CORRESPONDENCIA OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administracin del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan. En esta correspondencia existen frmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicacin. La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la autoridad superior del pas. Se clasifican en 3 Grupos: 1) COMUNICACIN OFICIAL a. El Oficio: Constituye la comunicacin ms importante, tanto por su gran utilizacin como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, seccin, departamentos, etc. La redaccin del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos : El Ordinario: El oficio ordinario es el ms utilizado en la administracin pblica. El Reservado. El Secreto.

Ejemplo: Departamento Provincial de Educacin Curic

ORD. N 02232 ANT.: Oficio 02229 / 01 de Octubre 2011 MAT.: Postergacin clases Cuartos Medios Curic, 24 de Octubre 2011

DE: Carlos Azocar Cabello Jefe Departamento Provincial de Educacin, Curic A: Luis Flores Flores Director de Colegio Politcnico San Jos

En conjunto con el Ministerio de Educacin tengo el agrado de comunicarle a usted que la Prueba de Seleccin Universitaria (PSU) se retrasar por los siguientes motivos: 1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de estos, en estos ltimos meses el Consejo de Rectores ha decidido postergar la PSU. 2.- Fue acordado en una sesin extraordinaria, por el Consejo de Rectores se decidi este jueves 06 de Octubre aplazar en dos semanas la fecha de rendicin de la prueba as lo informo el Vicepresidente Vctor Prez de Comit Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH). 3.- Tambin la decisin se adopt debido a que un tercio de los locales de rendicin-Colegios y Universidades-no estaban disponibles para recibir a los estudiantes producto a la recalendarizacin de las actividades acadmicas, informacin dada por el DEMRE. 4.- De este modo, la aplicacin de esta prueba se efectuar el lunes 12 y martes 13 de Diciembre, el reconocimiento de salas quedar para el domingo 11 del mismo mes. 5.- Adems las dos semanas de postergacin les servir de repaso, estudio o de preparacin para la Prueba de Seleccin universitaria. 6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso, cifra que, segn indico el rector Vctor Prez, presentaba un 90% de los inscritos del ao pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se alcanzara una cifra similar. Sin otro particular, le saluda atentamente, CARLOS AZOCAR CABELLO JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL DE EDUCACIN CURIC CAC/lip/lnr DISTRIBUCION: -Sr. Director Departamento Provincial de Educacin, Curic -Sr Ministro de Educacin -Sr. Vicepresidente Ejecutivo del Colegio de Rectores -Sr. Director Colegio Politcnico San Jos

b. Circular Es un documento oficial de uso frecuente en la administracin pblica. Su redaccin es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comnmente en prrafos, claros y precisos. Ejemplo:
Gobierno de Chile Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones

CIRCULAR N 033

ANT: Oficio N 5500 MAT: Daos ocasionados a Transantiago Santiago, 08 de Noviembre 2011 De: Pedro Pablo Errzuriz Ministro de Transporte y Telecomunicaciones A: Segn distribucin

Debido al accidente ocurrido el da de ayer en un bus del Transantiago donde se dio muerte a dos menores de edad producto a una balacera, puedo sealar las siguientes medidas: 1.- se implementarn dos auxiliares por cada mquina del Transantiago los que sern capacitados para acudir en cualquier emergencia. 2.- Trabajar en conjunto con los Carabineros de Chile implementando cmaras de seguridad las que estarn directamente enlazadas a la central de Carabineros. Saluda atentamente a usted.

Pedro Pablo Errzuriz Ministro de Transporte y Telecomunicaciones PPE/cev

Destinatarios: Dirigente del Transantiago Jefes de Dpto. Del Transantiago Todo Personal

c. Memorndum. Es una comunicacin de uso frecuente, Tiene una circulacin interna. Lo emite un jefe de seccin o departamento. Se utiliza para medir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar informacin. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario. Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o ms pequeo. Ejemplo:
Hospital San Juan de Dios Curic

MEMORNDUM N 033
08/11/2011

DE: Director de Hospital base San Juan de Dios Juan Manuel Bustamante Arce A : Secretaria Administrativa Marlen Vargas Morales Solicito a usted el envo del informe correspondiente a las atenciones de urgencia del presente mes detallando cada una de estas a ms tardar el da 15 del presente.

Director Hospital San Juan de Dios Juan Manuel Bustamante Arce

JBA/cev

Documentos Oficiales

a. Certificado. Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario pblico respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

Ejemplo:

b. Resolucin. Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos. Ejemplo:

c. Decreto. Se comprende como decreto a la resolucin o mandato escrito, de las ms altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.

2) Documentos Notariales

a) Declaracin jurada. Debe de efectuarse en una notaria publica. La mayora de dichas entidades dispone de un formato pre diseado. Ejemplo:

b) El Poder Es un documento legal que autoriza representacin. Por medio de el una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.El poder puede ser: SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario pblico. Se requiere slo cdula de identidad. ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pblica, firmada tambin ante un notario pblico.

Ejemplo: Notaria Gonzlez Maip 205 Molina

PODER NOTARIAL
Por medio del presente documento, el seor Luis Alberto Navarro Cruz, C.I. , 50 aos, domiciliado en villa San Hilario Pasaje 2 n 2220, Molina, autoriza a el seor Luis Sebastin Navarro Rojas C.I. 18.966.737-K, 16 aos, domiciliado con misma direccin de su padre, para realizar labores de cosecha, seleccin y embalaje de cerezas en frutcola Tucfrut, Molina. Otorgado en Molina, a 15 de Noviembre de 2011

Jos Carvajal Rojaz Notario Pblico.

Luis Navarro Padre

c) El Acta
Documento de carcter oficial que declara la condicin legal de una persona o institucin, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos pases.

Ejemplo:

Introduccin. La correspondencia oficial es la que se utiliza para asuntos legales pero del gobierno, la

correspondencia comercial.

que

utilizamos

comnmente

se

llama

Correspondencia

La correspondencia oficial se subdivide en tres partes, las cuales son:

1. Comunicacin Oficial. 2. Documentos oficiales. 3. Documentos notariales. Entre la comunicacin oficial existen varios documentos, pero entre los ms importantes estn: El oficio. La circular. El memorndum.

Entre los documentos oficiales existen varios al igual que en la comunicacin oficial, entre los ms importantes y usados estn: El certificado. La resolucin. El decreto.

Entre los ltimos, documentos notariales, se encuentran: Declaracin jurada. El Poder. El acta.

CONCLUSINES. 1. La redaccin del oficio es clara, breve y clara. Existen tres tipos de oficio: el ordinario, el reservado y el secreto. 2. La circular se redacta de la misma manera que el oficio, con la diferencia de que el oficio va dirigido a un destinatario y la circular a varios. 3. El memorndum es el ms utilizado de los tres documentos mencionados, porque es mucho ms breve y claro, se escribe en papel oficio o ms pequeo. 4. El certificado sirve para dejar constancia de una actividad de algn funcionario. 5. Es utilizada para dictar o regir alguna regla o mandato en la administracin. 6. El decreto es una resolucin, redactada por los ms altos niveles del estado, por ejemplo, el presidente. 7. La declaracin jurdica debe redactarse en una notara pblica. 8. El poder es aquel documento que dicta que una persona puede tomar el cargo de algo o de alguien, dndole el Poder, he de all el nombre. 9. Es la menos importante, pero no por ella la menos utilizada. Sirve para dejar constancia de algo. RECOMENDACIONES. 1. El objetivo del oficio es para dar informacin y normas de relevancia al igual que establecer una relacin entre jefes de diferentes reas. 2. La circular es utilizada mayormente en la administracin pblica y su objetivo es el mismo que el del oficio. 3. En el memorndum se utilizan ya modelos o formularios impresos dejando lneas en blanco para llenar. 4. El certificado lo debe redactar una autoridad, de lo contrario no tendra validez. 5. Este documento al igual que el certificado lo debe redactar una autoridad, porque solo una autoridad puede dar mandatos o disponer de cosas en formas imperativas. 6. El decreto debe cumplir con la caracterstica que el decreto debe ayudar al desarrollo de la comunidad, pas, o entorno. 7. Toda notara pblica debe constar con un diseo de declaracin jurada. 8. Hay dos tipos de poder, el poder simple que es privado, y el poder especial que es pblico. 9. Se utiliza para asuntos menos legales. Egrafa/bibliografa. http://luisnavarrorojas.blogspot.com/p/correspondencia-oficial.html

Colegio Mundo Verde. Cuarto bachillerato en ciencias de la comunicacin. Segundo semestre. Redaccin y correspondencia. Prof. Fredi Hernndez.

Correspondencia oficial Erick Arnoldo Jurez Vielman. Reg. No. 5.

La Antigua Guatemala, 25 de septiembre de 2,013.