Mdulo 2

Primeros pasos con Excel

27

Mdulo 2: Primeros pasos con Excel

En este segundo mdulo le ensearemos a dar los primeros pasos con Excel, concretamente vamos a ver cmo: Abrir Excel y salir de Excel. Moverse por la pantalla de Excel. Utilizar la Ayuda de Excel. Abrir, guardar y cerrar Libros de trabajo. Trabajar con celdas y ventanas.

28

2.1 Abrir y salir de Excel

INTRODUCCIN Cuando abre la aplicacin Microsoft Excel, lo que est haciendo es cargar el programa en la memoria del ordenador para comenzar a trabajar con l. Una vez finalizado su trabajo tendr que cerrar la aplicacin. Estas dos acciones las tendr que realizar siempre que comience y finalice una sesin de trabajo con Excel, por tanto, ser lo primero que veamos en el curso. TEORA Abrir Excel Para acceder a Excel (suponemos que ha instalado dicho programa correctamente en su ordenador) normalmente tendr que realizar las siguientes acciones: 1. 2. 3. 4. Arrancar Windows. Hacer clic con el ratn en el botn Inicio. Situar el cursor del ratn sobre Programas (o hacer clic sobre l). Hacer clic con el ratn en la lnea Microsoft Excel. (si no encuentra esta lnea y tiene una carpeta con el nombre Microsoft Office, sitese en dicha carpeta y, en el men que aparezca, haga clic en la lnea Microsoft Excel).

Aprenda Microsoft Excel

29

Ahora bien, tenga en cuenta que sta no es la nica forma que tiene de acceder a Excel, tambin puede hacerlo: Utilizando un acceso directo. Desde el mismo men del botn Inicio. Utilizando la barra de acceso directo de Office. Haciendo que Excel se inicie automticamente al encender su equipo. Haciendo doble clic sobre un archivo de Excel, ya sea desde el explorador o desde una ventana de carpeta.

Accesos directos Si utiliza con frecuencia Excel, cosa que probablemente haga, le aconsejamos que se cree un acceso directo en el Escritorio de Windows.

Aprenda Microsoft Excel

30

Cuando crea un acceso directo, lo que est haciendo es crear un icono que enlaza con un archivo de destino, permitiendo acceder a l directamente, sin tener que moverlo o copiarlo. El archivo est en su lugar de origen, el acceso directo nicamente es un enlace, que no ocupa apenas memoria. Tenga en cuenta que el icono de un acceso directo es igual que el del archivo de destino, incluyendo una pequea flecha en la parte inferior izquierda. Se pueden crear accesos directos de casi todos los objetos de Windows: carpetas, aplicaciones, archivos, documentos, unidades de disco, pginas Web, etc. Para crear un acceso directo a Excel tendr que realizar las siguientes acciones: 1. 2. 3. 4. 5. Despliegue el men contextual del escritorio. Seleccione la opcin Nuevo. Haga clic en la opcin Acceso directo. Haga clic en el botn Examinar. Seleccione el archivo ejecutable de Excel, haga clic en Abrir y pulse el botn Siguiente. 6. Cambie el nombre del acceso directo si lo desea, y haga clic en el botn Finalizar.

Una vez creado el acceso directo a Excel, slo tendr que hacer doble clic sobre su icono para ejecutar el programa. Puede eliminar un acceso directo del escritorio de tres formas distintas: 1. Haciendo clic sobre l y pulsando la tecla Supr.
Aprenda Microsoft Excel

31

2. Arrastrndolo hasta la Papelera de reciclaje, que se encuentra en el escritorio de Windows. 3. Desplegando el men contextual del acceso directo y seleccionando la opcin Eliminar. Men Inicio Tambin puede hacer que Excel se active directamente desde el men Inicio. Para ello: 1. Despliegue el men contextual de la barra de tareas, haciendo clic con el botn derecho sobre ella. 2. Seleccione la opcin Propiedades. 3. Active la ficha Programas del men Inicio y pulse el botn Agregar. 4. Siga los pasos del asistente. Una vez agregado dicho elemento al men Inicio: 1. Haga clic en el botn Inicio. 2. Seleccione la opcin Microsoft Excel, que aparece en la parte superior del men. Inicio automtico Por ltimo, puede especificar que se inicie Excel automticamente al arrancar su equipo. Para ello, agregue el icono del programa a la carpeta Inicio del men Programas utilizando la ficha Programas del men Inicio que se encuentra en Inicio/ Configuracin/ Barra de tareas. Una vez incluido, cada vez que arranque su ordenador se activar el programa. Cerrar Excel Cuando haya finalizado su trabajo con Excel, tendr que guardar sus documentos y cerrar la aplicacin. En captulos posteriores le ensearemos a guardar documentos. Ahora veremos cmo se puede cerrar Microsoft Excel: 1. Puede seleccionar la opcin Salir del men Archivo. 2. Puede hacer clic en el botn Cerrar de los botones de control de la ventana.

Aprenda Microsoft Excel

32

Estas no son las nicas opciones disponibles para cerrar Excel. Tambin puede: 1. Seleccionar la opcin Cerrar del men de control de la ventana. 2. Hacer doble clic sobre su icono del men de control. 3. Pulsar la combinacin de teclas Alt + F4. Excel cuenta con un sistema de proteccin contra la posible prdida de datos al salir del programa. Si realiza alguna modificacin en algn libro de trabajo, cuando quiera cerrar Excel, previamente se mostrar un cuadro de dilogo en el que debe especificar si guardar los cambios realizados en cada libro que tenga abierto, si no los guardar o si cancela la accin de cerrar Excel.

Si hace clic en el botn S, acceder al cuadro de dilogo Guardar como, desde el que podr dar un nombre a su libro de trabajo y guardarlo en la ubicacin que seleccione. Si no es la primera vez que trabaja con ese libro, al hacer clic en el botn S, automticamente se guardar el documento, con los cambios realizados, en la ubicacin en la que se encontraba.
Aprenda Microsoft Excel

33

Haciendo clic en el botn S a todo, suceder lo mismo que en el caso anterior, para cada libro de trabajo que se encuentre abierto. Si pulsa No, saldr de Excel sin guardar los cambios hechos en el/ los libros de trabajo. Si hace clic en Cancelar, continuar su trabajo con Excel y con el libro de trabajo abierto. RESUMEN La forma ms habitual de acceder a Excel, una vez instalado, es desde el men Programas del botn Inicio, aunque tambin puede, por ejemplo, crear un acceso directo al programa en el escritorio. Cuando haya finalizado su trabajo con Excel y guardado los cambios, puede cerrar la aplicacin seleccionando la opcin Salir del men Archivo, o haciendo clic en el botn Cerrar de los botones de control de la ventana.

Aprenda Microsoft Excel

34

2.2 Elementos de la pantalla

INTRODUCCIN El trabajo con un programa informtico, por ejemplo Microsoft Excel, supone visualizar casi constantemente una serie de elementos, que puede configurar a su gusto y adaptar a sus necesidades. Si conoce dichos elementos, para qu sirven y cmo utilizarlos eficazmente, tendr mucho ganado en el aprendizaje de Excel. TEORA Cuando accede a Excel, en la pantalla visualizar la Ventana principal del programa, con un libro de trabajo en blanco en el que puede comenzar a trabajar.

Esta ventana contiene varios elementos, con los que podr realizar todas las acciones posibles para crear bases de datos, tablas, listas, etc., adems de proporcionarle informacin importante acerca del documento que est creando. Las partes principales de dicha pantalla son:

Las Barras
La barra de ttulo

Aprenda Microsoft Excel

35

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
La barra de acceso rpido

, restaurar

y cerrar

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Cinta de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

Aprenda Microsoft Excel

36

La Cinta de Opciones

La Cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado.
Aprenda Microsoft Excel

37

Las pestaas que forman la cinta pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
El Botn Office

Aprenda Microsoft Excel

38

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Aprenda Microsoft Excel

39

RESUMEN En este captulo hemos conocido los elementos ms importantes de Excel, para que pueda comenzar a trabajar. Algunos aparecen por defecto cuando se accede al programa por primera vez, pero podr personalizar el aspecto de la ventana en funcin de sus necesidades. Al desplegar un men, en principio nicamente ver las opciones que se utilizan ms frecuentemente (mens reducidos). Si pulsa la doble flecha que parece al final, podr visualizar todas las opciones que contiene dicho men. Debajo de la barra de mens encontrar las barras de herramientas, que contienen botones para que realice algunas acciones automticamente. Si desea agregar o eliminar algn botn a estas barras, haga clic en la flecha situada a la derecha y seleccione el botn de la lista.

Aprenda Microsoft Excel

40

2.3 La Ayuda de Excel

INTRODUCCIN La ayuda de Office est estructurada en temas. Cuando accede a su ventana, se mostrar la tabla de contenido:

TEORA Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.

Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Aprenda Microsoft Excel

41

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

En el primer caso, ese botn de Ayuda de Microsoft Excel de la cinta de opciones, nos muestra la ayuda general del programa. Podemos seleccionar algn tema mostrando la Tabla de contenido. Para ello pulsaremos sobre el botn . La ficha Contenido presenta los temas de ayuda ordenados por categoras.

En el marco izquierdo se visualizan las categoras, precedidas por un icono de un libro . Si hace doble clic en este icono (o un clic en el signo + de la izquierda), se cerrado
Aprenda Microsoft Excel

42

mostrarn las subcategoras (si las tiene) con el icono de un libro abierto de ayuda asociados, con el icono de una interrogacin .

, y los temas

Puede modificar el ancho de los paneles desplazando la barra central hacia la izquierda o hacia la derecha. Si quiere ver nicamente el panel de contenidos puede ocultar el panel de la izquierda seleccionado la opcin Ocultar fichas del men Opciones.

Algunos temas de ayuda contienen enlaces con contenidos relacionados. Estos enlaces estn subrayados en el panel de contenidos, como los enlaces de un navegador Web. Haga clic en ellos para acceder a los contenidos de ese tema. Si desea volver a la pgina anterior haga clic en el botn Atrs herramientas. de la barra de

Tambin puede buscar ayuda con el desplegable de bsqueda, que adems recordar un historial de sus ltimas bsquedas.

En esta ventana de ayuda, tambin hay una barra de herramientas con los siguientes botones: Oculta el marco izquierdo de la ventana, en el que se encuentran las fichas. Vuelve al tema consultado anteriormente. Vuelve al tema que acaba de consultar. Detiene la bsqueda. Actualiza la bsqueda. Vuelve al inicio. Imprime lo que se est consultando. Cambia el tamao de la fuente. Muestra u oculta la tabla de contenido. Ayuda dependiente del contexto Este tipo de ayuda tambin se encuentra disponible en algunos cuadros de dilogo, donde podr solucionar posibles dudas sobre las opciones que aparecen en el mismo. Para utilizar esta ayuda haga clic en el botn (junto al botn Cerrar del cuadro de dilogo) y le abrir directamente la ayuda en el tema apropiado. Otra opcin que conlleva las mismas consecuencias es pulsando la tecla de ayuda F1. rea de Recursos

Aprenda Microsoft Excel

43

Desde las opciones generales del programa, a las que podemos acceder pulsando sobre el botn de Office y seleccionando Opciones de Excel,

Podemos acceder al rea de Recursos, en dnde se nos ofrecen las principales acciones para el mantenimiento y acceso a recursos online de Excel.

RESUMEN Para solicitar ayuda sobre el funcionamiento de cualquier herramienta de la aplicacin Excel, tendr que pulsar sobre el botn de ayuda . Podr solicitar tres tipos de ayuda, dependiendo del problema que quiera solucionar.
Aprenda Microsoft Excel

44

 Ayuda general, desde esta opcin acceder a la ventana Ayuda de Microsoft. Ayuda dependiente del contexto, que muestra la funcin de los elementos de la ventana principal. Ayuda en el Web, con la que acceder a la pgina Web de Microsoft.

Aprenda Microsoft Excel

45

2.4 Abrir, guardar y cerrar Libros de trabajo

INTRODUCCIN Cuando accede a Excel, la aplicacin se abre con un Libro de trabajo en blanco para que comience a trabajar. Pero tambin podr abrir libros con los que ya haya trabajado o crear libros nuevos, teniendo varios abiertos a la vez. Una vez que haya creado sus hojas de trabajo tendr que cerrar y guardar cada uno de los libros. TEORA Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer debers seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Abrir Libros de trabajo

Aprenda Microsoft Excel

47

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Aprenda Microsoft Excel

48

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado y despus sobre el botn Abrir. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. Selecciona el men Botn Office. A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar. Guardar Libros de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Aprenda Microsoft Excel

49

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dnde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo y, por ltimo, haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

Aprenda Microsoft Excel

50

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. El men Herramientas contiene varias opciones con las que podr eliminar, imprimir o conectar a una unidad de red un archivo determinado. Adems, incluye dos opciones que le permiten especificar algunos aspectos importantes del archivo antes de guardarlo. Estas opciones son: Opciones Web: acceder a un cuadro de dilogo en el que puede modificar las especificaciones que utiliza Excel para crear pginas Web. Tambin puede acceder a este mismo cuadro de dilogo seleccionando Opciones en el men Herramientas. En la ficha General, haga clic en el botn Opciones Web. Opciones generales: desde esta opcin acceder el cuadro Opciones para guardar, en el que podr proteger sus Libros de trabajo, indicando que se cree siempre una copia de seguridad o que los usuarios que tengan acceso a el archivo seleccionado, introduzcan una contrasea antes de utilizarlo.

Veamos cada una de las opciones del cuadro: Crear siempre una copia de seguridad: si activa esta casilla, cada vez que guarde un archivo, se guardar la versin anterior con la extensin *.bak. Una vez especificada la contrasea, cuando use el botn Aceptar, tendr que volver a escribirla en el cuadro Confirmar contrasea. Contrasea de proteccin: asigne una contrasea si no quiere que otra persona acceda a su libro. La contrasea no podr tener ms de 15 caracteres. Una vez establecida, slo los usuarios que la conozcan tendrn acceso al archivo. Contrasea contra escritura: si asigna una contrasea en este campo, cualquier usuario podr acceder a su archivo, pero si quieren modificarlo y guardar los cambios, deben conocer la contrasea. De lo contrario, el programa no dejar guardar la nueva versin. Se recomienda slo lectura: si activa esta casilla, los usuarios podrn acceder a su archivo para consultarlo, pero no podrn realizar modificaciones.
Aprenda Microsoft Excel

51

Las opciones que especifique en este cuadro se aplicarn a todos los libros que guarde posteriormente.

Si el Libro que quiere guardar, es uno ya existente, en el que nicamente guardar las modificaciones, pero en la misma ubicacin y con el mismo nombre, puede hacer clic en el botn Guardar de la barra de herramientas, o la opcin Guardar del men Archivo. De esta forma no tendr que acceder al cuadro Guardar como. Si quiere cambiar el nombre o la ubicacin de un Libro de trabajo, tendr que seleccionar la opcin Guardar como del men Archivo, para acceder al cuadro de dilogo. Cerrar Libros de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn: o Cancelar para no cerrar el documento.

Aprenda Microsoft Excel

52

o No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. o S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel.

En caso de estar trabajando con varios libros a la vez y quisisemos cerrarlos todos de una vez deberamos seguir los siguientes pasos: 1. Haz clic en el Botn Office . 2. Haz clic en el botn Salir de Excel. 3. Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como vimos en la operacin normal para cerrar un libro. Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos.

RESUMEN Cuando trabaje con Excel, puede abrir libros que ya haya creado para modificarlos, o crear nuevos libros en blanco. Para ello, dispone de varias opciones, entre ellas, seleccionar las opciones Abrir y Nuevo respectivamente, del botn de office. Una vez creado o modificado cualquier libro, gurdelo en la ubicacin correcta desde el cuadro Guardar como, que puede abrir desde el botn de office o pulsando sobre el botn Guardar de la barra acceso rpido. Por ltimo, desde el botn de office podr cerrar el documento, seleccionando la opcin Cerrar.

Aprenda Microsoft Excel

53

2.5 Comenzar a trabajar con Excel

INTRODUCCIN Los libros de trabajo se componen de Hojas de clculo que, a su vez estn compuestas por filas y columnas, que forman celdas. En estas celdas es en las que tenemos que introducir los datos de las tablas o listas que queramos crear. Cada celda se identifica por su referencia, que se compone de un ttulo de fila y un ttulo de columna. Cuando trabajemos con frmulas, tendremos que utilizar estas referencias, ya sean absolutas o relativas. Tambin podemos utilizar referencias de otras hojas del libro, en este casos hablaremos de Referencias externas. Por otra parte, en Excel resulta muy importante conocer cmo podemos seleccionar, eliminar o modificar los contenidos de un rango de celdas, as como copiar y mover datos de un lugar a otro del libro o a otras aplicaciones. Para realizar cualquiera de estas acciones, previamente tendremos que seleccionar la celda o celdas en las que se aplicar. Adems, debido a que Excel est integrado en el entorno Windows, es posible trabajar simultneamente con varias ventanas de una misma hoja de clculo, por tanto, la divisin de la pantalla en varias ventanas tiene sentido slo si es necesario ver simultneamente diferentes partes de una misma hoja. Por ejemplo, en una ventana de la hoja puede visualizar los datos, y en otra los resultados de los clculos. TEORA Introduccin de informacin En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Aprenda Microsoft Excel

55

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.

Aprenda Microsoft Excel

56

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .

Aprenda Microsoft Excel

57

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como ms sobre el error.

que nos permitir saber

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

Aprenda Microsoft Excel

58

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: utilizar como hemos visto antes. Desplazarse por las celdas Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA FIN FIN FIN

. Este smbolo se

Primera celda de la columna activa FIN

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. Para desplazamientos o selecciones de datos ms concretas, podemos utilizar Ir a 1. Desde la opcin de Inicio de la cinta de opciones, seleccionar Buscar y Seleccionar aparecer el siguiente men de opciones

Aprenda Microsoft Excel

59

2. Eligiendo Ir a nos aparecer la siguiente pantalla

Una vez escrita la ubicacin a dnde nos queremos desplazar, en el campo Referencia, haga clic en el botn Aceptar.

Desde este cuadro, tambin puede activar cualquiera de los nombres de rango qu e estn creados, seleccionndolos en la lista Ir a y pulsando el botn Aceptar o haciendo doble clic sobre l. Desde el cuadro Ir a Especial, podr seleccionar distintos elementos de una hoja de clculo, as como rangos de celdas, es decir, varias celdas consecutivas. Para nombrarlo tendremos que especificar la celda de la esquina superior izquierda del rango y la celda de la esquina inferior derecha, separadas por dos puntos (:).

Aprenda Microsoft Excel

60

Algunos de los elementos que se pueden seleccionar desde este cuadro son: Comentarios: Selecciona todos los comentarios de la hoja activa. Constantes: Selecciona todas las celdas que no contengan frmulas. Celdas con frmulas: Selecciona todas las celdas que contengan frmulas. Celdas en blanco: Selecciona todas las celdas en blanco de la pgina de la hoja en la que se encuentre el cursor o del rango seleccionado. Objetos: Selecciona todos los objetos grficos incluidos en la hoja de clculo y en los cuadros de texto. ltima celda: Selecciona la ltima celda de la hoja de clculo que contenga datos o formato.

Movimiento rpido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Aprenda Microsoft Excel

61

Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Aprenda Microsoft Excel

TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

62

 Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin. Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Aprenda Microsoft Excel

y hacer clic sobre ste.

63

Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic en el botn Copiar. O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles. En un segundo tiempo portapapeles a la hoja: las trasladamos del

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la pestaa Inicio. Haz clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias. Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn . Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel.

Aprenda Microsoft Excel

64

Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento. Para ello: Hacer clic sobre el botn .

Seleccionar la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el opciones tambin activar algunas siguientes opciones continuacin: botn de podemos de las descritas a

Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo. Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL. .

Observa como el puntero del ratn se transforma en

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.

Aprenda Microsoft Excel

65

Copiar en celdas adyacentes Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las . celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar. Referencias de celdas Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Aprenda Microsoft Excel

66

Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico correspondiente del Tema 4. Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie Referencias externas Un Libro de trabajo est formado por varias Hojas de clculo, las cuales contienen celdas. Cada hoja tiene una Etiqueta de identificacin, en la parte inferior, que nos servir para saber en cual nos encontramos, y para movernos por ellas, haciendo clic en la etiqueta correspondiente. Con las etiquetas de identificacin, en las celdas de una tabla podemos referenciar celdas o rangos de otras hojas de un libro. Esto es lo que se denomina Referencias externas. Para establecer una referencia externa activamos la celda en la que se va a introducir el dato, hacemos clic en la etiqueta de la hoja en la que se encuentra el rango de celdas a reflejar y, por ltimo, especificamos este rango.

Las referencias externas tambin se pueden establecer manualmente. Para ello, escribimos el nombre de la hoja (el que aparece en la etiqueta de identificacin), a continuacin habr que poner un signo de cierre de admiracin (!) y, por ltimo, escribimos el rango de celdas correspondiente. Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Aprenda Microsoft Excel

67

Para utilizar esta posibilidad: Seleccionar las celdas a copiar. Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio. O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona Pegado especial. Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Aprenda Microsoft Excel

68

Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, aparte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente. Slo tendremos que elegir el tipo de pegado. Mover celdas utilizando el Portapapeles La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada). Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos. Mover celdas utilizando el ratn Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Aprenda Microsoft Excel

69

Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas. Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
Aprenda Microsoft Excel

70

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato. Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 . Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda. Dividir ventanas Cuando trabaje con hojas de clculo que contengan bases de datos extensas, puede que necesite tener a la vista datos muy distantes en la tabla, que en una pantalla no sera posible visualizar. En estos casos puede dividir la hoja en varias ventanas, por ejemplo, horizontalmente. Para hacerlo: 1. Site el cursor en la lnea que hay sobre la barra de desplazamiento vertical. 2. Arrastre la barra de divisin hasta la altura deseada. 3. Deje de pulsar el botn izquierdo del ratn.

Aprenda Microsoft Excel

71

La pantalla quedar dividida en dos ventanas horizontales. Cada una de las ventanas tiene su propia barra de desplazamiento vertical para poder trabajar en ellas independientemente. Las ventanas son exactamente iguales, pero se pueden modificar, por ejemplo los datos del final de la hoja teniendo presentes los primeros. Puede trabajar en la ventana que desee, teniendo en cuenta que los cambios que realice en las celdas de una de las ventanas, automticamente se cambiarn en las celdas correspondientes de la segunda ventana, puesto que est trabajando con la misma hoja de clculo. Si quiere pasar de una ventana a otra, puede hacer clic con el ratn en la ventana que quiera situarse, o pulsar la tecla F6 o la combinacin Maysculas + F6. De la misma forma que dividimos la hoja de clculo en dos ventanas horizontales, se puede dividir en ventanas verticales, incluso en cuatro ventanas diferentes. La divisin de la pantalla en ventanas verticales se realiza de manera anloga a la divisin en horizontal, utilizando la lnea situada a la derecha de la barra de desplazamiento horizontal. Si arrastra las dos barras sombreadas (Horizontal y Vertical) podr ver la hoja dividida en cuatro ventanas, del tamao que desee. 72

Aprenda Microsoft Excel

Inmovilizar una seccin de la hoja Cuando trabajamos con listas de datos extensas, en la pantalla slo podemos visualizar un nmero determinado de filas y columnas. Para mostrar, por ejemplo, una fila oculta por debajo, tendremos que ocultar la primera fila, que a lo mejor necesitamos tener visible. Para solucionar este problema, podemos inmovilizar una seccin de la hoja de clculo, de esta forma, por ejemplo, visualizar siempre los encabezados de una tabla. Para inmovilizar una seccin, seleccione la celda contigua, es decir se inmovilizarn las filas que queden por encima y las columnas situadas a la izquierda de la celda seleccionada. Despus haga clic en la opcin Inmovilizar paneles de la solapa Vista.

Una vez inmovilizadas las filas y las columnas que desee, puede desplazarse por las celdas de la hoja para comprobarlo. Para eliminar la inmovilizacin de paneles haga clic en la opcin Movilizar paneles.

Aprenda Microsoft Excel

73

Ventanas de Libros de trabajo Si quiere, tambin puede trabajar con varios Libros de trabajo abiertos a la vez. Si quiere visualizar dos Libros de trabajo en una misma ventana de Excel, haga clic en la opcin Organizar todo del mismo men, para acceder al cuadro Organizar ventana. En este cuadro puede seleccionar la forma en la que se colocarn las ventanas de los libros. Para poder activar cualquiera de estas opciones, es necesario tener, al menos, dos libros de trabajo abiertos. Despus haga clic en la opcin de organizacin que desee y pulse el botn Aceptar. Para eliminar la divisin en ventanas de los Libros de trabajo, haga clic en el botn Maximizar del libro que desee restablecer. Ya hemos hablado de cmo puede trabajar con varias ventanas de una hoja de clculo o con varios libros de trabajo, pero y si lo que necesita es trabajar con varias ventanas de un mismo libro? Lo primero que debe hacer es seleccionar la opcin Nueva ventana de la solapa Vista y, una vez creadas, organizarlas desde el cuadro Organizar ventanas.

Active la casilla Ventanas del libro activo para que se aplique nicamente a las ventanas de un mismo libro, el que est activo en ese momento. Puede pasar de una ventana a otra haciendo clic en el libro que desee activar o pulsando la combinacin de teclas Control + F6.

Si no activa esta casilla de verificacin, se organizarn las ventanas de todos los libros que tenga abiertos. Si la casilla est activada, visualizar nicamente las ventanas del libro que est activo en ese momento.

Aprenda Microsoft Excel

74

Si quiere que alguno de los libros que se encuentran organizados en la pantalla no se muestre, seleccinelo y haga clic en la opcin Ocultar de la solapa Vista. Por el contrario, si quiere mostrar un libro oculto, seleccione la opcin Mostrar del mismo men. Desde esta ltima opcin, acceder a un cuadro de dilogo en el que podr seleccionar el Libro que desea visualizar. RESUMEN Las hojas de clculo se componen de filas y columnas, las cuales forman las celdas. Estas celdas tienen una referencia, que utilizaremos para referirnos a ellas en cualquier frmula. Para conocer la referencia de una celda determinada tendremos que hacer clic sobre ella y fijarnos en el Cuadro de nombre de la barra de frmulas, o en los ttulos de fila y columna correspondientes. Esta referencia es la que tendr que especificar cuando quiera relacionar celdas. Para referenciar celdas de otra hoja de un libro, indique el nombre de la hoja, que aparece en la etiqueta de identificacin, y despus la referencia de celda o rango a relacionar. Para moverse por las distintas hojas puede utilizar las etiquetas, o los botones de desplazamiento de las mismas. Si hace clic sobre ellas con el botn secundario del ratn, tambin podr activar hojas que no estn visibles en la pantalla. Para seleccionar rangos de celdas en Excel podemos utilizar el teclado o el ratn. Una vez seleccionada una celda o un rango, podemos eliminar los contenidos pulsando la tecla Supr o seleccionando una opcin del submen Borrar, que se encuentra en el men Edicin. Si no queremos eliminar todo el contenido de una celda, se puede modificar haciendo doble clic sobre la misma, o desde la Barra de frmulas de la ventana principal de Excel. Cuando hayamos realizado las modificaciones necesarias, si queremos copiar o mover una tabla, por ejemplo, la seleccionaremos y, con las opciones Copiar, Pegar y Cortar del men Edicin, o los botones correspondientes de la barra de herramientas Estndar (o Portapapeles), la ubicaremos en el destino que queramos: otra celda, otra hoja de clculo, otro Libro de trabajo, incluso otra aplicacin. Si su trabajo con Excel consiste en manejar listas de datos muy grandes, las distintas opciones del men Ventana podrn resolverle muchos problemas. Por ejemplo, si en una hoja de clculo tiene una tabla que no se visualiza completa en la pantalla, puede dividir la hoja en varias ventanas o inmovilizar determinadas secciones de la misma. Si el problema no es de una hoja de clculo, sino de un libro entero, tambin desde este men puede crear varias ventanas de un mismo libro y visualizarlas todas en la pantalla.

Aprenda Microsoft Excel

75

Por ltimo, si lo que necesita es visualizar varios libros, porque trabaja con datos de todos ellos, organcelos de forma que puede visualizarlos todos en la misma ventana de Excel, seleccionando la opcin Organizar del mismo men.

Aprenda Microsoft Excel

76