Sunteți pe pagina 1din 14

Pgina 1 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................ 1 1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2 2. ALCANCE ................................................................................................................................................ 2 3. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 2 4. ACTIVIDADES ......................................................................................................................................... 2 4.1.1. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE COMPRAR .................................................................. 3 4.1.3. VERIFICAR LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIO COMPRADOS ..................................... 8 4.1.4. Evaluacin de proveedores .................................................................................................. 9 4.1.5. Re-evaluacin: .......................................................................................................................... 9 4.1.6. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS ............................................................................ 9 4.2.1 LISTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE AFECTAN LA CALIDAD, LA SEGURIDAD, LA SALUD Y GENERAN IMPACTO EN EL MEDIO AMBIENTE ............................10 4.2.2. DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIN DE LOS PROVEEDORES Y SELECCIONARLOS ..................................................................................................................................10 4.2.3. CRITERIOS PARA EVALUAR LOS PROVEEDORES.............................................................11 4.2.5. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS ...........................................................................13 5. RECURSOS UTILIZADOS ...................................................................................................................13 6. REGISTROS ...........................................................................................................................................13 7. APROBACIONES ..................................................................................................................................14 8. CONTROL DE CAMBIOS .....................................................................................................................14

Pgina 2 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

1. OBJETIVO Establecer las actividades para realizar compras teniendo en cuenta el desempeo de los proveedores que suministran bienes y servicios sean los requeridos para dar un buen funcionamiento de RFC S.A.S. 2. ALCANCE Aplica desde la necesidad de adquirir un producto o servicio y para realizar la seleccin de proveedores, teniendo en cuenta la calidad los criterios de compra y la prestacin del servicio para la empresa hasta la reevaluacin de los mismos.

3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Jefe de Logstica y Adquisiciones seguir los parmetros establecidos en este procedimiento. Es responsabilidad del Jefe de Logstica y Adquisiciones mantener actualizado los documentos del rea siguiendo los parmetros estipulados en el presente procedimiento Es responsabilidad del Jefe de Logstica y Adquisiciones revisar el presente procedimiento y revisarlo anualmente teniendo en cuenta: el cliente, partes interesadas, la legislacin o cuando las condiciones de trabajo cambien, siguientes los lineamientos del proceso SSOA y GQ. Es responsabilidad de la Gerencia proporcionar los recursos necesarios para efectuar las actividades y los controles. Es responsabilidad del Jefe de Logstica y Adquisiciones dar las pautas para la correcta aplicacin de este procedimiento. Es responsabilidad de todo el personal de RFC S.A.S. que participan en este proceso seguir los lineamientos del mismo.

4. ACTIVIDADES Para el desarrollo de este procedimiento se deben seguir las siguientes actividades: 4.1. COMPRAS Y CONTRATOS 4.2. SELECCIN, EVALUACION Y REEVALUCION DE PROVEDORES

Pgina 3 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

4.1.1.

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE COMPRAR

Cualquier proceso puede identificar la necesidad de realizar una compra de insumos o materiales o la contratacin de un servicio lo cual debe ser comunicado al departamento de Logstica y Adquisiciones por medio del sistema administrativos RFC S.A.S ingresando usuario y clave (figura 1). o correo electrnico, oficio, o solicitud telefnica para el caso de emergencias en los proyectos , con el fin de que sea este quien realice la negociacin de la compra, la solicitud debe ser clara especificando las normas y criterios mnimos de cumplimiento del bien o servicio. Figura 1

Posterior ingresa al panel de control principal Figura 2

Ingresar a solicitudes Figura 3

Pgina 4 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

Registrar la solicitud Figura 4

1. Requisiciones pendientes: Da un listado de las requisiciones a las que les hace falta seguir curso por parte de logstica. Esta opcin es visible dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario registrado. 2. Informacin del cliente: permite seleccionar el cliente (Centro de costo). La asignacin del cliente es determinada por el proyecto para el cual se hace la requisicin. Esta informacin es de carcter obligatorio para que la requisicin quede registrada. Los clientes solamente pueden ser seleccionados del listado de opciones que muestra el cuadro combinado. Ver 3. Detalle de requisicin de materiales: Establece el listado de materiales que quedaran Consignados en la requisicin. Estos materiales solamente pueden ser seleccionados de la lista que aparece en el cuadro combinado. 4. Observaciones: espacio designado para hacer anotaciones, respecto a la requisicin que se encuentre activa. Es un campo opcional. 5. Salir: haciendo clic en este botn se cierra el formulario de requisiciones. Tenga en cuenta que si la informacin est incompleta, el sistema le pedir que la complete. Si no desea completarla, la requisicin no ser registrada. 6. Requisicin de materiales: establece el nmero consecutivo y la fecha en la que fue realizada la requisicin. Este nmero consecutivo es importante para realizar las solicitudes de cotizacin y/o rdenes de compra. 7. Opciones de requisicin: estas opciones son necesarias para darle curso a una requisicin una vez finalice la requisicin debe confirmarse para que esta quede registrada. La opcin de cancelar requisicin es vista de acuerdo al nivel de acceso del usuario

Pgina 5 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

4.1.2. SOLICITAR COTIZACION La solicitud de cotizacin se realiza solamente con una requisicin de materiales previamente almacenada en el sistema. El nmero de la solicitud ser el parmetro inicial de bsqueda para generar las cotizaciones. Para realizar una cotizacin, se debe abrir el formulario de solicitud de cotizacin. El realizar una cotizacin no significa que deba tener relacionada una orden de compra como resultado final. Figura 5

1. Nmero de cotizacin: establece un nmero para la cotizacin que es consecutivo y que ser esencial para realizar la orden de compra. Adems, queda registrada la hora y la fecha en la que fue realizada. 2. Requisicin: en este cuadro combinado se selecciona la requisicin que contiene el listado de materiales que se desea cotizar. 3. Proveedor: permite seleccionar el proveedor al cual va dirigida la cotizacin. Adicionalmente muestra los datos de contacto del proveedor. 4. Detalle de solicitud de cotizacin: cuando se elige la requisicin de materiales del punto 2, automticamente aparece el listado de materiales. En este cuadro se puede seleccionar los materiales que se quieren cotizar haciendo clic en la casilla de verificacin frente a cada elemento de la lista. 5. Observaciones: permite anexar informacin complementaria a la cotizacin. Esta Informacin se muestra en el reporte de solicitud de cotizacin

Pgina 6 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

6. Notas internas: permite anexar informacin de uso exclusivo de RFC. Esta informacin no se muestra en el reporte de solicitud de cotizacin.

7. ver solicitud: una vez se diligencia toda la informacin se debe presionar este botn para generar el reporte. Este reporte se guarda como formato PDF en la carpeta solicitud de cotizaciones para ser revisadas nuevamente. Una vez que ha sido procesada una solicitud de cotizacin esta se inhabilita.

4.1.3. SOLICITAR COMPRA DE BIENES O SERVICIOS Una vez ha sido solicitada la compra por los diferentes departamentos, el rea de Logstica y Adquisiciones se encarga de buscar en la BASE DE DATOS si se cuenta con un proveedor para lo requerido de no ser as se debe realizar una e seleccin de proveedores. El men de Proveedores precisa la informacin detallada de cada uno de los Proveedores con los que se tiene relacin en el momento de realizar una solicitud de cotizacin y/o una orden de compra. Figura 6

1. Men de navegacin: Permite acceder a diferentes formularios. Advertencia: la opcin Eliminar proveedor no pide confirmacin. Tenga cuidado al ejecutar esta accin ya que la Operacin no es reversible. Se pueden observar los diferentes proveedores que estn Registrados en el sistema. Para tener informacin ms detallada de contactos, se puede Hacer clic sobre el botn Listado Telefnico. 2. Informes generales de proveedores: muestra informacin relevante organizada segn los criterios seleccionados en los respectivos formularios.

Pgina 7 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

3. Informacin general de proveedores: Muestra los datos mnimos para registrar un Proveedor. 4. Detalle del proveedor: Campo opcional para adicionar observaciones o informacin de los productos distribuidos por el proveedor 5. Informacin adicional: permite agregar campos opcionales de informacin. 4.1.4. Revisar productos

Este icono permite ver el listado de productos que estn asociados a este proveedor especfico. La lista que aparece no puede ser editada.

2011 15

Pgina 8 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

4.1.5. Listado telefnico En esta ventana se puede observar la informacin de contacto de los proveedores. Cabe anotar que desde esta ventana no se pueden editar dichos contactos. En la parte inferior de la barra se encuentran la letras del abecedario para realizar los respectivos filtros por al nombre de la empresa a la que pertenecen.

Para seleccionar un proveedor nuevo, el rea solicitante pedir documentos que demuestren la capacidad de este de cumplir con nuestros requisitos, los cuales sern ingresados a la base de datos de la compaa. Si se cuenta con el proveedor se realiza una ORDEN DE COMPRA especificando claramente los requisitos del bien o servicio, las condiciones de pago y los tiempos de entrega, los requisitos de aprobacin para su posterior verificacin Se hace la ORDEN DE COMPRA donde la preliminar se pasa al departamento de Gerencia de Control interno para su aprobacin, al ser autorizada se procede a imprimir y a enviar al proveedor por medio correo electrnico o fax y se hace una llamada de confirmacin de recibido de la misma

4.1.3. VERIFICAR LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIO COMPRADOS Una vez los servicios o bienes son recibidos por el almacn o quien reciba debe registrar en la orden de compra la firma que avala que estos productos cumplen con los requisitos establecidos. Se compara la remisin con la orden de compra para dar el visto bueno. Nota 1: en caso que la compra no coincida con lo descrito en la ordenen debe ser comunicado para realizar la devolucin del mismo.

Pgina 9 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

4.1.4. Evaluacin de proveedores El desempeo de los Proveedores se evala usando los parmetros establecidos en el formato Evaluacin de Proveedores en el mes de julio se evaluaran los proveedores Nuevos seleccionados en el transcurso del primer semestre as mismo se realizara en el mes de diciembre con los proveedores nuevos de el segundo semestre

4.1.5. Re-evaluacin: En el mes de enero se Re-evaluarn los proveedores Antiguos a los que se les realizaron compras durante todo el ao anterior estos se Re-evaluaran bajo los mismos criterios definidos en el formato de evaluacin de productos o de servicios segn sea el caso Con base en el puntaje obtenido se debe determinar el desempeo del proveedor y as mismo aplicar las siguientes acciones: PUNTAJE DESCRIPCIN ACCIN A TOMAR OBTENIDO Altamente 4,0 a 5 El proveedor debe excelente procurar como primera opcin calificado Se le debe comunicar acerca de los resultados obtenidos, especficamente sus deficiencias, para que ste tome acciones encaminadas a mejorar su nivel. 3,1 a 3,99 Recomendado Posteriormente es evaluado nuevamente con el fin de verificar si ha mejorado su desempeo y cumple los requerimientos de la compaa en cuanto a los productos o servicios solicitados. Si est vez obtiene calificacin superior a 3.5 contina como proveedor, de lo contrario se suspenden las relaciones comerciales con ste. No debe contemplarse, pues no tiene la capacidad de cumplir con los requisitos de compra requeridos.

Menor a 3,0 Tabla 1.

No calificado

Plan de accin de acuerdo a los resultados.

4.1.6. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS Las acciones tomadas en cada evaluacin son verificadas en las re-evaluaciones de cada proveedor.

Pgina 10 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

4.2.1 LISTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE AFECTAN LA CALIDAD, LA SEGURIDAD, LA SALUD Y GENERAN IMPACTO EN EL MEDIO AMBIENTE El Jefe de Logstica y Adquisiciones identifica cules solicitudes de compra impactan sobre el producto o servicio final, sobre la seguridad de las partes interesadas, la salud de la poblacin trabajadora y generan impacto sobre el medio ambiente Elementos de seguridad industrial, dotaciones Servicio de fabricacin y adaptacin de herramientas. Servicio de cambio de aceite, lavado y mecnica industrial Servicio de fabricacin de accesorios para maquinaria industrial Insumos de ferretera, soldadura, etc Servicio de alquiler de herramienta y vehculos de apoyo Venta de chatarra 4.2.2. DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIN DE LOS PROVEEDORES Y SELECCIONARLOS Como primera medida se deben identificar los bienes y servicios que se requieren para la prestacin de servicios y el funcionamiento de la empresa. El departamento de Logstica y adquisiciones identifica los proveedores de estos suministros y servicios Los siguientes se tendrn en cuenta como criterio de selecciona segn convenga. CRITERIOS DE SELECCIN COSTO TIEMPO DE ENTREGA CONDICIONES COMERCIALES CERTIFICACION DE CALIDAD Y/O CALIBRACION DE EQUIPOS EXPERIENCIA PERMISOS Y LICENCIAS AMBIENTALES RESOLUCIN Y PERMISOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS IPS ENTE ACREDITADO PARA EL MANEJO DE AGUAS CERTIFICADO DE PRODUCTO PARA EPP

REQUISOTS DOCUMENTALES Copia del Rut cmara de comercio Si tiene certificaciones de sistemas de gestin, copias de las mismas Licencias, permisos, autorizaciones cuando apliquen Lista de chequeo de maquinaria y equipo, cuando aplica

Pgina 11 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

Certificados de calidad

Clasificacin de proveedores de servicios profesionales y mano de obra Servicios de construccin de infraestructura en lneas y S/E Servicios de mantenimiento y pruebas en lneas y S/E Servicios de montaje y pruebas de puesta en servicio Revisora Fiscal Auditoria Externa Asesores gestin de sistemas de

Educacin del lder del equipo de trabajo

Experiencia del lder del equipo de trabajo

Titulo profesional en Ingeniera Civil o Ingeniera Elctrica. Ttulo profesional Elctrica. Ttulo profesional Elctrica. Contador Pblico Contador Pblico Ttulo profesional o tarjeta profesional en ingeniera en en Ingeniera Ingeniera

Experiencia especifica de 5 aos.

Experiencia especifica de 2 aos. Experiencia especifica de 3 aos.

10 aos de experiencia en el ramo y mnimo 3 en Revisora Fiscal 10 aos de experiencia en el ramo y mnimo 3 en Auditoria y Revisora Fiscal 5aos o ms en sistemas de gestin para empresas .

El proveedor se selecciona como favorable ingresa a la base de datos de proveedores Los resultados de la seleccin son registrados en el formato BASE DE PROVEEDORES 4.2.3. CRITERIOS PARA EVALUAR LOS PROVEEDORES Los criterios establecidos por RFC S.A.S. para la evaluacin y re-evaluacin de los proveedores son:
CRITERIO DE EVALUACIN Cumplimiento en el tiempo de entrega pactado Cumplimiento en la entrega de la cantidad pactada Calidad del producto entregado 5 (Excelente) Menor al programado CALIFICACIN PARA PRODUCTOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno) Dos a cinco Al da siguiente Igual al das despus del programado del programado programado Hay un faltante Hay un faltante Hay un faltante en un estimado del 1% en la del 3% al 5% del 2% en la cantidad en la cantidad cantidad solicitada solicitada solicitada Se presenta Se presenta Se presenta hasta un 1% de entre un 1% y entre un 2% y productos 2% de 5% de defectuosos o productos productos no conformes defectuosos o defectuosos o

1 (Insuficiente) Ms de cinco das de retraso Hay un faltante de ms 5% en la cantidad solicitada Se presenta ms del 5% de productos defectuosos o no conformes

El pedido lleg completo No hay presencia de productos defectuosos o no conformes en el pedido

Pgina 12 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011 CRITERIO DE EVALUACIN

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

5 (Excelente)

Atencin y servicio al cliente

Siempre disponibles y prestos a atender las necesidades del cliente, Responden de manera inmediata con la informacin solicitada Existe un mecanismo para atencin de quejas

CALIFICACIN PARA PRODUCTOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno) en el pedido no conformes no conformes en el pedido en el pedido Se demoran en contestar, solicitan se Envo de la obtiene Se recibe la informacin respuesta informacin durante el dentro de 1 solicitada al da transcurso del hora despus siguiente da de establecida Responden a Responden a la las quejas en las quejas en comunicacin un periodo de 8 un periodo de 5 Responden a das das las quejas en un periodo de 3 das

1 (Insuficiente) en el pedido

No se tiene respuesta acerca de la informacin solicitada Responden a las quejas en un periodo mayor a 8 das

Tabla 2.
CRITERIO DE EVALUACIN

Criterios de evaluacin y re-evaluacin proveedores producto


5 (Excelente) Se cumple en el 100% de los compromisos adquiridos Se presta el servicio en un tiempo menor al programado CALIFICACIN PARA SERVICIOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno) Se cumple hasta el 90% de los compromisos adquiridos Se presta el servicio en un tiempo igual al programado Si no se encuentra disponible la persona que se necesita o la informacin solicitada, devuelven la llamada o envan la informacin hasta 2 horas despus, Responden a las quejas en un periodo de 3 das Se cumple hasta el 75% de los compromisos adquiridos Se presenta el servicio en un tiempo mayor al programado. Se cumple hasta el 60% de los compromisos adquiridos 1 (Insuficiente) Se cumple en un porcentaje menor del 60% de los compromisos adquiridos No se presta el servicio.

Cumplimiento de los parmetros pactados

Cumplimiento en el tiempo de pactado

NA

Atencin y servicio al cliente

Siempre disponibles y prestos a atender las necesidades del cliente, Responden de manera inmediata con la informacin solicitada Atendi la queja inmediatamente o no hubo queja

Envo de la informacin durante el transcurso del da Responden a las quejas en un periodo de 5 das

Se recibe la informacin solicitada al da siguiente Responden a las quejas en un periodo de 8 das

No se tiene respuesta acerca de la informacin solicitada Responden a las quejas en un periodo mayor a 8 das

Pgina 13 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

Tabla 3.

Criterios de evaluacin y re-evaluacin proveedores Servicio

4.2.5. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS Las acciones tomadas en cada evaluacin son verificadas en las re-evaluaciones de cada proveedor, de ser necesario se le comunicara al proveedor las acciones tomadas y se realizara el seguimiento del cumplimiento de estas. 5. HUMANO-COMPETENCIAS Lder logstica y adquisiciones Gerente control interno Gerente general Almacenista Lder QC FSICOS Computador. Elementos de oficina. Normas de consulta RECURSOS UTILIZADOS

SOFTWARE Sistema operativo, procesador de palabras, hoja de clculo. Correo electrnico. Acceso a Internet.

6.

REGISTROS

Listado De Proveedores Evaluacin y re evaluacin de proveedores de productos Evaluacin y re evaluacin de proveedores de servicios Base de datos contratistas Solicitud de materiales Solicitudes verbales Seleccin de contratistas y proveedores

Pgina 14 de 14 Versin: 1 Cdigo: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011

COMPRAS, SELECCIN, EVALAUCIN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

7.

APROBACIONES

ELABORO

REVISO

APROB

8.

CONTROL DE CAMBIOS

Versin 1

Fecha

Cambio Creacin