Assistente Administrativo

A comunicao interna e sua importncia nas organizaes

Paulo Henrique Matheus Andressa Campana Carlos Eduardo Jos Eduardo

Salto Grande-SP 20/09/2013

A imagem da empresa muito importante para a sobrevivncia da mesma. Para ter uma imagem consolidada necessrio transformar seus funcionrios em verdadeiros embaixadores da boa vontade de sua empresa. Em decorrncia disso, tem se discutido a relao entre empregado/empregador. Assim, este artigo trata da importncia da comunicao interna para as instituies, as estratgias usadas por ela pra o bom relacionamento com seus funcionrios, a eficincia da comunicao para com o pblico interno e a importncia do profissional de Relaes Pblicas nesse contexto. PALAVRAS-CHAVE: Comunicao - comunicao interna - relaes pblicas. INTRODUO No basta ter uma equipe de grandes talentos altamente motivados. Se ela no estiver bem informada, se seus integrantes no se comunicarem adequadamente, no ser possvel potencializar a fora humana da empresa. A comunicao interna nas organizaes, empresas ou entidades nem sempre foi valorizada ou reconhecida como de vital importncia para o desenvolvimento e sobrevivncia dessas organizaes. Na era da informao e em um momento em que a tecnologia disponibilizada, a habilidade no processamento de dados e a transformao desses dados em informaes prontas para serem usadas nas tomadas de decises, representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicao no mundo dos negcios. S atravs de uma comunicao interna eficiente, que acontece a troca de informaes. papel do profissional de Relaes Pblicas fazer com que haja interao entre todo o universo organizacional. OBJETIVOS DA COMUNICAO INTERNA Os principais objetivos da comunicao interna so: Tornar influentes, informados e integrados todos os funcionrios da empresa; Possibilitar aos colaboradores de uma empresa o conhecimento das transformaes ocorridas no ambiente de trabalho; Tornar determinante a presena dos colaboradores de uma organizao no andamento dos negcios. Facilitar a comunicao empresarial, deixando-a clara e objetiva para o pblico interno. COMUNICAO INTERNA: PORQUE, COMO E QUANDO DEVE ACONTECER. Sabemos que a comunicao o processo de troca de informaes entre duas ou mais pessoas. Desde os tempos mais remotos, a necessidade de nos comunicar uma questo de sobrevivncia. No mundo dos negcios no diferente. A necessidade de tornar os funcionrios influentes, integrados e informados do que acontece na empresa, fazendoos sentir parte dela, fez surgir a comunicao interna, considerada hoje como algo

imprescindvel s organizaes, merecendo, cada vez mais, maior ateno. Por meio da Comunicao Interna, torna-se possvel estabelecer canais que possibilitem o relacionamento gil e transparente da direo da organizao com o seu pblico interno e entre os prprios elementos que integram este pblico. Nesse sentido, entender a importncia da Comunicao Interna em todos os meios hierrquicos, como um instrumento da administrao estratgica uma exigncia para se atingir a eficcia organizacional. Compreender a importncia desse processo de comunicao para que flua de forma eficiente, no momento oportuno, de forma que seja atingido o objetivo pretendido, um desafio para as organizaes. A comunicao efetiva s se estabelece em clima de verdade e autenticidade. Caso contrrio, s haver jogos de aparncia, desperdcio de tempo e, principalmente uma anti-comunicao no que essencial/necessrio. Porm no basta assegurar que a comunicao ocorra. preciso fazer com que o contedo seja efetivamente aprendido para que as pessoas estejam em condies de usar o que informado. Por tanto, o trabalho em equipe precisa ser incentivado com uma postura de empatia e cooperao eliminando assim, os afastamentos e as falhas na comunicao. O envolvimento dos colaboradores em todo o processo organizacional desenvolvendo a capacidade de boa comunicao interpessoal condio imprescindvel ao bom andamento da organizao. A falta de cultura do dilogo, de abertura a conversao e a troca de ideias, opinies, impresses e sentimentos, , sem dvida alguma, o grande problema que prejudica o funcionamento de organizaes e pases. A comunicao corporativa um processo diretamente ligado cultura da empresa, ou seja, aos valores e ao comportamento das suas lideranas e s crenas dos seus colaboradores. As comunicaes administrativas consideradas como fontes de comunicao social e humana encontram os seguintes elementos: comunicador, mensagem e destinatrio. O processo de comunicao envolve no mnimo duas pessoas ou grupos: remetente (fonte) e o destino (recebedor) isto , o que envia a documentao e o que recebe. O contedo da comunicao geralmente uma mensagem e o seu objetivo a compreenso por parte de quem recebe. A comunicao s ocorre quando o destino (quem a recebe) a compreende ou a interpreta. Se a mensagem no chega ao destino comunicao no acontece. FATORES QUE INFLUENCIAM A COMUNICAO A qualidade da comunicao derivada de alguns pontos considerados de suma importncia: Prioridade comunicao qualidade e timing da comunicao assegurando sintonia de energia e recursos de todos com os objetivos maiores da empresa; Abertura da alta direo disposio da cpula de abrir informaes essenciais garantindo insumos bsicos a todos os colaboradores;

Processo de busca pro atividade de cada colaborador em busca as informaes que precisa para realizar bem o seu trabalho; Autenticidade verdade acima de tudo, ausncia de jogos de faz de conta e autenticidade no relacionamento entre os colaboradores assegurando eficcia da comunicao e do trabalho em times; Foco em aprendizagem garantia de efetiva aprendizagem do que comunicado, otimizando o processo de comunicao; Individualizao considerao s diferenas individuais (evitando estereotipo e generalizaes) assegurando melhor sintonia e qualidade de relacionamento na empresa; Competncias de base desenvolvimento de competncias bsicas em comunicao (ouvir, expresso oral e escrita, habilidades interpessoais) assegurando qualidade das relaes internas; Velocidade rapidez na comunicao dentro da empresa potencializando sua qualidade e nvel de contribuio aos objetivos maiores; Adequao tecnolgica equilbrio entre tecnologia e alto contato humano assegurando evoluo da qualidade da comunicao e potencializando a fora do grupo. Quatro fatores influenciam a eficcia da comunicao nas organizaes: canais formais da comunicao, estrutura de autoridade, especializao do trabalho e a propriedade da informao. Os canais formais da comunicao influenciam a eficcia da comunicao de duas formas: primeiro, os canais cobrem uma distncia cada vez maior medida que as organizaes crescem e se desenvolvem. Atingir a comunicao eficaz em uma grande organizao muito mais difcil do que em uma organizao menor. Segundo, os canais de comunicao inibem o fluxo livre de informaes entre os diversos nveis da organizao. Exemplo: um trabalhador do almoxarifado de uma empresa comunicar problemas do seu trabalho a um supervisor e nunca ao gerente. Estrutura de autoridade: verifica-se que as diferenas hierrquicas ajudam a determinar quem ir comunicar-se com quem. O contedo e exatido da comunicao so sempre comprometidos pela diferena de autoridade. A especializao do trabalho, ou seja, a diviso do trabalho em aes pertinentes a cada grupo facilita a comunicao entre esses grupos. TIPOS DE COMUNICAO NAS ORGANIZAES Nas organizaes a comunicao apresenta diferentes formas que variam de acordo com os elementos, contexto e tipo de comunicao a ser usado. A comunicao se divide em dois itens: comunicao verbal e comunicao no verbal.

No primeiro item a comunicao envolve participao, transmisso e trocas de conhecimento e experincias. A comunicao verbal pode ser: interna quando o processo acontece dentro da empresa e externa quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre esta e funcionrios ou instituies de fora da empresa. Quanto transmisso da mensagem, a comunicao ocorre de duas formas: oral e escrita. Para se ter ideia da importncia das comunicaes orais, basta lembrar que elas esto no cerne dos problemas de relacionamento entre setores ou na raiz das solues de integrao horizontal/vertical. Muitas questes pendentes poderiam ser resolvidas por meio de uma receita que inclui, necessariamente, contatos, reunies de integrao, avaliao, anlise, controle e feedback. Como se percebe, as comunicaes orais merecem ateno. Quanto ao tipo de comunicao a ser utilizado, pode ser: formal (realizada atravs da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional). Comunicao no verbal O propsito deste tipo de informao exprimir sentimentos sem usar a palavra. Exemplo: balanar a cabea para indicar um sim. A comunicao no verbal, de um modo geral pode ser dividida em oito categorias: Ambiente espao fsico. Exemplo: a decorao do escritrio ou hotel escolhido para uma reunio de negcio. Posio do corpo apresenta-se a uma pessoa em um estilo esportivo pode indicar aceitao ou ser interpretado como desleixo. Postura inclinar-se em direo a outra pessoa sugere ser favorvel em relao mensagem. Gestos das mos aplausos e, se, com as palmas abertas para cima perplexidade. Expresses e movimentos faciais aspectos da face e movimentos com a cabea podem indicar aprovao, desaprovao ou descrena. Timbre de voz podem comunicar confiana, nervosismo ou entusiasmo. Vesturio, adorno e aparncia comunicam mensagens como: acho esta reunio importante.Reflexo muitos sinais no verbais so ambguos. Exemplo: um sorriso indica calor humano, mas, s vezes pode indicar nervosismo. Seja atravs da comunicao verbal ou no verbal, a informao indispensvel aos funcionrios de uma empresa como base para atingir metas. atravs da informao que se pode detectar reas problemticas capazes de impedir a consecuo de objetivos. tambm, por meio dela que so avaliados desempenhos individuais e/ou coletivos. E ainda, s atravs de informaes torna-se possvel fazer ajustamentos necessrios para que a eficincia no trabalho seja alcanada. 4. CANAIS DA COMUNICAO NAS ORGANIZAES As mensagens, nas organizaes passam por diferentes caminhos ou canais. Tais canais podem ser formais ou informais. Os canais formais de comunicao so os caminhos oficiais para envio de informaes dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informao o Organograma, que indica os canais que a mensagem deve seguir.

Alm de serem caminhos para a comunicao, os canais tambm so meios de enviar mensagens. Incluem boletins, jornais, reunies, memorandos escritos, correio eletrnico, quadros de aviso tradicionais e informativos mais elevados. As mensagens nas organizaes viajam em quatro direes: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente. A comunicao descente, que viaja para baixo aquela que parte do superior da empresa para os subordinados envolve os relatrios administrativos, manuais de polticas e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares, relatrios escritos sobre desempenho, manuais de empregados e etc. O tipo de comunicao mais adequado aos subordinados a que presta mais informaes; no apresenta controvrsias e cujo propsito mais informativo que persuasivo. A comunicao ascendente ocorre para cima, do subordinado para o superior. Envolve: memorandos escritos, relatrios, reunies grupais planejadas, conversas informais com o superior. Apresenta propsito informativo e auxilia na tomada de deciso. Para facilitar este tipo de comunicao as empresas desenvolvem programas e polticas tais como: Polticas de portas abertas permite a qualquer empregado receber a ateno da alta administrao. Programas de treinamento servem para avaliar aspectos da Empresa os empregados trazem os problemas da Empresa tona. Permite a ela atingir velocidade e simplicidade nas operaes. Programas de reclamaes as reclamaes so enviadas para cima, incluindo aquelas sobre os supervisores, condio de trabalho, conflitos, assdio sexual, mtodos de trabalho, etc. Comunicao Horizontal trata-se do envio de informaes entre funcionrios do mesmo nvel organizacional. Comunicao Diagonal transmisso de mensagem de nveis organizacionais mais altos ou mais baixos em diferentes departamentos, demonstrando maior dinamismo no que se refere s decises da comunicao. Canais informais de comunicao - representam rede de comunicao, no oficial, que complementa os canais formais. So dois importantes canais informais de comunicao: rdio corredor e os encontros casuais. A rdio corredor o principal meio de transmisso de boatos e at pode criar problemas organizao. Boatos falsos podem ser prejudiciais moral e produtividade da empresa. Reunies com empregados para discutir o boato a melhor forma de evitar que tais boatos comprometam a imagem dos funcionrios da Organizao.

Encontros Casuais - no programados - acontecendo entre os superiores e empregados podem representar um canal de informao eficiente. Alm das reunies formais, muitas informaes valiosas podem ser coletadas nesses encontros casuais. A alta direo, preocupados com a comunicao interna, utilizam desses canais sem preconceito, coletando informaes que os ajudam na tomada de decises importantes. Muitas vezes, a comunicao no acontece de forma eficaz em virtude da falta de habilidade do emissor e/ou receptor, constituindo-se verdadeiras barreiras. Consideramse barreiras da comunicao: motivao e interesses baixos, reaes emocionais e desconfianas que podem limitar ou distorcer as comunicaes; diferenas de linguagem, jargo, colaboradores com conhecimentos e experincias diferentes tambm podem se constituir em barreiras da comunicao numa organizao. O USO DAS NOVAS TECNOLOGIAS COMUNICAO ELETRNICA A tecnologia tem um dos principais papis na transformao das atividades e no negcio da comunicao social. Alm de representar para muitos, uma verdadeira revoluo cultural, ela significa investimentos e at a definio de novos objetivos e rumos. A internet est se tornando imprescindvel nos planos de comunicao das grandes corporaes, cujos sites foram criados como centros de informao para consumidores. Em vez de vendas, muitas empresas estabelecem objetivos de comunicao e realizam on-line uma verdadeira estratgia de administrao dos seus contatos e do relacionamento com os diferentes pblicos que com elas se relacionam e interagem. A videoconferncia tambm faz parte dos avanos de tecnologia e, tem tido aceitao cada vez maior no mundo dos negcios. Atravs desse recurso, funcionrio de uma organizao em diferentes locais mantm um dilogo vendo as imagens na tela da televiso, realizando uma reunio em diversos lugares ao mesmo tempo. Esta tecnologia traz a vantagem da diminuio de gastos para a empresa, alm do aumento da produtividade, pois os funcionrios precisam ir apenas ao centro de videoconferncia prximo empresa. Em decorrncia disso, a comunicao eletrnica veio para facilitar a vida das organizaes, trazendo agilidade, comodidade e baixo custo para as empresas. A internet cada vez mais se forma como mdia. Suas caractersticas mais importantes para a atividade e o negcio da Comunicao Social so: a facilidade operacional, o baixo custo de operao e a interatividade. EFICINCIA NA COMUNICAO INTERNA ORGANIZACIONAL A alta direo de qualquer organizao precisa conhecer e acreditar no poder da comunicao interna, pois, atravs dela, com uma boa relao com o pblico interno, de forma eficiente, que a empresa poder transmitir a sua imagem ao seu pblico externo, pois so eles, os responsveis por essa imagem. A qualidade de comunicao nas organizaes deve pressupor individualizao do processo em funo das naturais diferenas em outro quadro de referncia, nvel de

experincia, amplitude de interesses, grau de motivao, etc. de pessoa para pessoas. Comunicaes feitas para a mdia do pblico acabam gerando, mais problemas do que benefcios, sem falar no fato da pasteurizao tornar as mensagens sem impacto. Para que haja eficincia na comunicao interna, de fundamental importncia conhecer em profundidade o pblico interno da empresa. necessrio um contato pessoal em que se estabelea uma relao de confiana, que possa transmitir as suas expectativas, ansiedades e interesses entre a organizao e o seu pblico interno. importante que o emissor tenha acesso aos conhecimentos do receptor sobre o assunto a ser abordado. O seu nvel de linguagem e o seu grau de interesse so itens relevantes para que ocorra a sintonia entre eles. Destaca-se que os elementos para uma transmisso de mensagem eficiente so: comunicao assertivamente a mensagem ser mais bem recebida se os funcionrios exporem suas idias diretamente; uso de canais mltiplos uso dos cinco sentidos para recepo; uso da comunicao bidirecional envolvimento da mensagem dos receptores na conversao; apoiar-se- certos tipos de comunicao fazem com que as pessoas se sintam apoiadas, facilitando o processo; ser sensvel as diferenas culturais- respeito as diferenas de estilo,sotaque,erros gramaticais,aparncia pessoal;ser sensvel as diferenas de gnero identificar as diferenas no estilo de comunicao relacionadas ao gnero. Nesse sentido, homens e mulheres apesar da tendncia igualdade nas organizaes, comunicam-se de formas diferentes afirma: Que a comunicao interna uma via de mo dupla, portanto, to importante como comunicar saber escutar. A comunicao interna eficaz : clara, consciente, contnua e frequente, curta e rpida e completa. RELAES PBLICAS E A COMUNICAO INTERNA Quando se fala em comunicao interna organizacional, automaticamente relaciona ao profissional de Relaes Pblicas, pois ele o responsvel pelo relacionamento da empresa com os seus diversos pblicos (internos externos e mistos). As organizaes tm passado por diversas mudanas buscando a modernizao e a sobrevivncia no mundo dos negcios. Os maiores objetivos dessas transformaes so: tornar a empresa competitiva, flexvel, capaz de responder as exigncias do mercado, reduzindo custos operacionais e apresentando produtos competitivos e de qualidade. A reestruturao das organizaes gerou um pblico interno de novo perfil. Hoje, os empregados so muito mais conscientes, responsveis, inseridos e atentos s cobranas das empresas em todos os setores. Diante desse novo modelo organizacional, que se prope como atribuio do profissional de Relaes Pblicas serem o intermediador, o administrador dos relacionamentos institucionais e de negcios da empresa com os seus pblicos. Sendo assim, fica claro que esse profissional tem seu campo de ao na poltica de relacionamento da organizao. A comunicao interna, portanto, deve ser entendida como um feixe de propostas bem encadeadas, abrangentes, coisa significativamente maior que um simples programa de

comunicao impressa. Para que se desenvolva em toda sua plenitude, as empresas esto a exigir profissionais de comunicao sistmicos, abertos, treinados, com vises integradas e em permanente estado de alerta para as ameaas e oportunidades ditadas pelo meio ambiente. Percebe-se com isso, a multivariedade das funes das Relaes. Pblicas: estratgica, poltica, institucional, mercadolgica, social, comunitria, cultural, etc.; atuando sempre para cumprir os objetivos da organizao e definir suas polticas gerais de relacionamento. Em vista do que foi dito sobre o profissional de Relaes Pblicas, destaca-se como principal objetivo liderar o processo de comunicao total da empresa, tanto no nvel do entendimento, como no nvel de persuaso nos negcios. CONCLUSO Estudando a comunicao interna nas Organizaes observamos quo complexo este processo e como se faz necessrio o seu conhecimento para que seja possvel evitar insatisfaes e descontentamento no ambiente de trabalho. A utilizao dos diversos canais da comunicao pode tornar este processo mais eficiente e as barreiras superadas, permitindo a interveno dos funcionrios na apresentao de sugestes para a melhoria da comunicao na empresa. Considerando que, independentemente do nvel hierrquico ocupado na organizao, todos os funcionrios, so comunicadores e, interagir dentro do processo, mesmo atravs da comunicao informal, facilitar a integrao e a participao de todos os envolvidos na empresa. Finalizando, conclumos que a Comunicao Interna na organizao deve ser priorizada, os tabus devem ser derrubados, velhos paradigmas sero desprezados para a construo de um novo modelo de comunicao, onde todos os funcionrios sero envolvidos e participantes. Procurando saber o que os funcionrios pensam, sero a eles atribudo responsabilidades pelo sucesso da implantao de estratgias que visem melhoria dos negcios. Assim encarada, a Comunicao Interna torna-se sem dvida, um instrumento estratgico para benefcios na empresa e, consequentemente, o sucesso da organizao.

Referncias CAHEN, Roger. Comunicao Empresarial. 10 ed.Rio de Janeiro: ed. Best Seller,2005. DUBRIN, Andrew J.. Princpios da Administrao. Traduo Roberto Minadeo. 4 ed.Rio de Janeiro:LTC,2001. MARQUES, Ronaldo. Comunicao Interna. 27 jan.2004. Disponvel em: http://www.rh.com.br [24 ago.2006]. MATOS, Gustavo Gomes. Porque preciso comunicar? 30 maio 2005. Disponvel em: http://www.rh.com.br [24 ago.2006] NASSAR, Paulo. Obtendo resultados com Relaes Pblicas. So Paulo: ed.pioneira, s.d. PINHO,J.B. Comunicao em marketing. 5 ed.revista e atualizada Campinas,SP: ed., Papirus, 2001. RUGGIERO, Alberto Pirr. Qualidade da comunicao interna. 08 out. 2002. Disponvel em: http://www.rh.com.br [28 ago.2006] STONER, James A. F, FREEMAN, R. Edward. Administrao. Traduo Alves calado. 5ed. Rio de Janeiro: 1999.