2013 SISTEMAS DE INFORMACION

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR. CARRERA DE INGENIERIA EN INFORMATICA Y MULTIMEDIA. Nombre: Cristian Andrs Len Alden. Fecha: 07 de Octubre del 2013. Docente: Ing. Hernn Leonardo Torres Carrin. M.Sc. ENSAYO N4. 1. Tema: Realizar las preguntas del Capitulo N2; Administracin de Gastos de Viaje. 2. Antecedentes: Este Tema es importante ya que nos ayuda a identificar los tipos de Sistemas de Informacin, y tambin como nos ayudan a solucionar los problemas de las empresas. 3. Descripcin: A) Qu tipos de Sistemas se describen aqu?, Qu informacin valiosa aportan a los empleados y gerentes?, Qu decisiones apoyan? Sistemas de Procesamiento de Transacciones. Sistemas de Informacin Gerencial. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.

Qu informacin valiosa aportan! Reduce el tiempo de llenado del informe de gastos ya que ahora desde cualquier tipo de computadora o dispositivo telefnico podran ingresar e importar informacin acerca de sus gastos de viaje. El Sistema tambin recibe, las imgenes de los recibos que se escanean y se almacenan en el nombre de usuario del empleado. Le permite saber ms efectivamente cuanto est gastando en su viaje para evitar sobregastos. Permite verificar los gastos de viaje a medida que se van realizando las transacciones. Los gerentes pueden supervisar que los empleados elijan las mejores opciones de viaje para la compaa.

CRISTIAN ANDRES LEON ALDEAN

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B) Qu problemas ayudan a solucionar a las empresas los Sistemas Automatizados de elaboracin de informes de gastos?; De qu manera agregan valor a las empresas que los utilizan? Ayuda a evitar los fraudes por parte de los empleados que ingresan datos falsos acerca de sus viajes con el fin de quedarse con una parte de los presupuestos. Reduce el gasto en personal, tiempo y espacio ya que procesa toda la informacin de manera automtica en la mitad del tiempo. El uso de este sistema automatizado reduce el gasto en el proceso de informe de gastos que exista antes, en el cual se usaba muchos recursos humanos y de tiempo, con el uso de este sistema las empresas estn ahorrando mucho dinero el cual puede ser invertido ms adelante.

C) Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboracin de informes de gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado en el Software Concur Expense Service. Diagrame ambos procesos. Modelo Manual MARKET STAR. Departamento de Contabilidad.

Informe de Gastos.

Procesar.

Auditar Manualmente.

Aprobar.

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Modelo Automatizado CONCUR EXPENSE SERVICE.

Captura datos por medio de una Interfaz Web. Empleado.

Importa automaticamente los datos de gastos de viaje y entretenimiento. Sistema.

Sistema Electronico.

Recepta imagenes utilizando cualquier dispositivo para digitalizar y anexar recibos al informe de gastos.

Gerente.

Aprueba los informes reduciendo el tiempo de procesamiento y mejorando la productividad.

D) Qu aspectos de Administracin, organizacin y tecnologa enfrento MarketStar cuando adopto Concur Expense Service?

Administracin: Se busca una solucin efectiva para los problemas con respecto a los informes de viaje. La parte administrativa pudo ejercer un mejor manejo y control de gastos de los empleados.

Organizacin: Se gener una reforma en el rea de contabilidad con la agilizacin de procesos de aprobacin, procesamiento y auditoria de gastos por viaje. La organizacin pudo acceder a mejores posibilidades de negociacin con sus proveedores de viaje, con los datos que pudo obtener gracias a este sistema.

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Tecnologa: En la parte tecnolgica tenemos el uso de dispositivos electrnicos para el ingreso y manejo de la informacin como son: Computadoras de Escritorio, Laptops, PDAS, Telfonos, Fax, Escaners, etc.

E) Hay alguna desventaja al utilizar Sistemas procesamiento de gastos?; Explique su respuesta.

Computarizados

de

Si todo lo que se refiere a Sistemas Computarizados tiene algn riesgo como por ejemplo la intromisin en el Sistema de Agentes perjudiciales, tambin alguna posible avera en la parte del Hardware el cual puede hacer perder la informacin de muchos empleados podran buscar y encontrar la manera de realizar algn tipo de fraude con el Sistema. Pero a todo esto el Sistema tambin tiene sus enormes ventajas, lo nico que se tendra que hacer en todo caso es tomar siempre las debidas precauciones.

4. Conclusiones: Los Sistemas de Informacin son pieza fundamental en las empresas ya que ayudan a solucionar problemas como posibles fraudes en el Sistema. Ayudaran a los gerentes a supervisar a sus empleados para evitar posibles sobregastos.

Los gerentes podran tomar decisiones adecuadas para un manejo eficiente de la compaa.

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