1.1 Introduccin 1.1.

2 Historia y Antecedentes

COFIEC S.A es una entidad bancaria que forma parte del grupo financiero COFIVALORES S.A, y est regida por las leyes de la Superintendencia de Bancos y Compaas, cuyo objetivo principal es brindar a sus clientes productos y servicios bancarios de manera gil, efectiva y de calidad; uno de estos servicios, que forma parte de la gestin documental interna del banco, es la revisin de correspondencia interna, compuesta de dos subprocesos: el de recepcin de documentos envo de documentos de correspondencia y el de

de correspondencia.

Este servicio interno dependa totalmente de documentos en papel, de archivadores fsicos y de muchas personas durante el flujo de sus procesos; haciendo que el servicio funcione de manera manual, deficiente, lenta y con poca calidad; produciendo desorden, prdidas de tiempo y de documentos fsicos de correspondencia, algunos de mucha importancia para Banco COFIEC.

Ante esta situacin, este proyecto propone una solucin que permita dejar a un lado la dependencia total de documentos de correspondencia en papel, reemplazando la

correspondencia fsica por documentos digitales, alcanzando con esto la calidad, agilidad y eficiencia deseada en el servicio de revisin de correspondencia interna.

2 Planteamiento de Problema El servicio de revisin de correspondencia interna estaba generando algunos problemas, sobre todo en la calidad; debido al manejo y la dependencia del papel usados en los documentos de correspondencia del Banco. Los problemas que se generaban en los subprocesos de recepcin y envo de correspondencia son los siguientes: Prdida de documentos de correspondencia plasmados en papel entre reas y departamentos del Banco durante la revisin de correspondencia.

Tiempo excesivo para la revisin completa de un solo documento de correspondencia.

Incumplimiento con el tiempo establecido para la revisin de un documento de correspondencia.

No exista un control completo que permita saber en qu departamento o rea del Banco estaba un documento de correspondencia en un determinado momento. Para saber en

dnde se encontraba un documento de correspondencia, o quien lo estaba revisando, se deba preguntar a cada uno de los responsables de cada rea del Banco. Esto generaba informacin errnea, prdidas de tiempo y malos entendidos entre usuarios.

No exista un seguimiento durante todos los pasos de los subprocesos de recepcin y envo de correspondencia.

Se usaba desmesuradamente el papel al imprimir o producir copias innecesarias de un mismo documento de correspondencia, sobre todo en el subproceso de envo. Esto provocaba desorden y problemas al momento de buscar, revisar y enviar un documento de correspondencia, en cualquier rea del Banco.

Almacenamiento manual de la correspondencia en papel, en archivadores fsicos.

3. Justificacin La efectividad de los servicios en todas las entidades bancarias se ve marcada por la rapidez con la que se manejan sus procesos, razn por cual BANCO COFIEC S.A. acorde al avance tecnolgico, propuso iniciar el desarrollo de un sistema web que permita aumentar la rapidez en el servicio de revisin de correspondencia interna, aplicando la filosofa oficina cero papeles. El desarrollo de ste sistema cero papeles permitir el ingreso al mundo de la sistematizacin y digitalizacin de documentos, donde cada departamento maneje la correspondencia sin la dependencia de documentos fsicos y tinta, obteniendo las siguientes ventajas:

Manejo

de

documentos

digitales

Organizacin digital Control y seguimiento Eliminacin de prdidas de documentos en papel

4. Objetivos Desarrollar un Sistema cero papeles de Revisin de Correspondencia, para brindar una solucin tecnolgica a BANCO COFIEC S.A. que evite la dependencia y manipulacin de documentos en papel durante los procesos de recepcin y envo de documentos, reduciendo tiempos en el servicio de revisin de correspondencia interna

5. Alcance del Estudio En el presente proyecto se realizar el desarrollo de una Aplicacin Web Cero Papeles para la Revisin de Correspondencia Interna del Banco COFIEC S.A., el mismo que contendr lo siguiente:

Mdulo de Gestin de Documentos Digitales de Correspondencia: Ingreso de Documentos Digitales de Correspondencia Ingreso de Responsables de la Revisin de Documentos Digitales de Correspondencia Modificacin de Registros de Documentos Digitales de Correspondencia Eliminacin de Registros y de Documentos Digitales de Correspondencia

Mdulo de Bsqueda de Documentos Digitales de Correspondencia: Bsqueda de Documentos Digitales de Correspondencia mediante el nmero de ingreso del documento. Bsqueda de Documentos Digitales de Correspondencia mediante el uso de todos los parmetros de los registros de los documentos digitales de correspondencia.

Mdulo de Revisin de Correspondencia: Revisin de Documentos Digitales de Correspondencia pendientes

Modificacin de la ltima revisin realizada a un Documento Digital de Correspondencia.

Mdulo de Envo de Correspondencia: Revisin de Documentos Digitales de Correspondencia Enviados Revisin de Documentos Digitales de Correspondencia Enviados y Recibidos por el destinatario.

Mdulo de Reportes de Revisin de Correspondencia: Reporte por usuario de Documentos pendientes de revisin Reporte por usuario de Documentos Revisados Reporte General de Documentos Revisados Reporte General de Documentos Vencidos Reporte por usuario de Documentos Vencidos

6. Metodologa de trabajo Pasos a ejecutarse del proyecto Investigar y analizar procesos de digitalizacin de documentos y filosofa cero papeles para aplicar en la implementacin de un sistema cero papeles.

Crear una aplicacin web cero papeles que permita la revisin de mediante documentos digitales.

correspondencia

Generar un archivador digital central que permita almacenar documentos de correspondencia interna de Banco COFIEC de manera digital.

 Desarrollar el sistema cero papeles para la revisin de correspondencia en un plazo de ocho meses. 6.1 Diseo de la investigacin El presente trabajo desarrollar una investigacin cientfica, pues en todo el proceso se obtendr los resultados mediante procedimientos metdicos, donde se utilizar la reflexin, los razonamientos lgicos y la investigacin, que responder a una bsqueda intencionada, para lo cual se delimitarn los objetivos y se prevendrn los medios de indagacin necesarios para el xito del proyecto a desarrollar.

6.1.1 Mtodos Se proceder a emplear los siguientes mtodos:

EL MTODO ANALTICO.- Al establecer fundamentos, detalles pensamientos de varios autores con el objeto de llegar a la verdad del problema planteado.

A travs de este mtodo se efectuar el anlisis de las bases tericas y procesales que sirven de sustento para el desarrollo del tema investigado, por lo que, se recurrir al estudio de las citas bibliogrficas que contienen la sntesis de los datos de varios autores que se han tomado como referencia.

EL MTODO DEDUCTIVO.- Permitir establecer y llegar a la verdad partiendo de los conocimientos generales para poder establecer conocimientos especficos, lo que significa que se singularizar el problema planteado, logrando concentrar los aspectos de la investigacin en aspectos puntuales.

Esto permite indagar en los aspectos genricos relativos a la investigacin, puntos de partida que hacen posible la orientacin hacia los temas complejos a desarrollarse, esto es, los parmetros tericos y normativos que den soluciones requeridas.

7. Anlisis de problemas, causa y soluciones

7.1 Diagnostico 7.1.1 Subprocesos a) Subprocesos del servicio de revisin de correspondencia interna

El servicio de Revisin de Correspondencia Interna est conformado por dos subprocesos:

o Subproceso de Recepcin de Correspondencia Interna.- Que tiene relacin con los documentos de correspondencia que ingresan al Banco

o Subproceso de Envo de Correspondencia Interna.- Que tiene relacin con los documentos de correspondencia que enva un usuario del Banco internamente hacia otro usuario del Banco, o un documento de correspondencia que enva un usuario del Banco hacia otra empresa o entidad bancaria.

b) Subproceso de Recepcin de Correspondencia Interna

El subproceso de recepcin de correspondencia, se inicia de dos maneras: Cuando el mensajero del banco, que ha recorrido por todas las empresas y entidades bancarias recogiendo correspondencia; llega al departamento de Subgerencia Administrativa, y le entregaal administrador la correspondencia interna todos los documentos recopilados.

Cuando un usuario responsable de algn departamento entrega en el departamento de Subgerencia Administrativa al administrador de la correspondencia interna, un documento que quiere que revisen otros departamentos.

Una vez reunidos todos los documentos de correspondencia en Subgerencia Administrativa, el administrador de la correspondencia inicia el ingreso uno a uno de los datos principales de cada documento en la base de datos.

Los pasos que realiza el administrador de correspondencia para el registro de un documento son los siguientes:

Apunta en el block de notas de la computadora los datos bsicos del documento: El nombre, la fecha de ingreso, procedencia, empresa firmante, asuntos que trata el documento, lugar; y espera un momento antes de registrar dicha informacin en la base de datos.

Pone un sello de revisin manual de correspondencia en el documento fsico, el mismo que pinta una tabla en donde se encuentra en la primera columna el nombre de cada departamento del banco y la segunda columna est vaca ya que es ah donde anota manualmente el orden de revisin que el documento debe seguir por cada departamento. El sello se indica en la siguiente figura:

Pone otro sello en el documento fsico, indicando el nmero secuencial ID de registro que corresponde al documento.

Apunta en el block de notas el nmero secuencial ID y el orden de revisin que va a tener el documento junto con su respectivo responsable del

departamento, tal como anteriormente puso en el sello de revisin manual de correspondencia. Despus, guarda toda la informacin del block de notas en la base de datos.

El documento en papel es fotocopiado dos veces, se tienen ahora el documento original y dos copias para revisin, en total tres papeles para un documento.

Archiva el documento original y una copia en el gran archivador central

Una vez almacenado y registrado cada uno de los documentos de correspondencia ingresada al banco, el administrador de la correspondencia recoge todas las copias generadas, y a manera de mensajero interno, va por cada departamento correspondencia. del banco entregando manualmente cada copia de la

Tabla 1. Lmites y Beneficios de la Digitalizacin de Documentos Como Medio de Comunicacin y Control

Documento Tradicional Documento Tradicional Las conversiones de un documento en otro, por ejemplo fotocopiado, reimpresiones de un archivo creado con un procesador de textos, faxes, tipiado desde un formulario digital, intenso etc. a un un registro trabajo por cuya El

Documento Digital documento digital, al Documento Digital contener imagen sonido, de transmisin mejora la Obviamenteyla velocidad comunicacin corporativa e incluso se y la multiplicidad de lugares de acceso ha como tiempo, positivo del poder han estudiado minimizado motivando de comunicacin y motivacin color adems a una rpida respuesta del del/los de los documentos. receptores, y mejorando la coordinacin en las decisiones. Incluso los mensajes pueden estar personalizados de acuerdo a perfiles de usuario, son los llamados documentos activos. La teora CBT (Computer

Requieren a

y propenso o mal

errores tipeo,

omisiones

consecuencia es la inconsistencia del documento a travs de todo el proceso de negocio. Adems, el hecho de que ese

Based Training) aporta el recorte de contenido del documento de acuerdo al receptor, de modo que el aprendizaje, por descarte de contenido ya conocido, es mucho ms efectivo. Para la toma de decisiones, la de de informacin

documento pueda estar en manos de una sola persona a la vez, tiene alto impacto en la duracin temporal del proceso al forzarlo a una linealidad que impide de hecho modificaciones

capacidad desagregacin/agregacin diferentes niveles de

simultneas a partes componentes del documento y su circulacin por

diferentes departamentos, produciendo desinformacin en las organizaciones complejas y haciendo difcil su control. El tiempo desperdiciado esun perjudicial Una comunicacin implica mensaje enviado por unen emisor a travs de un en momentos que la competencia medio o canal esa agresiva. un receptor que por los negocios Negocios contextualmente lo interpreta. Pero en en tiempo real requieren informacin de un tiempo documento real. tradicional esa transmisin contextual, especialmente

permite la utilizacin de la informacin en el nivel de acumulacin requerido por los distintos niveles

organizacionales. En cuanto a la llegada, al entorno de la organizacin, por un lado va la

mencionada ventaja de personalizar la comunicacin, y por otro tenemos la probada efectividad de los Point-of-sale

Tabla 2 Lmites y Beneficios de la Digitalizacin de Documentos Como Flujo entre Procesos Documento Tradicional Las conversiones de un documento en otro, por ejemplo fotocopiado, reimpresiones de un archivo creado con un procesador de textos, faxes, tipiado desde un formulario digital, intenso etc. a un un registro trabajo por cuya Documento Digital Obviamente la velocidad de transmisin y la multiplicidad de lugares de acceso han minimizado tiempo, motivando

adems a una rpida respuesta del/los receptores, y mejorando la coordinacin en las decisiones. Incluso los mensajes pueden estar personalizados de acuerdo a perfiles de usuario, son los llamados documentos activos. La teora CBT (Computer

Requieren a

y propenso o mal

errores tipeo,

omisiones

consecuencia es la inconsistencia del documento a travs de todo el proceso de negocio. Adems, el hecho de que ese

Based Training) aporta el recorte de contenido del documento de acuerdo al receptor, de modo que el aprendizaje, por descarte de contenido ya conocido, es mucho ms efectivo. Para la toma de decisiones, la de de informacin

documento pueda estar en manos de una sola persona a la vez, tiene alto impacto en la duracin temporal del proceso al forzarlo a una linealidad que impide de hecho modificaciones

capacidad desagregacin/agregacin diferentes niveles de

simultneas a partes componentes del documento y su circulacin por

diferentes departamentos, produciendo desinformacin en las organizaciones complejas y haciendo difcil su control. El tiempo desperdiciado es perjudicial en momentos en que la competencia por los negocios es agresiva. Negocios en tiempo real requieren informacin de tiempo real.

permite la utilizacin de la informacin en el nivel de acumulacin requerido por los distintos niveles

organizacionales. En cuanto a la llegada, al entorno de la organizacin, por un lado va la

mencionada ventaja de personalizar la comunicacin, y por otro tenemos la probada efectividad de los Point-of-sale (POS) y los Point-of-informatin (POI).

Tabla 3. Lmites y Beneficios de la Digitalizacin de Documentos Como Repositorio de la Memoria Organizacional Documento Tradicional Tiempo atrs el conocimiento de la organizacin era guardado en documentos en papel sin una estructura ni cdigos predefinidos. Textos, tablas o grficos, eran depositados en el stano de las empresas o en el mejor de los casos en una biblioteca. Si algo deba ser modificado, deba ser Documento Digital La reingeniera de procesos se ha visto fuertemente documento tradicional actualizaciones. beneficiada digital al por eliminar de errores el el las de

enfoque Los

duplicacin y el trabajo burocrtico consecuentemente, eliminados. La han tecnologa sido de

agregado a la versin original, para que no quedara desactualizada, pero

almacenamiento ptico permite guardar una cantidad de documentos que sera imposible conservar si fueran en

hacerlo implicaba

gran complejidad,

reimpresin y criterio lgico para no generar un documento inentendible. Si estaban en bibliotecas, se requeran los conocimientos y la memoria de bibliotecarios que se convertan en el cuello de botella de la recuperacin de informacin.

soporte papel, debido al espacio que ocuparan o su peso. Los catlogos de reparaciones y repuestos pueden ser permanentemente actualizados sin

necesidad de reimpresin, a la vez que los distribuidores y agentes de

reparaciones pueden consultarlos en tiempo real.

8. Diseo 8.1 RECOPILACIN INICIAL DE INFORMACIN

En la primera reunin, previa a la definicin de necesidades; realizada en el Departamento de Sistemas de Banco COFIEC, en presencia del ingeniero encargado de la parte operacional, del ingeniero administrador de base de datos, de la seora del departamento de Subgerencia Administrativa que es la administradora de documentos de correspondencia, y de la seora de recursos humanos; se logr obtener las primeras informaciones que marcan el punto de partida para la realizacin del sistema de digitalizacin de correspondencia.

De esta reunin se obtuvo la siguiente informacin:

Datos Iniciales

EMPRESA: Banco COFIEC S.A.

TIPO DE EMPRESA: Entidad Financiera

SERVICIO A AUTOMARIZAR: Servicio de Revisin de Correspondencia Interna

PROCESOS DEL SERVICIO A AUTOMATIZAR: Proceso de Recepcin de Correspondencia y Proceso de Envo de Correspondencia

PROCESO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS: Ninguno

8.1 Descripcin General Perspectiva del Sistema

El nuevo sistema web cero papeles que se va a desarrollar para Banco COFIEC es totalmente independiente de otros sistemas existentes. El sistema web cero papeles SISCOFIEC tomar en cuenta solamente la conexin con la base de datos existente, que tambin ser modificada para que pueda almacenar archivos digitales a travs de campos binarios tipo BLOB.

Funciones del Sistema

Las principales funciones que tendr el sistema SISCOFIEC son las siguientes:

Seguridad de ingreso al sistema ya que cada usuario debe identificarse e iniciar una sesin particular que le permite manejar todas las funcionalidades del sistema. Gestin de Documentos, que permite la digitalizacin de documentos de correspondencia y su respectivo almacenamiento; as como la modificacin y eliminacin de registros en la base de datos.

Seguridad en los documentos de correspondencia en papel ya que sern manipulados por una sola persona, y la revisin del documento se lo realizar por medio de la intranet del Banco.

Bsqueda de documentos, que permite localizar un documento en particular, ya sea por medio de su nmero, o por otros parmetros generales como son estado, fecha de creacin y vencimiento, asuntos, firmante,

lugar, procedencia, o ttulo del documento. Al realizar la bsqueda, se mostrar en

pantalla todos los archivos con el parmetro que se busc, y al seleccionar un documento se mostrar en pantalla los detalles de un documento en particular junto con el documento digitalizado almacenado en la base de datos.

Revisin de documentos pendientes y modificacin de la ltima revisin de un documento por medios digitales.

Revisin de documentos enviados y enviados - recibidos por el destinatario mediante el uso de la intranet y medios digitales.

Reportes de revisin de documentos de correspondencia.

Registro de mensajes de Logs en un documento durante la ejecucin de las modificacin o eliminacin de un documento

funcionalidades del sistema permitiendo el control y seguimiento de la revisin, ingreso, ecorrespondencia

Caractersticas de los Actores del Sistema

Durante el proceso de obtencin inicial de informacin, se ha identificado los actores que manejarn el sistema, estos son: De acuerdo al anlisis de los roles de cada uno de los actores del sistema descritos anteriormente, y teniendo en cuenta que, para el desarrollo del sistema solamente interesa en esta etapa de obtencin de requerimientos las tareas que corresponden a los roles de los actores que interactan directamente con el aplicativo; se tomar en cuenta en las siguientes etapas de desarrollo, las tareas que deber soportar el sistema y que corresponden a los roles de: Administrador de Correspondencia y Responsable de un Departamento dentro de Banco COFIEC, pertenecientes a los actores Administrador y Usuario respectivamente.

Escenarios del Sistema SISCOFIEC

ESCENARIOS DEL SISTEMA Iniciando Sesin del Sistema

DESCRIPCION Un usuario ingresa en la pgina de inicio del sistema su nombre, su clave y luego selecciona el botn ingresar. El sistema valida los datos ingresados y si los datos fueron correctos, el usuario inicia sesin.

Cambiando Clave de Usuario

Un usuario ingresa en la pgina de inicio del sistema su nombre, su clave y luego selecciona el link cambio de clave. El sistema valida ingresados y si los los datos fueron

datos

correctos, el usuario ingresa en la pantalla de cambio de clave la nueva clave y su confirmacin, luego

selecciona el botn modificar. Al finalizar, el usuario regresa a la pgina de inicio del sistema indicando un mensaje de cambio de clave correcto o incorrecto.

Ingresando Documentos de Correspondencia

Iniciada lo

la

sesin

del

sistema, en

el el de

administrador escanea el documento y almacena temporalmente del

directorio

maestro

servidor

aplicaciones del sistema. Despus, el administrador selecciona en el men principal la opcin de ingreso de

documentos, llena los datos principales del documento e ingresa el nuevo registro. El sistema, al momento de ingresar el nuevo registro, toma

automticamente el documento digital del directorio maestro y lo ingresa a la base de datos junto con sus datos principales.

Ingreso de Responsables

Despus del ingreso de un documento digital a la base de datos, el sistema automticamente muestra en pantalla la pgina de seleccin de responsables, en donde el al a administrador menos un un debe check

seleccionar perteneciente

departamento,

indicando que su responsable debe revisar el ingresar el documento. o los Despus de el

responsables,

sistema automticamente enva un mail de notificacin a cada responsable de rea o departamento.

9. Conclusiones La

implementacin

del

proceso

de

digitalizacin de

documentos,

conjuntamente con el desarrollo y la implementacin de la aplicacin web cero papeles; ha demostrado ser una solucin tecnolgica adecuada para el servicio de revisin de correspondencia interna de Banco COFIEC. Esto fue demostrado mediante el seguimiento que se realiz, cuyos datos constan en el Anexo. El sistema cero papeles permiti aumentar la cantidad de documentos revisados en un perodo, incrementando la eficiencia del servicio de revisin de correspondencia; evitando la dependencia de documentos en papel, mejorando la calidad del servicio que se brinda a los usuarios (resultados Anexo D).

El sistema cero papeles, segn los datos de las pruebas, es un sistema de respuesta

rpida, que permite la revisin de documentos de correspondencia sin alteraciones o bajas del sistema durante la ejecucin de procesos simultneos de los usuarios responsables.

El sistema cero papeles ayudan a las Empresas a preservar documentos por varios

aos, evitando la dependencia del papel, aminorando la cantidad y su uso.

El sistema cero papeles y el archivo central de documentos digitales, durante los

procesos de revisin y envo, permiten al administrador el control y la seguridad total de la correspondencia.

El

sistema de

cero

papeles

permite

las

revisiones

en

paralelo documentos.

correspondencia entre usuarios, eliminando la revisin serial de

9.1 Recomendaciones

El uso de sistemas cero papeles son recomendables para mejorar la calidad en los

procesos de cualquier servicio, aminorando el uso excesivo de papel as como burocracia innecesaria.

Se recomienda el uso del sistema cero papeles para organizar digitalmente

documentos de correspondencia desordenados y en mal estado por el uso de archivadores gigantescos y obsoletos.

Se recomienda a las empresas grandes, medianas y pequeas implementar los

sistemas innovadores cero papeles, para preservar el eco sistema, y evitar la tala indiscriminada de bosques

Para mejorar la versin actual del Sistema Cero Papeles, se recomienda tomar en

consideracin temas como firmas digitales para documentos de correspondencia, notificacin remota a travs de mensajes de texto a celular, y el aumento de un mdulo que permita la administracin de registros de los responsables que se encuentran almacenados en la base de datos.

10. Bibliografa CASANOVAS, Ins (Noviembre 2008). Gestin de Archivos Electrnicos (pgs. 8,12,15,67,68,69,86 - 100). Buenos Aires: Alfagrama Editores.

Salvat, La Eciclopedia (2004) volumen 3 (pg. 2371). Madrid: SALVAT PEREZ, Cesar (2006). Oracle 10g Administracin y Anlisis de Base de Datos (pgs. 4,6) Editorial AlfaOmega.

Informacin sobre el Servicio de Revisin de Correspondencia Interna de Banco COFIEC S.A. obtenida en los Departamentos de Sistemas y de Subgerencia Administrativa de Banco COFIEC.