Inregistrarea unei firme noi la ITM si activarea parolei Revisal

Inregistrarea unei firme noi la ITM se face in situatia cand aveti deja primul angajat cu contract individual de munca. Pentru inregistrare va trebuiesc urmatoarele : 1. Actele societatii : actul constitutiv al societatii, certificatul unic de inregistrare (CUI) si sentinta judecatoreasca de infiintare a societatii in ORIGINAL + COPII; 2. Contractul de munca (contractele) in 3 exemplare, copie dupa CI/BI, copie dupa certificatul de nastere si dupa ultimul act de studii. 3. Bliblioraft plus trei dosare cu sina La ITM veti primi un cod de inregistrare pentru firma si un numar de inregistrare pentru contractul individual de munca. Pentru REVISAL faceti cerere pentru inregistrari online prin programul Revisal si veti primi parola de acces in program. Tot ce trebuie sa faceti este sa obtineti userul (care este codul fiscal al societatii) si parola necesara trimiterii Registrului de Evidenta a Salariatilor(Revisal). Pentru aceata trebuie sa mergeti la sediul ITM cu urmatoarele acte: -cerere tip pentru eliberarea parolei, -imputernicire model (gasiti aici); -copie Certificat de Inregistrare; -copie Carte de Identitate delegat. Aceasta parola se poate elibera numai daca firma are deja inregistrat minim un angajat, sau a avut operat in Revisal cel putin un angajat. In caz contrar, pentru prima inregistrare se depune Registrul pe un suport electronic, la sediul ITM-ului , apoi se depune cererea pentru eliberarea parolei. Dupa ce se primeste parola, aceasta poate fi utilizata pe site-ul celor de la inspectia muncii. Aici userul este codul de identificare fiscala, si parola este cea primita de la ITM. Pe acest site se poate incarca Registrul de Evidenta a Salariatilor, inregistrare care suprascrie precedenta incarcare a registrului. De aceea este bine sa verificati atent fisierul inainte de incarcare, pentru ca datele angajatilor sa nu se piarda, fapt ce pot aduce prejudicii inclusiv

salariatilor. Pentru mai multe detalii nu ezitati sa lasati un comentariu mai jos, sau ma contactati. 1. Daca alege varianta delegarii responsabilitatii catre salariatii proprii trebuie completata o decizie in acest sens (puteti consulta atasat un model de decizie). Decizia va cuprinde: numele si prenumele persoanei (-lor) desemnate; obligatia acestor persoane de a actiona doar in baza instructiunilor primite de la angajator; obligatia de a aplica masurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei forme de prelucrare ilegala. Atentie! Decizia nu se depune la inspectoratul de munca (ITM), se va pastra la angajator si va fi prezentata inspectorilor de munca in cazul unui control. 2. Daca se alege varianta externalizarii completarii ReviSal catre un prestator de servicii trebuie completate urmatoarele documente: A. Contract de prestari servicii (puteti consulta atasat un model de contract) Acesta trebuie sa cuprinda obligatoriu urmatoarele informatii: interdictia subcontractarii, serviciilor de completare si transmitere a registrului incredintate de angajator; data intrarii in viguare si durata; obligatia prestatorului de a actiona doar in baza instructiunilor primite de la angajator/beneficiar; obligatia prestatorului de a aplica masurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei forme de prelucrare ilegala; obligatia prestatorului de utiliza pentru completarea i transmiterea registrului doar persoane care prezinta suficiente garantii in ceea ce priveste masurile de securitate tehnica si organizatorice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal. B. Informare (un model de informare poate fi consultat in atasament). Acest document se depune la Inspectoratul Teritorial de Munca in raza caruia angajatorul isi are sediul, in termen de 3 zile de la incheierea contractului de prestari servicii. Informarea va cuprinde:

denumirea prestatorului de servicii; codul unic de identificare al prestatorului de servicii; data de la care s-a contractat serviciul pentru completarea si depunerea ReviSal.

La aceasta informare se anexeaza o copie de pe CUI-ul prestatorului de servicii. Atentie! Obligatia inregistrarii prestatorilor de servicii la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal ca si operatori de date cu caracter personal a fost o interpretare gresita a legii; nu se mai solicita aceast demers. Versiunea noua a ReviSal, conforma cu dispozitiile HG 500/2011 o gasiti la: http://www.inspectiamuncii.ro/ Transmiterea on-line a ReviSal se face accesand adresa https://reges.inspectiamuncii.ro/. Pentru eliberarea utilizatorului si parolei pentru depunerea on-line a ReviSal, trebuie sa va deplasati la ITM-ul in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, cu urmatoarele acte: cerere scrisa pentru eliberarea numelui de utilizator si a parolei; imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul in care persoana care solicita obtinerea numelui de utilizator si parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului (consultati atasat un model de imputernicire); copie dupa certificatul de inmatriculare; copie dupa actul de identitate al persoanei imputernicite.

Persoanele imputernicite pentru completarea si transmiterea REVISAL

Obligatia infiintarii, completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor catre inspectoratul de munca competent teritorial apartine persoanei fizice ori juridice ce are calitatea de angajator in sensul dispozitiilor art. 14 din Codul muncii, republicat, precum si entitatilor asimilate angajatorului in conditiile H.G. nr. 500/2011, modificata si completata, (sucursale, agentii, reprezentante, precum si orice alte unitati fara personalitate juridica carora le-a fost delegata competenta incadrarii personalului si a infiintarii registrului general de evidenta a salariatilor). Atat angajatorii cat si entitatile asimilate acestora, in calitate de operatori de date cu caracter personal conform dispozitiilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata, deleaga indeplinirea acestor atributii unor persoane fizice ori juridice. Persoana imputernicita sa completeze si sa transmita REVISAL pe seama angajatorului, poate fi atat un angajat al acestuia, cat si un prestator specializat, inregistrat la

inspectoratul teritorial de munca. In acceptiunea Legii nr. 677/2001, acest mandatar are calitatea de persoana imputernicita de catre operatorul de date cu caracter personal. Completarea si transmiterea REVISAL de catre o persoana nominalizata de angajator Completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor se poate face de catre o persoana nominalizata de catre angajator, prin intermediul unei decizii scrise. Este vorba despre un salariat care isi desfasoara activitatea in subordinea angajatorului respectiv, indiferent de functia pe care o ocupa si de tipul contractului individual de munca incheiat. La desemnarea acestui salariat, angajatorul este obligat sa tina seama de prevederile speciale ale Legii nr. 677/2001, care impun alegerea unei persoane ce prezinta suficiente garantii in privinta respectarii masurilor de securitate tehnica si organizatorica in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal. Cu alte cuvinte, angajatorul va trebui sa tina cont atat de pregatirea profesionala a angajatului desemnat, cat si de cazierul disciplinar al acestuia. In temeiul Ordinului Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, operatorul de date (angajatorul) este obligat sa faca informarea utilizatorului (salariatul nominalizat) cu privire la dispozitiile Legii nr. 677/2001 in legatura cu cerintele minime de securitate a prelucrarii de date cu caracter personal, precum si la riscurile pe care le comporta prelucrarea acestor date. In acest context, utilizatorul trebuie instruit cu privire la obligatia de a inchide sesiunea de lucru la momentul parasirii locului de munca, precum si dezactivarea tastei print screen atunci cand sunt afisate pe monitor date cu caracter personal, interzicandu-se astfel tiparirea la imprimanta a acestor date. Scoaterea la imprimanta a datelor cu caracter personal se poate realiza numai de catre utilizatori autorizati special de catre operator, cu obligatia elaborarii in prealabil a unei proceduri interne privind folosirea si distrugerea acestor materiale. Forma scrisa a deciziei de nominalizare a salariatului ori salariatilor care completeaza si transmit REVISAL este obligatorie, avand caracter ad validitatem, aspect care rezulta in primul rand din coroborarea prevederilor art. 2 alin. (5) din H.G. nr. 500/2011, modificata si completata, si art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Fiind vorba despre un act juridic aflat in interdependenta cu contractul individual de munca, forma scrisa obligatorie a acestei decizii este subliniata si prin dispozitiile art. 16 alin. (1) din Codul muncii, republicat. In conformitate cu prevederile art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificata si completata, decizia de nominalizare trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele mentiuni: obligatia salariatului nominalizat/salariatilor nominalizati de a actiona in vederea

prelucrarii datelor cu caracter personal doar in baza instructiunilor primite de la operator; obligatia salariatului nominalizat/salariatilor nominalizati de a aplica masurile de securitate tehnica si organizatorica cele mai adecvate in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal. Lipsa mentionarii in decizie a acestor prevederi obligatorii nu atrage nulitatea expresa a deciziei, ci doar sanctionarea contraventionala a angajatorului, in calitatea sa de operator de date cu caracter personal. Decizia de nominalizare in vederea completarii si transmiterii REVISAL are caracter unilateral, fiind emisa de catre angajator fara a fi necesar consimtamantul salariatului desemnat, spre deosebire de elaborarea atributiilor de serviciu prin intermediul fisei de post, care este supusa acordului de vointa al partilor contractului individual de munca. Angajatul nominalizat in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor poate contesta in fata instantei de judecata decizia angajatorului. Avand in vedere ca este vorba despre o masura unilaterala a angajatorului, aflata in legatura cu executarea contractului individual de munca, apreciem ca termenul de contestare este de 45 de zile calendaristice de la data comunicarii, potrivit art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011 Legea dialogului social. Totodata, dispozitiile procedurale speciale in privinta solutionarii conflictelor individuale de munca devin aplicabile in acest caz. Decizia de nominalizare a angajatului ori angajatilor care completeaza si transmit registrul general de evidenta a salariatilor nu se depune la inspectoratul teritorial de munca competent, ci se pastreaza la sediul principal sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului ce are competenta de a completa si a transmite REVISAL, urmand a fi prezentata inspectorilor de munca in cazul unui control. Emiterea acestei decizii nu il exonereaza pe angajator de obligatiile stabilite prin H.G. nr. 500/2011. Raspunderea angajatului nominalizat pentru completarea necorespunzatoare sau, dupa caz, pentru necompletarea registrului general de evidenta a salariatilor nu are natura juridica administrativa, acesta neputand fi sanctionat contraventional de catre inspectorii de munca. Raspunderea acestui angajat se circumscrie exclusiv sferei dreptului muncii, in speta raspunderii disciplinare si, dupa caz, raspunderii patrimoniale. Completarea si transmiterea REVISAL de catre un prestator specializat, in baza unui contract de prestari servicii Completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor se poate face si in baza unui contract incheiat de angajator cu un prestator de servicii specializat. In acest caz sunt aplicabile urmatoarele reguli speciale: Contractul de prestari servicii poate fi incheiat de catre angajator numai cu un prestator de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca. Contractul de prestari servicii trebuie incheiat obligatoriu in forma scrisa (ad

validitatem). Contractul de prestari servicii are natura juridica comerciala si trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele clauze: data intrarii in vigoare a contractului si durata acestuia; obligatia prestatorului specializat de a actiona in vederea prelucrarii datelor cu caracter personal doar in baza instructiunilor primite de la operator; obligatia prestatorului specializat de a aplica masurile de securitate tehnica si organizatorica cele mai adecvate in activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal; obligatia prestatorului de a utiliza pentru completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor numai personal care prezinta suficiente garantii cu privire la masurile de securitate tehnica si organizatorica necesare pentru asigurarea protectiei datelor cu caracter personal. Prestatorul de servicii specializat nu poate subcontracta catre un tert serviciul de completare si transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor, incredintat de catre angajator in baza contractului de prestari servicii incheiat. Aceasta interdictie este prevazuta de lege si trebuie mentionata numai cu titlu informativ in contractul de prestari servicii care se incheie in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor. Incheierea contractului de prestari servicii cu un prestator specializat nu il exonereaza pe angajator de obligatiile privind completarea si transmiterea REVISAL, stabilite prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata. Raspunderea prestatorului specializat este doar de natura contractuala, acesta neputand fi sanctionat administrativ de Inspectia muncii pentru necompletarea sau completarea necorespunzatoare a registrului general de evidenta a salariatilor. Prestatorul specializat care opereaza efectiv in REVISAL are obligatia sa prelucreze datele personale ale salariatilor cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata. Prestatorul specializat nu are calitatea de operator de date cu caracter personal, ci numai de persoana imputernicita in sensul dispozitiilor Legii nr. 677/2001, care prelucreaza datele cu caracter personal pe seama operatorului. In aceste conditii, prestatorul specializat nu are obligatia de a se inregistra la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal in calitate de operator de date cu caracter personal, obligatie stabilita in mod eronat prin H.G. nr. 500/2011, modificata si completata. Angajatorul are obligatia de a informa in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu incheierea contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor. Informarea care trebuie efectuata in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari servicii, potrivit dispozitiilor Ordinului ministrului muncii nr. 1.918 din 25 iulie 2011, modificat si completat prin Ordinul nr. 2.822/2011, trebuie sa

contina cel putin urmatoarele mentiuni: denumirea prestatorului de servicii, certificatul de inregistrare a prestatorului, eliberat de registrul comertului, sau dovada inregistrarii fiscale la organele competente, precum si data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. La aceasta informare se anezeaza o copie de pe CUIul prestatorului de servicii. In cazul incetarii sau rezilierii contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor de catre un prestator specializat, angajatorul este obligat sa informeze in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu acest aspect, cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii contractului. Inspectoratul de munca va trebui sa elibereze angajatorului, in acest caz, o noua parola in vederea transmiterii on-line a REVISAL. Aceasta modificare de parola se impune in temeiul Ordinului Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, act normativ ce stabileste obligatia identificarii utilizatorului care actioneaza sub autoritatea operatorului, prin intermediul unui cod individual de identificare. Este interzisa folosirea de catre mai multi utilizatori a aceluiasi cod de identificare.

Registrul general de evidenta a salariatilor - clarificari http://www.dataprotection.ro/?page=Clarificari_REVISAL&lang=ro Urmare a investigatiei efectuate de reprezentantii Autoritatii de supraveghere la sediul Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale, presedintele Autoritatii de supraveghere a emis o recomandare prin care solicita Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale eliminarea obligatiei prestatorilor de a prezenta inspectoratelor teritoriale de munca dovada inregistrarii ca operator de date cu caracter personal. Recomandarea presedintelui Autoritatii de supraveghere a fost insusita de conducerea Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale care, la data de 23 decembrie 2011, a publicat in Monitorul Oficial nr. 920, Ordinul nr. 2822/2011 prin care asigura intrarea in legalitate sub aspectul prelucrarii datelor cu caracter personal. Astfel, urmare a modificarii intervenite, angajatorilor si prestatorilor de servicii nu le revine obligatia de a notifica Autoritatea de supraveghere pentru operatiunile pe care le efectueaza asupra datelor cu caracter personal in vederea transmiterii si completarii Registrului general de evidenta a salariatilor.