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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado

Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1

TABLA DE CONTENIDO

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OBJETIVO ................................................................................................................................................................... 2 GLOSARIO................................................................................................................................................................... 2 CONDICIONES GENERALES.......................................................................................................................................... 5 3.1 3.2 3.3 3.4 CAMPO DE APLICACIN .................................................................................................................................................... 5 IDIOMA.......................................................................................................................................................................... 5 ORIGEN DE LA NECESIDAD DE LA ORDEN DE TRABAJO .............................................................................................................. 5 COMUNICACIONES ........................................................................................................................................................... 5

DESARROLLO .............................................................................................................................................................. 5 4.1 SOLICITUD DE LA ORDEN DE TRABAJO ................................................................................................................................. 5 4.1.a Contenido Y Requisitos Mnimos ......................................................................................................................... 5 4.2 PREMISA PARA LA ASIGNACIN DE LAS RDENES DE TRABAJO. ................................................................................................ 7 4.3 GENERACIN DE LAS RDENES DE TRABAJO .......................................................................................................................... 8 4.3.a Premisa para la generacin de la Orden de Trabajo: .......................................................................................... 8 4.3.b Ofrecimiento Econmico cuando no existe el tem dentro del contrato. ............................................................ 8 4.3.c Evaluacin, seleccin de alternativas y notificacin ........................................................................................... 8 4.4 EJECUCIN ..................................................................................................................................................................... 8 4.4.a Legalizacin:........................................................................................................................................................ 8 4.4.b Suscripcin de la orden: ...................................................................................................................................... 8 4.4.c Plizas y pagos de impuestos y publicacin: ....................................................................................................... 8 4.4.d Cargue en SAP: .................................................................................................................................................... 9 4.4.e K.O.M Y Socializacin .......................................................................................................................................... 9 4.4.f Acta de inicio: ...................................................................................................................................................... 9 4.4.g Informacin requerida por OT ............................................................................................................................. 9 4.4.h Consideraciones de ejecucin y gestoras involucradas: ..................................................................................... 9 4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL ............................................................................................................................................... 11 4.5.a Programa Detallado De Trabajo. ...................................................................................................................... 11 4.5.b Informes. ........................................................................................................................................................... 11 4.5.c Seguimiento al desempeo ............................................................................................................................... 12 4.6 CIERRE ....................................................................................................................................................................... 12 4.7 PLIZAS Y SEGUROS ....................................................................................................................................................... 12

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OBJETIVO

El objetivo de este documento es reglamentar el procedimiento de asignacin de rdenes de trabajo, la gestin durante la ejecucin de la orden para asegurar la normalidad de la relacin contractual, su debido seguimiento, control y cierre. En general como se regirn las relaciones entre ECOPETROL S.A y el CONTRATISTA en desarrollo de la ejecucin de los contratos Marco, en procura de una asignacin de rdenes de trabajo alineadas de acuerdo a la zonas de aplicacin de cada contrato de obra, con las necesidades y objetivos corporativos de la organizacin, as como con lo establecido en el procedimiento de gestin de proveedores y contratistas. 2 GLOSARIO

A continuacin se presentan las definiciones de los principales trminos utilizados en este manual Acta De Inicio: Documento que formaliza el inicio del plazo de ejecucin de la orden de trabajo o contrato cumplida las formalidades que la minuta del contrato o de la orden de trabajo seale. Administrador Contrato Marco: Funcionario de ECOPETROL, del centro de servicios compartidos o del reas de negocio que se delegue, responsable de la Administracin de los contratos marco de la Gerencia de Soluciones Integrales de Logstica y Transporte. LIDER DE PROYECTO: Funcionario de la Gerencia de Soluciones Integrales de Logstica y Transporte (GTD) o de la operacin (GSI) responsable de la gestin y resultados de un proyecto. Fuente de las necesidades que se transformarn posteriormente y mediante el procedimiento establecido en este manual las rdenes de trabajo en la ejecucin de los contratos marcos. El lder de proyecto NO asigna las rdenes de trabajo. Administrador General De Los Contratos: Es la persona nombrada por la GSI (Gerencia de Soluciones Integrales) para mantener la integridad de los contratos marco. Asignacin Integral: Aquella que ECOPETROL hace en cabeza de un solo contratista y que incluye todas o varias de las especialidades tcnicas involucradas: Civil, mecnica, tubera elctrica, instrumentacin y control o combinaciones de las anteriores Asignacin Por Especialidad: Aquella que ECOPETROL hace en cabeza de un solo contratista y que incluye slo una de las especialidades tcnicas mencionadas en el literal anterior. Comisionamiento: Certificacin de pruebas funcionales, simuladas, en caliente o con energa de los sistemas o subsistemas de los proyectos requeridas por la matriz de certificacin. Se iniciaran con la aceptacin del AC-1 y finalizaran con la entrega del expediente HC-1 al grupo de operaciones por parte del grupo de Comisionamiento y del gerente del proyecto. Contratista: persona natural o jurdica, privada o pblica, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a la construccin de una obra, o a la prestacin de servicios, segn las especificaciones del objeto de la Orden de trabajo, a cambio de una contraprestacin. ECOPETROL S.A.: Es una entidad descentralizada por servicios, del orden nacional, vinculada al Ministerio de Minas y Energa, organizada como Sociedad de Economa Mixta, de conformidad con el artculo 1 de la Ley 1118 de 2006, que acta con sujecin a sus Estatutos y tiene domicilio principal en Bogot, D.C.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 Especificacin: Descripcin concisa del trabajo seguro a ejecutar, los recursos de materiales, equipos, herramientas y mano de obra involucrados y la unidad de pago. Evaluacin De Desempeo: Ejercicio mediante el cual ECOPETROL, conforme la normatividad vigente al momento de suscribir el contrato evala el desempeo del Contratista en varias dimensiones involucradas en la ejecucin de una orden o contrato. Formalizacin: Proceso mediante el cual una orden de trabajo queda en firme en cabeza de un contratista y puede iniciarse su ejecucin. Frente De Trabajo: Se define frente de trabajo, estrictamente para los contratos marcos, como la actividad o grupo de actividades de una o ms especialidades tcnicas cuyo control pueda hacerse minimizando el riesgo a personas y medio ambiente y maximizando la efectividad operacional. Ningn trabajo podr hacerse de manera no segura. Un frente de trabajo independiente se constituye cuando: a.) Trabajan hasta 20 personas juntas en un rea de menos de 100 M2 con visibilidad directa con riesgo en las actividades bajo o nulo, b.) El trabajo por especialidad es de riesgos alto o muy alto sin importar el nmero de personas involucradas, c.) Cuando no existe visibilidad directa entre grupos de hasta 3 trabajadores y el riesgo de la actividad que ejecutan es medio. Funcionario Autorizado: Funcionario de ECOPETROL encargado de suscribir los contratos marcos. Ser el encargado de nombrar al Administradores y Gestores de los contratos marcos asignados en cada regional. Gasoducto: es una conduccin de tuberas que sirven para transportar gases combustibles a gran escala. Gestor Administrativo: Funcionario de ECOPETROL, o persona jurdica en que ECOPETROL debidamente delega la gestin administrativa de los contratos u rdenes de trabajo conforme lo establecido en la Gua para la administracin y Gestin de contratos y convenios de ECOPETROL. Gestor HSE: Funcionario de ECOPETROL, o persona jurdica en que ECOPETROL debidamente delega la gestin HSE de los contratos u rdenes de trabajo conforme lo establecido en la Gua para la administracin y Gestin de contratos y convenios ECOPETROL, la poltica integral DHS de la organizacin y todas la normatividad asociada vigente. Gestor Tcnico: Funcionario de ECOPETROL, o persona jurdica en que ECOPETROL debidamente delega la supervisin tcnica de los contratos u rdenes de trabajo conforme lo establecido en la Gua para la administracin y Gestin de contratos y convenios de ECOPETROL. KOM: Kick off Meeting. Reunin de inicio. Aquella, antes de la socializacin, en que se resumen todas las condiciones de la orden de trabajo, interacciones y el contexto en el cual se ejecutar. Se precisa que en el marco de esta reunin no pueden hacerse acuerdos ms all del marco contractual. Lder De Construccin: Funcionario de ECOPETROL quien es el responsable por parte de los Proyectos de la supervisin en la ejecucin o construccin. Oleoducto: son las tuberas e instalaciones conexas utilizadas para el transporte de un lugar a otro de petrleo y sus derivados y biobutanol. . Orden De Trabajo: Actividad o grupo de actividades de baja complejidad que ECOPETROL requiere que se ejecuten con un alcance definido, en un tiempo y costo estimado para cumplir sus objetivos organizacionales en la VIT en todas las regionales operativas del Pas. Pueden incluir total o 3/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 parcialmente actividades de las especialidades Civil, Mecnica, Tubera, Elctrica e Instrumentacin y Control o combinaciones de las anteriores como las electromecnicas, En otras palabras, Paquete de actividades interrelacionadas de una o varias especialidades tcnicas cuya ejecucin se asigna a un contratista para asegurar el cumplimiento de los objetivos de alcance, tiempo y costo de un proyecto o parte de este con unas especificaciones tcnicas, restricciones, forma de pago y liquidacin previa y claramente establecidos. Su originador y responsable de estructuracin de contenidos mnimos es el Proyecto definido en el literal Y al final de esta seccin. Precio Base: Precio informado, para la unidad de pago establecida en la especificacin, por el proyecto para la actividad y base mnima de la negociacin a realizar. Precomisionamiento: Es la certificacin de las pruebas en frio de los sistemas, subsistemas y paquetes requeridos por la matriz de certificacin realizadas por el contratista antes de energizar. Se debe formalizar con la aprobacin del expediente AC-1 por el grupo de Comisionamiento. Ver procedimiento en el documento ECP-GTD-P-002 Proyecto: Emprendimiento temporal de ECOPETROL en cualquiera de las regionales operativas con objetivo nico y entregables especficos para el cual se requieren las actividades establecidas en las rdenes de trabajo. Su responsable directo y mximo es el Lder del Proyecto y en campo el Lder de Construccin. El contratista deber estar enterado en el KOM de los miembros del equipo de proyecto constituidos por funcionarios de ECOPETROL de diversas reas y funcionarios outsourcing que apoyan la gestin integral de los proyectos. SAP: Systems, Applications, Products in Data Processing. Es un software utilizado por ECOPETROL S.A. para el manejo integral de los procesos administrativos, contables y financieros (procedimiento para la facturacin de contratos GTD SFS-P OOS del 21 de mayo de 2009). Sector OIL & GAS: Es todo lo relacionado con la industria del petrleo y el gas y estn conformadas por: Planta de Proceso de Hidrocarburos: Todas aquellas construcciones, instalaciones industriales y equipos de procesamiento de hidrocarburos lquidos o gaseosos, donde se realizan operaciones unitarias asociadas entre otras, a separar, procesar, refinar o mejorar las condiciones de stos fluidos. Planta de Proceso de Hidrocarburos: Todas aquellas construcciones, instalaciones industriales y equipos de procesamiento de hidrocarburos lquidos o gaseosos, donde se realizan operaciones unitarias asociadas entre otras, a separar, procesar, refinar o mejorar las condiciones de stos fluidos. Plantas de Gas: Instalaciones de refineras donde se maneja y procesa el gas. Plantas de Gas: Instalaciones de refineras donde se maneja y procesa el gas. Plantas de Refinacin de Petrleo: Instalaciones de refineras donde se obtienen productos combustibles derivados del petrleo. Plantas de Refinacin de Petrleo: Instalaciones de refineras donde se obtienen productos combustibles derivados del petrleo. Plantas Petroqumicas: Plantas industriales especializadas donde, a partir de gas natural o de algn combustible derivado de la refinacin del petrleo, se obtienen productos necesarios para la industria. Plantas Petroqumicas: Plantas industriales especializadas donde, a partir de gas natural o de algn combustible derivado de la refinacin del petrleo, se obtienen productos necesarios para la industria.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 Socializacin: Reunin en la cual el contratista al que se haya asignado una orden de trabajo presenta en el rea de los trabajos el alcance a la comunidad local y acuerda con esta que recursos locales emplear en el desarrollo de la orden. Se hace con presencia de ECOPETROL y las gestoras de la Orden de Trabajo o Contrato y dentro de las pautas establecidas por ECOPETROL para este tipo de reuniones. En apego a los lineamientos RSE de ECOPETROL. Cabe resaltar que los acuerdos que establezca el CONTRATISTA en dicha socializacin solo lo vinculan a l y sern ajenos a la responsabilidad de ECOPETROL. Se precisa que en el marco de esta reunin no pueden hacerse acuerdos ms all del marco contractual y de poltica de responsabilidad corporativa de Ecopetrol. 3 3.1 CONDICIONES GENERALES Campo de Aplicacin

Este manual de entendimiento, aplica para el manejo de las actividades administrativas, financieras, tcnicas y legales a desarrollar con ocasin de la ejecucin de los contratos de la Vicepresidencia de Transporte y Logstica de Ecopetrol S.A., durante las vigencias 2013-2014 mediante la asignacin de rdenes de trabajo en cualquiera de las regionales operativas de ECOPETROL: Zona Oriente, Zona Centro Sur y Zona Norte. 3.2 Idioma Todos los documentos, sern presentados en idioma espaol, con excepcin de la documentacin tcnica especializada proveniente de proveedores de suministros y normas tcnicas que se presenten en otro idioma; en todo caso cuando as lo requiera ECOPETROL S.A. deber ser traducido a idioma espaol por el CONTRATISTA y, se entregaran debidamente apostillados (a los que aplique). 3.3 Origen de la necesidad de la Orden de Trabajo Todas las rdenes de trabajo se originan en necesidades establecidas al interior de los proyectos quienes de acuerdo a sus objetivos, portafolio de inversiones aprobado y maduraciones en fase 3, generan las Ingenieras, presupuestos, premisas, matrices de riesgos, restricciones y dems consideraciones que conforman las rdenes de trabajo. Originar en esta definicin es diferente de la asignacin o emisin de las rdenes. 3.4 Comunicaciones Las comunicaciones derivadas de la ejecucin de la OT se desarrollarn acorde a lo establecido en el plan de Coordinacin establecido entre el CONTRATISTA, el Proyecto, la Gestora Tcnica y Gestora Administrativa, el cual se deber presentar previo al desarrollo del KOM. 4 4.1 DESARROLLO Solicitud De La Orden De Trabajo Ubicacin De Los Trabajos

4.1.a Contenido Y Requisitos Mnimos 4.1.a.1 Sitio geogrfico y especfico dentro de las regionales operativas o donde se realizarn las actividades. Con nfasis especial en los frentes principales de trabajo que se generarn durante la ejecucin. 4.1.a.2 Justificacin Del Alcance De Los Trabajos Define el alcance completo y preciso de los trabajos a desarrollar con la orden de trabajo. Debe hacerse de manera integral desde el punto de vista de las especialidades de Ingeniera (Proceso, Mecnica, Tubera, Elctrica, Civil e Instrumentacin y Control). Es necesario complementarla mediante una estructura de desagregacin del trabajo (WBS) acorde a lo establecido en el VIT-GTT-214 instructivo para la definicin, codificacin y delimitacin de la plantilla de la WBS de proyectos VIT. 5/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 Todas las rdenes de Trabajo debern establecer el rgimen salarial aplicable dependiendo del objeto de la orden, con base en la tabla de actividades a contratar y su rgimen laboral. Es importante resaltar que si la calificacin del objeto de la orden de trabajo se estableciere que su rgimen es no propio de la industria, las partes se sentaran a realizar el ajuste de los precios para ejecutar bajo modalidad de salario legal e incorporar estas tarifas al contrato. 4.1.a.3 Ingeniera De La Orden De Trabajo La orden de trabajo deber contener los planos y especificaciones bsicos o de detalle, previamente validados por el Lder de Aseguramiento de Ingeniera de la Gerencia de Soluciones Integrales, con sello o nota de APROBADO PARA CONSTRUCCION, a fin de soportar tcnicamente la orden de trabajo y precisar la solucin con que se pretende asegurar suplir una necesidad operativa de la Empresa. Incluye especialidades de proceso, mecnica, tubera, elctrica, civil e instrumentacin y control al menos. El contratista deber revisarla en todos los casos y emitir sus conceptos antes del inicio de las actividades o suscripcin del acta de inicio. 4.1.a.4 Actividades No Consideradas En Los Contratos Marcos Todas aquellas que se requieran ejecutar dentro de la orden de trabajo y que no hayan quedado incluidas dentro de las actividades especificadas y con precio acordado durante el PS abierto que asignar los Contratos Marcos en las Regionales Operativas. Deber surtirse con el administrador del contrato y el apoyo de las gestoras y el Lder del proyecto un proceso de negociacin de precios con todos los contratistas de la orden de trabajo, que se generalizar o n, para todos los contratos marcos segn lo defina el administrador de los contratos marcos y su grupo asesor, previa autorizacin del Funcionario Autorizado. En caso de que se generalice para todos los contratos, se establecer una sola mesa con todos los interesados que el administrador defina. 4.1.a.5 Presupuesto Basado En Los Contratos Marco El presupuesto deber venir previamente validado por el equipo de costos de la Gerencia de Soluciones Integrales y debe contener la lista de actividades, unidades y precios aplicables del contrato marco a la orden de trabajo en proceso de asignacin. 4.1.a.6 Equipo Mnimo Y Consideraciones Particulares1 El Contratista deber mantener durante la ejecucin del contrato el equipo mnimo base definido en los Documentos del proceso de seleccin (DPS) y/o en la minuta del contrato. Igualmente, y dependiendo de la naturaleza (Localizaciones o plantas) el equipo mnimo establecido en los mismos DPS y/o en la minuta del contrato. No obstante, podrn hacerse por parte del administrador del contrato con el debido soporte de las gestoras y el proyecto consideraciones particulares para utilizar parcial o totalmente el mismo equipo mnimo en ms de una rdenes de trabajo simultneas o no, sin implicaciones en el costo de la orden. Las consideraciones que justificarn tal medida son:

Nota: Se aclara que el CONTRATISTA deber partir de la premisa que siempre la totalidad de los trabajos deber contar con el equipo bsico y mnimo requerido contractualmente y solo de manera excepcional y a juicio exclusivo de ECOPETROL se podr dar alguna de las excepciones ac contempladas sin que ello pueda obrar como precedente para futuras ordenes de trabajo a emitir.

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rea de los trabajos: Si no se afecta la seguridad de los trabajos, rendimiento y calidad, e igualmente lo definir un taller de riesgos gestionado por el Lder del proyecto y reglamentado por la administracin de los contratos marcos, podr utilizarse el mismo equipo mnimo parcial o totalmente en rdenes de trabajo dentro de las mismas Localizaciones o plantas. Nunca en Localizaciones o plantas diferentes ni en diferentes Regionales. Debern analizarse condiciones particulares y locales dentro de los mismos Localizaciones o plantas para el uso de un mismo equipo mnimo. Por ejemplo: Separacin de reas por ros, cadenas montaosas, condiciones especiales de orden pblico, etc. Nmero de trabajadores y frentes de trabajo: Si no se afecta la seguridad de los trabajos, rendimiento y calidad, e igualmente lo definir un taller de riesgos gestionado por el Lder del proyecto, podr utilizarse el mismo equipo mnimo parcial o totalmente en rdenes de trabajo simultneas en funcin del nmero de trabajadores y frentes de trabajo activos, sin detrimento de las consideraciones anteriores. 4.1.a.7 Consideraciones De Riesgos Y Restricciones La orden de trabajo contemplar las garantas y seguros particulares que su anlisis de riesgo amerite y se basar en la aplicacin de la matriz de garantas y seguros dadas a conocer desde el inicio del PS. Para ello en cada orden de trabajo, se solicitarn los conceptos de salarios, HSE, Social y riesgos aplicables y se gestionar por parte del proyecto ante la Gobernabilidad de los contratos marcos las novaciones requeridas para asegurar el debido cubrimiento de los trabajos. Se informar de las estructuras de control tcnico, HSE, integridad tcnica y administrativas de parte de ECOPETROL para dejar claras las interacciones. Se aclara que las previsiones base para la emisin de estos conceptos es la documentacin que obra como anexos del PS que da origen al presente contrato (s) Para cada orden de trabajo se elaborar por parte del proyecto y el rea de riesgos de la Gerencia de Soluciones integrales, una matriz de riesgos completa que identifique los riesgos principales, los valores en una escala de Nulo, Bajo, Medio, Alto y Muy Alto y revise su frecuencia de ocurrencia en la industria a nivel Social, econmico, ambiental, imagen corporativa y de seguridad de las personas y de las instalaciones para establecer si es necesario hacer alguna precisin respecto de la matriz de garantas que hace parte del PS. 4.1.a.8 Cronograma E Hitos Claves De La Orden De Trabajo Cada orden de trabajo deber tener, preparado por el proyecto, un cronograma por especialidad y rea, deducida de la WBS, que establezca la secuencia lgica de los trabajos para asegurar los objetivos y compromisos del proyecto. Igualmente identificar y localizar en el tiempo los hitos que deben cumplirse durante la ejecucin. Estas consideraciones de cronograma e hitos no son ni sern contrarios a la autonoma tcnica de los contratistas y mediante la lectura de este documento as lo entienden y aceptan. Con base en el cronograma entregado por el proyecto y que el contratista manifestar conocer para la suscripcin de la orden, EL CONTRATISTA presenta el PDT detallado de cada orden de trabajo, el cual deber aprobarse en los primeros ocho (08) das hbiles despus de suscrita la Orden de trabajo. 4.2 Premisa para la Asignacin De Las rdenes De Trabajo. La asignacin de rdenes de trabajo por la gobernabilidad de los contratos marcos se basar en la siguiente premisa y sern de resorte del Administrador del Contrato. AREA GEOGRAFICA: El administrador, debidamente soportado por el proyecto y las gestoras, buscarn que las rdenes de trabajo se asignen de acuerdo a las regionales operativas de cada zona establecida para la ejecucin de los trabajos (Zona Oriente, Zona Centro Sur y Zona Norte). 7/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 4.3 Generacin de las rdenes de trabajo

La generacin de la necesidad de la OT, inicia en el Proyecto respectivo en cabeza del Lder del Proyecto; con el apoyo de la Gestora Tcnica y la asesora de la Gestora Administrativa se eleva la solicitud al Administrador del contrato. Esta solicitud se debe realizar por escrito conforme a los acuerdos de servicio que se establezcan internamente para tal fin. La solicitud debe contener como mnimo lo siguiente: Alcance de las obras. rea o zona donde se desarrollar la OT. Contratista que debe ejecutar la OT. Entregables especificando el alcance de cada uno. Valor de la OT respaldado por el rea de costos de la Gerencia. Expedicin de la SP o respaldo presupuestal por parte del Lder del Proyecto. Tiempo de ejecucin. Valor estimado de Gastos Reembolsables. Obligaciones especficas en HSE, Matriz de riesgos, Seguridad Fsica y obligaciones especiales no reguladas en el contrato Marco.

4.3.a Premisa para la generacin de la Orden de Trabajo: No se proceder con el trmite de ninguna OT, sin que previamente exista el respaldo presupuestal para ejecutar dichas actividades. Esta SP ser validada en el sistema SAP, antes de su aprobacin. 4.3.b Ofrecimiento Econmico cuando no existe el tem dentro del contrato. El Administrador en coordinacin con el Proyecto y las gestoras solicitarn formalmente el ofrecimiento econmico al CONTRATISTA que aplique segn la premisa de zona geogrfica y su conformidad con los requisitos mnimos, viabilidad de negociacin de nuevas actividades, viabilidad de modificacin o complemento de garantas, consideraciones particulares de riesgos y equipo mnimo y disponibilidad para ejecutar los trabajos segn el cronograma e hitos sealados. El CONTRATISTA deber presentar al Proyecto y a las Gestoras el APU con base en los recursos que han sido definidos en el contrato marco. 4.3.c Evaluacin, seleccin de alternativas y notificacin El administrador de los contratos realizar la evaluacin del ofrecimiento econmico ofertado para la realizacin de los trabajos objeto de las rdenes de trabajo conforme a la solicitud. El administrador entregar al CONTRATISTA la orden de trabajo para efectos de legalizacin y ejecucin. La orden de trabajo deber contemplar las firmas del Lder del proyecto, de las gestoras y del Administrador del contrato. 4.4 Ejecucin 4.4.a Legalizacin: Para la legalizacin de las rdenes de trabajo aplica lo prescrito en la minuta del contrato marco, incluyendo los trminos. 4.4.b Suscripcin de la orden: La orden de trabajo a suscribir corresponde a la minuta que se adjunta en los anexos del PS y se diligenciar acorde a lo referido en el contrato y en el presente procedimiento. 4.4.c Plizas y pagos de impuestos y publicacin: 8/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 Conforme lo establezca el contrato e incorporando las consideraciones particulares de que trata el numeral 4.8 del presente manual, el contratista aportar las plizas requeridas y har los pagos de impuestos y publicaciones que apliquen en los tiempos de ley o contrato. La gestora administrativa de Contratos del grupo de Servicios Compartidos de ECOPETROL de la Regional donde se desarrolle la Orden de Trabajo aprobar estas plizas y pagos surtidos los tiempos y procesos definidos contractualmente. 4.4.d Cargue en SAP: La Gestora Administrativa cargar en SAP estas rdenes de trabajo segn los requisitos y procesos internos de la organizacin. 4.4.e K.O.M Y Socializacin Surtida la legalizacin de rigor de cada orden de trabajo, y dentro de los tres(3) das hbiles siguientes a la notificacin por parte del administrador del contrato de la legalizacin de la orden de trabajo al gestor administrativo y tcnico, con copia la lder del proyecto, se realizarn las reuniones de KOM y Socializacin donde deber seguirse lo prescrito vigente por ECOPETROL para estas reuniones y en todo caso incorporar las condiciones particulares del trabajo establecidas en la planeacin de la orden de trabajo por el proyecto. Se har especial nfasis en el concepto, filosofa y mtrica de la Operacin LIDER. Estas dos reuniones debern realizarse asegurando la participacin de todos los involucrados, generando acta de reunin conforme los formatos aprobados por la ECOPETROL y en un mximo de tres (3) das hbiles de separacin entre ambas reuniones. En el KOM bajo la responsabilidad de la gestora administrativa, no habr lugar al pacto de nuevas obligaciones, disimiles a las ya descritas en el contrato marco y/o su orden de trabajo. Para el tema de socializacin el gobierno de dicha reunin es del CONTRATISTA, ECOPETROL asume el rol de observador y garante del cumplimiento de los compromisos que el CONTRATISTA dentro de su autonoma tcnica y administrativa (con sujecin al RSE que hizo parte de los DPS que originan el contrato marco), realice con las comunidades de la zona, sin que ello implique carga o gravamen alguno para ECOPETROL. 4.4.f Acta de inicio: Se suscribir un acta de inicio de cada orden de trabajo con las mismas condiciones de la definida para el contrato marco, asegurando por la gestora administrativa contractual y tcnica que las condiciones de equipo mnimo y HSE estn cumplidas previamente. En este aspecto deber tenerse por parte de las gestoras total rigurosidad para asegurar el cumplimiento de lo establecido en el contrato y las respectivas OTs. Desde la suscripcin de esta acta, o la fecha que all se indique empieza a contar el plazo de ejecucin de la orden de trabajo. 4.4.g Informacin requerida por OT El CONTRATISTA al inicio de cada Orden de trabajo deber presentar los siguientes planes especficos para las actividades a desarrollar acorde con el establecido en el alcance de la OT. Plan Plan Plan Plan Plan de gestin de calidad HS ambiental de abastecimiento social

4.4.h Consideraciones de ejecucin y gestoras involucradas: Durante la ejecucin y cierre de las rdenes de trabajo y el contrato, el contratista interactuar con Gestoras Tcnica, HSE, Administrativa de contratos y con las que sean necesarias para asegurar la ejecucin de los trabajos dentro de las polticas y procedimientos de seguridad e integridad fsica y tcnica de ECOPETROL y dentro de lo reglado por la gua para la administracin y gestin de contratos 9/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 de ECOPETROL vigente y que el contratista manifiesta conocer al participar en el PS abierto que origina los contratos marcos. Las Gestoras principales involucradas, con las cuales se manejarn las debidas formalidades de comunicacin independiente, son: 4.4.h.1 Tcnica:

Encargada del apoyo, aseguramiento tcnico y seguimiento de la ejecucin de las actividades conforme planos y especificaciones. Sus responsabilidades principales, sin detrimento de lo sealado en la gua para la administracin y gestin de contratos son: ASEGURAMIENTO TECNICO: Conforme planos y especificaciones. CONTROL DE CAMBIOS: Todo cambio durante la ejecucin deber hacerse a travs de las Gestoras Tcnica y Administrativa siguiendo un procedimiento de control de cambios riguroso que se dar a conocer a los contratistas en la KOM. Todo cambio tcnico deber estar avalado y justificado por el Lder del proyecto, el Lder de aseguramiento de ingeniera y aprobado por el Administrador del Contrato. Ninguna obra asociada a los controles de cambio podr ejecutarse sin la debida formalizacin del control de cambios y generacin de las novaciones contractuales a las que haya lugar. NO CONFORMIDADES Y CORRECCIONES: Corresponde a incumplimientos del Contratista de alguna de sus obligaciones contractuales, su tratamiento y gestin debern ser desarrolladas acorde a lo establecido en el procedimiento ECP-VEC-P-001 PRECOMISIONAMIENTO: El Contratista es el responsable del Precomisionamiento de los sistemas y subsistemas conforme el procedimiento ECP-GTD-P-002 que manifiesta conocer. Para ello dispondr del equipo necesario para el cumplimiento dentro de los cuales slo hacer parte del equipo mnimo el Coordinador QAQC. Ms recursos asignados a esta tarea sern de cargo de la A del contratista. COMISIONAMIENTO: La Gestora Tcnica es la encargada de apoyar y asegurar el Comisionamiento y puesta en marcha de las facilidades. Con ella EL CONTRATISTA deber coordinar lo requerido para aseguramiento de informacin, la continuidad del proceso y el cumplimiento de la etapa de Comisionamiento. APOYO A LA PUESTA EN MARCHA. El contratista apoyar a ECOPETROL con la mano de obra que se requiera para asegurar la puesta en marcha de los sistemas y subsistemas para entrega a la operacin de acuerdo a los procedimientos existentes y que el contratista deber conocer por su iniciativa dentro del PS abierto que origina los contratos marcos, siempre y cuando est contemplado dentro del alcance de la orden de trabajo. Administrativa.

4.4.h.2

Gestora encargada del trmite administrativo del contrato: Jurdica, laboral, SAP, Seguimiento contractual, fluidez administrativa del contrato segn las normas y procedimientos vigentes y las particularidades de la operacin. Lo anterior sin perjuicio de lo reglado en la gua para la administracin y gestin de contratos de ECP, aclarando que cuando se entre en contraccin entre uno y otra prevalecer esta ultima TRAMITES BASICOS: Ingreso de personal, vehculos, materiales, etc, segn las normas y procedimientos propios de ECOPETROL que se deben conocer previamente por parte de los contratistas dentro del PS abierto originador de los contratos marcos y de los cuales se har 10/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 especial nfasis en las KOM para atender las particularidades de la operacin y los campos en el pas. PROCESO DE PAGO. Las rdenes de trabajo se pagarn de acuerdo a las formas de pago establecidas en el Contrato. NOVACIONES. Para las novaciones de las rdenes de trabajo y por ende del contrato, se deber surtir lo establecido en el contrato, el manual de contratacin de ECP y el marco legal vigente. Es relevante que ningn trabajo podr adelantarse sin la debida formalidad contractual previa. EVALUACIN DE DESEMPEO Y SUS EFECTOS EN LOS CONTRATOS MARCOS. Se aplicar rigurosamente por parte de las Gestoras y con la supervisin de los lderes de proyecto y construccin de ECOPETROL el procedimiento de evaluacin de desempeo. Tendr, dentro de lo contractual, efectos determinantes en la asignacin de rdenes de trabajo conforme lo seala el aparte PREMISAS de este procedimiento de entendimiento. Seguimiento Y Control

4.5

Se har seguimiento y control riguroso a las rdenes de trabajo y el contrato marco de la siguiente manera: 4.5.a Programa Detallado De Trabajo. Se har por el contratista en Primavera o Project en versiones que se acuerden con la gestora, que permitan la elevacin de informes con el Project Server de ECOPETROL. Debern estar definidos por las actividades de trabajo por frente desagregadas de la WBS suministrada en la Planeacin de la orden que permitan el control diario del trabajo. Deber identificar la ruta crtica y las cadenas de actividades de menor holgura de acuerdo a lo que se pacte con la gestora en la KOM. Deber incorporar compras, suministros de equipos y recursos crticos, horas hombre involucradas y las dependencias entre actividades. Deber presentarse por el contratista en los cinco (5) das hbiles siguientes a la suscripcin de la orden de trabajo, verificarse por la gestora tcnica en los tres (3) das siguientes, incluyendo las observaciones de la gestora tcnica y HSE y a su vez el CONTRATISTA deber ajustar su programa en el caso que ECOPETROL S.A. as lo solicite, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes. Este seguimiento se desarrollar basado en los PDT presentados por el CONTRATISTA y aprobados por el proyecto acorde al alcance de la OT 4.5.b Informes. Los informes que el contratista deber entregar a las Gestoras, en el formato que estas informen en la KOM, son: DIARIO. Reporte ejecutivo, en mximo una pgina de los trabajos desarrollado a diario deber ser entregado a la Gestora Tcnica,. Avance fsico, recursos utilizados, clima, y dems elementos que sirvan de evidencia no slo para el avance y pago de las actividades sino para la resolucin de conflictos. Debern incorporar una sesin fotogrfica. SEMANAL. Una integracin resumen en tres pginas mximo de los informes diarios. Clave para los reportes de las reuniones sistemticas semanales, tanto de la orden de trabajo como del proyecto y de ECOPETROL. Nota especial de novedades HSE y estatus del proyecto en la filosofa del valor ganado que el contratista manifiesta conocer y en todo caso se presentar en 11/14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL CONTRATO MARCO DE OBRAS GESTIN DE ABASTECIMIENTO GERENCIA DE SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSPORTE Y LOGSTICA Elaborado Versin: GST-GAB-P-001 01/08/2013 1 la KOM por parte del equipo de servicios a proyectos de la GSI. Este informe deber contener lo estipulado en el contrato. MENSUAL. Una integracin en 5 pginas mximo de los informes semanales deber ser entregado los 5 primeros das hbiles de cada mes. nfasis especial en novedades HSE y estatus en la filosofa del valor ganado. Las GESTORIAS y CONTRATISTA producirn una relacin de la correspondencia cruzada entre las partes en el mes. Este listado consolidado con el CONTRATISTA debe ser entregado a ECOPETROL S.A., en copia dura y magntica desarrollada en Excel y debe contener como mnimo: nmero consecutivo, fecha, remitente, destinatario, resumen de lo tratado en la comunicacin, si est pendiente alguna respuesta referente a la comunicacin y la relacin de las comunicaciones de respuesta. Todas las comunicaciones debern estar debidamente organizadas y clasificadas por cada emisor y a su vez por cada localizacin. FINAL: Al finalizar el contrato, el CONTRATISTA deber adjuntar al informe final, un informe que referencie como mnimo los aspectos definidos para los informes mensuales. Estos reportes debern estar ajustados a lo solicitado en el Contrato. Seguimiento al desempeo

4.5.c

ECOPETROL peridicamente desarrollar evaluacin al CONTRATISTA respecto de su gestin de acuerdo a los criterios establecidos en la METODOLOGA DE EVALUACIN DE DESEMPEO DEL EL CONTRATISTA; o las normas que la modifiquen, complementen o reemplacen 4.6 CIERRE

Adems de la liquidacin de los contratos existe una serie de trabajos administrativos y tcnicos para el cierre de rdenes, contrato y proyecto, conforme la normatividad vigente de ECOPETROL y de la Gerencia de Soluciones Integrales para lo cual el contratista deber seguir los lineamientos establecidos en el ECP-DPY-P-006 Procedimiento para entrega y cierre de Proyectos y en el PEC-PDO-P002 Control de Registros o las normas que los modifiquen, complementen o reemplacen 4.7 Plizas y Seguros

Conforme se explic en el numeral 4.4.c, al momento de generarse una orden de trabajo, desde el instante en que se planea, se verificara contra el alcance de los trabajos las plizas que aplican especficamente segn lo informa la siguiente matriz:

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Las rdenes Seguros.

de trabajo se rigen por el requerimiento ms alto de la presente matriz de Plizas y

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Versin 1

Fecha 1/08/2013

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable: Elabor: Yilder Navarro Vanegas Telfono: 321 309 2046 Buzn: yilder.navarro@ecopetrol.com.co Dependencia: Superintendencia Evacuacin de Crudos Revis Aprob

ORLANDO PARDO BLANCO Superintendente Evacuacin de Crudos

BENJAMIN FERNANDEZ GMEZ Lder Gestin Integral de Calidad

JUAN CARLOS QUINTERO Gerente De Programa Evacuacin de Crudos y Proyectos VIT

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