PROCEDIMIENTOS DE GESTION

GESTIN DE PROYECTOS

GYM.SGP.PG.69 Revisin: 0 Fecha: 22/06/2008 Pgina 1 de 3

INTERACCIONES CON REAS DE SOPORTE: PRESUPUESTOS

1. OBJETIVO

Dar a conocer los temas en los que el Proyecto puede y/o debe interactuar con el rea de Presupuestos de la Ocina Principal; as como establecer las pautas para que dicha interaccin sea adecuada, deniendo las obligaciones de cada parte.

2.

DESARROLLO

2.1. Inicio del Proyecto1:

La organizacin es noticada de la obtencin de la Buena Pro y la adjudicacin del Proyecto a GyM por el Gerente Tcnico y/o Gerente de Presupuestos, a travs de un correo electrnico dirigido a la lista de distribucin Otorgamiento de Proyecto. El Gerente de la Divisin a quien se le ha asignado el nuevo proyecto ser el responsable de que se cumplan todos los requisitos para el inicio del mismo, entre los que tenemos: 9 9 9 9 9 9 Designacin de los integrantes del equipo bsico de ejecucin del proyecto. Emisin de la Carta de Inicio del Proyecto. Denicin de equipo para la negociacin del contrato. Soporte al Gerente Tcnico para el inicio del proceso de Transferencia. Inicio de los procesos de Arranque y Coordinacin con la Ocina Principal. Tramitacin de los requerimientos iniciales necesarios para el inicio del Proyecto

2.2. Transferencia2:
El Gerente Tcnico y/o Gerente de Presupuestos, en coordinacin con el Gerente de Divisin, cita a la primera sesin de trabajo entre el Presupuestador y el Gerente del Proyecto. Durante esta sesin, el Presupuestador entrega la informacin completa del presupuesto (Bases, Presupuesto y Propuesta) para revisin del Gerente de Proyecto y su equipo, explicando el orden de lectura de los documentos para un entendimiento ecaz de los siguientes temas: 9 9 9 9 Alcance macro del proyecto y la propuesta Costo directo del proyecto Costo indirecto del proyecto Estado de la negociacin contractual

En funcin al volumen y complejidad de la informacin a transferir, se denir la necesidad de sostener sesiones adicionales, las cuales sern convocadas por el Presupuestador. Corresponde a las Gerencias de Presupuestos y de Divisin asignar el tiempo necesario a su personal para desarrollar con propiedad estas sesiones de trabajo.

2.3. Validacin de anlisis de brechas del Presupuesto Meta3:

El equipo del proyecto elaborar el anlisis de brechas correspondiente entre el Presupuesto Meta y la Propuesta, identicando el origen y la causa de las brechas y considerando tanto las brechas positivas como las negativas, descubriendo la razn por la cual se produjeron y las acciones correctivas sugeridas por cada una de stas. Entre las causas ms frecuentes tenemos: 9 9 Variaciones en la composicin de la venta Variaciones en las cantidades de trabajo y/o insumos por unidad en los tems de pago (por ejemplo: m3 de excavacin / m de zanja o bolsas de cemento / m3 de concreto)

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.03 Inicio del Proyecto 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 Transferencia 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta

PROCEDIMIENTOS DE GESTION
GESTIN DE PROYECTOS

GYM.SGP.PG.69 Revisin: 0 Fecha: 22/06/2008 Pgina 2 de 3

INTERACCIONES CON REAS DE SOPORTE: PRESUPUESTOS

9 9 9 9 9 Variaciones en los rendimientos / ratios / productividad considerada. Variaciones en tarifas / precios de los recursos. Exigencias contractuales no detectadas / mal estimadas. Factores externos no previstos. Omisiones / duplicaciones.

El proyecto se comunicar con el presupuestador a n de coordinar la mejor manera de realizar una revisin conjunta de las brechas detectadas. Esta revisin deber tener como resultado la validacin de las brechas por parte del presupuestador, y deber realizarse antes de la presentacin del Presupuesto Meta en la Reunin de Compromisos4, durante la cual se vericar el cumplimiento de la misma.

2.4. Retroalimentacin formal de brechas nales5:

El equipo del proyecto elaborar el anlisis de brechas correspondiente entre el Presupuesto Meta y el resultado econmico nal del Proyecto, identicando el origen y la causa de las brechas y considerando tanto las brechas positivas como las negativas. Este anlisis, as como los ratios y rendimientos nalmente obtenidos, ser incluido como parte del Relatorio del Proyecto. De manera general, las brechas nales respecto del Presupuesto Meta sern brechas de ejecucin y/o gestin del Proyecto. Tambin es posible que existan brechas debidas a consideraciones presupuestales de la Propuesta que no hayan sido analizadas durante la elaboracin del Presupuesto Meta (ver punto anterior). En ambos casos, se denir la necesidad de efectuar una revisin conjunta de estas brechas con presupuestos. El proyecto se comunicar con el presupuestador a n de coordinar la mejor manera de realizar una revisin conjunta del Relatorio del Proyecto. Esta revisin deber tener como resultado el entendimiento de las brechas y ratios reales por parte del presupuestador, y deber realizarse antes de la presentacin del Relatorio en la Reunin de Cierre6, durante la cual se vericar el cumplimiento de la misma.

2.5. Soporte, consultas y solicitud de informacin:

Tanto el equipo de proyecto como el personal de presupuestos podrn solicitar soporte y/o asesora sobre rendimientos, cuadrillas, precios, cotizaciones, contratistas y en general a cualquier tema relacionado con la elaboracin de propuestas. Esta coordinacin podr darse de manera informal por los medios de comunicacin corrientes, como el telfono o el correo electrnico.

2.6. Matriz de Responsabilidades

GP 1. Noticacin a la organizacin del otorgamiento de un nuevo proyecto 2. Designacin de equipo de proyecto 3. Coordinacin de inicio de Transferencia 4. Entrega de informacin de propuesta y explicacin de orden de lectura 5. Denicin de sesiones adicionales 6. Convocatoria a sesiones adicionales 7. Asignar el tiempo al personal para cumplir las sesiones acordadas 8. Elaboracin de anlisis de brechas con presupuesto meta
4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos 5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.66 Relatorio del Proyecto 6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.67 Reunin de Cierre

GD

Proy

Ppto

PROCEDIMIENTOS DE GESTION
GESTIN DE PROYECTOS

GYM.SGP.PG.69 Revisin: 0 Fecha: 22/06/2008 Pgina 3 de 3

INTERACCIONES CON REAS DE SOPORTE: PRESUPUESTOS

9. Coordinacin de revisin conjunta de brechas 10. Validacin de brechas 11. Elaboracin de anlisis de brechas y relatorio de proyecto 12. Coordinacin de revisin conjunta de brechas 13. Revisin de brechas rendimientos nales 14. Soporte, consultas y solicitud de informacin GP: Gerente Tcnico o de Presupuestos GD: Gerente de Divisin Proy: Proyecto Ppto: Presupuestos OP

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores prcticas

Se recomienda tomar nota de los acuerdos tomados a n de formalizarlos y difundirlos mediante la distribucin a todos los involucrados.

3.2. Documentos relacionados

9 9 9 9 GYM.SGP.PG.03 GYM.SGP.PG.04 GYM.SGP.PG.15 GYM.SGP.PG.66 Inicio del Proyecto Transferencia Presupuesto Meta Relatorio del Proyecto