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Opciones generales
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas web cuyas caractersticas de operacin son las mismas, por tanto a continuacin detallamos algunos controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se presenten.
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Men principal
Pestaa o solapa principal. Haga clic en al pestaa o solapa principal para ver el submen. Cada solapa tiene su propio submen.
Web inicio. Desde donde se encuentre, haga clic en este Link para ir en la pagina principal
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Campo check de seleccin del registro, haga clic para Seleccionar. Cuando un registro esta selecionado, ste cambia de color tal como se muestra en la fiigura. Clic sobbre el check seleccionado deshace la seleccin. el check seleccionado deshace la seleccin.
Ttulo de los campos Usted puede ordenar la columna que desea al dar clic en el ttulo del campo que desea ordennar. El primer clic orden en forma ascendente, el segundo en forma descendente.
nmero de registros por pgina En la parte dereccha superiorr e inferior de la grilla el sistema muesttra el nmero de registrros que se esta visualizando.
Calendario
Este elemento se muestra en los campo identifica con el siguiente icono: tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo
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Control Buscar
En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparece este control Buscar.
En este control, usted puede registrar directamente el cdigo si lo conoce, puede seleccionar el dato desde el combo o tambin puede dar clic en el icono para buscar ms detalladamente. Al dar clic en este icono, segn el dato que est ingresando, presentar la siguiente ventana..
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SE OLVIDO LA CONTRASEA
Cuando se olvide la contrasea, y se quiere recuperar se enva a su correo institucional la clave.
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Ingresando al Sistema
Para ingresar al sistema, lueego de iniciar su navegador de interrnet preferiddo, debe digitar la siguieente direccin URL en la barra de direecciones. URL: www.diresancash.gob.pe Y luego hacer clic en el link Sistema de Gestin Documentaria (SISGEDO
A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la web que desee consultar el estado de su expediente. Si usted conoce el nmero de registro de su expediente, podr digitarlo en el cuadro de texto correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su expediente.
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Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de presionar BUSCAR el sistema mostrar una lista de los expedientes que se ajustan a sus requerimientos.
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Usuario Registrado Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primer pantalla principal del sistema debe dar clic en el link Ingresar al Sistema, luego de lo cual el sistema le pedir sus datos de ingreso correspondientes.
Iconos de acceso directo para ingresar rpidamente a las opciones mas usadas del sistema
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EXPEDIENTE E PROCESO
Esta opcin es la misma del sub men En proceso del men Expedientes. En esta opcin tendr accesso y se mostrar todos los expedientes en proceso que tieene el usuarrio. Luego de dar clic een el icono correspondiente se mostrar la siguiente pantalla de bsqueda de expedientes.
En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de expediente que est buscando o puede elegir el usuario del cual desea ver sus expedientes en proceso. El Sistema solo le permitir efectuar alguna operacin con estos expedientes siempre y cuando estn en su poder; es decir slo podr visualizar que expedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero no podr efectuar ninguna operacinn con stos. Si usted desea procesar un expediente que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de registtro que contiene al expediente deseado y dar click en el Check ver adjuntados, esto le permitir procesaar por separado cualquierr expediente adjuntado. Si desea ver todo los expeddientes en Proceso que se encuentran en su oficcina, en el combo debe selecionar la opcin Todos.
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Por defecto el sistema muestra su Nick o nombre de usuario para que al presionar en el Botn BUSCAR le muesttre slo sus expedientes en proceso en la siguientte pantalla.
Los expedientes que se mueestran en unn fondo de color verde,, nos indica que ya hann sido derivados y hace falta que se an recepcionados, los dems los tenemos en proceso y debemos efectuar la operacin correspondiente conn ellos. Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuarn mediante la siguiente barra de botones.
Editar
Luego de seleccionar un registro mediante activar el campo check de la parte izquierda, usted podr editar el registro con el fin de coreegir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible s y solo s usted ha registrado el expediente, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier modificacin.
Detalle
Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver Todos los campos y detalles del expediente con este botn, previa selecin del registro que desea.
Busccar
Al da click en este botn mostrar la misma panttalla inicial de bsqueda que se muuestra cuanddo se ingressa a la opcin de Expedientes en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este manual..
Derivar
Con esta opcin podr derivar sus expedientes a otras oficinas quue crea conveniente. Luego de seleccionado el registro o registros que desea derivar y dar click en este botn, se le mostrar la siguiente pantaalla.
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En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del expediente que ha seleccionado de manera no editable, con el fin de asegurarse que es el expediente que usted desea derivar En la parte inferior, el sistem mediante campos y objetos editables le solicita el destino o destinos que tendr este expediente. Usted debe seleccionar la forrma del expediente que derivar, si es el original o una copia del expediente; luego la dependencia a la cual derivar el expediente, sta podr seleccionarla directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda. Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartadoo OPCIONES GENERALES en el tema Objeto Bsqueda. En el campo detalle podr ingresar si lo desea algn detalle del destino al que deriva del expediente. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted derive un expediente a la ofiicina de Gestin Documentaria con el fin de que este expediente sea ramitido fuera de la insttitucin. En este campo podr detallar el destino de su expediente. Finalmmente en el campo debe indicar las acciones que deber efectuar con el expediente la oficina destino a la cual deriva el expediente. Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe dar clic en el botn Aadir para que se aada un registro de derivacin al expediente. No obstante estos registros an no se graban en la base de datos hasta que presione el botn Grabar Derivaciones.
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Grabar Derivaciones, con el que grabar en la base de datos, las derivaciones efectuadas al expediente.
Aadir, con este botn va aadir derivaciones a la pequea lista que aparece en la base de datos.
Limpiar, con este botn, limpiar o dejar en blanco todos los campos solicitados.
Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones para su grabacin en la base de datos. Se le mostrar la siguiente pantalla.
Explorar expedientes en proceso. Se mostrar la pantalla inicial de bsqueda de expedientes en proceso en la cual podr establecer los parmetros correspondientes.
Terminar Derivacin de expediente. Le devolver a la pantalla de la grilla con sus expedientes en proceso.
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En la parte superior se muestra la lista dee registros que sern archivados y en la parte inferior, el sistema le solicita el archivador donde archivar el expediente y las ltimas acciones tomadas al archivar. Los archivadores debe crearlo en el men principal Catlogos y sub men Archivadores.
Eliminar Derivacin
Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas equivocadas. Luego de seleccionar solo los expedientes derivados, dar clic en este botn y mostrar el siguiente mensaje.
Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminaciin de estas derivaciones, el sistem eliminar solo las derivaciones seleccionadas.
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Adjuntar
Esta opcin le sirve cuando desea adjuntar uno o varios expedientes en otro. Esto se efecta para aquellos expedientes que se relacionan con otros, permitiendo as que se efectan las operaciones solo ya en el expediente contenedor de todos. Luego que ha seleccionado os registros que desea adjuntar y da clic en el botn, el sistema presentar la siguiente pantallla.
En la parte superior muestra la lista de registros que se van a ajuntar y en la parte inferior el sistem le solicita el registro del expediente hacia el cual sern adjuntados los expedientes; as mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los expedientes luego procede a grabar esta operacin.
Nuevo Expediente
Con esta opcin podr ingresar un nuevo expediente al sistema para efectuar el trmite correspondiente.
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Al da clic en esta opcin se mostrar la siguiente pantalla solicitndole los datos necesarios para su nuevo expediente.
Algunos datos necesarios entenderlos y a tener en cuenta en esta pantalla son los siguientes: En la seccin ORIGEN DEL EXPEDIENTE debe seleccionar si su expediente es interno o externo; as mismo si es de tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes solicitados son activados, desactivados por ej. Por ej. En la pantalla anterior, el origen del expediente es interno, por tanto los campos Dependencia, Firma y Cargo no son editables ya que el sistema los asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es un expediente personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina, asumiendo as que el expediente que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo tanto quien firma es el jefe de la oficina. Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un expediente personal, el sistema cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al usuario que ingresa el expediente, tal como muestra la siguiente figura.
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Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la Dependencia, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos ahora ya, cuando el expediente es externo, es necesario ingresarlos. En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia origen del expediente. En la seccin Datos del Expediente, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el sistema asignar el nmero correlativo de los expedientes segn su tipo. Es decir, si usted indica que el expediente que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero correlativo en forma automtica segn el tipo de expediente que seleccione, de la misma manera ser si el expediente es de origen interno y a la vez de tipo personal. El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los expedientes segn su tipo. La primera vez que seleccione un tipo de expediente, el sistema le asignar el nmero 1, solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le corresponde generar en ese tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los correlativos de ese expediente y ya no se le permitir modificar. Por lo tanto asegrese bien del nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de expediente elegido. En esta misma pantalla de ingreso del expediente, existe la seccin Destino(s) - Derivacin del expediente donde usted podr, si lo desea, derivar su expediente en el mismo momento que lo est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su expediente ya aparecer como derivado.
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Esta opcin es la misma del sub men Por Recepcionar del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar y recepcionar los expedientes que hann sido derivados a su usuarios u oficina. Al dar click en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.
Buscar,
para
buscar un expediente por recepcionar. Recepcionar, para dar por recibido a los expedientes previamente seleccionados.
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En esta pantalla debe verifica la lista de registros que sern recepcionados, luego de lo cual presiona el botn Grabar Recepcin para recibirlos y estos expeddientes pasarn a estar en sus expedientes En Proceso. Si desea Buscar un expediente por recepcionar en especial, puede dar clic para estableccer los parmetros apropiados de bsqueda.
Expedientes Archivados/Procesad os
Esta opcin es la misma del sub men Archivados del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar loos expedientes archivados / procesados por usteed y su oficina. Al dar clic en esta opcin se pressenta la siguiente pantallla.
En esta pantalla debe seleccionar el usuario y el archivador de los cuales desea visualizar los
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Todos los expedientes archivados/procesados (se incluyen aqu los que han sido adjuntados a otro expediente) se muestran en esta lista. Si desea devolve a EN PROOCESO algn expediente debe seleccionarlo lueeo dar clic en la opcin Devolver a En Procesoo y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
Si usted confirma el proceso, los expedientes seleccionados pasan a estar nnuevamente en el estaddo EN PROCESO.
Buscar
Seleccione esta opcin para buscar expedientes segn diversos parmetros de bsqueda. Al dar clic se mostrar la siguiente pantalla qque pertenece al submen Expedientes del men princiipal Buscar.
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Al establecer los parmetros adecuados segn lo que requiera, el sistema efectuar la consulta y mostrara la lista correspondiente de los expedientes que se ajusten a sus requerimientos. En esta pantalla de resultados, podr elegir el expediente que desee y visualizar su trmite y situacin actual, al presionar en el botn Ver Trmite.
Cambiar contrasea
Cambiar contrasea
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En essta pantalla muestra los datos persoonales correespondientes al usuario, los que slo podr visualizarse. Com usuario usted debe asegurarse que estos dattos se encueentren registtrados correctamente, de no ser as comunquese con el Admministrador de Sistema. En la seccin Datos de la cueenta, usted podr modifficar su passwword o contrrasea y lueg dar clic en el botn Actualizar paara grabar os cambios efectuados. Una vez efectuada esta opeeracin, su prximo inggreso al sisteema debe sser con su nueva contrrasea.
Meen Catlogos
En este men, podr registrar y controlar sus Archivadores, Tipos de expedientes, Formas de ecepcin y Tipos de Prioridades segn las opcioones del submen que elija.
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El manejo de todos estos sub mens es el mismo. Al dar clic en cualquiera de ellos parece primero la pantalla de bsqueda, luego de lo cual, si lo desea establece algunos parmetros de bsqueda o los deja en blanco y presiona Buscar; aparece la pantalla con la lista de toddos los registtros grabadoos. En esta lista ya podr editar eliminnar o ingresaar nuevos registros.
Archivadores
En esta opcin podr crear sus archivadores que son necesarios en la opcinn Archivar de los Expedientes en Proceso en los cuales proceder a Archivar sus expedientes ya atendidos o procesados. Al dar clic en esta opcin, aparece la siguiiente pantallaa.
Si deseamos agregar un nuevo Archivador, debe dar un clic en la opcin Nuevo Archivador, entonces se presenta la siguiente pantalla, donde deber ingresar los datos solicitados.
Como puede notar, debe indicar si el archivador a crear es un archivador personal o institucional, el sistema muestra automticamente la oficina donde se crea el archivador. Usted debe ingresar la Descripcin o Nombre del archivador y el periodo al que pertenece. Luego debe presionar en el botn Registrar para que el archivador quede grabado y pueda ser usado al momento de archhivar expedientes.
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Formas de Recepcin
En esta opcin se registran las formas de recepcin de los expedientes.
Tipos de Prioridades
En esta opcin controlar los tipos de prioridades que se establecer para cada expediente registrado.
Men Reportes
Debe elegir este men para imprimir o visualizar reportes. Al dar un clic en esta opcin, el sistema presenta la siguiente pantalla.
En esta pantalla, en la parte derecha usted debe seleccionar el reporte que desea, luego de lo cual el sistema en la parte derecha le mostrar o solicitar los parmetros para dicho reporte. En estos parmetros, usted debe ingresar los parmetros que dese y luego presionar en el botn Imprimir para obtener su reporte.
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Una vez que se encuentra en la ventana previa del reporte, puede dar clic en el icono de la Impresora para imprimir su reporte.
Para salir del sistema o finalizar sesin, debe dar clic en cualquiera de estas opciones.
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WEB-ADMIN: sisgedo@diresancash.gob.pe
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