Mdulo:ContabilidaddeActivos

UNIDAD CUATRO Deudores

OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA UNIDAD

Identificar e interpretar los diferentes rubros que componen el grupo Deudores. Identificar los hechos econmicos que originan las diferentes cuentas por cobrar. Conocer,interpretaryregistrarlosdiferentesmtodosdeprovisiones. Contabilizar y controlar las diferentes transacciones que originan las Cuentas porCobrar.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de identificar, registrar y controlar los hechos econmicos que originan las diferentes cuentas por cobrar, as como de establecer, cuantificarycontabilizarlosmontosdelasdeudasdedifcilcobro.

DESARROLLO TEMTICO
INTRODUCCIN

ElGrupodeDeudoresestconformadoportodaslasdeudasafavordelaempresa.En la presente unidad se analizarn los diferentes hechos econmicos que generan CuentasporCobrar.TambinseidentificarnlasmedidasdeControlInterno. 4.1 CONCEPTO GENERAL, CLASIFICACIN. Este grupo de Activos, conocido como la Cartera de la empresa, comprende lasobligacionesacargodetercerosyafavordelenteeconmico.Representan derechosareclamarefectivouotrosactivos,comoconsecuenciadeprstamos yotroscompromisoscrediticios. ElActivoDeudores,agrupatodaslascuentasporcobrardelaempresa,como sonentreotras: Cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a socios, Anticipo de Impuestos y Contribuciones, Reclamaciones, Cuentasporcobraratrabajadores.

4.1.1 CONTROL INTERNO

Con el fin de prevenir posibles fraudes o prdidas futuras, se hace necesarioestablecereimplementardiferentespolticasinternas,parael manejoyelcontroldestasobligaciones. 1

Lassiguientessepuedenconsiderarcomomedidasdecontrolinterno: Informar a los clientes peridicamente sobre el estado de cuenta, como saldos por pagar, intereses, nmero de facturas porpagar,fechasdevencimiento,etc. Verificar en las facturas los precios, referencias y cantidad de artculosfacturadosydespachados. El personal encargado de las ventas y la facturacin, debe ser diferentealpersonalquemanejalaContabilidad. Losvendedoresnodebenejercerlafuncindecobradores,para evitarfraudesymalosmanejosdelefectivo. Todo recaudo o cancelacin de facturas, o cualquier otro documento,debeestarsoportadoporunrecibodeCaja. AntesdeexpedirNotasCrditoalosclientespordevolucinde mercancas, es necesario verificar en qu estado llega la mercanca. Personal diferente a los vendedores debe visitar espordicamente a los clientes, con el fin de verificar procedimientosdecobro,atencinymanejodedespachos.

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4.2

PROVISIONES
Lasempresas,regularmente,adoptanlapolticadeventasacrdito,conel findeincrementarsusingresosoperacionalesytenerunmayormargende utilidad. Pero esto conlleva posibles prdidas de su cartera, por el riesgo quesedaalmomentodeotorgarcrditos. Las ventas a crdito, en ocasiones, producen cuentas que por alguna circunstancia no pueden recuperarse. La Direccin de Impuestos Nacionales reconoce esta prdida al admitir el aumento de los Gastos Operacionales,porelvalordelascuentasquesegnlalegislacintributaria nosonrecuperables. Fiscalmente existen dos mtodos, de reconocido valor tcnico, para calcular las provisiones de gastos por posibles prdidas de las deudas de difcilcobro,tambinconocidascomodeudasmalas,lascualesseconocen con el nombre de Provisin General de cartera y provisin individual de cartera. Las provisiones para cuentas por cobrar, estiman la porcin de Cartera que posiblemente se perder en un periodo dado, mediante un anlisis de vencimientos al final del periodo contable, teniendo en cuenta loscriteriosylanormatividaddelreconocimientoporprdidasdecuentas, porpartedelasautoridadesfiscales.

4.2.1

Provisin General, Provisin Individual

ElmtododeprovisionespermiteregistrarGastos,paraposibles prdidasdeCuentasporcobrar,enlasiguienteforma:

Provisin General


Mdulo:ContabilidaddeActivos

Cuentasporcobrarvencidas: Entre90y180dasun5% Entre181y360dasun10% Conmsde360dasun15%

Provisin Individual
33% para cada una de las deudas con ms de 360 das de vencidas. Las empresas tienen libertad de utilizar el mtodo que ms les convenga. Regularmente se deciden por aquel que origine la provisin ms alta, debido a que entre mayor sea este monto, las utilidades del periodo sern menores, generando beneficios fiscales. Las provisiones para deudores deben registrarse solo en las cantidades razonables, que con criterio comercial establezca la norma, y que se hayan originado en transacciones productoras derenta.ElrubroProvisindeCartera,seconsideraunacuenta realdevaluacindelActivodenaturalezacrdito,porlotanto, figurar en el Balance General como un menor valor de las Cuentasporcobrar.

4.2.2

Castigo de Cartera
Corresponde a las deudas de difcil cobro que se consideran irrecuperables y se asumen como prdidas de la empresa, ocasionando un sacrificio econmico, en los resultados operacionalesdelrespectivoperiodo.Soloprocedeelcastigode las cuentas por cobrar, cuando se tenga la certeza jurdica o materialdelaprdidaparcialototaldelderechoincorporadoo representado.

Ejemplo No. 1

Agrcola Palmar Ltda., efectu un anlisis de vencimientos de su cartera al cierre contable de Diciembre 31 de 2.008, el cual arroj los siguientes resultados: Novencidas $5.800.000 Vencidasentre1y90das $4.000.000 Vencidasentre91y180das $2.000.000 Vencidasentre181y360das $2.600.000 Vencidasconmasde360das $300.000 EnFebrero20/09decidetrasladaradeudasdedifcilcobro,lacarteraconms de180dasdevencida. 3

EnMarzo10/09decidecastigarlacarteraconmsdeunaodevencida. Laempresautilizaelmtododeprovisingeneral. Serequiere: Calcularycontabilizarlaprovisinadiciembre31de2.008. Contabilizarlatransaccindefebrero20/09. Contabilizarlatransaccindemarzo10/09.

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Solucin:

Fecha 31/12/08 Periodo Vencidas entre 91 y 180 das Vencidas entre 181 y 360 das Vencidas con mas de 360 das Valor $2.000.000 $2.600.000 $300.000 % 5 10 15 Total $100.000 $260.000 $45.000 $405.000

Fecha 31/12/08 20/02/09 10/03/09 Cuenta Gastosoperacionales ProvisionesDeudores ProvisionesDeudores DeudasdedifcilcobroCuentas porcobrarclientes Deudoresclientes ProvisinDeudores Deudasdedifcilcobrocuentas porcobrarclientes Debe 405.000 300.000 300.000 Haber 405.000 300.000 300.000

Ejemplo No. 2
Calcularycontabilizarlaprovisinparadeudores,adiciembre31de2.008del ejemplo No. 1, suponiendo que la empresa utiliza el mtodo de provisin individual. Diciembre31de2.008. Deudasvencidasconmsde360das $300.000*33%=$99.000 4


Fecha 31/12/08 Cuenta Gastosoperacionales ProvisionesDeudores ProvisionesDeudores Debe 99.000 Haber 99.000

Mdulo:ContabilidaddeActivos

Ejemplo No. 3
ManufacturarLtda.,efectuunanlisisdevencimientosdesucarteraalcierre contabledeDiciembre31de2.008,elcualarrojlossiguientesresultados: Novencidas: o ClienteA $12.000.000 o ClienteB $3.000.000 Vencidasentre1y90das o ClienteC $4.000.000 o ClienteD $2.500.000 Vencidasentre91y180das o ClienteE $6.500.000 o ClienteF $2.800.000 Vencidasentre181y360das o ClienteG $3.600.000 o ClienteH $1.200.000 Vencidasconmasde360das o ClienteI $1.000.000 o ClienteJ $500.000 o ClienteK $400.000 En febrero 20 de 2.009, decide trasladar a deudas de difcil cobro, la cartera conmsdeunaovencida. Enjunio10de2.009,decidecastigarlacarteraconmsdeunaodevencida. Enagosto15de2009,selogrrecuperarlacarteracastigadadelclienteK(se recibiunchequedelcliente). En enero 20 de 2.010, se logr recuperar el 80% de la cartera castigada del clienteI. Laempresautilizaelmtododeprovisingeneral. Serequiere: Elaborarunanlisisdevencimientosdelacartera. Calcularycontabilizarlaprovisinadiciembre31de2.008. Contabilizarlatransaccindefebrero20de2.009. Contabilizar la transaccin de junio 10 de 2009, agosto 15 de 2009 y enero20de2.010. 5

Solucin:
CLIENTE A B C D E F G H I J K TOTAL

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TOTAL CARTERA 12.000.000 3.000.000 4.000.000 2.500.000 6.500.000 2.800.000 3.600.000 1.200.000 1.000.000 500.000 400.000 37.500.000

Anlisis de vencimiento
1A90 4.000.000 2.500.000 6.500.000 VENCIDASENDIAS 91A180 181A360 6.500.000 2.800.000 3.600.000 1.200.000 9.300.000 4.800.000 MASDE 360 1.000.000 500.0000 400.000 1.900.000

No. VENCIDAS 12.000.000 3.000.000 15.000.000

5% 10 15% $465.000$480.000$285.000 $465.000+$480.000+$285.000=$1.230.000

Fecha 31/12/08 Fecha 20/02/09 Fecha 10/06/09 Cuenta Gastosoperacionales ProvisionesDeudores ProvisionesDeudores Cuenta DeudasdedifcilcobroCuentas porcobrarclientes Deudoresclientes Cuenta ProvisinDeudores Deudasdedifcilcobrocuentas porcobrarclientes Cuentasdeordendeudorasde controlActivoscastigados CuentasdeordenDeudoraspor contra Cuenta Deudasdedifcilcobrocuentas porcobrarclientes ProvisinDeudores Caja Deudasdedifcilcobrocuentas porcobrarclientes CuentasdeordenDeudoraspor contra CuentasdeordenDeudorasde controlActivoscastigados Caja Ingresosnooperacionales Recuperacionesdeudasmalas Cuentasdeordendeudoraspor contra CuentasdeordenDeudorasde controlActivoscastigados Debe 1.230.000 Debe 1.900.000 Debe 1.900.000 1.900.000 Debe 400.000 400.000 400.000 800.000 800.000 Haber 1.230.000 Haber 1.900.000 Haber 1.900.000 1.900.000 Haber 400.000 400.000 400.000 800.000 800.000

Fecha 15/08/09 20/01/10

Explicacin:
Es importante tener en cuenta, tal como se muestra en agosto 15 de 2009 y enero20de2.010,quecuandolarecuperacindeunacarteracastigadaocurre en el mismo ao o periodo contable de su castigo, el registro consiste en reversar el asiento que se haba realizado al momento de castigarla y en registrarelingresodelosrecursosmonetarios,cancelandoenformadefinitiva lasdeudasdedifcilcobro. Cuando la recuperacin ocurre en diferente perodo, simplemente se registra la entrada de los recursos monetarios y se contabiliza como un ingreso no operacional por recuperaciones. Se debe llevar un registro de la cartera castigada a travs de cuentas de orden Deudoras de Control, con el fin de controlarrecaudosposterioresyfuturasnegociaciones. Resumendelaunidad

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ElActivoDeudores,representaelgrupodetodaslascuentasporcobrarafavordela empresa,pordiferentestransaccionesrealizadaseneldesarrollodesusoperaciones. Sucontabilizacinestreglamentadapornormastcnicasyesimportanteelmanejo prudenteyadecuadodeestegrupodecuentas,yaquerepresentaunabuenapartedel capitaldetrabajodelasempresas. Glosario Provisin:apropiacindeGastosconfinesespecficos. Cartera:conjuntodecuentasporcobrardeunenteeconmico. Castigodecartera:sacrificioeconmicooriginadoporlacarteraincobrable. Deudas malas: cartera que por diferentes factores no se puede cobrar o recuperar. Bibliografautilizada Daz, H. (2006). Contabilidad general (segunda edicin). Bogot, Colombia: EditorialPearson. Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edicin) (volumen III). Neiva,Colombia:UniversidadSurcolombiana. Hargadon, B. (2003). Principios de Contabilidad (cuarta edicin). Bogot, Colombia:EditorialNorma. Legis.(2008).Rgimencontablecolombiano.Bogot,Colombia.

Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de informacin para las organizaciones (cuarta edicin). Bogot, Colombia: EditorialMcGrawHill. Bibliografacomplementaria Coral, L. y Gudio, E.L. (2004). Contabilidad universitaria (tercera edicin). Bogot,Colombia:EditorialMcGrawHill. Guajardo, C.G. (2002). Contabilidad Financiera (tercera edicin). Mxico: EditorialMcGrawHill. Legis.(2008).Manualdedeclaracinderenta.Bogot,Colombia. Meigs,R.yWilliams,J.yHaka,S.yBettner,M.(2000). Contabilidadlabasede las decisiones gerenciales (undcima edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc GrawHill.

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