Resumo Academia FI - SD

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ORGANIZATIONAL UNITS AND BASIC SETTING ..............................................6 CLIENT..............................................................................................................................6 COMPANY = GROUP COMPANY = SOCIEDADE...............................................................6 COMPANY CODE...............................................................................................................6 COMPANY CODE X CONTROLLING AREA...........................................................................6 ELEMENTOS DE UMA COMPANY CODE: .............................................................................7 BUSINESS AREA ................................................................................................................7 PLANTS = CENTRO............................................................................................................7 OPERATION CONCERN.....................................................................................................8 CHART OF ACCOUNTS......................................................................................................8 OPERATING CHART OF ACCOUNTS.....................................................................................8 GROUP CHART OF ACCOUNTS.............................................................................................8 COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNTS.........................................................................9 FISCAL YEAR....................................................................................................................9 NON CALENDAR YEAR.......................................................................................................9 SPECIAL PERIODS...............................................................................................................9 FISCAL YEAR VARIANT....................................................................................................10 POSTING PERIOD VARINT.................................................................................................10 POSTING PERIOD RANGES................................................................................................10 G/L ACCOUNT MASTER RECORDS...................................................................... 11 CHART OF ACCOUNT......................................................................................................11 G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE CHART OF ACCOUNT SEGMENT......................11 G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE COMPANY CODE..............................................11 OPEN ITEM MANAGEMENT ..............................................................................................11 ACCOUNT CURRENCY.......................................................................................................11 ONLY BALANCES IN LOCAL CURRENCY...........................................................................12 ACCOUNT GROUP............................................................................................................12 MASTER DATA FIELD STATUS........................................................................................12 RECONCILIATION ACCOUNTS.........................................................................................12 TRANSACTION FIGURE....................................................................................................12 ORGANIZATION STRUCTURE OF COST ACCOUNTING................................ 13 CONTROLLING AREA......................................................................................................13 COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNT (ALTERNATIVE ACCOUNT NUMBER)........13 GROUP CHART OF ACCOUNT.........................................................................................13 COST CONTROLLING OBJECTS......................................................................................13 MASTER DATA IN ACCOUNTS PAYABLE / ACCOUNTS RECEIVABLE......14 VENDOR/CUSTOMER ACCOUNT IN FI...........................................................................14 ACCOUNT GROUPS FOR VENDOR/CUSTOMER..............................................................15 FIELD STATUS CONTROL VENDOR/CUSTOMER MASTER DATA...............................15 Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 1
180152032.doc PURCHASING ORGANIZATION............................................................................. 16 PURCHASING DATA IN THE VENDOR MASTER RECORD..............................................16 PURCHASING FLOW X FI..................................................................................................16 SALES PROCESS X FI................................................................................................ 19
CREDIT MANAGEMENT.......................................................................................... 19
MASTER DATA IN TRAVEL MANAGEMENT.................................................... 20
MASTER DATA IN BANK-ACCOUNTING.............................................................21 BANK DIRECTORY..........................................................................................................21 HOUSE BANKS.................................................................................................................21 BANK ACCOUNTS.............................................................................................................21 CASH LEDGER.................................................................................................................23 DOCUMENT CONTROL............................................................................................ 24 DOCUMENT HEADER.......................................................................................................24 DOCUMENT TYPE..............................................................................................................24 ACCOUNT TYPE ...............................................................................................................24 POSTING KEY...................................................................................................................24 FIELD-STATUS PARA LINHA DE LANAMENTO ................................................................25 FIELD STATUS GROUPS.....................................................................................................25 POSTING PERIODS...........................................................................................................25 POSTING PERIOD VARIANT...............................................................................................25 FISCAL YEAR VARIANT.....................................................................................................25 LIMITE DE TOLERNCIA...................................................................................................26 POSTING CONTROL..................................................................................................27 DEFAULTS BY THE SYSTEM............................................................................................27 MAXIMUM EXCHANGE RATE............................................................................................27 DOCUMENT CHANGE RULES...........................................................................................27 PAYMENT TERMS OBB8.................................................................................................27 CROSS-COMPANY CODE TRANSACTIONS......................................................................28 REVERSAL DOCUMENT...................................................................................................28 POSTING TIPS............................................................................................................. 29
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180152032.doc CURRENCIES...............................................................................................................30 EXCHANGE RATES...........................................................................................................30 EXCHANGE RATE SPREADS.............................................................................................30 BASE CURRENCY............................................................................................................30 TAXES............................................................................................................................31 TAX CODE.......................................................................................................................31 TAX ACCOUNTS..............................................................................................................31 PROCEDURE FOR DAY-TO-DAY PLANNING..................................................... 32 PLANNING LEVEL...........................................................................................................32 DEPSITOS EM CHEQUE.................................................................................................32 CONTABILIZAO............................................................................................................33 CUSTOMIZAES..............................................................................................................33 BANK STATEMENT..........................................................................................................34 AUTOMATIC PAYMENT...........................................................................................35
SPECIAL G/L TRANSACTIONS............................................................................... 36
CLEARING ...................................................................................................................37 PREREQUISITES FOR CLEARING ...................................................................................37 POSTING WITH CLEARING..............................................................................................37 ACCOUNT CLEARING......................................................................................................37 PAYMENT DIFFERENCES.................................................................................................38 CASH DISCOUNT ADJUSTMENT.........................................................................................38 UNAUTHORIZED DEDUCTIONS..........................................................................................38 EXCHANGE RATE DIFFERENCES.......................................................................................38 ADDITIONAL LOCAL CURRENCIES.....................................................................39 LOCAL CURRENCY.........................................................................................................39 UPDATE CURRENCY........................................................................................................39 CUSTOMIZAES............................................................................................................39 CURRENCY TYPE..............................................................................................................39 LEDGER FOR ADDITIONAL CURRENCIES..........................................................................39 INTEGRATION FI-CO........................................................................................................39 CREDIT / RISK MANAGEMENT..............................................................................41 Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 3
180152032.doc ASSET ACCOUNTING................................................................................................42 CHART OF DEPRECIATION.............................................................................................42 DEPRECIATION AREA.....................................................................................................42 CHART OF ACCOUNTS X CHART OF DEPRECIATION....................................................43 COST ACCOUNTING ASSIGNMENT.................................................................................43 ASSET CLASS...................................................................................................................43 FUNES E SESSES DA ASSET CLASS ...........................................................................43 FUNES ADICIONAIS:.....................................................................................................44 SPECIAL ASSET CLASS: ASSET UNDER CONSTRUCTION..................................................44 SPECIAL ASSET CLASS: LOW VALUE ASSET...................................................................44 ASSET MASTER DATA....................................................................................................44 CREATION.........................................................................................................................44 GROUP ASSETS AND SUB-NUMBERS................................................................................44 TIME-DEPENDENT DATA...................................................................................................44 DEPRECIATION AREA XX IN THE ASSET / ASSET CLASS................................................44 DEPRECIATION AREA AND THE BALANCE SHEET........................................................45 DEFINE POSTING TO G/L...............................................................................................45 ACCOUNT DETERMINATION (ALLOCATION)..................................................................46 NUMBER RANGE INTERVALS ........................................................................................46 SCREEN LAYOUT OF ASSET MASTER RECORD.............................................................46 SCREEN LAYOUT FOR VALUATION DATA......................................................................47 LEAN IMPLEMENTATION................................................................................................47 MONTH-END CLOSING OVERVIEW................................................................................48 YEAR-END CLOSING OVERVIEW...................................................................................48 PRE-CLOSE.......................................................................................................................48 FINANCIAL CLOSE (NEW YEAR)........................................................................................48 FINANCIAL STATEMENT.................................................................................................49 FINANCIAL STATEMENT VERSION....................................................................................49 ACCOUNT GROUP ALLOCATION ACCORDING TO BALANCE............................................49 COST-OF-SALES AND PERIOD ACCOUNTING VIEWS.........................................................49 ASSETS AND LIABILITIES FIXED ASSETS...............................................................50 ASSET HISTORY SHEET X ACCOUNT RECONCILIATION....................................................50 PERIODIC TASKS..............................................................................................................50 SETTLEMENT OF CAPITAL INVESTMENT MEASURES........................................................50 DEPRECIATION.................................................................................................................50 MUDANA DE PERODO ...................................................................................................50 ASSETS AND LIABILITIES CURRENT ASSETS........................................................51 GR/IR CLEARING ACCOUNT - MM.................................................................................51 MATERIAL PRICE CHANGE MM....................................................................................51 MATERIAL VALUATION MM........................................................................................51 INVENTRIO MM..........................................................................................................51 BALANCE CONFIRMATION A/R OU A/P........................................................................51 CHANGE RECONCILIATION ACCOUNT A/R OU A/P.......................................................51 ACCURAL/DEFERRAL POSTINGS A/P............................................................................51 IVA POSTING FOR DOUBTFUL RECEIVABLES - A/R........................................................51 FLAT RATE IVA POSTING FOR DOUBTFUL RECEIVABLES A/R......................................52 FOREIGN CURRENCY VALUATION A/R E A/P...............................................................52 SAPF100..........................................................................................................................52 SAPF101 SORTED LIST.................................................................................................53 Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 4
180152032.doc ACCOUNT DETERMINATION IN FOREIGN CURRENCY BALANCES....................................53 PROFIT AND LOSS CLOSING CONTROLLING..............................................................53 CONTROLLING...........................................................................................................55 ACCOUNTS AND COST ELEMENTS:...................................................................................55 MASTER DATA................................................................................................................55 TRANSACTION DATA:.......................................................................................................55 CHART OF ACCOUNTS:.....................................................................................................55 COST ELEMENTS:.............................................................................................................55 HIERARQUIA STANDARD DE COST CENTER:....................................................................55 ACTIVITY TYPES:.............................................................................................................56 STATISTICAL KEY FIGURES:............................................................................................56 TIME-DEPENDENT MASTER DATA:..................................................................................56 MASTER DATA GROUPS:..................................................................................................57
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Organizational Units and Basic Setting

Client
The client is the highest level in the SAP System hierarchy. Specifications that you make, or data that you enter at this level are valid for all company codes and for all other organizational structures. You therefore only need to make these specifications, or enter this data once. This ensures that the data is consistent. Specifications of data wich shall be valid for all organizational units in all R/3 are entered at the client level. E.g. exchange rates. Um client especifica um logical system (sistema lgico).
Company = Group Company = Sociedade

Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define Company Assignment Financial Accounting Assign Company Code to Company in Customizing for the Enterprise Structure. All of the company codes within a company must use the same chart of accounts and fiscal year. However, each company code can have a different local currency. Usada para fins de consolidao.
Company Code
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define, Copy, Delete, Check Company Codes. Company code is an independent accounting unit. Company code a nica unidade organizacional obrigatria. Company code existe para fins externos legais (especficos de um pas) Company code a menor unidade organizacional a qual precisa ser demonstrado resultado oficial (balano). Tudo que feito em FI necessrio mencionar a company code. Cada company code tem sua moeda local (local currency). Smallest organizational unit of external accounting for which a complete, self-contained set of accounts can be created. This includes the entry of all transactions that must be posted and the creation of all items for legal individual financial statements, such as the balance sheet and the profit and loss statement. The definition of the company code organizational unit is obligatory. The company code is the central organizational unit of external accounting within the SAP System. You must define at least one company code before implementing the Financial Accounting component. The business transactions relevant for Financial Accounting are entered, saved, and evaluated at company code level.
Company Code x Controlling Area

The assignment between the controlling area and the company code is particularly important. The controlling area is the central organizational unit of the Controlling (CO) component. You use the controlling area to carry out cost accounting. The company code can correspond to exactly one controlling area
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Several company codes can correspond to one controlling area Uma company code nao pode estar atribuida a mais de uma controlling area key name city country currency (local) language Address
Elementos de uma company code:

-
Global parameters: chart of account fiscal year (variant) defaults
Business Area
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define Business Area.
Financial statements can be created for business areas for internal purposes. The definition of the business area organizational unit is optional. Business areas are used in external segment reporting Business area existe para fins internos e pode ser usada entre vrias company codes. CAN BE USED ACROSS COMPANY CODES. Business Area diferente de DIVISION Division = Setor de atividade usado em SD.
Plants = Centro
a unidade organizacional central em Logstica. Uma planta est sempre associada a uma company code e uma company code pode possuir vrias plantas.
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Operation Concern
a principal unidade organizacional do CO-PA. O CO-PA permite a anlise de rentabilidade (profiability) e para isto a operation concern pode ser vista como um cubo que contm vrios Profiability Segments, um profiability segment considerado como um segmento de mercado (market segment) por exemplo, pas, canal de distribuio, diviso, ... Operation Concern Custos x Receita
Controlling Area
Custos
Company Code
Receita = Revenue
Chart of Accounts
Chart of account
Company Code
1 company code possue 1 chart of account para general ledger. This is a list of all G/L accounts used by one or several company codes. For each G/L account, the chart of accounts contains the account number, account name, and the information that controls how an account functions and how a G/L account is created in a company code. You can use the same chart of accounts for all company codes
Operating chart of accounts

The operating chart of accounts contains the G/L accounts that you use for posting in your company code during daily activities. Financial Accounting and Controlling both use this chart of accounts. You have to assign an operating chart of accounts to a company code.
Group chart of accounts

The group chart of accounts contains the G/L accounts that are used by the entire corporate group. This allows the company to provide reports for the entire corporate group.
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The assigning of an corporate group chart of accounts to a company code is optional. Se est sendo usado group chart of account em um grupo de empresas, est subentendido dizer que estas empresas no possuem o mesmo plano de contas operacional. Isto significa que no possvel fazer cross-company controlling.
Country-specific chart of accounts

The country-specific chart of accounts contains the G/L accounts needed to meet the country's legal requirements. This allows you to provide statements for the country's legal requirements. The assigning of an country-specific chart of accounts to a company code is optional. O fato de empresas do mesmo grupo estarem utilizando o mesmo country-specific chart of account no indica se pode ser feito cross-company controlling. O que vai indicar se a empresa usar o mesmo operacional chart of account.
Fiscal Year
In order to assign business transactions to different time periods, you must define a fiscal year with posting periods. Defining the fiscal year is obligatory. You define your fiscal year as fiscal year variants which you then assign to your company code. One fiscal year variant can be used by several company codes. You have the following options for defining fiscal year variants: Fiscal year same as calendar year Fiscal year differs from calendar year (non-calendar fiscal year). The posting periods can also be different to the calendar months.
You define your fiscal year variants in Customizing for Financial Accounting as follows: Financial Accounting Global Settings Fiscal Year Maintain Fiscal Year Variant (Maintain Shortened Fiscal Year) When you record a document, you enter the posting date. When you post the document, the system uses the posting date specified to automatically determine the posting period. The posting period consists of a month and a fiscal year. Your fiscal year is year-dependent. This means that the fiscal year only applies to a specific calendar year.
Non Calendar Year

If your fiscal year differs from the calendar year, you must specify: How many posting periods you require How the system should determine the posting period and fiscal year from the posting date during posting: Posting Periods To enable the system to determine the posting period, specify month and day limits for the end of each period. Enter 29 as the day limit for February. This ensures that the system can also determine the posting period correctly in a leap year. If you enter 28 as the day limit for February, transaction figures posted on 29 February will be updated in the next period. If the next period is not open, the system issues an error message. Fiscal Year Since your fiscal year is not the same as the calendar year, you have to specify the year displacement for each posting period. You can use the entries -1, 0, and +1 for this.
Special Periods
Irrespective of how you have defined your fiscal year, you can also use special periods. Special periods subdivide the year-end closing period. They therefore merely divide the last posting
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period into several closing periods. This enables you to create several supplementary financial statements. A fiscal year usually has 12 posting periods. In General Ledger Accounting, you can define up to four special periods. If you do not need 12 posting periods, you can use the posting periods that are not required as special periods. If you use these additional closing periods, you must specify the number you require in the field No. special periods. when defining the fiscal year variants. You cannot exceed a maximum of 16 periods.
Year independent: the same number and dates for the periods every year. no importa em que ano esteja, todo o ano a mesma coisa Year-dependent: periods can be differ from year to year muda de ano para ano A uma company code associado uma variante de ano fiscal. A variante existe para permitir lanamentos em perodos. O perodo para lanamento determinado a partir da data de lanamento. Posting date -> Posting Periods Fiscal Year Variant Em uma variante de perodo define-se total de perodos, quando inicia-se e quando termina um perodo. Existe a opo de dizer que os perodos coincidem com o calendrio, desta maneira no necessrio dizer quando inicia-se e finaliza um perodo. Esta opo chama-se CALENDAR YEAR. A fiscal year variante existe para determinao do perodo de lanamento. Posting Period Varint Existe para determinar qual o perodo est aberto/fechado para lanamento Posting Period Ranges So dois: - range 1 : so os perodos normais e a ele est atribuido o grupo de autorizao que restringe a usurios especiais - Range 2: so os perodos especiais
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G/L Account Master Records

Chart of account
O intervalo de numerao sempre externo porm deve obedecer a faixa de numerao definida pelo account group. O registro mestre do plano de contas subdividido em reas: G/L Account Master Record in the chart of account segment - Account definition in chart of account (chart of account area): contm informaes que so vlidas a todas company codes que utilizam o plano de contas. - Account number, account name, account group (interval number, screen layout) , chart of account group, P/L (resultado) or Balance Sheet (patrimonial) account. - Translation/key word Contas patrimoniais so consideradas Balance Sheet account e isto significa que no final do perodo o saldo transportado para o perodo seguinte. Contas de resultado so consideradas P/L Accounts e isto significa que o saldo ser transferido para uma conta de lucro acumulado (retained ernings) no encerramento do perodo. IMG > FI Account > ... > business transaction > closing > caring forward G/L Account Master Record in the company code - Contm informaes especficas para a company code, como a moeda que ocorrer o lanamento contbil. - Account currency, Balance in local currency, tax category, reconciliation account, field status group, open item management, line item display, bank, interests, ... Line item display controla se os lanamentos sero exibidos detalhadamente ou se somente o saldo (balance) mostrando os totais de dbito/crdito. As contas de reconciliao devem estar com o campo line item display em branco, porque estas contas so totalizadoras e no devem mostrar o detalhamento. O detalhamento ser visto no razo especial (subledger) por cliente/fornecedor. Open item management Contas com este controle pode identificar lanamentos como opened ou cleared. Para contas com este controle necessrio o campo Line item display estar ativado. As contas que devem estar com este flag so: bank clearing account, payroll clearing account, cash discount clearing account, GL/IR account. As contas de reconciliao no precisam estar com este flag porque o conceito j est implcito. Account currency A moeda pode ser local ou estrangeira. A moeda local a moeda definida nos parametros da company code e a default no momento da criao do registro mestre da conta. Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 11
180152032.doc Se a moeda definida no registro mestre local currency ento o lanamento pode ser efetuado em qualquer moeda, a converso automtica para a local currency Nas transaes existem as informaes de local currency, currency 1, currency 2, currency 3, ... Se a moeda definida for diferente da LC, considera-se que somente podero ser efetuados lanamentos na moeda estrangeira. A converso ser feita automaticamente para a LC. Only Balances in local currency Os lanamentos podem ser efetuados em moeda estrangeira porm so sempre convertidos para LC e o saldo mantido somente em LC. As contas transitrias (clearing) devem estar com esta opo para evitar diferenas cambiais, bem como para contas de desconto e GR/IR clearing accounts. Geralmente flegado para contas de balance sheet que no so controladas em moeda estrangeira e no controlam partidas em aberto.
Account group
usado para organizar contas que possuem um funo similar no negcio. Exemplo: Cash, Asset, Material, P/L, Liability, ... Um grupo de contas vai definir o intervalo de numerao e o layout de tela
The account groups are entered in Customizing per chart of accounts. You do this in Financial Accounting Customizing under General Ledger Accounting G/L Accounts Master Data Preparations Define Account Group.
Account group est no segmento de plano de contas. Account group define quais os campos/regras para preenchimento dos campos do segmento Company-code, levando em considerao o tipo de transao (display, change, create, ...)
Master data field status

O que interfere no field status do registro mestre a transao (Create/Change/Display) e o account group definido no segmento Chart of Account. O Campo field status group do segmento company code define as regras de preenchimento dos campos durante o lanamento.
Reconciliation accounts
uma conta totalizadora de razes auxiliares (subsidiary ledger) para evitar volume muito grande de lanamentos dentro da contabilidade. O detalhamento estar no razo auxiliar (ativo, contas a pagar, contas a receber,...). A conta de reconciliao no permite lanamento direto. Para estas contas o campo display line item no deve estar flegado.
Transaction figure
Totaliza dbitos e crditos. Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 12
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Organization Structure of Cost Accounting

Controlling Area
O controle empresarial possvel somente quando as empresas que esto sobre uma controlling rea utilizam o mesmo plano de contas.
Controlling Area
Chart of accounts
Chart of accounts
Chart of accounts
Chart of accounts
Country-Specific Chart of account (Alternative account number)

Uma conta operacional (chart of account) est para uma conta country-specific O plano de contas operacional obrigatrio.
Group Chart of Account

usado para fins de consolidao. Uma conta do group chart of account pode consolidar vrias contas do plano operacional.
Cost Controlling Objects

Exemplos: Internal Order, Cost Objects, Networks, Projects, Cost Centers, Make-to-order Sales order
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Master Data in Accounts Payable / Accounts Receivable

Vendor/Customer Account in FI
Vendor/Customer account are made up of two ares: At client level : GENERAL DATA Campos importantes: Search Term, dados de endereo Dados de controle: group key, impostos Alternative Payee (vendor) /Alternative Payer (customer): recebedor/pagador alternativo Na execuo do programa de pagamento, informa-se como parametro o vendor/customer original porm os documentos so gerados para o alternative payee/payer Customer/Vendor Account: este campo usado para compensao entre faturas do A/P e A/R, para clientes que so fornecedores ou vice-Versa, esta informao customer account deve estar preenchida no Vendor Master Data e a informao vendor account deve estar preenchida no Customer Master Data
At company level: Campos importantes: Alternative Payee (vendor) /Alternative Payer (customer): pagador alternativo, este campo tem maior prioridade do que por client Reconciliation account Head office: matriz, todos os lanamentos da filial so lanados na matriz (no caso a matriz que ser cobrada). No line item or balances are managed in the branch account. Na execuo do programa de pagamento, informa-se como parametro o vendor/customer matriz (head office) e os documentos so gerados para a matriz. Payment terms Clearing with customer : quando o campo customer account estiver preenchido este campo estar disponvel para preenchimento. Quando este campo estiver preenchido, possvel fazer a compensao entre cliente e fornecedor
O dado mestre de fornecedor/cliente possui 3 segmentos ao todo: General data segment: client Company code segment: FI Purchasing organization segment: MM compras <- Fornecedor
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Sales area segment: SD Vendas <- Cliente
Account Groups for Vendor/Customer

usado para agrupar fornecedores/clientes com caractersticas semelhantes. Example: domestic vendors, vendors abroad, affiliated vendors, one-time accounts, ... O grupo de contas vai determinar o intervalo de numerao (interno/externo) e tambm determina qual ser a regra de preenchimento de campos da viso company code. One-time accounts: um grupo de contas que permite o cadastramento simplificado do fornecedor/clientes, porque ele ser usado somente uma vez. Durante a criao do fornecedor/cliente no so informados dados especficos porque estes dados so informados no momento da criao do documento de compras. Exemplo: dados de banco.
Field Status control Vendor/Customer Master Data

Tres caractersticas influenciam no controle de prenchimento de campos para os dados mestres. 1. Account Group field status 2. Transaction (Activity) field status 3. Company code field status A seguinte ordem de prioridade ser seguida: Suppressed Display Required Option Para vendor/customer master record, suppressed e required no d erro. Somente para G/L ocorre o erro.
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Purchasing Organization
a principal unidade organizacional de Compras (MM). Em termos de configurao, a organizao de compras atribuda a empresa ou ao centro. Possibilidades: 1. Uma purchasing organization para um centro 2. Uma purchasing organization para mais de um centro dentro de uma mesma company code 3. Uma purchasing organization para vrias company codes. (Cross-company code basis). Neste caso a purchasing organization no deve estar associada a company code no customizing.
Purchasing Data in the Vendor Master Record

No dado mestre de fornecedores definido tambm os dados de compras. Cadastro centralizado -> cadastro feito por uma nica rea ou pessoa Cadastro descentralizado -> cadastro feito pelo responsvel pela informao
Purchasing Flow x FI
1. Purchase order : no tem interface com FI 2. Goods receipt: recebimento fsico a. Gera documento de material b. Gera contabilizao 3. Invoice verification
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a. Gera documento de invoice verification b. Gera contabilizacao 4. Payment
Document Goods receipt Invoice Verification Payment Credita conta EM/EF = GR/IR GR = Goods receipt IR = Invoice receipt
Dbito Conta Balano Estoque GR/IR Fornecedor
Crdito GR/IR Fornecedor Banco
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GR e IR podem ser feitos em ordem oposta depende o que a empresa receber primeiro a fatura ou a mercadoria.
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Sales process x FI
No processo de Vendas existe a interface com FI no momento de registro de sada da mercadoria do estoque (Goods Issue) e no momento de faturamento (Invoice).
Credit Management
reas de controle de crdito so criadas para gerenciar o crdito dentro de uma company code. Uma rea de controle de crdito pode estar associada a 1 ou vrias company codes. Para o geranciamento do crdito do cliente necessrio o cadastramento do Credit management master data, estes dados so uma extenso do mestre de clientes.
O Credit management mster data tambm composto por: General data = disponvel para todo o cliente e portanto para todas as reas de controle de crdito. Por exemplo: total mximo do limite Credit control rea = dados especficos da rea de controle de crdito. Limite por rea de crdito e customers risk category.
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Master Data in Travel Management

O gerenciamento de viagem pertence ao mdulo FI e est relacionado ao mdulo de RH porm no necessrio que o mdulo de RH esteja implementado. Para que o pagamento ocorra necessrio que exista um fornecedor, se o mdulo de RH estiver implementado, o fornecedor est atribuido a um nmero de pessoal. Existe uma forma automatizada que gerar fornecedores para funcionrios que viajam dentro de um grupo de contas de fornecedor especfico. No mestre de fornecedor existe o nmero de pessoal.
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Master Data in Bank-Accounting

Bank Directory
Diretrio de bancos, estas informaes podem ser transferidas de meios externos e contm informaes a nvel de client como, country bank key, address, tax info,... O diretrio contm os dados mestres de bancos e sempre est a nvel de client. Este master data contm informaes gerais do banco, como country code e bank key.
House Banks
So os bancos que a prpria empresa utiliza. Ao house bank associa-se o bank key (diretrio de bancos). To be able to run the payment program, the system requires details on your own bank, and these details must be entered in the customer and vendor master records. In the company code-specific data of a vendor master record, you could for example enter the house bank from which payment is to be made to this vendor. If you do not enter a bank in the master record, you must specify the rules by which the payment program determines the bank. The data that you enter is the same in both cases - an ID code for your bank.
Bank accounts
Cada conta de banco representada pela combinao do HOUSE BANK ID e do ACCOUNT ID. Durante o programa de pagamento utilizado esta regra para determinao da conta. Uma G/L account deve ser criada para banco e no considerada uma conta de reconciliao.
Bank account at house Bank
Combination house bank and account ID
G/L account (relacionamentos sempre 1:1)
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Cash Ledger
Pode ser criado livros caixa (Cash Journal), cash journal pode ser criado para petty cash (caixinha). Cada cash journal poderia estar relacionado a uma conta contbil (conta de compensao = fundo fixo) que representa o cash journal dentro da contabilidade. Estudar mais sobre cash ledger.
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Document Control
O documento de FI identificado por document number (numerao interna ou externa), company code e fiscal year. Um evento de negcio pode gerar um ou mais documento.
Document header
As informaes do cabealho so disponveis a todo o documento em questo e a informao mais importante do header o document type. A informao mais importante do item a posting key. Document type document type controla o document header e usado para diferenciar transaes de negcios distintos a serem lanados em FI, por exemplo, customer invoice, vendor payment, etc... definido a nvel de client e portanto vlido para todas as company codes. Os maiores controle do document type so: O intervalo de numerao dos documentos e Account type permitidas para lanamento (cliente, balano, ativo, fornecedor,...) Outros controles so: Field status dos campos do cabealho do documento como text e reference number Se a fatura ser lanada com o net method O R/3 j vem com vrios document types standard como: DR: customer invoice DG: customer credit memo (type of account D e S) DZ: customer payments SA: G/L accounts posting AB: general (all type of accounts) KR: vendor invoices KG: Vendor credit memos KZ: vendor payments KN Vendor net invoices and credit memos RV: SD billing document (customer invoices) RE: MM billing documents (vendor invoices) ZP: automatic posting for payment program Account Type S (razo), A (imobilizado), K (cliente), D (fornecedor), M (material) Posting Key A posting key definida a nvel de client e tem a funo de determinar quais os type of accounts podem ser lanados, se um line item pode ser lanado a dbito ou a crdito e define detalhes adicionais de field status (regra de preenchimento de campos). Posting key indica: - se uma line item relaciona-se a um payment transaction Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 24
180152032.doc - ou se est relacionado a vendas A partir da funcionalidade EnjoySAP, as posting keys so denominadas Credit e Debit, automaticamente o sistema traduz para a posting key correta, dependendo da transao. Field-status para linha de lanamento O field status determinado por: account type, field status of posting key e field status of the account. Regra para determinao do field status de um campo no momento da criao de um documento de FI: 1. Se o campo for relevante para lanamento na conta para este tipo. Leva em considerao o field status do account type; 2. Obtem o field status da posting key e obtm o field status da conta (account) 3. Dado os 3 tipos de field status, account type, posting key e account. Ser usado a seguinte regra de prioridade. 1.Suppressed 2.Display 3.Required 4.Optional Suppressed e Required no podem ser combinadas. D erro !!! Field status groups Agrupam as regras de preenchimento de campos para cada categoria de contas e so associadas ao dado mestre de materiais. Um conjunto de field status group so agrupadas em uma field status variant. E a field status variant associada a(s) company code(s). Isto existe para permitir a modificao de um field status group sem interferir na customizao da company code. Se um lanamento feito para uma conta de cliente por exemplo (sub ledger account), o field status group da conta de reconciliao ser aplicado.
Posting periods
Posting period variant So os perodos de lanamento abertos para lanamento e so definidos em uma fiscal year variant. Vrias company codes podem usar a mesma posting period variant e ento o processo de abrir/fechar perodos contbeis feito para todas as empresas ao mesmo tempo. O processo de abrir ou fechar perodos pode ser feito por tipo de conta. Quando um documento est sendo lanado, a primeira verificao feita no account type +. Este tipo de conta deve estar aberto para qualquer perodo que tenha qualquer outro tipo de conta aberto. a entrada mnima na posting period variant. Fiscal year variant Determina quais so os perodos de lanamento.
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180152032.doc Limite de tolerncia Valor mximo a ser lanado por company code definido dentro do grupo de tolerncia.
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Posting Control
Defaults by the system
O sistema pode trazer como default informaes de diversas origens como: - User Master record - Parameter Memory (hold/set data) - System data - Account master data - Accounting function Value date = data efetiva (este campo pode ser configurado para trazer como default a data do sistema). I MG > Financial Account > FI Account Global Settings > Document > Default values for Document Processing > Default value date Maximum exchange rate possvel definir um valor mximo de diferena de converso de moeda durante a efetivao de um documento. IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Document Header > Maximum Exchange Rate Difference > Define Maximum Exchange Rate Difference per Company Code
Document change rules

Nem todos os campos podem ser modificados, de acordo com a regra de negcio define-se quais campos podem ser modificados ou no. Estas regras so diferenciadas por account type, company code e special G/L transactions. IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Line Item > Define Document Changes Rules
Payment terms OBB8

A condio de pagamento usada para definir a data base (baseline date) para o calculo da data de vcto (due date). Tambm define-se os descontos por perodo e percentuais. O holdback/retainage define as prestaes e a cada prestao tambm associado uma condio de pagamento. Transao OBB9. A condio de pagamento pode ser informada no dado mestre de clientes para o segmento Sales Area, fornecedores para o segmento Purchasing (Purchasing Organization) e tambm no segmento de company-code. Se a fatura estiver sendo criada por FI, o default ser do segmento company-code Se a fatura estiver sendo criada por SD/MM, o default ser do segmento rea de vendas/Purchasing respectivamente.
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180152032.doc No momento da criao de um credit memo, se a referencia a fatura original for utilizada a condio de pagamento obtida da fatura original, bem como as datas de vencimento. Caso contrrio, se no existir referencia a data de vencimento no ser calculada. Somente ser calculada se o campo documento de referencia for preenchido com V de VALID. Se o campo BLOCK KEY estiver setado, a fatura ser bloqueada. IMG > FI Account > Accounts Receivable and Accounts Payable > Business Transaction > Outgoing Invoices/Credit Memos > Maintain Terms of Payment
Cross-Company Code Transactions

Internacionalmente (Brasil no permite) pode ser feito lanamentos entre empresa, por exemplo no caso de Central Purchasing ou Central Payment. Estas transaes envolvem 1 lanamento por company-code. Sendo que os valores de impostos (tax) so lanados somente a 1a company-code. As contas transitrias (clearing accounts) usadas neste processo podem ser contas do G/L ou mesmo Customer/Vendor accounts. As company-codes envolvidas podem ter moedas diferentes. O nmero do documento composto por uma numerao sequencial da 1a empresa + company code 1a empresa + year. IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Prepare crosscompany code transaction
Reversal Document
Documentos podem ser revertidos de 2 maneiras Standard ou por lanamento negativo. Para que seja permitido lanamento negativo os seguintes pre-requisitos so considerados: 1. A empresa deve permitir lanamentos negativos 2. O tipo de documento deve permitir lanamentos negativos 3. O reversals reason deve estar customizado para lanamentos negativos IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Reversal Document Lanamento negativo ativado : ao estornar o documento original utiliza-se as mesmas posting keys do documento original porm muda o sinal para negativo. P.e. documento original com posting key 50 (crdito) e valor 1000, a reverso ser com a posting key 50(crdito) e no valor de 1000. Standard: reverte o lanamento utilizando a posting key inversa. P.e. documento original 40, reverso ser 50. Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 28
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Posting Tips
Hold/Set data: grava informaes temporariamente na memria Hold Document: grava com um numero temporrio o documento. Park Document: ao gravar gera um numero porm no lana o documento. Ao
lanar, mantm o mesmo nmero. usado para documentos incompletos. Substituies no afetam um parked document at que seja efetivado o lanamento. Mesmo parked possvel visualizar nos relatrios e til quando deseja-se usar Workflow para montar um fluxo de aprovao. Posting using reference document: indicando um nmero de documento de referencia possvel lanar um novo documento copiando os dados de um documento existente. Account Assignment Model (template): um modelo de linhas (contas, valores, centros de custo) j definidas para eliminar digitao. Pode ser usado dentro um parked document. Validaes / Substituies podem ser feitas sobre o document header/item. Recurring Entry Program: utilizado para processos que executam periodicamente da mesma maneira. Exemplo: aluguel, seguro, ...
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Currencies
IMG > Global Settings > Currency
Currency code=cdigo da moeda Currency exchange type = tipo de converso (compra, venda, mdia, ... )
M: Average B: Bank Selling Rate G: Bank Bying Rate
Translation factor = usado como fator 1:1 ou 1:100 ,... Exchange rates
So mantidas por : Currency exchange type, currency from, currency to, valid from and Exchange rate. Existem tools que facilitam o processo de entrada das taxas. So elas: Inversion, Base Currency e Exchange rate spreads.
Exchange rate spreads

uma margem que pode ser definida para evitar a digitao de vrios tipos de cambio. Por exemplo, pode-se cadastrar somente o cambio mdio e definir margens para o clculo do cambio de compra e do cambio de venda. Define-se neste exemplo que a moeda base (base currency) o cambio mdio.
Base Currency
A moeda base elimina a dupla para converso. Por exemplo: converter yen para libra 1. yen para euro 2. euro para libra No exemplo acima a moeda base EURO. E pode ser definida no exchange rate type. A base currency pode ser usada somente para cambio mdio
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Taxes
Tipos de taxaes permitidas no R/3 - Taxas por nvel de pas/federal - Taxas por nvel de estado/Jurisdio A cada pas (country code) est associado uma TAX PROCEDURE FOR CALCULATION. semelhante ao esquema de calculo de preos em SD, cada ACCOUNT KEY est associada a TAX ACCONT. A CONDITION TYPE define as regras para o clculo de impostos. No momento da determinao de conta define-se as regras (dbito ou crdito / tax code). IMG > FI Account > FI Accounting Global Settings > Taxes on Sales/Purchases > Posting > Define Tax Accounts
Tax Code
IMG > FI Account > FI Accounting Global Settings > Taxes on Sales/Purchases > Calculation > Define Tax Codes for Sales and Purchases O Tax code informado no momento de lanar um documento e est associado ao country code, assim sendo sabido qual o esquema de clculo de impostos. Pelo tax code tem-se o percentual de imposto e qual a determinao de contas
Tax Accounts
As contas de impostos dentro do G/L master record devem estar com o campo tax category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado.
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Procedure for Day-to-Day Planning

Trata-se do mdulo de Tesouraria mais especificamente Cash Management. Este mduloo permite a administrao do caixa controlando a previso/real das entradas e sadas. Assim sendo, o objetivo maior manter a liquidez da empresa para o cumprimento das obrigaes da melhor maneira possvel. As previses so feitas com base no que tem-se a pagar (A/P) e receber (A/R). Para todo este controle este mdulo pode trabalhar com contas transitrias para administrar as contas bancrias.
Planning Level
O nvel de tesouraria indica o nvel de controle as informaes. Este nvel est diretamente relacionado a conta contbil. Exemplo: Nvel F0 Conta me B8 Conta filha XX Conta filha
Conta Principal reflete o valor disponvel na conta 113100 reflete cheques no compensados 113108 sada de cheque 113117
As contas 113108 e 113117 com contas auxiliares. 1o Cheque de $100000 foi depositado Debita conta de cheques no compensados 113108 Credita conta de cliente 2o Cheque foi compensado Credita conta de cheques no compensados 113108 Debita conta principal 113100 3o Sada de cheque Debita conta de saida de cheque 113117 Credita conta principal 113100
Depsitos em cheque
um cenrio de negcio que controla no cash management os depsitos em cheque fazendo tambm a liquidao da fatura do cliente. O processo consiste em: 1. Entrada manual da lista de cheques depositados 2. Gravar e gerar uma sesso de batch-input 3. Contabilizar a. G/L documents (conta de banco) b. Subledger documents (contas auxiliares da tesouraria) Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 32
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Contabilizao 1. Sub-ledger document (este passo feito automaticamente) Credita cliente para compensar a partida em aberto Debita conta de cheques recebidos ( conta auxiliar ) -> transitory 2. G/L document ( +1 day) -> aps depsito confirmado Credita conta de cheques recebidos Debita conta de banco Customizaes 1. criar posting rule -> somente o cdigo 2. criar transaction e associ-la a posting rule -> a transao indicar qual a regra de lanamento (posting rule) 3. criar a variante (sap01) que indica o layout da tela de lista de cheques 4. criar os detalhes do lanamento a. Criar account symbols b. Assign account to account symbol i. Esta associao pode ser feita usando-se mascara especificando o final da conta p.e. . Quando o incio sempre o mesmo. +++++9 ii. Pode-se especificar diretamente a conta porm, se existir mais de um banco a customizao deve ser feita para cada banco e dever existir um smbolo para cada banco. c. Detalhar a posting rule i. Define-se os dbitos e crditos que so feitos no lanamento ii. Indica o document type que ser lanado iii. Indica o posting type
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Bank Statement
o extrato bancrio. No R/3 existe a possibilidade manual e automtica de lanar os movimentos de uma conta bancria no cash management. A lgica a mesma do depsito, porm possvel realizar vrias transaes porque o depsito consiste em mais de uma transao.
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Automatic Payment
O programa de pagamento usado para efetuar o pagamento automtico das partidas em aberto de um business partner. Assim sendo, o programa de pagamento varre as partidas em aberto, tanto de entrada como sada, A/R e A/P. Os seguintes passos so efetuados dentro do programa de pagamento: 1. Maitaining parameter: define-se quem, quando e como ser pago. 2. Schedule proposal: criar a proposta, lista os open items e business partners 3. Edit proposal: desbloqueios, ... 4. Schedule payments: posting orders: x generated x completed 5. Schedule print: p.e. cheque As seguintes configuraes so necessrias para o programa de pagamento: 1. All company codes: definir sending company code e paying company code 2. Paying Company codes: definir o valor mnimo para pagamento entrada/sada 3. Payment method / Country: a. County specific configurations b. Document types and clearing documents c. Print program d. Permitted currencies 4. Payment method / Company Code a. Mtodos de pagamento elegveis por company code b. Otimizaes: banco, cdigo postal, moeda estrangeira, clientes/fornecedores estrangeiros c. SAP Script (form data) 5. Bank selection: house banks and accounts determination a. Ranking order: ordem de determinao/escolha do banco por mtodo de pagamento. b. Amounts: definido o valor disponvel por house bank c. Accounts: define-se as contas de contrapartida (offsets) ao sub-ledger e as contas de compensao para bill of exchange
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Special G/L Transactions

So operaes especiais do G/L em A/P e A/R que so mostradas separadamente no G/L e Subsidiary ledger. Isto pode ser necessrio para relatrios ou razes internas. diferente de special purpose ledger (livro). As transaes de sub-ledgers refletem no G/L atravs de contas de reconciliao definidas no master record. As transaes especiais tambm utilizam contas de reconciliao porm so chamadas ALTERNATIVE RECONCILIATION ACCOUNTS. Esta conta mostra os line items. Line item display flag is checked. Todas as transaes especiais utilizam um cdigo de razo especial que indicar qual a operao. As operaes de razo especial podem ser dos seguintes tipos: 1. Free offsetting entry: feito um lanamento real e no momento do lanamento existe a opo de informar qual ser a conta de contrapartida. Exemplo: Lanamento de uma adiantamento 2. Noted items (partidas memo): no mostrado no balano. P.e. Solicitao de adiantamento 3. Automatic Statistical offsetting entry: so lanamentos que sempre contabilizam em uma mesma conta de contrapartida e geralmente fazem parte do anexo do banlano. p.e Posting a guarantee (cauo, proviso) Exemplos: Down payment request Down payment Bill of exchange request Bill of exchange Check/bill exchange Others: ind.value adjustment, secutity deposit (guarantee), interest (juros), reserve for bad debit, user-defined
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Clearing
Prerequisites for Clearing
The following prerequisites must be fulfilled in order for open items to be cleared: The accounts must be managed on an open item basis. The accounts that can be cleared automatically must be defined in Customizing for Financial Accounting. The items to be cleared cannot trigger a posting, for example, cash discounts or exchange rate differences. The items cannot be special G/L transactions.
Posting with clearing

Using the posting with clearing function, you enter document line items and then select the open items to be cleared. Once you have fulfilled all the prerequisites for clearing, the system clears the open items. The system generates one or more offsetting postings for the open items to be cleared.
Exemplos: Incoming and Outgoing payment Pagamento de uma invoice de cliente, saldo de open item ZERO.
Account Clearing
In this clearing procedure, you manually select open items that balance to zero from an account. Exemplo: manualmente clear uma invoice com uma credit memo. Este processo gera um clearing document sem line itens e este documento registrado tanto na invoice como no credit memo. If no additional postings are necessary to clear an account, the system generates a clearing document. However, the system might have to make clearing postings if line items from different business areas are part of the clearing transaction,
No momento de efetuar o lanamento de clearing o sistema considera limites de tolerncia para tratar as diferenas de valores entre open itens e o que est sendo pago/recebido.
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Payment differences
Payment differences arise during clearing if a customer has made an underpayment, or has made an unauthorized deduction for cash discount and the difference is within, or exceeds defined tolerance limits.
You can define:
Cash discount adjustment

The maximum difference amount for which the system should adjust the cash discount. The difference is added to or subtracted from the cash discount. The maximum amounts or percentages for which the system should automatically post any difference to a separate gain (revenue) or loss (expense) account if the cash discount cannot be adjusted.
Unauthorized deductions
You define tolerance limits separately for your employees and business partners. The system checks both limits when clearing open items and the posting to an gain or loss account is automatic. The lowest limit always has priority for the clearing transaction
O desconto pr calculado no considerado diferena de pagamento. O grupo de tolerncia atribuido ao mestre de cliente/fornecedor. Caso a diferena seja superior aos limites definidos dentro do grupo de tolerncia, o processo de clearing ser tratado manualmente e o lanamento poder ser efetuado das seguintes maneiras: 1. Partial payment: enquanto existirem diferenas, as partidas ficam em aberto 2. Residual item: as linhas so compensadas restando somente a diferena em aberto 3. Using a reason code: possvel definir uma justificativa para o no pagamento (judicial, ...) e a este reason code pode-se definir uma conta contbil para o lanamento da diferena (exemplo: conta de pendencia de pagamento aes judiciais). Exchange Rate Differences No momento em que feito o clearing de open itens em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenas devido a flutuaes das taxas de cambio. No momento do clearing esta diferena lanada automaticamente pelo sistema em uma conta de ganho ou perda. Todas as contas de reconciliao e G/L com open items em moeda estrangeira devem estar associadas a uma conta de receita/despesa para realizar os lanamentos e apurar o ganho/perda. Esta configurao (contas de gain/loss) podem estar associadas a: 1. todas as moedas e tipos de moeda 2. por moeda e currency type 3. por moeda 4. por currency type
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Additional Local Currencies

Os documentos de FI so armazenados em moeda local e moeda do documento. possvel gerenciar documentos em duas moedas adicionais que so opcionais.
Local Currency
Local currency a moeda definida na company code. Sempre ir existir e est em todos os documentos.
Update Currency
Update currency a moeda no qual as movimentaes so atualizadas. Podem ser update currency: Document currency: a moeda informada no documento no momento do lanamento Account currency: a moeda do mestre da conta, pode ser a moeda local ou moeda estrangeira. A conta que gerenciada em moeda estrangeira pode somente ser lanada em moeda estrangeira.
Customizaes
Currency type Additional local currency type Hard currency / country code: moeda forte Index currency / country code: moeda ndice Group currency / client Group company currency / company master: moeda do group company Na definio do exchange rate types definido a moeda base. Exchange rate type: define qual o tipo de cambio ser usado Output/Source currency for translation: define qual a moeda ser usada como base para a converso (transaction currency ou local currency) Type translation date: define qual a data ser usada para obteno da taxa de cambio, document date, posting date ou translation date. Ledger for Additional Currencies Para incluso de moedas adicionais s permitidas necessrio definir ledger adicionais que so usados para finalidade de relatrios. Integration FI-CO As moedas definidas em FI so: TC = transaction currency LC = local currency Paralel 2 Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 39
180152032.doc Paralel 3 Em CO existem os seguintes tipos de moeda: TC = transaction currency OC = Object currency CAC = Controlling Area Currency Se uma controlling area possuir mais de uma company code e estas company codes possuem local currencies diferentes, a moeda do objeto deve obedecer a local currency de cada company code. Caso contrrio, a OC pode ser livremente definida.
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Credit / Risk Management
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Asset Accounting
Chart of Depreciation
o conjunto de depreciation areas, atravs do qual o FI-AA gerencia valores diferentes nas reas de depreciao. Chart of Depreciation country-specific estruturado de maneira a atender os requisitos do pas, a SAP prov um chart of depreciation para cada pas e cada modelo de chart of depreciation contm reas de depreciao pr-definidas, mas possvel definir as prprias reas de depreciao. Chart of depreciation deve ser criado sempre novo com cpia do proposto pela SAP e pode ser apagado as depreciation areas no utilizadas e deve ser feito antes da criao de qualquer imobilizado.
Depreciation Area
Representa um tipo especfico de avaliao (valuation). Pode ser criado n reas de depreciao distintas, uma para cada propsito. As rea de depreciao existem para diferenciar necessidades distintas de balano, transaes e valorizaes. Assim pode-se ter mais de uma valorizao. Por exemplo: requerimentos regionais (pas), necessidades de impostos, incentivos, costing controlling e parallel accounting. Exemplos: 01 Book Depreciation (mais importante e deve sempre existir) nn Tax Depreciation nn Cost Accounting Depreciation nn Parallel Depreciation (em moeda estrangeira) USGAAP, ... O cdigo definido por 2 caracteres numrico.
rea derivada totaliza mais de uma rea de depreciao. Em cada rea de depreciao registrado (transaction figures): balance sheet values: APC Acquisition and Production Cost Depreciation value Net book Value = valor resitual Special valuation (interests) Data de incio da depreciao (default 01.01.yyyy) mas pode ser modificado Depreciation key = Depreciation terms : indica como ser calculada a depreciao (linear, ...) Vida til ( pode ser definida em YEARS and PERIODS)
Novas reas de depreciao podem ser includas depois do sistema produtivo com imobilizados.
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Chart of Accounts x Chart of Depreciation

FI-AA trabalha com o chart of account associado a company code em FI. Cada company code utiliza um nico chart of accounts e um nico chart of depreciation. Vrias company codes podem trabalhar com o mesmo chart of accounts e o mesmo chart of depreciation.
Cost Accounting Assignment

A controlling area j est atribuda a company code, assim sendo no necessria nenhuma customizao adicional. O que relaciona FI-AA a CO o preenchimento de CO objects no master record de FI-AA (cadastro do bem). Os seguintes objetos de CO podem ser preenchidos: - Cost Center - Internal Order (real or statistical) - Activity type - Maintenance contract A depreciao pode ser lanada de qq. rea de depreciao em CO. No possvel associar um asset a mais de um cost center, possvel associar o asset a uma ordem e esta ordem ir realizar o settlement (liquidao) aos respectivos centros de custo. Caso um ativo esteja associado a uma ordem e a um centro de custo, o sistema ir lanar a depreciao apenas para a ordem interna.
Asset Class
A classe de ativo a principal definio do ativo. Na classe de ativo defini-se parametros de controle e valores default de depreciao. Exemplos de classes de ativos: buildings, machinery, business equipment, assets under construction and low-value assets. A classe criada a nvel de client e posteriormente ser atribuida a no mnimo 1 chart of depreciation (1 classe pode ser atribuida a n chart of depreciations). Quando a classe atribuda ao chart of depreciation possvel definir os valores default para cada rea de depreciao. P.e. pode-se desativar uma rea para uma determinada classe e at mesmo uma classe pode no depreciar (asset under construction). Estas informaes default podem ser propostas e posteriormente sofrerem mudanas, ou mesmo podem ser mandatrias e no permitir mudana (field status a nvel de asset class). O mdulo de TR (treasury) usado para gerencialmento de ativos financeiros e o mdulo de PM usado para o gerenciamento tcnico dos ativos. Funes e sesses da Asset Class A classe composta por duas sesses principais: - Master data section Account determination Number range Screen layout - Depreciatin area data section Control data Default values for depreciation terms for each depreciation area Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 43
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Funes adicionais: - Copy asset class from reference - Specify required entry fields for asset master data - Define allowed entries for user fields - Enter and change default values in asset classes Special Asset Class: Asset under Construction Depreciation key 0000 (not calculated) in depreciation areas for balance sheet. It is possible to post down payments on AuC. Special Asset Class: Low Value Asset Existe para checar valor mximo permitido de aquisio. Pode ser gerenciado individualmente (1 ativo por dado mestre) o coletivamente (n ativos), porm deve ser definida uma classe distinta para cada tipo.
Asset Master Data

O asset master data definido por company code e por business area caso a business area esteja ativada.O asset master data tambm pode estar associado a vrios objetos de CO (Cost Center, internal order, activity type, ... ). Ao se cadastrar um imobilizado mandatrio informar a classe e esta ser a principal classificao do imobilizado. Todo imobilizado deve estar atribudo a somente uma classe. Creation A criao pode ser feita usando uma classe ou por referencia a outro imobilizado. Tambm possvel criar mltiplos imobilizados similares informando a quantidade de imobilizados similares, as seguintes informaes podem ser informadas por imobilizado que est sendo criado: description, inventory number, business area, cost center, evaluation groups 1 to 5. Group Assets and Sub-numbers
Sub-numeros podem ser criados sobre um grupo de ativo. O bem principal termina com 0000 e os sub-number so sequenciais a partir de 0001...
Time-dependent data
So informaes que podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por perodo. So informaes como, cost center, ordem, shift factor, shutdown. O processamento peridico de lanamento de depreciao considera o perodo para lanar em um centro de custo, acelerar a depreciao, ...
Depreciation area XX in the Asset / Asset Class

Os valores default vem da classe e podem ser alterados. Alguns valores como: useful life, depreciation key, ordinary depreciation start (a partir da data de aquisio), ... Alguns dados so derivados do lanamento de aquisio. Alguns valores so usados somente pela rea de depreciao de custos como, index (para determinao do valor de reposio), scrap value, variable depreciation amount.
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Depreciation Area and the Balance Sheet

Valores podem ser lanados de reas individuais para contas separadas do balano no G/L. Por exemplo, book depreciation area e Cost Account area podem realizar lanamentos para contas distintas para Financial Statement Versions distintos.
Define Posting to G/L

0 = No posting (only reporting) 1 = APC Online and Periodic Depreciation -> rea 01 = Book depreciation 2 = APC Periodic and Periodic Depreciation -> rea nn 3 = Periodic Depreciation (no posting APC) -> cost-acct depr.
Mais de uma rea pode lanar no G/L. Depreciation sempre lanada peridicamente (mensal). Outras reas de depreciao podem receber valores da rea 01, mas podem calcular e lanar diferentes valores de depreciao ao G/L. Pode-se definir rea de depreciao com o propsito somente de relatrios, no qual nenhum lanamento feito no G/L.
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Account determination (allocation)

A determinao da contabilizao ocorre atravs da classe pelo account allocation. Os lanamentos so realizados em contas de balano (balance sheet accounts) ou contas de depreciao. Existe uma chave chamada account determination e pode ter o mesmo cdigo da conta contbil (facilita muito e diminui o tamanho do catlogo de classes), podem existir mais classes que contas contbeis do balano, mais de uma classe direcionando para a mesma conta de balano, neste caso est sendo usado o mesmo chart of account. No caso de estar sendo utilizado mais de um chart of account, no necessrio a criao de mais de um account determination key. Ativos que esto em uma mesma classe correspondero a mesma conta de reconciliao. Tambm possvel realizar lanamentos em Cost accounting depreciation accounts. Chart of Depreciation Chart of Accounts Account Determination DEPRECIATION AREAS Account Assignment
Acquisition and Clearing Account Retirement Gain and Loss and Clearing Revaluation ... Cost amount not capitilized ... Depreciation accounts o Ordinary depr. (accumulated depr, Expense account, Write-up revenue) o Unplaned depr. o Revaluation of depreciation, interest, ...
Number Range Intervals

O Intervalo de numerao pode ser interno ou externo e pode ser atribuido a cada company code ou todas as company codes podem compartilhar number ranges.
Screen layout of Asset Master Record

Os campos so agrupados em field groups e estas definies so feitas campo a campo. possvel definir dentro do screen layout: - Information on the field ( required entry, optional, display, suppress) - Maintenance level (class, main no. , sub-no. ). Por sub-no mais flexvel. - Copy (reference copy)
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Screen layout for Valuation Data

Trata-se das regras de preenchimento de campos para cada classe em cada rea de depreciao. Defaults propostos pela SAP (1000/2000). Tambm possibilita regra Maintenance Level.
Lean Implementation
Trata-se de uma ferramenta que gera as customizaes de acordo com o standard para a sua empresa. Regras: - empresas pequenas - standard functions - small asset class catalog - funes no contempladas: depreciation areas in FC, consolidation, own depreciation keys, transaction types, reports (in additional), group assets
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Closing
Month-end Closing Overview
O fechamento mensal consiste em: Pre-closing Abertura do novo perodo, lanamentos de ajustes (preparatory postings), fechar subledgers/feeder systems (FI-AA, A/R, A/P), fechamento preliminar (balano preliminar). Managerial close Consiste nas atividades que envolvem redistribuio de custos (repostings) usando alocao e liquidaes de custos (settlements).. Neste momento pode ser necessrio a reabertura do G/L para lanamentos de ajustes Financial close Ajustes finais de avaliao (valuation) e balano antes que da concluso do fechamento e da emisso dos relatrios. Ajustes do cash flow que so feitos por CO e sero atualizadas em FI atravs do Reconciliation Ledger Adjustment. Algumas atividades: CO reconciliation posting to FI, Foreign Currency revaluations, Business Area/Profit center/Profiability segment adjustments, Final Close old period, Reporting
Year-End Closing Overview

Alm do fechamento mensal que ser realizado da mesma maneira, algumas atividades de encerramento anual so requeridas. Pre-close Abrir o novo ano fiscal Realizar as avaliaes de fim de ano de materiais e ativos Balance confirmation enviado a clientes/fornecedores para verificar se o saldo est correto Fiscal year change AA, prepara o AA tecnicamente para o novo ano Balance carry foward, prepara os saldos em FI para o prximo ano. Contas de balano transporte do saldo e apurao de resultado Financial close (new year) Account analysis and regrouping account information para melhorar a apresentao das informaes no balano Reconciliao entre o antigo e novo ano Qualquer lanamento de ajuste Fechamanto do ano anterior Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 48
180152032.doc Relatrios
Financial Statement
Financial Statement Version So outputs distintos para propsitos distintos, p.e., internal view, external view, auditors view. O financial Statement version uma estrutura de balano composta por linhas que constituem nveis hierarquicos. Um FSV est associado a um chart of account e ao idioma, o ltimo nvel de um n conter a relao de contas contbeis que podem ser mostradas no caso de Dbitos e/ou Crditos. Na criao de um FSV o sistema fornece automaticamente 4 nveis e que podem ser modificados a partir deste momento. A profundidade de um n deve ter no mximo 10 nveis. O nmero de contas contbeis ilimitado. Cada FSV deve ter os seguintes itens especiais: - Assets - Liabilities - Balance sheet profit/loss - Profit and loss results - Not allocable The FSV offers a flexible layout of the balance sheet/profit and loss statement produced by the standard financial statement program. The version technique offers freely definable texts and includes pre-configured summarization and grouping features. Account Group Allocation According to Balance usado para definir em qual linha do balano ser mostrado o valor. Na definio do FSV ao atribuir uma conta contbel a um n, define-se se sero mostrados os valores a crdito (negativo) ou a dbito (positivo). Cost-of-sales and Period Accounting Views Cost-of-sales is an alternative to the period accounting display of Profit and Loss information. In the R/3 System, functional areas are used to obtain the cost-of-sales view.
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Assets and Liabilities FIXED ASSETS

Asset History Sheet x account reconciliation O quadro do imobilizado (anual) contm a situao das contas de reconciliao do imobilizado. Os imobilizados fazem parte do balance sheet atravs das contas de reconciliao que so totalizadoras. Periodic Tasks - Special valuations of fixed assets Replacement value (index series) Insurable values (index series) - Investment Support - Depreciation run online - Interests - Periodic postings - Inflation adjustment Settlement of Capital Investment Measures Consiste na liquidao peridica de uma ordem de investimentos. Esta liquidao pode ser feita para um imobilizado (Asset under construction) que reflete no G/L. Orders/WBS elements -> Asset under construction -> Asset history Sheet No Final settlement (liquidao final) o asset under construction transferido automaticamente para a conta/classe definitiva. Depreciation As depreciaes, interests (juros) e reavalicaes so controladas por chaves de clculo. Podem ser lanadas manualmente por meio de uma special posting transaction. A depreciao deve ser lanada periodicamente em FI e este lanamento feito de maneira sumarizada. Mudana de perodo 1o Post depreciation 2o Fiscal year change (preparao tcnica para o prximo ano) 3o Year end closing (close old year)
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Assets and Liabilities CURRENT ASSETS

Trata-se das interferncias de A/R, A/P e MM no fechamento GR/IR Clearing Account - MM Analise da conta de GR/IR para verificar diferenas Existe a possibilidade de fazer um regroup e transferir o saldo existente nesta conta para outra contra. Por conta de reconciliao define-se as contas que sero usadas no regroup. No incio do prximo perodo este lanamento ser estornado. A conta de GR/IR deve estar com o flag OPEN ITEM MANAGEMENT flegado. Material Price Change MM Mudana do preo standard para um novo preo gera contabilizao, debita estoque e credita conta de despesa/receita. Material Valuation MM O processo de valuation gera listas que podem ser liberadas pela contabilidade e ento geram documentos contbeis. Quando o mtodo de avaliao alterado, lanamentos tambm so gerados. Inventrio MM As diferenas entre contagem fsica e o contbil podem ser corrigidas a partir de lanamentos contbeis. Estoque x conta de diferena de inventrio. Diferena pode ser + ou -. Balance Confirmation A/R ou A/P Troca de saldo entre empresa e cliente/fornecedor. feito: - Balance request - Balance confirmation - Balance Notification Passos: 1. Define names for printing correspondences: programs + forms 2. Define sender details: texts (header, footer, ...) 3. Define reply address for balance confirmation (dados) 4. Specify selection criteria for balance confirmation (variants) 5. Prepare balance confirmation (variants) Change reconciliation account A/R ou A/P A conta de reconciliao pode ser modificada, gerando algumas contabilizaes. Accural/Deferral Postings A/P Proviso. P.E. Aluguel Consiste em gerar um documento de proviso no mes atual informando a data que ser revertida e o reversal code. Na data especificada ser gerado o documento de reverso. IVA Posting for Doubtful Receivables - A/R Proviso para devedores duvidosos. IVA = Individual value adjustment Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 51
180152032.doc Este processo feito sem clearing porque o cliente deve. um exemplo de Special G/L transaction porque envolve conta de reconciliao alternativa, a conta de reconciliao do cliente no pode ser usada para que o clearing no seja feita (O CLIENTE DEVE). O campo DUE DATE obrigatrio para que seja alimentado o cash flow. Customizaes: - Por cliente define-se quais so as contas de reconc. Alternativas para devedores duvidosos. - usado a letra (special g/l indicator) E, com o significado reserv for bad debit e a partir desta letra chega-se a conta de reconciliao Contabilizao: - Dbito na conta de despesa - Crdito na conta de proviso para devedores duvidosos - Quando o cliente paga feita a reverso da proviso Flat rate IVA posting for doubtful receivables A/R Trata-se de uma taxa fixa a ser lanada na proviso de despesas com devedores duvidosos. No mestre de clientes existe o campo value adjustment, este campo est associado a uma customizao que possue os % a serem aplicados para a avaliao. Value adjustment 01 01 Days (at n dias) 30 60 Debit rate (%) 1 2
Automatic flat-rate IVA for overdue receivables -> vai aplicar taxa fixa para IVA doubtful receivables. Este processo realizado no fechamento para a avaliao das despesas com devedores duvidosos. Este processo gera uma proposta de avaliao que pode ser editada e posteriormente transferida para que os lanamentos sejam gerados. Foreign Currency Valuation A/R e A/P SAPF100 Valuation de partidas em aberto realizadas em moeda estrangeira (imp/exp). Em operaes realizadas em moeda estrangeira os dados so armazenados na moeda da transao. No final do perodo, o processo de valuation consiste em trazer para o valor presente apurando as diferenas cambiais. Para que este processo seja executado se faz necessrio: 1. Valuation Method DEMO: converte o saldo pela taxa mdia KTO: utiliza taxa de compra (G) para converter os dbitos (A/R) utiliza taxa de venda (B) para converter os crditos (A/P)
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180152032.doc 2. Contas de ajuste: por contas de reconciliao + cdigo de transao (account determination) define-se as contas de ganho e perda. No caso da valuation do balano (saldo) utilizado o campo EXCHANGE RATE DIFFERENCE KEY para identificar a contabilizao este campo pertence ao G/L master data. SAPF101 Sorted List Listing Receivables/Payables Reclassifica o saldo entre as contas de acordo com o prazo para visualizao no balano (curto prazo, longo prazo, >1 ano, ...) Account Determination in Foreign Currency Balances Contas gerenciadas em moeda estrangeira so avaliadas pelo saldo e usam o campo EXCHANGE DIFFERENCE KEY para identificar as contas.
Profit and Loss Closing Controlling

Impactos do fechamento de CO em FI. Os custos sao enviados de FI para CO atravs dos cost elements (classes de custos), o custo pode ser direto (ordens de produo CO-PC, ativos AA, estoque MM) ou indiretos (ordens internas CO-ABC, centros de custos
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Controlling
Accounts and cost elements: - FI -> primary costs -> CO - CO cria secondary costs - You MUST create the primary cost elements in FI as G/L accounts before you can create them in CO
Master Data
Transaction Data: - Master Data - Cost Elements - Cost Centers - Activity Types - Statistical - Key Figures - Transaction Data: - Line Itens - Total Records - Master Data: permanecem fixo no sistema ao longo do tempo. - Transaction Data: so assinalados para os master data. Chart of Accounts: - A relao entre FI e CO acontece na representao das contas de resultado, como elementos de custos primrios em CO. (Cost elements and Revenue Elements). - Os elementos secundrios esto representados apenas em CO. - Elemento primrio ligado a FI, o secundrio no - Na verso 4.6 pode ser configurada a passagem automtica de FI para CO Cost Elements: - Secundary Cost Elements: identificam custos internos de CO (ex. rateio, liquidao, etc.) - Primary Cost Elements: identificam custos/receitas geradas em FI. - Obs.: qdo vc cria um elemento de custos, deve atribuir a este uma categoria de elemento de custos. Hierarquia Standard de Cost Center: - Para se criar um elemento de custos primrio, deve existir a conta contbil correspondente. - A hierarquia standard deve ser criada anteriormente (pr requisito) dos centros de custos. Valria Barthel Baio 14/10/2013 Pgina 55
180152032.doc possvel determinar a hierarquia standard, agrupando-se os centros de custos afins. Cada um dos ns desta hierarquia corresponder a um grupo de centros de custos. Na verso 4.6 possvel o processamento coletivo de centros de custos, para efetuar alteraes. (Ex. alterar o responsvel pelo centro de custos).
Activity Types: - Utilizado para qualificar (classificar) os custos primrios, e serve como um tracing para a locao dos custos - O planejamento da atividade gera um vnculo entre a atividade e o centro de custos. - O centro de custos pode ter mais de uma atividade. - A atividade esta sempre ligada a n centros de custos. - Para cada atividade deve estar atribudo um elemento de custos secundrio. - O custo absorvido pela atividade, corresponde ao seu preo. - A alocao de atividades precisa de: tipo de atividade, preo da atividade e centro de custos. - Regras bsicas: - Uma atividade nunca est s (sempre pendurada a 1 ou mais CC) - Uma atividade tem que ser planejada para o CC - Gera o vinculo no planejamento - Gera a forma de calculo (tarifa) Statistical Key Figures: - So utilizadas para acompanhar transaes peridicas como distribuies ou rateios. - Podem ser fixas (fixed value) para determinar valor mdio (average) ou total (total value) para determinar a somatria dos registros. - Pode utilizar figuras estatsticas como: - Critrio de rateio - Critrio de performance Time-Dependent Master Data: - Pode-se armazenar master data (centro de custos, atividades, elementos de custos) com dependncia de data, possibilitando, por exemplo, gerar relatrios com esta classificao. - Alguns campos so definidos como time-dependents pela SAP e s podem ser alterados considerando o ano fiscal (se j existe registro no ano fiscal, a alterao s poder ser feita no prximo exerccio). - A hierarquia standard no depende de tempo, as alteraes refletem no histrico das informaes. - Para aumentar a validade de um master data, preciso cri-lo' novamente a partir da data final de validade do j existente.
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Master Data Groups: - Utilizados para sumarizar os vrios tipos de master datas (cost center, actyvities..) - Voc pode usar o grupo para processar vrios master data ao mesmo tempo. - A hierarquia standard de centros de custos tambm um 'master data groups'. Todos os centros de custos devem estar ligados hierarquia standard.
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Resumo Academia FI - SD

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MASTER DATA IN TRAVEL MANAGEMENT.................................................... 20

Valria Barthel Baio 14/10/2013

SPECIAL G/L TRANSACTIONS............................................................................... 36

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Organizational Units and Basic Setting

Company = Group Company = Sociedade

Company Code x Controlling Area

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Elementos de uma company code:

Global parameters: chart of account fiscal year (variant) defaults

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Operating chart of accounts

Group chart of accounts

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Country-specific chart of accounts

Non Calendar Year

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

G/L Account Master Records

Master data field status

Organization Structure of Cost Accounting

Country-Specific Chart of account (Alternative account number)

Group Chart of Account

Cost Controlling Objects

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Master Data in Accounts Payable / Accounts Receivable

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Account Groups for Vendor/Customer

Field Status control Vendor/Customer Master Data

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Purchasing Data in the Vendor Master Record

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Dbito Conta Balano Estoque GR/IR Fornecedor

Crdito GR/IR Fornecedor Banco

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Master Data in Travel Management

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Master Data in Bank-Accounting

Bank account at house Bank

Combination house bank and account ID

G/L account (relacionamentos sempre 1:1)

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Document change rules

Payment terms OBB8

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Cross-Company Code Transactions

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Exchange rate spreads

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Valria Barthel Baio 14/10/2013

Procedure for Day-to-Day Planning

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Valria Barthel Baio 14/10/2013

Special G/L Transactions