UNIVERSIDAD NOR-ORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERIA DE MANTENIMIENTO MENCIN INDUSTRIAL NUCLEO ANACO

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

Profesora:

Realizado por: Jorge Hernndez 21. Yusenia Simoza Rosaurys Fermn Jess Vsquez

Taimara Bentez

Anaco, Abril 2013

Introduccin

Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso. En esta unidad estudiaremos en qu consiste la planificacin y organizacin de compra y manejos de materiales

 Sistema de control de materiales Se disea con la finalidad especfica de organizar las actividades ya previamente planificadas para as determinar cuando se requiere material y/o repuesto para la realizacin de cada actividad. Planificacin y organizacin La organizacin y planificacin es la capacidad de fijar metas y prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un rea o un proyecto conviniendo la accin, los plazos y los recursos que se deben utilizar. Es la habilidad que hay que poner en marcha cuando se tiene que hacer concurrir las acciones coordinadas de un conjunto de personas, en tiempo y costos efectivo de modo que se aprovechen del modo ms eficiente posible los esfuerzos y se alcancen los objetivos.

La planificacin y Organizacin encargan de la coordinacin de ventas, produccin, almacenes y compras. Establecidas las necesidades del sector de ventas, se realiza la programacin de la produccin, se controla stock de MP, insumos y materiales, se pide lo necesario para producir en tiempo y forma.
Objeto El objeto de este procedimiento es detallar los pasos a seguir para planificar y organizar un evento con unos fines predeterminados (trasmitir un mensaje, tratar asuntos de inters, debatir cuestiones prefijadas, anunciar avances, acordar conclusiones, etc. ) de forma satisfactoria. Los objetos de planificacin se gestionan con el programa de lnea de comandos composer y se guardan en la base de datos del planificador. El programa de lnea de comandos composer utiliza archivos de edicin para actualizar la base de datos de planificacin

 Alcance El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran la planificacin y organizacin logstica de un evento de carcter empresarial

La planificacin Significa prevenir, anticipadamente, lo que debe hacerse, de forma o conciliar los recursos disponibles con los objetivos y oportunidades de la empresa. Constituye una anticipacin efectiva del futuro. La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlo. Por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende legar, que debe hacerse, como cuando y en que orden debe realizarse.

Presente

Futuro

Donde estamos ahora

Planificacin

A donde pretendemos llegar

Situacin actual

Planes

Objetivos a alcanzar

 Planificacin de las compras: Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: Guas telefnicas, pginas web. Organismos Oficiales. Asociaciones empresariales y profesionales. Prensa y revistas especializadas. Ferias y exposiciones del sector. Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones. Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan son: Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador. Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que concentran las fbricas de determinados productos. Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms puntera. Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos

kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central. Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

1. Abastecimiento: esta etapa comprende

Punto de almacenaje del proveedor Punto de almacenaje de la planta Red de comunicacin entre los dos puntos Operaciones que corresponden a la adquisicin transporte y manipulacin

2. FLUJO DE MATERIALES INTERNO: ACCIONES QUE SE REALIZAN DE TRANSPORTE Y MANIPULACION Almacn de planta Linea de produccin Almacn de productos terminados

El flujo de materiales es accionado a travs de redes internas de comunicacin 3. DISTRIBUCIN FSICA DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS Acciones que se realizan Pedido de reposicin del proveedor Manipulacin y transporte desde almacn de planta hasta el almacn del distribuidor

 Planificacin en el Manejo de Materiales Todo el manejo de material debe ser planificado de acuerdo con su necesidad, objetivos de desempeo y especificaciones funcionales propuestas en el inicio del proyecto. El xito de la planificacin de un proyecto de manejo de material en gran escala requiere un equipo especializado e integrado que engloba a proveedores, consultores (cuando sea necesario), gestores, informtica y sistemas de informacin, ingeniera, operaciones y finanzas. La planificacin del manejo de material debe responder a los objetivos estratgicos de la organizacin, bien sea como las necesidades a cumplir a corto plazo.

La planificacin debe estar basada en mtodos y problemas existentes, sujeta a las limitaciones econmicas y fsicas actuales, y atender a los requisitos y objetivos organizacionales.

La planificacin debe promover la ingeniera simultnea de los productos, proyecto de los procesos y mtodos de manejo de material, para elegir un sistema flexible, para que posibles alteraciones del mismo, puedan ser comprendidas y resueltas, al contrario de las prcticas de los proyectos independientes y secuenciales.

 Pasos de la Planificacin

Establecer objetivos: consiste en determinar como obtener los materiales necesarios de acuerdo a las actividades planteadas para un manejo de los mismo de manera eficiente Formular premisas: determinar todos los factores que puedan afectar mi objetivo Determinar alternativas: plantear todas la opciones que tenga para el logro de mis objetivos siempre y cuando sean alcanzable Seleccin de alternativas: es el proceso mediante el cual se selecciona una alternativa que me lleve a la mejor manera de obtener materiales, productos terminados, materia prima en el tiempo correspondiente. Formular Plan: dar respuesta al que vamos a hacer, como vamos hacer, con que, y quien para as lograr mis objetivos de la mejor manera posible y con el menor costo posible. Presupuestar: estimacin de costo para el buen manejo de materiales tanto en la adquisicin como en almacenaje y traslado Caractersticas de la planificacin

Bsqueda y Evaluacin de alternativas son las opciones que se plantean de acuerdo a los objetivos que se quieren lograr. Implica toma de Decisiones: esta es una caractersticas importante porque implica la evaluacin de todas los aspecto tanto econmico, como tcnicos y de factibilidad para poder seleccionar la alternativa adecuada a las necesidades (demanda) Tiempo de planificacin de trabajo: esta va a depender de la complejidad del trabajo ya que la planificacin diagnostica las actividades que hay que realizar y se centra la atencin en los

insumos, horas-hombre, traslado, almacenaje que representa los recursos necesario para el logro de los objetivos Debe ser flexible: hay que hacer ajustes o cambios de acuerdo a la situacin que se presente mediante se va realizando las actividades Centra la atencin en los objetivos: lo nico que le debe importar al planificador es el objetivo Facilita un control efectivo y eficiente sin planificacin no hay control ya que es el punto de partida para el buen resultado de cualquier sistema

Factores que pueden afectar a la planificacin son: Externos: climticos, gubernamentales, leyes, normas, decreto, factores sociales econmicos y ambientales Internos: equipos, personal, herramientas

La Organizacin Organizar significa atribuir o definir claramente las tareas de cada uno, de modo que todos sepan exactamente lo que se espera como resultado. Es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas que actan e interactan entre si bajo una estructura diseada para que los recursos (humanos materiales y otros) de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren los objetivos determinados Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica. Dentro de todas la diferencia,

podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.

Organizacin Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras. Las ventajas de este sistema son:

Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.

Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especializacin de los compradores. Organizacin de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:

Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos dispersos. de la empresa se encuentran geogrficamente

Organizacin Descentralizada: Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. Las ventajas de este sistema son:

Mayor conocimiento de los proveedores locales.

Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa.

Agilidad en las compras.

Entre las desventajas ms importantes se destacan:

Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.

Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados.

Lineamientos para la Organizacin

Definir alcance significa lo que se va adquirir como materia prima o producto terminando y como adquirirlo Establecer las responsabilidades de la organizacin las cuales van a estar en funcin del alcance Disear la estructura organizativa depende del alcance en la estructura, es decir, cada herramienta, material o producto debe tener especificada su funcin, el motivo de su adquisicin

Pasos para la organizacin Definicin de los objetivos es decir si estos sern de forma general o especifica Identificacin de las actividades: para el logro de los objetivos entran todas las actividades relacionadas para el logro del mismo

 Clasificacin de las actividades por afinidad: consiste en tomar todas las actividades de un rea o que se relaciones con una adquisicin en especial, es decir la posicin que ocupa Jerarquizacin de las actividades: identificamos las cargas de cada una para as determinar las de mayor importancia o tramitacin

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN Incluye ocho pasos, en el caso de que el ciclo se realizar completamente Determinacin de las metas organizacionales Definicin del trabajo que se va a realizar-Divisin de tareas en unidades de trabajo. Integracin de los trabajos en departamentos u otros grupos de trabajo Verificar la relacin entre direccin, coordinacin, control y cooperacin mutua entre los trabajos Seleccin del personal que debe desempear las diferentes tareas Asignacin de tareas de trabajo Otorgar autoridad a los trabajadores Evaluacin del desempeo del trabajador Dentro de las metas, filosofa y prioridades institucionales La planificacin y la ejecucin de un plan, si bien son procesos interrelacionados, son distintos y deben considerarse analtica y metodolgicamente por separados. Se planifica para la accin y no para otros objetivos tales como la adquisicin de conocimientos

Se afirma que al fracasar en la aplicacin de lo conocido, las instituciones comprometidas con la excelencia aportarn estructuras, polticas, procedimientos y mecanismos para asegurar la calidad con la intencin de aumentar la

probabilidad de que los procesos y servicios de la educacin abierta y a distancia cumplan con los estndares de calidad que requiere cada uno de estos sistemas.

Los problemas que se pueden llegar a presentar debido a una mala planificacin o Organizacin son varios. Falta MO (mano de obra), falla de alguna mquina, falta MP (materia prima), algn insumo, algn material. Cualquiera de ellos es fatal para la produccin y puede darse en caso de prdida de ventas. Tambin pueden sobrar cualquiera de ellos y esto produce altos costos aunque ms no sea de almacenamiento, que redundan en alza del costo de produccin.

Todo esto puede evitarse con la adecuada planificacin y organizacin Beneficios para la empresa de una buena aplicacin de la Organizacin y Planificacin
Minimizar los costos unitarios y del proyecto Optimizar la calidad Promover el uso eficaz de personal, equipo, espacio y comodidad Controlar los gastos del proyecto Alcanzar la fecha de inicio de la produccin Reducir o eliminar los inventarios excesivos Alcanzar varias metas

Conclusion La planificacion y la organizacin van a estar relacionada en la capacidad de fijar objetivos a la hora de ralizar una tarea, acordando la accin, los plazos y los recursos que se deben utilizar. Estas se encargan de la coordinacin de

ventas, produccin, almacenes y compras.

Podemos definir a la planificacin como un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Esta es la primera como funcin administrativa ya que sirve de base para las dems funciones, porque determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlo. La planificacin en el rea de las compra podemos definirla como el estudio anticipado los recurso que se necesitan antes de que surja la necesidad de su uso, y en cuanto al manejo de materiales es simplemente planear lo que se necesita hacer con los recursos de acuerdo con su necesidad, objetivos de desempeo y especificaciones funcionales. En cuanto a la organizacin la podemos definir es como un conjunto de elementos cuyo componente principal son personas que se relacionan e interactan bajo una estructura para que los recursos que pueden ser materiales y humanos ,de forma coordinada, ordenada y regulada por normas, logren los objetivos deseados. Esta tiene como objetivo establecer las responsabilidades de la organizacin las cuales van a estar en funcin del alcance. La mala planificacin y organizacin puede ocasionar varios problemas como falta de los equipos, de materias primas, de mano de obra o cualquier otro insumo, esto puede dar como consecuencia las prdidas de las ventas, lo cual genera una prdida econmica a la empresa.