Tcnicas de Recepcin y comunicacin

Tema 1: Proceso de comunicacin en las organizaciones y administracin pblica.

Tema 1: Procesos de comunicacin en las organizaciones y Administracin Pblica. 1.-Tipos de empresas: Forma jurdica: - Comerciante o empresario individual, profesionales, autnomos. - Sociedades mercantiles. Sector: - Primario (minas, agricultura, ganadera, pesca, silvicultura, etc.) - Secundario (industria, construccin, etc.) - Terciario (servicios como hostelera, educacin, sanidad, transporte, etc.) Grado de participacin del Estado: - Pblicas. - Privadas. - Mixtas. Tamao: - Pequeas y medianas (PYMES) - Grandes. Los empresarios individuales responden con todos sus bienes de los compromisos que tenga su actividad econmica. En las sociedades mercantiles la responsabilidad de los socios depende del tipo de sociedad, las ms comunes son la sociedad annima (S.A.) y la sociedad limitada (S.L.). En ambos casos, los socios o participes tienen una responsabilidad limitada a la aportacin que hayan hecho o se han comprometido a hacer en la sociedad. 2.- Identificacin de la estructura organizativa empresarial La funcin de organizacin supone dividir a la empresa en estructuras o unidades ms pequeas que se van a especializar en una o ms tareas concretas con el fin de alcanzar las metas u objetivos planificados. Estas unidades se las denomina Departamentos, reas o unidades funciones de la empresa. Horizontal: Es la divisin de funciones entre los distintos departamentos y divisin del trabajo entre sus miembros. Vertical: Se desprende de la propia divisin del trabajo, establecindose una lnea jerrquica estable y conocida por todos y permitiendo a todos los integrantes de la empresa saber a quin deben dirigirse y cules son sus responsabilidades. Transversal: La estructura de una organizacin puede cumplir ms adecuadamente sus propsitos si dispone de mecanismos que la hagan flexible, ya que toda empresa opera en un medio cambiante; obligndola a realizar, por ello, permanentes cambios. 3.- Identificacin de la estructura funcional de la organizacin: 3.1.- Estructura departamental: En general se suelen establecer los departamentos segn las funciones que tengan encomendadas. Las principales funciones que desarrollan los departamentos ms habituales son: produccin, comercial, financiera y RR.HH

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3.2.- El organigrama de la empresa: su elaboracin:

De manera generalizada reseamos a continuacin algunas de las convenciones ms comunes que se utilizan para su diseo. 1. Direccin, en la parte superior. 2. Niveles de igual jerarqua se ubican a la misma altura. 3. En los mismos figura el nombre del departamento puede incluir el nombre de la persona responsable. 5. Las lneas de autoridad-dependencia son horizontales y verticales, trabajndose en ngulos rectos. 6. Siempre se trata que la distribucin de los rectngulos sea equilibrada con respecto al nivel superior del que dependen. 7. El dibujo debe ser lo ms sencillo posible, evitando las complejidades. En la siguiente tabla se muestran los tipos de organigramas segn diversos criterios.

4.- Flujos de comunicacin

Comunicacin descendente:

Comunicacin ascendente:

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Comunicacin lateral u horizontal:

Comunicacin informal:

4.1.- Elaboracin de diagramas de flujos e informacin grfica. Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Es, en definitiva, la representacin grfica de un procedimiento administrativo. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos smbolos estndares; aunque, pueden incluirse algunos smbolos especiales cuando sean requeridos.

5.- Canales de comunicacin:. La circulacin de informacin en la empresa se puede realizar de mltiples formas, aunque en todas ellas debe fluir la informacin para poder llegar as a sus destinatarios; es lo que se denomina redes de comunicacin. Estas redes permiten combinar las distintas direcciones que puede tomar la informacin: ascendente, descendente y horizontal. Tipos y caractersticas: Existen diferentes tipos de canales de comunicacin, originados en funcin de las caractersticas particulares del proceso de comunicacin en cuestin. As hay canales de comunicacin diseados para voz, para informacin audiovisual y para datos. En la actualidad, con la digitalizacin, los modernos canales de comunicacin pueden transportar cualquier clase de informacin. Se caracterizan por la velocidad de transmisin, retardo, probabilidad de error, etc.

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6.- La Administracin Pblica: su estructura organizativa y funcional. A continuacin aparece el organigrama que corresponde a la Administracin pblica en Espaa, sabiendo que constituye una representacin simplificada de la estructura organizativa.

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7.- Tcnicas de trabajo en grupo: El ambiente que se genere dentro de un grupo de trabajo depender de cmo acte el lder. El lder adems de transmitir directrices, organiza y encauza todo lo que ocurre. No debe suceder nada que l no impulse o permita. Su mera presencia y las caractersticas de su rol hacen que los dems se adapten a las reglas que el marque.

Relaciones jerrquicas: Las que se dan entre un puesto de trabajo y otro que depende jerrquicamente de l. Son a menudo difciles y complejas. Relaciones funcionales: Las que se dan entre un puesto de trabajo y otro que no depende jerrquicamente de l. 8.- Estructuracin y aplicacin prctica de los diferentes manuales de procedimiento e imagen corporativa. El manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deban desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que se realizan. La imagen corporativa se refiere a cmo se percibe una compaa.

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