UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTIAGO DEL ESTERO

FACULTAD DE MATEMATICA APLICADA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Integrantes del grupo: - NIEVA, MIGUEL ALEJANDRO - ROJAS, EUGENIA ANABEL

AO 2.013

ORGANIGRAMA

FUNCIONES DE CADA AREA

INTRODUCCION La empresa de transportes La Unin Ltda. brinda servicios de viajes larga distancia y envo de encomiendas a diferentes puntos de llegada en el pas tales como Santiago del Estero, Tucumn, Crdoba y Buenos Aires. Con base central en la ciudad de Santiago del Estero. Actualmente la Empresa brinda servicios de: Venta de pasajes y envo/recepcin de encomiendas. Adems ofrece al pasajero dos tipos de servicios referentes a la comodidad del viaje que desea tener los cuales son: Semi Cama y Cama. Si bien la empresa funciona de manera eficiente en cuanto a horarios y servicio, existe un problema que surge principalmente los fines de semana o en pocas de festividades y fechas especiales (Navidad, vacaciones, Ao Nuevo, Pascuas, etc.) se reciben mltiples quejas por parte de los clientes, como consecuencia de la carga de trabajo que tienen los empleados de atencin al pblico en estas fechas, los cuales atienden las consultas de servicios constantemente. Por lo general, la mayora de las consultas se relacionan con la adquisicin de boletos, ya sea su compra o la disponibilidad de asientos. La Empresa lleva a cabo procesos de venta de pasajes y envo/recepcin de encomiendas, siendo los encargados de dichas operaciones los empleados con los que se cuenta, realizando ellos el control de los pasajes de forma manual. OBJETIVO GENERAL Implementar un sistema Informtico para la gestin de venta de pasajes y encomiendas de la empresa de transportes La Unin Ltda. OBJETIVOS ESPECFICOS Agilizar la venta de pasajes y envo de encomiendas. Facilitar la compra de pasajes, ofreciendo un servicio de compra va web. Sincronizar la informacin en los distintos puntos de venta de la Empresa. Posibilitar el seguimiento de las encomiendas despachadas. Notificar la recepcin de las encomiendas mediante envo de sms/email. Brindar el servicio de acumulacin de puntos con la posibilidad de acceder a descuentos en pasajes, etc. ALCANCES El proyecto abarcar el rea de venta de boletos (va web y ventanilla) y envo/recepcin (por ventanilla) y el rea de encomiendas con el seguimiento de encomiendas (va web y ventanilla). Asimismo se contemplara los servicios de notificacin va sms/email al destinatario con la llegada de la encomienda;

FUNCIONES DE LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA DIRECTOR Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Analizar los resultados peridicos y estadsticas; comentndolos con los Directores de Transporte, RRHH Jurdico y Financiero. Informar al Consejo de Direccin acerca de la situacin y evolucin de la empresa, a travs de la cuenta de resultados, comparacin y desviaciones con el presupuesto, etc. Participar y asesorar a los Directores en la toma de decisiones importantes. Definir y realizar el seguimiento de la poltica de calidad de la empresa. Tomar decisiones correctoras a realizar. Definir una poltica de Recursos Humanos. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales

DIRECTOR DE RRHH Y JURDICO Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Definir para un periodo determinado y conjuntamente con la Direccin; una Poltica de Recursos Humanos. Responsable de definir el presupuesto en formacin para la empresa. Gestin y preparacin de los contratos de trabajo. Gestin de altas y bajas (enfermedad, accidente). Seguir la evolucin del convenio colectivo, informando a la Direccin de las modificaciones concernientes. Conocer toda la informacin acerca de la legislacin concerniente a temas de personal. Aplicar y realizar el control posterior de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales. reas que se integran en esta Direccin: ADMINISTRACIN PERSONAL Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Realizar control de horas extraordinarias. Contabilizar salarios de los empleados. Participar en la elaboracin de presupuestos relativos a gastos tanto directos como indirectos del personal. Elaborar las declaraciones reglamentarias de personal. Realizar declaraciones de accidentes de trabajo. Cumplimentar la documentacin obligatoria que solicita la mutual correspondiente.

DIRECTOR FINANCIERO Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Definir, junto con la Direccin, la Poltica Financiera para un periodo determinado. Responsable de informar de la poltica financiera para dicho periodo a todos los Directores. Informar a la Direccin sobre la situacin financiera. Responsable de garantizar las necesidades financieras de la empresa. Es responsable de la supervisin del personal que tiene a su cargo, y de la asignacin de tareas. Realizar control de las necesidades de cobro y pago de la empresa. Confeccionar los Estados Econmicos y Financieros de la empresa. Controlar los requisitos formales de contabilidad. Estar informado acerca de la legislacin vigente y cambios que afecten a la contabilidad. Establecer Balances y Cuentas de resultados. Efectuar anlisis de costes tiles para la Direccin. Realizar estudios de rentabilidad solicitados por Direccin. reas que se integran en esta Direccin: ADMINISTRACIN CONTABLE Y FINANZAS Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Informar al Director Financiero sobre los pagos pendientes, Boletos devueltos, aplazamientos, Gestionar el cobro y pago de reembolsos. Solicitar la conformidad de las facturas a los Responsables correspondientes. Controlar y contabilizar los pagos de boletos y encomiendas. Contabilizar las facturas de los proveedores. Abrir las cuentas de proveedores y mantener su ficha al da. Atender las reclamaciones de los proveedores para los pagos. Realizar las previsiones de pago a los proveedores, y preparar los pagos que se pueden atender, en los bancos correspondientes. Se ocupa de la caja de la empresa, y si hay ms de una, del cuadre las mismas. Preparar las liquidaciones con los corresponsales y enviarlas. Realizar las previsiones de gasto del mes siguiente. Elabora las declaraciones fiscales. Sigue la evolucin de la legislacin y de los reglamentos en el mbito fiscal.

DIRECTOR DE TRANSPORTES Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas

Define la Poltica Comercial, para el rea terrestre, para un periodo de tiempo determinado junto con la Direccin y a partir de las indicaciones dadas por el Consejo de Direccin. Informa a la Direccin de la evolucin del mercado y de la competencia. Es responsable de que la cartera de clientes aumente, segn los criterios definidos en la Poltica Comercial. Recibe informacin de los clientes sobre la calidad del servicio. Denuncia a la Direccin las incidencias operativas, y acuerda las acciones correctoras precisas para que no vuelvan a suceder. Facilita la informacin necesaria para elaborar los presupuestos; y colabora en su elaboracin. Evala y selecciona a proveedores propios de su rea; y se encarga de las negociaciones con ellos. Evala y selecciona el tipo de seguro a realizar ms adecuado, y lo propone a la Direccin. Es responsable de que las unidades estn en condiciones para el transporte; as como de que tengan los permisos y revisin al da. Es el responsable de visar los siniestros, a partir del expediente presentado por Averas. reas que se integran en esta Direccin: JEFE DE TRFICO Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Vigila que el equipo propio de transporte est en buenas condiciones y con los permisos necesarios para su utilizacin segn la legislacin vigente. Est en contacto permanente con los chferes, para estar al tanto de cualquier anomala incidente. Resuelve cualquier problema que plantee un chofer, independientemente de su localizacin. Controla que los chferes cumplan con los tiempos de viaje pactados. Informa a los clientes si sucede cualquier incidencia.

TRFICO Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas Responsable de la recepcin de los pedidos. Llamar al cliente para verificar datos, tipo de carga, etc. Comprobar que la informacin facilitada en los almacenes sea completa, si no fuese as, deber completarla llamando al cliente, y solicitndole los datos que le faltase. Informar al cliente de los posibles problemas en la realizacin del servicio. Archivar documentacin correspondiente.

CHFERES Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas

Hacer el itinerario de traslado de pasajeros entre terminales provinciales, segn indicaciones del Jefe de Trfico. Hacer la recogida de encomiendas y depositarlos en el muelle para transportar. Entrega la documentacin correspondiente trfico de transporte. Es responsable de que el cliente llegue a destino. Revisar el estado del vehculo antes de su viaje. Informar al Jefe de Trfico del vehculo que hay disponible. Es el responsable del mantenimiento de su vehculo. Entregar la encomienda en destino. Comunicar cualquier incidencia que se produjese al Jefe de Trafico.

DIRECTOR DE MARKETING Responsabilidades, Competencias y Tareas concretas En el rea de marketing se establecen y supervisan los objetivos de mercadotecnia total de los servicios que ofrece la empresa, volumen de ventas, posicin en el mercado y utilidades, disea estrategias, disea la planeacin de mercadotecnia, direccin y control de la actividad de mercado, programas y sistemas de evaluacin de los resultados obtenidos. reas que se integran en esta Direccin: VENTAS Es una de las reas ms importantes ya que es donde se maneja a la fuerza de ventas ( vendedores) de la empresa, se llevan a cabo las ventas de boletos y de encomiendas, se elaboran los planes de trabajo (rutas, pronstico de ventas por cliente, por ruta y en total, buscar nuevos clientes, apoyo a los vendedores) planes de accin para temporadas especiales ya sea por mucha venta o disminucin de estas, puede tener la facultad para hacer promociones de venta (descuentos, bonificaciones) as como eventos que impulsen la venta (patrocinios, promociones) y su objetivo bsico es incrementar las ventas y abrir nuevos mercados. PUBLICIDAD El gerente debe manejar el presupuesto publicitario tomando decisiones de inversin para lograr los objetivos de la empresa, estas decisiones pueden ser respecto a la cantidad de publicidad que se llevar a cabo, la modalidad, a travs de qu medio, etc. DIRECTOR DE OPERACIONES En el rea de operaciones se dedica a supervisar que el proceso de envo y recepcin de encomiendas se haga en tiempo y forma, y si no se hace, analizar qu es lo que falla dentro de la empresa para que no se cumplan con los tiempos establecidos, los motivos para que las operaciones no se lleven a cabo de la forma adecuada son muchos y el director de operaciones se encarga de analizarlos.

ENCOMIENDAS En esta rea se lleva a cabo el proceso de envo y recepcin de encomiendas a diferentes puntos del pas, se toman los datos del emisor, del receptor, del paquete y se despacha para el rea de transporte.

Proyecto: Sistema de Gestin La Unin Actividad: 1.0 - Encomiendas Nombre de Tarea 1.1 Envo 1.2 Recepcin 1.3 Seguimiento Especificacin Duracin Parcial Duracin Total

Proyecto: Sistema de Gestin La Unin Actividad: 2.0 - Pasajes Nombre de Tarea 1.1 Consulta 1.2 Recepcin 1.3 Seguimiento Especificacin Duracin Parcial Duracin Total