Producto

Ventas

Productos Peras Manzanas Bananas Naranjas Mandarinas

Producto

Ventas

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VALIDACION DE DATOS
http://trucosdeexcel.com/2009/11/validacion-de-datos/
NIVEL: AVANZADO

Descargar archivo de ejemplo. La primera hoja tiene la versin terminada, la segunda solo los datos para trabajar con e La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos muestre una lista de los elegir.

O tambin se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el nmero ingresado est fuera de los parme En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha.

Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Necesitamos limitar que solo puedan seleccionarse det productos (que pusimos en la columna D) y que las ventas sean valores enteros mayores que cero. En Excel 2003 debemos ir al Men Datos y despus seleccionar Validacin En Excel 2007 se hace desde la pestaa Datos y el men Validacin de datos.

PASOS Para seguir los pasos, va a ser ms fcil si descargas el archivo que acompaa este tutorial (el link est al inicio A. Validacin de Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el men con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14

2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo men con tres opciones:
Validacin de datos : Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Borrar crculos de validacin : Simplemente deja de mostrar los crculos del punto anterior.

Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una

3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega un men como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 pestaas:

Configuracin : En la cual configuramos qu valores estn permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validaci Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos

Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condicin, pero da la posibilidad d

Vamos pestaa por pestaa.

4. Configuracin.

Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista especfica con los productos que n Seleccionamos la opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen encuentran los datos disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al quer 5. Mensajes de error

Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual indico: Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3) Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos Mensaje de error: El producto no est dado de alta.

ACEPTAR !!! Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar (de la columna A), en cuanto hacem caracterstico del men desplegable. B. Validacin de Ventas.

Los pasos son idnticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de una lista, debemos ingresar un rang

Ms adelante, publicar la versin Avanzada en la cual definiremos una lista que se pueda ajustar automticamente cada ve necesidad de cambiar el Origen de las celdas (mencionado en el punto 4).

Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono Nmero entero (si quisiramos un rango que permita cualqui Decimal), y fijo el mnimo en cero y el mximo en cualquier nmero muy grande (no estamos validando en este ejemplo un 99999999999999).

nda solo los datos para trabajar con este tutorial. compartimos un archivo de Excel con diferentes

o, nos muestre una lista de los productos a

gresado est fuera de los parmetros deseados.

ue solo puedan seleccionarse determinados os mayores que cero.

este tutorial (el link est al inicio del post).

men con las

evo men con tres opciones:

eldas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn tienen datos que estn fuera de estos rangos.

guiente figura.

e selecciona la celda con la validacin.

tidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.

ta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

a especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles. o la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se

s si no tendremos problemas al querer copiar la validacin en otras celdas).

(de la columna A), en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botn

una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.

da ajustar automticamente cada vez que se agrega un producto nuevo sin

ramos un rango que permita cualquier tipo de nmero debemos seleccionar stamos validando en este ejemplo un mximo, as que puede ser

uera de estos rangos.