PAF-003

PROCEDIMIENTO: CONTROL BANCARIO

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CONTROL BANCARIO









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HISTRICO DE REVISIONES

Revisin Fecha Descripcin de la Revisin Pginas
1 25/02/2013
Ajuste por integracin ISO - OHSAS: inclusin del
punto 7 y eliminacin del encabezado SGC.
13
0 04/08/2011 1
era
Emisin 11

























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NDICE

1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE. 4
3. RESPONSABILIDADES. 4
4. DEFINICIONES.... 4
5. NORMATIVA. ...... 5
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.. 7
7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD, SALUD EN ELTRABAJO Y MEDIO
AMBIENTE
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..

9
10
9. FORMULARIOS....... 11
10. ANEXOS....... 12









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1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para el control y uso adecuado de los recursos
financieros que posee la organizacin, garantizando los compromisos adquiridos con terceros
y el manejo razonable de los mismos en las actividades operacionales y de inversin.

2. ALCANCE
Este comprende desde la solicitud de los recursos, la emisin de la solicitud de elaboracin
de cheque hasta la custodia y archivo del comprobante de egreso y su respectiva
documentacin soporte.

3. RESPONSABILIDADES
Analista y/o Asistente de Tesorera es responsable de la emisin de cheques.

Analista Contable es responsable de verificar los datos, aprobaciones y sellos
correspondientes del comprobante de egreso, de los cheques emitidos para pagos y la
documentacin soporte.

Asistente Administrativo es responsable de organizar, controlar y archivarlos
comprobantes de egreso generados por los desembolsos de la organizacin.

Director / Gerente de Administracin y Finanzas es el encargado de realizar las
transferencias de los recursos requeridos y notificar a travs de correo electrnico la
disponibilidad de los recursos.

4. DEFINICIONES
Solicitante: toda persona que gestione la obtencin de recursos monetarios a travs del
Formulario Solicitud de Recursos FGI-022.
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Estado de Cuenta Bancario: es un reporte que emite la entidad bancaria, de los
movimientos financieros realizados por la empresa en un perodo determinado.

Solicitud de Elaboracin de Cheque (FAF-001): formulario que debe ser cumplimentado
por el solicitante del pago, el cual debe estar debidamente aprobado por la Gerencia
General.

Disponibilidad Bancaria: reporte financiero que se emite para la J unta Directiva y en el
cual se indican los saldos contables reales diarios existentes en cada una de las cuentas que
mantiene la compaa en las instituciones financieras.

Firmas Autorizadas: son aquellas personas que se encargan de firmar los cheques y
correspondencias bancarias.

5. NORMATIVA
5.1. Normativa para la emisin de cheques
Todos los comprobantes de egresos que soportan fsicamente los cheques emitidos por el
Analista y/o Asistente de Tesorera, deben contener las firmas de Preparado, Revisado y
Aprobado.

Los pagos por concepto de: Anticipo a proveedores por rdenes de compras, Pago de
nminas, pago de tributos nacionales y anticipos para pagos de plizas de seguros y fianzas
que realice la organizacin, deben estar soportados por el formulario Solicitud de
Elaboracin de Cheque (FAF-001), el cual debe ser aprobado por la Gerencia a la cual este
adscrita el Departamento solicitante y por la Gerencia General.

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La Solicitud de Elaboracin de Cheque (FAF-001) debe ser revisada y cotejada por el
Analista y/o Asistente de Tesorera con la documentacin soporte, antes de la emisin del
cheque.

Todo pago a proveedores y desembolsos por conceptos laborales, entre otros, sin
excepcin, debe ser emitido por el mdulo de cuenta por pagar del Sistema Administrativo.

Todo pago emitido estar debida y perfectamente soportado por el documento original y
fiscal que lo genera. Excepto los pagos por anticipos a proveedores, nminas, Tributos,
Fianzas y Plizas, cuyo caso esta explicado en prrafo arriba.

Todo cheque emitido sin excepcin debe contener la leyenda NO ENDOSABLE.

5.2. Normativa para la reposicin de gastos de viaje, reembolso de gastos y reposicin
de fondos fijos de caja chica
Se debe cumplimentar los siguientes formularios segn cada caso:
Reposicin de Gastos de Viaje (FAF-003).
Reembolso de Gastos (FAF-004).
Reposicin Fondo Fijo de Caja Chica (FAF-005).

Los formularios deben contener: Nombre, Apellido y Firma del Solicitante, Supervisor
inmediato, Analista de Cuentas por Pagar y Coordinador de Administracin y Finanzas para
proceder a su procesamiento a travs del sistema.

En el caso de reposicin de gastos de viaje, de existir devolucin de efectivo por parte del
empleado, ste debe ser depositado por el empleado en una las cuentas bancarias de la
empresa, y la copia de la planilla del depsito la debe anexar al respectivo formulario. En
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caso de existir diferencia a favor del solicitante, dicho reintegro ser tramitado a travs del
Analista de Cuentas por Pagar y Analista de Tesorera.

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
tem Responsable Actividad
Informacin
Adicional
6.1 Pagos aprobados por la Gerencia mediante Cheques o Transferencias
01 Coordinador de
Administracin y
Finanzas
a. Recibe del Analista de cuentas por pagar reporte de
Vencimiento de Cuentas por Pagar y relacin de
desembolsos por concepto de reposicin de gastos de
viaje, reembolso de gastos y reposicin de Fondos Fijos
de caja chica.
b. Recibe del Coordinador de Compras relacin de
anticipos a proveedores.
c. Recibe de la Gerencia de Talento Humano flujo de
nmina aprobado para la respectiva gestin de recursos
financieros.
d. Elabora flujo de caja estimado de los proveedores
(incluye facturas a crdito, anticipo a proveedores,
reposicin de gastos de viaje, reembolso de gastos y
reposicin de fondos fijos de caja chica).
e. Entrega al Gerente General el flujo de caja estimado de
proveedores para su revisin y aprobacin.
-
02 Gerente General a. Recibe, revisa el flujo de caja de proveedores, firma en
seal de revisin y aprobacin; devuelve al Coordinador
de Administracin y Finanzas.
-
03 Coordinador de
Administracin y
Finanzas
a. Recibe del Gerente General el flujo de caja de
proveedores revisado y aprobado.
b. Entrega el flujo de caja de proveedores y flujo de nmina
a la J unta Directiva, para su autorizacin.
-
04 J unta Directiva a. Recibe Flujo de proveedores y nminas aprobados,
firma en seal de autorizacin y entrega al Coordinador
de Administracin y Finanzas.
-
05 Coordinador de
Administracin y
Finanzas
a. Recibe Flujo de caja de nmina y proveedores
autorizado.
b. Enva Flujos autorizados va correo electrnico al
Director / Gerente de Administracin y Finanzas para la
transferencia de recursos.
-
06 Director / Gerente
de Administracin y
Finanzas
a. Recibe va correo electrnico Flujos autorizados,
transfiere recursos requeridos y notifica a travs de la
misma va la disponibilidad de los recursos.
-
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tem Responsable Actividad
Informacin
Adicional
07 Coordinador de
Administracin y
Finanzas
a. Recibe confirmacin de disponibilidad de recursos va
correo electrnico y notifica a los departamentos
involucrados.
b. Entrega copia del flujo aprobado al Analista de Cuentas
por Pagar para la ubicacin de los soportes (facturas y
equivalentes) de cada proveedor a cancelar segn flujo
aprobado.
-
08 Analista de
Cuentas por Pagar
a. Recibe del Coordinador de Administracin y Finanzas el
flujo de caja aprobado; y en funcin de lo aprobado
entrega soportes (facturas y equivalentes) de
proveedores al Analista y/o Asistente de Tesorera para
emisin de cheques.
b. Recibe del Departamento de Talento Humano la
Solicitud de Elaboracin de Cheque (FAF-001)
aprobada y Notas de Dbitos, correspondiente a pagos
de nminas para su registro en el sistema administrativo
y entrega al Analista y/o Asistente de Tesorera.
-
09 Analista y/o
Asistente de
Tesorera
a. Recibe del Analista de Cuentas por Pagar soportes
correspondientes (facturas y equivalentes) de los
proveedores aprobados.
b. Recibe la Solicitud de Elaboracin de Cheques (FAF-
001) y Notas de Dbitos correspondientes a pagos de
nminas.
c. Verifica la documentacin y procede a elaborar cheques
y/o procesar el pago, generando el registro contable
respectivo.
d. Coloca sellos (hmedo y troquelado) y firma
comprobante en seal de elaborado.
e. Entrega al Analista Contable para su revisin.
-
10 Analista Contable

a. Recibe cheque y/o Nota de Dbito, revisa aprobacin,
soportes, retenciones, datos del cheque y el registro
contable.
b. En caso de inconformidades, devuelve al Analista y/o
Asistente de Tesorera y pasa al PASO 09c, para que
ste realice las correcciones pertinentes, de lo contrario
firma en seal de revisado.
c. Entrega cheques para las firmas respectivas.
-
11 Firmas Autorizadas a. Recibe, revisa los cheques y procede a la firma de los
mismos y firma comprobante de egreso en seal de
aprobado.
b. Entrega cheques firmados al Analista y/o Asistente de
Tesorera para su distribucin.
-
12 Analista y/o a. Recibe Cheques y hace distribucin de los mismos -
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tem Responsable Actividad
Informacin
Adicional
Asistente de
Tesorera
segn destino: Proveedores Locales: Recepcionista;
Talento Humano: Analistas y/o Asistente; Proveedores
Externos: Administracin en Obras.
b. Entrega y/o deposita cheques por concepto de
Reposicin de gastos de viaje, Reembolso de gastos y
reposiciones de Fondos fijos de caja chica en funcin al
solicitante.
c. Entrega comprobantes de egresos al Asistente
Administrativo para ser archivados.
13 Asistente
Administrativo
Recibe, revisa y archiva los comprobantes de egreso en
original con documentacin soporte de los desembolsos
efectuados por la empresa de manera cronolgico en
carpetas identificadas por Banco.
-


7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO
AMBIENTE
Con el fin de realizar un trabajo seguro, es necesario mantener las prcticas generales de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente las cuales se pueden resumir en los
siguientes aspectos:
Salud: Es necesario, tener en cuenta las recomendaciones de ergonoma durante la
ejecucin del trabajo, referentes a las buenas posturas, tcnicas para manipulacin y
levantamiento de cargas y pausas activas que eviten lesiones o enfermedades musculo
esquelticas acumulativas.
Algunas enfermedades como Rinitis y Alergias, pueden evitarse si se mantiene el lugar de
trabajo libre de polvos; lavarse las manos despus de manipular archivos almacenados por
largos perodos de tiempo y es importante mantener la higiene al consumir alimentos para
evitar enfermedades. Adems de seguir las recomendaciones expuesta en las charlas de
salud.

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Seguridad: Como rutina, se recomienda verificar el estado de los tomacorriente y enchufes
para evitar cortos circuitos por su deterioro o por acoples inadecuados.
As mismo, el almacenamiento de archivos fsicos y dems elementos de oficina, debe ser tal
que permita suficiente espacio para el desarrollo del trabajo, y mejoren las condiciones del
lugar de trabajo evitando lesiones a las personas o daos a la propiedad.
Para actividades como retirar los ganchos de grapadoras o cortar papel, se deben utilizar los
elementos apropiados.
De igual forma se recomienda consumir tan pronto como sea posible, los lquidos como caf
o agua, y no dejar recipientes con residuos cerca de los teclados de computadores o de
archivos fsicos originales.
Medio Ambiente: Un lugar de trabajo limpio y ordenado mejora el desempeo individual y
evita accidentes. La acumulacin de materiales en el lugar de trabajo, genera impacto visual,
desdibuja su imagen e impide los movimientos naturales del trabajador.
Las hojas de papel pueden reutilizarse para hacer trabajos en borrador o temporales. Las
hojas que ya no se usen se deben romper antes de disponerlas en los recipientes instalados
para tal fin.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento PAF-002 Cuentas por Pagar.
Gua rpida para la Elaboracin de Cheques.
Gua rpida para el registro de Cheques de Gerencia.
Gua rpida para el registro de Transferencias Bancarias.
Norma Internacional ISO 9001. Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos.
Norma Internacional OHSAS 18001. Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional Requisitos.
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Norma Internacional ISO 14001. Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos con
Orientacin para su Uso.

9. FORMULARIOS
FAF-001.Solicitud de Elaboracin de Cheque.
FAF-003.Reposicin de Gastos de Viaje.
FAF-004.Reembolso de Gastos.
FAF-005.Reposicin Fondos Fijos de Caja Chica.
Transferencia Bancaria.
Flujo de Caja Estimado.
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10. ANEXOS
Diagramas de Flujo para las actividades de este Procedimiento:
Anexo 1. Pagos aprobados por la Gerencia mediante Cheques o Transferencias
Coord. Admn. Y Finanzas Gerente General Junta Directiva Director/Gte. Admn. Finan.




Reci be flujo estimado de
proveedores, firma en seal de
revisin y aprobacin y
devuelve al Coord. Admn. y
Finanzas.
Reci be flujo estimado de
proveedores y nominas
aprobado, Autoriza y devuelve
al Coord. Admn. y Finanzas.
1
2
3
Reci be va correo electrnico
flujos autorizados.
Transfiere recursos requeridos
y notifica la disponibilidad de
los recursos.
4
Reci be del Coordinador de
Compras relacin de anticipos
a proveedores.
Reci be del Analista de CxP
reporte de vencimiento de CxP
y relacin de desembolso por
concepto de Reposicin Gtos.
de Viajes, Reembolsos de
Gtos., y Reposicin de Fondo
Fijo de Caja Chica.
Reci be de la Gerencia de
Talento Humano flujo de
nmina aprobado.
Elabora y entrega flujo
estimado de los proveedores
al Gerente general para su
revisin.
Entrega flujo de nmina
aprobado a la J unta Directiva.
Reci be flujo estimado de
proveedores revisado y
aprobado, enva a J unta
Directiva para su Autorizacin
1
2
3
Reci be flujo de caja de nmina
y proveedores aprobado, y
enva flujos autorizados va
correo electrnico a Director /
Gte de Admn. y Finanzas
para transferencia de
recursos.
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Coord. Admn. Y Finanzas Analista de Cuentas por Pagar
Analista y/o Asistente
Tesorera
Analista Contable Asistente Administrativo





Coord. Admn. Y Finanzas
















4
Reci be confirmacin de la
disponibilidad de los recursos
va correo electrnico y
notifica a los departamentos
involucrados.
Entrega copia del flujo
aprobado a Analista de
Cuentas por Pagar para la
ubicacin de los soportes
(facturas y equivalentes) de
cada proveedor a cancelar
segn flujo aprobado.
Recibe del Coordinador de
Administracin y Finanzas el
flujo de caja aprobado y en
funcin de lo aprobado entrega
soportes (facturas y
equivalentes) de proveedores
al Analista y/o Asistente de
Tesorera para emisin de
cheques.
Recibe cheque y/o Nota de
Dbito, revisa aprobacin,
soportes, retenciones, datos
del cheque y el registro
contable.

En caso de conformidad
firma en seal de revisado,
de lo contrario devuelve al
Analista y/o Asistente de
Tesorera para que realice
las correcciones
pertinentes.
Reci be Cheques y hace
distribucin de los mismos
segn destino: *Proveedores
Local es: Recepcionista.
* Talento Humano: analista y/o
asistente de Talento Humano,
* Proveedores Externos:
Administracin en Obras.
Entrega comprobantes de
egresos al Asistente Administrativo
para ser archivados.
Recibe, revisa y archiva los
comprobantes de egreso en
original con documentacin
soporte de los desembolsos
efectuados por la empresa de
manera cronolgico en
carpetas identificadas por
Banco.
Coloca sellos (hmedo y
troquelado) y firma
comprobante en seal de
elaborado.

Recibe del Analista de
Cuentas por Pagar soportes
correspondientes (facturas y
equivalentes) a cancelar de
proveedores aprobados.
Recibe del Departamento de
Talento Humano la Solicitud
de Elaboracin de Cheque
(FAF-001) aprobada y Notas
de Dbito, correspondiente a
desembolsos de nmina para
su registro en el Sistema
Administrativo.
Verifica la documentacin y
procede a elaborar cheques
y/o procesar el pago,
generando el registro
contable respectivo.
Recibe Solicitud de
elaboracin de Cheques
(FAF-001) y Notas de Dbito
correspondiente a
desembolsos de nminas.