APOSTILA BSICA DE APRESENTAO DO SISTEMA DE GESTO EDUCACIONAL ONNIX

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ONNIXSOFT TECNOLOGIA EM INFORMTICA LTDA

Direitos reservados para o autor, protegido pela lei 5988 de 14/12/1973 e lei 9610 de 19/12/1998

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ONNIXGestoEducacional

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Objetivo:
Este manual tem por objetivo apresentar algumas das funcionalidades do sistema ONNIX Gesto Educacional.

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Sumrio:
ANATOMIA DO SISTEMA ..................................................................................................... 8 Campos Obrigatrios e No obrigatrios ............................................................................... 9 Permisses de Usabilidade da janela ...................................................................................... 9 Nagevando entre os registros consultados ........................................................................... 10 CADASTRANDO UM NOVO USURIO ............................................................................. 11 Definindo o funcionrio como professor ......................................................................... 12 CADASTRANDO E ADMINISTRANDO GRUPOS DE ACESSO ...................................... 13 CADASTRANDO O USURIO E SENHA DE ACESSO..................................................... 17 CADASTRANDO ALUNOS E RESPONSVEIS EM GERAL. .......................................... 21 Aproveitando o endereo de um registro existente .......................................................... 23 Cadastrando o responsvel do aluno ................................................................................ 24 Relacionando o aluno a seus responsveis (Pai, Me e Responsvel financeiro) ............ 25 Definindo o envio de correspondncia do aluno .............................................................. 27 Cadastrando e escolhendo um grau de instruo dos pais do aluno ................................. 28 Cadastrando e definindo uma profisso para os pais do aluno. ....................................... 28 Definindo responsveis para o aluno ............................................................................... 29 Definindo ou cadastrando um grau de parentesco ........................................................... 29 Cadastrando cidades, Estados e Pases ............................................................................. 30 Matriculando alunos ................................................................................................................. 31 Disciplinas opcionais a serem cursadas ........................................................................... 32 Vinculando o responsvel a matricula do aluno............................................................... 33 Pendncias anteriores consulta automtica ou opcional .................................................. 33 Reserva de vaga e matriculas confirmadas ...................................................................... 34 Controle de excessos de alunos na turma ......................................................................... 34 Imprimindo o contrato e ficha matricula. ......................................................................... 35 Cdigo geral do aluno e nmero da matricula ................................................................. 35 FINANCEIRO GERANDO AS MENSALIDADES DO ALUNO ...................................... 36 Regras e seguranas da gerao de Boletos ..................................................................... 36 Duas parcela no mesmo ms porque ? ............................................................................. 37 Destravando as caixas de verificao da gerao de boletos ........................................... 37 Permisso para gerar boletos a todos os alunos da instituio ......................................... 38 Definindo o dia de vencimento dos boletos ..................................................................... 40

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Durante a apresentao, voc poder navegar pelos menus acima ou pela rvore de menus que se encontra na diagonal direita da tela do sistema. Para padronizarmos as explicaes utilizaremos a barra de menus.

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Barra de atalhos
O sistema atualizado de forma automtica via internet. A equipe de suporte disponibiliza na internet os arquivos de atualizao e dessa forma o sistema faz a atualizao automtica da nova verso Depois de ocorrer a atualizao apresentado para cada usurio as melhorias e correes da Nova verso, conforme o exemplo da tela abaixo:

Sendo assim todos os usurios ficam bem informados podendo acompanhar de perto as novidades do ONNIX

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ANATOMIA DO SISTEMA
Vamos agora conhecer as formas de usabilidade do sistema. Todas as solues do sistema tero o mesmo comportamento, ao acessarmos a soluo nela podemos a princpio realizar uma consulta, localizar um registro sobre esse registro fazer uma excluso, alterao ou mesmo inserir uma nova informao. Vamos usar como base o cadastro de cidades. Como podemos ver na tela abaixo, todas as janelas ao serem abertas estaro apresentando essa mesma viso inicial, aba Consulta e Edio . A princpio temos ativa a aba consulta, podemos digitar uma cidade no campo Descrio (Todas as telas tero essa mesma aparncia) e clicar no boto consultar .

Em nosso exemplo digitamos no campo Descrio as iniciais GUAR e aps clicarmos no boto consultar todas as cidades cadastradas que contem GUAR foram apresentadas. Se a cidade que desejamos alterar ou excluir no estiver na lista podemos clicar no boto e inserir um novo registro.

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Campos Obrigatrios e No obrigatrios

Como podemos ver na janela apresentada, temos campos amarelos e campos brancos. Os amarelos so campos Obrigatrios se no forem preenchidos no ser possvel gravar o registro e o sinal aparecer ao lado informando que o campo deve ser preenchido. J os campos brancos so opcionais. Lembrando novamente que todas as solues de cadastro tero esse mesmo comportamento. Estando na aba de edio caso se deseje voltar para consulta voc dever salvar ou cancelar o registro, j que a tela est em modo de insero de um novo registro.
Permisses de Usabilidade da janela

IMPORTANTE as permisses de usabilidade da janela so definidas por usurio. Ou seja, o usurio pode ou no ter permisso para alterar, excluir ou at mesmo inserir novos registros. Caso o usurio tente excluir um registro e o mesmo no tenha permisso a seguinte mensagem ser apresentada:

O mesmo para alteraes ou inseres. Ao clicar no boto salvar a seguinte mensagem ser apresentada:

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Navegando entre os registros consultados

Depois de Consultar e haver clicado em algum registro, caso esse no seja o registro desejado voc poder utilizar os botes de navegao da janela. Eles se encontram prximos do boto fechar na parte superior direita da janela atual.

Mudando o ano letivo

Depois de acessar o sistema voc pode mudar o ano letivo sem precisar sair e entrar novamente, basta clicar no boto ao lado do ano letivo na rea de trabalho. Caso queira que esse novo ano sempre aparea quando acessar o sistema, basta marcar a opo Logar sempre nesse ao letivo.

Criando atalhos
Voc pode criar atalhos dos recursos mais usados e acess-los de forma mais rpida sem ter de ficar procurando toda vez que precisar. Na arvore de menus basta clicar no boto

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CADASTRANDO UM NOVO USURIO

Na rvore de menus clique na opo colaborador e na sub-opo colaboradores, por enquanto pularemos algumas partes que depois sero explicadas. Clique no boto novo. Para cadastrarmos um usurio de acesso ao sistema o mesmo primeiro precisa ser cadastrado como Funcionrio.

Iremos explicar apenas os campos principais os demais campos so comumente utilizados em um cadastro simples portando o seu preenchimento e de costume, lembrando que os campos amarelos so campos obrigatrios e devero ser preenchidos. Como um usurio que ser cadastrado o campo A dever ser escolhido pessoa fsica B = A atribuio dele ser de funcionrio obvio j que o mesmo ter acesso ao sistema. C = O nome digitado tanto no campo Nome / Razo Social como no campo Nome Reduzido / Nome Fantasia dever ser o nome real do funcionrio e no o nome dele de acesso ao sistema (esse cadastro ainda no o cadastro do usurio e sim o cadastro do funcionrio) evidentemente que para que o mesmo tenha uma senha de acesso ao sistema ele primeiro precisa ser cadastrado com funcionrio da empresa. Preencha o restante do cadastro e clique no boto Salvar (lembrando que os campos em amarelo so os campos obrigatrios).

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Depois de salvar o registro o boto Funcionrio ficar disponvel,

clicando nesse boto algumas outras configuraes do funcionrio sero apresentadas.

Definindo o funcionrio como professor

A mais importante delas e a caixa de verificao Leciona, ou sej a o funcionrio caso seja um professor s ir aparecer nas listas se esta caixa de verificao for marcada como dirio de classe e entre outros relatrios do sistema.

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CADASTRANDO E ADMINISTRANDO GRUPOS DE ACESSO

possvel limitar o acesso que o usurio ter no sistema bem como os direitos que usabilidade nesses acessos. As operaes restritas j foram explicadas na tpicos anterior. Iremos agora Criar uma grupo de Usurio o Caminho se encontra no menu Configurao > Controle de Acesso > Grupo de Usurios.

Ao acessar o soluo clique no boto Novo, a seguinte nos ser apresentada. Na imagem abaixo estaremos criando o grupo FINANCEIRO - BSICO. Por isso j o deixamos digitado no campo Nome.

Iremos agora clicar no item Controle Financeiro e disponibilizar para o usurio as solues Movimento de caixa, Baixa de Ttulos (Recebimento de Mensalidades), Relatrio do Movimento de caixa e Relatrio de cheques recebidos. OS demais controles no sero acessados por esse Grupo de Usurio: ONNIX Tecnologia e Sistemas www.onnixsoft.com.br

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Depois de clicar no boto salvar fica evidente que o usurio que for ligado a esse grupo poder acessar somente estes recursos no sistema. Para mais um exemplo importante iremos criar o grupo SECRETARIA que por sua vez no ter acesso a nenhum recurso do financeiro e entre outro recursos. Para secretaria todos os recursos relacionados sero liberados.

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Ao clicar no boto salvar teremos agora dois grupos de Usurios

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CADASTRANDO O USURIO E SENHA DE ACESSO

Logo em seguida escolha na arvore de menus a opo Configurao > Controle de Acesso e a Figura006 sub-opo Usurio a seguinte tela ser apresentada.

Na tela acima o campo identificao ser o nome que o usurio ir digitar quando for acessar Figura007 o sistema a senha de acesso por enquanto pode ser 123 at mesmo porque (por motivo de segurana) o usurio ir alterar essa senha quando acessar o sistema pela primeira vez. Escolha agora a que grupo de acesso para esse usurio (Grupo de acesso e a relao de programas que esse usurio ter direito a acessar durante o uso do sistema). Em Nosso exemplo escolhemos o grupo criado antecipadamente SECRETARIA MASTER. Em seguida no campo Nome do funcionrio escolha o funcionrio anteriormente cadastrado. Podemos definir agora as permisses que esse usurio ter no sistema tais como excluso, alterao entre outras. Essa configurao e feita clicando no boto A seguinte tela ser apresentada. .

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Como podemos ver marcamos para que o usurio possa somente alterar registros, no podendo realizar excluses ou qualquer outra permisso que no foi autorizada.

O boto Ir permitir que o usurio possui algumas limitaes quanto ao controle de caixa, recebimentos de mensalidade entre outros recursos. Ao clicar nesse boto a seguinte soluo nos ser apresentada.

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Como podemos ver podemos definir A Se o usurio ira ou no movimentar o caixa se ele for movimentar deve ser escolhido para ele quais caixas ele ter direito de movimentao B Se durante a movimentao do caixa ele poder ou no Estornar ttulos, IMPORTANTE caso o usurio no possa estornar ttulos no momento do estorno aparecer uma tela pedindo o usurio e senha do GERENTE para que para que o estorno seja realizado.

Uma outra Definio importante e o limite em % de desconto que o usurio pode dar o momento da baixa da mensalidade. Depois de efetuar os limites e configuraes do usurio clique no boto salvar da tela inicial e pronto o usurio j esta liberado para acessar o sistema bem como os recursos disponveis a ele.

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Regras: No e possvel cadastrar um usurio duplicado no sistema. Por exemplo, se no sistema j estiver um usurio chamado PEDRO e agora nesse cadastro for cadastro um outro Pedro ao clicar no boto gravar aparecer um mensagem impedindo a duplicidade. A figura 007 nos mostra um exemplo da mensagem.

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CADASTRANDO ALUNOS E RESPONSVEIS EM GERAL.

Para efeitos de cadastros de colaboradores (Funcionrios, Alunos, Pais, Fornecedores) Ser usada a mesma soluo de cadastro o que diferencia o atributo que define que tipo de colaborador esta sendo cadastrado. Para cadastrar alunos somente essa caixa de verificao deve ser selecionada.

Caso o colaborador seja o pai ou a me do aluno deve-se marcar o atributo responsvel e pais. Isso porque o pai ou me do aluno geralmente tambm ser o responsvel financeiro. (veremos isso mais adiante) por esse motivo o atributo Responsvel ser marcado. IMPORTANTE: Pode haver casos onde o responsvel do aluno no ser o pai nem a me e sim um tio, Avo, um Primo etc. Nesse caso desmarque o atributo responsvel. Os pais s sero cadastrados para efeito de futuros documentos que exigem o nome do pai e da mo como ficha individual, Histrico Escolar, ou ate mesmo uma etiqueta de endereamento de dia dos pais, dia das Mes etc.

Para o nosso exemplo vamos cadastrar em primeiro lugar os pais e o responsvel isso porque essas informaes sero solicitadas quando formos cadastrar o aluno. No menu Colaborador escolha a opo colaborador novamente, voc pode tambm clicar no primeiro boto da barra de ferramentas selecionado com um circulo da figura ao lado.

Ao aparecer a tela, clique no boto iniciar o cadastro do pai do aluno.

e vamos

Em nosso exemplo cadastramos o pai chamado PAI DO ALUNO TESTE. Como podemos ver na figura a baixo.

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Clique no boto salvar e em seguida vamos cadastrar a me do aluno clicando novamente no boto .

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Aproveitando o endereo de um registro existente

Um ponto importante que agiliza os cadastros a possibilidade de aproveitar o endereo de uma registro j existente podemos por exemplo digitar os dados pessoais da me e aproveitar o endereo do pai. Isso pode ser feito clicando no boto com uma lupa do lado endereo.

A seguinte tela ser apresentada

Podemos pesquisar um endereo direto pelo nome do colaborador, ou ate mesmo pelo CEP ou Nome da rua. Em nosso exemplo como j tnhamos o nome do pai, fizemos a consulta pelo nome mesmo, em seguida clicamos no boto DO ALUNO TESTE nos foi apresentado. e endereo do colaborador PAI

Agora basta clicar no boto . E os dados do endereo sero inseridos no cadastro do colaborador MAE DO ALUNO TESTE como podemos ver na figura abaixo.

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E claro que alguns campos devero ser preenchidos tais como Nascimento, Naturalidade, Sexo entro outros.

Cadastrando o responsvel do aluno

Agora estaremos cadastrando o Responsvel do aluno. O aluno pode ter vrios responsveis no somente o financeiro, mas como tambm o pedaggico, podemos por exemplo cadastrar um responsvel por buscar o aluno no colgio e entre outros.

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Relacionando o aluno a seus responsveis (Pai, Me e Responsvel financeiro)

Agora que temos o pai a me e o Responsvel pelo aluno iremos cadastrar o aluno e relacionar a ele os colaboradores cadastrados anteriormente. Para cadastrar o aluno j sabemos que somente o atributo aluno deve ser selecionado. No exemplo atual o aluno menor de idade e por isso no pode responder por si mesmo j em outros casos como cursos vestibulares, Faculdades onde na maioria dos casos o aluno e responsvel por si mesmo pode Ser marcado a caixa de verificao responsvel e depois coloc-lo como responsvel dele mesmo. Em nosso exemplo o aluno tem um terceiro como Responsvel. Depois de efetuar o cadastro do aluno e haver clicado no boto salvar uma mensagem ser apresentada informando que o aluno ainda no possui um responsvel financeiro. Ao aparecer essa mensagem clique sim.

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A seguinte soluo nos ser apresentada, nela iremos informar o pai, me e o responsvel do aluno bem como outros campos importantes. Em nosso exemplo j efetuamos o preenchimento dos campos que sero explicados em detalhes para no deixar nenhuma duvida

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Definindo o envio de correspondncia do aluno

O campo Envio de correspondncia no e Obrigatrio, mas quando preenchido limita o aluno a receber correspondncias somente naquele endereo isso acontece quando por exemplo o aluno e filho de pais divorciados e nesse caso ele mora com a pai mas como o pai e responsvel pelo aluno ele no quer que a mo receba nenhuma correspondncia. Um outro exemplo e o caso da me estar com a guarda do filho j estar em outro casamento e chegar um correspondncia com o nome do pai do aluno. Ao clicar nesse campo temos as seguintes opes ao lado. Em nosso exemplo definimos que as correspondncias sero ONNIX Tecnologia e Sistemas www.onnixsoft.com.br Pag. 27 de 42

enviadas no endereo e nome da me.

Cadastrando e escolhendo um grau de instruo dos pais do aluno

Outra opo e o grau de instruo e tanto da me quanto do pai do aluno, Lembrando que estes campos no so obrigatrios. Por exemplo, existem casos onde o aluno sendo responsvel por ele mesmo esses campos nem so preenchidos. Podemos escolher o grau de instruo a partir de uma lista ou cadastr-lo se for necessrio. O cadastro pode ser feito no menu Colaborador Opo grau de Instruo O cadastro simples, ao apresentar a tela, clique no boto Novo digite a Descrio do grau de instruo e clique no boto salvar.

Cadastrando e definindo uma profisso para os pais do aluno.

Escolhemos em nosso cadastro a profisso ADVOGADO para a Me e MDICO para o Pai do aluno, porm se alguma profisso no estiver disponvel na lista ela pode ser cadastrada no menu Colaborador Opo Profisso. Como em qualquer outro cadastro. Deve-se Clicar no boto novo, Preencher e salvar a nova profisso cadastrada.

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Definindo responsveis para o aluno

A definio dos responsveis deve ser feita clicando em primeiro lugar no boto novo ao lado direito da tela

Em seguida escolher o responsvel na lista de colaboradores (Somente os colaboradores marcados como responsveis aparecero nessa lista. Caso o responsvel desejado no esteja aparecendo certifique-se de que o atributo no cadastro de colaboradores esteja marcado).

Definindo ou cadastrando um grau de parentesco.

Caso o grau de parentesco do responsvel pelo aluno no esteja na lista, o mesmo pode ser cadastrado no menu Colaborador opo

Escolha o tipo de responsvel (em nosso exemplo marcamos todos) mas o indispensvel ser o para que futuramente possamos efetivar a matricula do aluno no sistema. Em seguida clique no boto salvar lado do boto novo. Importante: Esse boto tem a funo de inserir o responsvel na lista de responsveis do aluno e no de salvar a tela inteira para salvar a tela inteira, no final da operao iremos clicar no boto . Se necessrio insira os prximos responsveis do aluno. E agora Salve e feche a tela.

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Cadastrando cidades, Estados e Pases

No processo de cadastro dos colaboradores caso a cidade ou naturalidade do funcionrio no esteja na lista ela pode ser cadastrada no menu Colaborador Submenu Localidades e Opo Cidades. Em nosso exemplo cadastramos a cidade NOVA CIDADE pertencente a Unidade de Federao SO PAULO. Caso o estado no exista ele tambm dever ser cadastrado menu Colaborador Sub-menu Localidades e Opo Estado. O mesmo acontece com o Pas. Pode no parecer importante mais isso fundamental quando o aluno estrangeiro por exemplo e esses so necessrios para documentos onde deva ser apresentado a Naturalidade do aluno ou outras informaes de origem.

Como podemos ver fizemos os cadastros necessrios para efetuar a matricula do aluno, agora podemos efetiv-la o que ser muito mais rpido.

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Matriculando alunos
A matrcula do aluno por sua vez e um tema que ser tratando pela secretria da instituio, entretanto para no perdermos a linha de raciocnio e a importncia sobre os responsveis durante o cadastro do aluno estaremos efetuando uma matricula para encerrar essa parte. No menu secretaria escolha a opo Matricula. Voc pode tambm clicar no segundo boto da barra de ferramentas que ir lev-lo ao mesmo recurso.

Na tela inicial que nos aparece temos o mouse sobre a a opo N da Matricula, ou seja podemos localizar uma matrcula existente pelo N ou pelo Nome do aluno. Em nosso exemplo no iremos consultar matriculas por enquanto, mas vamos clicar no boto e iniciar a matricula do aluno ALUNO TESTE.

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Disciplinas opcionais a serem cursadas

J escolhemos aluno e o curso agora nos falta a turma. Ao escolher a turma o sistema apresentar a lista de disciplinas que o aluno estar cursando, onde pode ser todas ou somente uma delas. Isso porque por exemplo o aluno pode se matricular para cursar apenas matemtica, portugus ou algo assim devido ao mesmo haver sido aprovando com dependncia o que pode acontecer sendo uma escola de ensino regular ou at mesmo faculdade. Essas disciplinas provm da grade curricular da turma, curso ou nvel de ensino(veremos isso mais adiante). Como o nosso exemplo e bsico podemos perceber que teremos de ter os cursos e as turmas j cadastrados no sistema, mas como nosso objetivo e de matricular o aluno vamos apenas escolher esses campos e veremos mais adiante como cadastr-los. Escolhemos a turma e a lista de disciplinas sero apresentadas como no exemplo abaixo:

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Por padro todas aparecem marcadas, mas evidente que podemos escolher apenas uma delas.

Vinculando o responsvel a matricula do aluno

Clicando no boto Responsvel teremos a lista de responsveis pelo aluno que ser apresentada logo abaixo. Em nossa lista percebemos que a me e o pai do aluno no foram apresentados isso porque l no cadastro do aluno inserimos somente o TIO RESPENVEL DO ALUNO TESTE como responsvel. Caso o aluno fosse responsvel por si mesmo deveramos tambm t-lo inserido na lista de responsveis. Agora depois de escolher o responsvel s nos falta salvar o registro.

Pendncias anteriores consulta automtica ou opcional

Ao clicar no boto salvar uma mensagem ser apresentada perguntando se desejamos ou no verificar se o aluno possui pendncias anteriores. Isso para evitar que o aluno que tenha alguma pendncia no ano letivo anterior ou at mesmo qualquer pendncia na instituio tenha sua matricula inserida no sistema. Por regra e possvel evitar que aluno seja matriculado, mas depois disso e havendo freqentado o curso j no se pode mais impedi-lo. Como podemos ver a mensagem opcional para o usurio logado, pois o mesmo pode clicar no ONNIX Tecnologia e Sistemas www.onnixsoft.com.br Pag. 33 de 42

boto no e o aluno ser matriculado mesmo sendo um devedor. Digamos que essa permisso seja do usurio com nvel de gerente, diretor ou algo assim. Dependo do usurio logado no ser opcional e sim obrigatria essa verificao. Ou seja, o sistema no ir perguntar, mas far automaticamente a verificao de pendncias anteriores, sendo ela de mensalidade ou at mesmo cheque devolvido. Temos abaixo a tela se ser apresentada impedindo que o aluno devedor seja matriculado. MOTIVO 001 Atraso de mensalidades. MOTIVO 002 Cheque devolvido. Eis ai, o aluno infelizmente no poderia ser matriculado, mas como temos a configurao de gerente iremos clicar no boto e o aluno matriculado.

Reserva de vaga e matrculas confirmadas

IMPORTANTE: O aluno foi matriculado, mas no confirmado. O que confirma a matrcula do aluno seria o pagamento da parcela com sufixo 01 (Primeira parcela ou matricula). Por enquanto essa matricula fica a titulo de reserva de vaga caso o mesmo no venha confirmar, sua vaga ser ocupada por outro aluno. Um aluno no confirmado no poder, por exemplo, aparecer em vrios relatrios do sistema, tais como dirio de classe, relao de matriculas, entre outros recursos. Embora exista nesses relatrios a opo de apresentar somente alunos confirmados ou todos os alunos matriculados.

Controle de excessos de alunos na turma

Vale lembrar que o aluno ser matriculado caso exista vagas na turma atual no havendo vagas no momento de salvar o registro uma mensagem ser apresentada impedindo que o mesmo seja salvo.

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Imprimindo o contrato e ficha matricula.

Um recurso importante e a opo de imprimir automaticamente o contrato do aluno. O sistema abre o contrato da instituio de ensino e preenchem automaticamente as informaes como nome do aluno, nome do responsvel, curso, valor do curso entre outras opes. Basta clicar no boto Imprimir contrato e Imprimir a ficha Matricula.

Cdigo geral do aluno e nmero da matricula

Eis ai, o nosso aluno foi matriculado com o cdigo 8870. O cdigo geral do aluno 8461 esse o cdigo de cadastro dele l no menu colaborador. Esse cdigo no muda ser sempre o mesmo. J a matricula o aluno pode ter vrios nmeros de matricula uma para cada curso.

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FINANCEIRO - GERANDO AS MENSALIDADES DO ALUNO

Para gerar as mensalidades, a partir da matricula do aluno podemos clicar no boto ou no menu Financeiro a opo Gerar / Imprimir Boletos. Ao clicar nessa opo dependendo da configurao do cliente uma das duas solues ser apresentada. A prmeira para gerao de boletos em Massa. A segunda para gerao de boletos para somente um aluno.

Regras e seguranas da gerao de Boletos

Na soluo acima podemos por exemplo gerar boletos para todos os alunos de um curso ou turma ou especificamente para somente um aluno. Como no selecionamos nenhum campo iremos gerar boletos para todos os alunos matriculados que no tenham boletos gerados naquele perodo. Antes de prosseguir vamos conhecer primeiro os recursos dessa soluo: 1 - O perodo de emisso pode ser escolhido de Janeiro a dezembro, semestralmente ou trimestralmente. Algumas redes de educao fazem a gerao do ano inteiro. Outras para economizar papel fazem a gerao de 3 em 3 meses. 2 Ao imprimir boletos o sistema no final faz um pergunta se a impresso foi bem sucedida oi no se foi bem sucedida o sistema ir marcar os boletos da seleo como boletos impressos. Essa opo evita que boletos que j foram impressos sejam impressos novamente. 3 A opo est desmarcada porque iremos gerar boletos para alunos que ainda no confirmaram sua matricula. J futuramente marcaremos essa opo para evitar que alunos no confirmados tenham boletos gerados no sistema. ONNIX Tecnologia e Sistemas www.onnixsoft.com.br Pag. 36 de 42

4 Somente uma opo de segurana que ao clicar no boto imprimir boletos independente do perodo selecionado a primeira parcela ir aparecer para evitar que a mesma no seja impressa. 5 Muito importante o sistema se encarrega de gerar para o aluno a primeira parcela (que confirma a matricula do aluno) automaticamente por regra j ocorreu do usurio matricular um aluno em agosto, por exemplo, e no gerar para o mesmo a parcela 01, onde conseqentemente o aluno fez o pagamento da parcela de competncia 08 (agosto), mas no a 01 (matrcula), ou seja, mesmo tendo pago no teve a matricula confirmada.

Duas parcelas no mesmo ms porque ?

6 E comum o aluno que entrou no curso em fevereiro, por exemplo, ter gerada a parcela de jan tambm. J que ele pagar a anuidade (basicamente 12 mensalidades de jan a dez) em maro tambm ocorre essa mesma necessidade jan, fev, mar. A parcela 01 do aluno ter a sua data de vencimento no dia em ela foi gerada se foi gerada em 15/03 o seu vencimento ser em 15/03. Ou seja o aluno ter duas parcelas no mesmo ms. A parcela de matricula e a parcela do ms corrente. Agora o aluno que entrou no curso em agosto, por exemplo, vindo de outra instituio no poder ter duas parcelas no mesmo ms porque a prpria parcela de agosto nesse caso j ser a parcela de matricula do aluno ele pagar de agosto a dezembro somente. E para isso que serve essa opo para permitir que a parcela do ms inicial seja colocada como primeira parcela (parcela 01 matricula). 7 Marcando essa opo durante a impresso o boleto sair com uma marca dgua escrita 2 VIA.

Destravando as caixas de verificao da gerao de boletos

Como podemos ver por questo de segurana as caixas de verificao esto inacessveis se permisso de marc-las ou desmarc-las. Isso e para evitar erros por parte do usurio ou outros problemas. Essas opes podem ser liberadas no cardpio configurao opo Parmetros. Como nos mostra a figura abaixo. Clique no boto Alterar para liberar a tela e desmarque a caixa de verificao Deixar a tela de gerao de boletos em estado de rematricula. E as opes podero ser marcadas ou desmarcadas.

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Permisso para gerar boletos a todos os alunos da instituio

Na mesma tela se no escolhermos nenhum aluno o sistema no emitira o seguinte aviso

Isso e importante porque o usurio por um erro pode no ter escolhido nenhum aluno e o sistema caso no tivesse esse alerta iria gerar mensalidades para alunos confirmados e no confirmados criando informaes desnecessrias no banco de dados. Mas a um porm, essa mensagem s aparece para um usurio com permisso de gerente. Se for um usurio bsico por medida de segurana ser obrigatrio para ele a escolha do aluno. Caso ele no escolha o sistema emitir o seguinte aviso:

Essas so algumas das seguranas quanto a gerao de boletos. Vamos ento escolher nosso aluno ALUNO TESTE e gerar os boletos para o mesmo de janeiro a dezembro.

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Eis ai, temos os boletos gerados para o aluno do ms de janeiro a dezembro. Interessante se tentarmos gerar os boletos novamente o sistema nos emitira algumas mensagens impedindo a duplicidade de boletos. Como podemos ver o sistema identifica que o aluno j possui um titulo para o ms em questo e faz a pergunta se queremos acompanhar os prximos casos. Se marcarmos que sim, todas vez que tiver um boletos gerado esse mensagem ficar aparecendo. O melhor dizer que no por dessa forma o sistema ir pular os boletos existentes e gerar somente para o alunos que no possuem boletos naquele ms. Esse recurso e importante principalmente quando se esta gerando boletos para todos os alunos da instituio.

Definindo o dia de vencimento dos boletos

O dia de vencimento pode ser definido de forma geral, ou somente para um aluno. Para definir a data de forma geral, escolha no menu fluxo de caixa a opo parmetros do financeiro. Na tela dos parmetros do financeiro (que iremos conhecer com profundidade mais a frente) v at a aba configurao do boleto bancrio e coloque o dia de vencimento desejado no campo dia de vencimento Como podemos ver na janela abaixo, definimos o dia 10 (Dez) como dia padro de vencimento das parcelas. Caso o aluno tenha um dia especfico definido em seu cadastro (isso foi explicado durante o cadastro do aluno) o sistema ir respeitar o dia de vencimento especfico do aluno.

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Definindo o valor do curso

A quantidade de parcelas bem como o valor do curso vem do cadastro do curso que se encontra no menu secretaria e sub opo curso.

GERANDO AS MENSALIDADES MODELO 2

Como j foi mencionado anteriormente, dependendo da configurao do cliente ser possvel gerar boletos atravs dessa outra soluo apresentada na imagem abaixo:

O interessante e que voc pode por escolher a quantidade de parcelas que ser gerada o primeiro dia de vencimento o dia de vencimento das demais parcelas e sem contar que depois dos valores gerados, de uma curso de 5.000,00 (cinco mil reais) podemos escolher que o aluno dar uma entrada de 2.000,00 e o restante ser pago em 6 (seis) parcelas de 500.00 (quinhentos reais) como no exemplo que demos acima.

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Efetuando a baixa da parcela de matrcula do aluno. Agora como ponto final estaremos efetuando a baixa da parcela do aluno o que confirma definitivamente a sua matricula.

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