Memento de Correspondance A L Usage de L Officier D Etat Major France 2008

MINISTRE DE LA DFENSE
COLE DTAT-MAJOR
----------Direction des tudes
MMENTO DE CORRESPONDANCE MILITAIRE LUSAGE DE LOFFICIER DTAT-MAJOR
Edition 2e semestre 2007 et 1er semestre 2008
DUCI ET MILITI
Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIGNE Cedex Tl. : 03 44 36 20 93 Fax : 03 44 36 20 22
PAGE LAISSEE BLANCHE INTENTIONNELLEMENT
AVERTISSEMENT
Ce mmento est destin l'usage des stagiaires de l'enseignement militaire suprieur et des officiers dtat-major traitant de problmes autres quoprationnels. Il vise faciliter le travail d'laboration des documents, leur communication, leur rception, leur comprhension et leur exploitation. Il rappelle les rgles essentielles de correspondance actuellement usites et donne des exemples de quelques documents types. Il s'appuie, d'une part, sur la rglementation officielle et, d'autre part, sur l'exprience acquise par les diffrents tats-majors. Les documents prsents titre dexemple sont, presque tous, inspirs de documents rels rdigs diffrentes poques, cest pourquoi leur prsentation a t reprise et uniformise pour correspondre aux rgles de la charte graphique (TTA 117) dition 2005. Nota : ce mmento sattache prsenter la forme visuelle des documents utiliss dans le cadre du travail dtat-major. Pour des raisons de pagination interne et de volume dinformations faire apparatre sur les documents, les ctes en vigueur nont pas toutes pu tre respectes. Pour les ctes respecter pour la pagination des documents (lettre, note de service, note express, etc.), le lecteur est invit se reporter au TTA 117 dition 2005 qui donne toutes les informations ncessaires. Son modificatif qui devait paratre au 2e semestre 2005 na pas encore t diffus ce jour.
SOMMAIRE
AVERTISSEMENT .............................................................................................................................................. 3 1 - L'ENVIRONNEMENT DE L'OFFICIER TRAITANT............................................................................... 6 11. L'TAT-MAJOR.......................................................................................................................................... 6 12. LE CHEF D'TAT-MAJOR......................................................................................................................... 6 13. LE SOUS-CHEF D'TAT-MAJOR ............................................................................................................. 6 14. LE CHEF DE BUREAU............................................................................................................................... 6 15. LE CHEF DE SECTION .............................................................................................................................. 7 16. L'OFFICIER TRAITANT (OU OFFICIER RDACTEUR) ........................................................................ 7 2 - LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE MILITAIRE ................................................................... 8 21. DOCUMENTS D'USAGE GNRAL ........................................................................................................ 8 211. La lettre ................................................................................................................................................. 8
2111) Gnralits ...................................................................................................................................................... 8 2112) La lettre officielle............................................................................................................................................ 8 2113) La lettre caractre personnel .................................................................................................................... 15
212. La note................................................................................................................................................. 19 213. Le bulletin de correspondance............................................................................................................. 23 214. La note express .................................................................................................................................... 25 215. Le bordereau d'envoi ........................................................................................................................... 27 216. Le transmis .......................................................................................................................................... 31 217. Le message........................................................................................................................................... 33 218. La rdaction d'un message pour lecture optique................................................................................. 35 219. Le message NTX .................................................................................................................................. 37 220. La fiche de lecture ............................................................................................................................... 39 22. DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINS AUX AUTORITS SUPRIEURES ............................ 40 221. Le compte rendu .................................................................................................................................. 40 222. Le rapport............................................................................................................................................ 40 223. La fiche :.............................................................................................................................................. 41
2231. Dfinition et fonction gnrale dune fiche : .................................................................................................. 41 2232. Forme gnrale dune fiche : .......................................................................................................................... 42 2233. Confidentialit dune fiche : ........................................................................................................................... 42 2234. Description des diffrents types de fiche : ...................................................................................................... 43
224. Le procs-verbal.................................................................................................................................. 49 225. Les tats et situations........................................................................................................................... 49 23. DOCUMENTS DESTINS AUX AUTORITS SUBORDONNES....................................................... 49 231. La dcision........................................................................................................................................... 49 232. La note de service................................................................................................................................ 49 233. L'instruction et la circulaire ................................................................................................................ 50 234. La directive.......................................................................................................................................... 50 235. La notification individuelle.................................................................................................................. 50 3 - RDACTION ET PRSENTATION DES DOCUMENTS ....................................................................... 51 31. PRINCIPES ................................................................................................................................................ 51 32. PRSENTATION MATRIELLE............................................................................................................. 51 321. Document manuscrit............................................................................................................................ 51 322. Rgles de prsentation du TTA 117 ..................................................................................................... 51 33. STRUCTURE GNRALE D'UN DOCUMENT ..................................................................................... 52 331. L'en-tte ............................................................................................................................................... 52 332. Le corps ............................................................................................................................................... 52 333. Le final................................................................................................................................................. 54 34. LE STYLE.................................................................................................................................................. 55 341. Gnralits .......................................................................................................................................... 55 342. Quelques conseils ................................................................................................................................ 55 35. LE PLAN.................................................................................................................................................... 57 36. MOTS ET EXPRESSIONS D'USAGE COURANT................................................................................... 58 361. Expressions utilises pour faire connatre un fait ou une ide, adresser une...................................... 58 demande ou une proposition........................................................................................................................ 58 362. Expressions utilises pour adresser un document ............................................................................... 58
363. Expressions utilises pour indiquer l'urgence ..................................................................................... 59 37. PRESCRIPTIONS PARTICULIRES....................................................................................................... 59 371. Emploi des capitales ou majuscules .................................................................................................... 59 372. Forme personnelle ou impersonnelle - Emploi des pronoms "je" et "nous"........................................ 59
3721. Forme impersonnelle ...................................................................................................................................... 59 3722. Forme personnelle .......................................................................................................................................... 59
373. Divers .................................................................................................................................................. 60

3731. Numrotation des paragraphes........................................................................................................................ 60 3732. Emploi des abrviations et des sigles.............................................................................................................. 60 3733. criture des nombres - Numrotation des units ............................................................................................ 60 3734. Dates............................................................................................................................................................... 60 3735. Abrviations et symboles courants ................................................................................................................. 61
38. CLASSEMENT.......................................................................................................................................... 61 381. Texte de base ....................................................................................................................................... 61 382. Le plan de classement.......................................................................................................................... 61 383. Catgories de validit.......................................................................................................................... 62 4 - CONSEILS PRATIQUES POUR LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS ........................................... 63 41. EXAMEN INITIAL.................................................................................................................................... 63 42. EXPLOITATION ....................................................................................................................................... 63 421. Comprhension du document .............................................................................................................. 63 422. tablissement d'une fiche .................................................................................................................... 64 43. RDACTION DE LA RPONSE .............................................................................................................. 64 44. SIGNATURE ............................................................................................................................................. 64 441 - Principes ............................................................................................................................................ 64 442 - Applications........................................................................................................................................ 65 45. DLAIS...................................................................................................................................................... 65 5 - RFRENCES ET BIBLIOGRAPHIE ...................................................................................................... 66 51. PRINCIPAUX TEXTES REGLEMENTAIRES CITES DANS LE GUIDE .................................................................... 66 52. MANUEL DE CORRESPONDANCE MILITAIRE ................................................................................................. 66 6 - ANNEXES ...................................................................................................................................................... 67 FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION........................................................................................ 68 LA CHARTE GRAPHIQUE .......................................................................................................................... 69 EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES ....................................................................................... 71 L'EXPDITION ET LA RCEPTION .......................................................................................................... 74 PROTECTION DES DOCUMENTS ............................................................................................................ 75 DLGATIONS ET CONTINUITE DU COMMANDEMENT ................................................................... 76 TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE LETAT...................................................................................... 79
1 - L'ENVIRONNEMENT DE L'OFFICIER TRAITANT

11. L'TAT-MAJOR L'tat-major est charg de raliser tous les travaux et tudes ncessaires au gnral dans l'exercice de son commandement. A cette fin, l'tat-major doit : - prparer les dcisions du gnral, c'est--dire lui donner tous les lments dont il a besoin pour dcider; ceci se traduit par l'tude exhaustive des problmes et la prsentation ordonne des solutions ; - rdiger les ordres destins aux units et aux services subordonns ; - suivre l'excution des ordres ; - assurer les liaisons ncessaires pour renseigner le gnral sur la situation, les besoins et les possibilits d'action des units et sur le fonctionnement des services subordonns. 12. LE CHEF D'TAT-MAJOR - Collaborateur direct du gnral, le CEM prvoit et fait prparer les lments de dcision. Il fait excuter les mesures qui en dcoulent ; il oriente et informe les directeurs des services. C'est lui qui prsente au gnral les avis et propositions justifis. Il a qualit pour signer "par ordre" (Cf. annexe VI). - Chef de corps de l'tat-major, il prvoit et dresse le calendrier des activits de ltat-major, dirige et coordonne son travail, suit et contrle personnellement les questions relatives aux liaisons et transmissions et la conservation du secret. Il est le premier noteur des officiers de ltat-major. - Confident des intentions du gnral et dpositaire de sa pense, il peut, en son absence, orienter les commandants des formations et les directeurs des services vers les solutions quil sait tre celles du gnral. En cas d'urgence, il peut prendre des initiatives qu'il est seul pouvoir dterminer. 13. LE SOUS-CHEF D'TAT-MAJOR Lorsque le nombre des officiers accords par le tableau d'effectifs permet de disposer d'un sous-chef d'tat-major, celui-ci a pour mission de seconder, en toutes circonstances, le chef d'tat-major ; le cas chant, il doit tre en mesure de le remplacer. 14. LE CHEF DE BUREAU Spcialiste d'un domaine (emploi, logistique, instruction, etc.), le chef de bureau est responsable de l'ensemble de son service. Organisateur et animateur des travaux qui incombent son bureau, il rpartit le travail entre ses diffrents chefs de section ou officiers traitants, leur donnant les indications ncessaires pour la prparation et la rdaction des travaux qui leur incombent, et leur communique les intentions du commandement. Le chef de bureau doit tre en mesure de fournir tout moment des informations compltes sur les questions de sa comptence, en tenant jour en particulier les tableaux de bord, graphiques et statistiques de toutes sortes illustrant d'un coup d'il les objectifs fixs et les rsultats atteints. 6
15. LE CHEF DE SECTION Responsable d'un domaine d'attributions plus limit que le chef de bureau, le chef de section est un officier traitant et un rdacteur expriment. Il oriente et supervise les travaux mens par le personnel affect sa section. 16. L'OFFICIER TRAITANT (OU OFFICIER RDACTEUR) Comme son nom l'indique, l'officier traitant ou officier rdacteur est la cheville ouvrire de l'tat-major en ce sens qu'il va traiter, suivant les indications de son chef de bureau, de section ou de cellule, les problmes de sa comptence puis rdiger les documents qui seront prsents la signature. Il doit donc : - d'une part, connatre parfaitement les rgles de la correspondance militaire ; - d'autre part, tre inform de toutes les affaires traites par le bureau auquel il appartient. En outre, il doit dvelopper ses relations avec ses correspondants privilgis (contacts physiques, tlphoniques).
2 - LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE MILITAIRE

21. DOCUMENTS D'USAGE GNRAL 211. La lettre 2111) Gnralits La lettre constitue le mode de correspondance le plus couramment utilis entre les autorits militaires, ou entre lautorit militaire et le monde civil. Elle peut servir notamment formuler une demande, transmettre un avis, notifier une dcision, donner une rponse ou accompagner un dossier. Elle est utilise pour des sujets ne demandant pas un long dveloppement. Rdige sous la forme personnelle, elle comprend : - une introduction ; - un dveloppement ; - une conclusion. La lettre est gnralement courte : une page une page et demie (prsentation comprise). La numrotation des paragraphes est en rgle gnrale viter. 2112) La lettre officielle Prsentation Ce type de correspondance revt un caractre formel et administratif. Il doit satisfaire aux rgles de prsentation du TTA 117, pour ce qui est : - de len-tte de page ; - de lidentit de lorganisme metteur ; - de ladresse officielle ; - de la mise en page et des alignements. La suscription d'une lettre officielle, appele souvent "adresse", comprend successivement : en ce qui concerne lmetteur : - le grade (rang et appellation pour les officiers gnraux), le nom (crit en lettres majuscules) et la fonction de lautorit origine du document ; en ce qui concerne le destinataire : - le grade (rang et appellation pour les officiers gnraux), la fonction et l'adresse ; - lorsque la lettre est adresse un E-M de ladministration centrale (EMA, EMAT, direction centrale...), il est dusage que le rdacteur prcise la division ou la sous direction intresse ; - lorsque la lettre est adresse une autorit civile, la fonction et ladresse ; - lorsque la lettre est adresse un responsable civil, le nom, la fonction et ladresse. Lorsque les destinataires sont trop nombreux pour figurer dans la suscription, ils sont indiqus destinataires in fine . La procdure en vigueur, relative aux mentions des destinataires du courrier, est dfinie par une note annuelle de lEMAT. Dans le cas de la lettre denvoi utilise pour prsenter de manire synthtique un dossier plus volumineux, le dveloppement doit prsenter avec concision les lments essentiels de ce 8
dossier et la conclusion doit faire apparatre clairement les demandes, orientations ou les ordres de lexpditeur, de manire viter lautorit destinataire davoir tudier personnellement le dossier tout en lui permettant den avoir une connaissance suffisante pour orienter le travail de ses subordonns. Remarque : dans une lettre, les destinataires sont implicitement "pour action" et les copies qui peuvent tre adresses, sont "pour information" ou " titre de compte rendu". Le plan Bien quil ny ait pas rellement de plan type, les lettres officielles sont structures de manire identique. On retrouve : - lintroduction qui resitue la question ou le problme; il est noter quen gnral cette introduction doit tre courte (un seul ) et aussi prcise que possible de manire rappeler les lments essentiels de la question ; - le dveloppement qui peut comporter plusieurs paragraphes et qui, suivant le but de la lettre, sert rpondre la question ou exprimer une demande, en apportant les prcisions ncessaires ; il fait apparatre lavis, la volont ou la thse de lautorit ; - la conclusion (un seul ) qui sert donner les dernires prcisions utiles, rappeler lintention de lautorit ou encore donner un ordre prcis. La locution "j'ai l'honneur de..." est propre la correspondance officielle ; elle ne doit figurer quune seule fois dans la lettre, soit au dbut, soit dans le corps du sujet. Elle introduit gnralement ce qui est considr comme le cur du sujet (la dcision, la demande, la rponse...). Formules dappel et de courtoisie Ce type de correspondance ne comporte ni formule dappel, ni formule de courtoisie. La signature Elle suit immdiatement le texte si la lettre est signe de l'autorit dsigne dans l'en-tte. Si ce nest pas le cas, (signature par ordre ), la signature est prcde de lattache du signataire. La formule officielle est la suivante :
Pour le gnral darme X chef dtat-major de larme de Terre et par ordre, le gnral de corps darme Y sous-chef dtat-major de larme de Terre (signature) ou Le gnral darme X chef dtat-major de larme de Terre, par ordre, le gnral de corps darme Y sous-chef dtat-major de larme de Terre (signature)
NB : dans le cas dune lettre, les grade, nom et fonction de lautorit apparaissant dans lentte de celle-ci, la mention pour nest pas obligatoire. Dans ce cas la signature est :
Par ordre, D labrviation de cette formule en P.O. est incorrecte. le gnral de corps darme Y sous-chef dtat-major de larme de Terre (signature)
LETTRE OFFICIELLE
EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs. Ecole dEtat-Major Adresse du destinataire mentionne : Le gnral (Pour les noms de rue, avenue, place..., seule la premire lettre est en majuscule). Objet et annexe : En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription.
Compigne, le 13 octobre 200. N /CoFAT/EEM/PROG Clt.:
Le gnral de division X commandant lcole dtat-major Monsieur lamiral attach de dfense prs lAmbassade de France 58, Knightsbridge LONDON SW1X-7JT
TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Chapeau : Ce 1er paragraphe prsente le sujet dans son ensemble.
Objet : Annexe :
Confrence au profit de lcole dtat-major. Modalits pratiques dorganisation.
Corps du sujet : Le 2e paragraphe apporte les prcisions utiles. Le 3e paragraphe introduit la demande par "j'ai l'honneur de...". Conclusion : Elle donne les modalits d'excution ; elle ne comporte pas de formule de politesse.
Le programme propos aux officiers stagiaires de la Ne promotion de lcole dtatmajor prvoit plusieurs confrences qui ont pour but de prsenter les tats-majors allis, leurs procdures et leurs mthodes de travail. En fonction des contacts prliminaires effectus, celle consacre aux tats-majors de larme britannique pourrait avoir lieu le jeudi 13 novembre 200_, 10h45, devant un auditoire d environ 220 officiers. Jai lhonneur de vous demander de bien vouloir autoriser le colonel B venir prononcer cette confrence Compigne. Les modalits pratiques de cette prestation pourront tre traites avec le capitaine Z de la direction des tudes (tlphone : 03-44-36-00-00; tlcopie: 03-44-36-00-01).
SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe).
Signature + timbre
COPIE Exemplaire transmettre pour information ou titre de CR, si besoin est. Copie : au singulier (veut dire une copie de ce document est remise au(x) destinataire(s) suivant(s)).
Copie : EMAT / BRI Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIEGNE CEDEX
Tl. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- -DUCI ET MILITI
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LETTRE OFFICIELLE
EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs. Adresse du destinataire mentionne : (Pour les noms de rue, avenue, place..., seule la premire lettre est ETAT-MAJOR en majuscule). Objet et rfrence : En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription.
Paris, le 18 janvier 200. N 0000/DEF/EMAT/PRH/PEG Clt.:
Le gnral darme M... chef dtat-major de larme de Terre Monsieur le gnral de corps d'arme commandant de la formation de l'arme de Terre caserne Baraguey d'Hilliers BP 3423 37061 TOURS CEDEX Objet : Rfrence : Stage daguerrissement de lcole spciale militaire (ESM). Lettre n 00000 /CoFAT/DEF/BFG/FIO/du 13 dc. 200_
TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Chapeau : Ce 1er paragraphe prsente le sujet dans son ensemble. Corps du sujet : Le 2e paragraphe introduit la rponse de principe par "j'ai l'honneur de..." ; Le 3e paragraphe apporte quelques rserves et des prcisions utiles. Conclusion : Elle donne l'ordre final, elle ne comporte pas de formule de politesse.
Par la lettre de rfrence, vous avez souhait voir dplac le stage daguerrissement de lcole spciale militaire (ESM) de Saint-Cyr de la troisime anne la seconde anne de formation. A cet effet, vous me proposez dutiliser le centre daguerrissement du 6e BIMa au Gabon en 200_, anne au cours de laquelle se drouleraient simultanment deux stages, respectivement au profit du 1er bataillon, en Guyane, et du 2e bataillon, au Gabon. Jai lhonneur de vous faire connatre que japprouve totalement le principe de faire suivre le stage daguerrissement en fin de seconde anne de formation. Concernant lanne transitoire 200_, lide dutiliser le centre daguerrissement du 6e BIMa au Gabon, reoit mon approbation. Il me parat ncessaire cependant,
SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe), avec le timbre humide de l'organisme (ici, le signataire a reu une dlgation de signature du ministre). Le signataire est diffrent de l'entte, la signature est prcde de la mention "Par ordre" suivie des grade, nom et fonction du signataire.
Je vous demande donc de bien vouloir faire procder une tude comparative des cots respectifs dun stage en Guyane et dun stage au Gabon dans les deux hypothses exprimes cidessus, et men communiquer les rsultats avant le 15 avril 200_. Par ordre, le gnral de corps darme Y... sous-chef dtat-major de larme de Terre
Signature + timbre
COPIE Exemplaires transmettre pour information ou titre de CR, si besoin est.
Copie : coles de Cotquidan

14 rue Saint Dominique 00453 ARMEES - PNIA : 821 752 6071 TEL : 01 42 19 -- -- FAX : 01 42 19 -- --
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LETTRE OFFICIELLE
EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs. Adresse du destinataire mentionne
Paris, le 25 juillet 200.

N 0000/DEF/EMAT/MG Clt. : Clt.:
ETAT-MAJOR
Le gnral d'arme M... chef d'tat-major de l'arme de Terre

Objet, rfrences et pices jointes: En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription.
Monsieur le ministre du travail de l'emploi et de la formation professionnelle sous-direction du financement et des affaires gnrales "Fonds Social Europen" Objet : Demande de concours du fonds social europen au profit du centre militaire de formation professionnelle (CMFP/137e RI) de Fontenay-le-Comte. Rfrences : Lettre du 10 juillet 200_ du ministre du travail de l'emploi et de la formation professionnelle. Procs-verbal n 2109/ML/GB du 19 juillet 200_ Pices jointes : deux dossiers. Le procs-verbal de la commission interministrielle dexamen des demandes, cit en rfrence, mentionnait le rejet de la demande de concours du fonds social europen dpose au titre du centre militaire de formation professionnelle (CMFP / 137e RI) de Fontenay-le-Comte. Par correspondance cite en premire rfrence, vous indiquiez quune nouvelle demande de financement au titre des actions caractre novateur pourrait tre examine favorablement par les services du fonds. Par consquent, jai lhonneur de vous adresser un nouveau dossier fond sur les actions novatrices ralises dans le cadre de la formation professionnelle dispense au centre de Fontenay-le-Comte. Ce dossier comprend deux demandes distinctes en faveur dune part des jeunes originaires des dpartements doutre mer et de chmeurs (objectif 3), dautre part des jeunes mtropolitains gs de moins de 25 ans (objectif 4) stagiaires au centre de formation.
TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Chapeau : Ce premier paragraphe prsente le sujet dans son ensemble. Corps du sujet : Le 2e paragraphe apporte la prcision qui va permettre d'introduire la demande. Le 3e paragraphe introduit la demande par "j'ai l'honneur de...". Il n'y a pas de conclusion particulire, la demande telle qu'elle est formule en tenant lieu.
SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe), avec le timbre humide de l'organisme.
COPIE Exemplaires transmettre pour information ou titre de CR, si besoin est. COPIE A : au singulier (veut dire une copie de ce document est remise au(x) destinataire(s) suivant(s)).
Signature + timbre
Copie : - Ministre de la Dfense (cabinet) - CMFP / 137 e RI
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LETTRE OFFICIELLE
EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs.
Paris, le 05 mars 200. N0000/DEF/EMAT/MG Clt. ::
ETAT-MAJOR Adresse du destinataire : - le nom du destinataire s'crit en capitales; Le gnral de - pour le nom de la rue, seule la major gnral premire lettre est en capitale; - le nom de la localit s'crit en capitales.
Objet: En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription. TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Chapeau : Ici il n'y a pas proprement parler d'introduction ; la demande est rdige d'emble, car il s'agit d'un document " chaud", officialisant une demande ngocie par tlphone, peu de temps avant. Suivent les lments prcis de la demande. Conclusion : Ces deux lignes ne constituent pas vraiment une conclusion, c'est seulement l'ultime prcision qui permet de clore la lettre tout en laissant entrevoir l'importance que revt la manifestation pour le demandeur. SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe). Ici le signataire est diffrent de l'en-tte, la signature est prcde de la mention "Par ordre", suivie des grade, nom et fonction du signataire. Il n'y a pas de timbre humide (rserv l'autorit en titre, sauf cas de dlgation). COPIE Exemplaires transmettre pour information Copie : au singulier (veut dire une copie de ce document est remise au(x) destinataire(s) suivant(s)).
corps d'arme C... de l'arme de Terre
Monsieur Jean-Franois B... directeur de la jeunesse et des sports mairie de Paris 25, boulevard Bourdon 75004 PARIS Objet : Rservation de la Halle Georges Carpentier.
A la suite de lentretien tlphonique de ce jour avec lune de vos collaboratrices, jai lhonneur de vous confirmer la rservation de la Halle Georges Carpentier - 61, boulevard Massna 75013 Paris - pour le tournoi annuel de volley-ball de ltat-major de larme de Terre qui se droulera le lundi 3 avril 200_, de 07h30 18h00. Pour lorganisation matrielle et le bon droulement du tournoi, je souhaiterais disposer : - de 6 terrains de volley-ball, plus le terrain central (pour la finale) ; - de 20 vestiaires, sanitaires et douches ; - dune sonorisation ; - de la caftria. Cette journe sera clture par une remise des rcompenses, prside par le gnral de corps darme C..., major gnral de larme de terre.
Par ordre, le colonel de G.. officier suprieur adjoint auprs du major gnral Signature
Copie : EMAT/QG/SG
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LETTRE OFFICIELLE
Compigne, le 05 mai 200. N /CoFAT/EEM/... Clt.:
EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs. Adresse mentionne. du destinataire
Ecole dEtat-Major Le gnral
Objet et rfrence : En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription
Le gnral de division L ... commandant darmes de la garnison de Compigne Monsieur le Prfet du dpartement de lOise. 60000 SENLIS Objet : Prt de dix tentes - 50e anniversaire de lcole de rducation professionnelle de Senlis le 1er juillet 200-. Rfrence : Lettre CAB/MRAL/00 du 16/05/200-
TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Chapeau : Ce paragraphe prsente le sujet dans son ensemble. Corps du sujet : Le 2e paragraphe introduit la rponse dattente par "j'ai l'honneur de...". Conclusion : Ces deux lignes ne constituent pas vraiment une conclusion, elles montrent seulement les gards que lon porte au destinataire.
Par courrier vis en rfrence, vous appuyez la demande de prt de dix tentes formule par monsieur , directeur de lcole cite en objet, loccasion de la crmonie de clbration du 50e anniversaire de la cration de ltablissement. Jai lhonneur de vous faire connatre que votre correspondance a retenu toute mon attention. La dcision de gratuit relevant du ministre de la dfense, jai transmis cette demande ltat-major de la rgion terre Nord-Est, charg de la constitution du dossier. Je ne manquerai pas de vous tenir inform des dcisions prononces et de la suite rserve cette demande.
SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe), avec timbre humide.
Signature
+ timbre
COPIE Exemplaires transmettre pour information. Copie : au singulier (veut dire une copie de ce document est remise au(x) destinataire(s) suivant(s)).
Copie : - Monsieur cole de rducation professionnelle 60000 SENLIS - RT NE (BSA) METZ

Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIEGNE CEDEX
Tl. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- --
DUCI ET MILITI
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2113) La lettre caractre personnel Les exemples proposs sont des correspondances adresses soit des militaires, soit des lus ou personnalits civiles. Ce type de correspondance est gnralement utilis pour remercier, rpondre une demande ou une invitation. Il revt un caractre moins formel et administratif que la correspondance officielle et permet dadopter un ton plus humain et personnalis. Le choix de la lettre caractre personnel relve du donneur dordre qui indique son rdacteur le type de document souhait. Prsentation Ce type de correspondance doit satisfaire aux rgles de prsentation du TTA 117 dans la mesure o elle conserve un caractre officiel et quil est utile den conserver une trace. Dans ce cas, elle comportera un numro denregistrement et un timbre dmission, ventuellement un numro de classement. Si la lettre est dordre purement priv et nest pas destine servir de rfrence, le respect du TTA 117 nest pas impratif. La lettre prive ne fera pas lobjet dun dveloppement au sein de ce document. Nota : les correspondances adresses des autorits militaires peuvent comporter une suscription ; celles adresses des lus ou personnalits civiles nen comportent pas. Le plan Comme dans la correspondance officielle, ce type de lettre commence gnralement par une courte introduction rappelant le sujet, ou la question, en prcisant les circonstances (lieu, date, priode...) puis, suit un dveloppement dans lequel lautorit formule sa rponse, assortie ventuellement de commentaires ou de prcisions. Dans ce type de correspondance, lautorit peut (et doit parfois) exprimer ses sentiments mais dans les limites de la biensance, en bannissant la grandiloquence et la flagornerie. Formules dappel et de courtoisie Cette correspondance comporte toujours une formule dappel du destinataire et une formule de courtoisie. Ces formules sont gnralement crites de la main de lautorit signataire. Dans certaines occasions et en fonction du destinataire, lofficier rdacteur peut tre amen proposer lune et lautre formule ; il conviendra alors de matriser les rgles de protocole et de biensance attaches leur rdaction. Signature Cette correspondance est toujours signe par lautorit. La signature peut tre suivie (en dessous) de la mention dactylographie du grade (rang pour les gnraux) et du nom du signataire. Il ne sera pas fait mention de la fonction si celle-ci apparat clairement dans lentte du papier, ou dans la marge gauche. Le destinataire et son adresse sont inscrits en bas du document gauche (sauf dans le cas dune lettre caractre personnel adresse une autorit militaire et comportant une suscription).
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LETTRE A CARACTERE PERSONNEL

EN-TTE Date et timbre Aligns 130 mm du bord gauche. Suscription Pas de majuscule aux grades et aux rangs. Adresse du destinataire mentionne. (pour les noms de rue, avenue, place..., seule la premire lettre est en majuscule). Il s'agit ici d'une lettre personnelle ETAT-MAJOR laquelle les n d'enregistrement et de classement conservent le caractre officiel. Il n'y a pas de mention d'objet.
Paris, le 25 juin 200. N 0000/DEF/EMAT/MG Clt.:
Le gnral de corps d'arme C... major gnral de l'arme de Terre
TEXTE Align gauche et justifi, lexception de la 1re ligne du 1er qui est aligne sur len-tte Il commence par une formule d'appel crite de la main de l'autorit de la suscription. Le corps du texte (qui peut avoir t propos par un rdacteur de l'E-M) rappelle les circonstances qui justifient les remerciements. Puis il exprime la satisfaction et les remerciements de l'autorit avec, en l'occurrence, une attention particulire pour certaines personnes cites nommment. La formule de politesse est, comme la formule d'appel, crite de la main de l'autorit.
Monsieur le gnral commandant la Xe brigade blinde quartier Brillat Savarin BP 321 01210 BELLEY CEDEX
Mon gnral,
Dans le cadre de son sjour au sein des units de la Xe brigade blinde, une dlgation de sous-officiers et de caporaux-chefs de ltat-major de larme de Terre (EMAT) a eu la possibilit de visiter votre tat-major, le jeudi 3 juin 200_ et de dcouvrir ainsi les ralits dun tat-major oprationnel. Je tiens vous exprimer personnellement toute ma satisfaction pour laccueil trs russi rserv ce personnel de lEMAT. Je vous demande de transmettre mes remerciements lensemble de vos cadres, pour leur coopration et leur disponibilit et en particulier au chef de bataillon Z et ladjudant-chef V qui ont t les chevilles ouvrires de cette visite trs apprcie des cadres de lEMAT.
SIGNATURE C'est obligatoirement celle de l'autorit cite dans la suscription; elle ne comporte pas de mention de nom, de grade ou de fonction.
Veuillez accepter, mon gnral, mes

Signature + timbre
COPIE L'absence de copie, justifie ici, peut renforcer le caractre personnel de la lettre.
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Compigne, le 10 novembre 200. N /CoFAT/EEM/... Clt.:
COMMENTAIRES
La lettre reproduite ci-contre est un exemple de correspondance caractre personnel. Ce type de correspondance est astreint au respect de la charte graphique; elle ne comporte ni suscription ni mention d'objet ou de rfrence. Toutefois, le n d'enregistrement et le timbre lui conservent son caractre officiel. Il est noter : - que ce type de lettre commence par une formule d'appel et finit par une formule de courtoisie, crites de la main du signataire ; - que le nom, la fonction et l'adresse du destinataire sont placs en bas et gauche, aligns sur le texte.
Monsieur le Maire,
Par courrier en date du 25 octobre 200., vous avez sollicit le concours des armes pour le prt de 12 groupes lectrognes, loccasion de la fte de la marguerite, organise le 08 janvier 200. Choisy au Bac. Votre correspondance a retenu toute mon attention, mais jai le regret de ne pas pouvoir y rserver une suite favorable. En effet, cette prestation ne correspond aucun des critres dacceptation imposs par les directives en vigueur.
Souhaitant nanmoins un vif succs cette manifestation, je vous prie de bien vouloir agrer, Monsieur le Maire, lexpression de mes sentiments les meilleurs.
Signature + timbre
Gnral de division L. commandant lcole dtat-major
Monsieur le Maire Mairie de Choisy au Bac 60750 CHOISY au BAC Copie : ventuellement

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Compigne, le 13 octobre 200. N /CoFAT/EEM/... Clt.:
COMMENTAIRES
La lettre reproduite ci-contre est un exemple de correspondance caractre personnel. Ce type de correspondance est astreint au respect de la charte graphique; elle ne comporte ni suscription ni mention d'objet ou de rfrence. Toutefois, le n d'enregistrement et le timbre lui conservent son caractre officiel. Il est noter : - que ce type de lettre commence par une formule d'appel et finit par une formule de courtoisie, crites de la main du signataire ; - que le nom, la fonction et l'adresse du destinataire sont placs en bas et gauche, aligns sur le texte.
Monsieur le Directeur,
Le capitaine A..., officier de relations publiques de lcole dtat-major, ma fait part de la simplicit et de lamabilit avec laquelle vous avez mis sa disposition les grands appartements du chteau de Compigne, dans le cadre de la ralisation dun vidogramme sur lcole dtat-major, le mardi 7 octobre 200_.
Je tiens vous exprimer mes vifs et sincres remerciements, et vous prie de croire lexpression de mes sentiments les meilleurs.
Signature + timbre
Gnral de division L.... commandant lcole dtat-major Monsieur M. Directeur des Muses nationaux Place du gnral de Gaulle 60200 COMPIEGNE

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212. La note La note constitue un moyen de correspondance entre les diffrents organismes de l'administration centrale ou d'un commandement. Elle est adresse seulement des organismes subordonns ou des destinataires d'un rang homologue celui du signataire. Elle traite d'affaires qui ne ncessitent pas une lettre mettant en jeu directement l'autorit personnelle du gnral. Par consquent, la note portant l'attache du bureau rdacteur est destine aux organismes intresss et non aux chefs ou directeurs de ces organismes. La note est rdige sous forme impersonnelle, sans formule de politesse. Les expressions utilises doivent tre simples : "l'tat-major demande ........... son avis sur..........."; ou encore: "cette note a pour objet..........". Les exemples suivants donnent un aperu du genre de question traite et du style de rdaction.
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Paris, le 13 octobre 200_ N Clt : 00000 / DEF / EMAT / EP / L / BO
EN-TTE Date, timbre, titre et adresse : Aligns gauche ; le titre du document est prcis en lettres capitales ; la note n'est pas obligatoirement adresse une personne mais commence par "pour" suivie de la dsignation de l'organisme et du bureau destinataire. NB si la note est adresse une ou plusieurs personnes, on utilisera la formule plus dfrente : " l'attention de M..., MM...".
NOTE pour la direction de ladministration gnrale - commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armes -
Objet : Dlgu Terre au Bulletin officiel des armes.
TEXTE
La simplicit et la brivet de l'objet de cette NOTE, ne ncessitent ni paragraphe introductif, ni conclusion (cependant, cela peut tre ncessaire). Le style est impersonnel et ne comporte pas de formule de politesse.
Ltat-major de larme de Terre (EMAT) fait savoir la direction de ladministration gnrale, commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armes (CPBO), qu compter du 3 novembre 200_, le capitaine T..., affect la section lgislation du bureau effectifs personnel de lEMAT, reprsentera ltat-major de larme de Terre au comit restreint de la CPBO en tant que dlgu Terre au BOA. Il remplacera le commissaire commandant K..., mut compter de cette mme date.
SIGNATURE C'est celle de l'autorit comptente, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre". La formule employe ici, est la formule consacre ; elle peut tre abrge par la mention "Par ordre" suivie de l'attache de signature.
Pour le gnral de corps darme X major gnral de larme de Terre et par ordre, le colonel de G... officier suprieur adjoint auprs du major gnral
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Paris, le 2 septembre 200_ N Clt :

EN-TTE Date, timbre, titre et adresse : Aligns gauche ; le titre du document est prcis en lettres capitales ; si la note n'est pas adresse une personne, elle commence par "pour" suivie de la dsignation de l'organisme et du bureau destinataire ; si la note est adresse une ou plusieurs personnes, on utilisera la formule plus dfrente : " l'attention de M..., MM...".
/ DEF / EMAT / BPF
NOTE l'attention de Monsieur lofficier suprieur adjoint auprs du gnral major gnral Objet : Renouvellement des dossiers dtude technique du cours suprieur dtat-major (CSEM).
Rfrence : Note 0000/DEF/EMAT/MG du 13 mai 200
TEXTE S'agissant d'une rponse une demande prcise, cette note comporte : - une introduction rappelant brivement les termes de la demande ;
Par note de rfrence, lofficier suprieur adjoint auprs du gnral major gnral demande aux bureaux de ltat-major de lui faire parvenir des dossiers rcents qui pourraient figurer dans le dossier de base fourni aux stagiaires du CSEM, pour ltude techniques dtat-major . Or les dossiers suivis par le bureau planification finances ne rpondent pas aux caractristiques dfinies par le commandement de la doctrine et de lenseignement militaire suprieur de larme de Terre. En effet, le bureau est amen, dans le cadre des travaux de ltat-major de larme de terre, soit conduire des travaux de synthse portant sur le devenir de larme de Terre, soit apporter des rponses ponctuelles des questions relevant de la technique budgtaire. Aussi, ces documents quils soient confidentiels ou techniques, ne constituent-ils pas les meilleurs exemples concrets susceptibles dtre utiliss par les stagiaires du CSEM dans le cadre de leurs tudes.
- un dveloppement donnant des explications ou des prcisions et annonant ;
- la conclusion qui donne la rponse finale. Le style est impersonnel et il n'y a pas de formule de politesse
Le colonel M chef du bureau planification finances

SIGNATURE C'est celle de l'autorit comptente, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre".
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1. xxxxxxx 2. yyyyyyy
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213. Le bulletin de correspondance Le bulletin de correspondance a pour but de simplifier la correspondance administrative relative une demande de renseignements brve et n'exigeant pas de longs dveloppements. Il est de prfrence utilis de subordonn suprieur. Il se prsente sous la forme d'un tableau deux colonnes dont la partie gauche est destine la demande et la partie droite la rponse. Il nest pas soumis au respect de la charte graphique (TTA 117) ; il est rdig sur feuille blanche de format courant (21 x 29,7 cm). Il est rdig sous la forme impersonnelle. Il est renvoy l'autorit origine de la question (dont ladresse figure en en-tte de la colonne de gauche), avec la rponse donne par le destinataire. Lorsquune autorit rpond la question dune autorit subordonne, elle peut, si elle le juge utile, largir le champ des destinataires ; la liste de ceux-ci est alors rajoute en bas dans la colonne de droite. Il n'est jamais utilis pour la correspondance adresse des services trangers aux armes.
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BULLETIN DE CORRESPONDANCE
En-tte Colonne de gauche : en-tte de l'E-M questionneur, Colonne de droite : en-tte de l'E-M questionn ; suivies respectivement du timbre, de la date et de l'adresse du destinataire, aligns gauche
REGION TERRE NORD-EST ---------------BUREAU LOGISTIQUE-BUDGET ---------------57998 METZ ARMEES Metz, le 23-01-200_ N 00000/EM.RT/B.LOG-BUD/SOU EQUIP Le gnral de corps darme X... gouverneur militaire de Metz commandant la rgion terre Nord-Est des forces franaises et de llment civil stationns en Allemagne Monsieur le gnral darme chef dtat-major de larme de Terre division logistique bureau soutien - PARIS
MINISTRE DE LA DEFENSE tat-major de larme de Terre division logistique bureau soutien section commissariat ______________ 14, rue Saint-Dominique 00453 PARIS ARMEES Paris, le 13-03-200_ N 0000/DEF/EMAT/DIV.LOG/SOU/CAT Le gnral darme U ... chef dtat-major de larme de Terre Monsieur le gnral de corps darme commandant la rgion terre Nord-Est
QUESTION OBJET : Utilisation des tickets de service REFERENCES : - Lettre 000/DEF/EMAT/DIV.LOG/ SOU/CAT du 05-01-200_ - Circulaire 000/DEF/DCCAT/AG/CT du 25-12-200_ La correspondance de 1re rfrence prcise que chaque cadre solde mensuelle bnficie de 40 repas dastreinte de disponibilit qui lui sont remis en deux fractions semestrielles. La dcision suivante t prise : indpendamment des repas de service pris dans le cadre des sujtions oprationnelles, les cadres attributaires peuvent utiliser leurs tickets indiffremment les jours ouvrs, les dimanches et les jours fris, sans avoir justifier dastreinte de service. Certains conseils dadministration de cercles, se retranchant derrire les prescriptions de la circulaire de deuxime rfrence, nacceptent pas la prsentation des tickets de service les samedis, et les dimanches, do les questions poses : 1) Les cadres peuvent-ils utiliser leur convenance les tickets de service, en particulier, les dimanches et les jours fris ? 2) Les tickets de repas de service sont-ils rservs exclusivement lusage de lattributaire ou celui-ci peut-il en faire bnficier des invits ?
RPONSE OBJET : Contribution de ltat lalimentation des cadres - astreinte de disponibilit.
TEXTE Le style est impersonnel et il n'y a pas de formule de politesse. Aprs une courte introduction explicative, la question est pose en termes simples; l'organisme questionn rpond directement, en face des questions si possible.
Ds lors quil est mentionn : - Que chaque cadre bnficiera de repas de service quil pourra grer sa convenance (cf. lettre 000 du 27-07-200_). On peut considrer que les cadres ont la possibilit dutiliser leurs tickets relatifs aux astreintes de disponibilit les jours ouvrs, les samedis, les dimanches et les jours fris.
Certains cercles amliorent les prestations offertes les jours fris, les samedis et les dimanches, ce qui entrane une hausse du prix du repas. Il est donc prcis quil appartient lattributaire de rgler la diffrence entre le prix du repas amlior et le prix du ticket de repas de service (astreinte de disponibilit).
Destins couvrir les besoins rsultant de la disponibilit, ces tickets sont rservs lusage exclusif de lattributaire.
SIGNATURE C'est celle de l'autorit comptente, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre" ou "par dlgation".
Pour le gnral darme chef dtat-major de larme de Terre et par ordre, le gnral de corps darme SPQR sous-chef dtat-major de larme de Terre
REMARQUE Le bulletin de correspondance n'est pas soumis au respect de la charte graphique.

AUTRES DESTINATAIRES Colonne de droite le questionn (ici suprieur du questionneur) juge utile de faire connatre ce problme d'autres organismes.
DESTINATAIRES : - CFAT - CFLT - RT (7 dest) - Cdt Forces CAP VERT - Cdt Forces DJIBOUTI - Cdt Forces ANTILLES-GUYANE - Cdt Forces POLYNSIE - Cdt Forces SUD OCAN INDIEN - Cdt Forces NOUVELLE - CALDONIE
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214. La note express En dehors du message, la note express est la seule forme abrge de correspondance utilise au sein des organismes dpendant de la dfense nationale. Elle est utilise quand l'urgence de la question n'exige pas l'emploi d'un message et ne se satisfait pas des dlais habituels de la correspondance normale (lettre ou note). Elle peut remplacer les messages entre organismes implants en un mme lieu (mme immeuble ou groupe d'immeubles). Par dfinition, la note express est considre comme affecte du degr d'urgence "URGENT". Elle peut recevoir une mention de protection l'exclusion du degr de classification "SECRET DFENSE". Du fait de son caractre urgent, la NE est cense partir dans la journe. Les autorits ORIGINE ou DESTINATAIRE(S), doivent tre dsignes par les abrviations usuelles (2e BB ; EMAT ; ...), en aucun cas par des adresses compltes (Monsieur le gnral commandant la...). On peut prciser la destination de la NE en ajoutant, avant la premire ligne du texte, la formule Pour le bureau ; la section ; ... , sil sagit dun destinataire pour action, ou bien la formule Intresse le bureau ; la section ; ... , sil sagit dun destinataire pour information. En gnral, la note express ne doit pas dpasser une page et demie. Le texte est rdig sous la forme impersonnelle, en style concis, voire tlgraphique, excluant toute formule protocolaire ou de politesse. Aprs une courte introduction explicative, la demande est expose point par point. Si lon numre des points prcis, chaque paragraphe est numrot (adverbe numrique en toutes lettres) et les sous paragraphes sont indexs dans lordre alphabtique (en toutes lettres). La signature est celle de lautorit comptente, ou celle dune autorit subordonne agissant par ordre . Suite aux modificatifs apports par la MIMOTA, la note express nest plus expdie en deux exemplaires mais en un seul. Elle est achemine par voie postale, comme la correspondance officielle.
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NOTE - EXPRESS
(*) NON PROTEGE Origine Suivi par : CBA LGS Destinataire(s) (pour action) Destinataire(s) (pour information) Copie(s) intrieure(s) Compigne, le Objet Rfrence DIFFUSION RESTREINTE CoFAT / EEM - COMPIEGNE CoFAT TOURS DPMAT / PARIS CONFIDENTIEL DEFENSE
DE - DE/PROG - CP - A/C N /CoFAT/EEM/DE/PROG
Modification des stages EEM 200- / 200CM 0000/DEF/CoFAT/PLN/CSN du 17 juin 200-
Afin daugmenter la dure du sminaire de rentre des nouveaux professeurs et pour tenir compte de la ralisation du PAM, lcole dtat-major demande les modifications suivantes la CM de rfrence. Primo alfa bravo Secundo alfa bravo : Pour la Xe promotion : : date de dbut de stage, au lieu de 26 aot 200-, lire 2 septembre 200-. : date de fin de stage, au lieu de 02 fvrier 200-, lire 09 fvrier 200-. : Pour la Ye promotion: : date de dbut de stage, au lieu de 17 fvrier 200-, lire 24 fvrier 200-. : date de fin de stage, au lieu de 07 juillet 200-, lire 13 juillet 200-.
REMARQUE La note express est soumise au respect de la charte graphique
Le gnral de division XXXX commandant lcole dtat-major
(*) Indiquer la mention de protection (NON PROTEGE, DIFFUSION RESTREINTE, CONFIDENTIEL DEFENSE)
Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIEGNE CEDEX Tl. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- --
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215. Le bordereau d'envoi Le bordereau d'envoi est tabli pour transmettre un ou plusieurs destinataires (bordereau collectif) un ou plusieurs documents se rapportant au mme sujet. Il permet, d'une part, de garder trace de l'envoi et, d'autre part, dindiquer par une des formules usuelles de transmission, le traitement rserver aux documents transmis. Ce document nest pas soumis la charte graphique (TTA 117). Il nest jamais utilis pour la correspondance destine des services ou des organismes trangers aux armes. Il comporte les indications suivantes : - objet : dfinit le sujet trait par les pices transmises ; - rfrence(s) : (ventuellement) prcise le(s) document(s) qui justifie(nt) le bordereau ; - la dsignation des pices transmises ; - leur nombre ; - dans la colonne observation, la formule usuelle de transmission et si ncessaire des prcisions dordre technique (date de rponse, mesures particulires, etc.). Il est rdig sous une forme impersonnelle et ne comporte aucune formule de politesse. Pour transmettre des documents classifis (CD et SD) on utilise un Bordereau denvoi A B B , dont les rgles dutilisation sont dcrites dans lexemple joint. Pour transmettre un document plusieurs destinataires, on utilise un Bordereau denvoi collectif (voir exemple). Pour transmettre un ensemble de documents plusieurs destinataires, il est admis dutiliser un bordereau denvoi courant, portant la mention : adress : destinataires in fine ; la liste des destinataires peut tre inscrite au verso du bordereau, ou figurer en annexe. Les formules usuelles de transmission sont prcises en annexe I du mmento.
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La prsentation peut varier suivant les organismes; on doit trouver : - l'adresse de l'organisme metteur ; - le lieu, la date, le timbre et une mention de classement; - l'adresse du destinataire, place en dessous du titre du document.
En-tte
COMMANDEMENT DE LA FORMATION DE LARMEE DE TERRE ______________ COLE D'TAT-MAJOR ______________ 60209 COMPIGNE CEDEX Tl. : 03-44-36-00-00
Compigne, le 15 dcembre 200_ N 000/CoFAT/EEM/DE/BMSI Clt :
BORDEREAU D'ENVOI
adress : Monsieur le directeur rgional des tlcommunications et de linformatique de la rgion terre Nord-Est quartier de Lattre de Tassigny 57998 METZ ARMEES
CADRE
1) Colonne de gauche : - objet et rfrence(s) (en respectant la rgle de prsentation) ; - numration des pices transmises. NB : toutes les pices transmises doivent correspondre l'objet du bordereau. 2) Colonne centrale : nombre de pices transmises (en regard de chaque pice). 3) Colonne de droite : comporte la formule usuelle de transmission (dont la liste figure en annexe du mmento) et d'ventuels commentaires ou prcisions d'ordre technique, sans formule protocolaire ou de politesse.
Dsignation
Nombre
Observations
OBJET : Dpenses de fonctionnement informatique, gestion 200_ chapitre 3404 article 87. RFRENCES : - BE 000/DCTEI/BUD du 18 mars 200_ - NE 000/DF/DCTEI/BPFM/TITRE III du 30 janvier 200_ PIECES JOINTES : - Facture n 001 de St. MAJUSCULE - Facture n 002 de St. MAJUSCULE - Facture n 028 de St. ISTA - Facture n 076 de Ets. SYLLOGIS - Feuilles d'imputation budgtaire - Relevs d'identit bancaire
TRANSMIS "pour attributions"
1 1 1 1 5 4
C'est celle de l'autorit comptente, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre".
SIGNATURE
Le colonel XXX directeur des tudes
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L'imprim reproduit ici, se prsente sous la forme d'un document en trois feuillets, 2 blancs (A et B) et un vert (B'), dont deux autocopiants (A, B).
En-tte
Le titre "Bordereau d'envoi" est accompagn des lettres A B B'. La lettre correspondant chaque exemplaire est entoure d'un . Ce type de bordereau n'est utilis que pour la transmission de documents classifis au dessus de DR. L'attache et l'adresse de l'organisme expditeur sont mentionnes dans le cadre "Service expditeur". Le bordereau est dat en haut et droite.
Paris, le 25 dcembre 200.
BORDEREAU D'ENVOI A B B'

CONCERNANT UN DOCUMENT
(1)
"SECRET DFENSE" "CONFIDENTIEL DFENSE" (2)
Service expditeur
SECTION TECHNIQUE DE L'ARME DE TERRE DIRECTION / R.A. 120 / BC
CADRE
1) Colonne "Rfrence" : ne figure dans cette colonne que la rfrence du document transmis, jamais d'objet ou de dsignation claire. 2) Colonne "Date : il s'agit de la date correspondant la rfrence. 3) Colonnes "exemplaires et annexes": le nombre d'exemplaires du document de rfrence, ventuellement accompagns d'annexes.
Rfrence (3)
Date
Nombre d'exemplaires
Nombre d'annexes
N 000/STAT/DIRA/CD
13 - 12 - 200_
nant
Destinataire (4) : Ecole d'tat-major__________

DESTINATAIRE & RCEPTION L'organisme destinataire est mentionn en dessous du cadre, sans adresse, celle-ci tant rdige sur l'enveloppe. La personne charge de la conservation du document inscrit la date de rception ainsi que ses grade, nom et fonction, puis renvoie l'exemplaire B l'expditeur
31 janvier 200_ Reu le : ____________________________________

Le LCL GARDT Par : _____________________ __________________
Signature de l'expditeur L'adjudant T chef du bureau courrier
chef de la section tudes prospectives
(1) NOTA IMPORTANT A - conserver par le destinataire ; B - renvoyer sans dlai l'expditeur aprs margement ; B' - conserver en archives par l'expditeur, jusqu' rception du feuillet B qui lui sera substitu. (2) Rayer la mention inutile. (3) l'exclusion de l'objet qui ne doit en aucun cas tre mentionn. (4) Organisme destinataire.
SIGNATURE Attache et
signature de la personne habilite transmettre le document.
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EN-TTE
La prsentation peut varier suivant les organismes; on doit trouver : - l'adresse de l'organisme metteur ; - le lieu, la date, le timbre et le numro de classement; - la dsignation des pices transmises, place en dessous du titre du document.
CENTRE DE LA DOCTRINE DEMPLOI DES FORCES ______________ BP 53 00445 ARMEES Tl. : 00.00.00.00.00 tlcopie : 00.00.00.00.01
Paris, le 15 fvrier 200_ N 000/CDEF/OC Clt : 224
BORDEREAU D'ENVOI COLLECTIF

dsignation des pices
Compte rendu de la runion du comit de rdaction "OBJECTIF DOCTRINE" du 7 janvier 200_
CADRE
1) Colonne de gauche : liste des destinataires auxquels le document est adress. NB : ici, les destinataires sont dsigns nominativement car le document leur est adress s qualit. Sinon un document peut tre adress plusieurs organismes. 2) Colonne centrale : nombre de pices transmises (en regard de chaque destinataire). 3) Colonne de droite : comporte la formule usuelle de transmission (dont la liste figure en annexe du mmento) et d'ventuels commentaires ou prcisions d'ordre technique, sans formule protocolaire ou de politesse.
Destinataires
Nombre
Observations
Monsieur le gnral de corps darme S... commandant du centre de la doctrine demploi des forces. Monsieur le gnral L... Monsieur le colonel N... (EEM) Monsieur le colonel M... (CESAT) Monsieur le colonel R... (DSRO) Monsieur le colonel V... (DEO)
TRANSMIS "pour attributions"
1 1 1 1 1
Monsieur le chef de bataillon B... (CDEF/BA)
"pour information"
SIGNATURE
C'est celle de l'autorit comptente, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre".
Le colonel XXX chef d'tat-major
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216. Le transmis Le transmis est une variante du bordereau d'envoi; mais sa forme nest pas soumise la charte graphique. C'est un procd intermdiaire entre le bordereau d'envoi et la lettre d'envoi. Alors que le bordereau d'envoi ne sert qu' transmettre des documents sans commentaires, ou ventuellement accompagns de prescriptions techniques sur les modalits de traitement de l'affaire dans sa forme, le transmis, quant lui, est employer de prfrence au bordereau d'envoi pour apporter des prcisions sur le traitement de l'affaire, sur le fond. Le texte est impersonnel, il ne comporte pas de formule de courtoisie. Le transmis n'est utiliser que pour l'envoi d'un seul dossier ou d'une seule pice importante qui peut tre envoy un ou plusieurs destinataires.
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La prsentation peut varier suivant les organismes; on doit trouver : - l'adresse de l'organisme metteur (coin suprieur gauche) ; - une analyse qui est le sujet trait; - d'ventuelles rfrences; - la rfrence ou l'intitul du document transmis; - le lieu, la date, le timbre et le numro de classement.
EN-TTE
MINISTRE DE LA DFENSE -=oOo=DIRECTION CENTRALE DU GENIE SOUS-DIRECTION ORGANISATION 14, rue Saint Dominique 00453 ARMES
Analyse : Prparation du sminaire des DG en RT Rfrence : NE 0033/DEF/DCG/ORG
Tlphone : 00 00 00 Tlcopie : 00 00 00
Document : Liste des questions du DCG, adresses aux DG en RT
Paris, le 20 juin 200_ N 1295/DEF/DCG/ORG/INS Clt. :
TRANSMIS
DESTINATAIRES Si l'on manque de place, on peut mettre la mention destinataires "In Fine" et mettre la liste au verso du transmis ou en annexe. SUITES DONNER Gnralement le texte prcisant les suites donner au document transmis figure en dessous de la mention des destinataires.
"pour action" DG LYON DG BORDEAUX CETPB PARIS DG METZ DG ILE DE FRANCE "pour information" SOUS-DIRECTION TRAVAUX SOUS-DIRECTION INFORMATIQUE DG RENNES STBFT PARIS
Les organismes destinataires feront parvenir, sous prsent timbre et avant le 12 juillet, leurs rponses aux questions poses par le DCG, le texte et les illustrations de leur expos sous forme de tirage papier et sous forme de disquette au format PPT, ainsi que les questions qu'ils souhaitent voir abordes au cours du sminaire.
C'est celle de l'autorit habilite, ou celle d'une autorit subordonne, agissant "par ordre".
SIGNATURE
Le gnral de corps d'arme Couthon directeur central du gnie par ordre, le colonel Albaret sous-directeur organisation
REMARQUE Le TRANSMIS n'est pas soumis au respect de la charte graphique.
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217. Le message Destin acheminer les prescriptions et les comptes rendus urgents, le message utilise les moyens de transmissions rapides. Il est normalement rserv au traitement des questions dont l'urgence ne permettrait pas de recevoir une solution en temps opportun par la voie du courrier normal. Le message est rdig en style tlgraphique et sous la forme impersonnelle, en excluant toute formule protocolaire ou de politesse, mme en abrg, telle que "H.R.C.". Toute la rdaction se fait en MAJUSCULES. (motif : absence de minuscules lors de la transmission). Le texte du message commence au premier marquant BT et se compose d'un certain nombre de lignes, obligatoires ou facultatives, mais qui, si elles sont rdiges, doivent se succder dans un ordre rigoureux. L'ordre des lignes de l'avant texte est le suivant : BT.......... dbut du texte obligatoire Mention de protection ou classification obligatoire (en toute lettres) MCA.mot cl d'attribution obligatoire si le destinataire se situe au niveau de lEMA ou de lEMAT ; sinon il est facultatif OPS (ou EXR) baptme de l'opration ou de l'exercice facultatif NMR............. numro du message facultatif OBJ............... objet du message facultatif REF............ rf. d'autres messages ou documents facultatif TXT............... fin de l'avant texte obligatoire BT.................. fin du message obligatoire Le texte proprement dit : il peut tre prcd de la mention pour , suivie de la dsignation prcise de(s) destinataire(s) pour action, et/ou de la mention intresse suivie de la dsignation prcise de(s) destinataire(s) pour information. S'il est court, le prsenter d'un seul bloc sans retour la ligne. S'il est long et comporte des paragraphes et des sous paragraphes, aller la ligne la fin de chacun d'eux. Les paragraphes sont signals par les appellations traditionnelles : PRIMO, SECUNDO, TERTIO, etc. Cette forme est la plus habituelle. Toutefois le guide interarmes pour les rdacteurs de messages prvoit galement la forme du chiffre arabe suivi dun point de ponctuation (1., 2., etc.). Les sous paragraphes sont indiqus par : ALFA, BRAVO, CHARLIE (en toutes lettres). Actuellement, la saisie des messages est le plus souvent effectue par lecteur optique. Dans ce cas, le message doit tre prsent sous une forme particulire.
La liste des mots qui suivent le marquant MCA se trouve dans le guide interarmes pour les rdacteurs de message . Dans le cadre de la messagerie OTAN, il ny a pas de mention MCA mais une mention SIC (subject identification code) suivie dun trigramme correspondant la nature de lexercice ou de lopration concerne. Les trigrammes qui suivent le marquant SIC se trouvent dans lAPP3. Ils servent surtout rechercher les documents antrieurs traitant du mme objet. En tout tat de cause, il est interdit de mlanger procdure nationale et procdure OTAN.
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Remarque : ce formulaire est destin tre recopi par le bureau courrier pour tre transmis par moyen tlgraphique; il ne sera achemin sous cette forme que s'il est port.
Le rdacteur doit seulement cocher les cases de protection et d'urgence. Si l'on utilise la double urgence, la plus grande est automatiquement attribue au(x) destinataire(s) pour action.
En-tte
Enregistrement - G.D.H. de dpt de rception
MESSAGE
GROUPE DATE-HEURE D'APPROBATION Timbres : classification, protections, urgences, divers
Ne pas oublier de cocher la protection et l'urgence (double urgence si destinataires pour action ET pour info).
DESTINATAIRES Il faut employer imprativement les adresses tlgraphiques officielles, telles qu'elles figurent dans le recueil des adresses tlgraphiques "RECATEL", sinon le message sera rejet. TEXTE (Sur ce formulaire, il peut tre manuscrit) Il faut se conformer rigoureusement l'ordre des lignes de l'avant texte (cf. guide interarmes pour les rdacteurs de messages). Le MCA, (mot cl d'attribution) n'est obliga-toire que pour les messages adresss l'EMA, l'EMAT ou des organismes de ces niveaux. Pour le MCA, se rfrer au guide interarmes pour les rdacteurs de messages (listes A & B). Le dbut de texte "TXT" peut tre suivi (ligne infrieure) des prcisions concernant l'attribution : - "pour" = destinataire pour action - "intresse" = destinataire pour information. Ne pas oublier le bigramme "BT" au dbut et la fin du message.
RESERVE AUX TRANSMISSIONS AU DESSUS DE CETTE LIGNE AUTORITE D'ORIGINE
(S) SECRET DEFENSE 5C) CONF. DEFENSE (R) DIFFUS. RESTREINTE (U) NON PROTEGE
L'emploi de la double urgence est recommand (Z) FLASH (O)IMMEDIAT (P) URGENT (R) ROUTINE INSTRUCTIONS DIVERSES
FROM TO (1)
NOMINAL BASEGRAMME INFO (1)
ECOLEM COMPIEGNE
DESTINATAIRES POUR ACTION (une seule adresse par ligne)
DESTINATAIRES POUR INFORMATION (une seule adresse par ligne)
ECOLINF MONTPELLIER
On rappelle la mention de protection coche dans l'en-tte
TERRE PARIS
Le numro du message est attribu par le bureau courrier de l'organisme metteur.
BT NON PROTEGE MCA FORMATION NMR COFAT/EEM/DE/ORG du 02 OCTOBRE 200_ OBJ / FORMATION LAVAC REF/ MSG 2145 COFAT/EEM/DE/LDO du 10 JUILLET 200_ TXT POUR EAI/BUREAU STAGES INTERESSE EMAT/BPO
Identifiant de dbut de texte
Mentions (facultatives) "pour" & "intresse" destines prciser l'attribution du MSG
SUITE A COMTEL DE CE JOUR ET CONFORMEMENT A MSG DE REFERENCE EEM CONFIRME : PRIMO/ EEM DOIT ETRE DOTEE SALLES MULTIMEDIA UTILISANT LOGICIEL LAVAC. SECUNDO/ FORMATION PREVUE 13 ET 14 DECEMBRE 200_ EST REPORTEE POUR RAISONS DE TRANSPORT. TERTIO/ EEM DEMANDE NOUVEAU CRENEAU 24 ET 25 JANVIER 200_ ET HEBERGEMENT POUR DEUX PERSONNES DU 23 SOIR AU 26 MATIN.
BT ="between , identifiant de dbut et de fin de MSG. Rien au-dessus du premier; rien au-dessous du second.
QUARTO/ POINT DE CONTACT LTN . 821-601 0001 REDACTEUR : CNE DAVAL PNIA : 821-601-0000 SIGNE : COL XXXX BT
Signature et/ou cachet de lautorit qui a qualit pour approuver ce message et autoriser sa transmission. Son grade, nom et signature doivent tre dposs au CENTRANS
Identification du rdacteur devant permettre au CENTRANS de le joindre en cas de problme
Nom et signature du rdacteur Visa du chef de service
CNE DAVAL
Tlphone 00 00
VISAS DIVERS
SIGNATURE ET CACHET DE L'AUTORITE
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(1) Rserv aux transmissions
218. La rdaction d'un message pour lecture optique Pour tre mis (techniquement) un message doit tre rdig sous une certaine forme, de manire tre lu par un lecteur optique. Gnralement le bureau courrier se charge de cette mise en forme partir de l'original, manuscrit ou non, rdig par l'expditeur. Mais celui-ci peut aussi le rdiger directement sous sa forme lecture optique, au lieu d'utiliser le formulaire prcdent ( 218). Rgles particulires de prsentation : - support, feuille format A4 ; - police de caractres, COURRIER NEW CAPITALES 12 GRAS ; - marges, droite = 10mm, gauche = 20mm. URGENCE (double urgence si destinataires pour action et pour info1) ; GROUPE DATE HEURE = JJHHMM Z2 MOIS AN ; FM suivi de l'adresse tlgraphique de l'autorit d'origine ; TO suivi adresse(s) tlgraphique(s) autorit(s) destinataire(s) pour action3 ; INFO suivi adresse(s) tlgraphique(s) autorit(s) destinataire(s) pour information3 ; XMT4 suivi adresse(s) tlgraphique(s) autorit(s) non destinataire(s) ; BT =signe de procdure, sparation du texte, rien d'autre sur cette ligne ; MENTION DE PROTECTION = NON PROTEGE, DIFFUSION RESTREINTE etc. ; MCA/ = mot clef d'attribution (obligatoire pour les adresses TERRE PARIS) ; EXER/ ou OPER/5 = marquant d'exercice ou d'opration ; NMR/ = numro de message / attache de l'metteur / mention de protection ventuelle / date d'enregistrement au dpart de l'organisme ; OBJ/= dfinit de faon brve le sujet trait par le MSG REF5 = rfrence(s) ventuelle(s), si ncessaire ; TXT = signe de procdure sparant l'avant texte du texte proprement dit, rien d'autre sur cette ligne ; POUR5 = mention de distribution pour prciser un destinataire pour action ; INTERESSE5 = mention de distribution pour prciser un destinataire pour info ; BT6 =signe de procdure, sparation du texte, rien d'autre sur cette ligne.
1 2
sur la mme ligne exemple : 241330Z JAN 02 (24 janvier 2002 13H30Z) 3 une seule adresse par ligne 4 n'utiliser que lorsqu'on emploie une adresse intentionnellement groupe (AIG), pour exclure certaines adresses 5 facultatif 6 le texte du message se situe entre les deux BT ; il ny a rien en dessous du deuxime.
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MESSAGE mis en forme pour la lecture optique ROUTINE 091454Z OCT 97 FM EQUASSINT COMPIEGNE TO ECOLEM COMPIEGNE GUERRE DIRSERNAT COMPIEGNE PLACE COMPIEGNE ECHACSOCTER COMPIEGNE INFO ANTTEI LILLE BT DIFFUSION RESTREINTE NMR/0175/43RT/5CIE/CPE/DR DU 09 OCT 97 OBJ/PERTURBATIONS DES RESEAUX TEI REF/MSG 3552/DEF/DCTEI/BRD/TT DU 28 SEP 97 TXT PRIMO/ SUITE MSG DE REFERENCE : ALFA/ DANS CADRE PASSAGE NUMEROTATION A DIX CHIFFRES EN NOVEMBRE 97 IL EST NECESSAIRE EFFECTUER TEST SUR CENTRAL DE GARNISON. BRAVO/ TESTS SERONT EFFECTUES MERCREDI 15 OCTOBRE 97 DE 18 HEURES A 20 HEURES. CHARLIE/ AUCUN DEPART COMMUNICATION SUR RESEAU FRANCE TELECOM NE SERA POSSIBLE DANS CETTE PERIODE. DELTA/ RESEAU ARRIVEE FRANCE TELECOM ET RESEAU RITTER NE SERONT PAS PERTURBES. SECUNDO/ INFORMEZ LES ABONNES DE VOTRE FORMATION SUSCEPTIBLES D'ETRE CONCERNES PAR CETTE PERTURBATION. REDACTEUR: CNE LANTAINE 821-601-2112 SIGNE: COL XXXXXXXX BT
Nom du rdacteur CNE LANTAINE Tl. : 2112
Visas divers Copies internes : - Chrono - CDC - TECH - CRT - Central
Signature l'autorit
et
cachet
de
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219. Le message NTX La note tlgraphique pour X (ou message NTX) est un message chang pour raisons de service entre officiers, chacun d'eux tant explicitement nomm. Elle permet d'obtenir rapidement un renseignement, une prcision, une donne ncessaire l'laboration d'un document, l'tude d'une affaire, la prparation d'une activit, etc. L'adresse d'un NTX doit comporter comme origine et destinataire(s) pour action ou pour information les adresses tlgraphiques des autorits sous les ordres desquelles sont placs les officiers concerns. Le NTX est rdig sur une formule de message rglementaire. Le mot cl NOTEX sera rdig en dessous de la mention de protection ; si le NTX est adress une personne en poste dans un organisme du niveau EMAT ou plus, on crira MCA NOTEX . Aussitt aprs le marquant TXT, le texte proprement dit commence par une ligne comportant la mention NTX DU (grade nom de l'officier rdacteur) POUR (grade nom du destinataire) . Un message NTX peut recevoir toute mention de protection l'exclusion de "SECRET DEFENSE". Le degr maximal d'urgence pouvant tre attribu est "URGENT". L'officier rdacteur informe son suprieur direct avant l'envoi d'un NTX. Celui-ci n'est pas enregistr. A son arrive, il est remis directement, et en un seul exemplaire, au destinataire. Il est interdit de faire rfrence un NTX, dans un message d'autorit ou une correspondance officielle.
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Ce formulaire est destin tre recopi par le bureau courrier pour tre transmis par moyen tlgraphique; il ne sera achemin sous cette forme que s'il est port.
Enregistrement - G.D.H. de dpt de rception
MESSAGE
GROUPE DATE HEURE DAPPROBATION Timbres : classification, protections, urgences, divers
Ce message ne comporte pas de numro d'enregistrement ni de timbre; il ne peut pas servir de rfrence une autre correspondance. Rgles de rdaction : identiques lexemple 1
FROM
REMARQUE
L'emploi de la double urgence est recommand
RESERVE AUX TRANSMISSIONS AU DESSUS DE CETTE LIGNE AUTORIT D'ORIGINE
(S) SECRET DEFENSE (C) CONF. DEFENSE (R) DIFFUS. RESTREINTE (U) NON PROTEGE
(Z) FLASH (O) IMMEDIAT (P) URGENT (R) ROUTINE INSTRUCTIONS DIVERSES
NOMINAL BASEGRAMME INFO (1)
REGENI ILLKIRCH
TO (1) DESTINATAIRES POUR ACTION (une seule adresse par ligne)
DESTINATAIRES POUR INFORMATION (une seule adresse par ligne)
MILFRANCE LUANDA
BRIGAGENI STRASBOURG
BT NON PROTEGE NOTEX
La mention NOTEX sera prcde de MCA si ce type de message est adress un organisme du niveau EMA ou EMAT
OBJ/ RELEVE CDT CENTRAL MINE ACTION TRAINING SCHOOL UNAVEM3 TXT NTX DU LCL JANTER DU 1ER RG POUR LCL LAMINE CDT CMATS UNAVEM3 AFIN DE PREPARER RELEVE CITEE EN OBJET VOUS DEMANDE DE BIEN VOULOIR ME FAIRE PARVENIR RENSEIGNEMENTS SUIVANTS : PRIMO/ RENSEIGNEMENTS SUR MISSION, SUBORDINATION, MOYENS, PERSONNEL ET MATERIEL, AMBIANCE. SECUNDO/ CONDITIONS DE VIE : HEBERGEMENT, ALIMENTATION, HABILLEMENT, SANTE. TERTIO/ DOCUMENTATION : CONNAISSANCES PARTICULIERES. QUARTO/ TOUS RENSEIGNEMENTS DE SITUATION JUGES UTILES. QUINTO/ LIAISONS, VOUS POUVEZ ME JOINDRE PAR MEME CANAL OU TEL 00 00 00 00 00. BT
Nom et signature du rdacteur Visa du chef de service
Tlphone
LCL JANTER
00 00
VISAS DIVERS
SIGNATURE ET CACHET DE LAUTORITE
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220. La fiche de lecture Titre de louvrage Auteur(s) - Edition Ref. bibliothque Rdacteur Date de rdaction Titre complet de louvrage Nom(s) auteur(s) - Editeur et millsime Le cas chant Grade NOM, Prnom Jour - mois anne
1/ LAUTEUR:
2/ SYNTHESE DE LOUVRAGE :
3/ ANALYSE AVIS DU REDACTEUR :
NOTA BENE : 1. Ce modle de fiche est celui en vigueur au cours suprieur dtat-major ; 2. la longueur normale dune fiche de lecture est de 2 pages.
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22. DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINS AUX AUTORITS SUPRIEURES 221. Le compte rendu Le compte rendu constitue la relation sommaire d'un fait ou d'une situation. Il s'emploie le plus souvent pour signaler l'autorit suprieure l'excution d'un service ou un fait quelle doit connatre sans dlai. Le compte rendu peut tre rdig : - soit sous forme de lettre (forme personnelle) ; - soit sous forme de rapport (forme impersonnelle). Cependant, certains comptes rendus, propres des faits ou des situations dtermins, se prsentent sous la forme d'un imprim complter. Exemples : CR de punition, CR d'accident... Les avis des autorits hirarchiques sont consigns la suite du compte rendu lui-mme, notamment lorsque celui-ci est rdig sous une forme de lettre. S'il est destin renseigner l'autorit sur un fait ou un vnement, le CR doit tre bref et conserver un caractre de stricte objectivit, sans entrer dans les suppositions et sans faire tat de propositions ou d'interprtations personnelles de la part du rdacteur. Il aboutit parfois la rdaction d'un rapport.
222. Le rapport Le rapport a pour objet la relation dtaille d'un fait ou d'une situation prsentant un caractre suffisamment important pour provoquer l'envoi d'instructions ou l'approbation de mesures proposes. Dans le premier cas, le rapport s'tablit le plus tt possible aprs que le fait ou l'vnement relat se soit produit. Il a parfois t prcd d'un simple compte rendu. Dans le second cas, le rapport s'tablit tout moment. Le rapport constitue gnralement la pice essentielle d'un dossier et, comme tel, ne doit traiter que d'une seule affaire. Il est destin passer par la voie hirarchique et son destinataire n'est pas indiqu. Les avis des autorits hirarchiques sont joints au rapport au cours des transmissions successives. Le rapport est toujours rdig sous une forme impersonnelle. Si la forme et le contenu de certains rapports sont souvent dfinis par des instructions, traditionnellement un rapport se compose toujours de trois parties, d'ingale importance :
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- l'expos, aussi court que possible, fait connatre le fait ou l'vnement provoquant le rapport. Toutefois, pour tre complet et utile, un rapport relatant un fait grave ou un vnement important doit toujours indiquer : - les circonstances de temps et de lieu (o et quand ?) ; - les personnes intresses par le fait ou l'vnement (qui, qui et avec qui ?) ; - les causes et conditions dans lesquelles s'est produit le fait, l'vnement relat (pourquoi et comment ?). A sa lecture, le destinataire doit immdiatement savoir, sans ambigut, pourquoi un rapport lui est soumis ; - le dveloppement, partie la plus longue, contient toutes les explications, toutes les justifications, toute l'argumentation relatives au sujet trait ; il constitue le fond du rapport et doit clairer, convaincre ou persuader le destinataire ; dans un rapport, les sous-titres remplacent les transitions ; - la conclusion nonce, en termes clairs, nets et fermes les propositions du rdacteur, dductions logiques du dveloppement ; ces propositions doivent toujours tre formules au conditionnel car il est sous-entendu : "si l'autorit suprieure le dcide ".
223. La fiche : 2231. Dfinition et fonction gnrale dune fiche : La fiche est un document non rgi par la charte graphique et rdig par un subordonn lattention de lun de ses chefs pour porter sa connaissance des lments dapprciation afin de lui permettre : - de connatre un sujet ; - de prendre une dcision de son niveau. Une fiche est gnralement suivie deffets, selon les directives de lautorit (ordres, runions, tudes, courriers, demandes). Les trois rgles suivantes seront toujours lesprit du rdacteur : Concise sans tre laconique, la fiche ne prsente que des lments du niveau du chef et qui correspondent donc ses proccupations ; Quel que soit le type de la fiche, elle ncessite toujours un travail danalyse et de synthse ; Au-del des contraintes de forme, le rdacteur adapte sa composition la question pose et au contexte. En fonction de lobjectif recherch, un rdacteur dispose de trois types de fiche : la fiche de prsentation, appele aussi fiche danalyse ou fiche navette ; la fiche dinformation ; la fiche de propositions.
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type de fiche
nature Une fiche de prsentation contient tous les commentaires permettant lexploitation dun document mis la lecture dune autorit ou sa signature. Dans un tat-major, elle accompagne systmatiquement tout document prsent une autorit. Elle comporte les avis des autorits intermdiaires et, le cas chant, ceux dautres services ou organismes, afin que le chef sache que tous les services concerns ont vrifi les points qui sont de leur responsabilit, ont apport ventuellement leur concours llaboration dune proposition et quils sont en accord avec les tenants et les aboutissants du dossier. La fiche dinformation porte la connaissance de lautorit suprieure une information dont il a besoin ou quil doit connatre. Elle est rdige la demande dune autorit ou de faon spontane. La fiche de propositions permet au chef dexercer un choix en vue dordonner des mesures dexcution en toute connaissance de cause. Elle est rdige pour une autorit qui doit prendre une dcision ou de faon spontane, lorsquun officier traitant est confront un choix qui dpasse sa responsabilit.
la fiche de prsentation (ou danalyse ou navette)
la fiche dinformation
la fiche de propositions
2232. Forme gnrale dune fiche : La fiche est un outil de travail interne un tat-major ou un organisme. Les modles de fiche seront donc diffrents selon ces organismes. Nanmoins, les fiches obissent des rgles usuelles dcriture. Cest un document entirement rdig, de faon claire, complte et prcise, dans lequel le style tlgraphique est banni. La forme criture, syntaxe, orthographe est soigne mais le style reste simple et direct. Les transitions sont inutiles ; les conclusions de fin de parties ne sont rdiges que si elles apportent un peu de clart au texte, sans le surcharger inutilement. Les pages sont numrotes sous la forme : numro de page / nombre total de pages. Toutes les formes de style qui peuvent aider la comprhension ou la bonne lecture de la fiche peuvent tre utilises numrotation de paragraphes, retraits, polices de caractres particulires mais en limitant lutilisation des caractres gras et souligns aux titres et quelques mots au maximum. Le style dune fiche est toujours impersonnel. Au lieu de notre brigade, il faudra crire la Xe brigade. 2233. Confidentialit dune fiche : Une fiche, rdige une date donne pour rpondre un besoin prcis et dans un contexte particulier, nengage que son rdacteur tant quelle nest pas annote par lautorit suprieure.
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Lorsquune fiche revient annote par une autorit, elle ne peut plus sortir du service, bureau ou organisme du rdacteur sans laccord formel de lautorit qui la annote en dernier ressort. 2234. Description des diffrents types de fiche : La fiche de prsentation : Cest un document dont le modle est impos par lorganisme qui lutilise. Elle accompagne systmatiquement tout document prsent une autorit, sous la forme dune chemise imprime au recto. Une fiche de prsentation contient toutes les explications permettant lexploitation dun document mis la lecture dune autorit ou sa signature (ne pas oublier les notes ou documents de rfrence). Outre le commentaire du rdacteur, nommment dsign, doivent apparatre lobjet du dossier, la date de rdaction, la liste numrote de tous les documents contenus dans la chemise, un numro denregistrement et dautres rfrences ventuelles. Le commentaire du rdacteur est libre mais il doit prciser le but de la fiche (lecture ou signature) avec une formule du type est propos la lecture (ou signature) de. La fiche de prsentation comporte des cases destines recevoir les visas et les commentaires ventuels de toutes les autorits intermdiaires entre le rdacteur et lautorit destinatrice et, au besoin, dautres personnes concernes par le sujet mais non relies entre elles par des liens directs de subordination. Chaque signataire est responsable de la transmission du dossier au signataire suivant, dans des dlais convenables. En cas durgence, il est conseill au rdacteur de suivre le cheminement du dossier afin quil narrive pas avec du retard sur le bureau du chef. Cette tape ultime de validation, avant la prsentation au chef, ne doit en principe plus remettre en cause lessentiel du dossier. Elle fait suite un travail de fond coordonn par le rdacteur, au sein du mme service et avec dautres services, et dont le but est de trouver un consensus entre toutes les parties prenantes, et donc une proposition qui soit acceptable par le chef. Lensemble des avis apporte au chef la certitude que tous les services concerns ont vrifi les points qui sont de leur responsabilit, ont apport ventuellement leur concours llaboration dune proposition et quils sont en accord avec les tenants et les aboutissants du dossier. Ils peuvent apporter une prcision ou un commentaire sur certains points auxquels ils attachent une importance, mais sans remettre en cause le dossier. La dernire case est prvue pour lautorit destinatrice en dernier ressort, afin quelle puisse dposer son visa accompagn ventuellement dun commentaire. Ce commentaire doit tre considr, le cas chant, comme un ordre dexcution. Lorsque plusieurs documents sont insrs dans la chemise, des marquants numrots sont apposs sur chaque document afin que lautorit puisse en prendre plus facilement connaissance. De mme, lorsquune signature est requise sur un document, un marquant est positionn sur le document ct de lendroit signer. Lorsque de nouveaux dossiers, correspondant au mme objet , seront prsents lautorit, une copie de lensemble des dossiers prcdents lhistorique de laffaire devra gnralement accompagner en pice jointe le nouveau document.
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Exemple de fiche de prsentation :
Fiche de prsentation
(n denregistrement)
La longueur du commentaire nest pas ici significative. Elle peut aller de 3/4 lignes une demi-page.
DPMAT Bureau tudes gnrales Rdacteur : CDT DUPONT OBJET : Diplme dtat-major PIECES JOINTES : 1. circulaire nXXXXXXXX 2. fiche propose la lecture du gnral directeur commentaires : vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv date et signature Chef de section B : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx date, tampon + signature Chef de bureau : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx date, tampon + signature Gnral directeur : sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss ssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss ssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss
2 1
gd
10/11/02 XXX
La fiche dinformation : Le format de la fiche dinformation est libre. Il dpend essentiellement du type dinformation transmis - devoir universitaire dans une analyse/synthse de document, devoir narratif pour relater un vnement ou encore brve journalistique pour une information trs succincte. Dune manire gnrale, cette fiche est concise, une ou deux pages en gnral, et elle permet lautorit de prendre connaissance trs rapidement dune information. Cette fiche a aujourdhui tendance disparatre au profit de la messagerie lectronique, qui se prte une transmission concise et rapide de linformation, tout en permettant de toucher simultanment de nombreuses personnes. Lutilisation de la messagerie nexclut pas le respect de la voie hirarchique. La fiche de propositions : La fiche de propositions est un document qui permet au chef dexercer un choix, en vue de dcider des mesures dexcution en toute connaissance de cause. Cette fiche est rdige comme une vritable dmonstration, qui fait suite ltude approfondie dun problme. Tous les aspects du problme doivent tre analyss en totalit et avec objectivit. Tout en respectant imprativement les orientations reues de son chef, la fiche de propositions
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impose nanmoins au rdacteur un engagement affirm quant au choix quil prconise. Loption propose doit rsulter dune dmonstration logique. Une fiche de propositions prendra donc laspect dune argumentation dont la forme la plus complte peut tre la suivante : Organisation dune fiche de propositions complte : Cest le canevas de fiche utilis lcole dtat-major. Introduction : Lintroduction est brve mais doit comprendre trois paragraphes : - le prambule : qui prcise lobjet et le problme pos, le replace dans son contexte et rappelle, si besoin est, les chances et les limites ; - lide matresse, qui expose la rponse du rdacteur ; - lannonce du plan, qui prsente lorganisation du corps de la fiche. Ce plan sera ensuite scrupuleusement respect. Chaque partie comprend ensuite une ide directrice (ID) et des arguments (ides secondaires ou IS). Premire partie : Cette partie est en gnral consacre lexpos dtaill de la situation, de lhistorique de laffaire et du problme rsoudre. Bref descriptif de lID 1. Sa forme concise, rdige ventuellement sous forme de titre, ne laissera pas de doute au lecteur. sous partie 1 (IS1) ; sous partie 2 (IS 2) ; sous partie 3 (IS 3) ; Conclusion (ventuelle) de la premire partie.
Deuxime partie : Dans cette partie, le rdacteur dcrira toutes les solutions ralisables (cf. MRG).Elles sont gnralement exposes de la moins avise la plus judicieuse. Les solutions envisageables (infaisables ou ne correspondant pas aux buts recherchs) ne sont pas prsentes, sauf si le rdacteur juge que le chef doit savoir pourquoi elles ont t cartes. Elles peuvent alors tre rapidement traites dans le premier paragraphe de cette partie. Chaque solution est caractrise par un numro, un titre et une description synthtique, avec emploi possible du soulignement ou de caractres gras. Au-del de trois solutions, il faudra systmatiquement privilgier un regroupement par grands types de solution, chaque type tant dfini par un critre trs diffrenci et subdivis en une ou plusieurs solutions qui peuvent tre numrotes1: _____________________________
1
Dans cet exemple, le nombre de types de solutions et de solutions nest pas significatif ; il peut aussi exister des variantes de solutions, qui seront appeles par exemple S121 et S122 pour la solution S12).
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S1 : titre1 ; description du type de solution ; S11 : titre de la solution description, avantages2; inconvnients3; risques; commentaires ventuels. S12 titre de la solution ; description, avantages ; inconvnients ; risques; commentaires ventuels. S2 : titre, description de la solution ; description, avantages ; inconvnients ; risques; commentaires ventuels. S3 : titre ; description du type de solution ; S31 : titre de la solution ; description, avantages ; inconvnients ; risques; commentaires ventuels. S32 : titre de la solution ; description, avantages ; inconvnients ; risques; commentaires ventuels.
Troisime partie : Elle est consacre lavis du rdacteur (ou du bureau). Il sagit de mettre en avant la solution prconise par rapport certains critres choisis par le rdacteur ou imposs par son chef en dmontrant que : o ses avantages sont suprieurs ceux des autres solutions ; o ses inconvnients seront aisment corrigs ; o ses risques sont les plus faibles et peuvent tre limits ou vits en prenant certaines mesures. La solution prconise par le rdacteur correspond videmment lide matresse. Cette partie doit donc tre cohrente avec tout ce qui prcde. Il sagit de convaincre le lecteur du bien-fond de cette solution au nom de facteurs dterminants, sans refaire linventaire des avantages dj cits plus haut. Dans le mme ordre dide, le rdacteur ne cherchera pas cacher ou minimiser hypocritement les risques et inconvnients de la solution quil prne : son chef doit pouvoir dcider en toute connaissance de cause. Conclusion : Le rdacteur agit alors comme si sa proposition tait valide. Il prsente son chef les suites donner (calendrier, courriers, runions, dcisions, demandes, interventions, etc.). Si les dlais daction sont courts, il propose sa signature (en pices jointes) les premiers documents induits par la solution choisie. Ce paragraphe conclusion nest pas obligatoirement requis, notamment si la 3e partie est suffisamment claire. Elle se substitue alors la conclusion et les suites donner sont alors prsentes en fin de 3e partie.
____________________________
Le titre est une description synthtique avec emploi possible du soulignement ou de caractres gras ; le type de solution ou la solution doit tre ensuite caractris plus finement en une phrase ds le dbut du paragraphe. 2 Souligner ce qui fait lintrt de cette solution, en se plaant toujours au niveau de son chef. 3 Les dfinitions des risques et des inconvnients sont celles utilises dans le raisonnement tactique. Il faut considrer comme risque un vnement alatoire dont la survenue peut remettre en cause la ralisation de la solution ; linconvnient est une contrainte inluctable qui impose de prendre des mesures immdiates.
1
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Organisation dune fiche de propositions simplifie : Ce modle de fiche de propositions simplifie est utilis pour exposer des problmes simples, sur une ou deux pages. des fins pdagogiques, au cours du stage dEM, la fiche de propositions sera le plus souvent rdige selon le modle complet dcrit plus haut. (NB : certaines consignes dordre gnral donnes plus haut ne sont pas rptes ici) Introduction : Lintroduction est plus complte que prcdemment. Elle comporte lexpos dtaill de la situation, de lhistorique de laffaire et du problme rsoudre qui se trouvaient auparavant dans la premire partie. Lide matresse est sans changement. Le plan ne comportera plus que les diffrentes solutions possibles. Corps de la fiche : Le rdacteur dcrira toutes les solutions ralisables1. Les solutions juges irralisables (infaisabilit, grande complexit, risques trs importants) par le rdacteur ne seront en principe pas prsentes. Les solutions sont gnralement exposes de la moins avise la plus judicieuse. (NB : Dans lexemple ci-dessous, le nombre de solutions nest pas significatif) S1 : titre ; description ; avantages ; inconvnients ; risques, commentaires. S2 : titre ; description ; avantages ; inconvnients ; risques, commentaires. S3 : titre ; description ; avantages ; inconvnients ; risques, commentaires. Conclusion/avis : La conclusion est consacre lavis du rdacteur (ou du bureau). Il sagit de reprendre la solution prconise en la comparant aux autres solutions. Il est important de convaincre le lecteur du bien-fond de cette solution. La solution prconise correspond lide matresse et le choix doit donc tre cohrent avec lanalyse qui prcde. Le rdacteur agit alors comme si sa proposition tait valide. Il prsente son chef les dcisions, demandes et interventions ncessaires. Si les dlais daction sont courts, il propose sa signature (en pices jointes) les premiers documents induits par la solution choisie.
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Si le nombre de solutions est suprieur trois, il faudra l aussi privilgier un regroupement par grand type de solutions, chaque type tant dfini par un critre trs diffrenci et subdivis en une ou plusieurs solutions qui peuvent tre numrotes.
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Exemple de modle de fiche dinformation ou de proposition :
COMMANDEMENT DE LA FORMATION DE LARMEE DE TERRE ECOLE DETAT-MAJOR Rdacteur : CNE XXXXX
Compigne, le 17 aot 2004 N /EEM/CP/ groupe X
FICHE lattention du commandant des promotions laisser une marge dau moins 4 cm droite ou gauche (annotations du chef).
OBJET: Synthse dvaluation du module INFRA. RFRENCE (S): Dossier infrastructure de lEEM. ANNEXE (S): .. PICE (S) JOINTE (S): .
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224. Le procs-verbal Un procs-verbal est : - soit le constat d'activit d'une commission, d'une runion, etc. ; - soit la narration en forme authentique dresse par une autorit ou personne ayant qualit pour le faire, de ce qu'elle a fait ou constat dans l'exercice de ses fonctions. Il est rdig sous forme impersonnelle. Le procs-verbal doit enregistrer fidlement les diffrentes opinions et tre extrmement prcis sur les faits (date, heure, circonstances, etc.). Le procs-verbal est sign personnellement par son auteur. Si plusieurs personnes participent son laboration, elles apposent chacune leur signature en bas du document. L'une de ces personnes, appele "rapporteur", est, en ce cas, responsable de la rdaction et de l'acheminement.
225. Les tats et situations Ils constituent des pices but statistique. Il s'agit, en rgle gnrale, d'une numration faite sous la forme globale ou dtaille : - de personnel ; - de matriels, d'indications techniques, etc. De formes et de modles varis, ils se prsentent gnralement sous l'aspect d'imprims complter.
23. DOCUMENTS DESTINS AUX AUTORITS SUBORDONNES 231. La dcision La dcision est lexpression crite de la volont dune autorit dans un domaine prcis relatif lorganisation ou ladministration, ou concernant le personnel. Elle se rfre normalement aux textes sur lesquels elle est fonde. Elle peut tre prise sous forme de lettre ou de note ; si elle porte le titre de dcision, elle est prsente dans la mme forme gnrale que la note. 232. La note de service Elle a pour objet de permettre une autorit de donner, sur une question dtermine, ses instructions une ou plusieurs autorits subordonnes. C'est un document intrieur une unit ou un service. Rdige sous la forme impersonnelle, la note de service ne traite que d'un seul objet. Sa prsentation gnrale est celle de la note.
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NOTA : au sein d'une grande unit, l'usage prvaut parfois de traiter sous forme de "note de service" une activit intressant l'ensemble des rgiments ou organismes subordonns (exemple : organisation d'un sjour en camp). Le document rglementaire employer dans ce cas est la NOTE. Cette note s'apparente un ordre d'oprations. Comme lui, elle dfinit les buts atteindre, les modalits pour y parvenir, les limites dans lesquelles s'exerce l'initiative du subordonn. Elle est d'autant plus dtaille qu'elle s'adresse un chelon moins lev de la hirarchie. 233. L'instruction et la circulaire Elles ont pour objet de fournir aux excutants les prescriptions relatives l'application des lois, ordonnances, dcrets, arrts. L'instruction est un document de caractre gnral et permanent contenant des prescriptions d'orientation en vue d'une action dtermine. Elle fixe le but atteindre, expose la pense gnrale ou les intentions du chef et donne aux subordonns les indications qui leur sont indispensables pour agir conformment ces intentions. La circulaire est un document de porte plus limite que l'instruction et caractre gnralement temporaire. Exemple : instruction gnrale sur la notation et circulaire annuelle d'application. Ces documents ont une prsentation identique celle de la note. Toutefois, le titre "note" est remplac par "instruction" ou "circulaire" et suivi de "relative ...". 234. La directive La directive est utilise par les chelons levs du commandement pour exprimer aux subordonns les buts atteindre et les ides fondamentales devant guider leur action. 235. La notification individuelle La notification est un document transmis, en principe, par la voie hirarchique, un individu, pour l'informer d'une dcision qui l'intresse titre personnel. Lorsque cette dcision est susceptible de donner lieu un recours contentieux, la mention suivante figure sur la notification individuelle : "Prire de faire notifier cette dcision l'intress qui devra en dlivrer, dat et sign, un rcpiss qui sera joint au dossier". Si lintress ne veut ou ne peut signer, lautorit charge de la notification doit tablir un compte rendu.
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3 - RDACTION ET PRSENTATION DES DOCUMENTS

31. PRINCIPES La rdaction d'un document rpond un but prcis : - expression d'une demande ; - excution d'une dcision ; - satisfaction d'une demande. Elle vise l'obtention d'un rsultat concret et doit donc tre efficace. L'efficacit en la matire s'obtient par : . le choix appropri du type de document support de la communication (lettre, note, message...) ; . la dtermination des degrs d'urgence et des destinataires, de manire assurer la diffusion tous les organismes qui ont en connatre ; . la rdaction claire et prcise du texte. La rdaction est une affaire personnelle. Cependant, le style de correspondance militaire obit certaines rgles que l'officier traitant doit respecter. Il devra galement choisir un plan logique pour dvelopper son argumentation ou son expos des faits et des ides. Les quelques conseils pratiques donns ci-aprs devraient l'y aider. 32. PRSENTATION MATRIELLE La prsentation obit des rgles diffrentes selon qu'il s'agit d'un document manuscrit ou d'un document dactylographi. 321. Document manuscrit Les rgles de prsentation en vigueur avant la publication de la charte graphique demeurent applicables (cf. J. BLONDEL : correspondance militaire et relations publiques, ditions LAVAUZELLE). 322. Rgles de prsentation du TTA 117 La prsentation matrielle des documents dactylographis obit aux dispositions dfinies dans la charte graphique (TTA 117) voir annexe II. Le TTA 117 instaure des rgles rigoureuses en matire de : - Logotype, sa prsentation en couleur, ses couleurs dimpression, sa prsentation sur fond de couleur ou en une seule couleur, sa prsentation en noir et blanc, sa typographie. Edition, voir en annexe II les documents et objets concerns ainsi que leurs rgles de prsentation.
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Signaltique, les entres de casernes ou de quartiers, les enseignes, les banderoles et les vhicules.
Ces rgles sont impratives et doivent tre appliques avec rigueur. Il est, en particulier, interdit de mlanger les types de prsentation, de prendre des liberts avec les proportions et les emplacements du ou des logos et emblmes autoriss. Il est possible dappliquer ces rgles de prsentation des documents qui ne figurent pas dans la liste des documents concerns ; toutefois cela doit se faire dans le plus strict respect du TTA117. 33. STRUCTURE GNRALE D'UN DOCUMENT * Un document est constitu d'un en-tte, d'un corps et d'un final. 331. L'en-tte - L'attache : dsignation et adresse de l'organisme d'origine (et le plus souvent le numro de tlphone du service), au-dessus de l'attache ventuellement, les initiales du rdacteur ainsi que la date de frappe. Elle se place soit dans l'angle suprieur gauche du document (document interne), soit selon les rgles dfinies par la charte graphique ; - Le lieu d'origine et la date de signature s'inscrivent soit en haut et au centre du document (charte graphique), soit en haut et droite du document ; - Les numros d'enregistrement et de classement (et la classification de scurit s'il y a lieu) en dessous du lieu d'origine et de la date de signature ; - La suscription (le gnral... ...) pour une lettre, ou le titre (note de service, note express...) pour les autres documents ; - Le degr d'urgence (pour les messages seulement).
Nota : bien quil nexiste pas de rgle officielle rgissant la construction des attaches pour lenregistrement du courrier, lusage fait apparatre que : * Les tats-majors du niveau EMAT, directions des services ou des personnels (DCMAT, DCCAT, DCTEI, DCG, DPMAT) dbutent leur attache par DEF/ Ex. : DEF/EMAT, DEF/DCMAT,, * Les tats-majors du niveau CoFAT, CFAT, CFLT, RT, dbutent leur attache denregistrement par leur acronyme. Ex. : CFAT/., CFLT/., CoFAT/. * Les organismes qui leurs sont subordonns directement font apparatre cette subordination dans leurs attaches. Ex. : CoFAT/EEM/, CFAT/BB2/, CFLT/BL1/ * Enfin, au niveau des rgiments, seul lchelon immdiatement suprieur sera ventuellement rappel. Ex. : BL1/1er RMAT/CDT/
332. Le corps Il comprend : - l'objet: le mme libell est normalement maintenu lorsqu'il y a change de correspondances; viter les sigles dans l'objet d'un document (ou en donner la signification) ; - les rfrences : elles permettent dtablir la filiation gnrale dun texte et de prciser les noms des documents lorigine de faits ou de rgles mentionns dans ce texte. Tous les documents cits dans un texte doivent tre rfrencs.
T*
Ce paragraphe s'applique plus particulirement la lettre, qui constitue le document le plus labor de la correspondance militaire. Nanmoins, les prescriptions donnes sont applicables l'ensemble des documents, aux adaptations ncessaires prs.
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Une rfrence est dfinie par un type de document (texte rglementaire, lettre, message, note), un numro denregistrement, une date. Parfois, la rfrence est simplement une communication tlphonique ou une runion. Les lois et textes rglementaires sont indiqus avant les autres documents, dans lordre hirarchique1 suivant : lois et ordonnances, dcrets, arrts, instructions, circulaires, notesLorsquil y a plusieurs textes dimportance semblable, ceux-ci sont inscrits dans lordre chronologique de parution, du plus ancien au plus rcent. Les rfrences sont numrotes 1, 2, Dans les lettres personnelles, la rfrence est introduite normalement par ladjectif possessif votre ou notre suivi de la nature du document et de la date. On peut trouver aussi : lindication des annexes : les annexes contiennent ce que le rdacteur n'a pas voulu mettre dans le corps du document pour viter de surcharger inutilement sa dmonstration ou sa prsentation, mais elles font partie de ce dernier. Il sagit de trouver un quilibre entre le corps du document et les annexes pour que largumentation soit concise tout en restant suffisamment probante. Tout dveloppement caractre technique ou de dtail, qui nest pas ncessaire la comprhension gnrale dun texte dun document, doit donc en principe figurer dans une annexe, annonce et repre au cours du texte. Ces annexes portent en entte le mme numro denregistrement que le corps du document. Elles sont rpertories l'aide de chiffres romains (ex : annexe II la note de service n ...du ...) ; l'appellation appendice est rserve aux annexes d'annexes ; les appendices sont numrots d'un chiffre romain (celui de l'annexe) et d'un chiffre arabe (exemple : appendice II/3). l'indication des pices jointes : ce sont des documents ou des extraits de documents, distincts du document principal (numro d'enregistrement propre). Ces pices regroupent certains documents utiliss dans largumentation2 et dans lesquels lautorit peut rechercher certaines prcisions. Il convient de mentionner leur nature (lettre, note, tableau...), voire lextrait prsent (chapitres, paragraphes, pages). Ds quil y a plusieurs pices jointes, elles sont numrotes lidentique des rfrences : 1, 2, Si lun des documents joints est dj cit en rfrence, il convient de le citer nouveau en prcisant le nom du document (lettre, note ) de Xe rfrence et lextrait prsent.
Cas particulier des pices prsentes la signature du chef : En gnral, une pice propose la signature est introduite par une fiche de prsentation qui la prsente et qui collecte les diffrents avis hirarchiques des autorits situes entre le rdacteur et lautorit signataire.
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Par exemple, un dcret prcise toujours les conditions dapplication dune loi ou en prcise les termes et les limites. Il fait donc lui-mme rfrence une loi. Il en va de mme des autres textes qui se rfrent toujours un texte de porte suprieure.
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Ainsi, un texte peut tre cit en rfrence mais seule sa partie utile sera jointe si elle est ncessaire la comprhension du texte ou si ce point doit tre vrifi au besoin par le destinataire du document.
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Cette fiche de prsentation comporte donc en pice jointe le document propos et ventuellement une fiche dexplication. Cette fiche fait partie intgrante du dossier de prsentation et elle nintgre donc pas le document propos la signature dans une annexe ou une pice jointe. Il se peut quune pice propose la signature soit introduite uniquement par une fiche de proposition. Dans ce cas, la fiche intgre le document propos en pice jointe. 333. Le final Ce terme recouvre : - l'attache de signature : grade (grade et appellation pour un officier gnral), nom et fonction de l'autorit mettrice du document, sauf si cela figure dj dans la suscription (lettre). Dans le cas o l'autorit ne signerait pas elle-mme le document, l'attache de signature de cette autorit doit tre suivie de celle du signataire effectif, agissant par ordre; la signature et l'empreinte du timbre : la signature est toujours manuscrite ; l'empreinte du timbre s'applique sur la signature ; les destinataires : (la ville o se situe ltat-major ou lunit destinataire peut ventuellement tre prcise si un risque derreur ou de confusion peut exister). Ex : CFAT - LILLE # CoFAT TOURS
L'indication des destinataires est une responsabilit de l'officier traitant. Les destinataires sont : - soit numrs individuellement sous forme complte "Monsieur le gnral..." ou sous forme abrge : "RT Nord-Est". Il ny a pas de rgle tablie, toutefois la copie sera adresse monsieur le gnral commandant , lorsque lon estimera que cette copie doit tre vue par lautorit avant dtre retransmise vers les bureaux subordonns qui traiteront le dossier ; - soit indiqus collectivement, pour les messages (adresses intentionnellement groupes voir le guide interarmes pour la rdaction des messages), ou conformment au plan de diffusion tabli par l'tat-major. Remarques : ces deux modes de diffusion sont trop peu employs. Ils sont cependant pratiques et font gagner du temps aux officiers traitants. Les utilisateurs du plan de diffusion ne doivent pas oublier : - de retrancher, si ncessaire, les autorits non concernes ; - de prciser le nombre de destinataires et d'exemplaires. Exemple : "diffusion A4 moins CDEF (28 destinataires)". Les destinataires d'un document peuvent tre concerns : - "pour action" (messages, notes, notes express) ou "pour excution" (notes de service, bordereaux d'envoi) ; - "pour information" (tous documents) ; - " titre de compte rendu" (lettres, notes, notes de service...).
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Les destinataires "pour action" sont toujours placs avant les destinataires "pour information". Les bureaux de l'tat-major destinataires d'un document sont normalement regroups sous l'inscription "diffusion intrieure". NOTA : l'EMAT diffuse chaque anne une note relative aux mentions des destinataires de tous les documents autres que ceux faisant l'objet d'une normalisation.
34. LE STYLE 341. Gnralits Destine exprimer les avis, les demandes ou les directives du commandement et d'une manire gnrale provoquer l'action, la correspondance militaire du temps de paix, tout comme les ordres et comptes rendus du temps de crise ou de guerre, n'admet aucune ambigut permettant des divergences d'interprtation. Le style militaire, au service d'une pense lucide et d'un raisonnement rigoureux, doit traduire avec CONCISION, CLARTE et PRECISION la volont du chef qui a dcid et qui, par sa signature directe ou par dlgation, est responsable. CONCISION Elle consiste : - viter les descriptions en recourant l'emploi de tableaux, histogrammes, graphiques, schmas, croquis, cartes renseignes, etc. ; - faire des phrases courtes - sujet, verbe, complment - en limitant les propositions subordonnes, les incidentes, les appositions. CLART Elle s'obtient par la construction d'un plan logique, la simplicit de la smantique et une prsentation soigne du document. PRCISION Elle consiste employer les mots dans leur sens exact. L'officier traitant doit disposer porte de la main d'un dictionnaire et d'un rpertoire personnel : - de terminologie militaire ; - des sigles les plus frquemment usits dans son domaine ; - des expressions ou formules d'usage courant. Tous les mots dun texte, en particulier les adjectifs qualificatifs, doivent tre pess et le rdacteur doit tre capable de justifier chacun deux. 342. Quelques conseils - Employez le mot juste Limitez l'emploi des superlatifs ( dans les plus brefs dlais par exemple) ou de certains mots employs tort et travers, par exemple au niveau de qui peut tre remplac selon
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les cas par dans le domaine de , en matire de , en ce qui concerne ou au plan de qu'il vaut mieux remplacer par sur le plan de . - Prfrez la simplicit l'originalit et aux effets de style Mieux vaut rpter un mot au sens bien prcis que de tenter de le remplacer par un synonyme approximatif ou une priphrase hasardeuse. Evitez les expressions faussement lgantes ou la mode en usage dans le langage des mdias, mais qui refltent plus la cuistrerie que la culture, comme : - attacher de l'intrt (ou du prix) ; - en tant que de besoin ; - en charge de... , au lieu de charg de ; - llment incontournable , pour invitable , indispensable ou oblig ; - opportunit , pour occasion . vitez aussi le plus possible les mots ou expressions de jargon (militaire ou civil) prtention savante ou technique, lorsquils sont utiliss hors du contexte technique ou scientifique pour lequel ils ont t crs. Il en existe beaucoup et ils sont en usage dans certains organismes militaires, de prfrence de haut niveau. Cest pourquoi il vaut mieux les employer avec prudence et modestie quand on nappartient pas ces organismes. Bannissez les tournures et expressions trangres dont on peut gnralement trouver lquivalent franais. Employez le prsent (de narration) ou le pass compos, de prfrence au pass simple toujours dlicat utiliser. Pour ce qui est de lemploi du subjonctif, limitez-vous au prsent de ce mode, peu usit et trs littraire. - Restez toujours objectif et courtois Il ne faut affirmer que des choses dont on est sr et que lon peut prouver. Si l'on n'est pas certain des faits que l'on avance, il vaut mieux utiliser le conditionnel, le verbe "sembler" ou des expressions comme : "sous rserve de vrification". Il faut, par ailleurs, proscrire les qualificatifs dsagrables ou excessifs (stupide, absurde, farfelu, etc.) et les remplacer par des phrases comme : "il (me) parat prfrable" ou "il (me) semble inopportun", etc. La brutalit d'un refus peut tre tempre par des expressions telles que : "il ne m'est pas possible, dans les circonstances actuelles, de..." ou "je ne manquerai pas, ds que les circonstances le permettront, de...". - Marquez correctement la ponctuation La ponctuation peut changer le sens d'une phrase et permet souvent d'viter les quivoques. L'exprience montre notamment : que la virgule est employe avec excs ; il est rappel qu'il n'y a normalement pas de virgule entre le verbe et son sujet. Concernant les conjonctions de coordination, les rgles d'usage distinguent les coordonnants purs (et, ou, ni) et les autres conjonctions (mais, donc, or, car). Les premiers se passent habituellement de la virgule, sauf lorsque le
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rdacteur entend mettre en relief le segment de phrase suivant. Les autres coordonnants, en revanche, sont frquemment prcds (mais, donc, car) ou suivis d'une virgule (or) car ils marquent un lien logique entre les deux segments coordonns ; que, pour la clart du texte, la mise entre parenthses de longues propositions est viter.
- Respectez l'orthographe Une orthographe exacte est la premire rgle respecter par l'officier traitant. Un dictionnaire orthographique est l'outil indispensable garder porte de main. 35. LE PLAN Tout document (lettre, message, note, fiche...), mme le plus simple, doit tre rdig selon un plan logique. Il n'y a pas de plan type, mais le tableau ci-aprs donne un modle qui peut s'adapter un grand nombre de cas :
2e PARTIE (plus ou moins 1re PARTIE 3e PARTIE dveloppe selon la complexit du sujet) PROPOSITIONS DVELOPPEMENT CONSTAT (expos de la situation, nature (donnes du problme..., avantages, inconvnients) du problme) ou PRESCRIPTIONS ou DISCUSSION ou OBJET envisageables, ou DCISION (de la demande, du compte (solutions thses - antithses...) rendu) ou MODALITS ou BUT (de la dcision, de la runion) (de droulement, d'excution) CONCLUSIONS
Certains documents peuvent ne comporter que la 1re et la 3e partie. Dans tous les cas, cette dernire doit tre rdige avec une particulire clart car elle "engage" le signataire. En rsum, le destinataire du document suivra facilement la pense du rdacteur si : - le plan est annonc ; - le texte est ar et dispos en harmonie avec le plan ; - les paragraphes et alinas sont numrots ou mis en vidence lors de la dactylographie ; - les dveloppements techniques ou les analyses dtailles sont traits en annexes et appendices (tableaux, numrations, listes, etc.).
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36. MOTS ET EXPRESSIONS D'USAGE COURANT 361. Expressions utilises pour faire connatre un fait ou une ide, adresser une demande ou une proposition LE SUPRIEUR Fait connatre Porte la connaissance Informe (1) Fait observer Fait remarquer Attire l'attention L'GAL Fait connatre Porte la connaissance Informe (1) Fait observer Fait remarquer Attire l'attention LE SUBORDONN Rend compte Expose Soumet ( l'apprciation)
Appelle l'attention
Prescrit Demande de bien vouloir (2)
Demande de bien vouloir
Demande de bien vouloir Sollicite (3) Propose (4) Suggre (5)
Propose (4) Suggre (5) 362. Expressions utilises pour adresser un document LE SUPRIEUR Adresse Adresse L'GAL
LE SUBORDONN Adresse
Envoie
Envoie
Fait parvenir
Retourne ou renvoie
Retourne ou renvoie
Adresse en retour
Transmet
Transmet
Transmet
_________________________ (1) L'expression "me tenir inform" est maladroite et doit tre vite ; prfrer selon les cas, "me tenir au courant", "me rendre compte" etc. (2) La formule trs imprative "vouloir bien" doit tre rserve aux correspondances signes personnellement par une autorit ; elle nest pas directement associe la locution jai lhonneur de... . (3) Verbe rserver pour les demandes caractre personnel constituant une faveur. A viter dans la correspondance administrative pour rpondre une demande (ex : "vous avez sollicit l'attribution d'un vhicule"). (4) Si cette proposition est de son ressort. (5) Si l'objet de la proposition dpasse ses responsabilits propres.
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363. Expressions utilises pour indiquer l'urgence LE SUPRIEUR Dans les meilleurs dlais 1 L'GAL LE SUBORDONN
Ds que possible
Ds que possible
Ds que possible
Le plus tt possible
Le plus tt possible
Le plus tt qu'il (vous)
Toutefois il demeure prfrable de prciser les dates auxquelles sont demandes les rponses ou entrent en application les dcisions. 37. PRESCRIPTIONS PARTICULIRES 371. Emploi des capitales ou majuscules De nos jours, les capitales ou majuscules sont utilises de faon abusive. En ce qui concerne les documents rglementaires qui doivent normalement tre insrs au bulletin officiel, il faut de se reporter lannexe II de linstruction n12820/DEF/DAG/CP/BO du 24 mai 1988. En ce qui concerne la correspondance militaire en gnral, il est conseill de se reporter un manuel de grammaire. Des exemples sont donns en annexe III du prsent mmento (pages 70 72). 372. Forme personnelle ou impersonnelle - Emploi des pronoms "je" et "nous" 3721. Forme impersonnelle L'usage du pronom personnel indfini "on" est bannir ; il convient d'utiliser la forme impersonnelle "il m'a t rendu compte", "il a t dcid", "il a t constat". Cette forme indirecte doit tre employe avec discernement. La forme directe lui sera, chaque fois que possible, prfre. 3722. Forme personnelle La correspondance militaire s'change entre autorits ayant la responsabilit du commandement et non entre tats-majors. Il en rsulte que les expressions telles que "EM/RT Nord-Est a dcid" ou "chef B. LOG a attribu" doivent tre remplaces par "j'ai dcid" ou "le gnral commandant... a dcid" ou encore "la RT a attribu", etc. Le "je" est employ quand l'autorit signataire tient marquer son engagement personnel dans l'affaire traite.
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L'expression "terme de rigueur" est proscrire.
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373. Divers 3731. Numrotation des paragraphes Elle est recommande pour les documents longs. Dans un but de normalisation, pour faciliter les rfrences un passage particulier du texte, il y a lieu d'adopter une numrotation dcimale. Exemple : 1,11, 111, 1111, 12, 121, 1211,
Un document volumineux (instruction) est subdivis en titres, chapitres et articles, comportant le cas chant des annexes et des appendices. Les articles sont numrots sans discontinuit du dbut la fin du document, indpendamment des titres et chapitres. 3732. Emploi des abrviations et des sigles Les sigles et abrviations ne doivent tre utiliss quaprs avoir t explicits en toutes lettres et mentionns une premire fois entre parenthses la suite de lexpression. Exemple : conseil conomique et social (C.E.S. ou CES qui est galement admis). Toute abrviation (ou tout sigle) d'une appellation trangre utilise pour la premire fois dans le texte doit tre suivie immdiatement entre parenthses de l'appellation en toutes lettres dans la langue et de sa traduction franaise en toutes lettres. Exemple : SCVP (standard commercial pattern vehicles - vhicules de la gamme civile -). Les titres de civilit ne s'abrgent que s'ils sont suivis d'un nom de personne ou d'une qualit et s'ils s'appliquent une personne autre que celle laquelle on s'adresse (M. Durand a accept que... ; Mgr. Dupont prsidera...). Ils ne s'abrgent ni dans les suscriptions, ni quand on s'adresse la personne (Monsieur le prfet du... et non M. le prfet). 3733. criture des nombres - Numrotation des units La virgule est employe dans un nombre pour sparer la partie dcimale de la partie entire (ex : 14,58 et non 14.58). Les tranches de trois chiffres doivent tre spares par un espace blanc et non par un point ou une virgule (ex : 14 581). Les chiffres arabes sont seuls employs dans la numrotation des lments constitutifs de l'arme de terre. 3734. Dates Les jours et les annes sont crits en chiffres arabes. Les mois sont indiqus en lettres minuscules dans l'attache et le corps de toute correspondance (exception : messages). Une date ne s'abrge pas en tte d'une lettre ; elle ne peut l'tre qu'en rfrence ou en rappel dans le corps de la lettre.
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3735. Abrviations et symboles courants longueur poids Euro temps mesure dangle temprature proportion premirement premier (re) nime confer et cetera idem chapitre numro page km, m, mm t, kg , M h, min, s et non pas Km ou kM ; et non pas T ou Kg ; Nota : seul M existe (M = million et non pas mga) ; labrviation officielle de minute scrit min et non m ou mn ; minute et seconde dangle : 3 45 ;
, gr, rad, C, F, K 5 p. 100 seuls les taux dintrt scrivent 4% ; 1 deuximement : 2 ; 1er, (1re) exemple : 1er RG ; 3e et non 3me ou 3me ; cf. ou conf. etc. (l'orthographe "et ctera" est un archasme). id. chap. n. p.
Rgles : - le symbole se place aprs la dcimale : 0,5 m et non 0 m 50 ; - les symboles ne prennent pas la marque du pluriel : 7 km et non 7 kms ; - pas de point aprs un symbole sauf en fin de phrase. Remarque : pour 1er, 1re, 2e... lcriture 1er, 1re, 2e, moins conventionnelle, est cependant admise. 38. CLASSEMENT 381. Texte de base Instruction relative l'organisation et la gestion de la documentation : N 1/DEF/EMAT/EP/L-2/BOMA/O du 2.1.1978. Ce texte doit tre connu de tout officier traitant : il donne les rgles relatives au classement et l'limination des archives. Il est galement un document de travail qui contient le plan de classement et les catgories de validit. Notamment, il est souhaitable que l'officier traitant connaisse parfaitement les numros de classement apposer sur les documents de son domaine de responsabilit.
382. Le plan de classement Ses buts sont les suivants : - unifier les conditions de diffusion et d'archivage des documents ; - faciliter et acclrer le tri et le classement du courrier ;
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- diminuer le volume des archives conserver et entretenir ; - provoquer l'limination systmatique des documents inutiles et prims ; - permettre de prendre rapidement connaissance des textes en vigueur sur un sujet donn ; - faciliter la mise jour de la documentation. 383. Catgories de validit Le destinataire d'un document est inform des conditions de validit par l'autorit origine qui : - fait prcder le numro de classement d'une "lettre de conservation" : . document de base : "B" ; . document vie indtermine : "T" ; . document vie courte : "O". - diffuse le document en utilisant un support papier d'une couleur diffrente pour chaque catgorie : papier JAUNE : documents de base, valables tant qu'ils ne sont pas abrogs par l'autorit d'origine ; exemple : instruction relative la conduite tenir en cas d'accident de la circulation ; papier VERT : documents dure de vie indtermine ; exemple : directive annuelle relative l'instruction ; papier BLANC : documents vie courte ; exemple : note de service.
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4 - CONSEILS PRATIQUES POUR LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS Un document arrivant au bureau courrier d'un tat-major fait l'objet d'un traitement - au sens large - dfini par le chef d'tat-major : enregistrement, mise en lecture, exploitation, signature, dpart. L'officier traitant se conformera donc aux usages de l'tat-major dans lequel il sert. Les quelques conseils contenus dans cette partie du guide n'ont d'autre but que de faciliter son travail en lui rappelant quelques vidences ou donnes de bon sens. L'expdition et la rception des documents ainsi que leur protection sont prsentes en annexes. 41. EXAMEN INITIAL A la rception d'un document, l'officier traitant doit se poser les questions suivantes : - quel est l'objet du document ? - qui doit galement le traiter ? (un autre bureau est-il intress?) - de quel organisme mane-t-il ? voir l'attache (ou la suscription), les initiales du rdacteur (au-dessus de l'attache), le numro de tlphone ; - par qui a-t-il t sign ? . par l'autorit elle-mme ? . par un adjoint de l'autorit ? Par un chef de bureau ? La "qualit" du signataire donne normalement une ide de l'importance attache l'affaire ; - quelle (s) raction (s) attend le rdacteur du document, et dans quels dlais ? Ces indications se trouvent le plus souvent en fin de texte. Elles permettent de connatre l'ampleur du travail effectuer et son urgence. Souvent l'officier traitant est aid par les orientations donnes par le chef d'tat-major. En toute hypothse, si certaines rponses ne lui semblent pas claires, il ne doit pas hsiter voir son chef de section ou de bureau. 42. EXPLOITATION Le premier examen du document tant termin, il faut ensuite : - le comprendre parfaitement ; - dfinir les oprations effectuer ; - prendre en compte les ventuelles directives dexploitation inscrites sur le document ou sur le papillon denregistrement par le CEM ou le chef de bureau. 421. Comprhension du document Trois sources d'information peuvent tre consultes : - les documents cits en rfrence ;
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- le rdacteur du document : ne pas hsiter lui tlphoner, aprs avoir (attentivement) lu le texte et les rfrences ; - les "spcialistes", personnes des autres bureaux, des commandements des armes et des directions des services... Mme quand il est en charge d'une affaire et considr comme le "spcialiste" de la question, le rdacteur doit contacter les autres bureaux et organismes qui pourraient tre concerns. Rares en effet sont les affaires qui n'intressent qu'un seul bureau. La plupart des questions se traitent par tlphone ou en se dplaant. 422. tablissement d'une fiche Lofficier traitant rdige une fiche adapte au problme pos. ventuellement elle peut ne comporter que quelques mots si laffaire traite nen exige pas plus. Chaque fois que possible et afin de gagner du temps, une proposition de rponse est jointe cette fiche. L'exploitation ultrieure de la fiche suit le circuit dfini dans le guide propre chaque tatmajor. 43. RDACTION DE LA RPONSE Avant de commencer rdiger, il faut se poser deux questions : - quelle forme doit avoir la rponse (lettre, note express, message, etc.) ? - doit-elle tre mise par le seul bureau pilote ou sous double timbre ? L'officier traitant a toujours intrt, en cas de difficults sur des points de dtail, tlphoner son correspondant habituel de l'organisme destinataire. Ceci vite additifs et rectificatifs, qui font perdre du temps et de la crdibilit. 44. SIGNATURE 441 - Principes Deux principes complmentaires doivent guider les rdacteurs (et les chefs de section) qui envoient le courrier la signature : 1er principe : le signataire est de niveau d'autant plus lev que : - la dcision prendre est susceptible d'entraner des consquences graves ou des ractions importantes ; - la responsabilit du commandement est engage ; - la forme du document revt un caractre solennel. 2e principe : le signataire est de niveau d'autant moins lev que : - la dcision prendre est mineure, de routine, purement technique ou administrative ; - les consquences en attendre sont de faible importance.
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442 - Applications Le choix du signataire est en fait fonction de "l'impact" que l'on veut donner la correspondance, de son urgence, de la nature du document initial et de la qualit de son signataire (on ne rpond pas une lettre signe du CEMAT par une note express signe par son chef de bureau). Ce choix reste de toute faon trs limit par le nombre des dlgations consenties (voir annexe VI). En ce domaine, l'officier traitant se conformera aux rgles particulires prescrites par son chef d'tat-major. 45. DLAIS Certains officiers traitants sont toujours en retard. Pour gagner du temps, il est conseill : - dutiliser systmatiquement le tlphone pour obtenir des informations simples n'engageant pas le commandement ; - de tenir jour soigneusement son agenda (qui est, aprs le tlphone, le deuxime outil du rdacteur). Noter immdiatement les dates des rponses faire, mme (et surtout) si elles sont loignes ; - de grouper la prsentation des documents (le document origine, la fiche et le projet de rponse). L'exprience montre que dissocier les deux oprations fait perdre une semaine au moins ; - de mener plusieurs oprations simultanment, notamment pour les questions complexes ; par exemple : . mise en lecture du document avec une fiche danalyse ; . simultanment, mise la signature dun message demandant des renseignements qui seront utiliss ultrieurement ; . demande de renseignements adresse directement aux autres bureaux de l'tat-major. Remarque : l'emploi du tlcopieur tend se gnraliser. En l'absence de rglementation concernant son utilisation, l'officier traitant se conformera aux rgles prescrites par son chef d'tat-major : enregistrement (ou non) du document reu ou mis, degr de protection possible (fonction du type de rseau utilis) etc. Il gardera toujours l'esprit qu'en aucun cas un document trait par tlcopieur ne peut avoir valeur d'original.
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5 - RFRENCES ET BIBLIOGRAPHIE
51. Principaux textes rglementaires cits dans le guide - Instruction n 850/DEF/EMAT/EP/L du 29 mai 1989 sur la correspondance militaire dans l'arme de terre. (BOC/PP du 19 juin 1989 n 25). - Instruction n 1/DEF/EMAT/EP/L/2/BMO/O du 2 janvier 1978 relative l'organisation et la gestion de la documentation dans l'arme de terre. (BOC/PP du 28 fvrier 1978 n 8 ter). - Instruction n 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988 (BOEM 120.2) relative au Bulletin officiel des armes (et son annexe II relative l'emploi des majuscules). - Instruction n 221/DEF/SGA du 8 mars 1996 relative aux dlgations de signature et aux dlgations de pouvoirs. - Dcision n 52239/CM/8 du 2 dcembre 1971 portant institution de la note express l'intrieur des organismes dpendant de la dfense nationale. (BOC/SC page 1137 ; BOEM 120.0*). - TTA 117 (dition 2005) sur la charte graphique de l'arme de terre. - Note annuelle sous timbre DEF/EMAT/MG relative aux mentions des destinataires du courrier. - Guide interarmes pour les rdacteurs de messages (dition 1991). Lettre de promulgation n 1947/DEF/EMA/TEI/1 du 25 avril 1991. - Guide technique pour la protection des documents (dition 1985) mis en service par lettre n 15382/DPSD/G.10/DR du 7 dcembre 1984. 52. Manuel de correspondance militaire - Jacques Blondel : correspondance militaire et relations publiques. Editions LAVAUZELLE - octobre 1995.
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6 - ANNEXES
Annexe I Annexe II
: FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION : LA CHARTE GRAPHIQUE (TTA 117)
Annexe III : EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES Annexe IV : EXPDITION ET RCEPTION DES DOCUMENTS Annexe V : PROTECTION DES DOCUMENTS Annexe VI : DELEGATIONS ("par ordre") Le commandement "par supplance" et "par intrim" Annexe VII : TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE LETAT
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ANNEXE I FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION

Pour avis Indique au destinataire quil doit se prononcer par un avis motiv sur laffaire qui lui est soumise. Indique que les renseignements relatifs laffaire traite doivent tre transmis en retour. Indique au destinataire quil na pas agir directement, mais doit tre inform de la substance du document qui lui est adress. Prcise au destinataire que laffaire est de sa comptence. Le destinataire doit donner suite laffaire sans tre tenu de rendre compte. Permet de mettre au courant lautorit suprieure. Indique le renvoi dun document lexpditeur. Semploie de suprieur subordonn ou dgal gal. Indique que lchelon subalterne destinataire doit apposer sa signature, accusant ainsi connaissance des dispositions du document. Indique que le document doit tre renseign en fonction de la situation du document. Indique que le document doit tre retourn lexpditeur. Indique la transmission du premier destinataire au deuxime et ainsi de suite. Le document est retourn par le dernier destinataire lautorit qui la mis en communication. Indique au destinataire quil a intervenir et oblige rendre compte lexpditeur. Demande au suprieur de statuer sur laffaire qui lui est soumise.
Pour lments de rponse
A titre dinformation
Pour attributions Pour suite donner
A titre de compte rendu En retour
Pour margement
Pour mise jour
En communication En communication successive
Pour excution
Pour dcision
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ANNEXE II LA CHARTE GRAPHIQUE (TTA 117)

Il ne sagit que des principales rgles, pour une application rigoureuse, il faut se reporter au document lui mme.
1 - DOMAINE D'APPLICATION Toute correspondance, adresse par une formation de l'arme de terre (tat-major, rgiment, tablissement...) une autorit militaire, civile ou des particuliers, est soumise l'application du TTA 117. En revanche, les correspondances internes aux formations ne sont pas soumises l'application des signatures couleur de la RF et l'AdT qui pourront tre apposes en noir et blanc (impression au pralable, photocopie...). 11 Documents soumis au respect de la charte graphique (TTA 117) : 1. La lettre : - lettres de ltat-major de larme de terre ; - lettres dtat-major, de rgiment, dtablissement, dcole ; - les suites de lettre. 2. La note de service ; 3. la note express. Sont galement soumis au respect de la charte graphique, les documents ci-dessous qui par nature sont destins tre diffuss en dehors de linstitution militaire: 4. 5. 6. 7. 8. Les cartes, bristols et enveloppes ; Les formulaires de tlcopie ; Les dossiers de presse ; Les journaux de rgiment ; Les jaquettes de cassette vido.
12. Documents non concerns par la charte graphique : - le bordereau d'envoi (modificatif en cours); - le bulletin de correspondance ; - le message ; - et en gnral tous les documents qui ne sont pas imprativement dactylographis. 2 - RGLES D'APPLICATION PRATIQUES POUR LES LETTRES ET NOTES DE SERVICE 21. En-tte Impression systmatique des signatures "Rpublique franaise" et "Arme de Terre". La date et le timbre sont aligns 130 mm du bord gauche du document. Les grade, nom et fonction de lexpditeur et du destinataire, de mme que lobjet, les rfrences et les pices jointes ventuelles sont aligns 66 mm du bord gauche. 22. Rgles particulires Les abrviations ne seront pas utilises. En cas d'utilisation d'enveloppes fentre, l'adresse du destinataire sera positionne en consquence.
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Pour les lettres et les notes de service, la zone dimpression texte est justifie et aligne gauche ( lexception de la 1re ligne du 1er paragraphe qui est aligne sur len-tte). Cette rgle sapplique aussi aux annexes lorsqu'elles sont rdiges par l'organisme metteur du document. 23. Reproduction et impression de documents Lors d'une expdition supplmentaire d'un document aprs son mission, on pourra admettre pour certains exemplaires que les signatures de la RF et de l'AdT apparaissent en noir et en blanc. Si un document doit tre reli, la marge pourra tre dcale si cela est ncessaire.
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ANNEXE III EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES

On ne doit pas abuser des capitales comme on tend cependant le faire, tort, dans les textes dactylographis ; la multiplication des capitales dans un texte imprim rompt l'harmonie de la composition et donne celle-ci un aspect heurt peu agrable la lecture. Il convient de s'attacher respecter l'usage suivi, en cette matire, par le Journal Officiel. A) Mots entirement dactylographis en majuscules : 1 - les titres concernant la totalit d'un document tels que "CIRCULAIRE" ou "INSTRUCTION" qui sont placs en tte du texte. 2 - Les noms, les prnoms ou l'initiale des prnoms de signataires dans les copies de lois, de dcrets, d'arrts, d'instructions ou de circulaires. 3 Les noms dauteurs dans les bibliographies. B) Principaux cas o lon met une majuscule initiale : 1 - Toutes les phrases, tous les alinas, tous les titres et tous les noms propres, dans les cas o ces derniers ne seront pas entirement crits en capitales6. Sont considrs comme noms propres : - les noms de personnes (noms, prnoms et surnoms). Ex. : Legrand, Dupont, Jacques, Jean-Baptiste Poquelin, dit Molire. Il est remarquer que larticle faisant partie intgrante des noms patronymiques prend la majuscule. Ex. : La Fayette. En revanche, la particule de (ou d) prcdant les noms nobiliaires scrit avec une minuscule. Ex. : Jean de La Fontaine. - les noms de souverains (rois, empereurs, papes, etc.). Ex. : Napolon 1er, Jean-Paul II. - les noms gographiques (pays, villes, fleuves, montagnes, les, etc.). Ex. : Europe, France, Paris, Seine, Alpes, Corse. 2 - Les noms communs employs comme noms propres de lieux, de pays, de monuments. Ex. : le camp des Garrigues. 3 - Les noms communs employs dans un sens absolu ou revtant une signification toute particulire : Ex. : le Code (civil), le Trsor (public). 4 - Les substantifs formant devise, exprimant un symbole ou employs comme surnoms : Ex. : la devise du drapeau est Honneur et Patrie, le soldat Inconnu, Louis le Gros. 5 - Aprs les points dinterrogation, dexclamation, de suspension, quand ces points terminent la phrase. Aprs deux points, au premier mot dune citation. 6 - Le nom de Dieu, pris dans le sens absolu et toutes les expressions concernant la divinit : Ex. : le Crateur, le Trs-Haut. Dans tous les autres cas, le mot dieu (fm. desse) est considr comme nom commun et scrit avec une minuscule : Ex. : les dieux paens. Ces restrictions l'emploi excessif des capitales visent les documents rglementaires qui doivent normalement tre insrs au bulletin officiel et ne s'appliquent pas aux documents rentrant dans la correspondance.
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7 - Les noms des rues, des monuments, des palais, etc. : Ex. : rue des Dames, place de la Concorde, palais de la Dcouverte, Grand Trianon, jardin des Plantes, la tour Eiffel, hpital du Val-de-Grce. 8 - Les administrations, les socits, les tablissements, les services divers : Ex. : lAdministration des beaux-arts, la Socit nationale immobilire, la Caisse nationale militaire de scurit sociale. Il est remarquer que lorsquil sagit de dpartements ministriels (ministres, secrtariat dEtat,), de commissions, la capitale se met plutt la dnomination des ministres : Ex. : le ministre de la Justice, le secrtariat dEtat auprs du Premier ministre, la commission de la Dfense nationale. 9 - Expositions, galeries, salons, foires (ces mots pris dans le sens de manifestations commerciales, littraires, artistiques, etc.) : Ex. : lExposition universelle de 1937, la Galerie des artistes modernes, le Salon de lautomobile, la Foire de Paris. 10 - Titres honorifiques, formules de politesse, souscriptions, signatures : - Titres et marques de respect, souscriptions, titres de personnalits : Ex. : Sire, Majest, Son Altesse Srnissime, Sa Saintet, Son Eminence, Monseigneur. - Formules dappel ou de courtoisie : Ex. : Recevez, Monsieur Durand, lexpression, Veuillez croire, Madame, mes sentiments., Agrez, Monsieur, mes salutations. - Appellations de convenance (aux titres et qualits remplaant un nom de personne) : Ex. : M. le Secrtaire dEtat au budget, M. lAgent comptable du trsor, M. le Prfet du Val dOise, Monsieur le Maire de Il convient de rappeler que les titres ou qualits suivis dun nom propre de personne scrivent toujours avec une minuscule : Ex. : M. le professeur Bernard. 11 - Les substantifs et les adjectifs, qu'ils prcdent ou suivent le substantif, qui, runis par un trait d'union, forment le nom compos d'un tat, d'une rgion, d'une province, d'une mer, d'une le, d'un lac, d'une ville, d'un monument, d'un dpartement, d'un lieu-dit. Ex. : les Etats-Unis, l'Extrme-Orient, Belle-le, le Mort-Homme, la Nouvelle-Caldonie, la Loire-Atlantique, la Haute-Savoie 12 - Les adjectifs communs employs comme noms propres et donns comme tels une mer, une montagne ou un fleuve, etc. Ex. : la mer Rouge, le mont Blanc, le fleuve Jaune, la rivire Claire. Les noms des points cardinaux, mis en abrg ou employs pour exprimer une rgion ou une certaine tendue de territoire : Ex. : N. (nord), la mer du Nord, les produits du Midi, rgion terre Nord-Est. Au contraire, pris dans le sens de lorientation, ils prennent une minuscule : Ex. : une maison expose au nord. 13 - Dsignations topographiques, gographiques et historiques : - Les substantifs employs par antonomase pour dsigner un Etat, une contre, une ville, etc. : Ex. : le Nouveau Monde pour lAmrique, la Terre sainte pour la Palestine, la Ville ternelle pour Rome. - Les adjectifs qualifiants un Etat, une montagne, un ocan, un fleuve, ou certaines manifestations : Ex. : La rpublique Argentine, les montagnes Rocheuses, locan Pacifique, le fleuve Jaune, les jeux Olympiques. - Le mot Ocan employ seul, dans le sens absolu, prend une majuscule : Ex. : La Rochelle est sur lOcan. - Les adjectifs suivant ou prcdant un substantif ainsi que le second substantif de certaines dnominations gographiques : Ex. : lAsie Mineure, la Cte dIvoire, lArabie Saoudite. - Les noms de peuples et dhabitants de villes :
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Ex. : les Amricains, les Parisiens, les Anglo-Saxons, mais on dira, la race anglo-saxonne en minuscules. - Les noms de certaines poques et lieux historiques, grandes guerres ou batailles : Ex. : la tranche des Baonnettes, la Renaissance, la Grande Guerre, la bataille de Verdun. - Les mots Etat, Eglise : Ex. : LEtat Franais, lEglise Catholique. 13 - L'article ou le nom gnrique dans les noms de lieux d'origine arabe. Ex. : El-Aoun, An-Sefra. 14 - Les titres de journaux, douvrages, duvres dart, etc. : Ex. : le Journal officiel, le Monde, le Dictionnaire de lAcadmie franaise, les Femmes savantes, la Joconde, la Marseillaise. 15 - Les mots commenant le titre d'une uvre littraire ou artistique. 16 - Les noms des vents, des constellations, des points cardinaux, des ftes religieuses, des ordres religieux, civils ou militaires, les dates historiques (en dehors de ces cas, les noms de mois ne devront jamais tre commencs par une capitale) . Ex. : le Mistral, Orion, l'Orient, Nol, la Lgion d'honneur, l'ordre de la Libration, le 11 Novembre. 17 - Les noms de navires : Ex. : le Redoutable, le Terrible. 18 - Les mots : Assemble, Chef, Conseil, Constitution, Corps, tat, Gouvernement, Nation, Organisation, Rpublique, Union, dans les expressions telles que : l'Assemble nationale, le Chef de l'tat, le Conseil de l'Europe, le Corps diplomatique, le Secrtaire d'tat, le secrtaire gnral du Gouvernement, le prsident de la Rpublique, l'Organisation des Nations unies. Mais on doit crire sans majuscules : la cour de cassation, la cour des comptes et non : la Cour de Cassation, la Cour des Comptes. De mme, on crira : le ministre des armes et non le Ministre des Armes, le secrtaire d'tat au budget et non le Secrtaire d'tat au Budget. 19 Les articles "le" ou "la" suivis d'un nom de famille et non prcds de la particule "de". Ex : le gnral Le Fl. Mais on crira avec une minuscule cet article lorsqu'il est prcd de la particule, mme lide. Ex. : le gnral de la Bdoyre, le vice-amiral d'Estres. Par drogation cette dernire rgle, on crit cependant avec une capitale : - la particule "de" prcdant des noms d'hommes donns des navires. Ex. : le D'Estres, le Du Chayla ; - les articles "le" ou "la" prcds de la particule "de" et suivis de noms d'hommes donns des rues, avenues ou tablissements. Ex. : rue de La Baume ; mais, dans ce cas, la particule "de" s'crit toujours en minuscule. Ex. : avenue de Sgur. Mais dans les noms gographiques composs, on crira avec une minuscule les articles "le", "les" ou les prpositions telles que "sur", "sous", "en", "devant". Ex. : Audun-le-Roman, Marnes la Coquette, Marles les Mines, Fre-en-Tardenois, SaintParres-ls-Vaudes. La mme rgle s'applique aux noms de lieux d'origine arabe et l'on n'crit pas : Mers El-Kbir ou Souk-El-Arba, mais Mers el-Kbir et Souk-el-Arba. De mme, dans les noms gographiques d'origine trangre, on n'crit pas avec une majuscule les noms communs trangers qui ne seraient pas traduits par leur quivalent franais et l'on crit, par exemple : l'oued Sebou et le rio Magdalena et non l'Oued Sebou et le Rio Magdalena. 20 - Les sigles employs dans les conditions prvues par la rglementation en vigueur.
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ANNEXE IV L'EXPDITION ET LA RCEPTION

Tous les documents entrant ou sortant de l'tat-major passent par le bureau du courrier ; le centre de transmissions assure la transmission des messages entre le bureau du courrier et les correspondants extrieurs. 1 - LE BUREAU COURRIER Le bureau courrier centralise, enregistre, expdie et distribue tout le courrier mis ou reu par l'tatmajor. C'est le seul qui a le droit de faire partir le courrier vers l'extrieur ou d'aller le chercher dans les bureaux de poste ou chez les vaguemestres. Son organisation et son rle exact sont fixs par le chef d'tat-major ; ils se diffrencient selon l'importance et la complexit de l'tat-major. 2 - SECRTARIAT Chaque bureau d'tat-major comporte un secrtariat charg son niveau d'enregistrer le courrier et de classer les documents : - les documents mis par le bureau se voient attribuer des numros croissants suivant leur date de parution, suivis de l'attache du bureau ; la suite des numros recommence 1 chaque dbut d'anne ; - les documents reus se voient attribuer un numro "arrive" qui n'a rien d'officiel ; il sert seulement au classement l'intrieur du bureau. Tout document mis, officialis par la signature d'un chef, doit pouvoir tre retrouv trs rapidement. C'est pourquoi le document est mis en deux exemplaires de plus que celui justifi par le nombre des destinataires. Ces deux exemplaires sont conservs par le bureau metteur : - l'archive, document de rfrence, class par le bureau la rubrique du sujet qu'il traite ; elle est gnralement conserve par l'officier traitant en charge de l'affaire, ou par son chef de section ; - le chrono, conserv par le secrtariat dans une chemise spciale o sont regroups tous les documents mis sous un mme timbre, par ordre croissant de numros (chronologiquement). Les exemplaires chronos ne doivent jamais quitter le secrtariat. 3 - LE CENTRE DE TRANSMISSIONS Il est constitu par la runion, sous les ordres d'un chef de centre, de moyens d'exploitation des transmissions. Son rle est d'tablir les communications distance et d'acheminer les messages dans les meilleures conditions. Compte tenu des instructions reues du commandant des transmissions (aprs approbation du chef d'tat-major) et en fonction des degrs de protection et d'urgence arrts par l'tat-major, le chef de centre dcide du moyen le plus appropri et de la ncessit de chiffrer ou non suivant la discrtion du moyen. Le choix du moyen est effectu par le rgulateur sous la responsabilit du chef de centre.
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ANNEXE V PROTECTION DES DOCUMENTS

1 - Les documents rdigs ou expdis dans un tat-major peuvent contenir : - des informations classifies de dfense : . SECRET DFENSE ; . CONFIDENTIEL DFENSE ; - des informations protges : . DIFFUSION RESTREINTE ; . CONFIDENTIEL teneur spcifique (personnel officiers, mdical...) ; - des informations de la classification OTAN. 2 - Les rgles rgissant l'laboration, la gestion et la conservation de ces documents classifis et protgs ont t regroupes dans un GUIDE TECHNIQUE tabli par la direction de la protection et la scurit de la dfense. 3 - Le chef d'tat-major adapte ces rgles l'organisme qu'il commande et fixe les rles et les responsabilits des diffrents bureaux ou cellules. La rpartition la plus frquente est la suivante : 31. Le bureau traitant C'est la cellule qui : - labore le document ; - en est dpositaire (dtenteur). Le rle du bureau concern est diffrent selon le cas : - pendant l'laboration, il a la responsabilit de veiller ce que les rgles de scurit correspondant au niveau de protection choisi soient appliques jusqu' la cession des exemplaires au bureau SECRET DFENSE (ou des documents classifis) ; - lorsqu'il est dpositaire, il a la responsabilit de la conservation, des contrles et de la destruction du document considr. 32. Le bureau SECRET DFENSE (ou des documents classifis) Son existence est obligatoire dans tous les organismes traitant, mme occasionnellement, des documents SECRET DFENSE. Il peut tre intgr : - dans le bureau traitant si ce dernier est la seule cellule de l'organisme traitant du SECRET DFENSE ; - dans le bureau du courrier la condition expresse que celui-ci soit rig en zone rserve. 33. Le bureau courrier C'est la cellule partir de laquelle s'effectue l'acheminement du courrier -notamment du courrier protger- et qui reoit, des divers moyens d'acheminement, le courrier destin son organisme. Rappel : tout courrier classifi fait l'objet d'une numrotation particulire.
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ANNEXE VI DLGATIONS ET CONTINUITE DU COMMANDEMENT

1 GNRALITS 11. Dfinition La dlgation est l'acte par lequel le dpositaire direct d'un pouvoir public transmet l'exercice d'une partie de ce pouvoir une autorit qui lui est subordonne. 12. Formes - dlgation de pouvoirs ; - dlgation de signature. 13. Caractres communs Le dlguant ne peut dlguer que les comptences qu'il possde lui-mme ; il ne peut dlguer la totalit de ses attributions. Les dlgations doivent tre prcises, faire l'objet d'une publication officielle (texte lgislatif ou rglementaire), tre signes du dlgant en personne.
2 - DLGATIONS 21. Dlgation de pouvoirs La dlgation de pouvoirs permet, par une nouvelle rpartition des comptences, de procder la dconcentration administrative et de rapprocher l'administration des administrs. Cette dlgation est accorde, s qualit, au titulaire d'une fonction. Elle n'est pas lie la personne mais la fonction et s'opre sous une forme impersonnelle. Elle reste donc valable lors des changements qui interviennent, soit dans la personne du dlgant, soit dans celle du dlgataire. Elle demeure en vigueur aussi longtemps qu'il n'y est pas mis fin par un acte de mme nature et de mme niveau que celui qui l'a institue. L'autorit qui consent la dlgation se dessaisit de ses pouvoirs et n'est pas habilite prendre ellemme les dcisions ressortissant aux matires dlgues. Le dlgataire exerce donc dans les matires dlgues l'entire responsabilit de ses actes. Le dlgataire signe en son nom propre. L'attache de sa signature est ainsi libelle : Le colonel Y... chef d'tat-major de la Xe brigade blinde Signature du colonel Y... L'autorit qui bnficie d'une dlgation de pouvoirs ne peut dlguer sa signature l'un de ses subordonns que lorsque le texte autorisant la dlgation de pouvoirs le permet. 22. Dlgation de signature La dlgation de signature est une simple mesure d'organisation interne une formation qui ne modifie en rien la rpartition des comptences. Elle ne dessaisit pas l'autorit dlgante titulaire du pouvoir. Cette autorit est suppose exercer elle-mme les attributions qu'elle a dlgues. Elle conserve la responsabilit des dcisions prises par le dlgataire. Rien ne s'oppose ce qu'elle se rserve la signature d'actes pour lesquels elle a donn une dlgation de signature.
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Donne en fonction de la personne du dlgataire, constituant un acte de confiance, la dlgation de signature revt un caractre exclusivement personnel. Elle doit donc tre signe personnellement par le dlgant. Le dlgataire doit tre nominativement dsign. L'acte portant dlgation de signature doit indiquer de manire prcise les matires pour lesquelles elle est accorde. En raison de son caractre exclusivement personnel, la dlgation de signature devient automatiquement caduque au moment o prennent fin les fonctions du dlgant ou celles du dlgataire. Le dlgataire signe en lieu et place du dlgant. L'attache de sa signature est ainsi libelle : Pour le gnral commandant la Xe brigade blinde et par ordre, le colonel Y... chef d'tat-major Signature 23. tablissement des dlgations L'tablissement des dlgations fait l'objet de procdures propres chaque tat-major. Toutefois, ces dlgations doivent tre notifies par crit et diffuses toutes les autorits subordonnes. Le chef d'un chelon de commandement peut donner certains de ses subordonns lautorisation de signer les pices de service courant ou de routine ainsi que les documents dapplication de ses ordres et directives gnrales. Dans ce cas, ces documents sont signs par dlgation de signature " par ordre "
Extraits du BOC/PP17/9/01 : Instruction N201200/DEF/SGA/DFP/FM du 5/9/2001. Article 4 : l'exercice de l'autorit. Les pouvoirs dtenus ne peuvent tre dlgus que si les lois et les rglements en vigueur l'autorisent. L'action "par ordre" se traduit par la dcision d'autoriser le subordonn signer aux lieux et place du suprieur hirarchique les pices du service courant ou de routine ainsi que les documents d'application de ses ordres et directives gnrales. Dans ce cas, le grade, le nom, la fonction du signataire doivent apparatre clairement aprs le nom grade et fonction de l'autorit ayant donn l'autorisation de signer "par ordre". (La mention "par ordre" doit figurer en toute lettre dans l'attache de signature.) La formule consacre est la suivante : Pour le gnral de corps darme XXX commandant la rgion Terre YYY et par ordre, le colonel Z..., chef dtat-major . Signature On admet aussi la formule : Le gnral de corps darme XXX commandant la rgion Terre YYY, par ordre, le colonel Z..., chef dtat-major . Signature Le titulaire d'un commandement qui accorde une autorisation de signer "par ordre" l'un de ses subordonns doit prciser le domaine d'application de cette autorisation afin d'viter qu'elle interfre avec l'action d'autres subordonns agissant de mme.
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Hormis les dlgations consenties, le titulaire d'un commandement doit se rserver de signer personnellement les documents : - destins l'autorit suprieure ; - engageant sa responsabilit vis--vis de l'autorit suprieure ; - portant une apprciation sur la manire de servir d'un subordonn ; - engageant des dpenses ou une procdure judiciaire ; - portant dcision dans un domaine o il a reu dlgation. Article 5 : Le commandement. Continuit et permanence caractrisent l'exercice du commandement. La continuit est assure conformment aux rgles suivantes : - Lorsque le titulaire d'un commandement ne peut l'exercer, pour une dure donne, il est remplac jusqu'au moment o il pourra reprendre l'exercice de son commandement. Dans le cas o un ordre diffrent de dvolution n'a pas t tabli par les textes organiques, le remplaant est automatiquement le premier des subordonns dans l'ordre hirarchique. Le remplaant exerce alors le commandement "par supplance" et la responsabilit des dcisions lui incombe. Pour les militaires, il peut s'agir d'une absence de l'autorit pour permission, stage, mission de courte dure, maladie Dans un rgiment, le C2 est dsign comme premier supplant. Dans les autres formations la supplance est organise l'avance par le biais d'un ordre de dvolution ou d'une dcision. L'attache de la signature est ainsi libelle : Le colonel YYYYY commandant le XXX par supplance. - lorsque le titulaire d'un commandement est mis dans le cas de cesser de l'exercer dfinitivement, sans que son successeur ait t officiellement investi, il est remplac jusqu'au moment de cette investiture. Le remplaant exerce alors le commandement "par intrim". L'exercice d'un commandement "par intrim" rsulte d'une dcision de l'autorit militaire suprieure l'autorit empche constatant l'absence dfinitive du titulaire de ce commandement (mutation, dcs, disparition ). Cette dcision est inscrite au registre des actes administratifs. L'attache de la signature est ainsi libelle : Le colonel YYYYY commandant le XXX par intrim.
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ANNEXE VII TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE LETAT
1 - DESCRIPTION a) Timbres mtalliques Les timbres mtalliques conformes au modle du sceau de lEtat du dcret du 25 septembre 1870 sont dcrits ci-aprs : Timbre humide officiel Ce timbre est en cuivre et de forme ronde. La gravure centrale en relief reprsente la figure de la Libert telle quelle est dtermine pour le sceau de lEtat, avec au-dessous linscription horizontale Rpublique franaise . Timbre cacheter La description de ce timbre est semblable la prcdente ; toutefois la gravure est en creux. Timbre sec Ce timbre est en acier et de mme description que le timbre humide. b) Timbre en caoutchouc Ce timbre, de forme ovale, est du modle suivant : Il porte au centre, suivant le cas, la mention le commandant , le directeur , etc. et en exergue, la partie suprieure la dsignation et, ventuellement, le numro de llment considr.
2 - EMPLOI a) Timbre humide officiel Il est recommand dapposer lempreinte du timbre humide officiel au ct gauche de la signature en empitant lgrement sur celle-ci de manire ce quelle reste parfaitement visible. Cette empreinte ne doit pas tre appose sur la correspondance change entre les bureaux, directions et services relevant dune mme autorit. Il est prcis que, pour un mme document, lapposition du timbre humide nest effectu que sur loriginal. b) Timbre cacheter et timbre sec Ces timbres sont utiliss par les autorits cites au 3 lorsque les instructions particulires le prcisent. c) Timbre en caoutchouc Les autorits qui nont pas qualit pour utiliser les timbres mtalliques dits sceau de lEtat peuvent faire usage du timbre en caoutchouc dcrit au (b) du 1.
79
3 - LISTE (NON EXHAUSTIVE) DES AUTORITES DU TEMPS DE PAIX AYANT QUALITE POUR FAIRE USAGE DU TIMBRE HUMIDE EN CUIVRE DE FORME RONDE DIT SCEAU DE LETAT ADMINISTRATION CENTRALE - Autorits ayant reu dlgation de signature du ministre par arrt publi au Journal officiel. COMMANDEMENTS DES TROUPES ET COMMANDEMENTS TERRITORIAUX - Officiers gnraux (ou officiers suprieurs en exerant les fonctions) pourvus dun commandement oprationnel ou dun commandement organique. - Chefs dtat-major de rgion terre, de grande unit ou de tout groupement correspondant. - Commandants darmes. - Mdecins-chefs de garnison. MISSIONS LETRANGER - Attachs militaires chefs de poste. - Chefs de mission auprs darmes ou organismes allis. ECOLES MILITAIRES - Commandants dcole. CORPS DE TROUPE ET FORMATIONS SADMINISTRANT COMME TELS - Chefs de corps, commandants dunit formant corps. - Commandants de dtachement. - Chef de centre territorial dadministration de comptabilit (CTAC). - Commissaires en corps de troupe. - Chefs des services administratifs. - Chefs des services techniques. - Trsoriers. - Trsoriers du CTAC. - Officier du matriel. - Officiers des dtails. - Mdecins-chefs. SERVICES - Directeurs de service. - Commissaires de larme de terre (timbre nominatif). - Commandants dtablissement de service. - Commandants de bureau du service national. - Mdecins-chefs dhpital.
80

Memento de Correspondance A L Usage de L Officier D Etat Major France 2008

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MINISTRE DE LA DFENSE

----------Direction des tudes

MMENTO DE CORRESPONDANCE MILITAIRE LUSAGE DE LOFFICIER DTAT-MAJOR

Edition 2e semestre 2007 et 1er semestre 2008

PAGE LAISSEE BLANCHE INTENTIONNELLEMENT

373. Divers .................................................................................................................................................. 60

1 - L'ENVIRONNEMENT DE L'OFFICIER TRAITANT

2 - LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE MILITAIRE

Compigne, le 13 octobre 200. N /CoFAT/EEM/PROG Clt.:

Confrence au profit de lcole dtat-major. Modalits pratiques dorganisation.

SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe).

Paris, le 18 janvier 200. N 0000/DEF/EMAT/PRH/PEG Clt.:

Copie : coles de Cotquidan

Paris, le 25 juillet 200.

Le gnral d'arme M... chef d'tat-major de l'arme de Terre

SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe), avec le timbre humide de l'organisme.

Paris, le 05 mars 200. N0000/DEF/EMAT/MG Clt. ::

corps d'arme C... de l'arme de Terre

Ecole dEtat-Major Le gnral

Objet et rfrence : En minuscules soulignes, alignes par rapport la suscription

SIGNATURE Manuscrite (pas de griffe), avec timbre humide.

Copie : - Monsieur cole de rducation professionnelle 60000 SENLIS - RT NE (BSA) METZ

LETTRE A CARACTERE PERSONNEL

Paris, le 25 juin 200. N 0000/DEF/EMAT/MG Clt.:

Le gnral de corps d'arme C... major gnral de l'arme de Terre

Veuillez accepter, mon gnral, mes

Ecole dEtat-Major Le gnral

Compigne, le 10 novembre 200. N /CoFAT/EEM/... Clt.:

Gnral de division L. commandant lcole dtat-major

Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIEGNE CEDEX

Ecole dEtat-Major Le gnral

Compigne, le 13 octobre 200. N /CoFAT/EEM/... Clt.:

Quartier Bourcier Cours Guynemer BP n10011 60209 COMPIEGNE CEDEX

Paris, le 13 octobre 200_ N Clt : 00000 / DEF / EMAT / EP / L / BO

Objet : Dlgu Terre au Bulletin officiel des armes.

Paris, le 2 septembre 200_ N Clt :

/ DEF / EMAT / BPF

Rfrence : Note 0000/DEF/EMAT/MG du 13 mai 200

- un dveloppement donnant des explications ou des prcisions et annonant ;

Le colonel M chef du bureau planification finances

RPONSE OBJET : Contribution de ltat lalimentation des cadres - astreinte de disponibilit.

REMARQUE Le bulletin de correspondance n'est pas soumis au respect de la charte graphique.

DE - DE/PROG - CP - A/C N /CoFAT/EEM/DE/PROG

Modification des stages EEM 200- / 200CM 0000/DEF/CoFAT/PLN/CSN du 17 juin 200-

Le gnral de division XXXX commandant lcole dtat-major

Compigne, le 15 dcembre 200_ N 000/CoFAT/EEM/DE/BMSI Clt :

TRANSMIS "pour attributions"

Le colonel XXX directeur des tudes

Paris, le 25 dcembre 200.

BORDEREAU D'ENVOI A B B'

"SECRET DFENSE" "CONFIDENTIEL DFENSE" (2)

SECTION TECHNIQUE DE L'ARME DE TERRE DIRECTION / R.A. 120 / BC

Destinataire (4) : Ecole d'tat-major__________

31 janvier 200_ Reu le : ____________________________________

Signature de l'expditeur L'adjudant T chef du bureau courrier

chef de la section tudes prospectives

Paris, le 15 fvrier 200_ N 000/CDEF/OC Clt : 224

BORDEREAU D'ENVOI COLLECTIF

TRANSMIS "pour attributions"

Monsieur le chef de bataillon B... (CDEF/BA)

Analyse : Prparation du sminaire des DG en RT Rfrence : NE 0033/DEF/DCG/ORG

Document : Liste des questions du DCG, adresses aux DG en RT

Paris, le 20 juin 200_ N 1295/DEF/DCG/ORG/INS Clt. :