TERCER PARCIAL DE MANTENIMIENTO

MATERIAL TOMADO DEL TRABAJO ESPECIAL DE GRADO (POSGRADO) DE LA ING. EVILA BAHOQUE DE ASCENSO: PLANIFICACIN DEL MANTENIMIENTO

LA PLANIFICACIN DE MANTENIMIENTO (pginas 5-9)

El desarrollo vertiginoso de los procesos industriales, la introduccin de nuevas tecnologas de produccin, la situacin coyuntural econmica, poltica y social, las nuevas exigencias del mercado, entre otras causas, han coadyuvado en el establecimiento de una estructura mnima de mantenimiento en la mayora de las empresas; con funciones que pueden ir desde una simple inspeccin y mantenimiento rutinario, hasta la administracin y ejecucin de actividades de mantenimiento mayor. Esta organizacin mnima de mantenimiento, en

conjunto con otras de la empresa, permite a esta ltima permanecer en el mercado con menos incertidumbre, en capacidad de absorber nuevas demandas y ajustarse con mayor facilidad a sus nuevas condiciones, siempre y cuando todas ellas obedezcan a un proceso de planificacin adecuado.

1.1. Importancia La planificacin es una de las principales funciones en todo proceso administrativo, en ella se establecen objetivos, se definen procedimientos, se determinan recursos, en general se toman las previsiones necesarias para la ejecucin de una actividad. En cuanto a la planificacin del mantenimiento se refiere, podra definirse sta como el desarrollo sistemtico de programas de accin, encaminados hacia sus objetivos organizacionales del mantenimiento previamente establecidos, mediante el anlisis, evaluacin y seleccin entre las alternativas previstas, que permita la coordinacin de los elementos productivos del mantenimiento a fin de obtener resultados en cantidad, calidad, tiempo y costo deseados.

Evidentemente, adicional a la existencia de la funcin de mantenimiento, es fundamental su planificacin, esto se justifica en atencin a lo anterior y a una

serie de razones de diferente ndole: funcionales y administrativas.

operacionales, econmicas, tcnicas, la planificacin del

Especficamente,

mantenimiento permite:

a. Coordinar con Produccin (operacional) la ejecucin de los trabajos de mantenimiento. b. Determinar las polticas de mantenimiento a aplicar. c. Determinar el tipo de trabajo a realizar. d. Desagregar cada trabajo en actividades y subactividades. e. Establecer la secuencia lgica de ejecucin de las actividades. f. Determinar los recursos necesarios para cada actividad. g. Considerar el tiempo involucrado en cada tipo de trabajo. h. Establecer el presupuesto para su gestin. i. Asignar responsabilidades a trabajos de mantenimiento que as lo ameriten. j. Ejecutar simultneamente trabajos no relacionados que por su naturaleza exijan condiciones similares de ejecucin. k. Determinar los puntos crticos de control en la ejecucin de los trabajos. l. Establecer los controles necesarios. m. Introducir actividades no previstas en los planes. n. Ajustar los planes para corregir posibles desviaciones en los trabajos ejecutados. o. Informar al resto de los departamentos relacionados, sobre sus planes. p. Evaluar la gestin de mantenimiento.

La efectividad con la cual dicha funcin pueda ser ejecutada, depende en gran parte de la aplicacin de mtodos cientficos apropiados para establecer los planes y programas de mantenimiento, y de la coordinacin con el resto de las funciones, principalmente con los departamentos de Produccin y de Materiales.

De igual forma, la planificacin del mantenimiento exige la existencia de una organizacin mnima, que brinde soporte a dicha funcin; requiere tambin informacin sobre el historial de vida de los equipos instalados en planta; as como, el uso de tcnicas y herramientas adecuadas, segn la naturaleza y

alcance de los trabajos a planificar. Todo ello hace del mantenimiento, una actividad industrial dinmica, que lejos de representar un gasto intil, genera beneficios al proceso productivo y a la empresa en general.

1.2. Resultados Como cualquier otra funcin de la organizacin, se espera que mantenimiento a travs del proceso de planificacin, produzca resultados satisfactorios al mbito de la empresa. fundamentales: a. Utiliza diferentes tipos de recursos segn el alcance o magnitud de sus funciones, lo cual representa una erogacin de capital para la empresa. b. Es responsable por el funcionamiento eficiente de las instalaciones; es decir, mantener los equipos en condiciones operables sin causar mayores perturbaciones al proceso productivo. Esta expectativa surge debido a dos razones

Basado en esto, es obvio que la ejecucin de los programas de produccin, en cantidad y calidad, tambin dependen en parte de la efectividad con la cual es realizado el mantenimiento, lo cual a su vez depende de los criterios manejados en su planificacin. Concretamente, la funcin de planificacin del mantenimiento persigue los siguientes resultados:

a. Funcionamiento adecuado de equipos e instalaciones (condiciones operables). b. Reduccin de la rata de fallas de equipos e instalaciones. c. Incremento relativo de la capacidad de produccin utilizada. d. Reduccin de los tiempos de reparacin y tiempos fuera de servicio. e. Reduccin de los costos de mantenimiento y consecuentemente de los costos de produccin. f. Uso ptimo de los recursos disponibles. g. Coordinacin adecuada entre las funciones de mantenimiento y produccin. h. Flujo de informacin adecuado desde mantenimiento hacia otras reas relacionadas. i. Enriquecimiento progresivo del sistema de informacin de mantenimiento y de la empresa.

Para lograr todo ello es preciso aclarar la necesidad de escoger bien la metodologa a seguir en el proceso de planificacin segn la naturaleza del trabajo involucrado en el mismo. Dicho proceso de planificacin debe ser

efectuado bajo la consideracin de diversos horizontes; es decir, para largo, mediano y corto plazo.

1.5. Ubicacin de la funcin de planificacin del mantenimiento (pginas 15, 1718)

En cualquier organizacin, cada una de sus partes tienen objetivos bsicos claramente definidos e interactan en la consecucin de un fin comn. Asociado a este hecho, cada funcin de la organizacin presenta

caractersticas propias segn sea de lnea o de staff, en el caso particular de mantenimiento, ms que una funcin bsica constituye una funcin de apoyo o de asesora a la funcin de produccin, de modo que las metas de ambas puedan ser alcanzadas: mantener los equipos e instalaciones en condiciones operables y alcanzar los niveles de produccin bajo las condiciones establecidas en los programas, respectivamente. Por supuesto, la existencia o no de un departamento o seccin de mantenimiento, depender del tipo y tamao de empresa: grande, mediana o pequea. Puede decirse, que a

medida que la empresa tiende a crecer, las tareas y responsabilidades de mantenimiento son mayores, al punto de que en organizaciones bien establecidas, aparecen bajo la gerencia o jefatura de esta funcin, secciones para desarrollar estas diferentes tareas, una de ellas es la Planificacin del mantenimiento, la cual es una funcin staff que brinda soporte a su organizacin y ayuda a los gerentes o directores de lnea a tomar decisiones ajustadas a los objetivos de la misma. Esta existe independientemente de que se ejecute o no el mantenimiento con recursos propios, y estar ubicada segn el tipo de organizacin requerida por la empresa, en lo que a tamao y funciones se refiere.

En cualquier caso, mantenimiento debe operar al mismo nivel de aquellas funciones que de alguna manera pudieran entrar en un conflicto de intereses

con sta, principalmente las referidas a produccin. Una apropiada ubicacin facilita el desarrollo de sus planes y la consecucin de sus fines.

LA PLANIFICACIN DEL MANTENIMIENTO COMO UNA METODOLOGA PARA LA TOMA DE DECISIONES (pgina 23)

En todos los procesos de planificacin, el objetivo fundamental es tener una base cierta y bien sustentada para la toma de decisiones, de modo que las polticas y estrategias delineadas en dicho proceso se ajusten a los objetivos y a las condiciones de la empresa. Desde este punto de vista, la planificacin debe ser enfocada como un procedimiento metdico y sistemtico, en el cual se puedan manejar en forma conveniente los criterios de anlisis de una situacin dada y perfilar los planteamientos alternos de solucin o cursos de accin a seguir.

De este modo y atendiendo a los mtodos cientficos, la planificacin permite a la organizacin de mantenimiento evaluar su gestin y reformar su modo de operacin, esto significa reestructuracin organizacional, reformulacin de polticas de mantenimiento, redefinicin de sistemas: de informacin, de control de trabajos y de control de costos, entre otras acciones.

Entre las decisiones que tienen mayor repercusin en dicha actividad y que ameritan ser sometidas a anlisis cada cierto periodo de tiempo, estn:

a. Mantenimiento centralizado vs. Mantenimiento descentralizado. b. Mantenimiento preventivo vs. Mantenimiento por avera c. Personal de servicios interno vs. Personal contratado. d. Estimacin de repuestos. e. Decisiones de reemplazo. f. Decisiones de dimensionamiento del personal. g. Decisiones de trabajos de mantenimiento a contratar.

LA PLANIFICACIN

DEL MANTENIMIENTO COMO

UNA FUNCIN

ORGANIZACIONAL (pginas 76-78, 84, 86-88)

3.1. Planificacin del mantenimiento

La planificacin puede ser definida como el proceso lgico usado para desarrollar un curso de accin. En lo que a mantenimiento se refiere, se dira que es el proceso para determinar la forma como la organizacin de mantenimiento desarrollar sus actividades de acuerdo a los objetivos trazados. Este proceso implica el desarrollo sistemtico de todos los

programas, mediante el anlisis, evaluacin y seleccin entre las diferentes alternativas previstas en dicha funcin, a efecto de lograr la coordinacin entre los diversos elementos productivos del mantenimiento y en parte, de la empresa.

Como resulta lgico, para que el proceso arroje los resultados esperados, es necesario definir una serie de aspectos con incidencia directa en el desarrollo de tales planes, as por ejemplo es indispensable:

Establecer el horizonte de planificacin, segn la naturaleza y envergadura de las actividades. Identificar los factores o elementos claves que puedan afectar dicho proceso. Determinar los procedimientos a seguir. Identificar el conjunto de requisitos para una planificacin efectiva del mantenimiento. Seleccionar las herramientas de control apropiadas. Hacer seguimiento a los planes y corregir desviaciones. Alimentar el sistema de alimentacin.

Una consideracin apropiada de la planificacin del mantenimiento, puede conducir a mejores prcticas en dicha funcin, evitando que la misma luzca

contraria a los fines de la empresa. Por ejemplo, una evaluacin o auditora en la misma debe reflejar:

a. Resultados proporcionales a los recursos utilizados y en algunos casos superiores a los esperados. b. Respuesta inmediata a dudas y preocupaciones surgidas a nivel directivo sobre el desempeo de mantenimiento, mediante reportes y programas de accin definidos y confiables. c. Conocimiento pleno de los parmetros que indican el nivel de mantenimiento en el que la empresa se encuentra. d. Conocimiento de tcnicas, herramientas y procedimientos para lograr que el mantenimiento permanezca en niveles apropiados. e. Planes y programas de mantenimiento, principalmente preventivos, ajustados a las necesidades y exigencias de la planta, con el menor costo posible, justificados en base a estudios previos de la situacin real y aplicados de forma gradual, de manera que no causen interferencias mayores al proceso de produccin y se haga uso racional del presupuesto.

Estas consecuencias favorables, ayudan a fomentar la confianza y credibilidad en los sistemas de mantenimiento planificado.

3.1.2. Factores a considerar en la planificacin

Evidentemente, tambin en mantenimiento existen una serie de factores influyentes en la planificacin, a los cuales debe prestarse debida atencin, a efecto de jerarquizarlos y darles la importancia que corresponda, segn los objetivos, polticas, lineamientos y estrategias que la funcin y la empresa hayan establecido. Entre los factores ms importantes, estn:

a. Naturaleza del trabajo b. Alcance del trabajo c. Localizacin fsica del trabajo d. Mtodos a usar

e. Equipos y herramientas requeridos f. Tipo de materiales requeridos g. Disponibilidad de personal h. Programas existentes i. Imprevistos.

Cualquiera de estos factores podra convertirse en una ventaja o en una limitacin para el desarrollo de un plan, en el cual debe aprovecharse o tratar de superarse, segn corresponda, para que el mismo sea efectivo, permitiendo absorber los trabajos de emergencia o cualquier situacin no prevista en l.

3.1.3. Bases de la planificacin

Existen cuatro aspectos fundamentales que justifican un proceso de planificacin, a saber:

a. Reducir la incertidumbre. b. Incrementar la eficiencia sin deterioro de la productividad. c. Obtener mayor comprensin de los objetivos. d. Proveer una base de seguimiento y control.

Ello implica que el ejercicio de la planificacin debe ser sistemtico, flexible, disciplinado y multifuncional, de modo que permita alcanzar los objetivos, ajustarse a las polticas de la empresa y consecuentemente, establecer los procedimientos, los programas y los presupuestos. La siguiente figura muestra la relacin entre estos elementos; segn ella, la planificacin desde el punto de vista organizacional, se basa en los objetivos y las polticas de mantenimiento preestablecidas por la alta gerencia, que contienen las directrices de tales planes. A partir de estos dos elementos y estudiando la naturaleza de los trabajos y la disponibilidad de recursos, la planificacin define: a. Los procedimientos: Conjunto de actividades relacionadas cronolgicamente, que deben efectuarse en cada parte del plan, a fin de lograr su completa coordinacin.

b. Los programas: Asignacin concreta y especfica de los recursos a los trabajos, optimizndolos mediante su equilibrio de acuerdo a las necesidades a cubrir. En esta fase quedan definidos los tiempos de inicio y finalizacin de los trabajos y el personal que los ejecutar, igualmente los equipos y herramientas que se usarn. c. Los presupuestos: Estimacin de egresos en inversiones y gastos de mantenimiento futuro referidos a mano de obra, materiales, equipos auxiliares y herramientas.

OBJETIVOS POLTICAS

Multifuncional

Sistemtico

PLANIFICACIN

Flexible

Disciplinado

PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS PRESUPUESTOS