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MANUAL DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREOS AUTORIDADE COMPETENTE PREGOEIRO

So Paulo Assistncia Tcnica da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contrataes Eletrnicas Cedc 2011

Governo do Estado de So Paulo Secretaria da Fazenda Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contrataes Eletrnicas Cedc Departamento de Contrataes Eletrnicas DCC Centro de Controle de Contrataes - CCC

Geraldo Alckmin Governador do Estado Andrea Sandro Calabi Secretrio da Fazenda Maria de Ftima Alves Ferreira Coordenadora da Cedc Carlos Eduardo Esposel Diretor do DCC Rita Joyanovic Diretora do CCC

Elaborao Janice Picchi dos Santos Silva Colaborao Cristiane Maria Marques Cardoso

Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida por qualquer meio, sem a prvia autorizao da Secretaria da Fazenda.

APRESENTAO

Este Manual tem por objetivo orientar as Unidades Compradoras do Estado de So Paulo sobre os procedimentos para a operacionalizao do Sistema de Registro de Preos, passo a passo, com todas as suas funcionalidades. As orientaes contemplam, especificamente, as funcionalidades do sistema para o registro formal de preos e fornecedores, para contrataes futuras, por meio de ata, relativos aquisio de bens e prestao de servios no mbito da Administrao Estadual. Este conjunto de procedimentos precedido de licitao, realizado na modalidade prego eletrnico. As orientaes sobre as funcionalidades do prego eletrnico podero ser obtidas no Manual do Prego Eletrnico - Autoridade Competente e Pregoeiro disponvel na pgina da BEC/SP, opo Manuais. Em decorrncia de suas caractersticas singulares, o Sistema de Registro de Preos permite aquisies compartilhadas entre os rgos e entidades da Administrao Estadual, proporcionando rapidez nas aquisies, ampliao da competitividade, economia de recursos e modernizao e desburocratizao dos processos de compra. A administrao da Bolsa Eletrnica de Compras do Estado de So Paulo, com o apoio da tecnologia da informao, tem a constante preocupao em sistematizar rotinas e procedimentos que possam contribuir para melhorar a eficincia da gesto dos gastos pblicos.

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SUMRIO

1. INTRODUO 2. ACESSAR O SISTEMA BEC/SP 3. ACESSAR O PREGO ELETRNICO 4. AGENDAR O PREGO ELETRNICO - AO DO PREGOEIRO 5. ADERIR MELHOR OFERTA - AO DO PREGOEIRO 6. HABILITAR DEMAIS FORNECEDORES AO DO PREGOEIRO 7. ATOS DECISRIOS AO DO PREGOEIRO 8. ELABORAR A ATA AO DO PREGOEIRO

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9. HOMOLOGAR O PREGO/REGISTRO DE PREOS AO DA AUTORIDADE COMPETENTE - 14 10. ATA DE REGISTRO DE PREOS AO DO PREGOEIRO OU DA AUTORIDADE COMPETENTE - 15 11. GLOSSRIO - 17 -

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1. INTRODUO Institudo pelo Decreto no. 47.945, de 16 de julho de 2003, e alterado pelo Decreto no. 51.809, de 16 de maio de 2007, e Decreto 54.939 de 20 de outubro de 2009, o Sistema de Registro de Preos constitudo pelo conjunto de procedimentos para o registro formal de preos, por meio de ata, relativo aquisio de bens e prestao de servios e para contrataes futuras que, em razo de seu objeto, ensejam licitaes frequentes e pluralidade de rgos e de entidades interessadas na contratao. precedido de licitao, realizada na modalidade prego eletrnico. A Ata de Registro de Preos, documento de carter obrigacional em que so averbados os rgos participantes, os preos, os fornecedores de bens ou prestadores de servios, com as quantidades e condies a serem observadas nas futuras contrataes, ficar disponvel no site da BEC/SP, Prego Eletrnico, aba Ata de Registro de Preos. O prazo mximo de validade do Registro de Preos de doze meses, contados a partir da data da publicao da respectiva Ata, podendo ser prorrogado uma nica vez por igual perodo.

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2. ACESSAR O SISTEMA BEC/SP

Ateno! Todos os dados utilizados neste manual so fictcios.

Acesse o site www.bec.sp.gov.br. Selecione a opo Login, no menu esquerda e clique em Unidade Compradora.

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Preencha o login de usurio inserindo o nmero do CPF e a senha. Clique em Entrar.

Ao acessar pela primeira vez o Sistema BEC/SP, ser exibido o Termo de Responsabilidade contendo regras quanto sua utilizao. Leia atentamente e assinale no campo indicado declarando estar de acordo com o teor do documento. Ateno! Nos prximos acessos o Termo no voltar a ser apresentado. Clique em OK.

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3. ACESSAR O PREGO ELETRNICO Para obter todas as instrues de navegao no Sistema Prego Eletrnico, acesse o Manual do Prego Eletrnico - Autoridade Competente e Pregoeiro disponvel na pgina da BEC/SP, opo Manuais. As orientaes, a seguir, contemplam as funcionalidades especficas para o registro formal de preos, para contrataes futuras de bens ou servios.

4. AGENDAR O PREGO ELETRNICO - AO DO PREGOEIRO Na fase preparatria, para divulgao do prego eletrnico, devero ser observados os procedimentos previstos no artigo 10 do Decreto no. 49.722, de 24 de junho de 2005 e artigos 8 e 10 do Regulamento do prego eletrnico. O pregoeiro dever agendar o prego de acordo com a data estabelecida no edital para a realizao da sesso pblica. Aps iniciar o agendamento do prego eletrnico, pela aba Fase Preparatria, na opo Agendar prego, o pregoeiro dever: Providenciar a publicao do aviso abertura do prego, de acordo com a Resoluo CC-27 de 25-05-2006, artigos 10 e 11, e o envio da ntegra do edital pelo Pubnet, de forma que essa publicao se d antes do incio previsto para o prazo de apresentao das propostas. O prazo mnimo para entrega das propostas de oito dias teis. Dever ser seguido o estabelecido no edital. O pregoeiro poder utilizar o calendrio para inserir a data do incio do recebimento das propostas. Automaticamente, o sistema contar o prazo de oito dias teis para a abertura da sesso pblica, porm, dever ser observada com ateno a data determinada no edital e alterada no agendamento, se for o caso. Para o agendamento do prego, preencher os campos obrigatrios: Data de publicao do edital no DOE. Data de incio do recebimento de propostas. Data e horrio do incio da sesso pblica.

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 Insira as informaes sobre o Edital: O nmero do prego eletrnico. O nmero do processo. Observe que a opo Sim para Registro de Preo j estar selecionada, pois essa condio determinada pela Unidade Compradora, no Sistema Siafisico, no ato da gerao da Oferta de Compra. A descrio do objeto a ser licitado. Ateno! S podero ser anexados arquivos menores de 4Mb, nas extenses: .doc, .xls (Office 97-2003), .rtf, .pdf, .txt, .gif e .jpg. Clique em Procurar para anexar o edital. Aps localizar o edital, clique em Publicao do edital. Para o envio de anexos, clique em Procurar, localize o arquivo e clique em Anexo ao edital. Assinale as opes apresentadas sobre o valor unitrio ou total e sobre a obrigatoriedade da apresentao de anexo proposta. Por ser Registro de Preos, a opo Obrigatria a assinatura do termo de contrato antes de encerrar a licitao ficar inibida.

Permanecem com as mesmas funcionalidades do Prego Eletrnico, as situaes de Anlise das Propostas, Suspenso e Reativao da Sesso Pblica, Etapa de Lances, Direito de Preferncia, Negociao, Anlise da Aceitabilidade do Preo e Habilitao.

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5. ADERIR MELHOR OFERTA - AO DO PREGOEIRO Aps encerrar a habilitao e havendo propostas classificadas, o sistema apresentar a situao: ADESO O sistema informar, via Chat, o inicio da fase de adeso ao melhor preo ofertado. Ateno! O pregoeiro, durante toda a sesso pblica, no dever efetuar qualquer contato com os licitantes que no seja no mbito do Sistema BEC/SP. Observe as informaes dos campos Melhor Oferta/Origem/Apelido licitante, com informaes sobre o valor ofertado/licitante. Fica a critrio do pregoeiro determinar o tempo previsto para a fase de adeso. Ateno! Feita a adeso, o licitante no poder desistir. Decorrido o prazo, clique em Encerrar Adeso.

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6. HABILITAR DEMAIS FORNECEDORES AO DO PREGOEIRO Assinale o item.

Ateno! Para auxiliar a habilitao dos licitantes, o campo

Quantidade Adeses exibir a quantidade de licitantes que optaram pela adeso e o campo Habilitaes Adeso sinalizar a quantidade de habilitaes j efetuadas. Clique em Habilitar licitantes que aderiram.

Selecione o licitante. Clique em Anlise da Habilitao.

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Efetue a anlise de todos os licitantes. Habilitaes Adeso esto com as mesmas quantidades. Clique em Encerrar Habilitao.

Ateno! Observe agora que os campos Quantidade Adeses e

Outras situaes que permanecem iguais ao Prego Eletrnico: Prazo para Manifestao de Interposio de Recurso, Juzo de Admissibilidade, Anlise de Recursos, Contrarrazes e Realinhamento de Preos, se houver.

7. ATOS DECISRIOS AO DO PREGOEIRO No Registro de Preos no h a adjudicao do objeto, indo direto para a Ata.

8. ELABORAR A ATA AO DO PREGOEIRO O sistema eletrnico gera, automaticamente, a ata da sesso pblica do prego, com a identificao sobre o Registro de Preos. Nela ficam registradas as aes praticadas pelo pregoeiro e licitantes durante a sesso pblica, com informaes sobre o resultado detalhado de cada item. Em seu detalhamento, sero informadas as grades das propostas classificadas, dos lances, de negociao, a aceitabilidade da melhor oferta, a

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habilitao do licitante vencedor, a manifestao de interpor recurso e a deciso do juzo de admissibilidade, se houver, e atos decisrios. Por fim, estar registrado todo o chat, por ordem cronolgica das manifestaes. Clique em Ata para registrar as consideraes finais e encerrar a sesso pblica. Observe no ttulo da Ata a identificao: Registro de Preos.

Todas as adeses ocorridas na sesso pblica ficaro registradas.

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9. HOMOLOGAR O PREGO/REGISTRO DE PREOS AO DA AUTORIDADE COMPETENTE um ato decisrio da Autoridade Competente que equivale deciso final e/ou ratificao dos atos do pregoeiro. Clique em Atos Decisrios. Assinale o item desejado. No campo Deciso Autoridade, selecione a opo Homologar. Insira a justificativa para a homologao. Clique em Gravar Atos Decisrios.

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10. ATA DE REGISTRO DE PREOS AO DO PREGOEIRO OU DA AUTORIDADE COMPETENTE A Ata de Registro de Preos um documento de carter obrigacional em que so averbados os rgos participantes, os preos, os fornecedores, as quantidades e condies a serem observadas nas futuras contrataes. O fornecedor deve cumprir as obrigaes assumidas na licitao e na Ata de Registro de Preos. A Ata de Registro de Preos dever ser anexada ao sistema. Clique em Ata de Registro de Preos. Clique em Procurar para anexar a Ata de Registro de Preos. Aps localizar o arquivo da Ata, clique em Anexo Ata de Registro de Preo. Ateno! O sistema permite anexar apenas um arquivo, em PDF, menor que 4Mb, e poder ser substitudo enquanto no for encerrada a licitao.

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Aps o encerramento do Prego, a Ata poder ser visualizada por todos os participantes e para o pblico. Clique em Ata de Registro de Preo para visualiz-la.

Viso do prego eletrnico encerrado.

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11. GLOSSRIO Aceitvel: indica o resultado da anlise da aceitabilidade do preo executada pelo pregoeiro (pictograma vide legenda); Adjudicao: ato decisrio do pregoeiro que atribui ao licitante vencedor o objeto da licitao, se no houver manifestao da inteno de interpor recurso por parte de algum licitante. Havendo recurso, esse ato caber autoridade competente (pictograma vide legenda); Aguardando anlise: indica a situao da anlise da aceitabilidade do preo a ser executada pelo pregoeiro (pictograma vide legenda); Anulao: ato decisrio da autoridade competente que invalida o procedimento licitatrio, em face da constatao da ocorrncia de qualquer ilegalidade (pictograma vide legenda); Ambiente eletrnico de contrataes: local da web, que concentra todos os procedimentos eletrnicos de contrataes da Administrao Estadual; Ata de Registro de Preos: Documento de carter obrigacional em que so averbados os rgos participantes, os preos, os fornecedores, as quantidades e condies a serem observadas nas futuras contrataes. Diferente da ata circunstanciada do certame. O fornecedor deve cumprir as obrigaes assumidas na licitao e na ata de registro de preos; Atos decisrios: atos do pregoeiro e da autoridade competente que compreendem: em relao ao primeiro, a adjudicao e a informao de item deserto e de item fracassado; e ao ltimo, a adjudicao, a anulao, a revogao, a homologao e o encerramento do prego eletrnico; Autoridade competente: servidor ou funcionrio pblico investido de poderes para homologar o procedimento licitatrio; normalmente o ordenador de despesa da UGE Unidade Gestora Executora, mas existem critrios de se atribuir essa competncia de acordo com o valor do procedimento licitatrio, portanto, poder ser autoridade de nvel hierrquico superior; por outro lado; existem Secretarias em que esses poderes so delegados; de qualquer forma deve-se considerar autoridade competente para efeito dos atos do prego eletrnico aquela que tem competncia para homolog-lo; Bens e servios comuns: aqueles cujos padres de desempenho e de qualidade possam ser objetivamente definidos no edital, por meio de especificaes usuais no mercado; CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica, perante o Ministrio da Fazenda Receita Federal do Brasil;
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CPF: Cadastro de Pessoas Fsicas, perante o Ministrio da Fazenda - Receita Federal do Brasil; Credenciamento: ato registrado no Caufesp que habilita os proprietrios, scios, participantes na administrao e demais representantes legais possuidores de procurao especfica e entregue na Unidade Cadastradora, para participar de preges eletrnicos. Deserto, situao de: quando se referir a itens com inexistncia de propostas (pictograma vide legenda); Dia til: dia em que h expediente operacional do Sistema BEC/SP; Direito de preferncia: A Lei Complementar no. 123 de 14 de dezembro de 2006, em seu artigo 44, assegurou s ME e EPP como critrio de desempate, o direito de preferncia de contratao; DOE: Dirio Oficial do Estado, local onde devero ser publicadas todas as licitaes realizadas pelo Estado de So Paulo, por meio de aplicativo denominado Pubnet; Edital Minuta: instrumento convocatrio de licitaes elaborado pela Procuradoria Geral do Estado, que poder ser adotado, como modelo, pelas unidades gestoras, para as aquisies de bens e servios, conforme o caso; Endereo eletrnico do Sistema BEC/SP: www.bec.sp.gov.br; E-negociospublicos: sistema eletrnico que contempla informaes, resultados e editais das diversas modalidades de licitao e pode ser acessado por toda a sociedade por meio do endereo eletrnico www.e-negociospublicos.com.br/ ; Entrega imediata: aquela realizada no prazo determinado em edital, no superior a trinta dias do recebimento da nota de empenho; Equipe de apoio: grupo de pessoas, preferencialmente pertencentes ao quadro do rgo ou da entidade promotora do prego eletrnico, que devero ser, em sua maioria, no mbito da administrao direta, titulares de cargos efetivos ou ocupantes de funo de natureza permanente, e no mbito da indireta, empregados pblicos; Extrato de edital ou prembulo: resumo do ato convocatrio que contm os elementos principais da contratao extrados da OC; Fase preparatria: etapa do procedimento eletrnico onde feita a consulta da OC, a indicao dos responsveis pelo prego; o agendamento do incio do recebimento das propostas e da data e horrio da abertura da sesso

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pblica; a informao da data da publicao do aviso do edital e a liberao da OC; Fracassado, situao de: quando todas as propostas forem desclassificadas; ou os preos inaceitveis; ou, ainda, quando da inabilitao de todos os licitantes (pictograma vide legenda); Homologao: ato decisrio da autoridade competente que valida os atos do procedimento licitatrio e confirma o seu resultado (pictograma vide legenda); Juzo de Admissibilidade: ao do pregoeiro em analisar as manifestaes do recurso que contenham ou no motivao, para que, na sequncia, em relao a cada manifestao, escolher apenas uma das opes: Aceitar ou No aceitar. Lances: ofertas de preos, sucessivas e decrescentes, para cada item constante da oferta de compra, encaminhadas pelos fornecedores, por meio eletrnico, em sesso pblica, via internet; Legendas:

Legislao: opo constante do endereo eletrnico do Sistema BEC/SP que contm, alm dos regulamentos do sistema, informao sobre leis, decretos, resolues, instrues e comunicados pertinentes aos procedimentos eletrnicos;

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Nota fiscal - NF: documento que acompanha a mercadoria e ou servio no momento da entrega do bem, da concluso da etapa, ou de todo o servio; No aceitvel: indica o resultado da anlise da aceitabilidade do preo executada pelo pregoeiro (pictograma vide legenda); Negociaes Eletrnicas: opo constante do endereo www.bec.sp.gov.br, destinada a permitir a participao dos licitantes nos procedimentos de contrataes por meio eletrnico; OC - Oferta de Compra: Documento eletrnico emitido pela Unidade Compradora, que contm os elementos essenciais para a elaborao do edital, identificando e quantificando o bem que ser adquirido; Pictogramas: smbolos utilizados no procedimento eletrnico do prego para facilitar a identificao de aes ou etapas do certame; Preo de referncia: representa o valor mximo possvel a ser pago na aquisio de um bem ou servio, nos termos do inciso X do artigo 40 da Lei federal n. 8.666, de 21 de junho de 1993; serve de parmetro para a indicao e a reserva de recursos; corresponde ao valor obtido no banco de preos do Siafisico ou do Catlogo de Materiais ou, ainda, quando se tratar de itens de servio no Cadastro de Servios Terceirizados - Cadterc, por meio do stio www.cadterc.sp.gov.br, em publicaes especializadas e listas de instituies privadas renomadas de formao de preos; quando relativo mo-de-obra, ser obtido de acordo com os valores de pisos salariais das categorias profissionais correspondentes, ou, no caso da contratao envolver bem ou servio no encontrado em qualquer das fontes anteriormente citadas, pela pesquisa direta no mercado; Prego eletrnico: modalidade de licitao do tipo menor preo, destinada aquisio de bens e prestao de servios comuns, qualquer que seja o valor estimado da contratao, em que a disputa feita por meio de propostas e lances sucessivos em sesso pblica processada por meio de sistema eletrnico que promova a comunicao via Internet; Pregoeiro: servidor ou empregado pblico, com capacitao especfica, indicado pela unidade licitante designado pela autoridade competente e indicado no sistema para operacionalizar o prego; Proposta: preo ofertado pelo licitante, na etapa inicial do prego, expresso em reais. mantida criptografada at o momento estabelecido no edital para a sua abertura e divulgao; Proposta aberta: quando o pregoeiro abre a proposta de um determinado item - (pictograma vide legenda);

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Proposta de adjudicao: ato decisrio do pregoeiro que atribui ao licitante vencedor o objeto da licitao, se no houver manifestao da inteno de interpor recurso por parte de algum licitante. Havendo recurso, esse ato caber autoridade competente (pictograma vide legenda). De uso exclusivo do Tribunal de Justia; Proposta de anulao: ato decisrio do pregoeiro que diante da constatao de qualquer ilegalidade submete autoridade competente a deciso de anulao (pictograma vide legenda); Proposta entregue: quando o licitante envia proposta para um determinado item (pictograma vide legenda); Proposta desistncia: quando o licitante desiste da proposta enviada para um determinado item (pictograma vide legenda); Proposta de revogao: ato decisrio do pregoeiro que motivado em razes de convenincia e oportunidade da Administrao, submete autoridade competente a deciso de extinguir procedimento licitatrio vlido ou cancela itens nele contidos (pictograma vide legenda); Retomada de etapa: Acontece nas situaes de invalidao da habilitao por falta de apresentao de cpias autenticadas ou originais, recusa em contratar e invalidao de habilitao mediante deferimento de recurso. Revogao: ato decisrio da autoridade competente que extingue o procedimento licitatrio vlido ou cancela itens nele contidos, motivado em razes de convenincia e oportunidade da Administrao (pictograma vide legenda); Senha: conjunto de caracteres que identificam individualmente o usurio e permite a sua participao no sistema eletrnico de contrataes; Sistema de Registro de Preo: Conjunto de procedimentos para registro formal de preos relativos prestao de servios e aquisio de bens, para contrataes futuras; Subscritor do edital: o servidor que elabora o edital, que ter a atribuio de responder s eventuais impugnaes ou aos esclarecimentos a esse documento; UC - Unidade Compradora: unidade no integrante da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Estado, participante do sistema BEC/SP, responsvel pela contratao.

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