Reunies Produtivas Carga horria: 01 hora

Palestrante: Bernadete Moreira Pessanha Cordeiro Mestre em Educao pela Universidade de Braslia. Especialista em Linguagem e Educao pela Fundao Brasileira de Teatro. Pedagoga. Atua como consultora gerencial e educacional de projetos presenciais e a distncia, destacando-se os trabalhos realizados em instituies nacionais: TCU, TRT, TST, Secretaria Nacional de Segurana Pblica e Academia Nacional de Polcia, bem como internacionais UNODC - Escritrio das Naes Unidas para Drogas e Crimes e CICV - Comit Internacional da Cruz Vermelha. Conteudista: Sandra Ftima Reigota Bijoian Mestranda em Educao pela Universidade Tuiuti do Paran; Ps-graduada em Dinmica da Comunicao e da Informao pela Universidade Tecnolgica do Paran; Ps-graduada em Literatura Brasileira pela Universidade So Judas Tadeu-SP; formada em Pedagogia, pela Faculdade 9 de Julho-SP; professora de Lngua Portuguesa em curso de graduao de Comunicao Social (Jornalismo e Propaganda e Publicidade).

Apresentao Mais uma reunio! Quantas vezes ouvimos ou falamos esta frase? A falta de objetivos, de planejamento, de uma coordenao efetiva, do bom aproveitamento de tempo e de informaes consistentes que possam auxiliar o alcance de resultados so alguns dos aspectos apontados como principais responsveis pela predisposio contrria s reunies. Torn-las produtivas, criativas e por que no dizer, agradveis, tende a aumentar sua capacidade de ser uma poderosa ferramenta gerencial no processo de desenvolvimento de equipes.

Objetivos Gerais Reconhecer imprescindvel. Identificar os tipos de reunio e sua aplicabilidade. Enumerar as etapas da reunio. Estabelecer uma relao de congruncia entre: objetivos, contedos e os processos e tcnicas utilizados na reunio. Identificar comportamentos que possibilitem aes assertivas do coordenador e dos participantes. Identificar meios e instrumentos que facilitem o a reunio como ferramenta gerencial

desenvolvimento das apresentaes em grupos.

Mapa do Curso 1. Como participar de reunies 2. Como preparar reunies 3. Participantes de reunies 4. Uso de recursos 5. Como dirigir reunies 6. Orientaes para dirigentes de reunies 7. Preparando a apresentao 8. Periodicidade de reunies 9. Tipos de reunies 10. Redao das atas e montagem das pautas de reunies

TELA 01 1. Como participar de reunies

Ol! Bem-vindo(a) ao curso Reunies Produtivas. Sabemos que as empreses promovem reunies peridicas. E na sua organizao isso tambm acontece? Agora vamos pensar em algumas questes: essas reunies so produtivas? Voc e sua equipe saem satisfeitos da reunio? As queixas sobre improdutividade das reunies em diferentes organizaes so muitas. Se em sua empresa este fato realidade, saiba, voc pode mudar este quadro, aprenda por meio do nosso curso como isso possvel. Nosso principal objetivo que, ao final do curso, voc possa planejar, organizar, liderar e realizar reunies com dinmica e eficincia. Aproveite bem esta oportunidade, renove seus conhecimentos e aperfeioe-se profissional e pessoalmente. Bom curso!!!

TELA 2

Voc acredita que grande parte do sucesso de uma reunio esteja ligada ao que acontece antes de seu incio? Justifique sua resposta:

TELA 3

Por que as reunies so importantes? A razo principal que nenhum negcio sobrevive como uma equipe de um homem s. Sempre preciso considerar os outros e satisfazer suas necessidades, principalmente as dos clientes. Por essa razo, empreendedores que efetivos. reunies so devem produzir encontros resultados

TELA 04 A seguir vamos ver o que preciso para participar de reunies. Observe o quadro.

Sugestes prticas para participar de reunies:

Tirar concluses pessoais

Preparar-se para a Reunio

Comunicar-se com os outros

a) (Preparar-se para reunio) Ao se preparar para uma reunio, o aproveitamento de tempo ser maior. Para isso, procure informar-se sobre o assunto a ser tratado e sobre as finalidades da reunio; reveja os dados mais recentes sobre o assunto; procure antecipar o que pode ser dito na reunio, para estar preparado para intervir e contribuir. b) (Comunicar-se com os outros) Em uma reunio importante que os participantes estabeleam um franco intercmbio de idias, experincias, opinies. Para isso, alguns pontos devem ser levados em conta, so eles: aceite que as pessoas so e pensam de maneiras diferentes; liberte-se de preconceitos; vena o egocentrismo; aprenda a escutar; desmonte os mecanismos de defesa; esteja disposto a aceitar as idias alheias; tenha disposio para mudanas. c) (Tirar concluses pessoais) Ao finalizar a reunio, procure fazer um balano sobre os pontos positivos e negativos da reunio. Avalie sua participao ,se deixou uma contribuio construtiva. Examine se os objetivos previstos foram atendidos. Verifique se a meta da reunio ter conseqncias a curto, mdio ou longo prazo.

TELA 05 2. Como preparar reunies

Como preparar reunies Muitas reunies fracassam porque no foram preparadas adequadamente. O importante dedicar preparao todo o tempo necessrio e dispor de pessoas que possam auxiliar nessa preparao.

Dar um objetivo preciso reunio Certificar-se de que tudo esteja pronto

Para preparar uma reunio preciso

Estabelecer as diversas fases da reunio

Escolher o horrio oportuno

Avisar a tempo os participantes

Escolher o local adequado

No Material Complementar, anexo 01, voc encontra mais detalhes de como preparar reunies no texto Passo a passo para preparar reunies produtivas.

TELA 06 3. Participantes de reunies Voc j notou o comportamento das pessoas durante uma reunio? Passe o mouse sobre cada um dos personagens da imagem e descubra os tipos de pessoas e o comportamento tpico apresentado durante as reunies.

1- REATIVO Questionador, confrontador . 2- ESPECIALISTA Analisa fatos e dados tcnicos. 3- TCNICO Usa linguagem tcnica. 4- NEGATIVISTA Sempre acredita que tudo pode ter uma segunda inteno. 5- DESLIGADO No se concentra e costuma fazer perguntas sobre um assunto j comentado. 6- DESORGANIZADO Faz outras atividades durante a reunio. 7- IMPLEMENTADORES So as pessoas que fazem com que os projetos saiam do plano conceitual e virem realidade. 8- MULTIPLICADORES Difundem os resultados e atuam no comprometimento e mobilizao dos diversos pblicos. 9 PRA-QUEDISTA Participa da reunio em substituio a algum. - sua direita : 1- IMPACTADOS Podem prever desafios da implementao. 2- PROLIXO Fala muito e de forma rebuscada. 3- DECISOR Possui a viso do todo e o poder de validar o que for acordado. 4- APRENDIZES Recm-contratados ou estagirios.

5- TMIDO Prefere no se expor, e possui dificuldade para falar em pblico. 6- PAUTA-PARALELA Usa a reunio para discutir os assuntos que so de seu interesse. 7- CONVERSADOR Aproveita o tempo para colocar assuntos em dia. 8- AUTORITRIO Tem opinies formadas.

Para saber mais sobre os tipos de pessoas que poder encontrar em uma reunio, acesse o texto Aprender a lidar com pessoas difceis do Material Complementar, anexo 02.

TELA 07 Esperamos que at aqui o curso esteja sendo proveitoso e voc j tenha tido condies de avaliar. Sendo assim, que tal dar uma paradinha para exercitar o conhecimento adquirido at aqui?

Faa uma avaliao sobre os tipos de participantes em reunies e relacione com as caractersticas abaixo: a) especialistas b) implementadores c) pra-quedistas d) conversadores e) impactados f) desorganizados Participa da reunio em substituio a algum, por isso, no conhece a pauta e no pode tomar decises. _______________ Profissional decisivo em situaes nas quais preciso analisar fatos e dados tcnicos. _________________ Faz outras atividades durante a reunio. __________________ Aproveita o tempo para amigos.________________ colocar assuntos em dia e reencontrar os

Representantes de reas que sofrero os impactos das aes definidas. _____________ So as pessoas que fazem com que os projetos saiam do plano conceitual e virem realidade. ________________

Tela 8 4. Uso de recursos

Na tela anterior voc viu um pouco sobre os tipos de pessoas que participam da reunio. Agora vamos falar a respeito do uso de recursos que voc pode utilizar para que sua reunio seja mais produtiva.

Uso de recursos Se voc pretende usar algum recurso em sua reunio, lembre-se: Um grande nmero de recursos aumenta a probabilidade de problemas tcnicos; Projetar uma apresentao exige um ambiente adequado; Imagens e arquivos pesados podem levar algum tempo para serem exibidos; Cuidado na escolha das cores e da fonte para deixar a apresentao mais clara e visvel. Procure adequar os recursos s necessidades da reunio.

A fim de definir o recurso ideal para cada etapa de uma reunio, leia o texto O bom uso de cada recurso Material Complementar, anexo 03.

TELA 09

Uma prtica que tem sido freqente em muitas empresas a adoo de um cdigo de conduta. Estimule a criao de um cdigo de conduta em reunies na sua empresa! Esse documento padroniza o que se espera do condutor e de cada participante nas reunies internas e externas. Tal documento pode ser elaborado para reas especficas ou para toda a empresa. O importante que seja bem elaborado, divulgado e seguido.

TELA 10 5. Como dirigir reunies

H muitos tipos de reunies, mas possvel enumerar algumas observaes aplicveis a todas elas:
O comeo determina toda a reunio

Concluir com um resumo

Como dirigir reunies

Controlar o desenvolvim ento da reunio

Favorecer a participao ativa

Favorecer a ateno dos presentes

(o comeo determina toda a reunio) - Comece na hora marcada; - Favorea uma atmosfera de amizade e descontrao; - Convena os presentes de que a reunio til e importante para todos; - Se necessrio, faa as apresentaes. (controlar o desenvolvimento da reunio) - Solicite o auxlio de algum para controlar o tempo; - Mantenha a pauta para evitar perda de tempo; - Se necessrio, faa um intervalo para restituir a capacidade de ateno. (Favorecer a ateno dos presentes) - Quem est atento assimila, lembra e age; - Examine as cadeiras muito cmodas deixam as pessoas sonolentas; se forem incmodas, deixa-as inquietas; - Verifique a temperatura da sala, a ventilao e o nvel de rudo; - Evite cacoetes lingsticos que distraiam a ateno da audincia (n, ento, da, entende, etc.); - No se movimente demais, mas tambm no fique parado como esttua;

- Procure verificar se no h nenhum evento importante que distraia os participantes (jogos de campeonatos, vsperas de feriados, etc.) (favorecer a participao ativa) - Pea que algum exponha sua experincia pessoal; - Solicite que reflitam sobre casos concretos e pea a opinio dos presentes; - Pergunte se existem pontos a explorar ou esclarecer; - Distribua um questionrio e solicite que seja discutido. (concluir com um resumo) - Sintetize as concluses e resultados da reunio e as decises tomadas; - D importncia idia que foi o motivo da reunio; - Elogie os que deram contribuio positiva; - Agradea a todos por terem comparecido e, se for o caso, marque a data do prximo encontro.

Acesse o Material Complementar, anexo 04, e verifique se suas dvidas esto entre as Perguntas freqentes a respeito de reunies.

TELA 11

Para mais detalhes sobre reunies e como apresentar-se, leia os livros Reunies e Apresentao, ambos da coleo Comunicao de Negcios, de VOCS/A, publicao da Editora Abril.

Ento como est seu aprendizado? No v em frente se tiver alguma dvida, reveja o contedo ou consulte o tutor.

TELA 12 6. Orientaes para dirigentes de reunies

Antecipe as dificuldades dos participantes. Defina o papel de cada um na reunio.

Defina o propsito especfico da reunio.

Delimite o assunto e o tempo a ser utilizado Verifique se convidou as pessoas certas.

Antes da Reunio
Prepare comentrio de abertura e o resumo. Estabelea horrio de incio e trmino. Faa um esquema de toda a reunio. Cheque se os preparativos esto a contento.

Releia toda documentao da reunio.

TELA 13

Encaminhe os assuntos para tomada final decises.

Comece na hora marcada.

Seja agradvel, profissional e breve. Esclarea os objetivos e assuntos da reunio.

Faa um resumo sobre os assuntos apresentados

Verifique os resultados de cada

apresentao .

Lembre a importncia de cada participante.

Lide de forma justa com todos os participantes.

Durante a Reunio

Exponha o quanto precisa deles no projeto.

Faa bom uso dos recursos disponveis.

Estabelea regras e limites de tempo.

Ajude a esclarecer os pontos obscuros.

Avalie as idias de forma construtiva.

No deixe que os participantes fujam do

Oua cada participante e oriente para que todos o faam.

TELA 14

Para dinamizar suas reunies, utilize histrias que sejam envolventes e levem reflexo das funes de cada um e das situaes que devem ser solucionadas. Uma dica o livro Histrias para dinamizar reunies, de Volney J. Berkenbrock. Escolhemos uma histria e a colocamos no Material Complementar, anexo 05, para que voc possa ter contato com o contedo do livro.

Tela 15

Aproveite um momento de descontrao e verifique como tem sido sua participao em reunies. Para isso acesse o anexo 06, no Material Complementar.

O que voc acha de fazermos uma pausa para que voc possa verificar seus conhecimentos? Numere de acordo com: 1- Antes da reunio 2- Durante a reunio ( ) faa esquema de toda reunio. ( ) ajude a esclarecer pontos obscuros. ( ) lide de forma justa com todos os participantes. ( ) prepare comentrios de abertura e resumo de finalizao. ( ) estabelea regras e limites de tempo. ( ) cheque se os preparativos esto a contento.

TELA 16 7. Preparando a apresentao

Preparando a apresentao No se preocupe em falar trabalhe no falar; D ao pblico um sucesso. Comece com uma idia interessante; Compartilhe tudo com o pblico: seus fatos principais, seu tema, seu entusiasmo; Mantenha-se nos trilhos, para que a platia tambm no se perca; Lembre-se dos trs pilares: objetivo, pblico e tempo; Faa uma lista de todos os tpicos, itens e idias que busca compartilhar; Inclua-os em seu clmax final. Termine com uma nota alta ento pare de falar. Deixe-os querendo mais;

Anotaes em demasia podem parecer sinal de mau preparo; Uma boa apresentao deve sempre deixar a sensao de quero mais. Deixe o mais importante para o comeo.

TELA 17 8. Periodicidade de reunies

PERIDIOCIDADE DE REUNIES

REUNIES DIRIAS

REUNIES SEMANAIS E QUINZENAIS

REUNIES BIMESTRAIS, TRIMESTRAIS, SEMESTRAIS E ANUAIS

Acesse o Material Complementar, anexo 07, sobre Periodicidade de reunies para saber mais sobre as caractersticas de cada reunio.

TELA 18 9. Tipos de reunies

Reunies por telefone

Reunies internas

Reunies com clientes

Acesse o Material Complementar, anexo 08, para saber mais sobre Tipos de reunies e as caractersticas de cada reunio.

TELA 19 Desenvolva uma planilha que funcione, ao mesmo tempo, como ata e pauta. Como pauta, relaciona os assuntos a serem abordados; Como ata, registra as aes desenvolvidas e os responsveis pela execuo. Tal instrumento muito prtico em reunies peridicas que tratem do mesmo assunto.

TELA 20 10. Redao das atas e montagem de pautas de reunies

Montagem de pautas de reunies Uma pauta bem cuidada impe disciplina reunio, alm de assegurar que nenhum item ser esquecido. Normalmente, os itens da pauta so determinados pela ata da reunio anterior.

Tela 21

Uma reunio s pode tratar de alguns itens de cada vez e deve conter os seguintes itens: 1. Abertura da reunio. 2. Justificao de ausncias. 3. Leitura da ata da ltima reunio. 4. Assuntos relativos ata. 5. Relatrios e providncias. 6. Assuntos gerais. 7. Data da prxima reunio. 8. Encerramento com resumo de idias.

Os detalhes na preparao de uma reunio que vo contribuir para que ela seja bem sucedida. Por isso a importncia da montagem da pauta da reunio.

TELA 22 Redao de atas As atas so relatrios precisos dos assuntos tratados em uma reunio. Assim, elas devem ser redigidas o mais rpido possvel, enquanto os assuntos ainda estiverem claros na mente dos participantes. Do ponto de vista legal, necessrio registrar o que foi decidido seguindo uma seqncia preestabelecida: 1. Nmero de referncia, se a reunio faz parte de uma srie. 2. Onde e quando a reunio foi realizada. 3. Quem a presidiu. 4. Quem participou. 5. Quem estava ausente.

TELA 23

Mais alguns itens sobre Redao de Atas...

6. Declarao que a pauta foi aprovada e de que a ata da reunio anterior foi aprovada e assinada. 7. Resumo dos relatrios. 8. Todas as providncias e emendas exatamente da forma como decididas pelo presidente. 9. Nomes de quem prope e de quem responde em cada ao e emenda.

10. Sumrio dos pontos principais das discusses. 11. Deciso tomada para cada proposta. 12. Quem se encarrega de cada ao e quando cada uma acontecer. 13. Data da prxima reunio.

TELA 24 Procure sempre consultar um dicionrio e uma gramtica para escrever atas e pautas sem enganos e utilizando todos os recursos da lngua culta.

Saiba mais sobre atas de reunio, acessando o link: http://www.broffice.org/escritorio_aberto/atas_termos

Tela 25 Vamos fazer agora mais uma paradinha pra ver o que voc conseguiu aprender? Relacione os 34567temas com os itens descritos abaixo: Antes da reunio Durante a reunio Redao de atas Pauta de reunio Preparando apresentao

( ) Impe disciplina reunio. ( ) Delimite o assunto e o tempo.

( ) D ao pblico um sucesso. ( ) Lembre a importncia de cada participante. ( ) Serve de instrumento para a pauta da prxima reunio.

Nosso curso termina por aqui, esperamos que voc tenha aproveitado nossas dicas e com isto possa realizar reunies realmente produtivas. At o prximo curso!

Referncias: BELL, G. Reunies de negcios: segredos do sucesso. So Paulo: Nobel, 1995. BERKENBROCK, V. J. Histrias para dinamizar reunies: para reunies de planejamento, de avaliao, de motivao, de entrosamento e outras ocasies em instituies e organizaes. 2. ed. Petrpolis, RJ: Vozes, 2005. DAVENPORT, T.H. Ecologia da informao: por que s a tecnologia no basta para o sucesso na era da informao. So Paulo: Futura, 1998. MOSCOVICI, F. Desenvolvimento Interpessoal: treinamento em grupo. Rio de Janeiro: Jos Olympio, 1997. SILVEIRA NETO, F. H. Outra Reunio? Rio de Janeiro: COP, 1989. VECCHIO, A. et al. Apresentao. Vol.3. So Paulo: Abril, 2004. _______________. Reunio. Vol.2. So Paulo: Abril, 2004. WEISINGER, H. Inteligncia emocional no trabalho. 15. ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 1997.