REGLAMENTO PARA CONTRATACION DE SEGUROS, PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Y SUS ENTIDADES ADSCRITAS NORMA: PUBLICADO: Acuerdo Ministerial 299 Registro

Oficial 904 STATUS: Vigente FECHA: 30 de Marzo de 1992

Acuerdo Ministerial 299, Registro Oficial 904 de 30 de Marzo de 1992. GONZALO ORTIZ CRESPO Secretario General de la Administracin Pblica, Considerando: Que segn el artculo 32 de la Ley de Regulacin Econmica y Control del Gasto Pblico, la contratacin de seguros por parte de las entidades y organismos del sector pblico debe realizarse mediante concurso de ofertas entre compaas de seguros nacionales y mixtas; Que no existen normas que regulen el referido concurso de ofertas, por lo que es necesario que cada entidad dicte las que deben aplicarse a su caso concreto; y, En ejercicio de sus atribuciones. Acuerda: Expedir el siguiente Reglamento para la Contratacin de Seguros por parte de la Presidencia de la Repblica y sus Entidades Adscritas. CAPITULO I Ambito y Comit de Contrataciones Art. 1.- AMBITO.- Se sometern a este Reglamento los contratos de seguros que celebren la Presidencia de la Repblica y sus entidades adscritas, sin atencin a su monto, salvo lo previsto en el artculo 23. Art. 2.- COMITE DE CONTRATACIONES DE SEGUROS.- El procedimiento precontractual para la contratacin de seguros estar a cargo de un Comit de Contrataciones de Seguros, integrado por los siguientes miembros: a) El Subsecretario General de la Administracin, quien lo presidir; b) El Director Administrativo de la Presidencia de la Repblica; c) El Director Financiero de la Presidencia de la Repblica; y, d) Un delegado de la Direccin de Asesora Jurdica. Actuar como Secretario el servidor de la Presidencia de la Repblica que designe el Comit, de fuera de su seno. En caso necesario, las personas a las que se refieren las letras a), b) y c) de este artculo, podrn delegar a un funcionario de la Presidencia de la Repblica para que intervenga a su nombre y representacin en una sesin determinada del Comit. Estas delegaciones, en ningn caso, tendrn carcter permanente. CAPITULO II Funcionamiento del Comit de Contrataciones

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Art. 3.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITE.- El Comit de Contrataciones de Seguros sesionar con la totalidad de sus miembros y sus decisiones se tomarn por mayora de votos. Los votos de los miembros del Comit se definirn afirmativa o negativamente y, en caso de empate, el Presidente tendr voto dirimente. Si el voto de los miembros del Comit fuere razonado, se harn constar sus planteamientos en el acta correspondiente. Art. 4.- OBLIGACION DEL SECRETARIO.- El Secretario del Comit de Contrataciones de Seguros llevar los libros de actas en orden estrictamente cronolgico y mantendr bajo su responsabilidad todos los documentos relacionados con los asuntos que conozca el Comit. Art. 5.- ASESORIA.- En caso necesario el Comit podr solicitar la asesora de personas capacitadas en seguros. Art. 6.- CONVOCATORIA A SESIONES.- Las convocatorias a las sesiones del Comit las har por escrito el Secretario, con un da hbil de anticipacin. En el texto de la convocatoria se har constar el orden del da de la sesin y se anexarn los documentos relacionados con los asuntos a tratarse. CAPITULO III Procedimiento de Contratacin Art. 7.- ESTUDIO.- Una vez que el Director Administrativo ha determinado la necesidad de realizar una contratacin de seguros, el Comit se reunir, previa convocatoria, y dispondr a que la unidad administrativa que corresponda elabore un estudio que contenga el anlisis y clasificacin de los riesgos a cubrirse y el valor estimado de la contratacin. Art. 8.- CERTIFICACION DE FONDOS.- El monto aproximado de la contratacin se pondr en conocimiento del Director Financiero, a fin de que este certifique si existen fondos para cubrirlo. Art. 9.- DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES.- Una vez que cuente con el estudio y la certificacin a los que se refieren los artculos anteriores, el Comit dispondr la elaboracin de los siguientes documentos precontractuales: a) Trminos de referencia de la contratacin, especificando cobertura, exclusiones, condiciones particulares y especiales, perodo de vigencia de las plizas, alcances, etc., a fin de obtener tasas mnimas de primas; b) Convocatoria; c) Modelo de la carta de presentacin y compromiso; d) Modelo de propuesta; y, e) Instrucciones a los oferentes.

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La elaboracin de estos documentos no podr hacerse en un plazo superior a quince das hbiles, contado desde la fecha en que el Comit orden su realizacin, salvo expresa autorizacin del Secretario General de la Administracin. Art. 10.- APROBACION DE DOCUMENTOS.- Antes de la convocatoria, el Comit deber proceder a la aprobacin de los documentos detallados en el artculo anterior. Art. 11.- CONVOCATORIA.- Una vez aprobados los documentos, el concurso de ofertas se anunciar por una sola vez en uno de los peridicos de mayor circulacin nacional. La convocatoria contendr: a) El objeto de la contratacin y los datos que permitan establecer claramente su alcance; b) El perodo de vigencia de las plizas; c) La indicacin del lugar en que deben retirarse los documentos precontractuales y aqul en el que se entregarn las propuestas; y, d) El valor de los derechos de inscripcin, que se fijar tomando en cuenta el monto del contrato y los costos de edicin de los documentos precontractuales y de publicacin de la convocatoria. La convocatoria ser suscrita conjuntamente por el Presidente y por el Secretario del Comit. Art. 12.- ACLARACIONES.- El Comit podr efectuar aclaraciones sobre el concurso por propia iniciativa o a pedido de uno o varios de los interesados, siempre que estos hayan adquirido los documentos precontractuales y presente su solicitud por escrito al Comit. Las aclaraciones se harn hasta la mitad del trmino previsto para la presentacin de las ofertas. El Comit enviar las aclaraciones por escrito, a todos quienes hubieren adquirido los documentos precontractuales, mximo hasta las dos terceras partes del trmino previsto para la presentacin de las ofertas. Art. 13.- TERMINO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- El Comit, tomando en cuenta la naturaleza del contrato, fijar el trmino para la presentacin de las ofertas. El trmino no ser inferior a 10 ni superior a 20 das contados desde la fecha de la publicacin de la convocatoria. Nota: Artculo reformado por Numeral 77. de Decreto Ejecutivo No. 1665, publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004. Art. 14.- PRORROGA.- El Comit podr, por razones debidamente fundamentadas, prorrogar la fecha de presentacin de las ofertas, para lo cual

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dispondr que se efecte una publicacin en el mismo peridico en el que se realiz la convocatoria. Adems ordenar que el Secretario notifique el particular a todos quienes hubieren adquirido los documentos precontractuales. Art. 15.- PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las ofertas se presentarn en un slo sobre cerrado con las debidas seguridades al Secretario del Comit quien conferir el recibo correspondiente, anotando la fecha y la hora de recepcin. La oferta contendr los siguientes documentos, redactados en castellano: a) Carta de presentacin y compromiso, segn el modelo preparado por la entidad; b) Oferta detallada conteniendo la tarifa y el monto de la prima comercial ofertada, descuentos y extornos de prima; c) Uno o ms certificados Bancarios que acrediten la solvencia econmica del proponente; d) Certificado de cumplimiento de contratos con el Estado, emitido por la Contralora General; e) Copia del ltimo estado de situacin econmica financiera presentado ante la Superintendencia de Bancos; f) Certificado de existencia legal y de cumplimiento de obligaciones expedido por la Superintendencia de Bancos, as como la certificacin de la misma entidad de control que le acredite para operar en las ramas de seguro a contratarse; g) Nombramiento del representante legal o apoderado de la Compaa de Seguros debidamente legalizado e inscrito, y vigente a la fecha de presentacin de la oferta; h) Garanta de seriedad de la oferta para Asegurar la celebracin del contrato, equivalente al dos por ciento del valor de la primera oferta. La garanta podr ser cualquiera de las enumeradas por el artculo 77 de la Ley de Contratacin Pblica; i) Plizas de seguros a contratarse, con sus clusulas generales, particulares, especiales y adicionales aprobadas por la Superintendencia de Bancos; j) Los dems documentos que el Comit considerare pertinentes, de acuerdo a la naturaleza de la contratacin de seguros. Las ofertas se recibirn en el lugar sealado hasta las quince horas del da indicado en la convocatoria. Las ofertas se presentarn foliadas y rubricadas por el proponente. No se aceptarn ofertas por correo. El sobre se presentar con el nombre del oferente y la razn social de la Compaa Aseguradora, la direccin y el nmero telefnico. La oferta tendr un perodo mnimo de validez de 45 das a partir de la fecha lmite para su entrega. Art. 16.- APERTURA DE SOBRES.- En el da y la hora sealados por el Comit en la convocatoria, se proceder a la apertura de los sobres de las ofertas, pudiendo asistir a ella los interesados. El Secretario rubricar todos los documentos que se

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hubieren presentado y dejar constancia de la diligencia de apertura en el acta respectiva. Art. 17.- COMISION TECNICA.- Una vez abiertos los sobres de las ofertas, el Comit conformar, de fuera de su seno, una comisin tcnica que se encargar de evaluar las ofertas. Art. 18.- INFORME Y CUADROS COMPARATIVOS.- La comisin tcnica dispondr del plazo que le fije el Comit, que no podr ser superior a 10 das laborables, para estudiar las ofertas y presentar su informe con los cuadros comparativos de las propuestas. En el informe se har constar un orden de preferencia para la adjudicacin del contrato. El informe y los cuadros comparativos se entregarn al Secretario del Comit para que ste, inmediatamente, los ponga en conocimiento de los miembros. Se considerar nicamente las propuestas que se cian a los documentos precontractuales y a las normas legales aplicables. Art. 19.- ADJUDICACION.- Una vez recibidos el informe y los cuadros comparativos, el Comit se reunir para resolver sobre el concurso y adjudicar el contrato a la oferta ms conveniente para los intereses de la entidad en lo referente a primas y cobertura de los riesgos asegurables. Art. 20.- NOTIFICACION.- El Comit, a travs de su Secretario, notificar a quienes hayan participado en el concurso acerca del resultado del mismo y devolver las garantas de seriedad de la propuesta a los proponentes que no hubieren sido adjudicados. El Adjudicatario estar obligado a mantener en vigencia su garanta y a renovarla por lo menos cinco das antes de su vencimiento, hasta la suscripcin del contrato. El incumplimiento de esta obligacin dar lugar a que la entidad haga efectiva la garanta de seriedad de la propuesta. Art. 21.- NEGATIVA A SUSCRIBIR EL CONTRATO.- Si el adjudicatario no suscribe el contrato, la Presidencia de la Repblica har efectiva inmediatamente la garanta de seriedad de la oferta y comunicar el particular a la Contralora General del Estado. La Presidencia, de ser ello conveniente, podr suscribir el contrato con el proponente que hubiere ocupado el segundo lugar en el orden de preferencia y, si tampoco fuere posible con ste, con los que le siguieren, siempre que sus ofertas favorezcan los intereses institucionales. Art. 22.- CONCURSO DESIERTO.- El Comit podr declarar desierto el concurso de ofertas cuando no se hubiere presentado ninguna oferta, cuando las presentadas fueren descalificadas o inconvenientes a los intereses de la entidad o cuando se hubieren producido violaciones a normas jurdicas aplicables a la materia.

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En este caso, el Comit podr ordenar la reapertura del concurso, para lo cual se seguir el mismo procedimiento establecido en el presente Reglamento. Art. 23.- ENTIDADES ADSCRITAS.- Las entidades adscritas a la Presidencia de la Repblica o a la Secretara General de la Administracin Pblica que funcionen con descentralizacin en el manejo econmico, no se sometern a este Reglamento sino a los que dicten sus mximas autoridades y conformarn sus propios comits de contrataciones de seguros. Art. 24.- VIGENCIA.- Este Acuerdo entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial.