiunea nu este scutita de taxa, suma taxei trebuie inscrisa si in lei.

11